Proiect la Managementul Proiectelor de Constructii

INTELEGEREA

RISCURILOR SI CONSTRANGERILOR

Managementul de risc

constituie o parte a muncii tale

Exista numeroase definitii si intrebuintari ale termenului "risc", dar nu exista nici o definitie universal acceptata. Ceea ce au in comun toate aceste definitii este acordul asupra faptului ca riscul are doua caracteristici:

-incertitudinea: un eveniment se poate intampla sau nu:

-pierderea: un eveniment are consecinte si pierderi nedorite.

Deci, riscul implica probabilitatea ca un eveniment nedorit sa se intample, la fel cum implica gravitatea consecintelor evenimentului ce ar fi trebuit sa se intample.

Multe riscuri pot fi previzionate. Probabilitatea aparitiei riscurilor este necunoscuta, dar identificand din timp riscurile potentiale li se reduce de obicei impactul. Aceasta este ceea ce se numeste management de risc, care face parte din munca unui bun conducator de proiect.

Riscul managerial este un proces continuu care incepe odata cu initierea unui proiect si se manifesta pana ce proiectul este definitivat. Managementul de risc poate duce la indeplinirea urmatoarelor:

Identificarea problemelor potentiale si infruntarea lor cand este mai usor si mai ieftin decat dupa ce devin probleme reale si apar crizele.

Concentrarea asupra obiectivelor proiectului si cautarea atenta a problemelor ce pot afecta proiectul de-a lungul intregului sau ciclu de viata.

Identificarea problemelor potentiale inca din faza de planificare (in demersurile proactive) si obtinerea in acest mod a deciziilor in managementul privind alocarea resurselor.

Participarea personalului la toate nivelurile proiectului. Atentia lor trebuie concentrata asupra unei parti din proiect (sau produs), iar conducatorul proiectului trebuie sa obtina o modalitate derealizare a ei.

Cresterea sanselor totale de succesale proiectului.

Restrictiile versus riscurile unui proiect

Restrictile, spre deosebire de riscuri, sunt cunoscute dinainte. Daca ai doar 10000$ pentru ati cumpara masina aceasta esteo restrictie. Nu conteaza cat de mult iti doresti noul Mercedes, 10000$ nu vor fi niciodata suficienti pentru a-l cumpara. Restrictiile reprezinta limitele lumii reale referitoare la posibilitatile pe care le au proiectele tale. Daca incalci restrictile in definirea proiectului tau, pana la urma acesta va esua (intr-un mod sau altul). Meseria de conducator de proiect presupune sa intelegi aceste restrictii si sa actionezi intre limitele dtabilite de ele.

Priveste atat partea pozitiva cat si pe cea negativa

In loc sa privesti tot ce ai putea face, priveste la tot ce iti sta in cale si ar putea devenii un potential obstacol. Desi cei ce cunosc foarye bine arta comunicarii vor incerca sa te convinga de opus, privind la partea negativa a unui proiect poti sa anticipezi cel mai bine evenimentele ce ti-ar putea incetinii sau chiar distruge proiectul. Pentru ca tu, ca manager de proiect, esti direct responsabil de succesul sau de esecul proiectului tau, trebuie sa privesti atat partea pozitiva cat si pe cea negativa a ecuatiei inainte de a face vreo intelegere in privinta proiectului. Totul poate fi o aventura aproape lipsita de risc, dar poti avea si o msiune aproape asemanatoare cu cea a capitanului vasului Titanic.

Afaceri riscante

	Cuvintele unui intelept: "Sunt mult mai multe de spus despre esec. Este mult mai interesant decat succesul." _ Max Beerbohm

Ca manager de proiect esti responsabil de toate aspectele ce privesc proiectul, inclusiv acelea ce fac parte din proiect dar sunt departe de a fi sub controlul tau. Proiectele pot prezenta riscuri in oricare din cele 100 de parti ce-i sunt direct subordonate, dar ca manager de proiect responsabilitatea va cade pe umerii tai.

