Reengineering

Reengineering

1. Prezentare generala

Conceptul de reengineering presupune refundamentarea si reproiectarea activitatii unei firme pentru a obtine imbunatatiri semnificative si de durata in ceea ce priveste costurile, veniturile, calitatea. Scopul reengineering - ului este de a optimiza desfasurarea tuturor proceselor ce intervin in activitatea firmei, maximizarea rezultatelor cu un consum optim de resurse[1].

Necesitatea reengineering - ului poate avea drept cauze performante financiare nesatisfacatoare ale firmei, concurenta, scaderea cotei de piata si a vanzarilor, identificarea unor noi oportunitati de afaceri etc.

Reengineering -ul se refera la analiza si schimbarile in componentele fundamentale ale activitatii firmei:

a.      strategia;

b.     procesele;

c.      tehnologia;

d.     organizarea;

e.      cultura.

2. Metodologia reengineering - ului

Politica de reengineering implica parcurgerea mai multor etape:

a.      planificarea si lansarea proiectului. Aici intervin alcatuirea si training-ul initial al echipei, definirea scopului, planificarea in timp a desfasurarii proiectului, desemnarea consultantilor (experti din interiorul firmei sau din afara acesteia);

b.     analiza situatiei curente a firmei: definirea proceselor, studierea clientilor si angajatilor firmei, analiza tehnologiei existente in firma;

c.      elaborarea solutiei: reproiectarea proceselor, tehnologiei si organigramei; reconfigurarea responsabilitatilor si autoritatii fiecarui angajat / post;

d.     studiul solutiei elaborate anterior: analiza costurilor de implementare si a beneficiilor asteptate, elaborarea eventual a unui plan de afaceri, prezentarea solutiei catre factorii cheie din conducerea firmei;

e.      dezvoltarea solutiei: definirea detaliata a proceselor, elaborarea necesarului de potential tehnic si uman, planul de instruire al acestuia, planificarea implementarii etc.;

f.      implementarea: se poate efectua fie pe faze sau procese individuale, fie pe compartimente - pilot din cadrul organizatiei, masurarea efectelor, culminand cu implementarea la nivelul intregii firme;

g.     dezvoltarea continua: imbunatatirea si analiza continua a noilor sisteme sau procese introduse prin reengineering.

Elaborarea si implementarea cu succes a unei politici de reengineering va trebui sa beneficieze de suportul (implicarea decizionala) a managementului de nivel superior din firma. Schimbarile ce sunt asteptate a se produce in urma reengineering - ului afecteaza procesele din firma, tehnologia, organigrama etc. Orice schimbare in aceste domenii necesita un consum de resurse (financiare, umane etc.), lipsa sprijinului din partea conducerii poate afecta alocarea acestor resurse la un moment dat. Aceasta situatie poate semnifica pragul dintre reusita sau insuccesul reengineering - ului.

Implementarea unei politici de reengineering este necesara in situatii cum ar fi:

a. In sectorul productiv, implementarea unei noi game de produse (ca urmare a identificarii unui segment de cerere neacoperit de concurenta), ceea ce presupune schimbarea intr-o masura mai mare sau mai mica a tehnologiilor folosite, schimbarea nivelului de pregatire a personalului etc.;

b. In domeniul serviciilor, activitatea firmelor de profil are ca obiectiv principal satisfactia clientului, care va deveni "centrul" politicii de reengineering (pornindu-se de la constatarea ca regulile stabilite pentru desfasurarea relatiilor cu clientii sunt foarte stricte si nu permit deservirea clientilor la nivelul asteptat de acestia, politica de reengineering va fi implementata incepand cu identificarea nevoilor clientilor si crearea unei infrastructuri care sa permita satisfacerea acestor nevoi, delimitarea si reorganizarea proceselor in acest scop). Aceste considerente se aplica si pentru firmele care produc si ofera bunuri economice, cel putin in ceea ce priveste serviciile post-vanzare. In economia moderna, in conditiile diversificarii continue a ofertei si preturilor, calitatea si performantele unui produs ele insele nu mai constituie o premisa a succesului politicii de desfacere, nu mai asigura vandabilitatea produsului. Foarte importante din acest punct de vedere sunt serviciile pe care producatorul sau reprezentantii sai le ofera dupa incheierea vanzarii: instalarea produsului/punerea in functiune (pentru produsele electronice, de exemplu), instruirea clientului/beneficiarului referitor la utilizarea si intretinerea produsului, existenta unui termen de garantie pentru produs sau subansamblele acestuia, calitatea serviciilor de depanare etc.

Printre avantajele reengineering - ului putem enumera:

conceptul de reengineering este atractiv pentru manageri, deoarece promite succese economico - financiare pe termen scurt si cresteri majore in ceea ce priveste performanta firmei;

este simplu de inteles si aplicat;

este prezentat si promovat ca o alternativa mai buna la alte concepte de management, se considera ca este mai putin costisitor si beneficiile sunt mai consistente si pe termen scurt;

folosirea instrumentelor tehnologiei informatiei va asigura competitivitatea firmei pe termen lung si o va ajuta sa-si desfasoare mai eficient activitatea.

Reengineering-ul presupune schimbari in cultura si comportamentul oamenilor, in tehnologie si procese. Drept urmare, exista o multitudine de factori care impiedica implementarea efectiva a reengineering-ului, restrangand posibilitatile de inovare si imbunatatire continua a activitatii firmelor. Printre acesti factori putem enumera:

atitudinea personalului firmelor (de la cele mai inalte nivele ale conducerii pana la angajatii din "subsolul" organigramei: o explicatie in acest sens ar fi ca scopurile reengineering-ului nu sunt intotdeauna bine fundamentate si de aceea se creeaza confuzie in randul celor interesati);

cultura organizationala a firmei;

volumul limitat al resurselor;

retinerea fata de informatizarea activitatii.

In cazul firmei ce face obiectul studiului de caz din capitolul al patrulea, propunem efectuarea unui demers de reengineering care sa vizeze urmatoarele aspecte:

instruirea personalului de productie in vederea utilizarii cu maximum de eficienta a utilajelor de productie din patrimoniul firmei, avand in vedere ca in decursul anului precedent au fost achizitionate noi mijloace fixe productive;

implementarea unui sistem informatic integrat pentru analiza economico-financiara a activitatii firmei (realizarea manuala a acestor operatiuni este un proces consumator de resurse de timp si umane, iar utilizarea unor instrumente informatice ad-hoc nu este o solutie de durata);

intarirea departamentului de marketing a firmei, in vederea implementarii unei politici de marketing corespunzatoare obiectivului de piata al firmei: cresterea vanzarilor.