DOCUMENTELE DE LUCRU ALE AUDITULUI SISTEMELOR CALITATII

DOCUMENTELE DE LUCRU ALE AUDITULUI SISTEMELOR CALITATII

1. Liste de verificare/Chestionare de audit

2."Aide - memoires"

3. Prezentarea documentelor de lucru utilizate in etapele de auditare

Pentru desfasurarea corespunzatoare a auditului sistemelor calitatii se recomanda utilizarea unor documente de lucru.

Totusi, nu trebuie cazut in capcana utilizarii unui numar prea mare de asemenea documente, care incetinesc auditul.

Auditorul sef poate avea documente de lucru intr-un format standard, pentru a controla cadrul general al desfasurarii auditului. Forma acestor docu­mente de lucru nu este importanta. Conteaza mai mult ca ele sa fie eficiente si subordonate procesului de audit.

Documentele de lucru trebuie sa se constituie in dovezi obiective in vederea auditarii. Aceste dovezi sunt reprezentate de:

-inregistrari;

-observatii directe;

-declaratii directe;

-esantioane;

-epruvete;

-produse, s.a.

Acestea rezulta din:

a.Analiza rebuturilor, a produselor reprelucrate, derogarilor, problemelor furnizorului, costurilor referitoare la calitate;

b.Analiza reclamatiilor si reparatiilor de la client si sesizarilor in perioada de garantie;

c.Evidenta actiunilor corective luate pentru corectarea situatiilor neconforme constatate;

d.Rezultatele auditurilor interne si a celor efectuate de clienti cu accent pe realizarea si verificarea implementarii actiunilor corective;

e.Procesele verbale ale analizelor managementului, daca urmaresc si acorda atentie tratarii neconformitatilor si actiunilor corective corespunzatoare;

f.Interviuri cu angajatii implicati in activitati care influenteaza calitatea.

Pentru facilitarea desfasurarii auditului si pentru consemnarea si raportarea concluziilor pot fi utilizate urmatoarele tipuri de documente:

. liste de verificare / chestionare de audit, utilizate pentru evaluarea sistemului calitatii / zonei auditate;

. formulare pentru raportarea observatiilor auditului;

. formulare pentru documentarea dovezilor de sustinere a concluziilor la care au ajuns auditorii

Documentele de lucru trebuie astfel concepute incat sa nu limiteze activitatile sau investigatiile suplimentare, care pot deveni necesare pe parcursul desfasurarii auditului.

1. Liste de verificare/Chestionare de audit

Dintre documentele de lucru o atentie deosebita trebuie acordata elaborarii listelor de verificare / chestionarelor de audit.

Prin lista de verificare se intelege un chestionar detaliat pe care il foloseste auditorul in zona auditata. Acest document cuprinde toate intrebarile posibile, referitoare la zona respectiva.

Chestionarul rezolva o parte din obiectivele auditului, dar ii poate reduce eficienta. O lista de verificare prea detaliata poate deveni o piedica in desfasurarea corespunzatoare a auditului.

Listele de verificare / chestionarele de audit se realizeaza luand in considerare:

. standardul de referinta;

. rezultatele auditurilor anterioare;

. deficientele constatate in ceea ce priveste calitatea;

. prioritati stabilite de conducere;

. documentele sistemului calitatii;

. alte documente ale organizatiei;

. consideratii ale auditorilor, bazate pe propriile cunostinte, experienta, evaluari preliminare etc.

Un ghid bun pentru pregatirea listelor de verificare / chestionarelor de audit consta in a gandi in termeni ca: 'ce sa vad?' 'ce sa caut?'. Intrebarile fundamentale sunt: ce?, cum?, unde?, cand?, cine?, de ce?

Nu trebuie sa se piarda din vedere ca, prin utilizarea listelor de verificare, trebuie sa se obtina dovezi obiective.

Un alt aspect, care trebuie avut in vedere la elaborarea listelor de verificare / chestionarelor de audit, consta in aceea ca prin intrebarile formulate, auditorul trebuie sa afle cum vor proceda compartimentele atunci cand in sistemul calitatii apar disfunctionalitati pentru a mentine cursul normal al activitatilor .

