FUNCTIONAREA SOCIETATILOR COMERCIALE

FUNCTIONAREA SOCIETATILOR COMERCIALE

Precizari.

Societatea comerciala este o persoana juridica, un subiect de drept, dar care nu are o vointa naturala, neavand o existenta organica. Vointa sa se exprima prin organele sale:

- adunarea generala, organ colectiv, alcatuit din toti asociatii, cu functiuni deliberative;

- administratorul (administratorii) organ cu functiuni executive si de gestiune;

- organe de control al gestiunii: cenzori sau asociati desemnati in acest scop.

Structurarea pe organisme difera in functie de tipul de societate. In societatile de persoane, delimitarea organelor este mai putin precisa, pe cand in societatile de capitaluri, functiunile organelor si specializarea lor, este bine conturata.

Legea indica pentru fiecare tip de societate in parte care sunt organele de conducere, cum se formeaza ele si care le sunt puterile.

Adunarea generala.

Este organul suprem cu competenta generala de deliberare si decizie. Este format din totalitatea asociatilor[1].

Legea reglementeaza expres adunarea generala numai in ce priveste societatile pe actiuni si cele cu raspundere limitata. Totusi, in celelalte categorii de societati, chiar daca nu exista o reglementare expresa, deciziile in problemele esentiale ale acticitatii sunt luate de catre toti asociatii, constituiti intr-un organ colectiv.

Felurile adunarii generale.

Legea 31/1990 instituie doua feluri de adunari: adunarea generala ordinara si adunarea generala extraordinara. Separat de asta au fost institutionalizate si adunari speciale la care participa numai anumite categorii de asociati[2].

a) Adunarea ordinara: este privita ca un organism chemat sa decida asupra unor probleme obisnuite; se intruneste cel putin o data pe an, in cel mult 5 luni de la incheierea exercitiului financiar. Competentele adunarii generale ordinare sunt:

- sa discute, sa aprobe, sa modifice situatiile financiare anuale, pe baza rapoartelor prezentate de consiliul de administratie, de directorat si consiliul de supraveghere, de cenzori, de auditorul financiar si sa fixeze dividentul;

- sa aleaga si sa revoce membrii consiliului de administratie, ai consiliului de supraveghere si cenzorii;

- in cazul societatilor ale caror situatii financiare sunt auditate, sa numeasca sau sa demita auditorul financiar si sa fixeze durata minima a contractului de audit financiar;

- sa fixeze remuneratia consiliului de administratie, membrilor consiliului de supraveghere si cenzorilor, pentru exercitiul in curs, daca nu a fost stabilita prin actul constitutiv;

- sa se pronunte asupra gestiunii consiliului de dministratie, a directoratului;

- sa stabileasca bugetul de venituri si cheltuieli si, dupa caz, programul de activitate pentru exercitiul financiar urmator;

- sa hotarasca gajarea, inchirierea sau desfiintarea uneia sau a mai multor unitati ale societatii.

Pentru valabilitatea deliberarilor trebuie sa fie prezenti actionarii care sa detina cel putin o patrime din numarul total de drepturi de vot. Hotararile adunarii ordinare se iau cu majoritatea voturilor exprimate. Actul constitutiv poate prevedea si alte criterii.

Daca adunarea generala nu este statutara, ea se va intruni intr-o noua convocare (art. 118 alin 2: "a doua adunare generala nu se poate intruni in ziua fixata pentru prima adunare" - nerespectarea acestei cerinte atrage nulitatea hotararii adunarii generale), cand poate delibera ori care ar fi partea de capital reprezentata de actionarii prezenti. In acest caz, hotararile se iau cu majoritatea celor prezenti. Pentru adunarea generala intrunita la a doua convocare, actul constitutiv nu poate prevedea un cvorum minim sau o majoritate mai ridicata - art. 112, alin. 2 Din Legea nr. 31/1990.

In SRL-uri hotararile se iau prin votul reprezentand majoritatea absoluta a asociatilor si a partilor sociale, in afara de cazul cand in actul constitutiv se prevede altfel.

