DEPARTAMENTUL FACILITY MANAGEMENT (FM)

1. Ghid mutare/ deschidere agentie

I. Pasii care trebuie urmati in vederea mutarii/deschiderii unei agentii sau satelit

Gasirea si inchirierea locatiei

Gasirea si inchirierea locatiei trebuie finalizata cu cel mult o luna inainte de data propusa pentru deschiderea noii agentii. Pentru gasirea locatiei si incheirea contractului de inchiriere, responsabil este Procurement Officer- se va aplica procedura PR02 Procurement Operational Procedure.

Este importanta o evaluare financiara a locatiei inainte de negocierea si semnarea contractului, deoarece costurile reparatiilor sunt un aspect foarte important de luat in calcul. Evaluarea se face de catre Agency Manager, cu suportul lui Network Development and Administration Officer (atunci cand este posibil), tinand cont de urmatoarele detalii relevante asupra fiecarei locatii propuse:

Relocare

Avizare

Planul locatiei

Cablare IT + retea

Centrala telefonica + porturi telefonice

Utilitati

AM va obtine documentele de proprietate asupra spatiului pentru a fi trimise spre verificare departamentului Procurement si ulterior vor ajunge la departamentul Legal. Dupa verificarea acestor documente, Legal Advisor va redacta contractul de inchiriere, tinand cont de clauzele negociate. Dupa vizarea contractului de inchiriere de catre departamentul Legal, acesta va fi vizat de catre Controlling Officer.

Dupa semnarea contractului de catre Sales Director si Chief Executive Officer, poate fi demarata procedura de avizare a punctului de lucru de catre Comisiile de supraveghere si la Registrul Comertului, de catre Legal Adivisor.

Autorizatiile legale necesare functionarii unei agentii sunt:

Autorizatia Sanitara

Aviz PSI

Autorizatie Protectia Muncii

Autorizatie Mediu

Aprobari (contracte utilitati) si stabilirea cotei parti pentru punctele de lucru care functioneaza in sedii cu mai multe firme.

Autorizatie instalare firma luminoasa

Autorizatie instalare sistem de alarma

Obtinerea autorizatiilor mai sus mentionate sunt responsabilitatea AM- ului. Legal Advisor si Network Development and Administration Officer vor oferi asistenta la semnarea contractelor de utilitati, iar la intocmirea documentatiei necesare in vederea obtinerii autorizatiei pentru firma luminoasa (documentatia va fi depusa pe plan local- la Primaria din localitatea unde punctul de lucru isi va avea sediul) se acorda asistenta din partea Network Development and Administration Officer.

2) Pregatirea locatiei

2.1 Amenajarea locatiei

Lucrarile de amenajare a locatiilor ING se vor face numai in baza a cel putin 3 oferte de amenajare primite de catre Network Development and Administration Officer, urmand a fi aleasa cea mai buna. Pentru oferta finala se va cere acordul RM-ului. In baza devizului lucrarii, se va incheia un contract de prestari servicii, avand ca obiect amenajarea imobilului, cu suportul Legal Advisor-ului in ceea ce priveste clauzele contractului. Amenajarea spatiului se va face in baza autorizatiei de constructie.

Durata medie de efectuare a lucrarilor de amenajare este de 1-3 luni pentru o agentie si de aproximativ 2 saptamani pentru un satelit.

Incheierea lucrarilor de amenajare se va face prin intocmirea unui proces verbal de receptie semnat de catre AM si de catre reprezentantul firmei de amenajari.

2.2 Mobilarea locatiei

Actiunea de mobilare a unui nou sediu este o operatiune care poate incepe numai dupa finalizarea lucrarilor de amenajare.

Stabilirea necesarului de mobilier va fi facuta de catre AM cu suportul Network Development and Administration Officer- a se vedea si Capitolul II Ghidul agentiei (pct 5. Inventar agentie). Orice schimbare a planului initial de expansiune va fi comunicata cu cel putin 1 luna inainte pentru asigurarea stocurilor necesare.

2.3. Mutarea

Inaintea mutarii, Network Development and Administration Officer va trimite catre AM un formular de mutare (conform Anexei 1) care va trebui completat si semnat de catre AM.Se va solicita acordul RM-ului pentru buget, care va semna formularul "Formular in

vederea mutarii/deschiderii unei agentii/satelit" (Anexa 1). Acest formular completat si semnat va fi trimis catre Network Development and Administration Officer pentru a se arhiva.

Mutarea se va efectua cu o firma de servicii mutare (pe plan local) care va fi selectata pe baza ofertelor primite de catre AM si ulterior trimese catre Network Development and Administration Officer.

RM va fi instiintat de costurile de transport generate de mutare, conform ofertei alese, cat si pentru aprobarea finala a ofertei.

In momentul mutarii unei Agentii sau Satelit, fiecare AM sau UM va proceda la intocmirea unui inventar cu numarul de cutii, mobilier, sau alte bunuri preluate de firma de srvicii mutare, care va fi semnat de AM/UM si de reprezentantul firmei respective Aranjarea mobilierului se va face conform planului de mobilare stabilit. Cablarea IT si telefonia va fi efectuata de o firma externa de prestari servicii in domeniu.

Pentru asigurarea montajului sistemului anti efractie va fi contactata firma externa care efectueaza astfel de montaje pentru locatiile noastre din tara.

