Conceptul de structura organizatorica

Conceptul de structura organizatorica

1.1 Structura organizatorica

Este ansamblul persoanelor, al subdiviziunilor organizatorice si al relatiilor dintre acestea astfel constituie incat sa asigure premisele organizatorice adecvate realizarii obiectivelor prestabilite. Structura organizatorica reprezinta expresia organizarii formale a intrprinderii.

Structura organizatorica poate fi considerata drept scheletul firmei si cuprinde doua parti:

a) structura de conducere sau functionala

b) structura de productie sau operationala In cadrul acestor parti se regasesc componentele primare ale structurii organizatorice si anume: postul, functia, compartimentul , relatiile organizatorice, ponderea ierarhica, nivelul ierarhic.

1.2 Elemente de baza ale structueii organizarorice

Functia- reprezinta ansamblul sarcinilor care-i revine in mod organizat si permanent unui salariat pe un anumit loc de munca, este cea mai mica subdiviziune organizatorica a intreprinderii. Pentru delimitarea functiilor fiecare domeniu de activitate trebuie divizat in sarcini de munca si gruparea lor pe functii potrivit naturii, gradului de complexitate si interdependenta dintre ele. Sarcina este cea mai mica unitate de munca individuala.

O.F.P judicios conceputa se caracterizeaza prin omogenitatea sarcinilor ce le cuprinde si prin interdependenta dintre acestea. Din punct de vedere organizatoric functia este definita prin competentele, autoritatea si responsabilitatea conferite salariatului ce o realizeaza si care trebuie sa fie exprimate prin denumirea functiei.

Prin competenta se intelege capacitatea individuala sau colectiva de a indeplini anumite sarcini dintr-un domeniu definit de munca si presupune un volum de cunostinte de specialitate si o serie de aptitudini specifice.

Autoritatea se poate defini ca fiind dreptul incredintat unei persoane de a lua decizii, de a da dispozitii si de a controla realizarea acestora.

Responsabilitatea se poate defini ca fiind totalitatea obligatiilor ce trebuie indeplinite, obligatii ce pot fi incredintate printr-o reglementare sau de catre seful direct.

Analizand competentele, autoritatea si responsabilitatile unei functii acestea se pot imparti in doua categorii ;

-functii de executie

- functii de conducere.

Prin functie de executie se intelege acea functie caracterizata prin sfera limitata a competentelor care se limiteaza la executarea de lucrari sau rezolvarea de probleme si nu presupune coordonarea activitatii altor persoane.

Functia de conducere se caracterizeaza prin stabilirea de competente si responsabilitati din domenii mai largi de activitate presupunind cu necesitate coordonarea activitatii unui numar de persoane, a unui colectiv.

Functiei de conducere ii sunt sunt specifice atributiile de previziune, organizare, coordonare, comanda si control.

Postul-reprezinta totalitatea sarcinilor, competentelo si respnsabilitatilor ce revin permanent si in mod organizat unui salariat pentru realizarea obiectivelor sale profesinale.In mod practic, numarul posturilor este egal cu numarul locurilor de munca. Deoarece postul reprezinta cea mai simpla subdiviziune organizatorica aintreprinderii, este necesar sa cunoastem detaliat continutul sau: sarcinile, competentele, responsabilitatile, si obiectivele individuale

Obiectivele postului exprima rolul ce revine titularului unui post in realizarea obiectivelor de ansamblu ale intrprinderii si reprezinta definirea calitativa si cantitativa a scopurilor avute in vedere prin crearea lui.

Sarcinile sunt procese de munca simple sau componente de baza ale unor procese de munca complexe, care se efectueaza de catre o singura persoana.

Competentele se concretizeaza in libertatea decizionala a titularului unui post si sunt reprezentate de mijloacele pe care acesta le poate folosi pentru indeplinirea sarcinilor care ii revin. Precizam faptul ca, in fata autoritatii formale, titularii posturilor trebuie sa aiba si competente sau autoritate profesionala.

