SISTEMUL INFORMATIONAL IN ADMINISTRATIA PUBLICA LOCALA

SISTEMUL INFORMATIONAL IN ADMINISTRATIA PUBLICA LOCALA

Conceptul de sistem informational

Conceptul de sistem informational economic a fost definit in moduri diferite. De cele mai multe ori, el este sinonim cu sistem informational pentru conducere, iar cele mai dese referiri se fac la aceasta ultima varianta. Din toate definitiile, rezulta ca el este un ansamblu de resurse umane si de capital, investite intr-o unitate economica, in vederea colectarii si prelucrarii datelor necesare producerii informatiilor, care vor fi folosite la toate nivelurile decizionale ale conducerii si controlului activitatilor organizatiei.

Atat sistemul cat si informatia au fost cercetate de specialisti si cercetatori din mai toate domeniile stiintelor exacte dar si umaniste, emanand conceptii, definitii, teorii, care pun intr-o lumina noua, stiintifica, anumite fenomene pe care le traim in viata de zi cu zi, pe care le percepem ca fiind normale si probabile, dar care ar putea fi organizate si controlate.Universul este format dintr-o infinitate de corpuri, de obiecte si de fenomene distincte, aflate intr-o perpetua miscare, transformare, organizare si reorganizare. Din numeroasele studii intreprinse, oamenii de stiinta au ajuns la concluzia ca procesul de continua organizare si reorganizare a lumii a inceput cu marea explozie, Big Bang, aceasta fiind cea mai acceptata teorie cosmogonica contemporana.

Ea sustine ca universul, la inceput, era format doar din niste particule elementare aflate intr-o stare de echilibru termodinamic, la cateva milioane de milioane grade Kelvin, si dintr-un vid cuantic. La un moment dat, el a explodat, eliberandu-se o mare cantitate de energie, care a provocat expansiunea universului si generarea particulelor elementare.

In timp, procesul de expansiune a fost in continua derulare, cuplandu-se si cu altele de condensare, de integrare a substantei si a energiei in corpuri din ce in ce mai organizate. Dupa patru miliarde de ani au aparut stelele, iar dupa 16 miliarde de ani a aparut viata, culminand cu aparitia omului. Deci lumea, formata dintr-o infinitate de corpuri si obiecte, pare a fi discontinua si neuniforma. Tocmai din aceasta cauza, pe langa substanta si energie a mai aparut un alt aspect: informatia, ea fiind, dupa cum arata V.M. Gluscov, tocmai expresia neuniformitatii distributiei substantei si energiei in spatiu si timp, stiut fiind faptul ca substanta reprezinta masa sau volumul, energia reprezinta forta sau campul, care intervine in desfasurarea fenomenelor, informatia este modul in care sunt ele distribuite in spatiu si timp. Daca lumea ar fi continua si uniforma nu s-ar putea vorbi de informatie ca masura a noutatii pe care numai o dezordine sau o reorganizare o poate aduce.

Intrucat toate corpurile, obiectele si fenomenele sunt niste sisteme, notiunea de sistem nu se confunda cu fiecare in parte, ci ea arata ca obiectul respectiv este o unitate complexa formata dintr-o multime de elemente.

Ludwig von Bertalanffy, parintele teoriei sistemelor, a definit sistemul ca un ansamblu de elemente aflate in interactiune. Alti autori il considera ca pe o multime de obiecte intre care exista anumite relatii de cauzalitate sau ca o multime ordonata de elemente.

W.R. Ashby (1947) a considerat sistemul ca o parte a unui intreg, iar L. Nicolov (13) arata ca sistemul reprezinta acea multime de elemente in cadrul careia se desfasoara procesul de conducere.

R.E. Kalman, R. Falb si M.A. Avbib (1969) au relatat ca sistemul reprezinta o structura care are o intrare si o iesire, iar L.A. Zadeh (1969) a subliniat ca sistemul reprezinta o multime de perechi de intrare-iesire.

M. Mesarovic (10) sustine ca sistemul reprezinta o multime de relatii. Toate aceste abstractizari au generat sursa elaborarii teoriei matematice a sistemelor.

R.W. Gerard (1940), pentru definirea sistemului, a folosit termenul de ORG, o unitate organizatorica formata din alte unitati mai mici. Prin organizare partile se asambleaza intr-un intreg. Ea face ca sistemul sa fie mai mult decat suma partilor sale, sa capete proprietati noi. Cu cit intregul difera mai mult de suma partilor sale, cu atat el este mai organizat, iar aceasta diferenta este determinata tocmai de relatiile care se stabilesc intre elementele sale.

Sistemul este caracterizat nu numai prin relatiile dintre elemente, ci si de relatiile dintre parti si intreg si dintre intreg si parti, intrucat, in orice sistem, pe langa coordonarea partilor (interactiunea dintre elemente), mai intervine si o coordonare a partilor de catre intreg si a intregului de catre parti. Cu cat sistemul este mai putin organizat, cu atat partile influenteaza mai mult intregul, si cu cat este mai organizat, cu atat el influenteaza sau controleaza mai mult partile din care este format.

Pentru a putea da nastere unui sistem, elementele trebuie sa aiba o anumita afinitate, sa se atraga, sa depinda si sa se influenteze unele pe altele.

Sub acceptiunea teoriei matematice a sistemelor, informatia este considerata expresie a ordinii si organizarii, C.Shanon (1948) demonstrand ca formula informatiei este identica cu formula entropiei descoperita de L.Boltzmann, relatia (1):

H= -Σ p_k log₂ pk (1)

unde p reprezinta probabilitatea de realizare a unui eveniment k din subsistem sau sistem.

