Tehnologia informatiei in procesul decizional modern

Tehnologia informatiei in procesul decizional modern

1 Considerente generale

In sectiunea 1.2. au fost descrise mai multe probleme cu care se confrunta decidentii in ziua de astazi. Un instrument prin care se pot rezolva o parte din problemele prezentate il reprezinta sistemele informatice pentru asistarea deciziei.

Un sistem informatic pentru asistarea deciziei este "o aplicatie a oricarei tehnologii, fie ca un instrument independent sau in combinatie cu alte tehnologii informationale, al carui obiectiv il constituie asistarea procesului managerial si, in particular, asistarea procesului de adoptare a deciziilor"[1].

Principalele caracteristici ale unui SIAD sunt:

a)     este interactiv: beneficiarii au un rol important in proiectarea, dezvoltarea si exploatarea sistemului;

b)     asista beneficiarii in adoptarea deciziei (deciziile le adopta beneficiarii, nu sistemul);

c)     utilizeaza date, modele, cunostinte in elaborarea solutiilor;

d)     sunt destinate utilizarii in situatii in care alte metode sau aplicatii sunt depasite.

Dupa Alter (1980) si Power (2001), SIAD se pot clasifica in urmatoarele categorii (in functie de tehnologia utilizata in mod preponderent in functionarea lor)[2]:

a)     SIAD orientate pe modele: componenta tehnologica de baza a arhitecturii acestor sisteme o formeaza modelele matematice. Conform autorului clasificarii, se disting patru tipuri de sisteme orientate pe modele:

Sisteme ce realizeaza simularea efectelor alternativelor decizionale (bineinteles, cu ajutorul unor modele matematico-economice adecvate);

Sisteme ce permit estimarea consecintelor deciziilor utilizand modele probabilistice si analize de risc;

Sisteme ce realizeaza generarea unor alternative utilizand metode de optimizare in conditii de restrictii (cum ar fi programarea liniara);

Sisteme ce indica o serie de solutii aplicabile pentru o problema, pe baza unor metode de optimizare.

b)     SIAD orientate pe date: structura de memorare a datelor (baze de date sau, mai nou, depozite de date) constituie baza arhitecturii acestor sisteme informatice. Cele mai des utilizate tehnologii in domeniul SIAD orientate pe date sunt: depozitele de date, tehnologia de analiza a datelor OLAP si tehnologia data mining. Pornind de la functionalitatile oferite de aceste sisteme, se pot distinge si aici trei subcategorii:

Sisteme ce ofera accesul imediat la datele simple;

Sisteme care sunt dotate (in plus fata de subcategoria anterioara) cu mecanisme simple de analiza a datelor;

Sisteme care permit extragerea si analiza informatiilor, pe baza unor modele simple.

c)     SIAD orientate pe cunostinte: in cadrul acestor sisteme, componenta cea mai importanta este baza de cunostinte;

d)     SIAD orientate pe comunicatii: sunt utilizare in procesul decizional ce implica mai multi decidenti, din aceeasi organizatie sau din organizatii diferite, altfel spus, in medii decizionale in care comunicarea intre factorii de decizie umani este esentiala;

e)     SIAD orientate pe documente: se bazeaza, din punct de vedere functional, pe analiza documentelor nestructurate si a paginilor web.

2. Posibilitati de utilizare a SIAD in cadrul activitatii decizionale

In cadrul etapei de identificare a deciziei ce trebuie luata si in cadrul etapei de informare, SIAD pot furniza date despre problema ce urmeaza sa faca obiectul deciziei. De asemenea, SIAD pot prezenta momentul aparitiei problemei respective, cauzele acesteia.

SIAD orientate pe modele pot analiza datele problemei decizionale aparute si pot furniza informatii utile pentru desfasurarea etapelor urmatoare ale procesului decizional. Acelasi rol il pot indeplini SIAD orientate pe date, care poseda un set de modele de analiza a datelor. 

Sistemele de asistare a deciziei orientate pe cunostinte pot oferi date si informatii despre natura problemelor decizionale, pot incadra problemele intr-o clasa (folosind tehnologii de tip pattern matching).

In etapa de identificare a alternativelor, SIAD sunt o sursa extrem de valoroasa de informatii pentru decidenti, mai ales in situatiile in care problemele aparute se inscriu in aria de cuprindere a unui set de modele (de analiza economica, statistica etc.).

De asemenea, in aceasta etapa, SIAD orientate pe cunostinte pot oferi decidentilor un set de alternative, pe baza cunostintelor memorate si in urma incadrarii problemei intr-o categorie.

In etapa de analiza a alternativelor (si, in consecinta, in etapa de alegere) SIAD ofera posibilitatea efectuarii de simulari, astfel incat decidentii pot obtine o imagine a efectelor prezumptive ale fiecarei alternative decizionale pe care o au la dispozitie. Daca problema decizionala permite aplicarea unui model de optimizare, SIAD ofera direct solutia constand in alternativa cea mai buna, insotita de explicatii si justificari.

