Tehnologia informatiei in managementul resurselor umane

TEHNOLOGIA INFORMATIEI IN MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE

1. Caracteristicile sistemului informatic pentru managementul resurselor umane

In definirea Sistemului Informatic pentru Managementul Resurselor Umane trebuie sa includem, pe langa un sistem performant de evidenta informatizata, si alte tipuri de aplicatii informatice destinate unor nevoi de informare, consiliere si orientare a resursei umane in raport cu nevoile firmei. Indiferent daca vorbim de baze de date privind informatiile despre persoane sau posturi, programe de cautare, informare, testare sau luare a deciziilor, acestea vor face parte din acest sistem. Subliniez acest lucru, deoarece, de multe ori, suntem tentati de a ne limita la evidenta informatiilor de personal continute intr-o baza de date.

Ceea ce este foarte important pentru un asemenea sistem complex, daca ne referim la informatie, poate fi exprimat prin standardizare, comunicare, integrare.

Aceste caracteristici ne vor asigura accesul la informatii si procesarea lor eficienta, nu numai in ceea ce priveste personalul, ci si posturile, cerintele sistemului in domeniu, proiectia resurselor umane in etapele urmatoare.

Standardizarea se va materializa prin folosirea unor nomenclatoare unice in definirea diferitelor caracteristici si printr-o forma comuna de prezentare/afisare a rezultatelor interogarilor bazelor de date, astfel incat sa se permita compararea facila a avantajelor si dezavantajelor diferitelor alternative sau decizii.

Comunicarea va fi asigurata tocmai prin accesul concurent la baze de date, reglementari, criterii de evaluare, posturi si criterii de selectie pe principiul Internet computin sau prin comunicarea consiliat-manager.

Integrarea va reprezenta proprietatea de a uni intr-un singur efort, pe baza unei singure conceptii, toate acele aplicatii si care vor constitui instrumente din punctul de vedere al managerilor de cariera sau al celor consiliati si parghii de actionare asupra sistemului din partea conducatorilor.

Ca de fiecare data, informatia este punctul forte. Faptul ca managerii de cariera vor trebui sa foloseasca un sistem informatic in care diferite persoane vor introduce sau vor actualiza datele ne determina sa consideram ca precizia informatiei va constitui un element cheie al intregului proces. De aceea trebuie sa subliniem, inca o data, importanta unui sistem de evidenta flexibil, real si credibil. Vor trebui stabilite foarte clar informatiile care vor face obiectul actualizarii, competentele, persoanele abilitate, termenele si formele de control ale veridicitatii acestora in sistem.

De asemenea, trebuie sa tinem cont atunci cand apelam la calculator pentru asigurarea serviciilor de management al resurselor umane sau de consiliere a carierei de nivelul tehnologic atins, de nivelul asteptarilor si al posibilitatilor. Sa nu uitam ca sistemele informatice sunt unelte, iar scopurile noastre trebuie sa fie realiste si realizabile cu ajutorul resurselor existente.

Introducerea unor sisteme moderne ii va determina pe managerii de cariera sa invete si sa-si doreasca sa utilizeze toate facilitatile oferite de sistemele de tehnologia informatiei si comunicatiei puse la dispozitie.

Din etapele de realizare si de implementare a unor sisteme informatice, precum si la elaborarea studiilor privind implementarea unor sisteme de informare si management al carierei, rezulta ca in acest proces intervin mai multe categorii de factori de care trebuie sa se tina seama, astfel:

factori de personal:

incurajarea personalului la luarea unor decizii in ceea ce priveste sistemul informatic proiectat;

asigurarea pregatirii managerilor de cariera in folosirea diferitelor tipuri de programe puse la dispozitie;

luarea in calcul a opozitiei unor persoane sau manageri la introducerea sistemului informatic;

definirea clara a rolurilor in utilizarea programelor din cadrul sistemului informatic;

alocarea unui timp suficient pentru implementarea programelor;

♦factori organizationali:

. obtinerea sprijinului din partea managerilor;

. adoptarea unei pozitii generale pozitive privind schimbarea proceselor prin introducerea sistemului informatic, combinata cu o atitudine precauta si realista;

