Negocierea - Climatul negocierii

Aceasta carte se refera la arta de a negocia, notiunea de "arta" desemnand capacitatile individuale ale fiecarui negociator, ca elemente distincte de regulile, regulamentele si legile ce guverneaza negocierile.

Cartea descrie o arie larga de comportamente ce pot fi instinctive pentru un negociator cu experienta insa de cele mai multe ori comportamentul sau se dezvolta in decursul unei perioade lungi in care nu are ocazia de a privi inapoi si  de a-si evalua competenta.

Cartea se bazeaza pe experienta a circa 400 de negociatori in diferite tipuri de afaceri si din tari diferite.

Se spune ca in afaceri nu primesti ceea ce meriti, ci ceea ce negociezi; adica de calitatea si abilitatea negociatorilor depinde intr-o masura extraordinara rezultatul obtinut. Negocierea trebuie sa se finalizeze nu doar in obtinerea castigurilor pe care le vizeaza fiecare din negociatori dar si intr-o continuitate a afacerilor intre acestia.

I.           Climatul negocierii

Orice negociere, ca forma de intalnire intre doua parti: Noi si Ceilalti, se desfasoara intr-un anumit climat care uneori poate fi dificil, intransigent, incordat si deci neprielnic atingerii scopurilor propuse, alteori poate fi cald, prietenos si creativ.

Perioada critica in formarea climatului este foarte scurta, putandu-se  limita chiar la nivel de cateva secunde, care insa sunt foarte importante, chiar cruciale pentru modul de desfasurare ulterioara a negocierilor. Atmosfera creata in aceasta scurta perioada, poate fi durabila si de regula ea impune ritmul in care se vor desfasura negocierile: alert sau letargic.

Aspectele climatului sunt influentate se de ceea ce s-a intamplat in preliminariile negocierilor, dar inpresia generata in primele momente este mult mai puternica decat orice idee preconceputa cu care partile se aseaza la masa tratativelor, aceasta din urma, daca exista, putand fi inlaturata mult mai usor.

Climatul optim al unei negocieri trebuie sa fie cordial, de colaborare, vioi, propice afacerilor. Aceasta nu se poate obtine imediat, ci se face in timp si cu tact. Nu trebuie sa se treaca imediat la discutarea problemelor de afaceri, pentru ca cele doua parti au nevoie de un anumit interval de timp pentru a ajunge pe aceeasi lungime de unda, pentru a-si aduce gandirea si comportamentul la un numitor comun. Exista acele discutii introductive care nu au legatura cu afacerile propriu zise si care au menirea de a conduce partile spre o anumita sincronizare, spre o "intalnire a mintilor" lor.

O importanta deosebita o are si prima impresie lasata de infatisare; ea poate conduce la incredere, relaxare, discutii constructive sau la nesiguranta, tensiune, discutii letargice. Este de preferat ca imbracamintea sa fie in concordanta, adica sa fie intunecata sau stralucitoare, conformista sau non conformista, in functie de locul unde se desfasoara negocierea, de obiceiurile formala sau mai putin formale ale tarii unde se desfasoara discutiile, de caracterul afacerilor etc.

Alte influente asupra climatului sunt datorate expresiei fetei, gesturilor, primului contact vizual intre parti (daca privirile sunt deschise ele inspira incredere, daca sunt furisate inspira suspiciune).

In concluzie preliminariile, adica prima discutie si impresiile non-verbale vor stabili tonul, starea ulterioara a tratativelor dar vor pune in evidenta si doua aspecte importante ale negociatorului: unul se refera la experienta si metodele sale si al doilea la stilul de negociere.

Daca negociatorul va fi ezitant in timpul miscarilor de deschidere sau daca se grabeste sa discute afaceri, atunci putem concluziona ca avem in fata un negociator neexperimentat.

Observarea elementului uman este foarte importanta in arta de a negocia si trebuie sa faca parte din arsenalul metodelor utilizate de orice negociator.

II Deschiderea negocierilor propriu-zise

Exista trei dimensiuni ale unei negociari si anume:

Continutul

Procedurile

Interactiunile personale

Continutul se refera la gama subiectelor ce vor fi abordate. De exemplu in negocierile contractelor de munca se vor include termenii in care se face angajarea, salariile sau recompensele ce vor fi acordate, atributiile de serviciu etc.

Procedura se refera la planificarea si controlul intalnirii, pregatirea mediului in care se vor desfasura tratativele.

Interactiunile personale dau modul in  care persoanele implicate in negociere interactioneaza una cu cealalta, modul in care personalitatiler lor intra in colaborare sau in conflict, maniera in care influenteaza negocierile una din parti si reactiile pe care cealalta parte le poate avea.

Aceste elemente sunt valabile atat pentru negocierile individuale cat si pentru cele in echipa.

