NOTIUNI DE BAZA PRIVIND AUDITAREA

1.1. Conceptul de audit. Activitatea de audit

1.2. Clasificarea si domeniile de aplicare ale auditului

1.3. Auditul calitatii. Termeni si defintii

1.4.Principii de baza privind auditarea. Caracteristicile auditului

1.5. Standarde aplicabile in auditare

1.1. Conceptul de audit. Activitatea de audit.

Termenul de audit are originea in verbul "audio", care in limba latina inseamna "a asculta". Acest verb, in evul mediu, capata sensul de a asculta partile implicate intr-un proces, iar mai tarziu primeste o larga extindere in tarile anglo-saxone si in Franta, in domeniul reviziilor contabile, inclusiv al Curtii de Conturi. In dictionarul anglo-francez Hachett, din anul 1934, termenul "audit" este definit ca reprezentand "verificarea conturilor de catre experti".

Potrivit Webster's Encyclopedic, prin audit se intelege "examinarea oficiala sau verificarea conturilor si inregistrarilor, in special a conturilor financiare". Aceeasi semnificatie este atribuita termenului de audit in dictionarele aparute in tara noastra: "audit -verificare, revizie a conturilor, bilant, a verifica conturile": audit -revizie (contabila

Un sens mai larg dau acestui termen enciclopediile britanice, potrivit carora prin audit se intelege "o examinare" a unei situatii, intr-un anumit sector.

Auditul este considerat un instrument esential pentru realizarea obiectivelor organizatiei.

Scopul principal al auditului este de a evalua neconformitatile in raport cu reglementarile in vigoare si de a concepe actiuni corective necesare pentru eliminarea acestor neconformitati.

Consultanta in audit se finalizeaza printr-un raport de audit, elaborat in urma unui proces complex. Acest proces, realizat de auditori profesionisti are la baza informatii relevante din domeniul in care se face auditul, prin respectarea unor metode si standarde profesionale si etice specifice.

Activitatea de audit are la baza o serie de standarde de audit, precum si o serie de reglementari legale. Obiectivul principal al standardelor de audit este imbunatatirea si mentinerea calitatii lucrarilor in beneficiul profesiei de auditor, si al utilizatorilor rezultatelor auditului.

In ultimul timp, pe plan national s-a constatat o preocupare majora referitoare la existenta si eficienta auditului. Aceasta tendinta se accelereaza, un aspect foarte important fiind recunoasterea standardelor de catre instantele judiciare si fiscale. Prin adoptarea acestor standarde va creste calitatea produselor si a organizatiei atingand in scurt timp performantele firmelor europene si internationale.

1.2. Clasificarea si domeniile de aplicare ale auditului

Auditul se clasifica in functie de mai multe criterii astfel:

T Din punct de vedere al ariei de aplicare:

1. Audit international

Auditul international se imparte la randul lui: 

- Audit global, la nivelul unei tari

In urma acestui audit o tara primeste calificative (A, B, C, C2, B3);

Pe domeniu de activitate, de exemplu:

A. industria usoara: industria textila (audit WRAP -Worldwide Responsible Apparel Production); (Anexa 1) industria alimentara si agricultura;

B. industria grea: industria de automobile; industria prelucrarii lemnului;

- Pe tip de activitate: de exemplu: activitatea financiar-contabila - auditul contabil

2. Audit la nivel de tara

Auditul la nivel de tara cuprinde:

- Auditul sanatatii si securitatii muncii;

- Auditul relatiilor de munca;

- Auditul financiar -contabil;

- Auditul mediului;

- Auditul calitatii;

3. Audit intern

Auditul intern se imparte la randul lui : - Audit intern public;

- Audit intern privat.

1.3. Auditul calitatii. Termeni si defintii.

In domeniul managementului calitatii, termenul de audit este utilizat in sensul de examinare a calitatii produselor, serviciilor, proceselor unei firme sau a sistemului calitatii in ansamblu.

Auditul calitatii - proces sistematic, independent si documentat in scopul obtinerii de dovezi de audit si evaluarea lor cu obiectivitate pentru a determina masura in care sunt indeplinite criteriile de audit (def. 3.1. -ISO 19011) 

Explicitarea definitiei: Tabel 1.1

De retinut urmatoarele elemenete specifice auditului calitatii:

1. Auditul calitatii se aplica in mod caracteristic, unui sistem al calitatii sau unor elemente ale acestuia, proceselor, produselor sau serviciilor. Astfel de audituri sunt adesea numite "auditul sistemului calitatii", "auditul calitatii procesului", "auditul calitatii produsului" sau "auditul calitatii serviciului".

