APROVIZIONARE SI SUBCONTRACTARE

APROVIZIONARE SI SUBCONTRACTARE

1 INTRODUCERE

Toate intreprinderile, indiferent de marimea si specificul lor de activitate, sunt obligate sa se aprovizioneze cu diferite materiale, instalatii, utilaje, componente, subansamble, ansamble si chiar subproduse finite si servicii, pentru a putea desfasura activitatile necesare realizarii produselor solicitate de beneficiari.

Norme de reglementare

ISO 9001 - 6 - Aprovizionarea

- 7 - Controlul produselor furnizate catre client

- Identificarea si trasabilitatea produselor

ISO 9004 - 1  - 9 - Calitatea in procurare

ISO 9004 - 2 - 6.2.3 - Calitatea in procurare

- 6.2.4 - Echipament pus la dispozitie de furnizor

clientilor pentru servicii si prestare de

servicii

- 6.2.5 - Identificarea si trasabilitatea serviciului

2 ELEMENTELE CARE CONCURA LA ASIGURAREA CALITATII IN APROVIZIONARE SI SUBCONTRACTE

Satisfacerea cerintelor de calitate a materialelor si serviciilor care se aprovizioneaza, impune parcurgerea etapelor de mai jos:

Definirea cerintelor pentru produsele care se aprovizioneaza

Selectarea subcontractatilor,

Comunicarea cerintelor si relatiile subcontractatii,

Verificarea calitatii produselor aprovizionate

Stabilirea problemelor care le ridica materialele/produsele furnizate de

catre client;

Identificarea si trasabilitatea produselor aprovizionate

Inregistrarea calitatii produselor aprovizionate.

2.1 Definirea cerintelor pentru produsele care se aprovizioneaza

- documentele de baza al aprovizionarii poate fi "comanda de aprovizionare", respectiv cererea de oferta pentru aprovizionarea de produse finite sau de realizare a unor subproduse,

- constituie primul mijloc de comunicare intre beneficiar si viitorul furnizor

- intreaga responsabilitate pentru intocmirea documentului de aprovizionare

este a beneficiarului.

documentul care sta la baza aprovizionarii cuprinde doua elemente principale.

Definirea conditiilor comerciale (cantitate, termen de livrare, pret, mod de plata, etc.)

Definirea cerintelor/specificatiilor tehnice.

Cerintele tehnice vor contine cel putin urmatoarele trei tipuri de informatii:

a)      toate detaliile tehnice asupra produsului care urmeaza a se achizitiona (tip, caracteristici, performante, etc.)

b)      exigente fata de calitate (nivel de acceptare a defectelor pe timpul fabricatiei sau tolerante)

c)      modul de asigurare a calitatii, (adica cerinte fata de sistemul de calitate impus furnizorului)

- in multe situatii aceste trei tipuri de cerinte se include in specificatii pentru produs

- trebuiesc stipulate amanuntit cerintele fata de inspectii, inclusiv a celor intermediare care constituie puncte de verificare obligatorii si unde furnizorul nu le poate depasi fara permisiunea explicita a beneficiarului

- pentru produsele finite se pot include cerinte privitoare la certificarea produsului, respectiv a unor procese speciale

2.2 Selectarea furnizorului

- capabilitatea furnizorului de a livra la nivelul calitativ solicitat selectare a furnizorilor

- decizia de selectie: - pretul

Asigurarea termenelor de livrare

important: performantele anterioare ale furnizorului.

Esentiala evaluarea prealabila a furnizorului: termenul de livrare si calitatea produselor depind in intregime de acesta

Exista mai multe modalitati prin care se poate realiza evaluarea furnizorilor

Factorii: care determina drumul ce va urma depind de:

Tipul achizitiei - cat de mare sau de mica este, cat de critica, etc.

Puterea comerciala a beneficiarului si furnizorului

Disponibilitatea furnizorului - este un articol greu de obtinut chiar de la furnizorii externi sau un articol de uz comun care poate fi cumparat de peste tot

Noutatea achizitiei - un produs aflat in productie curenta, un produs nou sau un produs care se realizeaza special la cererea beneficiarului.

- cea mai eficienta metoda de evaluare a unui furnizor este auditarea,

este scumpa

cere oameni specializati si timp si

in multe situatii nici nu este posibila

- furnizorii sau subcontractatii trebuiesc inregistrati pentru fiecare tip de produs pe o perioada de timp limitata, verificand periodic daca acestia mai mentin performantele la nivelul cerintelor;

- in cadrul grupului de aprovizionare trebuie format un grup pentru urmarirea periodica a furnizorilor si subcontractantilor. Acestia din urma trebuie inscrisi pe liste speciale, pe baza unei proceduri care prevede indrumari si criterii clare si temeinice.

2.3 Comunicarea cerintelor si relatiile cu furnizorii sau subcontractantii

elementele de baza, care trebuiesc comunicate furnizorilor sau subcontractantilor trebuiesc incluse in documentatia comenzii de aprovizionare

produse simple (materiale vrac, de uz curent sau standardizate) cerintele care trebuiesc comunicate sunt putine si de obicei clare.