In societatile de persoane hotararile se iau prin votul asociatilor ce reprezinta majoritatea absoluta a capitalului social[3]

b) Adunarea extraordinara. Se intruneste ori de cate ori este nevoie, pentru a decide cu privire la modificarea actului constitutiv sub diferite aspecte:

- schimbarea formei juridice a societatii;

- mutarea sediului;

- schimbarea obiectului de activitate;

- infiintarea sau desfiintarea unor sedii secundare, sucursale, agentii, reprezentante sau alte unitati fara personalitate juridica, daca prin actul constitutiv nu se prevede altfel;

- prelungirea duratei societatii;

- majorarea, reducerea sau reintregirea capitalului social prin emisiuni de noi actiuni;

- fuziunea sau divizarea societatii;

- dizolvarea anticipata a societatii;

- conversia actiunilor nominative in actiuni la purtator sa a actiunilor la purtator in actiuni nominative;

- conversia actiunilor dintr-o categorie in alta;

- conversia obligatiunilor dintr-o categorie in alta sau in actiuni;

- emisiunea de obligatiuni.

- oricare alta modificare a actului constitutiv sau oricare alta hotarare pentru care este ceruta aprobarea adunarii generale extraordinare.

In societatile pe actiuni deliberarile se fac in prezenta actionarilor ce reprezinta cel putin o patrime din numarul total de drepturi de vot, la prima convocare, iar la convocarile urmatoare, prezenta actionarilor reprezentand cel putin o cincime din numarul total de drepturi de vot (art 115 alin. 1 din Legea nr. 31/1990.

Hotararile sunt luate cu majoritatea voturilor detinute de actionarii prezenti sau reprezentati. Decizia de modificare a obiectului principal de activitate al societatii, de reducere sau majorare a capitalului social, de schimbare a formei juridice, de fuziune, divizare sau de dizolvare a societatii se ia cu o majoritate de cel putin doua treimi din drepturile de vot detinute de actionarii prezenti sau reprezentati.

Adunarea generala extraordinara poate delega, prin actul constitutiv sau prin hotatarea adunarii generale extraordinare, consiliului de administratie sau directoratului exercitarea atributiilor sale privind mutarea sediului, schimbarea obiectului de activitate (cu exceptia domeniului si a activitatii principale), majorarea capitalului, reducerea acestuia, ori intregirea lui prin emisiunea de actiuni si conversia acestora.

In SRL-uri, hotararea prin care se modifica contractul de societate trebuie luata cu votul tuturor asociatilor (prin actul constitutiv se poate dispune si altfel).

In societatile de persoane, doctrina a aratat[4] ca modificarea actului constitutiv se face prin unanimitatea asociatilor.

c) Adunari speciale.

Art.96 LSC prevede adunarea speciala a titularilor de actiuni preferentiale cu divident prioritar, fara drept de vot; art.116 LSC prevede adunarea detinatorilor de actiuni de o anumita categorie. Aceste adunari hotarasc modificarea drepturilor si obligatiilor lor.

Convocarea adunarii generale.

Principiul este ca adunarea generala se convoca de consiliul de administratie, respectiv de directorat (in cazul societatii pe actiuni sau in comandita pe actiuni) si de administratori (in cazul societatii cu raspundere limitata), asociatii, au dreptul sa faca o convocare in caz de pasivitate a administratorilor.

In societatile pe actiuni, administratorii sunt obligati sa convoace adunarea la cererea actionarilor ce reprezinta individual sau impreuna cel putin 5 % din capitalul social, sau o cota mai mica, daca in actul constitutiv se prevede astfel si daca cererea cuprinde dispozitii ce intra in atributiile adunarii. Daca administratorul refuza ori intarzie peste o luna de la data cererii, asociatii se pot adresa instantei care poate dispune convocarea si numirea unui presedinte al acesteia.

In SRL-uri asociatul (asociatii) ce reprezinta cel putin o patrime din capitalul social au dreptul sa faca o convocare.

In societati de persoane asociatii pot cere instantei sa faca convocarea, daca administratorii nu-si indeplinesc obligatia.

Convocarea trebuie sa indice locul si data adunarii precum si ordinea de zi.

In societatile pe actiuni instiintarea se face prin publicarea convocarii in monitorul oficial si in unul din ziarele ce apar in locul in care se afla sediul societatii. Daca toate actiunii societatii sunt nominative, convocarea poate fi facuta si numai prin scrisoare recomandata sau, daca actul constitutiv permite, prin scrisoare transmisa pe cale electronica, avand incorporata, atasata sau asociata semnatura electronica extinsa, expediata cu cel putin 30 de zile inainte de data tinerii adunarii, la adresa actionarului, inscrisa in registrul actionarilor - art. 117 alin. 4 din Legea nr. 31/1990.

