PROCEDURA OPERATIONALA - ANALIZA EFECTUATA DE MANAGEMENT

PROCEDURA OPERATIONALA

ANALIZA EFECTUATA DE MANAGEMENT

LISTA REVIZIILOR

LISTA DE DISTRIBUTIE - RETRAGERE

1.SCOP

Procedura descrie modul in care se efectueaza analiza, evaluarea SMC-M si a proceselor, astfel incat sa asigure:

conformitatea documentatiei SMC-M si a activitatilor desfasurate in cadrul societatii cu cerintele standardelor de referinta SR EN ISO 9001: 2001si SR EN ISO 14001:2005 ;

- nivelul de eficacitate al SMC-M implementat, pentru realizarea obiectivelor calitatii si de mediu;

2. DOMENIU DE APLICARE

Procedura se aplica in cadrul societatii.

3. DOCUMENTE DE REFERINTA

SR EN ISO 9000: 2006 "Sisteme de management al calitatii. Principii fundamentale si vocabular".

3.2. SR EN ISO 9001: 2001 "Sisteme de management al calitatii. Cerinte".

3.3. SR EN ISO 9004: 2001 "Sisteme de management al calitatii. Linii directoare pentru imbunatatirea performantelor".

3.4. SR EN ISO 14001: 2005 "Sisteme de management de mediu. Cerinte cu ghid de utilizare"

Manualului de Management al Calitatii si Mediului cod: MCM;

3.6. Procedura de sistem "Audit intern" cod: PS - 04;

3.7. Procedura de sistem " Controlul produsului neconform" cod: PS - 03;

Procedura de sistem "Actiune corectiva" cod: PS - 05;

3.9. Procedura de sistem " Actiune preventiva " cod: PS- 06.

4.DEFINITII SI PRESCURTARI

4.1. DEFINITII:

Analiza: activitate intreprinsa pentru a se asigura ca subiectul in discutie este potrivit, adecvat, eficace si eficient pentru indeplinirea obiectivelor stabilite.

Analiza efectuata de management: evaluare oficiala efectuata de managementul superior asupra stadiului si adecvarii SMC in raport cu politica in domeniul calitatii si cu obiectivele.

4.2. PRESCURTARI :

4.2.1. SMC-M - Sistem de management al Calitatii si Mediului;

4.2.2. MCM - Manualul Calitatii si Mediului;

4.2.3. AC - Asigurarea Calitatii;

4.2.4. PS - Procedura Sistemului Calitatii si Mediului;

4.2.5. PO - Procedura Operationala;

4.2.6. IL - Instructiune de Lucru;

4.2.7. RMC-M - Reprezentantul Managementului Calitatii si Mediului;

4.2.8. RN- Raport de neconformitate;

5. DESCRIEREA PROCEDURI

Analiza SMC-M se efectueaza anual sau ori de cate ori considera necesar Administratorul.

Analiza efectuata de management este utilizata ca instrument de imbunatatire a functionarii

societatii.

Datele de intrare ale analizei de management sunt colectate in intervalul de timp de la ultima sedinta de analiza si pana la data respectiva si cuprind:

a) constatari si rezultate ale auditurilor interne si externe efectuate de la ultima analiza si modul de rezolvare al neconformitatilor, impreuna cu actiunile corective/ preventive intreprinse;

b) feedback-ul de la clienti si parteneri;

c) stadiul executarii actiunilor corective si preventive;

d) performantele proceselor si conformitatea cu cerintele impuse prin normative;

e) actiunile de monitorizare a analizelor de management efectuate anterior;

f) schimbari in mediul intern sau extern al societatii care ar putea sa influenteze SMC-M

g) recomandari si directii potentiale de imbunatatire;

h) eficacitatea globala a SMC-M in realizarea obiectivelor calitatii si de mediu;

i) performanta de mediu a societatii;

5.4. La sedintele de analiza participa Administratorul ,RMC-M si seful de atelier. In functie de obiectul analizei pot participa si alte persoane din interiorul societatii.

In situatia in care in timpul sedintei de analiza efectuate de management se constata lipsa unor informatii dintr-o anumita zona sau pentru un anumit element al SMC-M, Administratorul poate dispune efectuarea ulterioara a unui audit intern sau efectuarea unei analize pentru colectarea informatiilor respective. Aceasta investigatie se va finaliza cu un raport, care va cuprinde:

- rezultatele auditului (evaluarii), neconformitatile constatate, masurile de rezolvare a acestora;

- necesitatea revizuirii SMC-M si implicit a documentatiei;

- planul si termenele de executie a modificarilor SMC-M;

- asigurarea resurselor umane, financiare, materiale pentru realizarea obiectivelor;

- responsabilitatile functiilor implicate.

