Drepturi si obligatii specifice ale filialelor ACAR

Drepturi si obligatii specifice ale filialelor ACAR cu privire la:

CONVENTIA NATIONALA

Filiala va fi reprezentata cu drept de vot la Conventia Nationala de 3 membrii desemnati de adunarea membrilor filialei, de directorul filialei si directorii de agentii din cadrul filialei.

Orice membru al filialei are dreptul sa participe la Conventia Nationala chiar daca nu este desemnat cu drept de vot. In aceasta situatie este obligatoriu ca participarea sa sa fie anuntata Comistetului Director cu minim 15 zile inainte de dataa desfasurarii adunarii. Costurile de participare sunt suportate de catre membru daca acesta nu are statut de invitat.

Filiala poate solicita introducerea oricaror puncte pe ordinea de zi a sedintei Conventiei Nationale.

Organizeaza alegerea membrilor delegati la Conventia Nationala in care scop:

- informeaza printr-o publicatie cotidiana locala sau anunta la un post de radio local sau prin anunt scris la loc vizibil la sediul filialei cu privire la adunarea membrilor filialei in scopul desemnarii membrilor delegati la Conventia Nationala cu mimim 30 de zile inainte de desfasurarea sedintei;

- organizeaza si suporta costurile transportului membrilor desemnati, a directorului filialei si a directorilor agentiilor subordonati;

- transmit comunicatul adresat membrilor asociatiei ca urmare a Conventiei Nationale printr-o publicatie cotidiana locala sau anunta la un post de radio local sau prin anunt scris la loc vizibil la sediul filialei.

CONSILIUL DIRECTOR

Filiala, reprezentanta de directorul filialei, poate solicita includerea pe ordinea de zi a sedintelor comitetului director a oricaror probleme tin de puterea de decizie a acestuia in privinta filiala sau a drepturilor si obligatiilor membrilor filialei.

Directorul filialei poate participa la dezbaterea problemelor ridicate de el daca au fost acceptate pe ordinea de zi a sedintei Consiliului Director. Participarea la sedinta este anuntata cu cel putin 7 zile inainte iar costurile participarii la sedinta Consiliului Director sunt suportate de catre filiala daca nu beneficiaza de statutul de invitat.

COMITETUL EXECUTIV

Filiala, prin directorul sau poate solicita includerea pe ordinea de zi a sedintei Comitetului Executiv a oricaror probleme care tin de activitatea operativa a asociatiei sau de competenta acestui organism de conducere.

Directorul filialei poate participa la sedintele comitetului executiv daca anunta acest lucru cu 5 zile inainte. Costurile legate de participarea la sedinta sunt suportate de catre filiala daca nu beneficiaza de statutul de invitat.

Filiala trebuie sa respecte toate hotararile Comitetului Executiv cu privire la activitatea operativa a asociatiei. Prin activitatea operativa se inteleg:

normele metodologice privind serviciile oferite;

tarifele serviciilor incluse asa cum sunt ele decontate de catre centrala asociatiei catre filiale;

introducerea de noi servicii oferite membrilor;

cotele de participare ale filialelor la veniturile asociatiei altele decat cotizatiile membrilor;

activitatile aprobate a fi desfasurate in scopul promovarii sau atingerii obiectivelor pe care asociatia si le-a propus la constituirea sa.

stabilirea imaginii, logo-ul si orice alte elemente care vor fi reprezenta asociatia in orice materiale de prezentare, firme manifestari sportive, culturale sau educationale;

softurile folosite pentru constituriea bazei de date si a gestiunii eficiente a activitatii precu si a firmelor subsidiare;

programele de instruire ale personalului angajat precum si intalnirile periodice al filialelor si centralei asociatiei in scopul analizarii rezultatelor si stabilirea proiectelor comune de actiune;

strategia stabilita cu privire la crearea parteneriatelor interne si externe ale asociatiei precum si selectarea prestatorilor de servicii care poate colabora cu asociatia.

STRUCTURA SI SARCINILE OPERATIVE ALE FILIALEI

Filiala se poate organiza in doua departmente, unul de vanzari si unul tehnic. Departamentele vor fi conduse de doi sau un director, sau un departament va fi condus direct de directorul filialei.

