Gestiunea stocurilor de materii prime si materiale

ACADEMIA DE STUDII ECONOMICE

Facultatea de Cibernetica, Statistica si Informatica Economica

Gestiunea stocurilor de materii prime si materiale

I. Introducere

II. Studiul si analiza sistemului informational existent

II. 1. Studiul sistemului existent

II. 2. Performante si limite

II. 3. Propuneri de perfectionare

III. Proiectarea de ansamblu

III. 1. Activitati si cerinte in activitatea de proiectarea de ansamblu

III. 2. Structurarea sistemului informational

III. 3. Definirea intrarilor, iesirilor si a colectiilor de date

IV. Proiectarea de detaliu

IV. 1. Proiectarea situatiilor de iesire

IV. 2. Proiectarea codurilor

IV. 3. Proiectarea intrarilor

IV. 4. Proiectarea bazelor de date

IV. 5. Proiectarea tehnologiilor de prelucrare a datelor

V. Elaborarea programelor

VI. Implementarea programelor

VII. Analiza eficientei economice a sistemului informatic realizat

I. Introducere

In sistemul intreprinderii productia reprezinta un compartiment ce ocupa un loc primordial. Marile transformari survenite in economia nationala afecteaza atit laturile tehnice ale intreprinderii, cit si pe cele economice, organizatorice si de conducere.

Productia este o activitate economica a carei functie esentiala consta in combinarea si utilizarea factorilor materiali si umani in vederea obtinerii de noi bunuri materiale si servicii, contribuind la sporirea avutiei nationale si la satisfacerea nevoilor de consum ale oamenilor.

Activitatile care au loc in economia nationala, procesul reproductiei in ansamblul sau, sunt conditionate de aprovizionarea tehnico-materiala si de desfacerea produselor. Subsistemul circulatiei marfurilor, prin care se realizeaza activitatea de aprovizionare tehnico-materiala, activitatea de comert si activitatea de achizitie si contractare de produse, asigura conexiunea dintre productie si consum, conditionind cheltuielile de munca sociala.

Acumularea unor bunuri in scopul satisfacerii cererilor viitoare constituie o caracteristica comuna a multor procese economice numite generic procese de stocare.

Problema stocurilor este deosebit de complexa si, de cele mai multe ori, esentiala pentru buna desfasurare a unui proces de productie.

Cum practic nu exista procese de aprovizionare sau de desfacere riguros ritmice, problema stocurilor se pune incepind de la asigurarea resurselor, trecind prin toate fazele productiei intermediare, a productiei finale pina la livrarea produselor catre mediul exterior procesului de productie, pentru a continua sub forma stocurilor create la consumatorii particulari sau privati, de unde se intoarce ca feed back negativ, sub forma de noua cerere de productie finita sau oferta probabila de resurse pentru reluarea procesului de productie. Acest ciclu mai mult sau putin lung, emite catre sistemul de management semnale ce se concretizeaza in procesul de management in probleme de cele mai multe ori dificil de solutionat.

Pentru activitatea de aprovizionare, gestiunea stocurilor are ca obiect receptionarea cantitativa si calitativa a unor produse (materii prime, materiale, combustibil), consumarea si eliberarea acestora pentru productie si dimensionarea optima a stocurilor.

Gestiunea stocurilor de produse finite trebuie sa stabileasca daca comenzile inregistrate sunt sau nu livrabile din stocurile existente, sa determine loturile ce trebuie lansate in productie, pentru satisfacerea comenzilor, sa fundamenteze pe baza analizei economice, variante optime de stocare.

Gestiunea stiintifica a stocurilor asigura aprovizionarea continua a procesului de productie cu obiectele muncii necesare, existenta acestora in depozitele unitatii economice, acumularea lor prealabila, astfel incit, la primirea comenzii, sa se poata alimenta imediat sectiile de fabricatie, locurile de munca cu materii prime si materiale, in cantitatile si sortimentatia dorita.

In cadrul gestiunii stiintifice a stocurilor, un rol important il are stabilirea pe baza unor modele matematico-economice a nivelului stocurilor pentru diferite resurse si a momentelor la care se face aprovizionarea.

Prin utilizarea tehnicii electronice de calcul in activitatile enumerate, se asigura o crestere a capacitatii de calcul sub aspectul volumului datelor si a operatiilor efectuate, cresterea exactitatii informatiilor, sporirea operativitatii si complexitatii situatiilor de informare-raportare, determinind apropierea decidentului de fenomenele si procesele economice pe care acesta le are in atentie, cu multitudinea aspectelor pozitive ce deriva din acesta.

Cu ajutorul calculatorului poate fi realizata urmarirea cu usurinta a stocurilor supranormative, a materialelor cu miscare lenta sau fara miscare putindu-se elimina eventualele rupturi de stoc, imobilizari de mijloace circulante.

Lucrarea de fata, isi propune sa realizeze un sistem informatic prin intermediul caruia sa se realizeze gestiunea stocurilor de materii prime si materiale furnizind totodata informatii pentru fundamentarea deciziilor conducerii unitatii.

