Analiza strategica si masuri pentru restructurare strategica la farmacia Panaceea S.R.L.

Analiza strategica si masuri pentru restructurare strategica la farmacia Panaceea S.R.L. 1. Introducere

In economia moderna firmele reprezinta "forta motrica" a progresului, a dezvoltarii; sunt cele ce asigura necesarul de supravietuire al societatii. Managementul strategic este procesul prin care o firma poate obtine efecte materializate in cresterea semnificativa a performantelor sale, in consolidarea pozitiei ei pe piata si anume prin elaborarea, implementarea si controlul strategiei firmei in vederea realizarii misiunii asumate si asigurarii avantajului competitiv.

Strategia constituie ansamblul de concepte si de operatii prevazute ca fiind necesare pentru a atinge un obiectiv precis, in general pe termen lung sau mediu, avand in vedere o modificare a contextului semnificativa dar previzibila.

Scopul principal al restructurarii este acela de a cauta avantaje competitive durabile pentru societatea comerciala si de a urmari crearea conditiilor optime pentru realizarea obiectivelor. Prin restructurare strategica a unei societati se realizeaza schimbari semnificative si cu efect profund in toata organizatia si in toate procesele afacerii.

Luarea deciziilor strategice privind definirea misiunii firmei, stabilirea obiectivelor strategice si a strategiei necesare atingerii lor, aplicarea planului care materializeaza strategia respectiva, se bazeaza pe un amplu proces de analiza si evaluare a mediului de actiune a firmei, a situatiei competitivitatii ei in acest mediu si a capacitatii acesteia de a infrunta schimbarile produse de mediu.

2. Prezentarea societatii

2.1. Date generale despre societate

Societatea comerciala cu raspundere limitata Panaceea S.R.L. este o firma cu capital social romanesc infiintata in anul 1999 de catre doi asociati cu drepturi egale.

Obiectul principal de activitate al societatii este comertul cu amanuntul al produselor farmaceutice. Firma mai desfasoara si activitate de comert cu amanuntul al articolelor medicale si ortopedice si comert cu amanuntul al produselor cosmetice si de toaleta.

S.C. Panaceea S.R.L. a prezentat de la infiintare si pana la sfarsitul anului 2006 rezultat financiar pozitiv.

Actiunea de restructurare strategica la S.C. Panaceea S.R.L. se datoreaza dorintei proprietarilor de a-si maximiza profitul.

2.2. Analiza diagnostic

Prin analiza diagnostic se urmareste stabilirea performantelor unei societati comerciale cu scopul stabilirii cauzelor care determina performantele organizatiei, nivelul acestora, deficientele, precum si enuntarea unor solutii pentru sporirea performantelor.

La S.C. Panaceea S.R.L. s-a efectuat analiza diagnostic, analizandu-se toate cele sapte diagnostice si anume; juridic, comercial, industrial, al resurselor umane si al managementului, al mijloacelor fixe, contabil si financiar.

S-au evidentiat astfel punctele tari si punctele slabe ale societatii, activitatea sa prezenta si viitoare, factorii care ar putea ameninta activitatea acestei farmacii tendinta lor si oportunitatile ce pot aparea, precum si posibilitatile de exploatare a acestora. Concluziile analizei diagnostic alcatuiesc analiza SWOT.

3. Analiza SWOT a farmaciei Panaceea

Analiza SWOT reprezinta un mod simplu si circumspect de a evalua viabilitatea afacerii prin identificarea punctelor tari, punctelor slabe, oportunitatilor si amenintarilor ce privesc desfasurarea activitatii. (Maniov Vichentie, 2005). Primele doua privesc firma si reflecta situatia acesteia, iar urmatoarele doua privesc mediul si oglindesc impactul acestuia asupra activitatii firmei.