Unul din cei doi directori, subordonati directorului de filiala, poate fi numit director adjunct al filialei.

In afara celor doua departamente se poate infiinta postul de asistent/secretariat si se infiinteaza posturile necesare respectarii prevederilor legale financiar-contabile.

Numarul de angajati este stabilit de conducerea filialei dar numai in limita fondurilor disponibile pentru cheltuieli administrative.

DREPTURI SI OBLIGATII FINANCIARE

Filiala trebuie sa-si atinga obiectivele stabilite de comun acord cu Comistetul Executiv in ceea ce priveste contizatiile incasate.

Filiala are dreptul sa retina 40% din valoarea cotizatiilor incasate. Suma retinuta se va distribui astfel:

10% pentru cheltuielile administrative;

15% pentru cheltuielile de achizitie (comisioane);

15% fond de rezerva care poate fi folosit pentru plata serviciilor, achiztii sau dezvoltarea retelei de distributie a cotizatiilor.

Filiala va incasa din centrala contravaloarea serviciilor prestate pe teritoriul judetului sau, dupa cum a fost stabilit pretul serviciilor in fundamentarea calculatiei de pret a cotizatiilor.

Filiala va vira 60% din cotizatiile incasate in conturile centralei asociatiei in ziua de 20 ale lunii in curs pentru cotizatiile incasate in intervalul 1-15 ale lunii si in ziua de 5 ale lunii in curs pentru intervalul 16- ultima zi a lunii, pentru luna anterioara.

Orice sponsorizare sau finantare de orice natura obtinuta de catre filiala va fi la dispozitia acesteia pentru acoperirea costurilor de functionare sau pentru activitati de promovare a obiectivelor asociatiei cu aprobarea prealabila a Comitetului Executiv.

Filiala este obligata sa instaleze o firma vizibila si dupa standardele stabilite de asociatie la sediul in care isi desfasoara activitatea.

Departament Tehnic al Filialei raspunde de:

Servicii incluse

Toate serviciile incluse in cotizatia de membru sunt disponibile de la infiintarea asociatiei.

Filiala va imbunatati furnizarea serviciilor incluse in cotizatia de membru pe teritoriul sau de activitate. Acest lucru se poate face direct de filiala sau cu parteneri pe domeniile de activitate ale serviciilor incluse.

Interventii rutiere

Realizarea interventiile rutiere si oferirea celorlalte servicii incluse nu sunt obligatia filialei deoarece coordonarea se face de la centrala asociatiei, cu ajutorul dispeceratului. Filiala este obligata sa intervina numai cand partenerii pe care i-a recomandat nu sunt disponibili pentru executatrea serviciilor incluse.

Fiecare filiala va transmite la nivel de centrala date despre toti tractatorii/depanatorii din orasul resedinta de judet si din restul judetului. Datele trebuie sa includa:

adresa;

telefoane;

persoane de contact;

capacitate de transport si tipul vehiculelor de interventie;

program;

comentariile filialei (recomanda sau nu colaborare)

poze digitale ale echipamentelor.

Parteneri pentru efectuarea interventiilor rutiere sunt acceptati numai cei care sunt de acord sa se faca poze vehiculelor lor.

Transport

Filialele au libertatea de propune orice varianta de transport pentru asigurarea acestui serviciu. In acest sens transportul se poate realiza cu:

taxi-ul;

autoturism care nu este mai vechi de 5 ani, inchiriat de la firma specializata;

trenul la clasa 1

autoturism care nu este mai vechi de 5 ani, aflat sub orice forma de contract de inchiriere auto cu filiala;

Cazare

Filialele pot organiza oferirea acestui serviciu la orice pensiune de minim 3 margarete sau hotel de 3 stele, clasificat de autoritati in acest sens sau in localitatile vizionate si acceptate in acest sens de catre reprezentanti ai serviciului de turism din cadrul centralei asociatiei.

Toate spatiile oferite spre cazare trebuie insotite de poze si descriere a calitatii camerelor si mancarii.

Autoturism la schimb

Acest serviciu poate fi oferit de filiala numai daca exista masini care apartin acesteiai si sunt destinate activitatii de inchiriere auto sau a incheiat contract cu firma specializata pe astfel de servicii.