Identificarea riscurilor si restrictiilor inaintea inceperi proiectului iti vor da timpul necesar pentru a le diminua pe cele ce pot fi reparate sau sa-i anunti pe terti (oral sau in scris) ca proiectul poate fi in pericol inainte chiar de a incepe. O analiza critica a proiectului este cruciala pentru a-i asigura un start acceptabil si bun de aplicat. Nu e de neinchipuit ca un viitor manager de proiect sa aiba de realizat un proiect care a stagnat o perioada de timp pentru ca nici o persoana rationala nu l-ar fi realizat. Aceasta este in special tipic pentru un nou angajat ce trebuie sa rezolve un proiect imposibil. Altminteri persoanele ce-i deleaga pe altii sa le realizeze sarcinile, pot sa-i felicite pe delegati ce au reusit o buna incepere a unui proiect important; si odata ce bietul om, delegatul, a parasit camera, persoana care l-a delegat va semna documentul cu numele sau si cu litere in relief, incantat de sine ca a gasit pe cineva care a fost atat de prost incat sa-i faca munca.

Plecand in realizarea unui proiect de la ideea ca "Noi putem face totul",aceasta atitudine va intretine spiritul de reusita al echipei, dar numai pana in momentul in care totul se va ingreuna; atunci echipa va devenii frustrata, managerii se vor plange, iar tu insuti vei fi nemultumit de tine pentru ca nu ai reusit sa rezolvi problemele principale in primul rand. Mai mult decat toate acestea, bugetul si problemele planificate anterior vor distruge orice posibilitate de a rezolva totul in limitele restrictiilor planului original; ceea ce inseamna ca va trebui sa ceri o prelungire a termenelor si mai multi bani. Va trebui sa inveti sa comunici si sa negociezi schimbarea.

Daca esti norocos vei capata un nou sens asupra vietii si resurselor pentru a reinvia si revizuii proiectul. Trebuie sa inveti sa termini cat mai repede un astfel de proiect - acesta nu este cel mai placut proces al managementului prin proiecte, desi trebuie sa recunoastem ca ajungem in aceasta etapa o data sau de doua de-a lungul anilor.

Riscurile obisnuite ale proiectului

In continuarea realizarii proiectului, un numar mare de arii de risc pot avea impact asupra livrarilor produselor finite ori serviciilor:

Fundamentarea: S-ar putea sa nu capeti tot capitalul de care proictul tau are nevoie.

Timpul: S-ar putea sa afli ca anumite lucruri dureaza mai mult decat ai planuit initial. Astfel risti sa depasesti termenele.

Personalul: Odata ce incepe munca la un proiect, iti vei da seama ca nu poti gasi personalul adecvat pentru respectiva meserie sau cei gasiti nu au experienta si abilitatile necesare,cerute de companie pentru a atinge obiectivele proiectului.

Relatiile cu clientii: In cazul in care clientii nu au timp sa lucreze impreuna cu echipa proiectului si sa asiste la definirea calitatilor solutiilor problemelor proiectului, risti sa aiun client nesatisfacut pe toata desfasurarea proiectului.

Proiectarea marimii si/sau complexitatii: Un proiect este mare sau complex din punct de vedere al cuantificarii abilitatii de a-l duce la bun sfarsit incadrandu-se in termene si buget. Exista prea multi factori ce incearca sa controleze, in special restrictiile de timp si de buget.

Structura completa: Ca rezultat al deciziilor politice, responsabilitatea este impartita intre grupuri de munca sau organizatii concurenta.

Factorii externi: Exista factori externi de risc in afara controluilui managerului de proiect, ca de exemplu noile reglementari guvernalentale asupra schimbarilor tehnologiilor.

Nu uita de riscurile afacerilor

Riscurile afacerilor pot avea de semenea impact asupra acceptarii unui produs sau serviciu. Aceste riscuri include:

Acceptarea pietei: produsul este unul bun, dar consumatorii nu doresc sa-l cumpere;

Timpul pentru piata: va fi un produs bun, consumatorii vor dorii sa-l cumpere, dar numai daca poti sa-l livrezi cu 6 luni mai devreme decat ai prevazut initial;

Incompatibilitatea produsului: va fi un produs bun, consumatorii vor dorii sa-l cumpere, dar din cauza costului de productie, consumatorii nu si-l vor putea permite;

Dificultati la vanzare: este un produs minunat, dar cine il va vinde? Va fi prea scump pentru vanzatorii en-detail, dar nu va costa suficient pentru a aduce vanzatorilor en-gros stimulente pentru a-l comercializa;

Pierderea suportului politic: daca un proiect isi pierde suportul managerului general, intregul proiect va fi riscat. Aceasta se poate intampla atunci cand un nou manager vine la conducere. Aceasta poate insemna chiar si pierderea suportului material.

