Metode ale costului Metode bazate Cost prestabilit NIFO Pret de

mediu ponderat (CMP) pe epuizarea stocurilor (standard) vanzare

CMUP_t CMUP_ui FIFO LIFO

Fig. nr. 3. Metode de evaluare a stocurilor la iesirea din patrimoniu

IAS 2 "Stocuri" accepta ca tratament contabil de baza pentru evaluarea iesirilor de stoc, metoda FIFO (primul intrat-primul iesit) sau metoda costului mediu ponderat, iar ca tratament contabil alternativ, metoda LIFO (ultimul intrat-primul iesit)

Potrivit reglementarilor contabile romanesti, "la iesirea din patrimoniu bunurile materiale se evalueaza si se inregistreaza in contabilitate prin aplicarea metodei "costului mediu ponderat"(C.M.P.), metodei "primei intrari - primei iesiri" (F.I.F.O.) sau a metodei "ultimei intrari - primei iesiri" (L.I.F.O.), dar se mai poate face si la "preturi standard "."

1. Metoda "costului mediu ponderat" (C.M.P.)

Costul unitar mediu ponderat se calculeaza fie dupa fiecare intrare, fie lunar, ca raport intre valoarea totala a stocului initial plus valoarea intrarilor si cantitatea existenta in stocul initial plus cantitatile intrate:

Metoda costului mediu ponderat poate fi aplicata in 2 variante:

a)      metoda costului mediu unitar ponderat calculat la sfarsitul perioadei (C.M.U.Pt.),

b)      metoda costului mediu unitar ponderat calculat dupa fiecare intrare in stoc (C.M.U.Pm.)

Metoda "Primei intrari - primei iesiri", (F.I.F.O. ) First - In, First Out

Potrivit acestei metode, bunurile iesite din gestiune se evalueaza la costul de achizitie (sau de productie) al primei intrari (lot). Pe masura epuizarii lotului, bunurile iesite din gestiune se evalueaza la costul de achizitie sau de productie al lotului urmator, in ordinea cronologica. Metoda prezinta dezavantajul ca in perioadele de inflatie apare un profit brut mai mare decat cel real si deci unitatea va plati un impozit pe profit mai mare.

3. Metoda "Ultimei intrari - primei iesiri", (L.I.F.O.) Last - In, First -Aut

Potrivit acestei metode, bunurile iesite din gestiune se evalueaza la costul de achizitie (sau de productie) al ultimei intrari (lot). Pe masura epuizarii lotului, bunurile iesite din gestiune se evalueaza la costul de achizitie (sau de productie) al lotului anterior, in ordinea cronologica. Ca dezavantaj al metodei se mentioneaza faptul ca in perioada de inflatie are loc micsorarea profitului.

4. Metoda "Costului sau pretului standard (prestabilit)"

Evaluarea si inregistrarea in contabilitate a produselor si altor bunuri de natura stocurilor se poate face si la costul (preturi) standard pe baza preturilor medii ale bunuri respective, denumite preturi de inregistrare, cu conditia evidentierii distincte a diferentelor de pret fata de costul de achizitie sau costul de productie, dupa caz " diferentele de pret ce se stabilesc la intrarea bunurilor in patrimoniu, se repartizeaza si se inregistreaza proportional, atat asupra bunurilor iesite, cat si asupra bunurilor ramase in stoc" . Costul standard, folosit pentru inregistrarea in contabilitate a bunurilor de natura stocurilor, este necesar sa fie actualizat periodic, de regula cel putin o data pe an, in functie de evolutia preturilor si de alti factori.

Repartizarea diferentelor de pret asupra bunurilor iesite si asupra stocurilor se efectueaza cu ajutorul unui coeficient care se calculeaza astfel:

Coeficient de repartizare (Soldul initial al diferentelor de pret + Diferentele de pret aferente intrarilor in

cursul perioadei cumulat de la inceputul anului) / (Soldul initial al stocurilor la

pret de inregistrare + Valoarea intrarilor in cursul perioadei la pret de

inregistrare cumulat de la inceputul anului).

Acest coeficient de repartizare se inmulteste cu valoarea bunurilor iesite din gestiune la pret de inregistrare, iar suma rezultata se inregistreaza in conturile corespunzatoare in care au fost inregistrate bunurile iesite. La finele perioadei, soldurile conturilor de diferente se cumuleaza cu soldurile conturilor de stocuri, la pret de inregistrare, astfel incat aceste conturi sa reflecte valoarea stocurilor la costul de achizitie, respectiv de productie, dupa caz.

Toate metodele de evaluare a elementelor de stocuri prezentate anterior au acelasi obiectiv: evaluarea iesirilor de stocuri. Nici una dintre acestea nu este "perfecta", valoarea stocului final modificandu-se de fiecare data, ceea ce determina si o variatie a rezultatului obtinut. Rezultatul exercitiului nu depinde numai de performantele economice si financiare ale unitatii patrimoniale, ci si de optiunile sale metodologice pe linie de evaluare a stocurilor la iesirea din patrimoniu si anume:

• variantele metodei epuizarii succesive a stocurilor (F.I.F.O. si L.I.F.O.) sunt complexe si implica necesitatea cunoasteri permanente a compozitiei stocului de bunuri materiale;
• metodele de evaluare analizate sunt excelente din punct de vedere principial, insa este deosebit de important de a sti pana la ce punct pot prezenta date exacte.
• Metodele F.I.F.O. si L.I.F.O. dau rezultate extreme, prima ajungand la stocul final cu valoarea cea mai ridicata, iar a doua la valoarea cea mai scazuta;
• in cazul variantei metodei C.M.P. evaluarile se situeaza ca marime intre valorile  date de celelalte doua metode (L.I.F.O. si L.I.F.O.).

Daca costurile sunt in scadere, prin aplicarea metodei F.I.F.O. iesirile sunt evaluate la costurile cele mai ridicate, stocurile finale la costurile cele mai scazute, iar profitul este minimal. Daca se aplica metoda L.I.F.O. efectele sunt opuse, adica iesirile sunt evaluate la costurile cele mai scazute, stocurile finale la costurile cele mai ridicate, iar profitul este majorat.

5. Metoda "Costului de inlocuire" sau "Urmatorul intrat - primul iesit",

(N.I.F.O.) Next-In, First-Out

Potrivit acestei metode iesirile din gestiune se evalueaza la costul ultimei intrari (eventual la costul estimat al urmatoarei intrari) sau al ultimului lot produs (eventual la costul estimat al urmatorului lot ce se va fabrica). Iesirile sunt estimate la valoarea de inlocuire si este, deci, necesar pentru a nu se obtine un sold negativ, sa se reevalueze stocul final. Stocul necesar (stock-outil) este deci reevaluat permanent (diferenta din reevaluare fiind neutralizata).

6. Metoda " Pretului de vanzare".

Potrivit acestei metode bunurile iesite din stoc, precum si intrarile, sunt evaluate sistematic la pret de vanzare. Aceasta metoda poate fi utilizata atunci cand se urmareste simplificarea evidentei operative si analitice a gestiunii de bunuri destinate vanzarii.

Din analiza acestor metode se degaja ideea ca unitatile patrimoniale dispun de o anumita flexibilitate pentru evaluarea stocurilor si indirect a rezultatului exercitiului.