. anticiparea impactului organizational potential al aplicatiilor informatice si al procesarii datelor intr-un volum mare si in timp redus;

. integrarea introducerii sistemului informatic cu eforturile organizationale existente;

. utilizarea expertizei din partea unor persoane/firme specializate;

. tratarea tehnologiei ca mijloc si nu ca scop, ca instrument si nu ca solutie magica;

. corelarea implementarii cu planificarea strategica;

factori de proces:

adoptarea unui plan concret de implementare;

. tratarea implementarii ca proces permanent;

. crearea asteptarilor ca beneficii pe termen lung si mediu;

. crearea unei bune documentatii pe roluri si proceduri;

. considerarea evaluarii ca parte a implementarii.

Atat modificarile de conceptie in managementul resurselor umane, cat si evolutiile in dezvoltarea unei puternice infrastructuri informationale vor contribui la amplificarea rolului sistemelor de tehnologia informatiei si comunicatii in domeniul consilierii si al luarii deciziilor privind personalul firmei.

Putem organiza aplicatiile informatice posibile a fi folosite in managementul personalului firmei, astfel:

aplicatii informatice destinate managerului de cariera:

evidenta posturilor si a datelor personalului firmei;

aplicatii pentru simulare si planificare a carierei;

aplicatii informatice de punere in corespondenta;

aplicatii informatice de sprijin in luarea deciziilor;

aplicatii informatice de informare despre posturi si colectare informatii
despre persoane;

aplicatii informatice de comunicatie manager-persoana;

aplicatii informatice destinate personalului firmei:

. aplicatii informatice de informare-documentare;

. simulari si planificare a carierei;

. aplicatii informatice de testare psihometrica si autoevaluare;

. aplicatii informatice de cautare a informatiilor;

. aplicatii informatice de comunicatie manager-persoana;

□ aplicatii informatice destinate conducerii:

. aplicatii informatice de analiza multicriteriala;

. aplicatii informatice de simulare-prognozare.

Evidenta posturilor si a personalului va fi partea Sistemului Informatic pentru Managementul Resurselor Umane, sistem ale carui principale caracteristici consista in:

modularizare - pentru ca trebuie sa fie bazat pe aplicatii specifice fiecarui domeniu de activitati cuprinse in sistem, urmarind etapele evolutiei unei persoane in raport cu firma;

unitate - pentru ca baza de date creata este unica si deserveste tot sistemul, iar tratarea problemelor are un grad inalt de generalitate;

integrare - deoarece activitatile trebuie informatizate in inlantuirea lor fireasca, creandu-se un work-flow usor de utilizat si de gestionat;

interoperabilitate - deoarece trebuie sa asigure schimbul de date in format electronic cu alte sisteme.

In ansamblul aplicatiilor, simularile vor permite evidentierea, pe baza unor conditii prestabilite sau alese de utilizator, a traiectoriei carierei unei persoane pornind din diferite momente.

Aplicatiile informatice destinate culegerii informatiilor despre persoane vor asigura evidentierea mai rapida a orientarii in cariera a personalului si a optiunilor acestuia. Alaturi de aplicatiile de punere in corespondenta cu posturile, acestea vor juca un rol important in realizarea concordantei intre nevoile firmei si optiunile personalului, de a sesiza tendinta resursei si de a permite luarea masurilor necesare pe baza unei analize comparative a cerintelor si optiunilor.

In alte tari sunt foarte mult utilizate programele de autoevaluare si testare psihometrica de tipul Career directions inventory sau Vocational inter est survey. Ele permit realizarea de profiluri personale, identificarea preferintelor si aprecierea intereselor. Aplicatiile de tipul Self-directed search sau Interest inventory sunt un instrument de consiliere care poate fi autoadministrat si autointerpretat, putand sa asigure atat evidentierea preferintelor ocupationale ale fiecarui subiect, cat si punerea lui in corespondenta cu cerintele sistemului.

Toate aceste aplicatii si sisteme informatice vor duce la influentarea cadrului organizatoric in care se desfasoara managementul resurselor umane. In mod normal, dezvoltarea sistemului informatic duce la perfectionarea sistemului informational si adoptarea a noi proceduri de lucru, facand din tehnologia informatiei un factor de care va trebui sa se tina seama atat sub raportul obiectivelor de urmarit, cat si al mijloacelor si metodelor de realizare a acestora.