O.Onicescu (19) a evidentiat ca gradul de realizare a unui sistem poate fi masurat cu ajutorul energiei informationale, cu relatia (2)

Σ p_j²(A) (2)

unde p este probabilitatea de aparitie a evenimentului A.

Informatia considerata de unii autori "copil al revolutiei stiintifice si tehnice contemporane" , poate fi catalogata si ca notiune foarte veche, intelegerea ei depinzand de semnificatia ce i s-ar putea atribui: ca suport al cunostintelor umane; ca biti si alte unitati de masura specifice informaticii. Dar, nu numai acestea sunt sensurile ei, ci si altele, generate de domeniile stiintifice care o abordeaza.

Filosofia se intreaba daca informatia este altceva decat substanta sau energie, sustinand ca notiunea de informatie desemneaza semnificatii deosebite si paradoxale, caci din punct de vedere gnoseologic, ea apare distincta de substanta si energie, iar din punct de vedere epistemologic (al teoriei cunoasterii stiintifice) si ontologic (al studierii trasaturilor generale ale existentei), ea apare identica cu substanta si energia, concluzionand ca Substanta, Informatia si Energia sunt trei aspecte ale aceleiasi existente fundamentale, datorita faptului ca nu sunt determinate separat si principiul logic care le exprima este A = A = A , identitatea trinitara.

Informatica propune tratarea informatiei prin prisma datalogiei si infologiei, termeni introdusi de B. Sundgren si preluati de Margareta Draghici , aratandu-se ca opozitia este de aceeasi natura ca si cea dintre "data' si "informatie'; in timp ce data are o conotatie de numar, fiind o reprezentare a informatiei, informatia este de esenta semantica.

Cibernetica priveste informatia sub trei aspecte: semantic, adica al sensului pentru cel ce o receptioneaza; sintactic, insemnand modul de imbinare a caracterelor, semnelor utilizate pentru descrierea ei, prin eliminarea ambiguitatilor si a nedeterminarilor; pragmatic, referindu-se la eficacitatea, partea practica a ei pentru cel ce o receptioneaza si o percepe.

Economia politica, prin aplicarea tratamentului similar oricarui produs, incearca sa-i determine valoarea si sa stabileasca criteriile de care sa se tina seama pentru aprecierea valorii de intrebuintare.

Dictionarul Explicativ al Limbii Romane (DEX) si Dictionarul de Informatica fac distinctie neta intre data si informatie. In DEX, data este considerata ca "fiecare dintre numerele, marimile, relatiile etc. care servesc pentru rezolvarea unei probleme sau care sunt obtinute in urma unei cercetari si urmeaza sa fie supusa unei prelucrari', iar informatia, care formeaza obiectul informaticii, este definita ca "fiecare dintre elementele noi, in raport cu cunostintele prealabile, cuprinse in semnificatia unui simbol sau a unui grup de simboluri (text scris, mesaj vorbit, imagini plastice, indicatia unui instrument etc.)'.

Literatura de specialitate, de cele mai multe ori, considera ca sistemele de calcul opereaza cu date care constituie forma fizica efectiva a simbolurilor ce reprezinta informatia, si, numai prin asociere cu realitatea, se poate spune ca sistemele de calcul prelucreaza informatii. In astfel de conditii, datele furnizate la iesire pot reprezenta o informatie anumita pentru un utilizator, respectiv pot avea semnificatii deosebite pentru diferiti utilizatori.

Practica, in mod frecvent, foloseste termenul de informatie si pentru desemnarea datelor, deoarece, pana la urma, pentru un utilizator avizat, exista o corespondenta determinata intre informatie, simbol si data.

In noianul de transformari, sistemul reuseste sa isi mentina o anumita ordine, o relatie stabila, care sa-i asigure identitatea, ordinea fiind, de fapt, structura sistemului, intrucat, cu toata variabilitatea intrarilor, a iesirilor si a starilor, sistemul reuseste sa-si pastreze caracteristicile invariabile, care reprezinta structura lui. Din aceasta cauza sistemul dispune de niste operatori care actioneaza asupra intrarilor pentru a mentine intre anumite limite starile si iesirile sale.

Numai prin organizarea in sistem, plecand de la componentele lui, lumea a dobandit proprietati si calitati noi.

In conceptia teoriei sistemelor, acestea trebuie sa fie abordate prin prisma urmatoarelor principii:

al coordonabilitatii,

al incompatibilitatii,

al optimalitatii

al incertitudinii.

Principiul coordonabilitatii, enuntat de Mesarovic (10), arata ca reglarea centralizata a unui sistem complex, chiar daca este posibila, nu este avantajoasa, datorita numeroaselor procese care trebuie sa fie reglate, a contradictiilor si a neliniaritatii lor.

Dar nici conducerea descentralizata nu este avantajoasa datorita faptului ca fiecare subsistem tinde sa-si rezolve independent propriile probleme, fara a tine seama de celelalte subsisteme sau, mai mult, intrand in competitie cu celelalte subsisteme. Se impune, astfel, prezenta unui sistem coordonator care sa rezolve, in interesul unitatii si integritatii sistemului, contradictiile si conflictele care apar intre diferitele subsisteme la nivel local.

Principiul incompatibilitatii, formulat de L.A. Zadeh (13), arata ca, cu cat complexitatea sistemului este mai mare, cu atat scade posibilitatea de a-l descrie in mod riguros, pana la un nivel dincolo de care precizia si relevanta se exclud reciproc. Oricat de cuprinzator ar fi modelul matematic, el tot nu va putea surprinde toate interactiunile dintre elementele sau subsistemele unui sistem complex. Pe masura ce sistemul devine mai complex, relevanta modelului devine tot mai mica.