Informatii meteo si rutiere

Rolul filialei in informatiile oferite membrilor clubului cu privire la starea vremii si a traficului este foarte important si trebuie realizat astfel:

de trei ori pe zi, la orele 09.30, 13.00 si 17.00 a fiecarei zile se transmite prin e-mail la adresa comunicata de centrala starea vremii in orasul filialei, care trebuie sa cuprinda temperatura, precipitatii, innorat sau nu si mai ales starea carosabilului;

in cazul in care se produc fenomene deoasebite gen polei, ninsoare abundenta, polei, furtuna etc., se anunta indiferent de ora in dispecerat.

tot de trei ori pe zi si la aceeasi ora a fiecarei zile se vor transmite informatii cu privire la situatia traficului in zona;

pentru a nu se transmite aceleasi informatii cu privire la starea traficului, fiecare filiala va face o descriere generala a traficului in localitate si orele la care o persoana aflata in tranzirt trebuie sa evite localitatea datarita aglomeratiei si ce traseee alternative exista.

Filiala trebuie, ca in termen de 30 de zile de la infiintare, sa faca o descriere a traficului din cadrul judetului pe care il coordoneaza si va recomanda trasee in functie de ruta unei persoane aflate in tranzit;

Se vor aviza toate lucrarile aflate in curs de desfasurare care restrictioneaza sau ingreuneaza circulatia in zona sa de activitate precum si toate lucrarile, gropile sau orice obstacol nesemnalizat pe carosabil care pun in pericol siguranta persoanelor aflate in tranzit;

Se va transmite, in termen de o saptamana de la infiintare, numarul de telefon din cadrul politiei rutiere la care se pot obtine date cu privire la traficul rutier.

Alte servicii decat cele incluse

Toate serviciile oferite de A-CAR trebuie sa fie disponibile in cadrul filialei in termen de 12 luni de la infiintare. Serviciile pot fi oferite direct de filiala sau prin parteneri.

Pentru ca un serviciu sa fie lansat in cadrul filialei trebuie in prealabil sa se avizeze pretul si partenerii la nivel de centrala a asociatiei.

Pretul serviciilor oferite membrilor nu poate fi mai mare decat pretul oferit de un prestator pe plan local.

Serviciile oferite de ACAR sunt enumerate prezentate in anexa 00.

Filiala trebuie sa prezinte o lista de parteneri/colaboratori prin care se pot derula serviciile oferite de asociatie.

Pentru fiecare partener/colaborator se vor transmite datele de contact, programul de lucru, descriere facuta de filiala insotita si de recomandari iar acolo unde este posibil sau relevent vor fi transmise si poze.

Serviciul de asistenta rutiera al filialei

Filiala poate achizitiona echipamente sau vehicule necesare asistentei rutiere din surse proprii sau poate solicita astfel de echipamente de la centrala asociatiei daca se fac astfel de achizitii.

Centrala va achizitiona echipamente pentru fiecare filiala in functie de necesitatile existente pe plan local si de strategia stabilita in Consiliul Director.

In situatie in care exista echipamente si vehicule care pot fi distribuite la mai multe filiale, repartizarea lor se va face in ordinea infiintarii filialelor.

Departamentul de vinzari al filialei

Prevederi Generale

Scopul principal al filialei este de a aduce permanent membrii in cadrul asociatiei. Sarcinile filialei se stabilesc de comun acord intre directorul filialei si comitetul executiv.

Directorul filialei sau subordonatii sai trebuie sa comunice permanent cu personalul angajat din cadrul centralei pentru rezolvarea rapida a problemelor intampinate in procesul de atragere de membrii in cadrul asociatiei.

Reprezentantii filialei trebuie sa urmareasca indicatiile si metodologiile elaborate de centrala asociatiei in scopul atragerii de noi membrii.

Filiala trebuie sa participe la toate actiunile de promovare aprobate de Comitetul Executiv a se desfasura la nivel national.

Toate actiunile de promovare impuse la nivel national de catre Comitetul Executiv sunt suportate din fondurile centralei asociatiei.

Membrii filialei si cotizatiile aferente

Filiala va atrage membrii direct, la sediu, agentiile sale,  prin angajati sau colaboratori pe baza de comision.