Ultimul risc: situatiile imprevizibile

Ca oameni, putem prea putin sa prevenim situatiile imprevizibile sa ne afecteze proiectele, dar putem face ceva pentru a le evita in mare masura. De exemplu, nu construiti modele de mare precizie in San Francisco sub platformele betonate ale autostrazii, si evita experimentele care presupun masurarea vibratiilor langa pistele aeroportului Dallas - Fort Worth. Astfel, cunoscand toate acestea, proiectul tau va fi asigurat. Totusi, cea mai buna solutie ar fi asigurarile impotriva uraganelor, inundatiilor, cutremurelor si alte manifestari neasteptate ale naturii. (Trebuie verificata polita de asigurare pentru a vedea daca aceste sunt trecute, sau nu sunt trecute asa cum se intampla cu majoritatea politelor comerciale.)

Cele trei tipuri de risc

Asa cum probabil iti dai seama, natura ricurilor variaza in functie de proiect. Membrii echipei pot sa nu-si indeplineasca sarcinile, petele solare iti pot distruge satelitul tau supraconectat in mijlocul unei transmisiuni importante, si armatura de beton folosita in noul sediu al companiei tale poate sa rugineasca dupa o luna de la instalare.

Deci, toate riscurile unui proiect se pot rezuma la urmatoarele:

Riscurile cunoscute: acestea sunt riscurile pe care le putem identifica dupa revederea definirii proiectului tinandu-se cont de contextul afacerii si/sau de mediul tehnic. Trebuie sa te folosesti de experienta ta si apoi de cea a tertilor pentru definirea acestui tip de risc.

Riscurile previzibile: acestyea sunt riscuri ce se pot intampla. Ei pot de asemenea anticipa riscuri bazate pe munca la alte proiecte similare. Aceste riscuri au legatura cu lucruri precum schimbarile personalului sau schimbari economice ce pot avea un impact anticipat. Mai degraba instinctul decat ceva concret ne spune sa ne temem de aceste riscuri.

Riscurile imprevizibile: acestea sunt lucrurile ce dau lovitura noaptea, sau "acele lucruri ce se intampla pur si simplu" dincolo de controlul managerului sau echipei proiectului. Pur si simplu nu poti prevede totul!

Restrictii ce trebuiesc luate in considerare

Restrictiile proiectului, impreuna cu riscurile acestuia, sunt un factor important in stabilirea planului unui proiect si cand proiectul este in devenire. S-ar putea sa doresti sa adaugi un al treilea turn la turnurile gemene din New York, dar vei fi constrans sa construiesti putin mai mult decat pentru a pune un acoperis din tabla de cutii de conserve si ferestre din carton la o cocioaba. Restrictiile ce aduc un proiect prea irealistic in realitate include raspunsurile la intrebari precum urmatoarele:

De cati bani dispui in realitate si cand vor fi disponibili?

Care este termenul limita al proiectului?

De ce resurse interne ai nevoie?

De ce resurse din afara ai nevoie si oare ti le poti permite?

Poti obtine consensul unanim al membrilor, conducatorilor si tertilor proiectului asupra importantei proiectului si a faptului ca merita timpul si efortul tuturor?

Asupra a ce te vei hotara astfel incat sa-ti satisfaci nevoile?

Exista oare vreo cale sa realizezi proiectul folosind resurse mai ieftine sau chiar mai putine resurse? (Daca exista atunci problema ta poate fi rezolvata.)

Raspunzand la aceste intrebari, intotdeauna anumite proiecte vor fi pedepsite din cauza ca lumea reala deranjeaja aratand ca de fapt totul este un pic mai mult decat un vis trecator.restrictiile sunt un reprezentant al realitatii. Folositi-le ca pe o unealta care sa pornesca bine un proiect, iar apoi sa inlature sugestiile grandioase.

Restrictiile unui proiect sunt chiar numeroase. Asemenea restrictiilor, orice manager se confrunta cu probleme asemanatoare atunci cand are de indeplinit o sarcina. Restrictiile, la fel ca riscurile trebuiesc identificate, altfel un proiect costisitor poate sa nu reuseasca (impreuna cu managerul sau) dupa ce a picat intr-o mlastina ce putea fi evitata.