Ordinea in care se au in vedere cele trei dimensiuni este: prima operatie necesara priveste dimensiunea interactiunilor personale si obtinerea unui bun climat de negociere; apoi este necesar a se lucra asupra procedurilor ce vor fi urmate inainte de a se intra in abordarea continutului.

Scopul sau motivul pentru care partile s-au intalnit poate fi:

A.    Explorativ - pentru a descoperi care pot fi interesele comune.

B.     Creativ  - pentru a identifica posibilitatile profitabile pentru ambele parti

C.     Prezentarea sau clarificarea situatiei existente

D.    O intelegere in ceea ce priveste unele detalii specifice

E.     Ratificarea unei intelegeri negociata anterior

F.      Revederea evolutiei situtatiei si a planurilor

G.    Calmarea unei dispute etc

Planul este dat de agenda intalnirii, adica subiectele ce vor fi discutate si ordinea in care cele doua parti le vor aborda.

Durata indica timpul estimat ca fiin necesar negocierii.

Aceste trei elemente- scopul, planul si durata- sunt subiecte ce trebuie pregatite efectiv inainte de intalnire.

Un element important al negocierii este modul de abordare a subiectelor. Astfel este de preferat divizarea dialogului adica timpul in care se vorbeste si cel in care se asculta propunerile partenerilor trebuie sa fie aproximativ egal.

III. Realizarea unei negocieri.

Dupa etapele formarii climatului si a deschiderii, negocierile intre in faza tratativelor propriu-zise.

Orice negociere cuprinde cinci faze:

A.    Explorarea - presupune urmatoarele tipuri de activitati

partile isi fac o idee despre cerintele celorlalti

se da un sens comun directiei in care se va merge in cursul negocierilor

se vor stabili atitudinile

se vor recunoaste caile ce vor fi urmate si aranjamentele ce vor fi negociate

B.     Prezentarea ofertelor - una sau ambele parti vor expune ofertele ce se  doresc a fi negociate

C.     Negocierea ofertelor - se cauta obtinerea avantajului maxim de catre parti;

D.    Stabilirea aranjamentului - fiecare parte isi atinge scopul propus sau va fi cat mai aproape de el

E.     Ratificarea - de regula se face in scris incluzand si precizari cu privire la detaliile legale.

Negocierile pot fi abordate intr-o maniera generala orizontala, atacand toate aspectle posibile si urmarind realizarea unor progrese in ceea ce priveste toate problemele discutate, apoi se revine la o noua abordare generala. O alta modalitate de a negocia este de a ne concentra atentia asupra unei singure probleme - maniera verticala - , discutarea completa a acesteia si apoi se trece la urmatoarea problema a negocierii.

In desfasurarea confruntarii se poate merge fie pe:

modul lider cand una din parti face oferta, iar ceilalti o analizeaza si vad daca sunt cu ea de acord sau nu.

modul independent cand una din parti face oferta, iar cealalta cere lamuriri cu privire la aceasta, cauta sa inteleaga motivele pentru care a fost facuta. Apoi separat, isi defineste propria sa pozitie, pe care prima parte va cauta sa o clarifice.

Se cunoaste ca exista o evolutie a concentrarii partilor in timpul negocierilor, general valabila: energia este la nivel inalt inca din preliminariile negocierilor, dupa care incepe sa descreasca pana aproape de finalul lor, moment in care concentrarea creste brusc, pentru ca partile isi dau seama ca sunt in preajma obtinerii unei concluzii. De exemplu, daca intalnirea va dura aproximativ o ora, atunci nivelul initial inalt al concentrarii dureaza aproximativ 2-3 minute, iar partea finala are loc doar

1-2 minute.

Exista cativa pasi prin care un negociator poate pastra sub control procesul negocierii:

Rezumarea, care va ajuta partile sa stabileasca locul unde se afla fata de continutul negocierilor;

Clarificarea situatiei - va ajuta partile sa treaca de la "despre ce vorbim acum" la "care este problema reala"

Clarificarea procesului - utilizarea diverselor abordari

Trecerea in revista a progreselor obtinute in negocieri;

Obtinerea unor cai de comunicare comune: presupune construirea unui pod de legatura intre parti astfel incat acestea sa se poata intalni si sa poata actiona impreuna

Reamintirea faptului ca se urmareste ajungerea la o intelegere.

Deci exista o arta deosebita in a controla procesul de negociere, arta in a crea ruperi de ritm, a preveni caderile sau de a ajuta ambele parti sa avanseze catre o intelegere comuna.

Conducerea negocierilor nu depinde doar de situatia reala in care se gasesc partile ci si de modul in care partile reactioneaza la nivel uman. Pentru a obtine o colaborare completa nu trebuie sa existe semne de dominatie din partea nici uneia dintre parti.

