Nomenclator clienti

Caracteristici generale

Sarcina programului este inregistrarea datelor financiare referitoare la clientii distribuitorul. Observatii referitoare la clienti se pot inregistra intr-un camp MEMO, care poate fi vizualizat cu tasta F6.

Sistemul trebuie sa permita asocierea unui client cu traseul, agentul de vanzari, cu operatorul telesales si altii, dupa caz. De asemenea, trebuie sa tina cont de faptul ca un agent a activat intr-o anumita perioada si incepand cu o data anume activeaza alt agent.

Administrare nomenclator clienti

Datele obligatorii aferente fiecarui client:

Nume

Sucursala

Cod fiscal

Telefon

Fax

E-mail

Persoana de contact

Sediu social

Adresa de livrare

Judet livrare

Judet livrare

Tara livrare

Banca

Cont banca

Contractele derulate (tipul de contracte).

Discounturi si rabaturi

Conditii de plata

Zile plata

Termen de plata

Autorizatii (de functionare, stupefiante etc.)

Sucursalele in care se va livra marfa

Modalitatea de trimitere a comenzilor (e-mail, fax, posta etc.)

Meniu: Administrare nomenclatoare- Administrare nomenclator clienti

Dupa pornirea programului apare ecranul urmator.

Tastele functionale folosite in program:

f5: Cautare (Zoom),

f6: Rulajul, apar datele de rulaj al clientului detaliat pe grupul de produse 3, la 3 preturi diferite, cu valoarea rabatului natural. Rulajul apare si cumulat pe trimestru.

f7: Inregistrare alte date,

f8: Schimbari de nomenclator,

Daca orice s-a modificat in nomenclatorul de clienti, acesta este stocat de program intr-o alta baza de date, cu data, ora moficarii si codul operatorului. Se poate cauta oricand dupa schimbarile din nomenclator.

f9/alt f9: Facturi, apar facturile clientului dupa alegerea lunii (numar strict de factura, numar document, numar comanda, data onorarii, valoarea facturii). La apasarea alt+f9 apar centralizatoarele de factura pe baza numarului centralizatorului de facturi.

CRTL+1: Altul, aici se specifica daca comanda clientului se poate deservi dintr-o alta sucursala, si daca da atunci in ce ordine.

Ctrl + 2 : Asociere, aici se pot asocia codurile de client Dita, Sibofarm si PharmaLog.

Instructiuni de completare pe campuri: Inregistrare client nou 

cod client

Codul de client este un cod format din pozitii, cu urmatoarea structura:

Pozitiile 1-4:  codul sediului central al clientului (platitor)

Pozitia 5.  : '-'

Pozitiile 6-8:  locul onorarii,

nume client

Completarea campului este obligatorie. Numele clientului pe o lungime de 25 caractere. Acesta este asa - zisul nume scurt, acesta apare la orice interogare si procedura de cautare al clientului.

numele inregistrat al firmei

Completarea campului este obligatorie. Numele inregistrat al firmei, pe o lungime de 60 caractere. Acesta este asa - zisul nume lung, acesta va aparea si pe facturi.

tip client

Completarea campului este obligatorie. Grupeaza clientii distribuitorului, dupa un anumit criteriu.

Valorile pot fi:

1: Spital,

2: Drogherie,

3: Alte institutii in serviciul sanatatii,

4: Farmacii din institutii,

5: Alti clienti,

6: Client preferat,

7: Client depozit (distribuitor),

8: Fundatie,

9: Farmacie,

Acestea trebuie sa figureze in dictionar. Daca la numarul introdus sistemul da eroare, acesta trebuie inrefistrat in dictionar in grupul '12'.

Atentie: completarea codului este obligatorie!

cod sap

Completarea campului este obligatorie. Codul cu care se face asocierea in SAP. Daca nu este completat sistemul genereaza automat, cu ajutorul codului client, punand cifra 7 in fata.

telefon

Completarea campului nu este obligatorie, dar este indicata. In acest caz trebuie introdus prefixul si numarul de telefon. (De ex. 02 / 32 / 312-091).

fax

Completarea campului nu este obligatorie.

e-mail

Completarea campului nu este obligatorie.

cod postal adresa

Completarea campului este obligatorie. Codul postal al clientului platitor.

adresa

Completarea campului este obligatorie. Numele localitatii din adresa clientului.

strada

Adresa exacta al clientului.

adresa Livrare

Completarea campului nu este obligatorie.

strada adresa Livrare

Completarea campului nu este obligatorie. Numele strazii si numarul.