2. Auditurile calitatii sunt executate de personal care nu are responsabilitati directe in zonele aflate in curs de auditare, dar care, de preferinta, colaboreaza cu personalul din aceste zone.

3. Unul din scopurile auditului calitatii este acela de a evalua necesitatea de imbunatatire sau de actiuni corective. Un audit nu trebuie confundat cu "supravegherea calitatii" sau cu "inspectia", activitati care sunt efectuate cu scopul de a controla procesul sau de a accepta produsul.

4. Auditurile calitatii pot fi efectuate in scopuri interne sau externe.

Dovezi de audit - inregistrari, declaratii privind fapte si alte informatii, relevante pentru audit si care sunt verificate.

Nota: Dovezile de audit pot fi cantitative si calitative.

Criterii de audit -set de politici, proceduri si alte cerinte fata de care se compara dovezile de auditare colectate.

Constatari ale auditului - rezultatul evaluarii dovezilor de audit colectate fata de criteriile auditate.

Concluziile auditului - rezultatul unui audit, obtinut de echipa de audit dupa luarea in considerare a tuturor constatarilor auditului.

Clientul auditului - o persoana sau o organizatie care solicita auditul.

Clientul poate fi:

a.auditatul care doreste auditarea propriului sistem al calitatii in raport cu un standard de referinta;

b.un beneficiar care doreste sa auditeze sistemul calitatii unui furnizor utilizand proprii auditori sau terta parte;

c.o agentie independenta autorizata sa determine daca sistemul calitatii asigura controlul adecvat al produselor sau serviciilor furnizate (de ex. organisme de reglementare pentru alimente, medicamente, domeniul nuclear);

d.o agentie independenta desemnata sa efectueze un audit in scopul de a inregistra sistemul calitatii al organizatiei auditate

Auditat - organizatie supusa auditarii

Auditor - persoana calificata si desemnata pentru efectuarea auditului.

Echipa de audit - unul sau mai multi auditori ce efectueaza un audit, dintre care unul este desemnat ca seful echipe de audit

Nota1 : echipa de audit poate sa includa auditori in formare si unde este cazul experti tehnici ;

Nota2 : observatorii pot insotii echipa, dar nu actioneaza ca parte a echipei de audit.

Expert tehnic - persoana care asigura cunostinte sau experienta specifica pentru o anumita organizatie, proces, activitate sau subiect ce urmeaza a fi auditat.

Calificarea auditorilor - combinatie intre calitatile personale si educatie, instruire, experienta profesionala si de audit si, domenii de competenta necesare a fi demonstrate pentru a fi calificat ca auditor.

Program de audit - set de unul sau mai multe audituri planificate pentru o perioada specifica de timp si orientate pentru un scop specific.

Planul auditului - descrierea activitatilor si aranjamentelor pentru un audit ce urmeaza sa se desfasoare.

Domeniul auditului - descrierea intinderii si limitelor unui audit, in termeni de localizare fizica a unitatii organizationale, activitati si procese cat si a perioadei de timp acoperita.

1.4.Principii de baza privind auditarea. Caracteristicile auditului.

Independent de domeniile de aplicare, auditarea se caracterizeaza prin angajamentul si sprijinul pe anumite principii dintre care cele mai importante sunt :

-Independenta - baza pentru impartilitatea, obiectivitatea concluziilor auditului si increderea fata de dovezile auditului ;

-Comportament etic - baza profesionalismului, fundamentul statutului si integritatii profesionale;

- Prezentarea corecta - obligatia de a raporta intr-un sistem corect si precis inadecvarile si neconformitatile;

- Responsabilitate profesionala - aplicarea perseverentei si a judecatii in auditare;

- Abordarea bazata pe dovezi - metoda rationala prin care intr-un proces sistematic de audit se ajunge la concluzii credibile si reproductibile.

Aplicarea acestor principii determina urmatoarele caracteristici distincte ale unui audit:

a.auditurile sunt obiective, sistematice si independente si dau informatii in baza carora managementul poate sa actioneze pentru a-si imbunatatii activitatile;

b.auditurile sunt obiective si autorizate. Auditurile si programele de audit sunt planificate si conduse utilizand metode si tehnici specifice;

c.dovezile si concluziile auditurilor sunt relevante, de incredere si suficiente, astfel ca auditorii lucrand fiecare independent unul fata de celalalt vor ajunge la concluzii similare;

d.membrii echipei de audit sunt competenti, impartiali si liberi de orice conflict de interese;

e.relatia dintre echipa de audit, auditat si client este una de confidentialitate si discretie;

f.dovezile de audit se bazeaza pe o esantionare a informatiilor disponibile, in timp ce auditul se desfasoara pe o perioada de timp definita si de aceea nu este posibil sa se evalueze toate informatiile disponibile.

