COMUNICAREA DINTRE ADMINISTRATIE SI CETATENI

COMUNICAREA DINTRE ADMINISTRATIE SI CETATENI

a). Notiunea de comunicare

rin obiectivele, scopurile si atributiile lor, autoritatile publice, trebuie sa se comunice, in dublu sens, atat cu celelalte institutii ale statului, cat si cu societatea civila, sau, mai exact, cu cetatenii care sunt beneficiarii serviciilor adminis­trative. Prin comunicare se intelege transferul de informatii de la administratia publica (sursa) la cetatean (receptorul), care poate fi abordat ca persoana fizica, colectivitate sau structura sociala, cu sau fara personalitate juridica.

Informatiile de interes general, cum sunt actele cu caracter normativ, se transmit societatii civile cu ajutorul unor mijloace tehnice, de tipul presei scrise sau audio­vizuale, atunci cand legea obliga administratia sa le publice pentru a putea fi cunoscute de catre toti locuitorii dintr-o unitate administrativ teritoriala. Atunci cand actele administrative au caracter individual, ele se comunica in scris sau direct prin viu grai numai persoanei fizice sau juridice interesate. Toate mijloacele de transmitere, prelucrare, decodificare si receptare a informatiilor formeaza un ansamblu de instrumente care usureaza procesul de comunicare.

Cele mai utilizate mijloace tehnice de comunicare sunt: E-mailul, telefonul, faxul, teleimprimatorul, radioul, televiziunea, presa scrisa, documentele, ceea ce impune sa completam definitia data mai sus comunicarii.

b) Informatiile.

Materia prima a procesului de comunicare este informatia. Pentru managementul administratiei publice, informatia este o resursa ce poate fi folosita, cumparata, stocata, prelucrata, vanduta, dezvoltata si controlata. Ca sursa primordiala, informatia este folosita pentru controlul resurselor fizice: naturale, financiare, energetice, umane.

Dupa domeniul de activitate din care provin si dupa con­tinutul lor, informatiile se pot clasifica in: economice, sociale, pro­fesionale, culturale, educative, de divertisment, juridice, militare etc. Autoritatile administratiei publice (sau institutiile si serviciile din subordine) folosesc toate aceste categorii de informatii, ponderea cea mai larga avand-o cele din domeniul social, economic, juridic, sanitar, cultural, profesional si educativ si ecologic.

Ceea ce trebuie retinut cu privire la fenomenul comunicarii este ca informatiile, transmise prin mijloace moderne de comu­nicare, au efecte psihologice deosebit de importante: ele au capa­citatea de a solidariza, de a sensibiliza sau chiar de a provoca stari de criza ori de destabilizare a echilibrului politic si social. Cercetarile recente efectuate de specialisti asupra exploziei informationale actuale au aratat ca 95% din perioada activa a unui individ este ocupata cu o forma sau alta de comunicare: vorbit, scris, citit, ascultat, vizionat etc.

c). Componentele procesului de comunicare

Orice proces de comunicare are in mod obligatoriu urmatoarele elemente componente:

● sursa care, in cazul nostru, este o structura a administratiei publice: guvern, minister, agentie guvernamentala, consiliu judetean sau local, prefectura, institutie, serviciu sau agent public care transmite mesajul;

● mijlocul de transmitere prin care circula si se transmite mesajul; de regula, in administratia publica, acest instrument este Monitorul Oficial al Romaniei (respectiv publicatiile oficiale judetene), deoarece conform legii actele administrative cu caracter normativ trebuie in mod obligatoriu publicate pentru a putea produce efecte juridice;

● receptorul este, de principiu, colectivitatea umana care receptioneaza me­sajul. In cazurile in care o colectivitate este organizata intr-o anumita forma (politica, economica, etnica, religioasa, culturala, sau de alta natura,) se presupune ca au compartimente, sau persoane angajate special, pentru a recepta mesajele..

● continutul mesajului sau, altfel spus, informatiile transmise de catre administratie spre societatea civila: prin mesaj se intelege ce se preda, ce se transmite, sau se comunica: vorbe, text scris, sunete, imagini sub forma de stiri, vesti, comunicate, documente, scrisori etc.

Mesajul transmis de o autoritate a administratiei publice, trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente:

-obiectul mesajului, care defineste situatia sau evenimentul la care se refera comunicatul;

-conceptul mesajului, pe care il are administratia sau colecti­vitatea umana asupra acestui obiect, situatii, evenimente etc. Prin concept se intelege forma logica, reprezentand cea mai inalta treapta de abstractizare, susceptibila de a permite perfectionarea prin ridicarea progresiva a gandirii de la simplu la complex, prin oglindirea din ce in ce mai exacta a realitatii obiective in continua transformare.