In SRL-uri convocarea adunarii se face in conformitate cu mentiunile din actul constitutiv, in lipsa acestei mentiuni se face scrisoare recomandata. In societatile de persoane dovada convocarii se face prin orice mijloc de proba.

Sedinta adunarii generale.

Fiecare asociat are dreptul si obligatia sa participe la sedintele adunarii generale. Este posibila participarea prin reprezentant. Actionarii nu pot fi reprezentati decat de alti actionari prin procura speciala (se poate deroga de la aceasta regula prin actul constitutiv). Cei fara capacitate participa prin reprezentantii legali.

Administratorii si functionarii societatii nu pot reprezenta actionari.

Sedinta se va tine la data si ora fixata. Ea este deschisa de presedintele consiliului de administratie sau de o persoana desemnata, ori, in cazul societatilor de persoane, de un asociat.

Dreptul la vot este legat de participarea la capitalul social: o actiune reprezinta un vot. Prin vointa partilor se poate limita numarul voturilor apartinand actionarilor ce au mai mult de o actiune[5]. Nu au drept de vot actionarii ce poseda actiuni preferentiale cu divident prioritar. Au dreptul de vot suspendat cei care nu au achitat varsamintele scadente.

In celelalte categorii de societati o parte sociala reprezinta un vot.

Dreptul de vot nu poate fi cedat. Conventiile de exercitare a dreptului de vot sunt nule.

Administratorii, membrii directoratului si ai consiliului de supraveghere nu pot vota descarcarea de propria lor gestiune sau orice decizie privind gestiunea lor.

Hotararile se iau prin vot deschis. Alegerea si revocarea membrilor consiliului de administratie, membrilor consiliului de supraveghere, a auditorilor financiari si a cenzorilor, raspunderea membrilor organelor de administrare, de conducere si de control a societatii se stabilesc prin vot secret.

In SRL-uri votul se poate da si prin corespondenta daca partile au convenit astfel.

Lucrarile sedintei se consemneaza intr-un proces verbal caruia i se vor anexa dovezile de convocare si listele de prezenta. Procesul verbal se trece in registrul adunarilor generale.

Hotararile adunarii generale.

Aceste acte au caracter obligatoriu chiar daca sunt luate pe baza de majoritate.

Pentru opozabilitate aceste hotarari trebuie publicate.

In societatile pe actiuni hotararile adunarii generale vor fi depuse in termen de 15 zile la oficiul registrului comertului, spre a fi mentionate in registru si publicate in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a IV-a. Neindeplinirea acestor formalitati face ca hotararea sa nu produca efecte juridice.

Nu exista obligatie de publicitate pentru hotararile adunarilor celorlalte forme de societate. In cazul societatii cu raspundere limitata, daca hotararile adunarii generale privesc modificarea actului constitutiv, actele si faptele stabilite de Legea nr. 26/1990 art. 21 (hotarari privind donatia, vanzarea-cumpararea, locatiunea sau garantia reala asupra fondului de comert) .

Daca regulile de adoptare a hotararilor nu se respecta, cei interesati pot cere anularea lor in instanta. Actiunea poate fi promovata de oricare din asociati (votanti ori nevotanti), in termen de 15 zile de la publicare in monitorul oficial. Odata cu actiunea se poate cere suspendarea executarii hotararii. Ordonanta de suspendare poate fi atacata cu recurs in 15 zile de la pronuntare. Judecatorul poate cere reclamantului o cautiune daca suspenda executarea. Judecarea se face in camera de consiliu. Hotararea de anulare se mentioneaza in registrul comertului si publicata in monitorul oficial. Numai prin publicitate anularea devine opozabila tertilor.

Administrarea societatii.

Legea prevede reguli diferite, in functie de tipul de societate, in legatura cu administrarea si administratorii.

Totusi se poate retine ca orice societate comerciala este administrata de unul sau mai multi administratori. Diferentele apar in legatura cu felul in care este organizata activitatea cand sunt numiti mai multi administratori.