In etapa de implementare, informatiile oferite de SIAD de-a lungul etapelor anterioare ale procesului decizional pot fi utilizate in scopul  prezentarii catre toti angajatii implicati a necesitatii si modului de aplicare a deciziei, precum si prezentarii consecintelor deciziei.

De-a lungul derularii etapei de implementare pot surveni alte probleme decizionale, subsidiare problemei principale, legate de informarea si antrenarea angajatilor in procesul de implementare. SIAD pot furniza asistenta in tratarea acestor probleme, oferind explicatii asupra modului de implementare a deciziei si asupra consecintelor acesteia.

In etapa de analiza a consecintelor deciziei, SIAD pot fi folosite in vederea diseminarii efectelor pe care le-a produs o anumita decizie.

Sistemul informatic pentru asistarea deciziei propus in capitolul al patrulea al prezentei lucrari ofera urmatoarele instrumente decidentilor:

prin intermediul indicatorilor economici analizati (cifra de afaceri, profitul brut, profitul din exploatare), se poate identifica aparitia unor probleme in activitatea firmei (scaderea vanzarilor, diminuarea veniturilor etc.);

modelele de analiza economica folosite pentru exploatarea datelor din sistemul informatic permit identificarea unora dintre cauzele ce au generat problemele respective;

prin interpretarea informatiilor valorice oferite de sistemul informatic, se pot schita directii de actiune si alternative decizionale.

3. SIAD in cadrul firmei holonice, in procesul de reinginerie

Unul dintre punctele forte ale sistemelor holonice il constituie nivelul de excelenta al holonilor in tratarea unui proces, modul in care holonii pot aborda procesul respectiv cu un grad ridicat de eficienta.

Acest nivel de excelenta poate fi controlat prin mai multe parghii decizionale, in ajutorul aplicarii acestora pot interveni SIAD. Rolul SIAD in managementul unei organizatii virtuale construite dupa un sistem holonic deriva din urmatoarele considerente:

- scopul SIAD este oferirea de asistenta managerilor in cadrul procesului decizional, imbunatatirea calitatii acestui proces;

- SIAD ofera posibilitatea urmaririi operative a desfasurarii activitatii la nivelul fiecarui holon sau grup de holoni care participa la un anumit proces, ceea ce permite interventia managementului prin parghiile specifice.

Se pot distinge 2 situatii referitoare la interactiunea dintre tehnologia informatiei si reengineering:

a.      atunci cand firma care recurge la reengineering dispune de un sistem informatic (SI), se pune problema cum poate acesta (SI) sa fie de folos in politica de reengineering si care ar fi impactul reengineering-ului asupra SI;

b.     atunci cand printre schimbarile preconizate prin reengineering se afla si informatizarea activitatii firmei.

Referitor la prima situatie, tehnologiile informaticii moderne reprezinta un instrument cheie in reengineering, alaturi de factorul uman. Avand in vedere etapele reengineering-ului anterior prezentate informatica poate fi de un real folos echipei insarcinate cu politica de reengineering:

a.      in etapa de analiza a situatiei curente a firmei, analiza proceselor poate fi efectuata cu ajutorul programelor CASE. De asemenea analiza clientilor si personalului se poate baza pe folosirea unor instrumente software de analiza economica atasate sistemelor informatice tranzactionale proprii sau componente ale unui SIAD;

b.     in etapa studiul solutiei, analiza costurilor si efectelor reengineering-ului de asemenea poate fi efectuata cu ajutorul unui SIAD;

c.      in etapa de implementare efectele modificarilor produse prin politica aplicata pot fi urmarite in mod eficient cu ajutorul unui sistem informatic construit in acest scop.

Folosirea tehnologiei informatiei ca instrument de reengineering trebuie sa tina totusi seama de mai multe considerente.

In primul rand, daca activitatile informatice nu sunt considerate de catre management ca parte integranta a proceselor desfasurate, exista riscul ca departamentul IT sa nu fie la curent cu reengineering-ul. Acest lucru trebuie evitat cu orice pret, data fiind importanta sistemului informatic in cadrul activitatii. O solutie in acest sens este cooptarea (prin diverse metode) a informaticienilor in procesul de reengineering, cele mai bune rezultate au aparut cand departamentele IT au primit autoritatea de a-si concepe si implementa singure modul de adaptare la schimbarile produse prin reengineering.

In al doilea rand, cu toate avantajele expuse, IT reprezinta numai un segment al reengineering-ului, iar dupa implementare este obligatoriu ca performantele departamentului IT sa fie monitorizate. In plus, departamentului IT trebuie sa i se asigure accesul la tehnologiile noi aparute.