Valoarea productiei in curs de exercitiu se determina fie prin inventarierea productiei neterminate la finele perioadei, prin metode tehnice de constatare a stadiului sau a gradului de efectuare a operatiilor tehnologice, fie prin metoda contabila, potrivit careia valoarea productiei in curs de executie este egala cu diferenta dintre totalul cheltuielilor de productie si costul efectiv al productiei obtinute. in cazul folosirii metodei contabile, pentru determinarea productiei in curs este obligatorie inventarierea acesteia la finele exercitiului.

Reevaluarea stocurilor si a productiei in curs de executie se efectueaza numai in baza unei dispozitii legale prevazute in acest scop. in aceste cazuri valoarea de intrare a elementelor patrimoniale se modifica, aceasta fiind inlocuita cu valoarea lor contabila.

Trebuie subliniat faptul ca potrivit reglementarilor contabile in vigoare metoda aleasa trebuie aplicata cu consecventa pentru elemente similare de natura stocurilor si activelor fungicibile de la un exercitiu financiar la altul. Daca, in situatii exceptionale, administratorii decid sa schimbe metoda pentru un anumit element de stoc sau alte active fungicibile, in notele explicative trebuie sa prezinte urmatoarele informatii:

motivul schimbarii metodei si

efectele asupra rezultatului.

O persoana juridica trebuie sa utilizeze aceleasi metode de determinare a costului pentru toate stocurile care au natura si utilizare similare. Pentru stocurile cu natura si utilizare diferita, folosirea unor metode diferite de calcul a costului poate fi justificata.

2 5. ORGANIZAREA GESTIUNII SI INVENTARIERII STOCURILOR

In cadrul fiecarei unitati, salariatii desfasoara activitati dintre cele mai diverse, avand specializari, niveluri de calificare si atributii de serviciu diferite, astfel incat raspunderea lor fata de patrimoniul unitatii este fragmentata si distribuita in mod neuniform. Aceste lucruri au impus desemnarea anumitor persoane care sa se ocupe exclusiv sau aproape exclusiv cu gestionarea valorilor materiale si banesti. Persoanele cu functii gestionare au un regim distinct, deosebindu-se de restul personalului atat prin natura activitatii pe care o desfasoara, cat si prin prisma conditiilor legale ce trebuie indeplinite pentru incadrarea, trecerea sau mentinerea lor in functie.

In Romania activitatea gestionara este reglementata juridic prin Legea nr. 22/1969 (cu rectificarile ulterioare), H. G. 2230/1969 (pentru gestiunile materiale) si Regulamentul operatiunilor de casa elaborat de B. N. R. (pentru gestiunile banesti).

Calitatea de gestionar este legata nemijlocit de existenta unor gestiuni.

Desi nu legea defineste explicit notiunea de gestiune, din contextul ei se desprind doua acceptiuni: una economica si alta juridica.

In acceptiunea ei economica, gestiunea reprezinta totalitatea valorilor materiale sau banesti incredintate unei persoane care are obligatia punerii, pastrarii si eliberarii lor in conformitate cu sarcinile unitatii in care functioneaza si cu legislatia economica in vigoare. Din acest punct de vedere, gestiunea este un compartiment specializat, o subdiviziune a unitatii. In teoria si practica economica intalnim si o acceptiune juridica a notiunii de gestiune, conform careia "aceasta reprezinta totalitatea operatiunilor de primire, pastrare si eliberare a bunurilor materiale sau a valorilor banesti indeplinite de angajatul unei organizatii in cadrul atributiilor sale de serviciu" .

Gestiunile pot fi de bunuri, banesti sau mixte, cu evidenta cantitativa sau cu evidenta valorica, individuale sau colective. Pot reprezenta gestiuni independente depozitele, magaziile, silozurile, turmele de animale, magazinele de marfuri sau raioanele acestora, chioscurile si tonetele, numerarul si imprimatele, operele de arta si obiectele pretioase, inventarul unitatilor de diverse tipuri sau subunitatile acestora.

In cadrul unitatilor patrimoniale organizarea sistemului de gestiune este influentata de mai multi factori, intre care locul principal il ocupa volumul mijloacelor administrate si frecventa operatiunilor de predare-primire, natura si destinatia bunurilor, dispersarea teritoriala a subunitatilor de productie etc.

La intreprinderile si institutiile mici se organizeaza de regula o gestiune de mijloace banesti si o singura gestiune pentru toate bunurile corporale. In schimb, la unitatile economice mari, se infiinteaza gestiuni specializate pentru materii prime, materiale, piese de schimb, carburanti, semifabricate, produse finite etc. Mai mult decat atat pentru aceeasi categorie de bunuri se pot organiza mai multe gestiuni sub forma unor depozite centrale si sub forma unor magazii, la nivelul sectiilor de productie, subunitatilor cu sediu distinct sau filialelor.

In toate cazurile, numarul si natura gestiunilor se stabileste prin organigrama (la intreprinderile si organizatiile economice) sau prin statutul de functiuni (la institutiile publice).

Conducerile unitatilor patrimoniale au obligatia sa precizeze pentru fiecare gestiune in parte denumirea sau numarul de ordine (nominalizarea gestiunii), obiectul acesteia (respectiv natura bunurilor), gestionarul sau gestionarii (adica persoanele care raspund de administrarea bunurilor respective).

Conducerea unitatilor patrimoniale in vederea desfasurarii normale a activitatii gestionare trebuie sa stabileasca si alte elemente cum sunt: data infiintarii gestiunilor, persoanele care au dreptul sa dispuna eliberarea bunurilor din gestiune, lista normelor de stoc si altele.

In baza prevederilor articolului 83, aliniatul 1, litera b din Legea nr. 5/1978, atat gestiunile complexe cat si cele simple se infiinteaza prin decizia directorului sau directorului general dupa caz, pe baza hotararii Consiliului de Administratie.

Gestionarii sunt acele persoane ale caror contracte de munca prevad ca atributie principala de serviciu primirea, pastrarea si eliberarea de bunuri (valori materiale si mijloace banesti).

In cazul acestor persoane, ocuparea functiei de gestionar presupune indeplinirea unor conditii legale cum sunt cele referitoare la varsta, studii, stagiu sau cele care privesc conduita juridica si profesionala.

Astfel, Legea 22/1969 stabileste ca regula generala ca un gestionar trebuie sa aiba varsta de 21 de ani impliniti, sa fi absolvit scoala generala sau o scoala echivalenta, sa aiba cunostintele necesare pentru administrarea bunurilor incredintate. De asemenea, legea impune cunoasterea antecedentelor juridice si profesionale, pentru care unitatile trebuie sa obtina de la organele de politie certificatul de cazier judiciar si de la vechiul loc de munca o dovada din care sa rezulte daca a produs pagube, natura acestora si modul de recuperare. Aceasta regula nu este aplicabila in toate cazurile particulare; in functie de complexitatea gestiunilor, de natura si valoarea bunurilor, precum si de nivelul cunostintelor necesare pentru gestionarea lor, legea stabileste o suita de exceptii.

In cazul particular al gestiunii colective, incadrarea unui nou gestionar nu se poate face fara avizul scris al celorlalti co-gestionari. De asemenea, incadrarea, trecerea sau mentinerea in functie a gestionarilor mai este conditionata de evitarea unor incompatibilitati de functie, respectiv cu cea de conducator de unitate, de evidenta si de control, precum si de constituirea garantiilor materiale, acestea din urma ca masura asiguratorie pentru acoperirea eventualelor prejudicii pe care le-ar putea provoca gestionarul si care sunt de doua feluri: garantii banesti si garantii suplimentare. Garantia in numerar este obligatorie pentru toti gestionarii si se constituie fie prin depunerea unei sume de bani, fie prin retinerea acesteia in rate lunare de 1/10 din retributia tarifara, cuantumul acesteia fiind de minim una si de maximum trei remuneratii de baza lunare, fara a putea depasi valoarea bunurilor gestionate.