II. Studiul si analiza

sistemului informational existent

II. 1 Studiul sistemului existent

Studiul sistemului existent reprezinta un ansamblu de activitati prin care se urmareste cunoasterea performantelor tehnico-functionale ale sistemului informational in ansamblul sau, dar si pentru fiecare element component, cunoasterea cerintelor informationale ale conducerii, cunoasterea lipsurilor si restrictiile pe care le reprezinta sistemul existent fata de aceste cerinte.

Rezultatele acestui studiu, servesc ca punct de plecare in analiza criteriilor de evaluare a performantelor si limitelor sistemului informational existent.

a) definirea caracteristicilor generale ale sistemului economic.

Societatea "MARK - CONSTRUCT" si-a inceput activitatea in anul 1993, cu un capital de 120 milioane lei.

Obiectul de activitate al acestei societati este prestarea serviciilor in constructii: de la lucrari de reparatii in constructii pina la constructii civile si industriale sau restaurari ale monumentelor istorice. In privinta muncitorilor, societatea acopera toata gama meseriilor de constructii cum ar fi : zidari, zugravi, vopsitori, faiantari, mozaicari, timplari, parchetari, lacatusi, instalatori etc. Toti acesti muncitori sunt coordonati de ingineri,subingineri, maistri etc.

In prezent, societatea are contracte in derulare pentru lucrari de prestari-servicii in constructii cu diferite societati cum ar fi : Romtelecom, Institutul Politehnic Bucuresti, Hotel Bucuresti, Unirea S.A., Centrul Istoric etc.

Spectrul larg de servicii asigurat de firma la un standard de calitate deosebit, se datoreaza selectiei aplicate asupra intregului personal, a materialelor si a utilajelor de buna calitate folosite.

Ca urmare a rezultatelor obtinute in ultimii ani ( peste 5 miliarde de lei cifra de afaceri ) si a investitiilor in tehnica de constructii, firma beneficiaza de

sprijinul Uniunii Europene prin intermediul Fundatiei C.R.I.M.M. - organizatie

care asigura aplicarea programului PHARE in Romania.

Principalele obiective urmarite sunt maximizarea profitului, care este o conditie primordiala de supravietuire a oricarei firme, distribuirea cit mai eficienta a personalului pe locurile de munca, perfectionarea acestuia si salarizarea tuturor categoriilor de personal in functie de nivelul lor de calificare.

b) studiul activitatii desfasurate in sistemul economic

I. Studiul functiunilor unitatii:

Activitatea curenta esta coordonata de catre Directorul General in strinsa colaborare cu conducatorii tuturor compartimentelor subordonate acestuia. Fiecare dintre sefii de compartimente ( juridic, economic, tehnic ) avind in subordine direct si nemijlocit diverse departamente, colaboreaza cu sefii acestora in scopul ducerii la indeplinire a deciziilor luate de catre Directorul General, urmarind traducerea in practica a deciziilor in cadrul sistemului condus.

Compartimentarea activitatii in cadrul firmei si legaturile dintre acestea sunt reflectate de organigrama societatii "MARK - CONSTRUCT ", prezentata :

Dintr-o analiza succinta a acestei organigrame se desprind citeva aspecte importante prezentata pe scurt in continuare:

- se remarca ierarhizarea diferitelor functii si compartimente precum si gruparea serviciilor in functie de specificul activitatilor;

- serviciul aprovizionare se subordoneaza directorului economic, in a carui subordine se gaseste si serviciul financiar-contabil;

- activitatea de productie propiu zisa se realizeaza in punctele de lucru (la beneficiari) si in atelierul de reparatii-montaj.

Structura functionala a firmei are la baza gruparea activitatilor in functie de specificul acestora. Astfel se pot dinstinge:

a) functia de productie - cuprinde activitatile de pregatire organizatorica a productiei, care stabilesc ordinea de derulare tehnologica a executarii constructiilor, si folosirea judicioasa a tuturor echipamentelor/masinilor de constructii, precum si activitatile de executie propiu zise.

b) functia financiar-contabila - integreaza activitatile prin care se asigura obtinerea si folosirea rationala a mijloacelor financiare necesare activitatii firmei, inregistrarea si evidenta in expresie baneasca a fenomenelor economice ce au loc in cadrul firmei, precum si urmarirea modului de realizare a rezultatelor economice.

c) functia de aprovizionare - include toate activitatile prin care materiile prime, materialele sunt achizitionate de la furnizor si ajung in cele din urma la punctele de lucru (beneficiari) unde vor fi folosite in procesul de productie (constructii).

Desfasurarea in bune conditii a activitatii de aprovizionare in concordanta cu cerintele de consum ale unitatii economice, cu necesitatea realizarii contractelor incheiate cu clientii, cu furnizorii de materiale, impune organizarea unor sisteme complexe de relatii atit in interiorul firmei, cit si in afara acesteia. Pe plan intern, relatiile se organizeaza intre compartimentele de aprovizionare materiala si celelalte compartimente sau subunitati din cadrul structurii organizatorice a firmei.

Conducerea departamentului aprovizionare, are misiunea de a tine permanent active raporturile cu sectorul tehnic care emite specificatiile de materiale, cu sectorul de productie care incorporeaza resursele materiale in lucrari, cu compartimentul financiar care achita facturile pentru materialele aprovizionate (vezi figura).

