PROIECTAREA STRUCTURII ORGANIZATORICE SI MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE

PROIECTAREA STRUCTURII ORGANIZATORICE SI MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE

1. Notiuni de proiectare organizationala in firmele mici si mijlocii

Proiectarea organizationala in cadrul afacerilor mici si mijlocii presupune realizarea unui model general de aranjamente si componente structurale utilizat pentru conducerea intregii afaceri.

Organizarea reprezinta activitatea de atribuire a sarcinilor si coordonare a eforturilor salariatilor unei firme pentru realizarea obiectivelor stabilite.

La realizarea proiectarii organizationale  a unei noi firme trebuie sa tina cont de:

descrierea postului - presupune descrierea activitatilor specifice unui anumit loc de munca. Prin aceasta se identifica activitatile de executat precum si calificarea necesara realizarii acestora.

impartirea firmei in compartimente - presupune gruparea posturilor de munca dupa anumite rationamente logice.

stabilirea relatiilor organizatorice - necesare la identificarea legaturilor dintre componentele structurii organizatorice. Pentru a intelege aceste relatii trebuie analizate:

lantul de comanda - presupune existenta unui lant al autoritatii, clar si exact, intre componentele structurii organizatiei.

Caracteristicile acestuia sunt:

fiecare persoana din interiorul organizatiei trebuie sa aiba relatii de subordonare fata de un singur sef;

autoritatea se intinde de la nivelele cele mai de jos si pana la cele mai inalte ale unei firme.

aria de cuprindere a managementului - presupune numarul de angajati care se gasesc in subordinea unui singur manager. Aceasta determina doua tipuri de structuri organizatorice: orizontala (presupune un numar redus de nivele ierarhice) si verticala (presupune existenta mai multor nivele ierarhice).

distributia autoritatii - consecinta a cresterii marimii organizatiei. Se poate realiza:

printr-un proces de delegare care presupune repartizarea unei parti din sarcinile de lucru ale unui manager catre subordonatii sai, intr-un mod nesistematic;

prin descentralizare - presupune delegarea sistematica si permanenta a puterii si autoritatii catre managerii de la nivelele mediu si inferior ale unei firme.

Din punct de vedere schematic, cel mai des utilizata este schema simpla, care arata legatura simpla dintre manager care cel mai des este si patron si angajati. In cazul in care firma se dezvolta schema devine functionala, cu mai multe ramificatii in functie de necesitati.

2. Planificarea, recrutarea, selectia, formarea si promovarea personalului

Planificarea resurselor umane este una dintre cele mai importante activitati ale managementului resurselor umane. Aceasta activitate presupune:

(a)   analiza posturilor - este un proces de obtinere si organizare a informatiilor legate de natura unui post, de sarcinile acestuia, precum si de cunostintele, abilitatile si responsabilitatile necesare detinatorului postului.

(b)   descrierea posturilor - ofera o imagine completa, cuprinzatoare si complexa a posturilor si a cerintelor acestora. Este necesara o anumita flexibilitate a descrierii postului pentru a nu limita capacitatile angajatului sau dezvoltarea acestuia. Denumirea sub care se regaseste descrierea posturilor in literatura de specialitate este fisa postului ( se poate vedea in anexe un model de elaborare a fisei postului).

(c)   elaborarea specificatiilor posturilor - specificatia postului exprima indemanarile specifice, cunostintele, abilitatile si alte caracteristici fizice si personale necesare pentru indeplinirea unei lucrari. Se pune accent pe descrierea sumara a cerintelor umane ale postului sau a calitatilor ce trebuie indeplinite de persoana care detine sau urmeaza sa ocupe un anumit post.

Recrutarea resurselor umane este activitatea de identificare si atragere a persoanelor ce au acele caracteristici solicitate de posturile libere din firma.

Recrutarea se poate face atat din interiorul firmei - prin promovarea personalului propriu, cat si din exteriorul acesteia.

Recrutarea din exterior se poate face utilizand ca surse:

angajatii concurentei;

diferite institutii de invatamant;

publicitatea in ziare si reviste;

reteaua de cunostinte;

fostii salariati;

oficiul fortelor de munca;

furnizorii si clientii;

cautari ocazionale de lucru (persoane care anunta dorinta de angajare in cazul aparitiei unor posturi libere); etc .

Selectia resurselor umane poate fi considerata un proces prin care se alege, pe baza unor criterii dinainte stabilite, cel mai potrivit candidat pentru a ocupa un anumit post. Presupune o triere a candidatilor pe baza unei examinari care tine cont de: pregatirea, aptitudinile si capacitatea de munca a fiecarui candidat.

Selectia se poate realiza:

empiric - presupune selectarea candidatilor avand la baza doar diplome, recomandari si impresii;

stiintific - are la baza diferite criterii si metode complexe.