Garantia suplimentara se constituie numai pentru anumite categorii de gestiuni si gestionari, putand imbraca mai multe forme si avand la baza contracte de garantie in forma autentica sau conventionale.

In cazul particular al societatilor comerciale, in afara de gestionari mai constituie garantii administratorii (valoarea a 10 actiuni sau dublul remuneratiei lunare) si cenzorii (o treime din garantiile administratorilor).

Organizarea inventarierii stocurilor

In esenta ei, inventarierea propriu-zisa consta in identificarea exacta a elementelor patrimoniale, stabilirea stocurilor faptice sau a soldurilor valorice si inscrierea lor in documente oficiale.

"Inventarierea poate fi definita ca ansamblul de operatii interdependente prin care se stabilesc in urma numararii, masurarii, cantaririi, etc. sau - atunci cand aceste determinari nu se pot face in mod nemijlocit - se apreciaza pe baza de documente doveditoare, prin punctaje, marimea avuta in momentul respectiv de categoria de mijloace si de resurse supusa acestui demers" .

Ca regula generala, inventarierea se efectueaza la locurile de depozitare, de pastrare sau de folosinta a bunurilor sau a valorilor si in prezenta gestionarului care raspunde de integritatea lor. Subliniem inca o data faptul ca, desi nu face parte din comisia de inventariere, prezenta gestionarului la lucrarile acesteia este obligatorie. Daca din motive intemeiate gestionarul nu poate participa la inventariere, el poate delega un reprezentant al sau care sa il inlocuiasca. In caz contrar, inventarierea se va efectua in prezenta unui delegat neutru sau a unei comisii numita prin decizia conducatorului unitatii, care au sarcina expresa sa-l reprezinte pe gestionar.

In cazul stocurilor, stabilirea stocurilor faptice se realizeaza prin numarare, cantarire, masurare sau cubare, dupa caz.

Ca principiu, inventarierea patrimoniului se face pe gestiuni, pe locuri de depozitare, pe categorii de bunuri si in functie de regimul juridic al acestuia. Bunurile inventariate se inscriu imediat in listele de inventariere. Comisia are obligatia sa controleze toate locurile in care pot exista bunuri supuse inventarierii. In legatura cu intocmirea listelor de inventariere sunt necesare cateva precizari.

In primul rand, se intocmesc liste de inventariere pentru bunurile si valorile apartinand unitatii patrimoniale si care sunt in perfecta stare calitativa. Pentru bunurile deteriorate (total sau partial), depreciate sau inutilizabile, pentru cele fara miscare sau greu vandabile, pentru comenzile in curs, abandonate sau sistate, precum si pentru creantele si obligatiile incerte ori in litigiu se intocmesc liste de inventariere separate, in vederea evaluarii lor dupa alte norme decat cele aplicabile in mod curent.

De asemenea, se intocmesc liste de inventariere separate pentru bunurile apartinand altor unitati patrimoniale, cum sunt cele inchiriate, in leasing, in custodie, primite spre prelucrare ori pentru vanzari in consignatie.

Dupa cum am vazut mai sus, inventarierea faptica a patrimoniului din unitati se materializeaza prin inscrierea valorilor inventariate in documente oficiale, cum sunt listele de inventariere. Acestea se completeaza cu cerneala sau cu pix, fara spatii libere si fara stersaturi sau modificari, in urma verificarii efective a existentei fizice a fiecarui bun inventariat.

"In conditiile actualului sistem contabil romanesc, intemeiat pe principii unanim acceptate in intrega lume, pe reguli si metode ferme de evidenta, evaluare si calcul, se impune utilizarea unor modele diferite de liste de inventariere, care sa tina cont de toate obiectele inventarierii patrimoniului si de toate elementele ce trebuie determinate cu aceasta ocazie. Normele noastre metodologice recomanda utilizarea a cel putin 3 liste de inventariere, corespunzatoare celor 3 metode de evidenta a gestiunilor de stocuri: global-valorica, operativ-contabila si cantitativ-valorica" .

La gestiunile cu evidenta cantitativ-valorica lucrurile nu sunt foarte simple. In acest caz, contabilitatea tine o evidenta analitica foarte riguroasa, pe fiecare sortiment, atat din punct de vedere cantitativ, cat si valoric. Drept urmare, la inventarierea bunurilor din aceste gestiuni, pot fi intalnite patru situatii diferite, dupa cum urmeaza:

bunuri la care nu se inregistreaza diferente cantitative in plus sau in minus si nici deprecieri ale valorii lor;

bunuri la care se constata plusuri sau minusuri cantitative, dar care nu sunt afectate de aprecieri sau degradari;

bunuri la care nu se constata diferente cantitative in plus sau in minus, dar care sunt depreciate sau degradate (total sau partial);

bunuri la care se inregistreaza atat diferente cantitative in plus sau in minus, cat si deprecieri sau degradari care le afecteaza valoarea actuala.

Practic, pentru inventarierea propriu-zisa a gestiunilor cu evidenta cantitativ-valorica se utilizeaza mai intai listele de inventariere model simplificat (cod 14-3-12/b), care cuprind numai denumirea sau codul bunurilor si inventarul faptic (cantitatea inventariata). Modelul acestei liste este prezentat in figura de mai jos:  - model -

Unitatea.   Pag1. Gestiunea: . LISTA DE INVENTARIERE Data .

Fig. nr.7. Lista de inventariere cod 14-3-12/b

In primul caz, daca nu se constata diferente cantitative in plus ori in minus si nici deprecieri valorice ale bunurilor, inventarierea este practic incheiata. Documentul de baza al inventarierii ramane lista de inventariere model simplificat (cod 14-3-12/b).

In toate celelalte situatii, adica ori de cate ori apar diferente, indiferent de natura acestora, bunurile inventariate si inscrise initial in liste model simplificat se preiau in liste centralizatoare (cod 14-3-12) care sunt liste mult mai complexe, reprezentand in fapt documente de calcul si care cuprind atat elemente cantitative si valorice (din contabilitate si din inventar, cat si valoarea actuala si cea contabila a elementelor inventariate.

Pentru cea de a doua situatie (in care inventarierea constata la unele sortimente plusuri si minusuri cantitative, fara a constata insa si deprecieri valorice), respectivele sortimente se preiau din listele de inventariere model simplificat in listele centralizatoare in care se face calculul diferentelor cantitative si valorice in plus sau in minus si se completeaza numai coloanele 0-11. Astfel, lista de inventariere centralizatoare devine o situatie comparativa de gestiune care va folosi ulterior pentru efectuarea compensarilor intre minusurile si plusurile de inventar, pentru calcului eventualelor perisabilitati, iar in final, pentru inregistrarea plusurilor si imputarea lipsurilor efective.

In cea de a treia situatie, cand nu se constata diferente cantitative (in plus sau in minus), insa unele sortimente au suferit deprecieri calitative care determina comisia de inventariere sa atribuie respectivelor bunuri valori inferioare celor inregistrate in contabilitate, respectivele sortimente se preiau pe liste centralizatoare, unde se va inscrie valoarea contabila si cea de inventar, calculandu-se, pe baza lor, valoarea deprecierilor (coloanele 9-14 din formular). In functie de motivul deprecierii (al carui cod se mentioneaza in coloana 14) se va hotari care este regimul acestor deprecieri, respectiv daca sunt imputabile sau daca fac obiectul constituirii unor provizioane pentru deprecieri.