Pentru intelegerea fenomenelor legate de procesul de aprovizionare, se prezinta in continuare desfasurarea operatiunilor de aprovizionare:

Unde cifrele corespunzatoare coloanelor reprezinta:

1. - Furnizor

2. - Compartiment aprovizionare

3. - Depozit de materii prime si materiale

4. - Puncte de lucru ( la beneficiari )

5. - Transport

d) functia de personal - cuprinde activitatile prin care sunt asigurate resursele umane necesare realizarii obiectivelor firmei, dezvoltarea continua a competentei angajatilor, rezolvarea problemelor de retribuire a angajatilor.

e) functia de cercetare-dezvoltare - cuprinde ansamblul activitatilor prin care se studiaza, concepe si elaboreaza viitorul cadru tehnic si organizatoric al firmei.

II. Studiul functiei de baza a unitatii economice

Activitatea de baza a societatii o reprezinta prestarea serviciilor in constructii. Astfel, societatea executa lucrari de constructii civile si industriale, inclusiv lucrari de consolidari la constructii existente, fatade, restaurari, finisaje, instalatii sanitare, hidroizolatii, placaje cu faianta, gresie si marmura.

Datorita calitatii lucrarilor pe care le executa, societatea societatea a primit avizul de restaurare a monumentelor istorice, aviz cu care putine societati de constructii pot sa se mindreasca.

Pentru obtinerea unei lucrari, se intocmeste o oferta si un deviz estimativ a lucrarii care urmeaza sa fie executata, iar daca acesta este acceptat de beneficiar, se realizeaza un contract de prestari-servicii in constructii. Aceste etape sunt supravegheate de catre directorul general, directorul tehnic si cel economic.

Lucrarile executate la beneficiar, sunt coordonate de catre maistri sau ingineri, in functie de dificultatea lucrarilor. Aceste lucrari sunt receptionate de catre beneficiar, in urma unei situatii de lucrari, dupa care in urma acceptului, se intocmeste factura de plata.

Directorul tehnic impreuna cu directorul economic sunt responsabili cu urmarirea derularii tuturor contractelor incheiate de societatea comerciala si cu intocmirea situatiilor de plata, lunar si/sau anual. Ei raporteaza directorului general.

III. Studiul sistemului informational

Fluxul informational prezinta anumite caracteristici imprimate de specificul activitatii desfasurate, respectiv gestionarea materiilor prime si a materialelor.

In regulamentul de organizare si functionare al societatii se prevad instructiuni referitoare la activitatile desfasurate la depozit. Astfel, seful depozitului si personalul din subordinea lui, raspund de gestionarea bunurilor incredintate respectiv de primirea, pastrarea si eliberarea de bunuri aflate in administrarea, folosirea sau detinerea societatii comerciale. La primirea marfurilor seful de depozit are obligatia de a lua masuri organizatorice in vederea unor corecte desfasurari a operatiilor privind receptia marfurilor primite, sa efectueze controlarea marfurilor daca corespund cu datele inscrise in documentele insotitoare, sa identifice viciile aparente si sa semneze de primirea bunurilor. In situatia in care se primesc bunuri avind caracteristici pentru a caror verificare seful de depozit nu poseda cunostintele necesare, acesta solicita in scris conducerii unitatii sa i se asigure asistenta tehnica de specialitate.

Regulamentul de organizare si functionare prevede si situatia in care seful de depozit si comisia de receptie observa neconcordante intre datele inscrise in actele de livrare si cele faptice referitoare la greutatea neta, numarul, sortimentul sau calitatea marfurilor primite. In aceasta situatie, se incheie un proces verbal in care se consemneaza lipsa sau deficientele constatate, mentionindu-se sistemul de cintarire, conditiile atmosferice, etc.

In cazul in care cantitatile receptionate efectiv, sunt mai mici decit cele inscrise in documente (comenzi, contracte, avize de expeditie), "MARK - CONSTRUCT" comunica furnizorului respectiv constatarile, iar acesta, in termenele prevazute de lege, trebuie sa livreze cantitatile diferenta. In conditiile in care cantitatile livrate sunt mai mari decit cele care erau stabilite in comenzi sau contracte, se va introduce in gestiune numai cantitatile ce trebuiau sa fie livrate, iar diferentele se vor lua in custodie, comunicind furnizorului aceasta situatie.

In urma studiului efectuat, au rezultat urmatoarele documente, folosite pentru gestiunea bunurilor aflate in depozit:

Unitatea:

Nota de receptie si constatare diferente

nr. .. data .

Modul de obtinere a indicatorilor:

col (2) - I01 - se completeaza din factura furnizorului

col (3) - I02 - se completeaza din factura furnizorului

col (4) - I03 - se obtine din factura furnizorului

col (5) - I04 - se obtine prin numarare/cintarire la primirea produselor

col (6) - I05 - se completeaza din factura furnizorului

col (7) - I06 - se completeaza prin inmultirea cantitatii primite cu pretul unitar pentru produsul respectiv (I04xI05)

- I07 - se obtine prin insumarea coloanei 7

Nota de receptie si constatare diferente se intocmeste pe baza datelor stabilite cu ocazia receptiei materialelor aprovizionate, prin masurare, cintarire, numarare etc., a avizului de expeditie sau facturii primite de la furnizor sau a bonului de vinzare in cazul marfurilor procurate de la fondul pietii.