Cod de identificare fiscala

Completarea campului este obligatorie. Formatul : RO1111111

nr. orc

Completarea campului este obligatorie.

banca

Completarea campului este obligatorie. Se alege cu f5 din nomenclatorul de banci

iban

Completarea campului este obligatorie

banca distribuitor

Completarea campului este obligatorie. Se alege cu f5 din nomenclatorul de banci

iban distribuitor

Completarea campului este obligatorie. Se selecteaza cu f5 din conturile bancare proprii.

mod de plata

Este completat de program cu valoarea specificata la Date dependente de data..

statut client

Completarea campului nu este obligatorie. Se pot face statistici legate de sursa achizitiei produselor, pe baza acestui camp. De aceea la furnizori este obligatorie completarea lui. Cu Zoom se poate alege codul din dictionar. In cazul in care codul si numele sursei necesare nu figureaza, atunci acesta trebuie inregistrat in dictionar in grupa ,09', dupa care se pot face referiri la el.

Extern cu deviza: 'KDV',

Nefolosit: 'NNN'.

cod judet

Completarea campului este obligatorie. Este folosit de programul ce creeaza rapoartele statistice: vanzarile lunare sunt date divizate pe judete. Cu Zoom se poate alege codul din dictionar. Daca codul si numele judetului necesar nu figureaza, acesta trebuie introdus in dictionar in grupul ,11'.

observatii

La fiecare client se poate introduce o observatie oarecare intr-o lungime de 30 de randuri, din care pe ecranul principal apar 2 randuri.

Instructiuni de completare pe campuri: Modificare

Se poate modifica orice cu exceptia codului clientului si al modului de plata.

Modul de plata se poate modifica cu f8= Date dependente de data prin introducerea unui rand nou.

Instructiuni de completare pe campuri: Stergere

In nomenclatorul de clienti nu se poate sterge Daca nu mai avem nevoie de un client, acesta se poate pune la sfarsitul listei prin introducerea unui semn la inceputul numelui, astfel incat furnizorul sa ajunga la sfarsitul listei.

Tastele functionale folosite la inregistrarea celorlalte date de nomenclator al clientului sunt accesibile cu f7: Alte date

Instructiuni de completare pe campuri: Inregistrare client nou

blocat

Se poate bloca pe client emiterea comenzilor resp. a facturilor. Daca valoarea campului este ,Da', atunci clientului respectiv nu se pot inregistra comenzi si nu se pot emite facturi. Daca valoarea campului este ,Nu', atunci clientul poate cumpara.

client fidel

Completarea campului nu este obligatorie pentru furnizori. Valorile lui pot fi:

'1' = '1' =client fidel,

'2' = client regulat,

'9' = client ocazional.

semn sistem farmacie

Completarea campului nu este obligatorie pentru furnizori.

Nume pentru virare

Completarea campului nu este obligatorie. Trebuie completat atunci cand se doreste tiparirea de ordine de plata.

valuta

Completarea campului nu este obligatorie. Trebuie completat doar in cazul in care clientul face platile in valuta, se selecteaza din dictionar din grupa 56.

persoana de contact

Completarea campului nu este obligatorie. Numele persoanei de contact.

orar

Completarea campului nu este obligatorie. Aici se introduce orarul farmaciei.

numai procesare manuala

Da / Nu, cumparatorul poate fi deservit si din depozitele automate.

barter permis

Da / Nu, valoarea implicita a campului este: "Nu"

telesales

Completarea campului este obligatorie, trebuie selectat din dictionar telesalesul care se ocupa de client.

cod grup

Completarea campului nu este obligatorie. Cod de identificare necesar pentru listele de consolidare.

Completare virament

Completarea campului este obligatorie la clienti atunci cand primeste virament. Codul si denumirea sunt in dictionar. Codul are 2 pozitii de numere intregi.

unde cumpara / client contractat

Trebuie selectata sucursala de unde cumpara clientul de obicei, respectiv tipul contractului din grupul ,81' al dictionarului.

categorie de aliniere

Completarea campului nu este obligatorie. Momentan nefolosit.

afisare discount pe factura

Completarea campului este obligatorie. Valorile pe care poate sa aiba: 0 sau 1. Defineste modul de afisare a discountului pe factura. Daca are valoarea 0, discountul este afisat langa produs, daca are valoarea 1, discountul este afisat la baza facturii.

buletin de analiza

Completarea campului nu este obligatorie. Implicit este: 'Nu, ceea ce inseamna ca nu trebuie trimis buletin de analiza clientului pe langa factura.

buletin de analiza DOAR ODATA

Completarea campului nu este obligatorie. Daca se livreaza un produs cu parametri identici, atunci doar la prima livrare se ataseaza buletinul de analiza.

'0' = Nu

'1' = Da

Din grup produs nu!!!

Completarea campului nu este obligatorie. Valorile lui sunt acele coduri de grup produs 3, insirate si despartite cu virgula sau cu punct, din care clientul nu are dreptul de a cumpara.

regiune

Completarea campului nu este obligatorie. Se pot marca regiuni. Momentan nu este folosita

expirare minima

Completarea campului nu este obligatorie. In acest camp se poate specifica care este expirarea minima, sub care nu se deserveste clientului. Formatul este 'XXXX', adica numarul zilelor, maxim 9999. Este verificat atat la preluarea comenzii, cat si la facturarea directa.