3.1. Puncte tari.

Punctele forte sunt caracteristici sau competente distinctive pe care farmacia le poseda la un nivel superior in comparatie cu alte firme, indeosebi concurente, ceea ce ii asigura un anumit avantaj in fata lor. Punctele forte ale farmaciei Panaceea sunt:

- farmacia este inregistrata si functioneaza legal; are autorizatii de functionare, de toxice si stupefiante valabile;

- exista un contract in derulare cu Casa de Asigurari de Sanatate Arad, cu privire la fondurile pentru eliberarea de retete compensate si gratuite in regim normal;

- in februarie 2007 s-a semnat un act aditional la contractul cu Casa de Asigurari de Sanatate Arad , pentru fonduri alocate bolilor licitate;

- farmacia Panaceea intra in programul de eliberare a produsului Seretide prin care scade co-plata pacientilor cu 25% din valoarea totala a medicamentului pe baza cupoanelor emise de catre medici ;

- spatiul in care isi desfasoara farmacia Panaceea activitatea este patrimoniul propriu inca din anul 2005;

S.C. Panaceea S.R.L. este proprietara tuturor mijloacelor fixe existente si folosite de catre angajati;

- nu exista gaj asupra patrimoniului societatii si nu au fost contractate niciodata credite bancare;

- farmacia detine licente atat pentru sistemele de operare cat si pentru pentru aplicatiile soft de farmacie si contabilitate care sunt instalate pe cele trei computere existente;

- alicatia soft pentru evidenta cantitativ valorica a farmaciei este InfoFarm unul dintre cele mai bune aplicatii soft pentru farmacii din Romania. Sevice-ul acordat de catre firma InfoExpert, detinatoarea licentei pentru InfoFarm este de o calitate ireprosabila ;

- calculatoarele farmaciei sunt conectate permanent la serviciul Internet;

- farmacia functioneaza din anul 1999 si exista un numar semnificativ de clienti fideli;

- in martie 2007 a fost achizitionat un computer marca Dell si montat pe post de server in reteaua de calculatoare si o sursa de curent, necesara pentru a putea fi continuata activitatea in cazul lipsei curentului electric si a caderilor de tensiune;

- in luna ianuarie a anului 2007 farmacia a achizitionat o imprimanta pentru retete, marca Epson, care a dus la scaderea timpului alocat de catre personal retetelor compensate si gratuite;

- personalul este alcatuit din asistente de farmacie si farmaciste cu o temeinica pregatire in domeniul farmaceutic;

- personalul farmaciei este tanar, activ, receptiv la problemele bolnavilor. Exista clienti pentru care personalul este motivul alegerii farmaciei Panaceea

- incepand cu luna mai farmacia Panaceea ambaleaza produsele comercializate in ambalaje personificate;

- farmacia Panaceea are o gama de produse farmaceutice mare, acest lucru fiind necesar datorita locatiei sale centrale. Cererea de produse este mai diversificata la o farmacie centrala in comparatie cu o farmacie amplasata intr-un cartier deoarece clientela este diversificata;

- personalul este interesat de buna activitate a societatii si receptiv la schimbari. Propunerea ca farmacia sa liciteze la C.A.S Arad pentru boli cronice a venit din partea unei asistente de farmacie. In urma acestei actiuni, farmaciei i-au fost alocate fonduri pentru boli licitate, cu sume semnificative care contribuie la cresterea profitului;

- in ultimii patru ani, farmacia are contract cu Pagini Aurii si are un spatiu alocat in aceasta publicatie;

- din anul 2006, farmacia Panaceea a primit autorizatie pentru ISO 9000.

3.2. Puncte slabe

Punctele slabe sunt caracteristici ale farmaciei Panaceea care ii determina un nivel de performante inferior celor ale farmaciilor concurente. Punctele slabe reprezinta activitati pe care farmacia nu le realizeaza la nivelulul celorlalte farmacii concurente sau resurse de care are nevoie dar nu le poseda

- in aceasta societate nu exista directii strategice clare;

- in ultimii doi ani farmacia nu a cunoscut cresteri semnificative a volumului vanzarilor;

- farmacista diriginte este cea care ocupa si functia de manager, dar experienta si cunostintele in management sunt insuficiente pentru ca unitatea manageriata de ea sa faca fata competitiei;

- nici una dintre membrele personalului Panaceea nu este instruita de catre profesionisti spre a vinde, aceasta actiunea avand succes in limitele abilitatilor fiecareia;

- la inventarele de sfarsit de an din 2005 si 2006 s-au evidentiat valori ale perisabilitatilor semnificativ mai mari fata de valorile rezultate din aplicarea calculului admis de lege;

- spatiul destinat expunerii de produse cosmetice si O.T.C.-uri este foarte redus raportat la noile cerinte, potrivit carora toate medicamentele O.T.C. ar trebui expuse accesului clientilor;

- in aceasta unitate nu exista un set de valori respectat de toti angajatii;

- pe primul semestrul al anului 2007 s-a inregistrat rezultat economic negativ;

- in primele trei luni din an se observa cresterea exagerata si fara precedent a stocului de produse farmaceutice, crestere neinsotita de cresterea vanzarilor, fapt ce a dus la incetinirea vitezei de circulatie a marfurilor ;

- exista intarzieri la plata furnizorilor datorate valorilor mari de marfa comandate si nevandute.

