Organizarea procesuala si organizarea structurala

Universitatea Romano-Americana

Management-Marketing

Organizarea procesuala

si organizarea structurala

Organizarea procesuala

si organizarea structurala

In general, prin organizare se percepe conceptul de descompunere a unui obiect, proces sau fenomen pana la cele mai mici elemente structurale, analiza acestora si recompunerea lui in functie de anumite criterii dinainte stabilite. In cazul unei intreprinderi, organizarea presupune descompunerea procesului de productie in elementele componente, analiza detaliata a lor si recompunerea in functie de anumite criterii (tehnice, economice, de personal) pentru a putea realiza obiectivele firmei in conditii de eficienta.

Organizarea procesuala se refera la organizarea proceselor de munca din cadrul acesteia, avand ca rezultat functiunile, activitatile, aributiile si sarcinile la nivel de intreprindere.

Functiunea reprezinta ansamblul activitatilor omogene sau complementare desfasurate de personal de o anumita specializare, folosind metode si tehnici specifice, in vederea realizarii obiectivelor derivate de gradul I. Obiectivele derivate de gradul I sunt desprinse din obiectivele fundamentale realizate prin implicarea partiala a proceselor de munca din intreprindere realizate la nivelul activitatilor. Obiectivele fundamentale reprezinta scopul principal al activitatii si se stabilesc pe perioade mari de timp la nivelul functiunilor.

Functiunea prezinta anumite caracteristici: gruparea activitatilor din functiune se realizeaza pe baza anumitor criterii, prezentand o sfera larga de cuprindere. Ea are un caracter dinamic si in permanenta transformare, iar indeplinirea depinde de realizarea anumitor functiuni biologice.

Activitatea reprezinta ansamblul atributiilor omogene ce se indeplinesc de personalul ce poseda cunostinte de specialitate dintr-un domeniu mai restrans in vederea realizarii obiectivelor derivate de gradul II. Obiectivele derivate de gradul II se deduc direct din obiectivele derivate de gradul I si determina procese de munca mai restranse in cadrul activitatilor.

Activitatile au sfera de cuprindere redusa, iar personalul care realizeaza activitati are o pregatire omogena.

Atributia reprezinta ansamblul de sarcini executate periodic de personal foarte specializat pentru realizarea unui obiectiv specific. Obiectivele specifice contribuie la realizarea obiectivelor derivate si se concretizeaza prin atributii.

Atributia are sfera de cuprindere restransa, personalul specializat lucreaza intr-un domeniu restrans.

Sarcina reprezinta o parte elementara a unui proces complex de munca sau a unui proces de munca simplu desfasurat in scopul indeplinirii unui obiectiv individual care de obicei se repartizeaza unei singure persoane. Obiectivele individuale sunt specifice pentru fiecare persoana din intreprindere, ele realizandu-se prin sarcini. Sfera de cuprindere a sarcinii se limiteaza la un loc de munca, la o singura persoana.

Majoritatea cercetatorilor ce se ocupa cu studiul managementului considera ca la nivelul intreprinderii activitatile alcatuiesc cinci functiuni principale: cercetare-dezvoltare, productie, comerciala, financiar-contabila, de resurse umane.

1. Functiunea de cercetare-dezvoltare cuprinde ansamblul de activitati desfasurate avand scopul de a produce noi idei si de a le materializa pentru a realiza noi produse ori servicii sau a le imbunatati pe cele deja existente. Aceasta functiune a aparut la inceputul secolului XX.

Necesitatea unei asemenea functiuni reiese din faptul ca firma trebuie sa se adapteze permanent la schimbarile tehnologice ce intervin pe atat pe piata pe care actioneaza, cat si asupra altor piete adiacente. Prin urmare, daca firma nu va pune accent pe produsele sale,ele ar putea intra in uzura morala chiar intr-o perioada scurta de timp. De aceea, oricat ce bine ar functiona celelalte functiuni, daca cea de cercetare-dezvoltare stagneaza, firma, in cela mai bun caz, se va mentine pe linia de plutire. De asemenea, cercetarea va trebui sa se impuna in toate domeniile de activitate, nu numai intr-unele anumite, deoarece nu vor putea functiona ca un ansamblu, avand nivele de dezvoltate decalate.

Principalele activitati ale functiunii de cercetare-dezvoltare sunt:

a. cercetarea stiintifica, introducerea progresului tehnic si ingineria tehnologica, fiind necesare realizararii obiectivelor din domeniul cercetarii aplicative, constand in descoperirea de noi idei sau implementarea in practica a unor cunostinte noi;

b. investitii si constructii, atributii referitoare la transformarea resurselor materiale, financiare si de munca in capital fix, prin modernizare, dezvoltare, reconstructie si reinnoire fondurilor fixe existente;

c. organizarea productiei si a muncii ca ansamblu al atributiilor creativ-inovative din domeniul introducerii unor noi metode, tehnici si instrumente de organizare si management a activitatii productive.

Un obiectiv specific acestei functii este economisirea resurselor de munca, materiale, financiare si de energie.