Este interzis filialei sa plateasca un comision mai mare 15% brut la persoane fizice sau 15% (cu tot cu TVA, daca este cazul) la persoane juridice.

Orice filiala poate avea agenti sau colaboratori pe baza de comision pe teritoriul altei filiale cu obligativitatea anuntarii filialei de pe teritoriul careia si-a racolat acentii sau colaboratorii.

Incercarea dovedita de a racola agentul unei filiale de catre reprezentantul altei filiale poate duce la excluderea sau desfacerea contractului de munca a reprezentantului respectivei filiale.

Filiala va respecta toate normele metodologice privind completarea formularelor tipizate, termenele limita de depunere a cotelor din cotizatiile incasate si a rapoartelor de activitate.

Orice cotizatie incasata este raportata inainte de termenul in care serviciile incluse intra in valabilitate. In situatia in care o cotizatie incasata intra in valabilitate si nu este raportata iar in acest interval membrul clubului solicita un serviciu inclus, costurile implicate de acordarea respectivului serviciu vor fi suportate integral de filiala. In acest sens, filiala raspunde direct pentru activitatea colaboratorilor pe care ii selecteaza.

Filiala trebuie sa urmareasca permanent periodele de valabilitate ale cotizatiilor pentru a anunta din timp membrii sai cu privire la apropierea termenului de plata..

Serviciile oferite de asociatie in cadrul filialei

Filiala este obligata ca in termen de 12 luni de la infiintare sa poata oferi toate serviciile propuse de asociatie catre membrii si orice alte persoane fizice sau juridice interesate.

In situatia in care o filiala considera ca un anume serviciu propus de asociatie nu se preteaza conditiilor existente in teritoriul sau de activitate, este obligata sa informeze Comitetul executiv despre acest lucru cu cel putin 60 de zile inainte de expirarea termenului de 12 luni.

Filiala trebuie sa respecte metodologia de lucru emisa de departamentul specializat din centrala, cu privire la oferirea fiecarui serviciu in parte.

Marketing

Fiecare filiala are obligatia de a instiinta cu privire la orice activitate de marketing pe care doreste sa o desfasoare pe plan local astfel:

sarbatori, festivaluri, etc.;

targuri si expozitii;

raliuri si alte activitati automobilistice;

manifestari comune cu politia rutiera sau alte asociatii/companii care desfasoara activitati cu implicatii in ceea ce priveste siguranta rutiera, etc.

Pentru fiecare astfel de activitate filiala va participa numai cu acceptul Comitetului Director, chiar daca participarea nu implica nici o cheltuiala din partea asociatiei.

Filiala este obligata sa respecte intacta imaginea promovata de asociatie la nivel national in scopul crearii rapid a identitatii A-CAR.

Instruirea, educatie, comunicare

Reprezentantii filialei trebuie sa organizeze permanent intruirea colaboratorilor sai cu privire la metodologiile de lucru ale asociatiei.

Fiecare filiala va organiza o data pe an, pentru personalul si colaboratorii sai, o intruire care va fi tinuta de catre reprezentanti din centrala asociatie.

Reprezentantii filialei vor colabora cu persoanele imputernicite din cadrul asociatiei care desfasoara activitati de indrumare si control.

Orice comunicare transmisa de catre centrala asociatiei si care este destinata tuturor membrilor sai va fi scrisa lizibil si afisata intr-un loc vizibil in cadrul filialei.

Orice angajare in cadrul filialei se va face la propunerea directorului filialei si cu aprobarea Comitetului Executiv. Toate contractele de munca vor fi semnate de catre Presedintele asociatiei sau de o persoana imputernicita conform prevederilor legale.

Site-ul asociatiei

Filiala este obligata sa transmita toate informarile periodice si ocazionale care sunt necesare actualizarii informatiilor prezentate pe site-ul oficial al asociatiei

Activitati financiar contabile

Reprezentantii filialei sunt obligati sa transmita toate datele si documentele necesare intocmirii situatiilor finciar contabile la nivel de asociatiei in termenele legale prevazute.

Orice penalizare sau amenda aplicata de administratia financiara sau alta autoritate, rezultata din intarzirea transmiterii datelor financiar contabile, vor fi suportate de catre filiala.

Diverse, etc.