3.3 Oportunitati

Oportunitatile reprezinta factori de mediu externi pozitivi pentru farmacie, altfel spus sanse oferite de mediu farmaciei, pentru a-si stabili o noua strategie sau a-si reconsidera strategia existenta in scopul exploatarii profitabile a oportunitatilor aparute.

- locatia spatiului in care isi desfasoara activitatea firma (B-dul Revolutiei, la iesirea spre centrul orasului din cel mai circulat sens giratoriul din Arad, Podgoria) ii confera societatii un vad comercial foarte bun;

- in fata farmaciei exista spatii de parcare, ceea ce inlesneste accesul clientilor ;

- in vecinatatea farmaciei, pe strada Corneliu Coposu, este situata Autogara Noua, o zona in care fluxul zilnic de persoane este foarte mare. O buna parte dintre persoanele navetiste sunt clienti constanti ai farmaciei. Zilnic, dupa ora 14 se observa o crestere a prezentei lor in farmacie. In zilele considerate sarbatori in anumite calendare religioase se observa un flux semnificativ crescut de persoane din zona rurala;

- exista cereri de noi produse: tensiometre, aparate de masurat glicemia, marci cosmetice distribuite exclusiv in farmacii: Elancyl, Avene, Roc.

3.4.Amenintari

Amenintarile sunt factori de mediu externi negativi pentru farmacie, situatii sau evenimente care pot afecta nefavorabil, in masura semnificativa, capacitatea farmaciei de a-si realiza integral obiectivele stabilite, determinand reducerea performantelor economico-financiare.

- exista pericolul intarzierii platilor din partea Casei de Asigurari de Sanatate din Arad. Aceasta situatie a existat si in alti ani iar acum aceasta ar intarzia si mai mult platile catre furnizorii farmaciei;

- in zona Podgoria exista alte trei farmacii: Simfarm , Deryfarm si Help Net ultimele fiind doi dintre cei mai puternici competitori de pe piata farmaceutica din Arad;

- in imobilul de la nr.26 de pe b-dul Revolutiei (farmacia este la nr.24) functioneaza o societate comerciala ce vinde sub pretul de vanzare din farmacie unele marci de produse cosmetice existente si in farmacie;

- in anii 2005 si 2007 au existat mai multe reduceri de preturi impuse de catre Ministerul Sanatatii pentru produsele aflate in stoc, ceea a scazut adaosul comercial al farmaciei si implicit profitul farmaciei;

- exista o cerere in crestere pentru medicamentele generice care sunt mai ieftine decat originalele;

- pe piata va aparea un nou competitor; este anuntata pentru sfarsitul anului 2007 deschiderea supermarketului Kaufland, unde isi vor desface produsele mai multe firme de cosmetice si produse parafarmaceutice si foarte probabil si o farmacie;

- primaria Arad doreste sa inchida bulevardului central al Aradului pentru lucrari de reamenajare la cladiri, pe o perioada de cel putin 1an, ceea ce va avea un puternic impact asupra activitatii farmaciei.

Analiza SWOT evidentiaza punctele slabe ale societatii care trebuiesc corectate pentru a creste eficienta firmei.

4. Organizarea farmaciei Panaceea

4.1.Organigrama farmaciei Panaceea

Organigrama este un document prin care se prezinta grafic structura organizatorica, evidentiindu-se toate compartimentele si relatiile dintre acestea.

<!--[if !vml]--> <!--[endif]-->

4.2. Fisele posturilor

Fisa postului este un document care prezinta in detaliu elementele impuse unui salariat pentru a putea exercita in conditii normale activitatea. Fisa postului serveste la evaluarea muncii si la promovarea salariatului. La farmacia Panaceea exista fise de post pentru farmacist si pentru asistentii de farmacie.