Factura electronica de pe comanda manuala

Valoarea implicita este nu = gol. Are efect asupra emiterii facturii. Daca are valoarea da, atunci creaza forma de modem al comenzilor care au fost preluate manual. Cu tasta Space se poate seta pe da (bifa).

Centralizare comanda

Valoarea implicita este nu = gol. In cazul in care este setat, programul de facturare pe curse va astepta toate comenzile existente in sistem, in orice stare fiind acestea, si va crea de pe toate o factura. Cu tasta Space se poate seta pe da (bifa).

Centralizare factura comanda manuala

Valoarea implicita este nu = gol. In cazul in care este bifat comenzile manuale nefacturate existente in acelasi timp vor fi centralizate intr-o singura factura. Cu tasta Space se poate seta pe da (bifa).

Centralizare facturi comenzi modem

Valoarea implicita este nu = gol. In cazul in care este bifat, toate comenzile prin modem vor fi centralizate pe o factura.

centralizare facturi comenzi modem si manual

Valoarea implicita este nu = gol. In cazul in care este bifat, comenzile unui client, manuale sau prin modem, existente intr-un moment dat in sistem, vor fi centralizate intr-o singura factura.

interval de la pana la

Intervalul de valabilitate al contractului. Daca se incheie un alt contract cu alti parametrii, trebuie introdus un rand nou. Partea "Pana la" al intervalului se poate modifica.

tipul contractului

Completarea campului este obligatorie. Tipul contractului trebuie specificat in acest camp. Valorile lui:

'01' = Client cu contract de baza,

'02' = Contract individual,

mod de plata

Campul are caracter orientativ, nu se poate modifica aici.

% rabat

Aici se poate specifica %-ul de rabat din factura.

% scontare 1

La factura se pot da doua tipuri de scontare. Aici se poate introduce primul mod de scontare.

% scontare 1

Aici se poate introduce primul mod de scontare.

F8: Date dependente de data; la schimbarea conditiilor de plata a facturii.

F8: Date dependente de data

Fara a modifica contractul, se pot face intelegeri cu clientul la un mod sau forma de plata diferita, (de ex. centralizator de facturi), sau alta forma de discount (daca cere sau nu rabatul financiar la sfarsitul lunii).

Aici sunt si acele campuri, unde se pot specifica valorile minime de comanda pe client. care poate intra pe modem sau telefon.

valabilitate

Aici se poate introduce data din care parametrii introdusi devin activi. Nu se poate introduce data retroactiva.

mod de plata

Aici se poate introduce schimbarea modului de plata al unui client. (de ex.10 zile lucratoare).

semn grup

Aici se poate introduce la care lant farmaceutic apartine clientul. Se poate folosi zoom F5.

rabat financiar

Aici se poate introduce daca clientul, in functie de rulajul lunar cere rabatul financiar inapoi pe o factura de rabat, sau nu il cere inapoi sau face cumparaturi din acesta. Valori posibile:

'1' = Cere rabatul financiar inapoi, (Cu revirament)

'2' = Cumpara din rabatul financiar, (Cu scadere)

'3' = Nu primeste rabat financiar.

centralizator factura

Aici se poate introduce daca clientul cere centralizator de factura sau nu. (0 = Nu, 1 = Da)

cif ue

Completarea campului nu este obligatorie. Este necesar la acei clienti care nu sunt inregistrati in Romania, ci intr-o tara UE, si cumpara de la distribuitor. Deci pe factura acestora trebuie sa apara CIF-ul UE, deoarece ei vor plati impozitul pe baza acestuia. Primele doua pozitii sunt codul tarii, restul de 13 pozitii sunt CIF-ul. Codul tarii trebuie sa fie identic cu codul din grupul 10 al dictionarului. Programul scrie numele tarii pe ecran. 

Agent teren

Completarea campului nu este obligatorie. Codul si denumirea se regaseste in dictionar. Codul este format din 4 litere.

alt + f8: Discounturi ulterioare

Aici se poate seta modul de discount ulterior al clientului.

Campuri de completat

Aici trebuie introduse datele discounturilor ulterioare, dependente de termen.

INTERVAL

Completarea campului este obligatorie. De cand pana cand sunt valabile valorile insirate in campurile de mai jos. Data "DE LA" poate fi doar prima zi a lunii, iar data "Pana la" poate fi doar ultima zi a lunii.

tip contract

Completarea campului este obligatorie. Aici se specifica metoda de calcul al discountului ulterior. Se poate alege cu f5.