Principiul optimalitatii, stabilit de F. Stanciulescu (1982), arata ca daca un subsistem al unui sistem complex nu este optimal in relatiile sale cu celelalte subsisteme, atunci nici sistemul complex nu mai este optimal. Subsistemele trebuie sa-si sacrifice optimalitatea ideala, pe care ar putea-o atinge in cazul in care ar fi izolate, pentru a asigura optimalitatea sistemului complex din care fac parte.

Principiul incertitudinii, enuntat tot de F. Stanciulescu (1982), releva ca intr-un sistem complex, compus din mai multe subsisteme interconectate, starea unui subsistem si interactiunea lui cu celelalte subsisteme pot fi simultan determinate numai pana la un anumit grad de acuratete.

In pofida numeroaselor caracteristici generale, sistemele nu sunt identice intre ele. Desi sunt formate dintr-o multime de elemente aflate in interactiune, desi toate se comporta unitar si integral in relatiile lor cu mediul, diferitele sisteme se deosebesc foarte mult intre ele. Si teoria sistemelor recunoaste ca, in functie de multimea elementelor, de relatiile cu mediul, de factorul timp, de coeficientul de complexitate si de natura relatiilor dintre marimile de intrare si cele de iesire, sistemele pot fi finite sau infinite, inchise sau deschise, statice sau dinamice, simple sau complexe, determinate sau probabilistice, liniare sau neliniare, asa cum reiese si din figura 1.1.

Prin intermediul teoriei sistemelor se poate distinge un sistem de altele, se pot studia ordinea, organizarea si complexitatea lui, il putem recunoaste ca simplu sau complex, determinist sau probabilist, liniar sau neliniar, dar intotdeauna va ramane ceva care nu poate fi formalizat si care reprezinta tocmai particularitatea si individualitatea sistemului respectiv, cu atat mai evident, cu cat sistemul este mai complex.

In acest sens, L.A. Zadeh (13) evidentiaza faptul ca posibilitatea descrierii exacte a unui sistem scade odata cu cresterea complexitatii, pana la un nivel dincolo de care precizia si relevanta se exclud reciproc. Oricat de independent ar fi un sistem, in realilate nu poate fi vorba decat de o independenta relativa, deoarece el este integrat, impreuna cu celelalte sisteme, cu care se afla in interactiune, intr-un sistem mai mare.

In realitate, asa cum nu exista decat sisteme deschise, care intretin un anumit schimb de substanta, de energie sau de informatie cu mediul in care se afla, tot asa nu exista decat sisteme vagi ale caror elemente apartin in acelasi timp mai multor sisteme.

Teoria sistemelor studiaza elementele in cadrul sistemului din care fac parte. Daca insa fiecare sistem este un subsistem si fiecare subsistem poate face parte din mai multe sisteme, atunci devine necesara o abordare mult mai larga, interdisciplinara.

Organizarea sistemelor a dus la generarea altor sisteme, din ce in ce mai complicate si mai diverse, diversitatea nefiind provocata de substanta si energia din care sunt constituite, ci de modul cum sunt organizate. Organizarea este cea care conduce la diversitatea lumii in care traim.

Figura 1.1. Reprezentarea schematica a diferitelor tipuri de sisteme

Este unanim acceptata ideea ca informatica este unul dintre domeniile cu cele mai mari schimbari inregistrate in ultimul timp. Cauza este clara: noile tehnologii, redate sintetic in domeniu prin NT, acreditandu-se ideea ca nimic nu este mai constant decat schimbarea. in astfel de conditii, specialistii isi pun fireasca intrebare: am reusit, oare, sa surprindem toate efectele ei, prin ceea ce intreprindem?

Sa trecem din ipostaza retorica in cea demonstrativa. Literatura de specialitate informatica, in speta, economica, si nu se poate spune ca ea nu a existat, nu a ajuns, inca, la un consens notional. Se mai poarta discutii daca angrenajul utilizat pentru a oferi informatii celor interesati trebuie sa fie numit sistem informational sau sistem informatic, cu referire la utilizarea calculatoarelor in acest scop. Cum sistemul informational cuprinde si sistemul informatic, folosirea primei forme ar fi mai inspirata, mai ales in conditiile din tara noastra, unde, dupa cum se stie, informatizarea n-a atins cotele tarilor dezvoltate, iar partea de prelucrare umana are inca o pondere substantiala.

Cum, de regula, ne place sa ne raportam la tarile cu o bogata experienta, sa o facem si de aceasta data, spunand ca, in literatura anglo-americana, information system inseamna sistem informational, iar computer based information system este ceea ce noi consideram sistem informatic. Adevarul este urmatorul: datorita nivelului tehnologic la care s-a ajuns in SUA, toti autorii, dupa ce fac delimitarea amintita, folosesc termenul de information system, motivand gradul ridicat de automatizare a activitatilor care lucreaza cu informatia. Credem ca este normal, de vreme ce au trecut cam de mult timp la abordarea sistemelor in contextul fenomenului de globalizare, preocupandu-se de "hatisul' retelelor locale, metropolitane, nationale si internationale.

Pentru faza embrionara a activitatilor informatizate, la nivel operativ sau functional, sau de executie, apare notiunea de Transaction Processing Systems (TPS). Ele au aparut indeosebi in domeniul contabilitatii, intrucat, dupa cum se stie, utilizeaza un imens volum de date si, de ce sa n-o spunem, are si un sistem propriu perfect de verificare a corectitudinii rezultatelor obtinute. Ulterior, sfera acestor sisteme s-a extins si asupra marketingului, personalului, fabricatiei s.a. Ele si-au facut aparitia pe la mijlocul anilor 1950, avand ca obiectiv principal colectarea datelor din domeniile specificate.