Dupa efectuarea mutarii, devizul serviciilor de mutare va fi trimis de catre AM sau UM in atentia Network Development and Administration Officer. Devizul este trimis catre Data Entry and Archive Operator, pentru a se face plata.

Noua adresa va fi comunicata de catre Network Development and Administration Officer persoanelor insarcinate cu distributia ( firma externa de curierat rapid) pentru expeditii catre noua adresa.

II. Ghidul agentiei

Locatia

Gasirea unei bune locatii pentru agentie/ satelit este adeseori dependenta de infrastructura orasului respectiv. Cea mai buna locatie poate fi situata fie in centrul orasului, fie in imediata sa apropiere, luand in considerare faptul ca agentia trebuie sa aiba o buna expunere, acces facil, acces la transport, vizibilitate si locuri de parcare. De asemenea, trebuie sa existe doua iesiri (principala si de serviciu).

Spatiul

Suprafata minima necesara bunei functionari a unei agentii se calculeaza in functie de numarul de agenti, impartit astfel:

Camera separata pentru AM

Birou pentru secretara

Birou pentru UM si extensii pentru consultanti

Bucatarie

Mica incapere separata pentru intalniri cu clientii, interviuri private consultanti

Grupuri sanitare

Spatiu depozitare si arhiva

Renovarea

Costurile de renovare sau parte a acestora ar trebui sa fie retrase din pretul contractului, atunci cand este posibil. Procurement Officer va fi contactat de catre Network Development and Administration Officer pentru suport acordat in vederea negocierii.

Contractele de inchiriere

Pentru incheierea contractului va fi folosit modelul de contract de inchiriere primit de la Legal Advisor.

Se va verifica existenta implicatiilor fiscale in situatia inchirierii spatiului de la o persoana fizica sau juridica de catre Tax Specialist.

Linii telefonice

Fiecare Agentie are in dotare centrala telefonica cu cel putin 20 - 40 de porturi.

Liniile telefonice externe nu sunt incluse, iar instalarea acestora implica cheltuieli aditionale. Fiecare cladire are posibilitati limitate de instalare a liniilor telefonice externe, acest lucru impunand o investigare a costurilor.

Inventar agentie

a) mobilier:

Agency Manager:

2 mese de computer ( MQ 0083 ) 800 x 800 - L 80

1 birou ( MQ 2005 ) 1200 x 1200 - unghi drept

1 fotoliu manager

4 scaune vizitator cu brate

1 dulap mediu

1 dulap mic

1 top dulap

Secretara:

1 masa de computer ( MQ 0083 ) 800 x 600 - L 60

1 birou ( MQ 4050 ) 1300 x 1300 sau 1 birou L 130

1 scaun ergonomic

1 corp mobil cu sertare

1 dulap mediu

1 dulap mic

1 top dulap

Unit manager

1 masa de computer ( MQ 0083 ) 800 x 600 - L 60

1 birou ( MQ 9050 ) 1300 x 1300

1 extensie ( MQ 2012 )

1 extensie ( MQ 2015 )

1 scaun ergonomic

1 corp mobil cu sertare

1 dulap mediu

1 dulap mic

1 top dulap

Sala de intalniri

1 masa de conferinta 1300 x 800

4 scaune ergonomice

Facilitati sala de instruire

- maxim 30 de scaune de vizitator cu brate si masuta

b) aparate birotica:

- 1/ 2 computere, in functie de numarul de consultanti;

imprimanta/ fax/ copiator/ multifunctionala

c) telefoane:

- 1 centrala telefonica cu 20 - 40 de porturi (in masura in care acest lucru este posibil)

- 1 telefon master pentru secretariat

- telefon AM / UM

- telefon secretara

- telefoane consultanti

d) PSI/ Security

- stingatoare incendiu (numarul lor difera in functie de suprafata locatiei)

- plan de evacuare

- trusa medicala

- sistem anti- efractie (montaj efectuat de firma autorizata)

e) echipament instruire

- 1 televizor;

1 aparat video;

1 retroproiector;

- 1 ecran retroproiector;

- 1 tabla flipchart

f) mobilier bucatarie

- corpuri mobilier bucatarie, inclusiv chiuveta si frigider

- aparat de cafea

- aparat apa

Anexa 1

Formular in vederea mutarii/deschiderii agentiei/ satelitului Nume Agentie/Satelit ........ Programare Mutare:(la HO).......... Data Mutarii....... Persoana responsabila HO- Network Development and Administration Officer Persoana responsabila Agentie/Satelit- ....... RM........ Locatie Veche adresa ................Telefon contact ....... Scrisoare reziliere: Nr de inreg./data..... PV predare/ primire: Nr de inreg./data..... Locatie Nou adresa.Telefon contact . Spatiu amenajata: Da/Nu Schitele: Da/Nu Contract inchiriere date: Nr de inreg./data..... PV predare/primire : Nr de inreg./data..... Autorizatii :  ........... ........... ........... Pregatire mutare : Firma de mutari Cablare IT ............ Telefonie .............. Inventar: atasat Distributia ............ Security . Sistem de alarma Stingatoare Plan de evacuare Trusa sanitara Firma luminoasa Da/Nu Firma curatenie Da/Nu