Listele de verificare bine intocmite au urmatoarele avantaje:

. permit auditorilor sa fie bine informati cu privire la obiectivele si cerintele zonei auditate;

. permit auditorului sef sa evalueze activitatea de pregatire a auditului, desfasurata de ceilalti membri ai echipei;

. ajuta auditorii sa mentina sub control 'ritmul' auditului;

. sunt utile in cazul redistribuirii sarcinilor intre membrii echipei de audit;

. asigura o inregistrare corespunzatoare a domeniilor si activitatilor specifice, investigate in timpul auditului.

Cand insa listele de verificare nu sunt disponidile sau slab pregatite apar urmatoarele probleme:

-Listele de verificare pot fi vazute ca o intimidare in procesul de auditare;

-Cuprinsul unei liste de verificare ar putea fi prea ingust in scopul de a identifica problemele specifice fiecarei arii (domeniu) de auditare;

-Listele de verificare sunt o unealta care ajuta un auditor, dar sunt limitate daca se folosesc numai ca suport de investigare al auditorului;

-Listele de verificare nu pot fi un substituent al planului de auditare

-Un auditor fara experienta s-ar putea sa nu fie in stare sa comunice clar ceea ce urmareste, daca depinde prea mult pentru ghidare de intrebarile cuprinse in lista de verificare si chestionare;

-Listele de verificare slab pregatite pot ingreuna munca unui auditor, generand eforturi multiplicate si iterative din partea acestuia;

-Listele generice, care nu reflecta sistemul managerial specific firmei, ar putea sa nu adauge valoare si sa pericliteze rezultatul auditului;

-Continutul ingust al listelor de verificare poate ingreuna munca auditorului.

Exista avanteje si dezavantaje in folosirea listelor de verificare pe parcursul auditarii. Depinde de multi factori, incluzand nevoile clientilor, timpul si costul, experienta auditorului sef etc.

2."Aide - memoires"

De regula, sistemul calitatii este definit prin manualul calitatii. Acest docu­ment este folosit de auditor pentru evaluarea sistemului calitatii. Cel mai eficient 'aide-memoires' pe care il poate utiliza auditorul este, prin urmare, chiar cuprinsul manualului calitatii.

Se recomanda ca, in faza pregatirii auditului, auditorul sa se asigure ca sistemul definit in manual calitatii este complet si apt sa permita realizarea obiectivelor organizatiei in domeniul calitatii.

Atunci cand se evalueaza conformitatea sistemului calitatii cu standardul de referinta, acest standard va constitui 'lista de verificare' utilizata de auditor.

Auditorul poate, insa, sa-si elaboreze propriul 'aide-memoire', dar care nu trebuie sa fie foarte detaliat, ci sa cuprinda numai aspectele importante.

Un auditor, cand isi planifica auditarea unei zone si isi intocmeste lista de verificare sau aide-memoire-ul, trebuie sa aiba in vedere faptul ca fiecare interviu ar trebui sa cuprinda intrebari cu privire la urmatoarele patru aspecte de baza:

. persoane - responsabilitati si autoritate, cerinte de instruire;

. proceduri - sunt disponibile, acopera activitatea auditata, se aplica in practica;

. echipamente - sunt cele specificate in proceduri, necesita manuale de utilizare, sunt acestea disponibile;

. produse si materiale - sunt cele specificate in proceduri, corespunzator identificate si cu stadiul inspectiilor identificat corespunzator.

In zonele cheie trebuie sa se aiba in vedere urmarirea feedback-ul, adica sa se verifice daca initiatorul unei actiuni primeste un raspuns.

In continuare, sunt prezentate cateva exemple de intrebari de baza si documente care ar putea fi analizate pentru a obtine dovezi obiective prin care sa se verifice raspunsul dat cu ajutorul auditului sistemului calitatii.