-simbolurile folosite pentru a transmite concep­tul;

-opiniile si atitudinile care reflecta politica autoritatii sau institutiei care transmite mesajul.

Datorita acestor elemente, este posibila codificarea oricarui mesaj.

exemplu daca o sursa transmite informatii referitoare la o structura organizatorica, despre care suntem informati ca reprezinta o colectivitate umana constituita pe baza unor norme legale, care are ca obiect o activitate economica si care are ca scop furnizarea unui produs sau serviciu de interes general, putem intelege semnificatia informatiei, mesajul sau, adica faptul ca este vorba despre un serviciu public. Aceasta definitie a serviciului public e cunoscuta de sursa care isi foloseste experienta si cunostintele teoretice si practice pentru a transpune conceptul de "serviciu public' in simboluri: de pilda, rotile inaripate pentru serviciul public de transport de calatori pe calea ferata; un fulger pentru furnizorul de energie electrica; picatura de apa pentru serviciul public respectiv etc. Totalitatea informatiilor transmise prin cuvinte, imagini, sunete sau simboluri va fi receptionata de individ, sau de colectivitate, ca un mesaj unic.

Procesul de comunicare pe care-l realizeaza administratia publica isi poate atinge scopul numai daca ceta­tenii inteleg un continut identic cu cel pe care-l doreste adminis­tratia in momentul transmiterii mesajului.

d).Etapele comunicarii

Etapele procesului de comunicare a mesajelor sunt, de re­gula, urmatoarele:

● codificarea mesajului de catre autoritatile administratiei publice, respectiv ale institutiilor sau serviciilor din subordine ;

● transmiterea mesajului codificat prin mijloacele de comuni­care prevazute de lege;

● receptia mesajului de catre cetateni;

● decodificarea mesajului ajuns la destinatie.

In cazul autoritatilor administratiei publice, mijlocul oficial de comunicare este limbajul vorbit si scris. Limbajul vorbit are mai multe sanse de a-si atinge scopul, intrucat poate fi sustinut si de gestica. Limbajul scris ramane forma esentiala in transmiterea informatiilor, atat in procesul de comunicare cu structurile publice subordonate, cat si cu cetatenii. Forma scrisa a actelor administrative, prin intermediul carora se transmite concret vointa administratiei, este ceruta ad validitatem (adica pentru existenta valabila a actului), cat si ad probationem (adica pentru a putea face dovada drepturilor si obligatiilor care se nasc, se modifica sau prin executarea actului).

e). Rolul functionarilor publici in comunicare

In procesul de comunicare actioneaza o serie de factori care influenteaza fie pozitiv, fie negativ mesajul transmis. In legatura cu interventia acestor factori in procesul de comunicare, functionarii publici trebuie sa respecte o serie de conditii pentru a putea asigura claritatea mesajului:

● functionarii publici trebuie sa posede un portofoliu bogat de simboluri, adica sa aiba un vocabular din care sa poata selecta cuvintele cele mai adecvate;

● functionarii trebuie sa cunoasca exact semnificatia si nuantele fiecarui termen pe care vor sa-1 foloseasca pentru a produce o anumita atitudine (de adeziune sau de respingere) sau o anumita actiune;

● ei trebuie sa aiba idei clare despre mesajul pe care vor sa-1 trimita;

● trebuie sa aiba o imagine clara a vocabularului celui caruia i se adreseaza, intrucat trebuie sa-si aleaga si sa-si modeleze limbajul pentru a fi cat mai bine inteles de cetateni, functie de nivelul de cultura diferit al fiecaruia. Sistemul de simbolizare, limbajul si experienta, atat ale administratiei publice, cat si ale cetatenilor, au o influenta deo­sebita asupra modului in care ajuta la folosirea conceptelor si deci la orientarea unei persoane in mediul in care se afla, la interactiunea indivizilor cu autoritatile publice si institutiile subordonate. Daca se da un sens diferit unui cuvant (decat sensul lui obisnuit), atunci apare pericolul blocarii sau distorsionarii comu­nicarii.

Mutatis mutandis functionarii publici pot aplica modelul propus de H. D. Laswell referitor la formele de interactiune in procesul de comunicare, ceea ce inseamna ca ei trebuie sa tina seama de intrebarile: cine transmite mesajul, ce se transmite prin acel mesajul, cum se transmite si cu ce efecte sociale?