Responsabilitatile sunt reprezentate de obligatiile de aindeplini sarcinile ce deriva din obiectivele fiecarui post. Ele se concretizeaza in atitudinile si raspandirea (materiala, penala, juridica) a titularului postului fata de modul de realizare a obiectivelor.

Fisa pstului:

Fisa postului poate fi descrisa pe scurt ca fiind descrierea posturilor,sarcinilor de munca. In structurarea fiecarei fise a postului, managerii de resurse umane trebuie sa faca analize de munca orientate catre fisa postului, scopul fiind, nu cel al unei birocratii inutile, ci cel al unui management al calitatii al intregii firme.

Fisa postului ar trebui sa contina date minime despre:
- denumirea postului de munca; 
- integrarea in structura organizatorica; 
- responsabilitati;
- sarcini;
- activitati si actiuni specifice postului de munca; 
- competentele postului de munca;
- contextul muncii;
- pregatirea necesara postului de munca;
- salariul si conditiile de promovare.

Denumirea postului de munca este luata din nomenomenclatorul national al profesiilor, pozitia postului de munca este preluata sub forma unei cifre din Clasificarea Ocupatiilor din Romania (COR). De asemenea se pot trece si obiectivele principale ale postului de munca, insa acestea se trec punctual fara prea multe detalieri.
Integrarea in structura organizatorica se refera la prezentarea ierarhiilor in cadrul organizatiei, pozitiile de subordonare, de corodonare pe care le detine angajatul in relatie cu ceilalti angajati ai firmei.

In cadrul responsabilitatilor sunt specificate obligatiile, indatoririle ce revin angajatului fata de oameni, materiale, bani, unelte, echipamente etc. Responsabilitatile trebuie sa fie redactate clar, pe puncte, pentru ca angajatul sa le inteleaga cat mai bine. Spre exemplu, in fisa postului de manager, la sectiunea responsabilitatilor se vor regasi verbe precum: planifica, dirijeaza, decide, implementeaza, realizeaza, asigura, stabileste.
Competentele de munca sunt de fapt partea cea mai importanta din fisa postului. Ele sunt de fapt performantele solicitate detinatorului postului de munca. Spre exemplu, pentru postul de secretar, competentele ar fi: sa stie sa lucreze cu un anumit soft la un anumit nivel de performanta, sa vorbeasca o limba straina sau mai multe etc.

Contextul muncii poate influenta activitatea fiecarui angajat. Se refera, in mare, la conditiile de mediu si conditiile fizice ale muncii care pot influenta sanatatea si starea de confort a angajatilor. Tot in contextul muncii sunt integrate si relatiile interpersonale din cadrul organizatiei. Daca angajatul trebuie sa lucreze in echipa sau are de-a face cu diferite alte persoane, se va specifica natura acestor relatii.
Pregatirea necesara postului de munca este o preconditie a angajarii. Insa aici ar trebui sa existe sugestii despre cursurile pe care angajatul ar trebuie sa le urmeze pentru perfectionare. In fisa postului ar trebui sa existe referiri la salariul minim si cel maxim pe care angajatul il poate primi pentru postul pe care il ocupa. Deasemenea, trebuie prezentata si o schema de promovare.
Este de retinut ca fisa postului nu este adresata exclusiv unui angajat ce ocupa un anumit post de munca, ea este in fapt o descriere a sarcinilor care revin oricarei persoane care va ocupa un anumit post de munca. Ea se semneaza insa de fiecare angajat in parte, de directorul organizatiei si este posibil sa fie semnata si de catre directorul departamentului de resurse umane.

Ponderea ierarhica se defineste prin numarul de personae condus in mod direct de catre un manager. Deoarece, pe de o alta parte, activitatea de coordonare presupune stabilirea unor relati intre manager si subordonati, pe baza carora se stabilesc actiunile de realizat, iar, pe de alta parte, capacitatea oamenilor de a receptiona, de a prelucra si de a interpreta informatiile intr-un interval de timp dat are un character limitat, rezulta ca eficienta activitatii de conducere este direct inflentata de stabilirea unor ponderiierarhice optime. Marimea ponderi ierarhice pentru un manager se stabileste in functie de o serie de factori cum ar fi:

- natura activitatii colectivului subordont;

- gradul de indempendenta a sarcinilor ce revin executantilor;

- nivelul de pregatire si capacitatea organizatorica a managerilor si subordonatilor

- dispersia teritoriala a posturilor ce intra in subordinea managerului.