Seful unui compartiment

. ce activitati desfasoara compartimentul al carui sef sunteti?

. care sunt responsabilitatile dumneavoastra?

Pentru a verifica raspunsurile, auditorul trebuie sa examineze sectiunea din manualul calitatii care prezinta responsabilitatile si sa verifice procedurile compartimentale.

Compartimentul aprovizionare

cum comandati produsele?

Pentru a verifica raspunsurile auditorul trebuie sa examineze:

-procedurile compartimentului aprovizionare;

-referate de aprovizionare si comenzi de aprovizionare;

-specificatiile de aprovizionare corespunzatoare;

-lista subcontractantilor acceptati;

- modul in care este trecut pe lista un nou subcontractant (furnizor).

Operatorii

Puteti sa prezentati activitatea pe care o desfasurati?

Pentru a verifica raspunsurile auditorul trebuie sa verifice:

- instructiunea de lucru, planul calitatii sau desenul, aplicabile;

-disponibilitatea si stadiul confirmarii metrologice pentru fiecare echipament de inspectie, masurare si incercare utilizat;

-materialele necesare pentru activitatea auditata, fisa de post a operatorului.

Inspectorii CTC

. cum verificati conformitatea produselor?

Pentru a verifica raspunsurile, auditorul trebuie sa verifice:

- planul calitatii, instructiunea de inspectie a produsului respectiv sau tehnologia corespunzatoare;

- disponibilitatea si stadiul confirmarii metrologice pentru fiecare echipament de inspectie, masurare si incercare utilizat;

- cum selectioneaza inspectorul numarul de produse inspectate si daca acest mod corespunde cu ceea ce se cere.

Controlul documentelor.

Pe baza documentelor identificate, auditorul trebuie sa verifice:

- desenul / procedura originala, impreuna cu inregistrarile referitoare la analiza si aprobare;

- modificarile / amendamentele care au fost inregistrate;

- listele de distribuire si modalitatea de editare a documentelor amendate si/sau anulate;

- lista documentelor in vigoare;

- daca formatul si modul de identificare a documentelor, cat si al editiei lor sunt in conformitate cu cele precizate in procedurile referitoare la controlul documentelor si al datelor.

3. Prezentarea documentelor de lucru utilizate in etapele de auditare

Fiecare echipa de audit isi poate stabili propriile documente de lucru. Se considera, totusi, ca cel putin urmatoarele documente de lucru ar trebui luate in considerare:

. la sosirea echipei de audit:

=> autorizarea auditului;

=> standardele sau alte specificatii de baza pentu audit;

=> programul de audit si planu rile de audit;

=> documente de lucru tipizate, care se folosesc in timpul auditului;

=> 'aide-memoires', liste de verificare/chestionare de audit etc.

. la sedinta de deschidere a auditului:

=> planul de audit;

=> diverse materiale de prezentare.

. in timpul colectarii informatiilor:

=> standarde sau/si specificatii ;

=> 'aide-memoires' sau liste de verificare/chestionare de audit;

=> fise de observatii;

. in faza de analiza si evaluare:

=> fise de observatii (completate);

=> formulare pentru consemnarea neconformitatilor;

=> inregistrari, note de lucru;

. la sedinta de incheiere a auditului:

=> materiale de prezentare;

=> materiale care sustin afirmatiile echipei de audit.

Intrebari recapitulative si de dezbatere:

1. Ce reprezinta dovezile obiective in vederea auditarii ? Exemplificati
2. Realizati pe baza listelor de verificare a sistemului de management al calitatii intocmite in conformitate cu cerintele ISO 9001:2000 si prezentate in Anexa 3 urmatoarele:

Un Raport de neconformitati si un Raport de audit privind controlul documentelor.

Un Raport de neconformitati si un Raport de audit privind orintarea catre client.

Un Raport de neconformitati si un Raport de audit privind monitorizarea si masurarea.

Un Raport de neconformitati si un Raport de audit privind actiunile corective.

3. Care sunt documentelor de lucru utilizate in etapele de auditare. Exemplificati.