Sistemul Informatic pentru Managementul Resurselor Umane trebuie sa depaseasca acest mod de abordare si sa puna accentul pe latura calitativa a dezvoltarii tehnologiei informatiei si, astfel, sa contribuie la modernizarea si cresterea eficientei in actul de management in domeniul de aplicabilitate.

Tehnologia informatiei in managementul carierei

Dezvoltarea alerta a tehnologiei informatiei a dus la aparitia unor terminologii revelatoare pentru impactul pe care aceasta o are asupra societatii, in ansamblul sau, si a proceselor, in particular: societate informationala (information society), revolutia in tehnologiile de varf (high-tech revolution), revolutia cunoasterii (knowledge revolution), tehnologiile informatice si de comunicare (IT&C) etc.

Conceptul de societate informationala este astazi unanim acceptat si prezentat, in general, sub patru aspecte fundamentale:

Informatia este o resursa atat pentru organizatii, cat si pentru individ.

Informatia sta la baza dezvoltarii unor ramuri economice noi.

Informatia poate fi utilizata in comun, fara a se consuma.

Dezvoltarea IT&C revolutioneaza activitati fundamentale ale societatii umane, precum: afacerile, invatamantul, guvernarea, managementul organizatiei.

Societatea informationala se bazeaza pe solutii de sisteme integrate, servicii si platforme hardware si baze de date avansate, interconectate in tehnologie Internet. Societatea informationala este societatea bazata pe Internet, iar globalizarea este un rezultat al acestuia.

Globalizarea se manifesta in domeniul IT&C tocmai prin punerea in comun a acestei resurse neconsumabile - informatia. Tot mai multe organizatii isi manifesta interesul pentru solutii si servicii integrate, e-Business sau e-Consulting, e-Support sau outsourcing.

Toate acestea sunt valabile in domeniul firmei.

Chiar daca, in diferite domenii, nu se pune problema trecerii peste limita asigurarii confidentialitatii informatiilor, globalizarea se va manifesta in interiorul organizatiei prin solutiile informatice care prind contur acum si care se vor concretiza in viitor.

Daca, in cazul institutiilor si al organizatiilor mici (de pana la cateva sute de angajati) se va pune problema in general a completitudinii aplicatiilor (solutii la cheie), in cazul organizatiilor mari, se va avea in vedere, cu precadere, asigurarea flexibilitatii proiectelor. Si aceasta, pentru a putea face fata complexitatii proceselor si pentru a indeplini cerintele specifice care decurg din acestea. Arhitecturile sistemelor au evoluat de la aplicatii locale la dezvoltarea retelelor care asigura convergenta tehnologiilor informatiei si a comunicatiilor iar, mai nou, la folosirea schemei "Internet computing", generand un semnal in sistem constand in: centralizarea resurselor informationale (baze de date sau metadate, depozite de date, aplicatii), utilizarea browsere-lor de pe unitati locale, pentru a putea accesa resursele informationale, mobilitate si conectivitate.

In acest sens, se observa si o concentrare mai mare a institutiei spre indeplinirea sarcinilor specifice, crescand rolul furnizorilor de servicii si solutii informatice in realizarea aplicatiilor si a infrastructurii. Exista doua optiuni principale in acest sens: externalizarea/outsourdng, care implica fazele ciclului de viata ale unui sistem informatic (proiectare, implementare, intretinere, dezvoltare) si gazduirea/hosting, care implica pastrarea si exploatarea curenta a sistemului si a informatiilor procesate. In zona companiilor, se ajunge pana la a incredinta furnizorului inclusiv sarcina de exploatare a aplicatiilor si de pastrare a datelor.

Unul dintre domeniile de mare interes din companii, la acest moment il constituie managementul resurselor umane si al carierei, domeniu in care IT&C au un potential imens de manifestare.