Documentele referitoare la materialele intrate in gestiune (facturi, avize de expeditie), dupa inregistrare in fisele de magazie, se predau zilnic serviciului aprovizionare care le verifica si le vizeaza apoi se trimit la contabilitate zilnic. Pe baza N.I.R.-ului se efectueaza intrarea in gestiune.

Beneficiarii documentelor: depozitul, furnizorul, borderoul de predare a documentelor.

Periodicitatea: aleatoare in functie de receptiile de materii prime si materiale.

Unitatea:

Fisa de magazie

pag.

Modul de obtinere a indicatorilor:

col (1) - I08 - se completeaza data inscrisa pe documentul in baza caruia se efectueaza operatiunea;

col (2) - I09 - se completeaza numarul documentului in baza caruia se efectueaza operatiunea;

col (3) - I10 - felul documentului;

col (4) sau col (5) se completeaza dupa caz intrare sau iesire de valori materiale;

col (6) - I11 - se inregistreaza stocul existent pentru materialul respectiv. Daca operatiunea a fost de intrare in depozit, atunci stocul actualizat este stocul initial la care se adauga cantitatea intrata, daca operatiunea a fost de iesire din depozit, atunci stocul actualizat se obtine din stocul initial din care este scazuta cantitatea iesita.

Fiecarui material existent in magazie i se asociaza o fisa de magazie, existind obligativitatea sa se efectueze evidentele operativ, in fisele de magazie, pe masura ce se produc primirile sau iesirile de valori materiale.

Beneficiarii documentului : depozitul

Periodicitatea : aleatoare, in functie de miscarile din gestiune

Unitatea:

Bon de consum

nr.:

Bonul de consum este documentul de eliberare a materialelor din depozit pentru punctele de lucru. Pe baza acestui document se efectueaza scaderea din gestiune.

Beneficiarii documentului : depozitul, punctele de lucru

Periodicitatea : aleatoare in functie de necesitatile de materii prime si materiale ale punctelor de lucru.

Bonul de consum este completat de maistrul sau inginerul de la punctul de lucru care solicita materiile prime sau materialele respective, completarea facindu-se in doua exemplare. Livrarea materiilor prime/materialelor catre punctul de lucru, se realizeaza de catre personalul de la compartimentul aprovizionare, pe bonul de consum fiind inscrisa persoana care este delegata sa ridice (livreze) materiile prime/materialele.

Pe linga documentele prezentate se mai folosesc registrul de stocuri si raportul trimestrial referitor la stocurile de materiale.

Registrul de stocuri se completeaza la finele fiecarei luni, manual, fiind elaborat pe grupe de materiale, cu inscrierea fiecarui sortiment de material. Serveste la tinerea unei evidente lunare a stocurilor de materiale - cantitativ si valoric. Registrul este completat in doua exemplare - unul pentru Aprovionare si al doilea pentru serviciul Financiar - Contabil.

Raportul referitor la stocurile de materiale este elaborat trimestrial, manual, si permite sesizarea cazurilor de abatere a stocului efectiv de la stocul normat si determinarea diferentelor de stoc.

Studiul sistemului informational presupune elaborarea schemei fluxului informational, cu punerea in evidenta a principalelor activitati si a legaturilor statice si dinamice dintre ele. La nivelul sistemului analizat, acesta poate fi reprezentat ca in figura urmatoare:

Marfa intra in depozit pe baza unei facturi externe de la furnizor. In urma procesului manual de prelucrare P1 se completeaza N.I.R. -ul. Acesta se completeaza in trei exemplare, primul exemplar mergind la contabilitate, al doilea la furnizor, ultimul raminind la depozit, fiind document justificativ de intrare in gestiune.

Bonurile de consum, cele de retur si N.I.R.-urile reprezinta intrari in procesul manual de prelucrare P2, prin care se realizeaza actualizarea fiselor de magazie. Bonurile de consum, respectiv cele de retur se completeaza in doua exemplare, originalul raminind la depozit, copia la punctele de lucru.

Studiul si analiza sistemului existent, presupune de asemenea asocierea pentru sistemul economic analizat a modelului static sau structural, surprinderea modificarilor ce au loc asupra entitatilor din cadrul sistemului, in functie de diferitele fenomene ce pot apare - modelul dinamic, modelul functional, precum si integrarea acestor modele.

Modelul static sau structural pentru activitatea de gestiune a materiilor prime si materiale, presupune identificarea componentelor sau a entitatilor din cadrul sistemului economic analizat, identificarea asocierilor dintre entitati si calificarea acestora, identificarea atributelor aferente entitatilor si asocierile dintre entitati, stabilirea atributelor de identificare a entitatilor. Astfel, au reiesit urmatoarele entitati:

- Materiale

- Inregistrarea contabila in contul furnizor

- Furnizor de materii prime/materiale

- Factura

- Nota de intrare receptie

- Fisa de magazie

- Bon de consum/retur

- Puncte de lucru

Modelul static sau structural pentru activitatea de gestiune a materiilor prime / materialelor este redat in cele ce urmeaza:

				(1,n)

Modelul dinamic presupune surprinderea modificarilor ce au loc asupra entitatilor din cadrul sistemului in functie de diferitele fenomene ce pot apare pentru fiecare entitate luata in parte precum si interconditionarile dintre entitati.