Cea de a patra situatie priveste sortimentele de bunuri la care se inregistreaza atat diferente cantitative (in plus sau in minus), cat si deprecieri ale stocurilor inventariate. Pentru aceste sortimente se utilizeaza intregul formular al listelor centralizatoare, astfel incat in coloanele 10-11 vom avea diferentele cantitativ-valorice, iar in coloanele 13-14 vom avea valoarea si motivele deprecierilor.

Bunurile constatate in plus se evalueaza si se inregistreaza in contabilitate la valoarea de utilitate a acestora, in functie de pretul pietei la data constatarii sau de costul de achizitie al bunurilor similare.

Rezultatele inventarierii vor trebui inregistrate in evidenta tehnico-operativa, dar si in contabilitatea societatii, in termen de cel mult cinci zile de la data terminarii operatiunilor de inventariere.

6. METODE DE ORGANIZARE A CONTABILITATII ANALITICE A STOCURILOR

Contabilitatea analitica a stocurilor trebuie organizata astfel incat sa permita urmarirea existentei si miscarii acestora cantitativ si valoric pe fiecare loc de depozitare in parte, pe feluri de materiale, precum si pe gestiuni.

Legea contabilitatii nr. 82/1991 prevede ca "contabilitatea valorilor materiale se tine cantitativ si valoric". Prin urmare, modul de organizare a contabilitatii analitice a stocurilor depinde de fiecare unitate patrimoniala, in functie de specificul activitatii si de necesitatile proprii ale acesteia.

"Organizarea contabilitatii interne a stocurilor presupune un ansamblu de activitati desfasurate de o unitate patrimoniala in vederea realizarii unui sistem informational eficient privind: tinerea evidentei tehnico-operative a diferitelor categorii de stocuri; stabilirea metodelor de evaluare si de contabilitate analitica a stocurilor; organizarea controlului prin inventarierea stocurilor; analiza eficientei activitatii desfasurate privind gestiunea interna si contabilitatea stocurilor."

Contabilitatea analitica este o evidenta completa, intrucat se foloseste atat etalonul banesc, cat si etalonul natural, spre deosebire de evidenta tehnico-operativa a depozitelor, care utilizeaza numai etalonul natural. Din acest motiv alegerea metodei sau procedeului de organizare a contabilitatii analitice este influentata de o serie de factori, cum ar fi: marimea, posibilitatile si necesitatile unitatii patrimoniale.

Potrivit reglementarilor contabile romanesti, in cazul folosirii inventarului permanent, contabilitatea analitica a stocurilor se poate organiza dupa una din urmatoarele metode, in functie de specificul activitatii si necesitatile proprii ale unitatii patrimoniale:

1. metoda operativ-contabila (pe solduri);
2. metoda cantitativ-valorica (pe fise de cont analitic);
3. metoda global-valorica;

Alegerea metodei sau a combinatiei acestora este o problema de optiune a conducerii unitatii, dar pentru societatile comerciale, ceea ce primeaza, este posibilitatea individualizarii perfecte a fiecarei gestiuni, ca si a determinarii stocului/soldului valoric supus controlului cu usurinta si in orice moment.

a) Metoda operativ-contabila (pe solduri) se poate aplica pentru contabilitatea analitica a materiilor prime, materialelor consumabile, obiectelor de inventar si a produselor. Ea consta in tinerea, la locul de depozitare, a evidentei cantitative a bunurilor materiale pe categorii, iar la contabilitate a evidentei valorice desfasurate pe gestiuni, iar in cadrul gestiunilor pe grupe sau subgrupe de bunuri, dupa caz.

Controlul exactitatii si concordantei inregistrarilor din evidenta depozitelor cu cele din contabilitate se asigura lunar, prin evaluarea stocurilor transcrise din fisele de magazie in Registrul stocurilor.

Fisele de magazie servesc pentru evidenta cantitativa pe feluri de bunuri la locul de depozitare, iar la contabilitate, pentru controlul operatiilor inregistrate de gestionar sau persoana desemnata, precum si pentru calculul valorilor bunurilor materiale existente in stoc la sfarsitul lunii, in scopul confruntarii cu datele din contabilitatea sintetica.

La magazie (depozit) fisele de magazie se tin in ordinea in care sunt inscrise bunurile in Registrul stocurilor. In aceste fise, cantitatile se inregistreaza zilnic de catre gestionar sau persoana desemnata, pe baza documentelor de intrare (factura, dispozitie de livrare, aviz de insotire a marfii, nota de receptie si constatare de diferente, etc.) si a documentelor de iesire (bon de consum - individual si colectiv, fisa limita de consum - individuala si colectiva, etc.), pozitie cu pozitie.

Documentele de intrare si iesire a bunurilor materiale raman la magazie (depozit), urmand a fi puse la dispozitia persoanei din compartimentul contabilitate desemnata pentru a tine evidenta bunurilor, care raspunde de verificarea documentelor si controlul operatiilor efectuate in fisele de magazie.

In cazul in care se considera necesar, preluarea documentelor privind miscarea bunurilor materiale se face pe baza Borderoului de predare a documentelor.

La contabilitate, documentele privind miscarea bunurilor se grupeaza pe magazie (depozite), surse de aprovizionare (de la furnizori, din prelucrare la terti, consum intern) si in cadrul acestora, pe conturi de stocuri sau subgrupe de bunuri, dupa caz.

Intrarile si iesirile de bunuri se inregistreaza in contabilitatea sintetica si analitica fie direct pe baza acestor documente, fie cu ajutorul situatiilor privind valorile materiale intrate sau iesite, intocmite zilnic sau la alte perioade stabilite de unitate, prin centralizarea datelor din documentele respective.

Aceste situatii pot fi sub forma fiselor centralizatoare a miscarilor valorice pe grupe de stocuri (in care inregistrarile se fac numai valoric: intrari, iesiri, sold), fie a unor fise centralizatoare (cantitative) a intrarilor si iesirilor de stocuri. Fisele de cont analitic pentru valori materiale utilizate in cadrul metodei cantitativ-valorice sunt, deci, suprimate de aceste fise centralizatoare.

Schematic, modul de aplicare a metodei operativ-contabile se prezinta astfel:

Fig. nr. 17. Metoda operativ-contabila (pe solduri)

Metoda operativ-contabila (pe solduri) este mai eficienta in practica decat celelalte metode de organizare a contabilitatii analitice a stocurilor, prezentand unele avantaje, dintre care mentionam:

Registrul stocurilor scuteste unitatile patrimoniale de a mai intocmi fisele conturilor analitice pe valorile materiale (care consuma mult timp pentru inregistrarea operatiunilor economico-financiare);

Registrul stocurilor intocmeste balantele analitice lunare de verificare care se intocmesc in conditiile aplicarii metodei cantitativ-valorice;

contribuie la apararea integritatilor valorilor din gestiune, prin urmarirea atenta de catre contabilitate, a operatiunilor inregistrate in fisele de magazie de la gestionar.

b) Metoda cantitativ - valorica (pe fise de conturi analitice), consta in tinerea evidentei cantitative pe categorii de bunuri materiale la locul de depozitare, iar in contabilitate a evidentei cantitativ-valorice.