Deoarece, in cele mai multe cazuri, se considera ca un sistem informatic pentru resurse umane se refera doar la gestiunea personalului, respectiv a informatiilor referitoare la persoane, trebuie spus ca, in managementul personalului si al carierei, rolul IT&C nu se opreste aici. Sigur ca acest mod de manifestare al IT&C in domeniul managementului personalului si al consilierii carierei este dependent de dezvoltarea tehnologica in domeniul informaticii (calculatoare cu resurse de stocare a datelor si viteza de regasire a acestora, sisteme multimedia, dezvoltarea retelelor si a canalelor de comunicatie).

in general, in domeniul consilierii carierei se folosesc programe care sa sprijine atat managerul, cat si persoana in informare si in luarea unei decizii. Cateva tipuri de asemenea programe se refera la:

evidenta si regasirea informatiei despre o persoana sau un post;

punerea in corespondenta, de cautare si alegere a celei mai bune solutii in repartizarea unei resurse umane pe un post, acel 'om potrivit la locul potrivit';

informarea privind diferite elemente care trebuie aduse la cunostinta indivizilor: posturi libere, descrierea acestora si a cerintelor de post, posibilitati de scolarizare-instruire, criterii de selectie a personalului;

autoevaluarea si realizarea unui profil personal prin masurarea unor aptitudini, teste de personalitate;

sprijinirea luarii deciziilor si previzionarea carierei, propunand si cai sau variante de urmat si, in sfarsit, programe de simulare.

Prin introducerea conceptiei privind managementul carierei trebuie avute in vedere si folosite toate aceste tipuri de aplicatii, pentru a face mai eficienta si transparenta aceasta activitate. Se poate pune intrebarea: Daca sunt atat de multe aplicatii, atunci mai este nevoie de managerul de cariera ?

Managerul de cariera va folosi toate aceste tipuri de aplicatii tocmai pentru a lua decizii mai bune, in conditii de eficienta si operativitate, el avand de urmarit si de consiliat un numar intre 300 si 500 de oameni.

Consilierea carierei se va manifesta nu numai pentru cei care, la un moment dat, trebuie asignati unui post, ci si pentru cei care urmeaza sau doresc sa promoveze, sa-si perfectioneze pregatirea, sa-si continue sau sa-si intrerupa   contractul cu firma. Argumentele care stau la baza utilizarii IT&C in managementul carierei sunt de natura economica, sociala si conceptuala, principalele argumente constand in:

reducerea numarului de persoane care va lucra in structurile de personal de la diferite nivele si in transferul de competente catre managerii de cariera, cu consecinte in scaderea costurilor sociale ale consilierii si orientarii;

existenta unor conceptii si reglementari bine conturate, care vor genera masuri corespunzatoare din partea managerilor de cariera si a celor consiliati, dar si analize mai clare, realizate pe informatii coerente si fundamentate;

nevoia de transparenta, de informare in regimul concurential pentru ocuparea posturilor sau a promovarii, impartialitate, precizie, stabilitatea raspunsurilor date pentru aceleasi cereri.

Beneficiile aduse de utilizarea IT&C in managementul carierei sunt numeroase, in general, relevante fiind:

capacitatea managerului de a gestiona informatii diverse despre persoanele consiliate si de a previziona desfasurarea carierei acestora;

cresterea capacitatii de stocare a datelor si de regasire imediata, de actualizare intr-un singur loc a acestor informatii, actualizari care vor fi accesibile imediat tuturor celor cu atributii in domeniu;

sporirea gradului de autonomie a celor consiliati si de informare a acestora cu privire la criteriile de selectie, cerintele posturilor sau ale drumului in cariera, de instruire si specializare etc.;

contactarea directa a surselor de informare si posibilitatea oferirii experientei in situatii repetabile;

sporirea gradului de realism al situatiilor si de reducere a gradului de incertitudine prin simulari ale drumului in cariera;

asigurarea unei flexibilitati lejere in modul de prezentare a datelor si de stabilire a criteriilor de selectare a informatiilor.