Produse complexe aceasta comunicare implica - ca obligatie - asigurarea intelegerii depline de catre furnizor sau subcontractant a tuturor prevederilor solicitate.

Legaturi de cooperare si de parteneriat relatii de lunga durata.

De regula beneficiarul trebuie sa constientizeze furnizorul sau contractantul asupra cerintelor si implicatiilor acestuia pentru calitate.

Necesitatea punerii la punct a unui sistem informational intre beneficiar si furnizor in vederea obtinerii unor produse de calitate.

Verificarea calitatii produselor aprovizionate

Toate produsele achizitionate trebuie sa fie verificare inainte de a fi acceptate.

Verificarea calitatii se poate face:

Prin inspectie (vizuala, dimensionala, incercari de compozitie sau functionale)

Pe baza documentelor insotitoare care pot contine si un certificat de conformitate eliberat de furnizor sau de un organ independent

Este necesar sa existe garantii depline asupra autenticitatii datelor

Indiferent de metoda, foarte importanta este natura produsului si implicatiile sale asupra locului in care va fi utilizat.

- prevederile referitoare la verificarea produsului trebuiesc foarte clar stipulate in comanda de aprovizionare si ca sistemul de verificare a fost acceptat de comun acord intre beneficiar si furnizor procedura obligatorie.

*NOTA: Standardele ISO 9000 specifica clar ca furnizorul nu trebuie sa se multumeasca cu o verificare facuta de beneficiar la sediul sau. Responsabilitatea pentru produsul furnizat revine in totalitate furnizorului.

2.5 Problemele pe care le ridica produsele livrate de client

Furnizorul produsului trebuie sa se asigure ca materialele/subprodusele sigurate de catre client pot fi utilizate si sunt corespunzatoare destinatiei lor fiind insotite de documentele necesare pentru atestarea calitatii, respectiv de instructiuni scrise asupra modului de utilizare (atunci cand se impune)

Identificarea si trasabilitatea produselor aprovizionate

constituie o parte a planificarii productiei si a operatiunilor de control care o insotesc si vizeaza urmarirea deplasarii materialelor/componentelor/subproduselor pe fluxul de fabricatie

impunerea unui inalt grad de trasabilitate conduce la consumarea unui timp suplimentar pentru toti factorii - de la operatori la conducere - si deci scumpeste produsul.

Inregistrarea calitatii produselor aprovizionate

Pentru a avea permanent o imagine clara asupra calitatii produselor aprovizionate si a capabilitatii furnizorilor care le asigura, este obligatorie inregistrarea datelor calitatii obtinute la receptia fiecarui tip de produs, in fise, care sa permita obtinerea rapida a cat mai multor informatii.

NOTA:

Se subliniaza ca aceste inregistrara sunt utile, cateodata chiar esentiale pentru identificarea loturilor sau produselor individuale, precum si in asigurarea trasabilitatii.

Chestionar pentru echipa de evaluare a furnizorilor

Numele si prenumele:

Data vizitei:

Rezumatul informatiei prezentate de firma furnizoare:

Descrieti starea instalatiilor si a aparaturii detinute de firma furnizoare:

In ce stare se afla relatiile de conducere - personal de executie?

Au existat conflicte cu personalul de executie in ultimii trei ani?

Mentionati fondurile si personalul alocate pentru activitatile de C&D, daca exista?

Are firma furnizoare un compartiment separat de control al calitatii?

Exista dovada a unei conduceri eficiente a calitatii, se respecta manualul calitatii, planurile calitatii, listele de verificare, tehnicile CTC, etc.?

Are firma furnizoare un sistem de evaluare, aprobare a propriilor furnizori/subcontractantii?

Verifica firma calitatea materialelor aprovizionate prin controlul certificatelor de calitate sau inspectii proprii la locul de receptie?

Mentine firma furnizoare inregistrari ale acceptarii sau ale refuzarii produselor sale?

Mentine firma furnizoare inregistrari ale calibrarii instrumentelor de masurare si echipamentelor de incercare?

Mentine firma inregistrari privind controlul calitatii pentru:

controlul materialelor

controlul proceselor

controlul produselor finite

Mediul de lucru este propice producerii marfurilor de calitate?

Sunt produsele neconforme identificate adecvat si separate de produsele conforme?

Este satisfacatoare calitatea proceselor de fabricatie in derulare?

Furnizeaza firma service dupa vanzare?

Exista dovezi satisfacatoare privind incadrarea in termenele de livrare in ultimele 6 - 12 luni?

Gasiti ca firma furnizoare este prompta in corespondenta si rezolvarea reclamatiilor si refuzurilor?

Constatari privind aspectul general al birourilor si sectiilor firmei furnizoare, din punct de vedere al ordinii si curateniei la locurile de munca:

Remarcari generale (aprecieri privind politica practicata de conducerea firmei, cu privire la mentinerea calitatii, programele de livrare, relatiile de lucru, experienta in tranzactii speciale, etc.)

Semnatura

Nume Titlu

Data Loc

Firma Compartiment