Modelul functional al sistemului analizat are drept scop determinarea transformarilor de date care se produc in cadrul sistemului in scopul satisfacerii cerintelor informationale aferente acestui sistem.

In cadrul modelului functional, accentul se deplaseaza de la realitatea analizata catre cerintele informationale ale utilizatorilor, cerinte a caror satisfacere constituie obiectivul realizarii bazelor de date.

Modelul functional este redat in figura de mai jos:

Tot referitor la cerintele informationale, conducerea firmei doreste sa stie, intr-un timp de raspuns al sistemului limitat urmatoarele:

- plusurile si minusurile din gestiune;

- cazurile in care se constata ca bunurile din gestiune sunt depreciate, degradate, distruse sau sustrase;

- existenta stocurilor pe depozite si magazii;

- situatia stocurilor la o anumita data;

- urmarirea stocurilor supranormative;

- urmarirea materialelor cu miscare lenta sau fara miscare;

- prevederea rupturilor de stoc, in cazul cind cererile de materiale ale punctelor de lucru nu pot fi onorate din stocurile existente;

II. 2. Performante si limite

Analiza sistemului informational existent consta in evaluarea performantelor si limitelor in raport cu cerintele sistemului de conducere si evaluarea gradului de pregatire al unitatii economice pentru introducerea noului sistem informational.

a) Performante

Desi, dupa cum s-a putut constata din studierea sistemului informational, procedurile intilnite erau bazate pe prelucrarea manuala a datelor, activitatea de gestionare a materiilor prime si materialelor se desfasurau in destul de bune conditiuni, dar cu un volum foarte mare de munca.

Datele referitoare la fiecare material sunt consemnate in fisele de magazie, care sunt extrase din cartoteca, cartotecile fiind aranjate in ordine, numerotate. De asemenea, si documentele justificative ale operatiilor efectuate in gestiune sunt arhivate pe perioade.

Se poate constata la sfirsitul fiecarei luni, plusurile sau minusurile din gestiune prin inventariere, confruntind stocul scriptic extras din fisa de magazie, pentru fiecare material, cu stocul faptic pentru acel material.

In cazul constatarii de diferente, se intocmeste un raport in care se specifica neconcordantele gasite.

Tot la sfirsitul fiecarei luni se realizeaza situatia finala cu stocurile de materii prime si materiale, prin care conducerea ia cunostinta de stocurile efective aflate in depozit, comparindu-le cu necesarul de materii prime si materiale pentru desfasurarea in bune conditiuni a proceselor de productie (constructii). Periodic se desfasoara un control al stocurilor supranormative, prin compararea din fisa de magazie a fiecarui material, a normei din stoc cu stocul existent.

b) Limite

Principala limita a sistemului informational existent o constituie timpul mare de raspuns al sistemului condus la solicitarile sistemului de conducere, timp de raspuns care in conditiile actuale ale economiei de piata poate avea influente negative asupra firmei.

Pe de alta parte, dupa cum se stie, un factor esential al rentabilitatii unei unitati economice il constituie reducerea costurilor de productie. Elaborarea unor norme de consum riguroase, strict dimensionate si concretizate intr-o economie semnificativa de resurse materiale, este o modalitate pentru reducerea acestor costuri. Punerea efectiv in practica a acestei modalitati, este incadrarea efectiva in consumurile normate de materii prime si materiale. De aici si importanta evidentierii in orice moment a stocurilor supranormative, actualul sistem informational fiind deficitar in ceea ce priveste aceste probleme.

Un alt aspect este si faptul ca ponderea cea mai mare din cheltuielile necesare pentru realizarea productiei, o reprezinta cea pentru materii prime si materiale. Plecind de la acest aspect se impune ca o necesitate reducerea continua a acestor cheltuieli. Actiuni in acest sens ar fi evitarea imobilizarilor de resurse materiale, repunerea imediata in circuit a stocurilor cu miscare lenta sau fara miscare, actualul sistem informational fiind deficitar in ceea ce priveste informatiile referitoare la aceste aspecte.

Ca o concluzie se poate mentiona faptul ca actualul sistem informational este caracterizat de o capacitate redusa de calcul sub aspectul volumului datelor prelucrate, de o operativitatate si complexitate scazuta a situatiilor de informare-raportare.

II. 3. Propuneri de perfectionare

Propunerile de perfectionare vor cauta in primul rind sa inlature deficentele vechiului sistem.

O prima directie de perfectionare este legata de introducerea unui sistem informatic in subsistemul analizat cu multitudinea aspectelor pozitive ce deriva din aceasta: cresterea exactitatii informatiilor, capacitatea sporita de calcul sub aspectul volumului datelor prelucrate si implicit a cresterii vitezei de raspuns a sistemului.

Informatiile referitoare la introducerea in gestiune a cantitatilor livrate de materii prime si materiale vor putea fi puse la dispozitia compartimentului aprovizionare pentru tinerea evidentei realizarii necesarului de aprovizionat.