Pe langa acestea negociatorii mai au nevoie de sustinere fizica (mancare, cafea, racoritoare, aer proaspat, temperatura potrivita, care este de datoria gazdei sa le asigure), precum si de umor.

Foarte bine venite in timpul negocierilor sunt intreruperile care permit partilor sa revada modul in care au evoluat acestea, sa reconsidere pozitia pe care se afla, sa-si recalculeze sansele de a obtine o afacere buna, pentru a lua in considerare noi initiative. Mai mult, se vor regenera atat energia cat si concentrarea.

Mita, desi respinsa de etica crestina, iar din punct de vedere legal si moral in afara oricarui comportament rezonabil, de multe ori in afaceri este considerata un mod normal de a actiona. Mituirea mai mult sau mai putin subtil, ea variind ca forma si manifestare, de la o regiune la alta. Fie ca ne place sau nu, mituirea este uneori foarte profitabila.

IV. Comunicarea

Un factor important care influenteaza cursul negocierilor il constituie comunicarea dintre parti.

Atunci cand cele doua parti se intalnesc fiecare isi are in minte o reprezentare a situatiei.  De fapt aceste reprezentari nu sunt niciodata aceleasi:

Ceea ce vedem noi Ceea ce vad ceilalti

Ceea ce vad altii

Ceea ce

vedem

noi

Suprapunerea punctelor de vedere:  comune

parti

diferite

Daca atmosfera este tensionata, atunci negociatorii se vor concentra la justificarea propriilor actiuni si nu vor asculta punctul de vedere al celorlalti, cu atat mai putin vor cauta sa-l inteleaga si sa-l aprecieze. Acesta este un tip defectuos de comunicare, existand un minim de suparapunere intre perceptiile celor doua parti:

Pe parcursul comunicarii exista diverse bariere posibile:

ceea ce se spune nu poate fi auzit

ceea ce se aude nu poate fi inteles

ceea ce este inteles nu poate fi acceptat

vorbitorul nu poate descoperi ca ascultatorul a auzit / inteles / acceptat

Imbunatatirea comunicarii se poate face prin respectarea urmatorilor pasi

crearea unor conditii optime

ordonarea perfecta in timp a fazelor negocierii

pregatirea si prezentarea efectiva a informatiilor

ascultarea efectiva

depasirea barierelor unei "a doua limbi'

V. Abordarea in avantaj propriu

Negocierea "in avantaj propriu" presupune atitudini diferite si utilizarea anumitor tactici; ea nu reprezinta neaparat negocierea "in dezavantajul lor"

Un negociator experimentat ce trateaza in avantaj propriu va cauta in primul rand sa influenteza modul in care ceilalti evalueaza lucrurile.

Una din cele mai importante tactici in armonia unei negocieri in avantaj propriu este aceea de a actiona in privinta problemelor care nu sunt esentiale pentru noi cu scopul de a da satisfactie celorlalti. Daca se constata ca obiectivul principal urmarit de ei este pretul de vanzare in timp ce pentru noi esential este termenul de livrare, atunci se va insista pe termenii de plata pentri inceput, distragand atentia lor de la problemele esentiale (pentru noi) ale negocierii.

Alte tactici de negociere in avantajul nostru mai sunt:

lipsa de inputernicire - se utilizeaza atunci cand negociatorul isi da seama ca este fortat sa cedeze mai mult decat ar dori. Face parte din maniera normala in care se joaca acest joc si cat tinp va fi utilizata rational,ea nu va aduce dezavantaje negocierilor;

Uliul si porumbelul - presupune ca intr-o echipa formata din doi negociatori, unul din ei va conduce etapele introductive si apoi va lasa conducerea celuilalt coleg pentru fazele finale. Initial se stabileste o pozitie puternica pe care primul ("uliul") va trebui sa o apere; pe de alta parte "porumbelul" poate cauta linistit miscarile necesare unei intelegeri

schimbarea obiectiilor in afirmatii - ideea este ca, in momentul in care ceilalti sunt ostili si au o pozitie negativista, se incearca punerea de intrebari la care sa se poata raspunda doar cu "da";

de ce? - ajuta la constrirea unei imagini clare a evaluarii reale facute de ceilalti

Aceste tactici ne ajuta sa dam satisfactie si celorlalti in acelasi timp cu obtinerea pentru noi, a unui anumit avantaj. Unele dintre ele includ utilizarea prefacatoriei, a lipsei de imputernicire.

VI.Echipa de negociatori

Analiza echipei de negociatori presupune analiza modului de alegere a componentei sale, cum se organizeaza, cum se alege liderul echipei, cum actioneaza acesta si care este suportul exterior de care trebuie sa beneficieze.