Contabilitatea stocurilor se desfasoara pe gestiuni, iar in cadrul acestora pe categorii de bunuri. Controlul exactitatii si concordantei inregistrarilor din evidenta de la locurile de depozitare si din contabilitate se face prin punctajul periodic dintre cantitatile inregistrate in fisele de magazie si cele din fisele de cont analitic de la contabilitate.

Evidenta cantitativa a bunurilor se tine la magazie (depozit) cu ajutorul fiselor de magazie care se aranjeaza in ordinea fiselor de cont analitic de la contabilitate.

La contabilitate, documentele primare se inregistreaza in fisele de cont analitic pentru valori materiale si se stabilesc stocurile si soldurile, dupa ce in prealabil s-a verificat modul de emitere si completare a documentelor privind miscarea bunurilor, iar pe baza acestor documente se intocmesc Situatiile centralizatoarelor privind intrarile si iesirile de bunuri pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica.

Controlul inregistrarilor din contabilitatea analitica si cea sintetica a bunurilor materiale se asigura lunar cu ajutorul balantei analitice a valorilor materiale, pentru care este necesar sa se efectueze lunar controlul asupra concordantei inregistrarilor cantitative pe fisele de magazie cu cele din fisele de cont analitic pentru valorile materiale.

Schematic, modul de aplicare a metodei cantitativ-valorice se prezinta astfel:

Fig. nr.18. Metoda cantitativ-valorica (pe fise de conturi analitice)

Avantajele utilizarii metodei cantitativ-valorice (pe fise de conturi analitice) sunt simplitatea si posibilitatea de a furniza in orice moment date cu privire la existenta si miscarea bunurilor materiale, iar dezavantajul consta in volumul mare de munca, deoarece inregistrarea miscarilor cantitative se face atat in fisele de magazie, cat si in fisele de conturi analitice de la contabilitatea stocurilor .

c) Metoda global-valorica consta in tinerea evidentei bunurilor materiale numai valoric, atat la nivelul gestiunii, cat si in contabilitate. Controlul concordantei inregistrarilor din evidenta gestiunii cu cea din contabilitatea stocurilor se face periodic. Aceasta metoda se foloseste, in principiu, pentru evidenta marfurilor si ambalajelor aflate in unitatile de desfacere cu amanuntul si pentru alte bunuri, in cazul unitatilor care nu au dotarea tehnica corespunzatoare. Pe masura dotarii cu tehnica de calcul, unitatile vor trece la utilizarea metodei cantitativ-valorice.2

Potrivit acestei metode, la evidenta operativa a fiecarei gestiuni nu se intocmeste si inregistreaza miscarile de stocuri in fisa de magazie. Aceasta este inlocuita cu Raportul de gestiune (formular tipizat specific din activitatea de comert), in care zilnic sunt inregistrate valoric intrarile si iesirile pe baza documentelor justificative si se stabileste soldul la sfarsitul zilei.

Raportul de gestiune se intocmeste in doua exemplare, din care exemplarul 1, impreuna cu documentele justificative, este transmis la compartimentul de contabilitate. Aici se verifica legalitatea si realitatea documentelor inscrise in Raportul de gestiune, preturile, precum si evaluarea, astfel ca dupa ce se constata corecta si legala lor alcatuire se vizeaza si se inregistreaza in fisa de cont pentru operatii diverse, tinuta pentru fiecare gestiune in parte.

Soldurile valorice ale marfurilor si ambalajelor aflate in gestiune sau unitatile de desfacere cu amanuntul se verifica pe baza Raportului de gestiune predat de unitate (un exemplar) si cu ocazia inventarierilor. Grafic, metoda global-valorica se prezinta astfel:

Fig. nr. 19. Metoda global-valorica

Metoda global-valorica are o sfera de cuprindere mai redusa (se poate aplica numai la cazurile amintite mai sus), desi prezinta mai multe avantaje, dintre care cel mai semnificativ este eliminarea fiselor de cont analitic de la contabilitate, ceea ce are ca rezultat reducerea volumului de munca la acest compartiment.

La aceste metode se adauga si metode speciale de evidenta analitica a materialelor. Folosirea tehnicii moderne de calcul a impus metode noi de evidenta analitica a materialelor. Astfel, in cazul folosirii calculatoarelor electronice sunt adaptate metodele clasice prezentate mai sus la conditiile si performantele programelor de calcul, atat pentru evidenta operativa a depozitelor, cat si pentru contabilitatea analitica. Descrierea metodologiei de realizare a diferitelor metode clasice de contabilitate analitica a stocurilor poate folosi si la analizele pentru organizarea sistemului informational si elaborarea programelor informatice de contabilitate a stocurilor.

In practica economica cele trei metode nu se aplica intotdeauna in forme pure, cat si "combinatie" ale acestora in functie de scopul prioritar urmarit de agentul economic.

In concluzie, "problematica organizarii contabilitatii interne a stocurilor in concordanta cu datele din contabilitatea financiara are rolul de a raspunde la cerinte de mare importanta in economia unitatilor patrimoniale cum ar fi:

indeplinirea obligatiilor contractuale de aprovizionare si desfacere;

existenta in cantitati suficiente a sortimentelor de materiale necesare intretinerii continuitatii productiei sau a marfurilor solicitate de clienti;

depistarea imobilizarilor in stocuri fara miscare, cu miscare lenta, excedentare, nesolicitate de clienti, asezoniere, degradate sau cu termene de garantei expirate;

respectarea regulilor generale de consemnare in documente a intrarilor si iesirilor, de gestionare a elementelor patrimoniale; inventarierea periodica si controlul faptic a stocurilor, asigurandu-se astfel incadrarea intr-o disciplina economica strict necesara functionarii agentilor economici in conditii de rentabilitate si eficienta" .

1. SISTEMUL PURTATORILOR PRIMARI DE INFORMATII PRIVIND STOCURILE

Potrivit reglementarilor contabile romanesti, documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea stocurilor de materii prime si materiale, angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat ori inregistrat in contabilitate, dupa caz.

Inregistrarea operatiunilor in contabilitate se face cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor justificative dupa data de intocmire sau de intrare in unitate si sistematic in conturi sintetice si analitice, cu ajutorul registrului Jurnal si a Cartii Mari, potrivit planurilor de conturi si normelor emise in conditiile art.4 din Legea contabilitatii nr.82/1991.

Modelele registrelor de contabilitate, precum si formularele comune care se utilizeaza in activitatea financiara si contabila sunt prevazute in "Norme metodologice pentru intocmirea si utilizarea formularelor comune privind activitatea financiara si contabila si modelele acestora", lucrare elaborata de Ministerul Finantelor.

"Controlul asupra existentei si miscarii stocurilor se realizeaza prin intermediul purtatorilor primari de informatii care pot fi grupati, in primul rand, in functie de natura operatiei patrimoniale pe care o reflecta, in:"

A.   documente primare sau centralizatoare de evidenta a intrarilor de stocuri;

B.   documente contabile de evidenta a stocurilor;

C.   documente primare sau centralizatoare de evidenta a iesirilor de stocuri.

A.     Pentru intrarile de stocuri, principalele documente utilizate sunt:

Avizul de insotire a marfii (figura nr.9); se emite la livrarea stocurilor si serveste:

pentru eliberarea din magazie a produselor, marfurilor sau altor valori materiale destinate vanzarii, trimise pentru prelucrare la terti, in custodie sau spre pastrare;

ca document justificativ de scadere din gestiunea furnizorului;

ca document de insotire pe timpul transportului;

ca document de baza pentru inlocuirea facturii;

ca document de receptie si primire in gestiunea cumparatorului;

ca document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitatea furnizorului, cat si a cumparatorului.

