Documentarea administrativa

DOCUMENTAREA ADMINISTRATIVA

Functia de informare are drept scop informarea sistematica,ritmica,si completa a puterii politice asupra starii sistemului social in ansamblul sau.Aceasta functie se constituie intr-un instrument de culegere de prelucrare si de definire a informatiei de la nivelul intregii societati .ea constituie in acelasi timp contact nemijlocit intre guvernanti si cetateni

Functia de pregatire consta in principal in elaborarea deciziilor politice,a proiectelor de acte normative si a proiectelor de acte administrative precum si de colaborare si de emiterea acestor acte ,in subsidiar a are ca obiectiv si atragerea atentiei factorilor politici pentru ca acestea sa asculte nevoile exprimate de catre cetateni

A administra inseamna organizare,comanda,control,documentare administrativa cat si actiunea de a prevede o activitate de control avand un dublu scop de a supraveghea si de a informa

Realizarea functiei administrative,publice cat si a sarcinilor ce revin acestuia ,impun in mod necesar o documentare bine organizata pe baza unor informatii indispensabile functiei administrative publice in regim de eficienta ca si pentru o alegere a variantelor optime

Notiunea de document provine din latinescul «documentum »care inseamna « ceea ce serveste care sa ne invete »si din verbul « docere »-a invata

Documentarea administrativa nu est limitata numai la domeniul juridic ,la jurisprudenta sau la doctrina si va trebui sa cuprinda toate cunostintele ce se afla intr-un document

Organizarea moderna a documentelor a condus la constituirea unui intreg sistem de organisme in care sunt implicati oameni ,institutii de specialitate ,publicatii de informare,fisiere si programme de internet elemente ce concura la realizarea unei legaturi rapide economice si complete intre cercetator si documente

Autoritatile si institutiile publice au obligatia de a-si constituii compartimente de documentare incadrate cu functii de specialitate de formatie documentarist deoarece ei trebuie sa aibe la baza cursuri cu privire la tehnicile de documentare dar si cunostinte generale asupra activitatilor si organizarii administratiei publice

Etapele documentarii :

-rapiditatea

-precizie

-exclusivitate

-suplete

-eficienta

Principalele etape ale documentarii

1)identificarea si colectarea documentelor

2)conservarea adica pastrarea si clasificarea documentelor

3)difuzarea documentelor

4)folosirea documentarii administratiei

Documentarea administrativa poate fi clasificata in doua etape :

-documente folosite permanent

-documente folosite rar

Sunt situatii cand documentele sunt clasificate si dupa codificarea juridica,clasificarea alfabetica si clasificarea sistem

Mijloacele documentarii administrative :

A]personalul

B]rentabilitatea si randamentul

C]documentul si tratarea mecanica a documentelor

Rentabilitate si randament

Rentabilitatea resurselor umane,materiale folosite pentru documentarii administrative este obiectiv principal al factorului de conducere

Randamentul documentarii este raportul dintre rezultat si efort iar documentarea si tratarea mecanica se refera la sistemul informational ,folosirea unor calculatoare corespunzatoare volumului de informatii si a unor functii care stiu sa o foloseasca .

Pregatirea proiectului de decizie :

Pentru ca decizia sa-si atinga scopurile propuse documentarea trebuie sa parcurga urmatoarele etape :

-determinarea obiectului deciziei

-documentarea sau informarea

-elaborarea proiectului de decizie