1.5. Standarde aplicabile in auditare.

Standardul de stricta actualitate care reglementeaza procesul de auditare este ISO 19011:2002, care pe scurt are urmatoarea structura:

- Introducere 

- Domeniu de aplicare

- Referinte normative

- Termeni si definitii

- Principii de auditare

- Conducerea unui program de audit

- Activitati de audit

- Competenta si evaluarea auditorilor

ISO 19011 :2002 Ghid pentru auditarea calitatii si/sau sistemele de management ale mediului inlocuieste vechea serie ISO 10011 de standarde de calitate a sistemului de audit si asigura ghidarea pentru prima, a doua si a treia parte a auditului pentru ambele sisteme de calitate si de management a mediului. Deoarece multe din standarde sunt relevante pentru auditul de terta parte, nu toate clauzele acestuia sunt direct aplicabile. Standardul contine optiuni legate de metodele de audit si competenta auditorului, dar continutul nu este obligatoriu. Se intentioneaza ca ghidarea sa fie flexibila si aplicarea poate fi diferita in functie de marime, fel sau complexitatea organizatiei ce trebuie auditata.

Cerintele standardelor ISO 9001 :2008 privind auditurile calitatii :

Decizia de a implementa si certifica un sistem de management al calitatii care sa indeplineasca conditiile standardelor ISO 9001:2008 poate fi luata din diferite motive:

T mai buna gestionare a proceselor;

T control intern;

T castigarea prestigiului;

T crearea unei imagini favorabile;

T demonstrarea profesionalismului si seriozitatii firmei;

T focalizarea pe client si imbunatatire continua;

T largirea pietelor de desfacere;

T cresterea cifrei de afaceri;

T reducerea costurilor de exploatare;

T principalii concurenti sunt certificati;

T clientii pretind/solicita certificarea;

T dorinta de extindere pe piete externe ;

T cresterea posibilitatilor de vanzare;

T participare la licitatii.

Dupa ce un sistem de management al calitatii a fost proiectat, documentat si implementat, trebuie efectuat un audit intern pentru a da asigurari ca fiecare cerinta a standardului este indeplinita. Apoi se solicita certificarea sistemului de management al calitatii de catre un organism de certificare, care pe baza unui audit, stabileste conformitatea cu cerintele standardului ISO 9001:2008.

Standardul ISO nu cere o certificare formala a sistemului de management al calitatii. Pot fi indeplinite cerintele standardului si fara a fi certificat de catre un organism acreditat, insa este putin posibil sa fie credibil in fata clientilor daca nu este efectuata o certificare de catre o terta parte care este abilitata.

Standardul ISO 9001:2008 precizeaza ca, prin auditurile interne ale sistemului calitatii pot fi evaluate urmatoarele activitati sau domenii:

intreprinderea in ansamblu;

procedurile administrative, operationale si cele referitoare la sistemul calitatii;

resursele umane si materiale;

locurile de munca, operatiunile si procesele;

produsele in curs de fabricatie (pentru a stabili conformitatea sistemului cu standardele si specificatiile);

documentatia, rapoartele si inregistrarile de urmarit.

ISO 9001:2008 este generic, si aplicabil tuturor organizatiilor indiferent de tip, dimensiune sau obiect de activitate. Este recunoscut totusi ca nu toate cerintele standardului sunt relevante pentru orice fel de organizatie.

In conditii de certitudine, o organizatie poate exclude anumite cerinte specifice ISO 9001:2008. Scopul sistemului de management al calitatii trebuie sa se bazeze pe natura productiei organizatiei si proceselor

Importanta serie de standarde ISO 9000 releva din faptul ca sunt standarde recunoscute pe plan international si sunt adoptate de organizatii de standardizare din majoritatea statelor.

Tabel 1.2.

Intrebari recapitulative si de dezbatere:

1. Care este principalul standard actual privind auditul calitatii?
2. Identificati scopul auditului in sens general si a auditului calitatii din definitia furnizata de standardul in vigoare?
3. Definiti dovezile de audit si criteriile de audit. Prezentati legatura dintre acestea in sensul definitiei auditului calitatii.
4. Care sunt principiile de baza privind auditul calitatii?
5. Care sunt cerintele standardelor ISO 9001:2008 privind auditurile calitatii?