Ca orice sistem, nici acesta nu va fi un sistem perfect. Utilizarea IT&C aduce beneficii, dar trebuie spus ca are si unele dezavantaje. Avem in vedere faptul ca:

administrarea si asigurarea functionarii permanente a echipamentelor sistemului informatic solicita informaticieni bine pregatiti, iar din partea celor care actualizeaza datele in sistem se solicita precizie si oportunitate;

programele nu sunt intotdeauna compatibile cu cererile sau asteptarile managerilor sau ale celor consiliati. Trebuie avut in vedere ca proiectarea si dezvoltarea unui sistem informatic care sa asiste managementul carierei se desfasoara in spirala; astfel, dezvoltarea sistemului va incepe cu elementele de baza si oferirea solutiilor, care vor fi adaptate si perfectionate si la care se vor adauga permanent alte functii, in acelasi timp cu reluarea si perfectionarea procedeelor anterioare, toate aceste etape desfasurandu-se simultan cu un supliment de aport bugetar de fiecare data;

permanent, canalele de comunicatie trebuie sa fie sigure si stabile. Avand in vedere ca este vorba de informatii cu privire la structurile si personalul firmei, este necesara protejarea canalelor de comunicatie; de asemenea, asigurarea functionarii continue a canalelor de comunicatie si a site-urilor de informare constituie un element critic;

exista o sensibilitate redusa a programelor de consiliere la diferentele individuale ale celor consiliati. Analiza se va face pe un fond de date asemanator pentru toti, fara a se avea in vedere aspecte particulare sau nevoi de ordin personal.

Preocuparile pentru integrarea treptata a sistemelor IT&C in actul consilierii carierei sunt de actualitate si trebuie sa aiba in vedere toate tipurile de aplicatii si sisteme mentionate. Acestea nu sunt inca sistematice, din cauza lipsei unei conceptii clar conturate in acest domeniu, a lipsei de formare si de expertiza in domeniu, de mijloace tehnice, precum si a posibilitatilor de conectare la Intranet sau la Internet si a realizarii aplicatiilor.

Procesul de introducere a utilizarii sistemelor IT&C in consilierea carierei trebuie sincronizat si cu activitatea de initiere atat a managerilor, cat si a celor consiliati in utilizarea acestor surse de informare si de orientare profesionala.

Deoarece managementul carierei este un proces relativ nou pentru firma, avand in vedere principiile care vor fi aplicate si modul de operare in cadrul sau, exista companii, unde astfel de sisteme functioneaza si dispun de aportul IT&C.

In procesul de introducere a IT&C in domeniul managementului carierei trebuie pornit de la unele modele standard de sisteme si servicii de orientare si de consiliere. Acestea ar putea fi, conform 'International Journal for Education and Vocational Guidance':

• modelul in cadrul caruia persoana necesita sprijin inainte si dupa utilizarea sistemului;
• modelul integrat, cand sistemul este utilizat in cadrul unei alte interventii de orientare, consiliere, permitand consilierului si persoanei consiliate sa-l   utilizeze impreuna;
• modelul progresiv, cand utilizarea sistemului este precedata sau urmata de alte tipuri de interventii (convorbirea, interviul, prezentarea in fata unei comisii).

Pornind de la accesul in sistemul firmei si pana la momentul incheierii contractului de munca, fiecare persoana ar trebui sa aiba posibilitatea de a accesa informatii, bineinteles, nesecrete, privind organizatia in care doreste sa se angajeze, pozitiile si cerintele acestora, criteriile de selectie, restrictiile sistemului etc., toate acestea pe baza sistemelor IT&C.

Pentru perioada de recrutare-selectie este important ca persoanele sa se poata documenta in ceea ce priveste cerintele psihologice, cele de instruire si capacitate functionala pe care trebuie sa le indeplineasca, institutiile abilitate sa asigure instruirea pentru acele sectoare ale domeniului firmei. In aceasta etapa, paginile web de furnizare a informatiilor sunt foarte importante si constituie un element important al modului in care se face publicitate si se asigura starnirea interesului pentru intrarea in sistem.

In perioada de instruire, personalul trebuie informat asupra posibilitatilor de repartizare pe posturi vacante. Poate ca, din aceasta etapa, intra oarecum in scena si managerul de cariera, care, pe baza calitatilor recunoscute ale individului, poate deja sa-l consilieze in primul pas in cariera. Bazele de date privind posturile, cerintele acestora, criteriile de selectie pentru accederea la post, atributiile postului sunt tot atatea informatii ce vor fi accesate de manager si/sau individ prin sistemele IT&C.