Odata culese, datele au inceput a fi valorificate in mai multe moduri, unul constituindu-l onorarea cererii de informatii de catre nivelul superior de conducere, adica tactic, facandu-si aparitia Management Information Systems (MIS) sau Management Reporting Systems (MRS). Acestea au drept scop "agregarea si selectarea datelor din fisierele si bazele de date ale sistemelor informatice din intreprindere pentru a le da o semnificatie informationala la iesire catre factorul decizional"[3]. Ele si-au facut aparitia la inceputul anilor1960.

Cand problemele cresc in complexitate," sistemele informatice pentru management, oricate modele ar contine, devin neadecvate mai ales atunci cand beneficiarul acestora este un manager fara experienta" . Asadar, la inceputul anilor 10, isi fac aparitia sistemele de sprijinire a deciziei (Decision Support Systems), care solutioneaza aceste probleme, prin preluarea unei parti din efortul organelor de decizie.

La mijlocul anilor 1980, prolifereaza un nou tip de sisteme, si anume Expert Support Systems, cunoscute ca sisteme expert. Ele preiau, sub forme mult mai performante, o parte din activitatile surptinse prin tipurile de sisteme mentionate pana acum.

Exista o anumita similitudine intre sistemele de sprijinire a deciziei si sistemele expert, dar si mari diferente. In ceea ce priveste "similitudinea, aceste sisteme deriva oarecum din discipline similare: sistemele de sprijinire a deciziei din comportomentul managerial si sistemele informatice; sistemele expert din psihologia cognitiva si sistemele informatice" Ambele implica utilizarea calculatoarelor electronice in optimizarea deciziilor. Deosebirile dintre acestea sunt: scopul unui sistem expert este de a inlocui omul (managerul) prin captarea cunoasterii de la un expert si a expertizei sale; scopul general al unui sistem de sprijinire a deciziei consta in asistarea decidentului si nu in inlocuirea sa.

Sistemele expert difera de sistemele de automatizare a muncii de birou (Office Automation Systems), cunoscute intr-o forma mai scurta sub numele de birotica, aparute cam in aceeasi perioada de timp, mijlocul anilor 1980.

Nivelul strategic al conducerii este sprijinit, in mod aparte, prin noile Executive Information Systems, dezvoltate puternic incepand cu mijlocul anilor 1980.

Functiile sistemului informational

Dupa scopul urmarit prin sistemul informational, sistemele informationale indeplinesc urmatoarele "functii:

automatizarea activitatilor de rutina;

informarea conducerii;

sprijinirea proceselor de comunicare;

sprijinirea procesului decizional;

sprijinirea grupurilor de lucru (inclusiv experti);

sprijinirea top-managerilor"[6].

In cadrul oricarui sistem in general, si a sistemului economic in particular, se intalnesc diferite structuri care indeplinesc anumite functii ce pot fi caracteristice atat sistemelor componente, cat si sistemului in ansamblu. Astfel, daca se analizeaza sistemul de productie, se pot distinge urmatoarele functii principale: de fabricare, de programare, lansare si urmarire a productiei, de intretinere si reparatii a utilajelor. Structura si functia unui sistem sunt intr-un raport dialectic in sensul ca structura este determinata de amploarea si natura functiei, iar modul de realizare a functiei stabilizeaza sau modifica structura.

Exista decizii in cadrul sistemului de management care comanda o actiune asupra stocurilor initiale de materii prime, materiale (care inca nu au intrat in procesul de productie) sau asupra stocurilor de produse finite. Aceste decizii "conduc activitatea de aprovizionare si, respectiv de desfacere care fac parte din functiunea comerciala" De asemenea, sunt alte grupuri de decizii care regleaza dinamica fortei de munca, atat cantitativ (angajari, concedieri, pensionari), cat si calitativ (calificare, reciclare, perfectionare), "obiectul acestor decizii incadrandu-le in functiunea de personal" Luand in considerare faptul ca atingerea obiectivelor strategice ale fiecarei socierati este influintata puternic de preocuparile in domeniul cercetarii fundamentale si aplicative, precum si in proiectarea tehnologica, "deciziile aferente acestui domeniu se pot grupa in cadrul functiunii de cercetare-dezvoltare" Conducerea procesului de productie care vizeaza organizarea corespunzatoare a liniilor tehnologice, gasirea interactiunilor optime intre cele trei componente ale productiei mijloacele de munca, obiectele muncfii si forta de munca), se realizeaza "pe baza deciziilor din interiorul functiunii de productie" Deoarece functiile enumerate au ca numitor comun o expresie valorica a activitatolor pe care le inglobeaza, inregistrarea sub forma unor bilanturi carte sa reflecte sub forma baneasca natura, volumul si rezultatele fiecarei activitati, "se reslizeaza prin intermediul functiunii financiar-contabile" Sintetizand, putem spune ca eficienta economica a sistemului este evaluata, in prima expresie, in cadrul acestei ultime functii.

1.3. Structura sistemului informational a Administratiei Publice Locale

Prin structura unui sistem se intelege multimea componentelor acestuia (parti, elemente, subsisteme) si a relatiilor de interdependenta dintre ele. O structura este esentiala pentru orice sistem, oricat de simplu ar fi si indiferent la ce domeniu s-ar referi.

Un mod de gandire sistemic asupra unui domeniu de activitate presupune in mod necesar si obligatoriu doua elemente: observatiile referitoare la domeniul respectiv, care pot fi privite fiecare in parte ca elemente sau parti, si corelarea sau interpretarea acestor observatii, care pot fi privite ca relatii intre ele.