O alta directie de perfectionare este legata de dimensionarea judicioasa a stocurilor de materii prime si materiale, prin utilizarea unor modele matematice de gestiune a stocurilor, care sa conduca la reducerea cheltuielilor aferente procesului de stocare.

Ca propunere de perfectionare se incearca realizarea analizei stocurilor in expresie fizica si expresie valorica.

Pentru analiza stocurilor in expresie fizica se folosesc urmatorii indicatori: gradul de incadrare a stocurilor efective in limite normate, volumul fizic al stocurilor supranormative, volumul stocurilor disponibile.

Gradul de incadrare a stocurilor efective in limitele normate (k) se determina cu ajutorul relatiei :

k=Sef/Sn*100

unde:

Sef = stocul efectiv de materiale existent in depozit

Sn = stocul normat de materiale

Volumul fizic al stocurilor supranormative (Spn) se poate calcula cu ajutorul relatiei :

Spn = Sef-Sn

In conditiile unei situatii normale, coeficentul k ia valori cuprinse intre 0 si 1. Cind k<1 se impune reintregirea urgenta a stocului, iar cind k>1, inseamna ca s-au format stocuri supranormative si ca urmare, trebuie luate masuri de redimensionare a acestora.

Principalul indicator in expresie valorica il reprezinta viteza de rotatie.

Studierea influentei stocurilor asupra vitezei de rotatie este deosebit de importanta intrucit se constata in ce masura se asigura ca fondurile materiale sa circule cit mai repede. Orice stationare indelungata a acestor fonduri conduce la realizarea unei productii mai mici.

Individualizata la nivelul materiilor prime si materialelor, viteza de rotatie se stabileste cu ajutorul relatiei:

Vr = (Spv*T) / Vc

unde :

Spv = stocul mediu de productie, in expresie valorica

T = numarul de zile al perioadei de gestiune

Vc = consumul de materiale in perioada respectiva

Pentru a stabili numarul de rotatii, se imparte numarul de zile al perioadei de gestiune la viteza de rotatie.

Analiza stocurilor de materiale se poate extinde si asupra altor aspecte, in functie de scopul urmarit de utilizatorii rezultatelor.

Scopul analizei este ca pe baza rezultatelor obtinute, sistemul de conducere sa poata lua cele mai indicate masuri pentru a se asigura o buna gestionare a stocurilor de materii prime, concretizata in asigurarea continuitatii productiei cu imobilizari minime de resurse materiale si financiare.

III. Proiectarea de ansamblu

Aceasta etapa consta din :

- elaborarea modelului de ansamblu al sistemului informatic

- planificarea realizarii sale pe parti componente

III. 1 Studiul sistemului existent

Continutul acestei etape consta in structurarea sistemului informatic, definirea iesirilor, a intrarilor, definirea colectiilor de date, alegerea modelelor matematice si a programelor, alegerea solutiilor tehnice.

Sistemul informatic conceput, trebuie sa indeplineasca anumite caracteristici, printre care:

- sa contina ca element central o baza de date in care sunt stocate date intercalate;

- autenticitatea datelor. De asemenea, formatul si gradul de sintetizare si prezentare al datelor difera in functie de nivelul de conducere la care acestea sunt prezentate;

- posibilitatea prelucrarii si transmiterii datelor la conducere in timp util;

- sa ofere posibilitatea interactiunii imediate om-masina, care devine tot mai necesara cu cit decidentul uman este plasat mai sus in ierarhia conducerii;

- grad ridicat de integrare din punct de vedere intern si extern;

- adaptare sau modificare cu efort minim;

Pentru intrunirea acestor caracteristici este necesar sa fie indeplinite o serie de cerinte in etapa de conducere:

- fundamentarea sistemului informatic pe criterii de eficienta economica prin compararea cheltuielilor estimate ca necesare pentru realizarea si functionarea sistemului cu efectele economice directe si indirecte ce se sconteaza a fi obtinute prin introducerea sistemului informatic;

- formularea cerintelor informationale prin participarea directa a conducerii unitatii;

- asigurarea unui nivel tehnic ridicat;

- adaptarea de solutii in concordanta cu resursele disponibile (echipament de calcul, programe, personal) si cu restrictiile impuse (financiare);

III. 2 Structurarea sistemului existent

In scopul elaborarii modelului de ansamblu, sistemul informational se descompune in subsisteme relativ autonome, fiecare avind "intrarile" si "iesirile" sale, precum si algoritmi de transformare a intrarilor in iesiri.

In urma acestei etape se vor evidentia subsistemele componente, legaturile dintre acestea (conexiunile interne), precum si legaturile exterioare ale sistemului cu alte sisteme atit pe verticala, cit si pe orizontala (conexiunile externe).