Trebuie facute noi fise ale postului, cu cerinte si atributii clare, necesare pentru aplicarea cu succes a masurilor de restructurare.

5. Obiective

5.1.Obiectiv strategic

Analiza strategica la farmacia Panaceea se datoreaza dorintei celor doi asociati de a-si creste profitul societatii.

5.2. Obiective specifice

- cresterea vanzarilor cu 20% in urmatorii doi ani;

- scaderea costurilor cu 5% tn urmatorii doi ani prin accelerarea vitezei de circulatie a marfurilor si cresterea productivitatii factorilor de productie;

- perfectionarea sistemului de conducere economica prin traininguri pentru manager.

6. Programul de masuri

6.1. Este esentiala scaderea valorica a perisabilitatilor prin rotirea medicamentelor, verificarea continua a termenelor de valabilitate a produselor aflate pe stoc si a celor care sunt receptionate. De aceste activitati se vor ocupa toate cele trei asistente de farmacie, in principal intre orele 13 -15, timp de o luna fiecare, prin rotire. Astfel, intre aceste ore, cand se suprapune tura 1 (orele 08-15) cu tura 2 (orele 13- 20), una din asistentele de farmacie isi desfasoara activitatea in depozitul farmaciei receptionand marfa si verificand termenele de valabilitate. Produsele care sunt cu termene de valabilitate scurte vor fi insemnate si prezentate intregului colectiv in scopul vanzarii prin recomandare a celor care permit aceasta, a schimbarii lor de catre reprezentantii firmelor producatoare sau returul la furnizor.

Programul lunar pe anul 2007 pentru orele 13-15 al asistentelor de farmacie Rebeca (R), Madalina (M) si Livia (L) va fi astfel:

6.2. Pentru un management de succes, este necesar ca farmacistul diriginte manager, pe langa cunostintele de farmacie, sa-si insuseasca si cunostinte din sfera managementului. Pentru urmatoarele saptamani sunt de luat in seama cursurile de management farmaceutic organizate de catre diferite depozite, dar pentru urmatorii ani farmacistul diriginte va trebui sa aleaga un masterat in management farmaceutic sustinut de catre universitati atat din Timisoara cat si in Oradea.

6.3. Trainingurile de vanzare si comunicare pentru tot personalul farmaciei vor creste gradul de competitivitate al serviciilor oferite. Aceste trainninguri trebuie sa inceapa in maxim patru saptamani, durata lor fiind doar de cateva ore. Sarcina de a contacta firme specializate in instruirea angajatilor ii revine managerului.

6.4. Selectarea atenta a furnizorilor de produse farmaceutice si parafarmaceutice, optarea pentru furnizori care acorda cele mai mari discounturi si termene de plata va determina cresterea profitului si relaxarea situatiei platilor. Persoana responsabila de aceasta activitate este managerul farmaciei. In decurs de doua saptamani, timp in care toti furnizorii contacteaza farmacia cel putin de doua ori, va analiza ofertele furnizorilor si va renegocia cu cei intersanti pentru farmacie conditiile de colaborare.

6.5. Pentru buna functionare a farmaciei aprovizionarea cu produse se va face in limita necesarului si se va evita crearea de stocuri prea mari. De aplicarea acestei masuri este responsabil managerul societatii, care in urma cursurilor urmate va reusi sa mentina echilibru intre intrari si iesiri, pe toata durata desfasurarii activitatii.

6.6. Marirea spatiului de expunere a produselor presupune construirea unei vitrine pe peretele gol din oficina, masura care care are termen de finalitate doua luni. Managerul sociatatii va contacta firma de tamplarie care a produs intreg mobilierul existent in farmacie si va negocia si incheia un contract pentru acest serviciu.