In acelasi context, structura unui sistem este , un ansamblu de relatii, suficient de stabile si permanente, care leaga intre ele elementele sistemului.

Sistemul se compune din organizatiile care functioneaza in timp, respectiv din unitatile care alcatuiesc aceste organizatii. Organizatiile, respective unitatile sunt legate intre ele prin flux de produse si mesaje.

Multimea organizatiilor, multimea produselor, multimea tipurilor de mesaje, sistemul functiilor de reactie al sferei de reglare, sistemul functiilor de reactie al sferei reale reprezinta carecteristicile sistemului. In totalitate, caracteristicile alcatuiesc structura sistemului.

In lucrarea 'Principiile sistemelor', J.Forrester afirma: 'fara o structura care sa le reuneasca, informatiile raman un amalgam de fragmente. Fara o structura organizatoare, cunostintele sunt o simpla colectie de observatii, experimente si incidente contradictorii'.

Interesant de asemenea, este si argumentul lui Jerome S. Bruner de la
Universitatea Harvard, privind importanta definirii si intelegerii structurii unui sistem: 'Patrunzand structura unui sistem inseamna a-l intelege intr-un mod care permite ca multe alte lucruri sa fie corelate cu el. A intelege structura unui sistem, inseamna, pe scurt, a intelege cum sunt corelate elementele sale componente'.

Se poate concluziona ca studierea unui sistem presupune cercetarea legaturilor care exista intre elementele sale, intre elementele sale si sistem, precum si intre sistem si mediul sau. Daca intre sistem si mediu nu exista interactiuni calitativ deosebite, structura sa este un invariant al sistemului, adica are proprietatea de a se mentine neschimbata. Evident, modificarea relatiilor de cauzalitate dintre elemente (subsisteme) implica in mod necesar si schimbarea structurii.

Atat din definitiile date cat si din prezentarea facuta, putem evidentia structura sistemului informational care se compune din urmatoarele elemente[h1] 

Datele: reprezinta ansamblul descrierilor unui fenomen sau proces;

Informatiile: reprezinta acele date care aduc un spor de cunoastere adresantului;

Circuitele informationale: care semnifica ansamblul legaturilor existente intre diferite verigi organizatorice din cadrul agentilor economici;

Fluxurile informationale: constand in totalitatea informatiilor care parcurg circuitele informationale;

Procedurile informationale, sunt definite prin totalitatea metodelor si tehnicilor de reprezentare a informatiilor primare prin care se asigura interfata om-calculator. Eficienta procedurilor informationale este strans legata, in timp, de evolutia performantelor sistemelor de calcul.

Mijloacele de tratare a informatiilor, care reprezinta ansamblul suporturilor fizice (hardware) si a celor logice (software) prin care se asigura prelucrarea informatiilor si obtinerea rezultatelor finale.

Functionarea optima a unui sistem nu depinde numai de simpla existenta a structurilor asociate functiilor, ci si de echilibrul dintre aceste structuri.

Pornind de la cele prezentate, voi trece la exemplificarea structurii informationale in Administratia Publica Locala Botosani - Directia de Impozite si Taxe.

Asadar, la data cand Consiliul Local Botosani a fost obligat "sa-si organizeze servicii proprii de specialitate" in vederea preluarii si exercitarii atributiilor de "stabilire, constatare, control, incasare si urmarire a impozitelor si taxelor locale, a majorarilor de intarziere si a amenzilor, solutionarea obiectiunilor, contestatiilor si a plangerilor formulate la actele de control sau de impunere, precum si executarea creantelor bugetare" structura sisremului informational a Administratiei Publice Locale a imbracat forma din figura nr. 1.2.

Deci, pe langa serviciile existente, in luna iulie 1999, Consiliul local Botosani infiinteaza si organizeaza (fiind printre primele judete din tara) un numar de patru servicii de specialitate subordonate Directiei de Impozite si Taxe. Directia de impozite si Taxe este subordonata direct primarului. Serviciile infiintate sunt conduse de catre un sef de serviciu, fiecare serviciu in parte avand urmatoarele atributiuni:

Serviciul stabilire, constatare, control si urmarire a incasarii veniturilor de la personae juridice: stabilire, constatare, control, evidenta si urmarire a incasarii veniturilor de la personae juridice;

verifica modul in care agentii economici personae juridice au calculat si determinat impozitele si taxele datorate bugetului local; analizeaza si prezinta organelor competente propuneri in legatura cu acordarea de esalonari la plata, amanari, reduceri sau scutiri de majorari de intarziere aferente impozitelor si taxelor locale neachitate precum si restituiri de impozite si taxe locale agentilor economici; solutioneaza obiectiunile, contestatiile si plangerile formulate la actele de control si de impunere; transmiterea in termen a instiintarilor de plata privind debitul total pentru fiecare agent economic (inclusive ramasita cu precedent si majorare de intarziere aferenta); elaboreaza propuneri anuale de buget pentru veniturile din impozite si taxe locale de la personae juridice; verifica zilnic extrasul de cont privind incasarile pe categorii de impozite si taxe de la personae juridice si elaboreaza propuneri de corectii in cazul virarii unei sume eronat dintr-un cont in altul; operarea pe calculator a ordinelor de plata pe platitori si categorii de impozite si taxe locale de la personae juridice si a actelor de compensare dintre Primaria municipiului Botosani si agenti economici; centralizeaza datele privind activitatile serviciului pe baza carora se intocmesc si transmit informatii si raportari conducerii unitatii la termenele stabilite; cuprinderea in control a tuturor agentilor economici personae juridice; valoirficarea constatarilor de inspectorii din cadrul serviciului, prin stabilirea sau modiifcarea impunerilor stabilite in sarcina agentilor economici; intocmirea dispozitiilor de urmarire pentru diferentele de impozite si taxe locale, precum si penalitatile stabilite persoanelor juridice, transmiterea acetora catre celelalte compartimente pentru operare in evidentele locale si urmarire la incasare; gestionarea documentelor referitoare la impunerea fiecarui contribuabil, grupate intr-un dosar fiscal unic; asigura exploatarea sistemului informatic, avand sarcina de a implementa si exploata aplicatiile specifice fiecarei activitati;