Nr contract

Completarea campului este obligatorie. Se poate alege cu f5.

cumparare lunara asumata

Completarea campului nu este obligatorie. Se completeaza un numar oarecare, care reprezinta rulajul asumat al clientului.

observatie

Completarea campului nu este obligatorie. Se poate inregistra o observatie.

ctrl + f9 Curse, se pot vizualiza caracteristicile curselor apartinatoare clientului

Se pot vizualiza datele inregistrate in nomenclatorul de curse.

alt +f9: Alte date ale firmei, titular licenta infiintare, nr. aviz stupefiante, valabilitatea acestuia, titular licenta infiintare.

alt + f9: alte date ale firmei

nume reprezentant legal

Completarea campului nu este obligatorie.

titular licenta de infiintare

Completarea campului nu este obligatorie.

numar autorizatie de functionare

Completarea campului nu este obligatorie.

sfarsit valab. aviz de functionare

Completarea campului nu este obligatorie.

nr. aviz stupefiante

Completarea campului nu este obligatorie.

sfarsit valab. aviz stupefiante

Completarea campului nu este obligatorie.

F9: Locatiile unui client

Din parametrii complementari KFRAKTAR se poate alege din locatiile inca nealocate niciunui client cu tasta functionala F4, respectiv se poate sterge cu tasta F3.

F10: Agenti

Cu acest program putem sa inregistram agentii la client, cum ar fi: telesales, Agent teren, ASM.

Instructiuni de completare pe campuri:

valabilitate

Completarea campului este obligatorie. Data de la care vor fi valabili noii agenti.

Telesales

Completarea campului nu este obligatorie. Telesalesul care se ocupa de client. Se poate alege cu F5.

agent teren

Completarea campului nu este obligatorie. Agentul de teren asociat clientului. Se poate alege cu F5.

Asm

Completarea campului nu este obligatorie. ASM-ul responsabil de client. Se poate alege cu F5.

agent 3, 4, 5

Momentan nefolosit, se pot aloca alti agenti la fiecare client.

Introducere rabat produse

Sarcina programului este stocarea cantitatilor de rabat ce se poate da, la nivel de produs. Cantitatea de rabat se poate defini in procente sau in bucati.

Meniu: Administrare nomenclatoare - 1. Alte nomenclatoare - Introducere rabaturi de produse

Tastele functionale folosite in program:

f3 Stergere produs

f4 Introducere produs nou

f5 Introducere rabat (Cautare (Zoom) pe produs)

Dupa pornirea programului trebuie ales criteriul de selectare, daca dorim sa inregistram rabat de produse in functie de

Client si produs,

Client si produs3,

Produs,

Produs3.

Instructiuni de completare pe campuri:

Cu tasta functionala f4 trebuie ales mai intai clientul si produsul, clientul si produsul3, produsul sau produsul3 conform celor de sus, dupa care se inregistreaza rabatul acordat. Programul va completa datele de baza al produsului si va afisa campurile ce trebuie completate la introducerea rabatului

Produsele se pot sterge, dupa ce se sterg cu F3 toate randurile rabatului.

inceput rabat

Completarea campului este obligatorie. Trebuie introdus data cu care incepe valabilitatea rabatului.

Sfarsit rabat

Completarea campului este obligatorie. Trebuie introdus data pana cand e valabil rabatul.

tipuri clienti

Completarea campului este obligatorie. Trebuie introduse tipurile de clienti care primesc rabatul. Se alege cu f5 din dictionar. Stringurile vor fi separate prin virgula. Trebuie completat doar in cazul in care nu este client.

produs dat ca rabat

Completarea campului este obligatorie, daca tratam un rabat atasat. Acesta inseamna deci ca la periuta de dinti data ca rabat de baza, legam pasta de dinti ca rabat. Daca nu este completat sistemul il va completa cu datele produsului care figureaza ca rabat de baza.

tipul rabatului

Completarea campului este obligatorie. Valorile campului:

'0', atunci rabatul este impartit procentual,

'1', atunci rabatul este dat in bucati.

cantitate de baza

Campul trebuie completat doar daca tipul de rabat este ,1', adica la bucata. Atunci trebuie introdus cantitatea de baza la care se refera rabatul.

cantitate rabat

Campul trebuie completat doar daca tipul de rabat este ,1', adica la bucata. In acest caz trebuie specificat cantitatea de rabat ce se da la cantitatea de baza

CUPRINS

Nomenclator clienti

Caracteristici generale

Administrare nomenclator clienti

Meniu: Administrare nomenclatoare- Administrare nomenclator clienti

Tastele functionale folosite la inregistrarea celorlalte date de nomenclator al clientului sunt accesibile cu f7: Alte date

F8: Date dependente de data

alt + f8: Discounturi ulterioare

alt + f9: alte date ale firmei

F9: Locatiile unui client

F10: Agenti

Introducere rabat produse