Compartimentul reprezinta o grupare de personae care realizeaza activitati omogene sau complementare, contribuie la realizarea acelorasi obiective si sunt subordonate aceluias manager.

Tinand cont de acesti factori, se apreciaza ca ponderea ierarhica optima a managerilor de la nivelurile ierarhica superioare este de 4-8 subalterni, iar la nivelurile de baza acesta creste, in raport cu particularitatile activitatilor respective, pana la 20-30 de muncitori pentru un sef de echipa. Persoanele care formeaza compartimentul se grupeaza in functie de structura activitatilor de indeplinit in cadrul unui amplasament bine determinat. Astfel in intreprindere, compartimentele pot lua forma unor birouri,servicii,sectii,ateliere,etc.

Biroul se constituie pentru activitati omogene,de regula, ce reclama o organizare distincta atunci cand volumul de munca necesita un numar de minimum cinci personae.

Serviciul se organizeaza pentru realizarea unor activitati omogene cu un volum mare de munca sau pentru activitati complementare care necesita o conducere unitara, atunci cand volumul de activitate solicitata de regula minimum opt persoan. Daca serviciul necesita peste zece personae atuci se pot organiza birouri in componenta sa.

Sectia reprezinta o unitate determinate sub aspect administrative, in cadrul caruia se executa fie un produs sau o parte a acestui, fie o parte a procesului tehnologic.Pentru constituirea unei secti trebuie ca volumul de munca sa necesite un anumit numar de ateliere de productie sau formatii de lucru.

Locul de munca reprezinta o anumita suprafata de productie, inzestrand cu mijloace de munca si organizata pentru realizarea unei operatii sau lucraride catre un muncitor sau un grup de mucitor, in conditii de munca precizate.

Compartimentele se clasifica dupa diferite crterii, astfel:

A. In functie de obiectivele atribute, compartimentele sunt:

-Compartimente operationale, caracterizate prin faptul ca in cadrul lor se fabrica produsa sau parti ale produselor (sectii de productie) si se furnizeaza serviciipentru produse fabricate (aprovizionare, desfacere, transport, depozitare)

-Copartimente functionale, caracterizate prin faptul ca pregatesc deciziile conducerii intreprinderii si acorda asistenta de specialitate (tehnica, manageriala, economica, financiara,organizatorica) tuturor compartimentelor intreprinderii.

B. In functie de structura interna si de modul de distribuire a competitiei ierarhice, se intalnesc:

-Compartimente de baza, care reprezinta o grupare simpla de persoane, asupra carora isi exercita autoritatea numai seful respective, subaltrnii avand in exclusivitate sarcini de executie.

-Compartimente de ansamblu, ce reprezinta o grupare de personae din care o poare fi subordonata direct sefului de compartiment, iar o alta parte indirect, prin intermediul sefului unui compartiment de baza

C. Dupa natura competentelor, compartimentele se impart in:

-Compartimente ierarhice in cadrul carora managerii acestora dispun de autoritate ierarhica asupra managerilor compartimentelor situate pe otreapta inferioara si astfel au dreptul sad ea ordine, dispozitii sis a fie informati in legatura cu modul in care se transpun in practica dispozitiile date.

-Compartimente functionale in cadrul carora managerii acestora dispun de autoritate functionala in raport cu alte compartimente, avand astfel posibilitatea de ada indrumari, insructiuni etc. in domenil in care sunt specilizati;

-Compartimente de stat major in care au rolul de a acorda asistenta de specialitate conducerii unitatii, elaborand studii, analize, informari care sa ajute la pregatirea deciziilor (compartimentul de marketing). In functie de importanta si volumul de munca aferent, compartimentele se mai pot clasifica in directii, servicii, birouri, colective.