Motivele care fac necesara structurarea sistemului informatic sunt urmatoarele:

- numarul mare de elemente si legaturi care compun un sistem informatic face imposibila proiectarea "in bloc" a acesteia;

- implementarea simultana a tuturor componentelor sistemului informatic, fara perturbarea activitatii, este deosebit de dificila;

- prioritatea anumitor obiective;

- cantitatea limitata a resurselor umane si materiale;

La structurarea sistemului informatic se vor avea in vedere urmatoarele cerinte:

- unicitatea criteriului de descompunere a sistemului pe fiecare nivel al structurii;

- posibilitatea constituirii sistemului prin agregarea modulelor;

- sa nu existe suprapuneri ale modulelor;

Structura functionala a sistemului informatic la nivelul unitatii economice este:

III.3 Definirea iesirilor, intrarilor, colectiilor de date si a modelelor matematice utilizate

1. Definirea iesirilor

Realizarea oricarui sistem informational are loc practic prin satisfacerea cerintelor informationale ale conducerii, ceea ce inseamna furnizarea la cerere sau periodic a situatiilor, rapoartelor de iesire ce grupeaza informatii, date necesare cunoasterii realitatii curente, necesare fundamentarii deciziilor pentru dirijarea activitatii pe termen scurt, mediu sau lung.

Utilitatea si viabilitatea sistemului informational sunt determinate de tipul, continutul si operativitatea cu care se transmit aceste situatii de iesire, factorilor de decizie pe diferite nivele.

La nivelul subsistemului de gestiune a stocurilor de materii prime si materiale, iesirile pot fi impartite in doua categorii: acte si rapoarte, situatii si rapoarte centralizate.

Situatiile si rapoartele centralizate sunt multiple, cu grade diferite de complexitate si pot fi la rindul lor impartite in doua categorii, functie de momentul intocmirii : periodice si la cerere.

Situatiile periodice se pot referi la:

- situatia stocurilor existente la un anumit moment in depozit;

- situatia stocurilor supranormative;

- situatia stocurilor fara miscare;

- viteza de rotatie a stocurilor;

De regula aceste situatii se intocmesc la sfirsitul lunii. Tot situatii periodice sunt si cele referitoare la dimensionarea stocurilor, ce se obtin pe baza normelor de consum si a necesarului de materiale pentru anul de plan.

Situatiile la cerere sunt cele mai des intilnite. Astfel se poate determina: - stocul pe un produs;

- stocul pe o categorie de produse;

- dinamica unui material aflat in depozit;

Aceste situatii se intocmesc intr-un singur exemplar si nu se memoreaza decit in baze de date temporare.

2. Definirea intrarilor

La fel ca si iesirile, intrarile pot fi impartite in doua categorii ce servesc la obtinerea unor acte si rapoarte, si care servesc la obtinerea situatiilor centralizatoare.

Pentru prima categorie, cel mai important act de intrare in subsistem il reprezinta factura de intrare de la furnizor. Operatorul de la depozit, preia anumite date in baza carora se intocmeste N.I.R.-ul si procedeaza la actualizarea bazelor de date. Aceste date sunt : data si numarul facturii, numele furnizorului, adresa si codul fiscal, banca si contul bancar al furnizorului.

In continuare se preiau datele referitoare la caracteristicile materialelor (cantitate, pret, unitate de masura) si se compara totalurile calculate cu cele de pe factura. Daca totalul este in regula, se trece la tiparirea N.I.R.-ului, care se intocmeste la fiecare livrare de materiale de la furnizor.

In ceea ce priveste situatiile centralizatoare intrarile se refera in special la informatii stabilite de compartimentul plan, cum ar fi:

- stocurile normate pentru diferitele materiale:

- necesarul de aprovizionat pe trimestru;

- costuri de lansare a comenzilor de aprovizionare;

- costul unitar de stocare;

- costul de penalizare pentru materiale ce nu se gasesc in stoc.

3. Definirea colectiilor de date

In aceasta etapa, datele definite global in activitatile anterioare servesc la gruparea lor in colectii de date dupa diferite criterii, la nivelul fiecarui subsistem sau la nivelul intregului sistem informational.

La nivelul subsistemului analizat s-au deosebit urmatoarele colectii de date:

a) Materiale

In aceasta colectie exista date care se refera la fenomene statice, respectiv la caracteristicile fiecarui produs in parte, cum ar fi: codul materialului, denumirea, unitatea de masura, grupa din care face parte materialul.

Aceste informatii au un caracter, in general statistic in sensul ca ele se modifica foarte rar. Din acest punct de vedere, colectia de date este de baza, deoarece datele isi pastreaza valabilitatea, relevanta si autenticitatea pe perioada de existenta a obiectului de referinta. Daca dispare acesta, dispar si ele. Totodata, datele isi pastreaza autenticitatea si relevanta pe perioada de referinta a obiectelor pe care le descrie. Marimea acestei perioade de timp este specifica fiecarui colectii si este delimitata cronologic de momentul aparitiei, inscrierii datelor si de momentul disparitiei.

b) Grupe de materiale

Si aceasta colectie de date cuprinde informatii care au un caracter static. Informatiile continute sunt codul si denumirea grupei de materiale.

c) Furnizori

Aceasta colectie de date cuprinde informatii referitoare la:

- cod furnizor;

- denumirea completa a furnizorului;

- adresa (strada, numar, bloc);

- cod fiscal;

- banca si codul bancar;

- telefon;

Pentru simplificarea procedurii de introducere a facturii de intrare, s-a considerat necesara codificarea fiecarui furnizor. Astfel, operatorul de la depozit nu mai este nevoit sa introduca de fiecare data datele referitoare la furnizor. Tot ce are de facut este sa raspunda la intrebarea daca factura este de la un furnizor nou sau de la unul existent, avind in ajutor si o lista continind denumirea acestora.