Avizul de insotire a marfii se redacteaza in doua exemplare si circula de la furnizor la cumparator, astfel:

-exemplarul 1, in gestiunea furnizorului, este preluat de delegatul unitatii care face transportul sau al clientului, pentru a insoti bunurile pe timpul transportului;

-exemplarul 2, la compartimentul vanzari, pentru inregistrarea cantitatilor in evidenta privind executarea contractelor si apoi este transmis la compartimentul financiar -contabil pentru a fi atasat la factura si inregistrat.

Factura fiscala (figura nr.10); se intocmeste in momentul livrarii bunurilor, cu sau fara existenta avizului de insotire a marfii. Unitatile patrimoniale care pot intocmi factura in momentul livrarii nu vor mai emite avizul de insotire a marfii decat pentru bunurile trimise la terti, in custodie sau spre prelucrare.

Ea indeplineste, pe langa functiile avizului de insotire a marfii, si pe cele de:

transport pentru viza de control financiar-preventiv;

act justificativ pentru decontarea (incasare-plata) contravalorii lor.

Avizul de insotire si factura sunt arhivate (la furnizor si cumparator) la compartimentul financiar-contabil.

Nota de receptie si constatare de diferente (figura nr.11); se intocmeste pe masura efectuarii receptiei de catre comisia de receptie la locul de depozitare. Aceasta serveste ca:

document pentru receptia bunurilor aprovizionate;

document justificativ pentru incarcarea in gestiune;

act de proba in litigii;

document justificativ de inregistrare in evidenta magaziilor si in contabilitate.

In cazul utilizarii ca document de receptie se intocmeste intr-un singur exemplar, iar cand se foloseste pentru receptia materialelor primite spre prelucrare sau pastrare se intocmeste in doua exemplare. Atunci cand valorile materiale sosesc in transe se intocmeste cate un formular pentru fiecare transa in parte, care se anexeaza apoi la factura sau la avizul de expediere.

In cazul folosirii ca document de consemnare a diferentelor constatate la receptie se intocmeste in trei exemplare de catre comisia de receptie legal constituita. In aceasta situatie, in nota de receptie si constatare de diferente se inscriu toate valorile materiale cuprinse in avizul de expediere.

Datele de pe verso-ul formularului nu se completeaza decat atunci cand se constata diferente la receptie.

Circuitul acestui document este urmatorul:

la magazie, dupa semnarea de catre comisia de receptie, de gestionar, pentru incarcarea in gestiune;

la compartimentul aprovizionare, pentru inregistrarea cantitatilor aprovizionate si certificarea efectuarii platii catre furnizor;

la compartimentul financiar-contabil pentru intocmirea formelor privind lichidarea diferentelor constatate (toate exemplarele), precum si pentru inregistrarea in contabilitate - fiind atasat la documentele de livrare;

la unitatea furnizoare (exemplarul 2) si la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru comunicarea lipsurilor stabilite.

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Nota de receptie intocmita pentru valorile materiale primite spre prelucrare sau pastrare circula astfel:

exemplarul 1 la unitatea predatoare;

exemplarul 2 la compartimentul financiar-contabil unde se si arhiveaza.

Bon de predare-transfer- restituire (figura nr.12); este utilizat in urmatoarele situatii:

a) ca bon de predare a produselor finite, semifabricatelor si materialelor refolosibile la depozit (magazie);

b) ca bon de transfer;

c) ca bon de restituire.

a)      Cand este utilizat ca bon de predare a produselor finite, materialelor refolosibile si semifabricatelor la depozit serveste ca:

document justificativ pentru incarcarea in gestiune;

document de predare la magazie a produselor finite, semifabricatelor si materialelor refolosibile rezultate din sectiile principale de fabricatie si auxiliare;

document justificativ si de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate;

sursa de date pentru urmarirea realizarii productiei si pentru rapoarte, precum si sursa de date pentru calculul si plata salariilor.

Bonul de predare se intocmeste in doua exemplare, pe masura predarii la magazie, si are urmatorul circuit:

la compartimentul CTC pentru efectuarea controlului tehnic de calitate, semnandu-se pentru certificarea acestui control (ambele exemplare) doar pentru produsele finite si semifabricate;

la magazia de produse finite, semifabricate si materiale refolosibile, semnandu-se de predare de catre sectii (atelier) si de primire in gestiune de catre gestionar (ambele exemplare);

la compartimentul financiar-contabil pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitatea sintetica si analitica (exemplarul 1);

la compartimentul care urmareste realizarea productiei.

Bonul de predare se arhiveaza atat la compartimentul financiar-contabil (exemplrul 1), cat si la compartimentul care urmareste realizarea productiei (exemplarul 2).

b) in cazul utilizarii ca bon de transfer, serveste ca:

dispozitie de transfer a valorilor materiale, de la o gestiune la alta a aceleiasi unitati;

document justificativ pentru scaderea din gestiunea predatorului si incarcarea in gestiunea primitorului;

document de insotire, pe timpul transportului, a valorilor materiale transferate;

document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate.

Odata cu predarea valorilor materiale respective, gestionarul unitatii predatoare inmaneaza persoanei delegate cu primirea lor doua exemplare, dupa care un exemplar semnat de primire in gestiune si de inregistrare in contabilitate se restituie unitatii predatoare.

Circuitul bonului de transfer este urmatorul:

la magazia predatoare pentru eliberarea cantitatilor prevazute, semnandu-se de predare de catre gestionar (ambele exemplare);

la delegatul magaziei primitoare care semneaza de primire pe exemplarul 1 si se retine exemplarul 2 care insoteste valorile materiale pe timpul transportului;

la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1, pana la primirea exemplarului 2 remis de magazia primitoare);

la magazia primitoare (exemplarul 2), care insoteste valorile pe timpul transportului si se semneaza de primire de catre gestionar;

la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2 care se imperecheaza cu exemplarul 1, pentru efectuarea inregistrarilor in evidenta magaziei a valorilor materiale), unde se si arhiveaza.

c) in cazul utilizarii ca bon de restituire, serveste ca:

dispozitie de restituire la magazie a valorilor materiale din sectiile principale si auxiliare de fabricatie;

document justificativ de incarcare in gestiune la primitor;

document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate.

Acest document se redacteaza in doua exemplare, pe masura restituirii la magazie a valorilor materiale, de sectia sau atelierul care face restituirea si care semneaza la rubrica corespunzatoare.

Bonul de restituire circula astfel:

la magazie pentru primirea cantitatilor restituite, semnandu-se de predare de catre delegatul sectiei care face restituirea si de primire, de gestionar (ambele exemplare);

la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica (exemplarul 1 pentru evidenta materialelor, exemplarul 2 pentru evidenta costurilor).

Ambele exemplare se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

B.     Principalele documente contabile de evidenta a stocurilor sunt:

Fisa de magazie (cu doua unitati de masura-figura nr.13); serveste ca:

document de evidenta operativa la locul de depozitare;

document de contabilitate analitica (de gestiune);

sursa de informare pentru controlul gestionar al stocurilor de valori materiale;

sursa de informatii pentru determinarea stocurilor fara miscare sau cu miscare lenta.