6.7. Fondurile limitate pentru eliberarea de retete gratuite si compensate, legile aplicate in eliberarea unor medicamente, influenta intrarii Romaniei in U.E unde medicamentele O.T.C. ocupa o mare cota de piata imping orientarea spre comercializarea de OTC-uri. Miscarea nu este doar la nivel de farmacii. Ea pleaca de la producatorii de medicamente care isi indreapta atentia spre produsele care pot fi vandute in farmacii doar la recomandarea personalului si pot fi expuse la vedere in farmacii. Pentru a creste spatiul de expunere a O.T.C.-urilor in farmacia Panaceea este nevoie de instalarea unor standuri pe masa oficinei. Furnizorul de medicamente Mediplus Timisoara a inaintat o oferta in acest sens, conditia fiind ca in standurile respective sa fie expuse exclusiv produse Mediplus. Pentru a hotari care este cel mai bun furnizor de astfel de standuri trebuie studiate si alte oferte. Aceasta este responsabilitatea managerului, si poate fi executata in doua luni .

6.8. Introducerea in farmacie a produselor Elancyl, Avene si Roc va alimenta cererea crescanda pentru aceste produse. In urma cresterii spatiului de expunere a produselor cosmetice si medicamente O.T.C., managerul farmaciei va negocia contracte cu firmele distribuitoare astfel ca pana la termenul limita de instalare a noii vitrine, aceste produse sa fie expuse spre vanzare.

6.9. Numirea unei singure persoane care se va ocupa cu aprovizionarea de produse cosmetice si de aranjarea vitrinelor. Persoana potrivita pentru aceasta sarcina este, asistenta de farmacie care in urma unui curs de merchandising va reusi sa gestioneze cu rezultate foarte bune spatiile nou create.

6.10. Se vor aplica masuri de fidelizare a clientilor prin recompensarea clientilor care cumpara cantitati valorice insemnate. Premierea clientilor care cumpara pe un singur bon fiscal produse de peste 150 lei cu produse cosmetice (sapun, pasta de dinti) va fi efectuata de catre personalul farmaciei dupa ce vor fi cunoscute modalitatile de contabilizare a acestei actiuni.

6.11. Pentru a stopa aprovizionarea cu marfa a farmaciei prin spatiul destinat oficinei, trebuie amenajata si folosita intrarea de serviciu a farmaciei (prin curte). De curatarea spatiului din spatele farmaciei si amenajarea portii de acces in curtea farmaciei (vopsit, ungerea balamalelor) se va ocupa persoana insarcinata cu intretinerea curateniei in farmacie.

6.12. Este necesara inlocuirea celor doua calculatoare cu o vechime mai mare de patru ani, cu altele mai performante.

6.13. Promovarea propriei imagini prin reclame la radioul si televiziunea locala, spatii de publicitate in cotidianul local Adevarul, si crearea unui site va determina crestea numarului de clienti. Costul reclamelor la radioul sau televiziunea locala sunt neadecvate actualei situatii a farmaciei. Inchirierea unor spatii de publicitate peste aproximativ doua luni in cotidianul local cel mai citit, Adevarul, este o buna metoda de a prezenta serviciile si produsele farmaciei si de a face cunoscuta largirea gamei de produse cosmetice. O buna oportunitate de reclama sunt festivalurile organizate anual in Arad, prin participarea la acestea in calitate de sponsor, sponsorizarea constand in produse cosmetice, oferite ca premii de catre organizatori.

Implementarea masurilor propuse va duce la realizarea obiectivelor stabilite.

7. Concluzii

Prin restructurare strategica se stabilesc ansamblul obiectivelor majore si principalele modalitati de realizare a acestora, impreuna cu resursele alocate, in vederea avantajului competitiv potrivit misiunii firmei.

Odata situatia firmei prezenta sub toate aspectele in analiza SWOT, cunoasterea obiectivelor dorite a fi atinse si a masurilor necesare pentru aceastea, raman de stabilit tacticile ce vor fi adoptate pentru masurile prezentate si implementarea programului de restructurare.

Bibliografie

BACANU B, 2006, Practici de management strategic: metode si studii de caz, Ed.Polirom, Iasi;

CIOBANU I., CIULU R., 2005, Strategiile competitive ale firmei, Ed. Polirom, Iasi;

SASU C., 2001, Initierea si dezvoltarea afacerilor, Ed. Polirom, Iasi;

URSU D., , 2005, Managementul resurselor umane, Ed. Dacia, Cluj -Napoca;

CAPRARESCU G., 2005, Managementul Strategic al firmei de comert si turism, Ed. Rosetti;

MANIOV V., 2005, Analiza strategica si restructurarea firmei, Ed. Augusta, Artpress, Timisoara