In cazul in care prin reengineering se urmareste si informatizarea activitatii firmei, trebuie sa se aiba in vedere ca avantajele pe care le aduce informatizarea activitatii sunt nenumarate. Printre acestea putem enumera se afla:

gestionarea flexibila a fluxului informational al firmei (modelarea informatica a documentelor de intrare - iesire), acest task este indeplinit de sistemele de gestiune a bazelor de date, de asemenea managementul firmei este la curent in orice moment cu desfasurarea activitatii (relatiile cu clientii fiind unul dintre cele mai importante aspecte asupra carora trebuie sa existe o informare permanenta);

imbunatatirea comunicarii dintre firma si mediul extern (parteneri de afaceri, organizatii profesionale etc.): serviciul de posta electronica;

dezvoltarea operatiunilor comerciale ale firmei prin e-commerce: prezentarea in conditii optime a ofertei de afaceri a firmei, executarea rapida a tranzactiilor de vanzare - cumparare;

exploatarea datelor din sistemul informational al firmei / bazele de date tranzactionale in scopul adoptarii deciziilor si efectuarii simularilor si previziunilor.

4. Business Intelligence

Conceptul de Business Intelligence, dezvoltat la inceputul anilor '90, reprezinta una dintre cele mai noi si populare notiuni in teoria si practica sistemelor informatice de asistare a deciziei.

Conform IBM, Business Intelligence reprezinta "utilizarea tehnicilor de prelucrare a datelor pentru a adopta decizii mai bune"[3].

Utilizarea BI este o solutie pentru a genera informatii despre derularea proceselor de afaceri din firma catre toti utilizatorii interesati, indiferent de numarul si tipologia acestora (pozitie in ierarhie, pregatire, studii, experienta profesionala, experienta manageriala etc.).

Prima generatie de sisteme informatice pentru management se baza pe interogari si rapoarte ad-hoc pentru a genera informatii catre beneficiari. Interogarile si rapoartele erau construite pe baza datelor din sistemele informatice operationale ale firmelor. Pe langa faptul ca se constituia o sarcina in plus asupra SGBD care mentinea sistemele operationale, aplicatiile BI din prima generatie puteau fi folosite de specialisti in informatica (analisti), familiarizati cu sistemele operationale si cu mecanismele de interogare/generare de rapoarte. Cel mai adesea, consumatorii de informatii (factori de decizie de pe diferite nivele ale ierarhiei firmei) primeau informatiile de care aveau nevoie de la analisti, fara a putea accesa direct instrumentele prin care se genera informatia.

A doua generatie de sisteme informatice o reprezinta depozitele de date, care ofera multiple avantaje utilizatorilor, fata de sistemele din prima generatie. O prezentare a depozitelor de date se regaseste in capitolul al treilea al lucrarii.

Cea de-a treia generatie, aflata in prezent in plina expansiune, se bazeaza pe exploatarea exhaustiva a datelor din depozitele de date (Business Intelligence propriu-zis). Aceste sisteme se concentreaza pe ideea de a oferi beneficiarilor informatiile de care au nevoie, intr-o maniera cat mai inteligibila si mai accesibila (folosindu-se in acest sens rapoarte si grafice). Dezvoltarea si implementarea unei aplicatii pornind de la nevoile functionale ale sistemului decizional al firmei, precum si suportul tehnic corespunzator acordat utilizatorilor (instruire, documentatie) reprezinta elemente cheie in succesul oricarei aplicatii BI. Sistemele informatice din cea de-a treia generatie utilizeaza si alte surse de date pentru a genera informatii: documente, internet, intranet-ul firmei.

Aplicatiile de tip Business Intelligence sunt construite ca parte a unor sisteme informatice de asistare a deciziei orientate pe date, altfel spus, sunt componente specifice acestei categorii de SIAD. Majoritatea specialistilor considera ca potentialul maxim al acestor aplicatii este disponibil beneficiarilor numai in conditiile existentei unui volum mare de date pe care aplicatiile BI sa le prelucreze. Astazi este un standard obisnuit simbioza dintre aplicatiile BI si mediile de dezvoltare pentru BI si aplicatiile/mediile de dezvoltare pentru depozite de date.

Un model de integrare a aplicatiilor BI in procesul decizional al firmei este prezentat in figura 1.1[4].

Datele preluate din surse de date diverse sunt incarcate in depozitul de date, apoi, pe baza tehnologiilor OLAP si DATA MINING, datele sunt transformate in informatii. Informatiile ajung la beneficiari sub forma de rapoarte.

Fig. 1.1 Business Intelligence in procesul decizional al firmei

Utilizarea aplicatiilor de tip Business Intelligence ofera o serie de avantaje semnificative pentru decidentii din mediul economic[5]:

a)     dat fiind ca proiectarea si dezvoltarea aplicatiilor BI se bazeaza pe desfasurarea si cerintele proceselor economice din firme, aceste aplicatii vor genera implicit beneficii pentru firme;

b)     aplicatiile BI permit prelucrarea unor volume mari de date si pun informatiile obtinute la dispozitia unui mare numar de utilizatori;

c)     informatiile oferite de aceste aplicatii valideaza structura si modelul bazelor si depozitelor de date pe care BI se bazeaza;

d)     aplicatiile BI pot integra fara probleme mecanisme de calcul si analiza pentru indicatorii de performanta ai firmei;

e)     in proiectarea si dezvoltarea aplicatiilor de Business Intelligence pot fi antrenati si beneficiarii aplicatiilor, de multe ori persoane cu putere de decizie in firme.