Aceasta fisa se intocmeste intr-un singur exemplar, separat pentru fiecare fel de material si se completeaza de catre:

compartimentul financiar-contabil la deschiderea fisei (datele din antet) si la verificarea inregistrarilor (data si semnatura de control). In coloana "Data si semnatura de control" semneaza si organul de control financiar cu ocazia verificarii gestiunii;

gestionarul sau persoana desemnata, care completeaza coloanele privitoare la intrari, iesiri si stoc, pe baza documentelor justificative de intrari si iesiri.

Fisele de magazie se tin la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de materiale ordonate pe conturi, grupe sau in ordine alfabetica, iar pentru valorile materiale primite spre prelucrare la terti sau in custodie, se intocmesc fise distincte.

In ideea tinerii corecte a evidentei la magazie, compartimentul financiar-contabil verifica inopinat, lunar, modul de inregistrare in fisele de magazie. Inregistrarile in fisele de magazie se fac document cu document.

Nu circula, fiind document de inregistrare si se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Fisa de cont analitic pentru valori materiale; serveste pentru tinerea contabilitatii analitice pe sortimente a materialelor, semifabricatelor, produselor si marfurilor, in cazul aplicarii metodei cantitativ-valorice.

Aceasta fisa se intocmeste intr-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material si se sorteaza pe gestiuni, conturi, grupe. Fisa se completeaza la inceputul anului pe baza stocurilor si soldurilor de la sfarsitul anului precedent, iar in cursul anului, pe baza documentelor de intrare-iesire a valorilor materiale. Inregistrarile in aceste fise se fac zilnic, pe baza documentelor primite de la magazie, document cu document, stabilindu-se stocul si soldul dupa fiecare operatiune. In cazul folosirii fiselor limita, iesirile pe feluri de materiale se inregistreaza la sfarsitul lunii sau la terminarea comenzii, cand se evalueaza aceste documente.

De asemenea, la sfarsitul lunii se totalizeaza rulajele din fise, in vederea intocmirii balantelor de verificare analitice.

3. Registrul stocurilor figura nr.14); serveste ca document de evaluare a stocurilor de valori materiale si de verificarea concordantei inregistrarilor efectuate in fisele de magazie si in contabilitate. Se intocmeste la sfarsitul fiecarei luni, pe feluri de materiale si produse, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe sau in ordine alfabetica prin inscrierea stocurilor din fisele de magazie si evaluarea lor.

Acest registru nu circula, fiind document de inregistrare contabila si se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

4. Lista de inventariere figura nr.8); serveste ca:

document pentru inventarierea valorilor materiale aflate in gestiunile unitatilor patrimoniale;

document de baza pentru stabilirea lipsurilor si plusurilor de valori materiale;

document justificativ de inregistrare in evidentele magaziilor (depozitelor) si in contabilitate a plusurilor si minusurilor constatate.

Acest document se intocmeste, de regula, in doua exemplare la locurile de depozitare, de regula anual sau in situatiile prevazute de dispozitiile legale, de comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori materiale, eventual grupe sau subgrupe, separat pentru valorile materiale ale unitatii si separat pentru cele in custodie, aflate asupra personalului unitatii la data inventarierii, primite pentru prelucrare si se semneaza de membrii comisiei de inventariere, de gestionar si de contabilitate.

In cazul unei gestiuni colective, listele de inventariere se semneaza de catre toti gestionarii, iar in cazul predarii-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate atat de persoana (sau persoanele) care preda gestiunea, cat si de gestionarul (gestionarii) care primeste gestiunea.

Listele de inventariere intocmite pentru bunurile in custodie trebuie sa contina, pe langa elementele comune (felul materialului, cantitatea, valoarea, etc.), numarul si data actului de predare-primire in custodie si a documentului de decontare (dispozitia de plata, dispozitia de incasare, etc.).

Inainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedeaza la o verificare minutioasa a exactitatii inregistrarilor efectuate in fisele de magazie si in contabilitate. Greselile descoperite cu aceasta ocazie trebuie corectate inainte de consemnarea rezultatelor inventarierii.

In cazul valorilor materiale primite in custodie si/sau consignatie, pentru prelucrare etc., listele de inventariere se intocmesc in doua exemplare, iar copia se inainteaza agentului economic in al carui patrimoniu se afla valorile respective.

Toate bunurile inventariate, grupate pe gestiuni si categorii de bunuri se inscriu in listele de inventariere, care se semneaza de catre persoanele imputernicite sa efectueze inventarierea. Valoarea de inventar se stabileste de comisie, cu respectarea prevederilor legale.

Circuitul acestui document este urmatorul:

la gestionar, pentru semnarea fiecarei file, mentionand pe ultima fila a listei ca toate cantitatile au fost stabilite in prezenta sa, ca bunurile respective se afla in pastrarea si raspunderea sa, etc.;

la comisia de inventariere pentru stabilirea minusurilor, plusurilor si a deprecierilor constatate la inventar, precum si pentru consemnarea in procesul verbal al rezultatelor inventarierii;

la compartimentul financiar-contabil, pentru calcularea diferentelor valorice si semnarea listei privind exactitatea soldului scriptic, precum si pentru verificarea calculelor efectuate;

la conducatorul compartimentului financiar-contabil si la oficiul juridic, impreuna cu procesele verbale cuprinzand cauzele degradarii sau deteriorarii bunurilor, inclusiv persoanele vinovate, precum si procesul verbal al rezultatelor inventarierii pentru avizarea propunerilor facute de comisia de inventariere;

la managerul unitatii, impreuna cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii, pentru a decide asupra solutionarii propunerilor facute;

la unitatea careia ii apartin valorile materiale primite in custodie, pentru prelucrare etc. in scopul comunicarii eventualelor nepotriviri (exemplarul 2).

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

5. Registrul-inventar; serveste ca:

document contabil obligatoriu de inregistrare anuala si de grupare a rezultatelor inventarierii patrimoniului;

act de proba in litigii.

El se intocmeste de catre regiile autonome, societatile comerciale, institutiile publice, unitatile cooperatiste, asociatiile si celelalte persoane juridice, precum si persoanele fizice care au calitatea de comerciant, intr-un singur exemplar, dupa ce a fost numerotat si parafat.

Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu de inregistrare (anual si sistematizat) a rezultatelor inventarierii, precum si a unor posturi din bilant. Deci, acest registru nu tine loc de lista de inventariere, nota de constatare, etc., ci sintetizeaza obiectivele inventariate pe parcurs si la finele anului (conturile de valori materiale pe gestiuni), precum si valorile constatate -scriptic si faptic - urmate de stabilirea diferentelor. Acest document se redacteaza la sfarsitul anului, fara stersaturi si fara spatii libere, pe baze datelor cuprinse in listele de inventariere si procesele-verbale de inventariere a elementelor patrimoniale, prin gruparea acestora pe grupe de conturi.

Registrul-inventar contine doua parti: prima parte priveste rezultatele inventarierii patrimoniului, iar a doua parte se completeaza numai de acele unitati care nu publica bilantul anual in Monitorul Oficial si reprezinta o copie a bilantului contabil anual si contul de profit si pierdere, forma scurta, care se publica in Monitorul Oficial al Romaniei.

Registrul inventar se numeroteaza, snuruieste si se parafeaza de catre organul fiscal teritorial la inceperea activitatii pana la epuizarea filelor din acesta si deschiderii unui nou registru. El nu circula, fiind document de inregistrare contabila si se arhiveaza de catre unitatea care este obligata sa-l pastreze impreuna cu documentele justificative care au stat la baza intocmirii lui.