Constrangerea 1: Bugetul

Bugetul este in acelasi timp o constrangere si un risc. Majoritatea proiectelor consuma mai multi bani decat ti-ai inchipuit. Cand vei deschide un nou compartiment de vanzari sau vei dezvolta un nou produs, bugetul iti va restrictiona eforturile. Majoritatea organizatilor vor invinui bugetul proiectului si pentru angajatii imprumutati si alte servicii pecare le-ai solicitat a-ti fi prestate de terti. In functie de feed-back-ul invinuirii, s-ar putea sa descoperi mai putin costisitor sa aduci acestea din afara, pentru caq poti alege exact abilitatile de care ai nevoie fara a mai avea si bagajul ce "calitati" auxiliare cu care vor veni cei din organizatie. Trebuie sa fi obisnuit cu pericolul de a fi de acord cu un buget doar pentru a-i fi pe plac sefului, conducerii,si clientilor atunci cand sti din timp care sunt inadvertentele.

Constrangerea 2: Programul

Timpul nu asteapta pe nimeni, mai ales pe managerul unui proiect sovaielnic construit pe date imposibile. Alaturi de riscul esecului, programul este intotdeauna o restrictie, chiar daca termenul stabilit al proiectului nu este chiar atat de critic. Daca el nu devine coerent la termenul stabilit, banii din buget se vor cheltui, iar membrii echipei vor trebui sa realizeze alte responsabilitati. Intarzirea unui termen poate avea grave consecinte aspra marketingului. Un produs nou, dar pentru piata intarziat s-ar putea sa ajunga pepiata cand deja numai e loc pentru el.

Constrangerea 3: Oamenii

Construirea unei echipe si rezolvarea problemelor ce apar in cadrul ei sunt foarte importante. Trebuie tinut minte ca abilitatile oamenilor, la fel ca si conflictele lor, reprezinta intotdeauna problema cea mai presanta a conducatorului de proiect. Poti sa ceri mai multi bani si timp, dar oamenii sunt cei ce realizeaza proiectul. Daca cei potriviti nu sunt disponibili sau nu ti-i poti permite, trebuie sa angajezi echipa care e valabila - fara sa conteze lipsa ei de experienta. Disponibilitatea oamenilor potriviti este de asemenea un risc de anticipat si o constrangere pe care o vei avea in derularea proiectului.

Constrangerea 4: Realitatea lumii

Odata ce un proiect este initiat,realitatea are prostul obicei de a se instala si ea. Bugete inadecvate, programe imposibile si niste membrii echipei care au mai mult chef de cearta decat sa-si arate calitatile, proiectul va intarzia, nu va fi fondat si va fi greu de dus la bun sfarsit. Initierea unui proiect e precum spargerea unei masini noi. Dureaza pana ce toate partile implicate se acomodeaza intre ele. La un proiect, aceasta sincronizare cere abilitati exceptionale. Unii oameni e posibil sa nu se inteleaga cu superiorii, sau un inginer genial s-ar putea sa renunte si sa se alature concurentei. Comunicarea este cea mai buna solutie pentru a tine supravegherea abilitatile sefului de proiect. Prima piatra de moara, situata la aproape 10% dupa inceperea proiectului (5% la proiectele mai mari), este timpul acodat trecerii in revista a relatiilor, progreselor si a efectelor pe care proiectul actual le are asupra fortei tale de munca, bugetului di programului.

Constrangerea 5: Facilitatile si echipamentele

Orice proiect presupune existenta unui echipament care va fi disponibil pe toata durata proiectului. Indiferent ca este o masina de profilat drumurile de 20 de tone, un microscop electronic sau un simpla macara pentru marfa, uneltele necesare vor trebui sa fie disponibile pe toata perioada, sa fie in lumina reflectoarelor. La fel ca si oamenii,echipamentele pot fi punctul de pornire pentru plangeri. Daca un proiect nu va respecta datele, atunci e posibil ca masina de facut gheta pe care ai cerut-o pentru marea petrecere sa fie la alta intrunire.

Restrictiile pentru proiectul tau ar trebui sa fie bine documentate in SOW, ca parte a statutului scopului. Aceste restrictii limiteaza ceea ce poate realiza proiectul.