asigura prelucrarea in baza de date a informatiilor din dosarele fiscale; asigura administrarea retelei locale de calculatoare; asigura, la un nivel mai scazut, interventia asupra echipamentelor de calcul din dotare, primeste sesizari, verifica problemele ivite si le remediaza acolo unde este de competenta sa, sau apeleaza la serviciile de garantie si post garantie, in raport cu contractele incheiate cu firmele furnizoare; analizeaza comportamentul echipamentelor de calcul facand propuneri pentru modul de intretinere pentru piesele de schimb si consumabile; asigura instalarea software-rului pe baza aplicatiilor specifice pe severe si statii, in concordanta cu cerintele specifice aplicatiilor; pastreza confidentialitatea informatiilor gestionate in aplicatiile aflate in exploatare; colaboreaza cu specialisti din cadrul Primariei in vederea instalarii, punerii in functiune, exploatarii si intretinerii aplicatiilor in cele mai bune conditii; pregatirea profesionala de specialitate a personalului propriu si a intregului personal prin metode specifice: cursuri, instructaje, schimburi de experienta, etc., in scopul utilizarii corespunzatoare a instrumentelor informatice puse la dispozitie;asigurarea nemijlocita, prin segmental de operatori la ghisee, a incasarilor si repartizarea acestora pe categorii de debite; asigura pastrarea confidentialitatii informatiilor puse la dispozitie de agentii economici; efectueaza si alte atributiuni ce sunt stabilite de catre conducerea Primariei si se catre seful direct; respectarea disciplinei de munca, a prevederilor Regulamentului de ordine interioara; respectarea legilor, H.G.-urilor, H.C.L.-urilor si a dispozitiilor primarului privind activitatea serviciului.

Serviciul stabilire, constatare si control impozite si taxe persoane fizice: organizeaza, coordoneaza, controleaza intreaga activitate de constatare si stabilire a impozitelor si taxelor datorate de persoanele fizice conform legislatiei in vigoare; verifica modul de completare a declaratiilor de catre contribuabili,urmarind respectarea datelor din actele de proprietate,existenta tuturor informatiilor necesare determinarii corecte a impozitelor si taxelor; urmareste respectarea termenelor legale de depunere a declaratiilor de impunere,luand masuri de sanctionare in cazul nedeclararii in termen a bunurilor nesupuse impozitarii;

verifica periodic realitatea si sinceritatea datelor din evidentele fiscale,propunand modificarea cuantumului initial al impozitului in cazuri justificate,pe baza de proces verbal; asigura aplicarea unitara a legislatiei cu privire la impozite si taxe locale; constata contraventii si aplica sanctiuni prevazute in actele normative, in cazul incalcarii legislatiei fiscale de catre contribuabili si ia masuri pentru inlaturarea deficientelor aparute; centralizeaza date statistice privind activitatea serviciului pe baza carora intocmeste si transmite informari si raporturi periodice la termene stabilite de conducere si oridecateori sunt solicitate; efectueaza analize privind modul de constatare, stabilire, urmarire si incasare a debitelor, cat si modul de verificare si indrumare a actiunii de impunere si propune masuri de imbunatatire a activitatii si a legislatiei de competenta a Consiliului Local; tine evidenta cererilor de inlesnire la plata impozitelor si taxelor locale; tine evidenta separata a dosarelor privind scutirile si reducerile acordate conform prevederilor legale speciale; analizeaza solicitarile privind acordarea de amanari, eselonari, restituiri, reduceri si scutiri la plata a impozitelor si taxelor si a majorarilor pentru neplata la termen; intocmeste si verifica documentatia necesara pentru a fi supusa aprobarii conform legislatiei in vigoare; efectueaza verificari in teren cu privire la realitatea datelor daclarate la depunerea declaratiilor de impunere de catre toti contribuabilii; intocmeste instiintari de plata pentru impozitele si taxele neachitate la termenele stabilite de lege si pentru majorarile aferente; raspunde in termen la sesizarile, cererile, plangerile referitoare la modul de impunere, acordarea de scutiri, reduceri la plata si alte probleme referitoare la impozite si taxe, adresate de contribuabili; analizeaza si solutioneaza contestatiile pe linia impozitelor si a altor venituri la bugetul local; asigura respectarea regulamentului operatiunilor de casa si a prevederilor Legii nr.22/1969; efectueaza incasari pe baza chitantelor editate de calculator si asigura depunerea numerarului pe baza de borderou si foaie de varsamant; asigura securitatea valorilor banesti si altor valori de gestiune; executa lucrari de secretariat, corespondenta, dactilografie pentru toate seviciile impozite si taxe din cadrul Primariei, in termen si la parametri calitativi; asigura pastrarea secretului informatiilor din documentele primite sau intocmite; indeplinesc alte sarcini.