Daca furnizorul este nou, codul este generat automat de program dupa un algoritm pe care operatorul nu este necesar sa il cunoasca, in continuare urmind introducerea datelor referitoare la furnizor.

Aceasta colectie de date poate fi analizata si din punct de vedere al prelucrarii datelor. Astfel, poate sa fie considerata o colectie de date de baza, deoarece datele au un caracter permanent in sensul ca fiecare data are o anumita stabilitate in cadrul colectiei, in functie de existenta obiectului de referinta. Daca dispare acesta, dispare si datele de referinta la el.

d) Clienti (puncte de lucru)

Aceasta colectie de date cuprinde informatii referitoare la:

- codul clientului

- denumirea completa

- adresa

- codul fiscal

- banca si contul bancar

- telefon

Este foarte asemanatoare colectiei de date furnizori si serveste in principal la identificarea clientilor nominalizati in bonul de consum ce insoteste materialele disponibile din depozit. Este o colectie de date de baza, datele avind un continut omogen, format din datele primare.

e) Intrari/Iesiri de materiale

Este colectia de date cea mai numeroasa, tinind seama ca aici se vor memora atit iesirile cit si intrarile de materiale.

Aceasta colectie cuprinde date referitoare la dinamica materialelor (iesiri si intrari de materiale).

Din punct de vedere al intrarilor de materiale,se retin date referitoare la tipul actului, numarul si data actului, codul materialului, cantitatea intrata, pretul unitar, codul furnizorului.

Din punct de vedere al iesirilor de materiale, se retine acelasi set de date, continutul fiind insa diferit. Astfel, se retine tipul documentului, denumirea, numarul si data documentului de iesire, codul clientului (punctului de lucru), codul materialului, cantitatea si pretul unitar.

Diferenta dintre documente este foarte mare si este data de cimpul "tip document". Pe baza acestui cimp se pot intocmi situatii referitoare la volumul intrarilor/iesirilor unui anumit material, la valoarea iesirilor/intrarilor pe o anumita perioada de timp.

Din acest punct de vedere colectia poate fi clasificata ca fiind intermediara sau de lucru.

4. Identificarea modelelor matematice referitoare la procesul de stocare

O problema importanta o reprezinta dimensiunea stocurilor de materii prime si materiale, dimensionare care sa corespunda unor cheltuieli cit mai mici a activitatii de stocare. Elementele unui proces de stocare sunt:

1) Cererea din produsul stocat, care poate fi:

a) cerere determinista - cind este cunoscuta intr-un interval de timp

b) cerere aleatoare

c) cerere necunoscuta

2) Intervalul de timp intre doua aprovizionari succesive care poate fi:

a) fix

b) variabil

3) Cantitatea.de produse intrate periodic in stoc care poate fi:

a) constanta

b) variabila

4) Nivelul stocului de marfa

5) Costul de stocare (Cs) - reprezinta cheltuielile de depozitare, intretinere, reparatii. Calculul procesului stocarii se face la nivelul stocului mediu.

6) Costul de lansare a comenzii (Cl) care include toate cheltuielile ce se fac incepind cu intocmirea comenzii, trimiterea acesteia la furnizori, cheltuieli de transport , inclusiv cu deplasarile de delegati ai cumparatorului la furnizor.

7) Costul de penalizare sau penurie (Cp) apare datorita lipsei de materiale in stoc, cind cererea este mai mare decit stocul.

Modelele de stocare in care se admite posibilitatea nesatisfacerii cererii datorita lipsei de produse in stoc ("ruptura de stoc"), se face in ipoteza ca toate comenzile neonorate la un moment dat nu se anuleaza, ele se amina, acoperindu-se ulterior odata cu plata unor penalizari. Aceste costuri de penalizare afecteaza profiturile firmei.

Printre modelele utilizate in dimensionarea si normarea stocurilor, pot fi enumerate metoda de calcul direct si metode de calcul indirect.

Aplicatia informatica va folosi doua metode de calcul indirect:

- modelul de gestiune cu perioada fixa si cerere constanta

- modelul cu perioada fixa, cerere constanta si posibilitate de ruptura a stocului.

Primul model, cunoscut in literatura de specialitate ca modelul Wilson, presupune:

- determinarea lotului optim - n_0;

- intervalul optim dintre doua aprovizionari -T₀

- costul minim - G

Informatiile de intrare in model sunt:

- N = necesarul trimestrial de aprovizionat

- q = perioada de gestiune (trimestrul)

- Cl = costul de lansare al unei reaprovizionari

- Cs= costul de stocare pentru o unitate de material pe zi

Dupa cum se observa unitatea de timp pentru perioada de gestiune o reprezinta trimestrul datorita specificului activitatii societatii care depinde foarte mult de sezon.

Iesirile se obtin pe baza intrarilor cu ajutorul urmatoarelor relatii:

2*N*Cl

q*Cs