Etapele procesului de selectie sunt:

interviu pentru alegerea preliminara a solicitantilor in cazul in care numarul solicitantilor este foarte mare;

completarea formularului de cerere de angajare - la acest punct se completeaza formularul pentru angajare, se prezinta de catre toti solicitantii: un curriculum vitae si o scrisoare de prezentare (nu este tipizata, se redacteaza de candidat, prin aceasta se anunta interesul pentru ocuparea unui anumit post, nu trebuie sa repete informatiile continute de CV, trebuie sa fie scurta si concisa);

intervievarea pentru angajare - exista mai multe tipuri de interviu ce pot fi folosite la aceasta etapa a selectiei, cum sunt:

interviu structurat - seamana cu un chestionar oral; se obtin informatii similare despre fiecare candidat

interviu fara instructiuni - se pun intrebari cu caracter general, fara a respecta vreo ordine pentru a determina candidatii sa vorbeasca despre ei; are caracter subiectiv;

interviu sub presiune - pentru a determina reactiile solicitantilor in conditii de stres; de multe ori genereaza o impresie proasta despre cel care conduce interviul si despre firma.

realizarea unor teste pentru angajare - acestea pot fi teste de aptitudini, teste de indemanare, de inteligenta si perspicacitate, creativitate, cunostinte generale, etc.;

verificarea referintelor - aceasta se poate realiza prin intermediul telefonului, prin corespondenta, etc.;

examenul medical

interviul final

decizia de angajare

Formarea personalului alaturi de perfectionarea profesionala alcatuiesc pregatirea profesionala, care este un proces de instruire, pe parcursul caruia participantii dobandesc cunostinte teoretice si practice necesare desfasurarii activitatii lor actuale si viitoare.

Prin formarea personalului se urmareste dezvoltarea unor capacitati noi. Unii autori considera ca formarea profesionala include calificarea profesionala, perfectionarea, specializarea, formarea prin experienta si informarea profesionala.

4. Comunicarea

Circulatia informatiilor inspre personalul executant si de la acestia spre factorii de decizie este un proces important in buna functionare a unei afaceri. Acest proces de transmitere a informatiilor se numeste comunicare.

La nivelul unei firme comunicarea poate fi privita din doua perspective:

comunicare inter-personala - numita si comunicarea intre indivizi. Se intalneste atunci cand un individ transmite o idee, o opinie sau o informatie unui alt individ. Acest tip de comunicare se poate intalni sub mai multe forme:

comunicare orala - de exemplu: conversatia fata in fata; discutiile de grup; conferinte; etc. Cea mai des intalnita forma de comunicare in majoritatea firmelor datorita usurintei si confortului utilizarii, precum si posibilitatii de a obtine un feedback rapid. Dezavantajul acestei forme de comunicare este faptul ca exista posibilitatea aparitiei unor erori de transmitere datorate dificultatilor de memorare a mesajelor.

comunicare scrisa - presupune rapoarte, memorii, scrisori, note, etc. Forma de comunicare neagreata de manageri deoarece implica un consum mare de timp si efort, nu asigura feedback imediat, este impersonala;

comunicare non-verbala - consta in transmiterea unui gand sau a unei idei fara cuvinte. Principalele forme de comunicare non-verbala sunt: stilul de exprimare (acesta rezulta din felul cuvintelor si al expresiilor folosite pentru a transmite o idee, inflexiunea vocii, intonatia), limbajul corpului (presupune elemente cum sunt: distanta fizica dintre persoane, expresia fetei, directia privirii, miscarile corpului si ale bratelor, modul de imbracare, etc.), decorul, etc.

comunicare organizationala - numita si comunicare intre diferite subdiviziuni si grupuri ale firmei. Formele acestui tip de comunicare sunt:

comunicarea formala - apare atunci cand circulatia informatiilor se realizeaza intre subdiviziuni ale structurii organizatorice oficiale, utilizand canalele de transmitere prevazute prin proiectarea organizationala. In functie de directia de circulatie a informatiilor, comunicarea formala se intalneste sub doua forme:

comunicarea verticala - presupune transmiterea de mesaje intre sei si subalterni. Sensul comunicarii poate fi:

descendent - comunicarea porneste de la nivelurile superioare ale firmei spre cele inferioare.

ascendent - comunicarea este in sens invers, de la nivelurile inferioare la cele superioare.

comunicarea orizontala - presupune transmiterea de mesaje intre colegi, in cadrul aceluiasi departament sau intre persoane din diferite departamente, aflate pe aceleasi niveluri ierarhice.

comunicarea informala - functioneaza alaturi de sistemele oficiale de comunicare. Consta in circulatia informatiilor intre membrii unor grupuri create ad-hoc, pe baza de simpatii si interese comune, grupuri care nu se suprapun cu diviziunile structurii organizatorice formale. In intreprinderile de dimensiuni foarte mici aceasta forma de comunicare nu apare. Se poate intalni sub formo de stea sau ciorchine.

7. Regulamentele de ordine interioara

Daca regulile dupa care trebuie sa se ghideze angajatii in activitatea lor zilnica sunt alese si prezentate cu grija, puse in aplicare corespunzator, pot constitui un real ajutor al managementului angajatilor si al locului de munca.

Intr-o firma se intalnesc o serie de reguli, care pot fi:

obligatorii - exista legi care impun existenta unor reguli de conduita la locul de munca, pot exista legi care sa reglementeze consumul de alcool la locul de munca, etc.

optionale - in cadrul acestora se pot intalni reguli referitoare la:

codul de conduita si imbracaminte;

absente si intarzieri;

munca peste program;

anumite reguli de siguranta ce trebuie urmate;

utilizarea telefonului;

modul de inregistrare a timpului de munca efectiv;

atitudinea privind fumatul;

interdictia utilizarii sau posesia de alcool, narcotice, etc in cadrul firmei;

pauza de masa;

anumite reguli care acopera problemele legate de pagubele aduse proprietatilor firmei;

confidentialitatea asupra informatiilor despre firma si clientii acesteia.