Serviciul urmarire si incasare impozite si taxe:

organizeaza si exercita activitatea de urmarire si incasare a veniturilor bugetului local; intocmeste si prezinta Consiliului Local situatii statistice si rapoarte de analiza conform actelor normative, stabileste necesarul de formulare specifice domeniului de activitate; organizeaza si desfasoara activitatea de exe4cutare silita a persoanelor juridice si fizice si cea de stingere prin alte modalitati a creantelor bugetare; evidentiaza si urmareste debitele restante primite spre urmarire;verifica respectarea conditiilor de infiintare a popririlor pe veniturile realizate de debitori, urmareste respectarea popririlor infiintate asupra tertilor popriti precum si societatilor bancare si stabileste, dupa caz, masurile legale pentru executarea acestora; asigura respectarea prevederilor legale privind identificarea debitorilor; asigura confirmarea titlurilor executarii primite de la alte organe; asigura incasarea creantelor bugetare in termenul de prescriptie; pe baza datelor obtinute analizeaza si hotaraste masurile de executare silita in asa fel incat, realizarea creantri sa se faca cu rezultate cat mai avantajoase, tinand seama de interesul imediat al Consiliului Local, cat si de drepturile si obligatiile debitorului urmarit; intocmeste actele necesare aplicarii procedurii de executare silita; asigura si organizeaza, atunci cand este cazul, ridicarea si depozitarea bunurilor sechestrate; efectueaza sau solicita avaluarea bunurilor sechestrate; organizeaza si asigura, in conditiile legii, valorificarea bunurilor sechestreate; colaboreaza cu organele Ministerului de Interne, Oficiul registrului comertului, organele Ministerului Justitiei si alte organe ale administratiei publice locale, precum si cu organele bancare, in vederea realizarii creantelor bugetare prin executare silira sau prin alte modalitati; solicita instantelor judecatoresti competente inceperea procedurii de reorganizare judiciara si faliment pentru creantele bugetare datorate de comerciantii persoane fizice si societati comerciale; participa impreuna cu juristii societatii in cauze referitoare la contestatiile la executare, infiintarea masurilor asiguratorii si in alte cauze care au ca obiect realizarea creantelor bugetare; solutioneaza cererile platitorilor prin care se solicita relatii referitoare la aplicarea executarii silite si a modalitatilor de stingere a creantelor bugetare; elaboreaza pe baza datelor detinute, informari si situatii privind realizarea creantelor bugetare, solicitate de organele ierarhic superioare;

Biroul consultanta - secretariat:

organizeaza, coordoneaza, controleaza activitatea privind modul de primire, inregistrare, expediere si repartizare a corespondentei din cadrul Directiei de Impozite si taxe;

distribuirea corespondebtei si a altor documente conform rezolutiilor date de directorul institutiei catre celelalte servicii din cadrul Directiei;

pastreza si raspunde de condica de prezenta, intocmeste fisa de pontaj a personalului din cadrul Directiei;

primeste si inregistreaza cererile de eliberare a certificatelor fiscale;

redacteaza si elibereaza certificatele fiscale;

participa in instanta la solutionarea litigiilor;

urmareste procedura de solutionare a cailor de atac conform legislatiei fiscale in vigoare;

urmareste si informeaza personalul institutiei asupra oricaror activitati si sarcini ce decurg din modificarile legislatiei in vigoare;

asigura executarea corecta si la timp a lucrarilor incredintate;

solicita instantelor judecatoresti competente incerperea procedurii de reorganizare judiciara si faliment pentru creantele bugetare datorate de persoanele fizice si juridice;

participa impreuna cu inspectorii din cadrul serviciului de urmarire impozite si taxe la infiintarea masurilor asiguratorii si in alte cauze care ca obiect realizarea creantelor bugetare;

efectueaza si alte atributiii ce sunt stabilite de catre conducerea Primariei si de catre seful direct.

Importanta informatizarii lucrarilor in Administratia Publica Locala

Informatizarea lucrarilor in Administratia Publica Locala se face in contextul evolutiei generale atat a sistemelor de calcul cat si a produselor program (soft), evolutie care este din ce in ce mai rapida in ultimii ani. Abordarea unei strategii de informatizare pe termen mediu si lung ar trebui sa tina cont de aceasta evolutie pe plan hard si soft in ideea unei abordari cat mai fiabile la schimbarile intervenite in timp.

Pe termen mediu si lung se poate emite o strategie de retea compatibila cu nevoile existente la un moment dat, strategie de retea care poate fi adaptata din mers.

Biroul de informatica si banca de date din cadrul Serviciului de stabilire, constatare, control si urmarirea incasarii veniturilor de la persoane juridice - Primaria Botosani propune o retea de calculatoare realizabila pe termen mediu (aproximativ 2 ani). A realiza aceasta retea de calculatoare implica alocarea unor fonduri materiale, insa realizarea unui sistem informatic viabil pe o astfel de retea implica aportul tuturor utilizatorilor in elaborarea acestui sistem, in stabilirea fondului de folosire a informatiilor de catre toti utilizatorii.

Exista pareri diverse in modul de stocare al informatiei, astfel ca, unii considera ca a crea o singura baza de date intretinuta de catre toti utilizatorii sistemului este o varianta foarte buna, insa exista profesionisti care sunt de parere ca fiecare sistem functional sa-si intretina propria baza de date si sa-si dezvolte o strategie de comunicare, folosirea acestora de catre toti utilizatorii interesati. Oricare strategie de inceput s-ar aborda toata lumea este de acord ca principiul ramane acelasi, si anume:"introducerea a cat mai putine date si obtinerea a cat mai multe rezultate".