2. Functiunea de productie reprezinta ansamblul activitatilor de baza, auxiliare si deservire prin care se realizeaza obiectivele apartinand domeniului fabricarii produselor, prestarii serviciilor si executarii lucrarilor din cadrul intreprinderii. Cu alte cuvinte, ea cuprinde toate activitatile necesare transformarii obiectelor muncii in produs finit. Necesitatea aunoasterii in profunzime a acestei functiuni (si nu numai) vine de la faptul ca ea se poate deseori confunda cu obiectivul fundamental al intreprinderii, insa aceasta suprapunere este superficiala, intrucat aceasta nu ar putea acoperi, singura, obiestivul fundamental al firmei.

Printre activitatile ale functiunii de productie se regasesc:

a. fabricatia sau exploatarea, constand in transformarea obiectelor muncii in produse, servicii sau lucrari care fac obiectul de baza al activitatii intreprinderii;

b. pregatirea productiei - ca si continuare a activitatii de cercetare-dezvoltare;

c. controlul tehnic de calitate al materiilor prime si semifabricatelor pe intregul flux de fabricatie, precum si al produselor finite;

d. programarea, lansarea si urmarirea productiei;

e. intretinerea si repararea utilajelor in vederea mentinerii acestora in stare de functionare, preintampinarii si evitarii efectelor uzurii fizice si morale;

f. productia auxiliara prin care se asigura conditiile pentru buna desfasurare a fabricatiei de baza.

3. Functiunea comerciala cuprinde activitatile care sa concure la realizarea obiectivelor din domeniul stabilirii legaturilor intreprinderii cu mediul ambiant pentru a procura mijloacele necesare si desface produsele, serviciile si lucrarile care fac obiectul de baza al firmei.

Principalele activitati ale functiunii comerciale au in vedere:

a. aprovizionarea tehnico-materiala, avand scopul de a asigura in mod complet, complex si la timp mijloacele de productie necesare in vederea desfasurarii neintrerupte si in conditii excelente a procesului de productie;

b. desfacerea, vizand livrarea produselor, lucrarilor si/sau serviciilor, precum si incasarea contravalorii acestora si trecerea produselor din sfera productiei in sfera circulatiei;

c. marketingul, referitor la crearea si descoperirea necesitatilor clientilor in vederea orientarii productiei proprii spre satisfacerea nevoilor acestora.

Marketingul cuprinde, ca si activitati si sarcini componente, urmatoarele elemente:

studiul tendintelor pietei, necesitatilor consumatorilor, activitati de promovare;

-studiul concurentilor de pe acelasi segment de piata;

-studiul nivelului desfacerilor,

-analiza cererii si a ofertei atat proprii, cat si a concurentilor;

-asigurarea portofoliului de comenzi;

-identificarea de noi piete de desfacere, precum si a concurentilor care actioneaza pe acele piete;

-lansarea ofertei catre clienti;

-contractarea pentru aprovizionarea unitatii si desfacerea productei;

-elaborarea unei strategii de marketing.

4. Functiunea financiar-contabila ansamblul activitatilor prin care se realizeaza obiectivele privind obtinerea, folosirea si inregistrarea mijloacelor financiare necesare desfasurarii activitatii intreprinderii, precum si inregistrarea si evidenta in expresie valorica a fenomenelor economice din cadrul unitatii. Functiunea financiar-contabila are rol static in special datorita evidentei rezultatelor, iar acest fapt poate cauza, uneori, discomfort atat in introducerea noilor tehnologii, cat si in manifestarea celorlaltor functiuni.

5. Functiunea de resurse umane (personal) cuprinde ansamblul activitatilor desfasurate in cadrul firmei pentru realizarea obiectivelor din domeniul asigurarii si dezvoltarii potentialului uman necesar.

Principalele activitati cuprinse in functiunea de personal se refera la:

-elaborarea politicii de personal privind planificarea, recrutarea, selectia si integrarea resurselor umane;

- realizarea motivarii, evaluarii si promovarii angajatilor;

- salarizarea resurselor umane;

- protectia resurselor umane.

In manifestarea acestei functiuni, conducerea trebuie sa asigure in orice moment un echilibru, foarte greu de realizat, avand in vedere diversitatea reactiilor indivizilor care compun colectivitatea din unitatea economica.

De asemenea, ca urmare a diversitatii conditiilor specifice de desfasurare a activitatii in unitatile economice, gradul de manifestare al functiunilor poate fi diferit, dar toate functiunile participa, in ansamblul lor, la asigurarea echilibrului in desfasurarea proceselor, indiferent de intensitatea manifestarii lor.

Confundarea obiectivul global al unei intreprinderi cu functiunea de productie sau in cadrul unui institut de cercetari cu functiunea de cercetare-dezvoltare constituie o eroare, intrucat acest obiectiv global se realizeaza si constituie rezultatul manifestarii cu intensitati diferite a tuturor functiunilor.