Nivelul ierahic-este reprezentat de totalitatea subdiviziunilor organizatorice situate la aceeasi distanta ierarhica fata de proprietarul intreprinderii.

Fiecarui nivel ierarhic ii sunt specifice o anumita competenta si o anumita responsabilitate necesara indaplinirii corespuzatoare a sarcinilor. Totalitatea treptelor ierarhice si legaturilor structurale dintre compartimentele de munca aflate pe diferite niveluri ierarhice formeaza piramida ierarhica. Orice piramida ierarhica se caracterizeaza prin doua elementa: inaltimea si baza.

Inaltimea piramidei ierarhice defineste numarul de niveluri ierarhice ale structurii organizatorice, iar marimea bazei sale este influentata direct de numarul compartimentelor din intreprindere. Marimea intreprinderii ierarhice depinde de o serie de factori, si anume: marime intreprinderii, numarul compartimentelor.In raport cu acesti factori, piramida ierahica poate avea un numar mai mare sau mai mic de niveluri ierarhice. Piramida ierarhica inalta este specificata in general intreprinderilor mari, in timp ce intreprinderile mijlocii si mici au o piramida aplatizata.

Relatiile organizatorice reprezinta relatiile structurale ce se stabilesc intre diferite subdiviziuni organizatorice datorita necesitatii unui schimb permanent de informatii. Datorita marii varietatii organizatorice,se impun clasificarea acestora dupa diferite criteri.

A. Din punct de vedere juridic, relatiile pot fi:

-relatii formale:

-relatii informale:

Relatiile formale sunt stabilite sunt stabilite prin regulamentul de organizare si functionare al intreprinderii.

Relatiile informale nu sunt prevazute in regulamente sau alte acte normative si se stabilesc datorita unor criterii subiective intre persoanele care lucreaza intr-o intreprindere. Cunoasterea acestor tipuri de relatii poate contribui la cresterea eficientei procesului de conducere, deoarece ele apar ca urmare a unor necesitati reale.

B. Dupa continutul informatiilor transmise, relatiile compartimente pot fi:

-relatii de autoritate(ierarhice, functionale, de stat major)

-relatii de cooperare

-relatii de reprezentare

-relatii de control

Relatiile ierarhice se stabilesc intre doua compartimente si decurg din delegarea den competente pe care un compartiment le are fata de celalalt, vaceste legaturi sunt concretizate in dispozitii, hotarari, decizii etc. din parte managerilor compartimentelor ierarhice si raspunsurilor din parte amanagerilor compartimentelor subordonate. In virtutea acestora, intreprinderea poate fi reprezentata sub forma unei piramide.

Relatiile functionale se stabilesc intre doua compartimente intre care exista autoritate functionala,acestea asigurand coordonarea unitara a activitatii de ansamblu aceste legaturi sunt complementare celor ierarhice.

Relatiile de stat major apar atunci cand unor personae sau grupuri li se incredinteza de catre managementul intreprinderii sarcina solutionarii unor probleme care afecteza obiectivele unuia sau mai multor compartimente. Prin urmare, aceste personae nu actioneaza ca urmare a posturilor pe care le au, ci in calitate de reprezentanti ai conducerii intreprinderii, care, din anumite ratiuni, nu intervine direct.

Relatiile de cooperare nu sunt reglementate in mod formal, au un caracter facultative si se manifesta in general intre posturile situate pe acelasi nivel ierarhic, care insa care apartin unor compartimente diferite.Aceste relatii apar cu scopul unei informari suplimentare in vederea clasificarii unor probleme ce apar in activitatea curenta.

Relatiile de reprezentare se stabilesc intre compartimente si personae dupa niveluri ierarhice diferite si reprezentantii altor intreprinderi sau organizatii, ele avand rolul de a contribui la fundamentarea si luarea operativa a unor decizii de conducere.

Relatiile de control apar si functioneaza intre compartimentele specializate care au ca atributii efectuarea controlului (financiar, ethnic de calitate) si celelalte compartimente ale intreprinderii.