Abordarea informatizarii in cadrul Administratiei Publice Locale Botosani se vede in urmatoarea ordine a prioritatilor, si anume:

dezvoltarea intr-o prima etapa a unui program de circulatie a documentelor in cadrul institutiei stabilind in prima faza traseul pe care ar trebui sa-l urmeze un document oarecare de la intrarea lui prin registratura (centrul de informare pentru cetateni) pana la rezolvarea acestuia de catre biroul sau serviciul competent si modul de raspuns al acestuia catre registratura, eliminandu-se in mare masura "contactul in mod direct cu publicul", punandu-se astfel o mai mare atentie pe modul de rezolvare al documentelor;

urmatoarea etapa in dezvoltarea sistemului informatic este aceea de dezvoltare de programe specifice fiecarui birou/serviciu in parte, precum si modul de folosire in comun a diferitelor baze de date create ulterior, iar prioritatile ar fi: Serviciile de Impozite si Taxe Locale si Serviciul de Contabilitate in vederea stabilirii corecte a sumelor incasate catre bugetul Primariei, Serviciul Cadastru, Serviciul Urbanism, Serviciul Patrimoniu in evidentierea teritoriului ce apartine Primariei (atapa in care se poate colabora cu alte institutii care au sau care lucreaza la o evidenta in acest sens - OCOT - Planul Urbanistic General);

alta etapa este cea de contabilizare si evidenta a cheltuielilor efectuate de institutie prin Serviciul de Asistenta Sociala, prin Biroul de Investitii si prin Biroul Administrativ Gospodaresc, etc.

a patra etapa este cea de urmarire a prestatorilor de servicii catre Primaria municipiului Botosani, a modului in care acestia isi respecta prevederile contractuale.

Odata cu parcurgerea celor patru etape nu mai ramane decat integrarea acestora intr-un sistem unitar, astfel incat fiecare conducator de birou/serviciu/directie sau executiv sa aiba o imagine exacta a ceea ce se intampla si sa poata lua decizii cat mai corecte si in timp cat mai scurt timp.

Pentru a putea intelege mai bine importanta informatizarii lucrarilor in Administratia Publica Locala, voi face analiza critica a situatiei existente.

Asadar, asa cum sunt organizate Directiile din cadrul Primariei, sunt de tip ierarhic-functionale, deci exista conducatori cu autoritate ierarhica, cat si conducatori cu autoritate functionala care contribuie la pregatirea si luarea deciziilor. Conducatorii cu autoritate ierarhica sunt responsabili pentru executarea operatiunilor/activitatilor de baza, iar cei cu autoritate functionala supravegheaza si coordoneaza angajatii din subordinea lor si sunt responsabili pentru activitatile respetive.

Dintr-o analiza atenta si obiectiva a rezultat ca, asa cum sunt organizate Directiile, nu pot raspunde eficient la sarcinile si atributiile ce-i revin, inregistrandu-se o serie de neajunsuri si disfunctionalitati, cum ar fi:

nu este statuat in prezent un sistem pus la punct de transmitere a informatiilor de la compartimentele functionale din cadrul Primariei care sa poata fi valorificate de Serviciile de Impozite si Taxe Locale, existand retineri din partea unor compartimente in punerea la dispozitie a unor informatii suplimentare;

compartimentele functionale din cadrul Primariei, nu-si desfasoara inca activitatea pe baza unor programe minimale de venituri si cheltuieli care sa implice cresterea raspunderii personalului;

neimplicarea aparatului financiar-contabil al Primariei in directia verificarii modului de utilizare a creditelor bugetare de catre institutiile finantate din bugetul local, aceasta datorita faptului ca nu a existat suficient personal calificat care sa faca acest lucru;

nu exista inca o colaborare cu institutiile financiare din teritoriu in vederea preluarii unor informatii obtinute pe diverse cai si care sa fie puse la dispozitia Directiei de Impozite si Taxe Locale in vederea valorificarii acestor informatii;

Serviciul Patrimoniu si Cadastru nu are inca o evidenta stricta a bunurilor proprietate publica si privata a municipiului, in vederea punerii in valoare a acestora prin concesionare, inchiriere sau asociere;

nu exista o evaluare riguroasa a potentialului personalului din aparatul propriu care sa constituie o baza obiectiva pentru trecerea la realizarea unor programe de mai mare anvergura;

datorita legislatiei fiscale care trebuie sa fie aplicata, nu a existat posibilitatea promovarii in Consiliul Local a unei politici fiscale flexibile, de incurajare si stimulare a agentilor economici, deoarece nu poate fi conceputa autonomia locala fara sa existe autonomie fiscala;

serviciile de impozite si taxe locale nu dispun de un numar de personal optim care sa asigure acoperirea, exercitarea atributiilor de stabilire, constatare, control, urmarire si incasare a impozitelor si taxelor locale, precum si a tuutror veniturilor care, in conformitate cu legea, se fac venituri ale bugetului local;

nu s-a aplicat un sistem stimulativ prin salarizare si premiere pentru promovarea valorilor in cadrul aparatului Primariei, iar selectia personalului incadrat nu s-a facut pe baza unor criterii riguroase;

existenta unui stil de lucru birocratic in activitatea aparatului propriu al Primariei, cu implicatii negative asupra rezultatelor;

in utilizarea banului public, nu intotdeauna s-a urmarit ca acestia sa fie folositi cu maxima eficienta si care sa vizeze realizarea unor obiective de investitii care sa fie in interesul cetateanului si a comunitatii, prioritatile nu au avut la baza o fundamentare bazata pe date reale, o fundamentare stiintifica sustinuta pe indicatori tehnico-economici.

In consecinta, lipsa unui sistem informatizat al intregii activitati din cadrul Primariei a contribuit mai mult sau mai putin la toate aceste disfunctionalitati in realizarea tuturor obiectivelor vizate.