In perioada activitatii in firma, individul va fi interesat de posturi vacante, de cresterea nivelului de instruire si de criteriile de promovare. Aceste informatii trebuie sa stea la dispozitia sa, dar si a managerului, care va trebui sa beneficieze de: mijloace de colectare a informatiilor despre persoanele care fac obiectul analizei la un moment dat, localizarea indivizilor in structura firmei, criterii si prioritati de organizare a indivizilor in ierarhii, proiectarea carierei individului pe baza cerintelor. Aceasta perioada constituie, de fapt, miezul problemei manage­mentului carierei si solicita cele mai multe resurse ale sistemelor IT&C. Sistemul de evidenta informatizata capata un rol major in aceasta etapa, neomitand faptul ca el trebuie alimentat permanent cu date, incarcare care trebuie inceputa inca din fazele recrutare si selectie.

Bazele de date, paginile web, programele de evaluare si simulare a traiectoriei carierei sunt instrumente informatice care vor fi foarte solicitate de managerul de cariera.

Internetul ofera posibilitati deosebite in domeniul consilierii in cariera, si va trebui sa constituie pentru viitor o cale des utilizata atat de catre managerii de cariera, cat si de catre cei consiliati. Intranetul va oferi posibilitatea comunicarii interactive dintre cei doi parteneri, precum si accesul la informatii. Managerul de cariera va trebui sa stie sa foloseasca aceste mijloace de comunicare si de diseminare a informatiilor si, in acelasi timp, sa fie constient ca Intranetul va reprezenta numai resursa, un instrument deci, si nu un inlocuitor al activitatii sale.

In Intranet vor putea fi accesate pagini web continand informatii necesare personalului firmei privind posturi pentru care se organizeaza concursuri, criteriile de selectie, programe de autoevaluare psihologica, lingvistica sau de alta natura, adrese Intranet sau Internet necesare. Aceste pagini vor fi intretinute prin grija managerilor de cariera care vor trebui sa prezinte in fiecare etapa noile reglementari sau posibilitati pentru informarea celor interesati.

Motoarele de cautare si bazele de date vor fi accesibile pe Intranet tuturor celor interesati, asa cum, acum, anumite informatii se regasesc in publicatii sau in buletinele informative.

Anumite reglementari in domeniul managementului carierei vor putea fi accesibile sub forma unei aplicatii in care se vor regasi cerintele, instructiunile si documentele aflate in vigoare. Jurnalele electronice vor asigura accesul la informatii privind posturile vacante, cerintele posturilor, concursurile organizate sau cele care urmeaza a se organiza si cerintele acestora.

Simularile computerizate vor asigura managerilor de cariera testarea solutiilor proiectate pentru diferite situatii si supervizarea deciziilor.

Serviciul de chat poate fi un mod operativ de comunicare cu managerii de cariera si gasirea de solutii prin consilierea directa. Software-ul destinat autoaprecierii poate consta din pagini web cu chestionare pe diferite probleme, care constituie baza de selectie pentru manageri, in diferite situatii.

Putem conchide ca sistemele IT&C vor asista managerii in procesul de decizie privind consilierea carierei, iar aceasta activitate va capata, datorita acestor sisteme, cateva caracteristici deosebite, astfel: va fi interactiva si integrata, bazata pe resursele informationale ale lumii reale, colaborativa si orientata spre tehnologiile media.

Practic, intreaga activitate de management al carierei va avea ca suport informational sistemele de tehnologia informatiei si comunicarii.

BIBLIOGRAFIE

1.*** International Journal for Education and Vocational Guidance, vol. 2, 200

Draganescu, M., Societatea informationala si a cunoasterii. Vectorii societatii cunoasterii, in De la societatea informationala la societatea cunoasterii, Bucuresti, Editura Tehnica, 2003.

Costake, N., Trei scenarii pentru societatea informationala in Romania, in 'Relansarea cresterii economice in Romania', Simpozion stiintific national, Bucuresti, Editura Economica, 2000.

Stefan Cojanu si colaboratorii, Studiul 'Cu privire la tendintele dezvoltarii domeniului tehnologiei informatiei', 2002,

Dr. Mihai Jigau si colectiv, Tehnologiile informatice si de comunicare in consilierea carierei, Bucuresti, Institutul de Stiinte ale Educatiei, 2002, pp. 42-104.