C.     Pentru iesirile de stocuri cele mai folosite documente sunt:

1. Avizul de insotire a marfii si Factura fiscala, pentru iesirile in afara unitatii patrimoniale, cu semnificatiile aratate mai sus.

Bonul de consum (individual sau colectiv-figura nr.15); este folosit ca:

document de eliberare din magazie pentru consum a unui material, respectiv a mai multor materiale;

document justificativ de scadere din gestiune;

document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate.

Bonul de consum se intocmeste in doua exemplare, pe masura lansarii, respectiv eliberarii de materiale din magazie pentru consum, de compartimentul care efectueaza lansarea, pe baza programului de productie si a consumurilor normate, sau de alte compartimente ale unitatii care solicita materiale pentru a fi consumate.

Bonul de consum se poate intocmi si intr-un singur exemplar in conditiile utilizarii tehnicii de calcul.

Bonul de consum (colectiv), in principiu, se intocmeste pe formulare separate pentru materialele din cadrul aceluiasi cont de materiale, loc de depozitare si loc de consum.

In situatia in care materialul solicitat lipseste din depozit, se procedeaza in felul urmator:

in cazul bonului de consum se completeaza spatiul urmator cu denumirea materialului inlocuitor, dupa ce, in prealabil, pe verso-ul formularului se obtin semnaturile persoanelor autorizate sa aprobe folosirea altor materiale decat cele prevazute in consumurile normate;

in cazul bonului de consum (colectiv) se taie cu o linie denumirea materialului inlocuit si se semneaza de aprobare a inlocuirii, in dreptul randului respectiv. Dupa inscrierea denumirii materialului inlocuitor se intocmeste un bon de consum separat, aplicandu-se un semn distinctiv (in cazul unitatilor economice) sau materialul inlocuitor se inscrie pe un rand liber in cadrul aceluiasi bon de consum.

In bonul de consum, coloanele "Unitatea de masura" si "Cantitatea necesara" de pe randul 2 se completeaza in cazul cand se solicita si se elibereaza din magazie materiale cu doua unitati de masura.

In cazul inventarierii unei magazii de materii prime si materiale, daca operatiile de predare primire a materialelor nu pot fi suspendate, comisia de inventariere trebuie sa inscrie pe documentul respectiv mentiunea "predat-primit in timpul inventarierii".2

Acest document circula astfel:

ambele exemplare la persoanele autorizate sa semneze pentru acordarea vizei de necesitate;

la persoanele autorizate sa aprobe folosirea inlocuitorilor de materiale;

la magazia de materiale, pentru eliberarea cantitatilor prevazute, semnandu-se de predare de catre gestionar si de primire de catre delegatul care primeste materialele de la magazie (ambele exemplare);

la compartimentul financiar-contabil, pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitatea sintetica si analitica (ambele exemplare) unde se si arhiveaza.

La unitatile economice, exemplarul 1 circula la contabilitatea stocurilor, ca document de scadere din gestiune, iar exemplarul 2 la compartimentul de calculatie a costurilor.

3. Fisa limita de consum (individuala sau colectiva); este folosita in urmatoarele scopuri:

pentru stabilirea cantitatii limita dintr-un material sau pentru mai multe materiale necesare executarii unui produs (comanda) sau unei lucrari;

ca document justificativ de scadere din gestiunea stocurilor a materialelor consumate;

ca document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate.

Fisa limita de consum se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, in doua exemplare, la inceputul lunii sau lansarii produsului (comenzii) sau lucrarii, de compartimentul de planificare (tehnic) sau de lansare, pe baza programului de productie si a consumurilor normate.

Daca in decursul lunii se produc modificari in programul de productie, compartimentul de lansare modifica cantitatea emitandu-se o noua fisa limita de consum.

Eliberarile de materiale se inregistreaza in fisele de magazie la terminarea executarii produsului, lucrarii sau la inchiderea comenzii (daca aceasta se termina in cursul lunii) sau la sfarsitul lunii.

Circuitul acestui document este urmatorul:

ambele exemplare la persoanele autorizate sa aprobe inlocuirea, suplimentarea sau diminuarea cantitatilor de materiale cu ocazia modificarii programului de productie;

la persoanele autorizate sa aprobe inlocuirea, suplimentarea sau diminuarea cantitatilor de materiale cu ocazia modificarii programului de productie (ambele exemplare);

exemplarul 1 la magazia de materiale, pentru inscrierea cantitatilor eliberate, semnandu-se de delegatul care primeste materialele;

exemplarul 2 la sectie, atelier etc. pentru a fi folosit ca cerere de materiale si situatie a eliberarilor in cadrul cantitatii limita, semnandu-se de gestionarul magaziei producatoare;

la compartimentul financiar-contabil pentru inregistrarea in contabilitatea materialelor ca document de scadere din gestiune, iar al doilea exemplar la compartimentul de calculatie a costurilor.

Ambele exemplare se arhiveaza la compartimentul contabilitate.

4. Borderoul de predare a documentelor; serveste ca:

document de predare la contabilitate, de catre gestionar, a documentelor justificative privind miscarea valorilor materiale;

document de predare a actelor justificative intre compartimentele unitatii;

document de control al sumelor inregistrate in contabilitate prin confruntarea acestora cu totalul borderoului.

Borderoul respectiv se intocmeste de gestionar in doua exemplare, pe masura predarii documentelor, separat pentru intrari si pentru iesiri. El se intocmeste pe baza documentelor justificative privind miscarea valorilor materiale si se semneaza de gestionar pentru predarea documentelor si de persoana din compartimentul financiar-contabil desemnata pentru primirea documentelor. Acest document circula astfel:

exemplarul 1 la compartimentul financiar-contabil sau la alte compartimente interesate, insotit de documentele justificative;

exemplarul 2 la magazie sau la celelalte compartimente emitente.

. Dispozitie de livrare figura nr.16); serveste ca:

document pentru eliberarea din magazie a produselor, marfurilor sau altor valori materiale destinate vanzarii;

document justificativ de scadere din gestiunea magaziei predatoare;

document de baza pentru intocmirea avizului de insotire a marfii sau a facturii, dupa caz.

Se intocmeste in doua exemplare de catre serviciul desfacere si are urmatorul circuit:

la magazie, pentru eliberarea produselor, marfurilor sau altor valori materiale si pentru inregistrarea in evidenta magaziei, semnandu-se de catre gestionarul predator pentru cantitatile livrate (ambele exemplare);

la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitatilor livrate in evidentele acestuia si pentru intocmirea avizului de insotire a marfii sau facturii, dupa caz (exemplarul 2).

Se arhiveaza:

-la magazie (exemplarul 1);

-la compartimentul desfacere (exemplarul 2).

Pe langa formularele prevazute de nomenclatorul elaborat de Ministerul Finantelor, unitatile patrimoniale mai pot folosi in activitatea financiar-contabila si formulare specifice elaborate de ministere, departamente, unitati de grup, asociatii profesionale sau de unitatea patrimoniala, in functie de necesitati.

De asemenea, in situatia utilizarii echipamentelor informatice pentru intocmirea documentelor justificative si pentru prelucrarea si inregistrarea datelor in contabilitate, registrele si formularele privind activitatea financiara si contabila pot fi adaptate in functie de necesitatile proprii de utilizare, in conditiile respectarii continutului de informatii al modelelor prevazute in lucrarea mentionata mai sus.

---