5.6.Analiza efectuata de management asupra functionarii SMC-M se finalizeaza cu un Program de imbunatatire a activitatii care va contine :

- obiectivele, activitatile intreprinse, resursele alocate, responsabilitatile si termenele pentru imbunatatirea SMC-M, si a proceselor societatii;

- directii de imbunatatire pentru a raspunde cat mai bine exigentelor clientilor;

- evaluarea adecvarii structurii si resurselor societatii cu obiectivele stabilite;

- planuri de prevenire si reducere a pierderilor pentru riscurile identificate.

Programul de imbunatatire (elementele de iesire ale analizei) este comunicat personalului societatii.

5.8. RMC redacteaza procesul verbal al sedintei de analiza, asigura semnarea lui de catre participanti, realizeaza numarul de copii necesare si le difuzeaza persoanelor participante.

5.9. RMC indosariaza Programul de imbunatatire a activitatii si procesul verbal al sedintei in dosarul " Analize ale SMC", care va fi pastrat si arhivat prin grija sa. Timpul de pastrare este de 3 ani de la data finalizarii actiunilor mentionate in program.

6. RESPONSABILITATI

6.1. Administratorul

Aproba data desfasurarii analizei, programul si masurile care vor fi intreprinse pentru imbunatatirea activitatii societatii si conduce desfasurarea analizei de management.

Aproba modificarile privind politica, obiectivele calitatii si de mediu in sedinta de analiza.

Analizeaza stadiul implementarii SMC-M, situatia neconformitatilor si reclamatiilor clientilor (interni si externi) dispunand actiuni corective si preventive pentru eliminarea acestora si a cauzelor care le-au generat .

Stabileste persoanele responsabile si termenele de rezolvare pentru actiunile corective si actiunile preventive aprobate in cadrul sedintei.

Stabileste masurile care se impun pentru cresterea eficientei si eficacitatii SMC-M.

Urmareste gradul de satisfacere a cerintelor clientilor.

Aloca resursele umane, informationale, financiare, materiale pentru realizarea noilor obiective in domeniul calitatii si masurilor de imbunatatire rezultate in urma analizei.

Semneaza Procesul verbal al sedintei de analiza.

6.2. RMC-M

Planifica data sedintei de analiza si propune ordinea de zi.

Organizeaza sedinta de analiza, la data planificata.

Prezinta stadiul realizarii obiectivelor calitatii si de mediu, nivelul de atingere a acestora, rezultatele audit-urilor interne, situatia neconformitatilor in functionarea si implementarea SMC-M, nivelul reclamatiilor clientilor si rezolvarea acestora, analiza neconformitatilor aparute, stadiul implementarii actiunilor dispuse la analizele precedente, eficienta si eficacitatea acestora.

Elaboreaza Programul de imbunatatire a activitatii, formular F-17 .

Propune solutii pentru remedirea deficientelor si imbunatatirea activitatii in cadrul sedintei de analiza, in functie de politica si obiectivele generale.

Verifica modul de implementare a masurilor propuse in urma analizarii sistemului de management al calitatii.

Evalueaza efectele actiunilor corective/ preventive rezultate in urma analizei sistemului de management al calitatii.

Propune alocarea resurselor umane, informationale, financiare si materiale pentru realizarea obiectivelor in domeniul calitatii.

Redacteaza procesul verbal al sedintei de analiza, asigura semnarea lui de catre participanti, realizeaza numarul de copii necesare si le difuzeaza persoanelor participante.

Pastreaza si arhiveaza procesul verbal al sedintei de analiza si Programul de imbunatatire.

6.3. Seful de atelier

5.3.1. Participa la sedintele de analiza ale SMC-M;

5.3.2. Prezinta neconformitatile proceselor, propune masuri de imbunatatire a SMC-M precum si a activitatilor desfasurate in cadrul departamentelor proprii.

5.3.3. Raspunde de implementarea actiunilor pentru imbunatatire rezultate in urma analizei SMC-M.

7. INREGISTRARI

7.1. Proces verbal al sedintei de analiza a SMC-M;

7.2. Program de imbunatatire .

8. ANEXE

8.1. Anexa 1 - Proces verbal al sedintei de analiza a SMC-M , cod F-17;

8.2. Anexa 2 - Program de imbunatatire, cod: F-18;

ANEXA 2- PROGRAM DE IMBUNATATIRE

APROBAT

ADMINISTRATOR

PROGRAM DE IMBUNATATIRE

Referentialul: .....................

(Ex.-Analiza de management nr..din..) 

Intocmit

RMC-M

.........

Formular cod F-17