Structura organizatorica

Organizarea structurala preia rezultatele organizarii procesuale (functiunile, activitatile, atributiile si sarcinile) si le incadreaza in structuri organizatorice adecvate caracteristicilor si posibilitatilor fiecarei unitati economice in parte.

Structura organizatorica poate fi considerata ca fiind scheletul intreprinderii, buna functionare a acesteia fiind dependenta de modul in care sunt plasate si utilizate resursele umane de care dispune intr-o anumita etapa. Ea este reprezentata de ansamblul persoanelor, subdiviziunilor organizatorice si al relatiilor dintre acestea, constituite in asa fel incat sa asigure premisele organizatorice adecvate indeplinirii obiectivelor stabilite.

Structura organizatorica privita in ansamblul ei are doua parti distincte: structura de conducere (functionala) si structura de productie (operationala).

Structura functionala cuprinde ansamblul persoanelor, compartimentelor si relatiilor organizationale constituite si plasate astfel incat sa asigure conditiile economice, tehnice si de personal necesare desfasurarii procesului managerial si a proceselor de executie.

Structura operationala este formata din ansamblul persoanelor, compartimentelor si relatiilor organizationale constituite in scopul realizarii directe a obiectului de activitate al intreprinderii.

Atat la nivelul structurii de conducere cat si la cel al celei de executie se regasesc elementele primare: postul, functia, compartimentul, nivelul ierarhic si relatiile organizatorice.

Postul este alcatuit din ansamblul obiectivelor, competentelor, sarcinilorsi responsabilitatilor desemnate pe un interval de timp pentru fiecare membru al intreprinderii. Pentru a-si putea realiza obiectivele, titularului de post ii sunt conferite sarcini si atributii.

Responsabilitatea este obligatia de a indeplini anumite sarcini sau atributii, de a realiza obiectivele individuale ce revin fiecarui post.

Imbinarea dintre sarcini, responsabilitati si competente poarta denumirea de triunghiul de aur al managementului.

Functia constituie factorul de generalizare al unor posturi asemanatoare din punctul de vedere al autoritatii si responsabilitatii. Functiile pot fi de conducere si de executie.

Compartimentul este unitatea structurala alcatuita dintr-un numar de persoane subordonate unei autoritati unice si care executa in mod permanent anumite activitati strict determinate.

Compartimentele se pot clasifica in:

• Compartimente de comanda (ia decizii privind activitatea ce se desfasoara in intreprindere) ;
• Compartimentul de stat major (desfasoara activitati de pregatire a elemenelor necesare procesului de luare a deciziilor de catre compartimentul de comanda) ;
• Compartimentul de executie (desfasoara activitati de transpunere in practica a deciziilor luate de compartimentele de comanda).

Nivelul ierarhic desemneaza pozitia succesiva fata de organul superior de conducere a posturilor de conducere ale diferitelor compartimente situate pe aceeasi linie ierarhica.

In stabilirea nivelurilor ierarhice se tine seama de unii factori: dimensiunea intreprinderii, diversitatea activitatilor, complexitatea productiei, tipul productiei, dispersarea teritoriala a subunitatilor, competenta cadrelor etc.

Ponderea ierarhica reprezinta numarul de persoane conduse nemijlocit de catre un cadru de conducere. Ea este influentata de o multitudine de factori precum: natura si complexitatea sarcinilor, nivelul de pregatire al cadrelor, posibilitatea de percepere si prelucrare a informatiilor, dispersarea teritoriala a obiectivelor conduse. Ponderea ierarhica trebuie stabilita in asa fel incat sa asigure incarcarea completa a conducatorului si sa asigure atat conducerea intregului colectiv cat si a fiecarui lucrator in parte. In general se apreciaza ca ponderea ierarhica optima se situeaza intre 4-6 subordonati la nivelurile ierarhice superioare si ea poate ajunge pana la 20-30 sau mai mult la nivelurile ierarhice inferioare.

Relatiile sunt contactele care se stabilesc intre functiile si compartimentele aparatului de conducere in cadrul desfasurarii activitatii acestora. Relatiile se clasifica in:

• Relatii de autoritate sunt cele instituite de conducerea firmei prin acte sau norme care atrag dupa sine obligativitatea exercitarii lor;
• Relatii de cooperare sunt preponderent neformale, ele au un caracter facultativ, se realizeaza in mod nereglementat si se manifesta pe orizontala intre compartimente sau persoane situate pe acelasi nivel ierarhic;
• Relatii de control sunt relatiile care se stabilesc intre anumite persoane care efectueaza controlul si personalul intreprinderii care este controlat.
• Relatii de reprezentare sunt acele relatii ce se stabilesc intre anumite persoane (lideri) si conducerea firmei.

Asadar, in orice organizatie trebuie sa se tina seama atat de organizarea structurala, cat si de cea procesuala, pentru ca obiectivele intreprinderii sa fie indeplinite cat mai bine cu putinta. Functiuni, activitati, atributii, sarcini sau posturi, responsabilitati, compartimente, functii, toate se intrepatrund intr-un paienjenis care formeaza baza desfasurarii tuturor proceselor de munca.