Un vechi dicton spune ca "cel mai bun numar de persoane pentru un comitet este unu". Totusi, de multe ori este necesara mai multa informare sau o expertiza competenta a situatiei, fapte ce pot depasi capacitatile unei singure persoane. De aceea, in cazul in care se doreste ca munca in echipa sa fie productiva, dimensiunea optima a acesteia este patru. Un alt motiv este ca principiile managementului sustin ca un lider ce opereaza in conditii schimbatoare, cum sunt cele din cadrul negocierilor, poate controla eficient doar 3-4 persoane.

Nu este absolut necesar sa se pastreze aceeasi echipa de negociatori permanent pentru ca, pe masura ce se dezvolta negocierile, sunt necesare forme particulare de expertiza, in continua schimbare. Insa intotdeauna persoanele selectate pentru o anumita etapa a negocierii trebuie sa fie "sudate" intr-o echipa inainte de intalnirea cu ceilalti.

Daca sunt necesari mai multi experti si specialisti, atunci acestia vor fi cooptati ca observatori si consultanti pentru membrii echipei; ei nu trebuie sa intervina in discutii. Intotdeauna la masa tratativelor trebuia sa se aseze doar persoanele cheie. Aceste persoane au de regula functii importante in cadrul firmei, nu atat pentru a duce greul cat pentru a da sentimenul "proprietatii" deciziilor si implementarii acordului.

VII. Stiluri de negociere

Diferentele de stil sunt reflectate de modalitatile in care actioneaza diverse organizatii.

A.    Orientare pe subiect - negociatorii sunt interesati doar de atingerea afacerii dorite, nu si de efectul pe care il are actiunea lor asupra celor cu care intra in contact;

vor urmari obiectivele propuse cu insistenta, chiar la limitele moralitatii;

sunt negociatori duri, razboinici, constienti de tacticile razboinice utilizate.

B.     Orientare pe persoana - negociatorii sunt interesati in cel mai inalt grad de bunastarea celor care lucreza pentru ei, cu ei sau deasupra lor. Un asemenea negociator este o prada usoara pentru un altul orientat pe subiect.

In functie de modul de actiune sa mai pot recunoaste alte trei stiluri de negociere.

Razboinic - este un stil puternic orientat catre subiect.

Colaborativ - negociatorii vor cauta sa dea totul in deschidere, iar apoi vor urmari negocieri creative

Inclinat spre compromis - acesti negociatori vor cauta mereu compromisuri pentru atingerea acordului.

Fiecare cultura isi are propriile traditii si obiceiuri, iar in functie de acestea se identifica diverse abordari ale unei negocieri.

Persoanele din tari diferite au stiluri diferite de negociere determinate de modurile diferite de a evalua lucrurile, de atitudinile si experienta fiecaruia, de punctele forte si slabiciunile diferite pe care le u.

Diferentele de culturi nationale nu influenteaza numai comportamentul superficial, ci cunoasterea lor reprezinta conditia esentiala pentru intelegerea valorilor adoptate de negociatori. Dintre toate regiunile, americanii au stilul cel mai influent din lume; este stilul care domina, de altfel, si literatura de specialitate si care este apreciat, ca fiind foarte potrivit, de foarta multa lume.

Bill Scot identifica patru trasaturi esentiale ale unui negociator american: - exuberanta;

profesionalism;

abilitatea deosebita in negocierea ofertelor;

interes fata de ambalaj.

Spre deosebire de americani, englezii sunt vazuti ca fiind amatori in domeniul negocierilor, sub- pregatiti. Stilul negociatorilor din Orientul Mijlociu  se bazeaza pe traditia desertului care cere o ospitalitate deosebita, pune mare accent pe castigarea increderii si care spune ca razbunarea este mai respectabila decat compromisul.

Negociatorii chinezi se disting prin:

o atentie deosebita aratata reputatiei

o buna specializare;

suspiciune fata de vestici.

Sfatul pe care Bill Scot il da este ca atunci cand vom intalni negociatori din culturi diferite, trebuie sa-I incurajam si sa-I respectam fara a ne subordona insa culturii lor.

VIII. Putere, tarie si influenta

In acest ultim capitol autorul analizeaza cel mai important lucru - dupa parerea mea- din domeniul negocierilor si anume modul in care negociatorul isi poate exercita puterea, influenta si punctele forte.

Puterea se refera la capacitatea de a-I domina pe ceilalti, fiind de preferat utilizarea ei doar in cazuri exceptionale. Un bun negociator, este, de regula, constient de reactiile pe care le poate avea in fata celorlalti, si va avea abilitatea de a evita capcana puterii; el nu trebuie sa incerce sa urmeze un mod ideal de comportament, ci trebuie sa-si foloseasca la capacitate maxima punctele sale forte. El trebuie sa joace rolul pe care il cunoaste mai bine, iar scopul sau trebuie sa fie perfectionarea continua a abilitatilor deja cucerite si apoi dezvoltarea altora noi.