Ideile de baza asupra

managementului de risc

Nu poti face prea multe in privinta restrictiilor, decat sa negociezi atunci cand ai nevoie de timp si de resurse,dar poti reduce riscul ce planeaza asupra proiectului tau prin managementul de risc. Unii spun despre managementul prin proiecte ca este "aplicatia practica a managementului de risc".

In managementul de risc de baza, planifici posibilitatile pe care o problema le va realiza estimand probabilitatea ca problema sa se ridice in timpul proiectului, evaluarea impactului daca problema chiar se ridica si elaborarea solutiilor in avans.

In continuare vom prezenta pasii pe care trebuie sa-i urmeze un proiect:

Orice management de risc incepe prin identificarea riscurilor. Facem asta prin intocmirea unei liste a riscurilor si descrierea impactului lor potential asupra proiectului. Identificarea riscurilor presupune o analiza atenta. Presupune ca totul poate merge prost. Invata din proiectul anterior. Esecul anteriorului sunt in cele mai numeroase situatii surse de informatii despre controlul riscurilor. De aemenea poti anticipa problemele privind relatiile sau resursele critice ale unui proiect si anticipand ce s-ar putea intampla daca acestea se schimba. De asemenea te ajuta sa privesti distribuitori din diferite puncte de vedere, inclusiv din punctul de vedere al personalului, subcontractantilor, comerciantilor, furnizorilor, prestatorilor de servicii, conducerii si clientilor. De asemenea ar trebui evaluat mediul, experienta anterioara si disponibilitatea materiilor prime si tehnologiilor.

Analizeaza probabilitatea de a se intampla riscul si impactul potential al riscului. O modalitate de a realiza acest lucru e acela de a atribui un numar pe o scara de la 1 (cea mai mica probabilitate sau impact) la 10 (cea mai inalta probabilitate sau impact) pentru a cuantifica probabilitatea sau impactul potential al riscului.

Determina severitatea totala ori importanta riscului. Aceasta se realizeaza inmultind probabilitatea cu impactul (in valori numerice) pentru a se obtine marimea severitatii.

Determina care este cel mai important risc pentru viitoarea activitate. De obicei se stabileste o "prag al riscurilor", care are o severitate de 40 sau mai mult. Riscurile cu severitate mai mica decat aceasta nu sunt luate in considerare pentru viitoarea analiza. Se pot folosi orice numere care par apropiate de industria noastra; important e sa existe un prag al riscurilor care sa stabilesca riscurile ce vor necesita o atentie sporita pe viitor, in realizarea proiectului.

Documenteaza un plan de raspuns la riscuri. Acest plan va trebui aprobat de terti ca parte a SOW-ului sau a planului proiectului. Ai 4 optiuni de baza pentru a rezolva problema riscurilor de pe lista:

Accepta riscul

Evita riscul

Monitirizeaza riscul si realizeaza un plan complet pentru cazul in care riscurile devin iminente

Transfera riscul; asigurarea este cel mai la indemana dar si scump mod de transfer.

Nu uita ca managementul de risc si planul de raspuns sunt procese dinamice.Riscul trebuie reevaluat cu regularitate. Orice proiect va avea probleme atat neplanificate cat si nedorite care necesita anumite tipuri de solutionare inainte ca proiectul sa continue. In functie de tipul si marimea problemei, diferite tipuri de resurse vor fi angrenate in rezolvarea lor. Tine minte ca in anumite cazuri nu se cere nici o actiune! Conducatorii de proiect vor trai mult, iar productivitatea va trai prin recunoasterea justa a ceea ce este.

Fi intotdeauna vigilent

In sfarsit,cheia de rezolvare a riscurilor este sa fi intoydeauna informat asupra a tot ce-ti poate influenta negativ proiectul. Cauta problemele. Perseverenta in analiza arata riscurile, si un nou risc aduce noi planuri de rezolvare. Managementul de risc incepe odata cu demararea proiectului prin identificarea problemelor si restrictiilor cunoscute, continua cu identificarea surselor neanticipate de risc care cu siguranta vor apare pana la incheierea proiectului.

Model de formular pentru analiza si raspunsul riscurilor proiectului:

Bibliografie:

"Project Management"- Sunny&Kim Baker.

Academia  de studii economice

Facultatea Management