Principii generale privind administrarea si administratorii.

a) Cine este administrator? De obicei administrator este o persoana fizica. Legea prevede ca si o persoana juridica poate fi administrator, dar numai in cazul societatii pe actiuni . Articolul 153 ¹³ alin. 2 din Legea nr. 31/1990, prevede: "O persoana juridica poate fi numita administrator sau membru al consiliului de supraveghere al unei societati pe actiuni. Odata cu aceasta numire, persoana juridica este obligata sa isi desemneze un reprezentant permanent, persoana fizica. Acesta este supus acelorasi conditii si obligatii si are aceeasi raspundere civila si penala ca si un administrator sau membru al consiliului de supraveghere, persoana fizica, ce actioneaza in nume propriu, fara ca prin aceasta persoana juridica pe care o reprezinta sa fie exonerata de raspundere sau sa i se micsoreze raspunderea solidara. Cand persoana juridica isi revoca reprezentantul, ea are obligatia sa numeasca in acelasi timp un inlocuitor".

b) Conditii pentru numire:

- sa aiba capacitate de exercitiu deplina,

- sa fie o persoana onorabila (sa nu fi fost condamnat, definitiv si irevocabil, pentru infractiuni prevazute de art. 6 alin 2 din Legea nr. 31/1990 - ". gestiune frauduloasa, abuz de incredere, fals, uz de fals, inselaciune, delapidare, marturie mincinoasa, dare sau luare de mita, pentru infractiunile prevazute de Legea nr. 656/2002 pentru prevenirea si sanctionarea spalarii banilor, precum si pentru instituirea unor masuri de prevenire si combatere a finantarii actelor de terorism, cu modificarile si completarile ulterioare, pentru infractiunile prevazute de art. 143 - 145 din Legea nr. 85/2006 privind procedura insolventei sau pentru cele prevazute de prezenta lege, cu modificarile si completarile ulterioare"

- in principiu, sa fie cetatean roman. Strainii pot fi administratori daca legea ori actul constitutiv nu interzice. In societatile pe actiuni unicul administrator sau presedintele consiliului de administratie, ori cel putin jumatate din numarul administratorilor trebuie sa fie cetateni romani, daca prin actul constitutiv nu s-a dispus altfel.

Nu exista reguli care sa impuna ca administrator nu poate fi decat un asociat. In societatile in comandita, insa, administratori nu pot fi decat comanditatii.

LSC prevede reguli in legatura cu posibilitatea cumulului de functii de administrare.

a. Interdictia cumulului

- art. 137¹ alin.3 din Legea nr. 31/1990 dispune: "Pe durata indeplinirii mandatului, administratorii nu pot incheia cu societatea un contract de munca. In cazul in care administratorii au fost desemnati dintre salariatii societatii, contractul individual de munca este suspendat pe perioada mandatului".

Dispozitia legii cu caracter imperativ, se refera la orice administrator indiferent de forma juridica a societatii.

Intre calitatea de administrator si cea de salariat al aceeasi societatii comerciale exista incompatibilitate.

b. Limitarea cumulului

- art. 153 ¹⁶ alin. 1 din Legea nr. 31/1990 dispune: "O persoana fizica poate exercita concomitent cel mult 5 mandate de administrator si/sau de membru al consiliului de supraveghere in societati pe actiuni al caror sediu se afla pe teritoriul Romaniei. Aceasta prevedere se aplica in aceeasi masura persoanei fizice administrator sau membru al consiliului de supraveghere, cat si persoanei fizice reprezentant permanent al unei persoane juridice administrator ori membru al consiliului de supraveghere".

Din dispozitiile legale actuale rezulta ca este limitat cumulul de mandate de administrator ale unei persoane fizice, precum si de reprezentant permanent al administratorului persoana juridica.

Exceptia de la aceasta regula este prevazuta in alin. 2 al aceluiasi articol, care dispune ca limitarea cumulului de mandate nu opereaza daca persoana aleasa in consiliul de administratie sau in consiliul de supraveghere este proprietar a cel putin o patrime din totalul actiunilor societatii sau este membru in consiliul de administratie ori in consiliul de supraveghere al unei societati pe actiuni ce detine patrimea aratata.

Daca sunt incalcate dispozitiile art. 153 ¹⁶ alin. 1 si 2 din Legea nr. 31/1990, persoana in cauza este obligata sa demisioneze din functiile de membru al consiliului de administratie sau al consiliului de supraveghere care depasesc numarul de mandate, in termen de maximum o luna de la aparitia situatiei de incompatibilitate, in caz contrar, va pierde mandatul obtinut prin depasirea numarului legal de mandate, in ordinea cronologica a numirii lor si va fi obligat la restituirea remuneratiei si a altor beneficii primite catre societatea in care a exercitat acest mandat. Deliberarile si deciziile la care a luat parte in exercitarea mandatului respectiv, raman valabile.

In cazul SRL-urilor, administratorii nu pot primi, fara autorizarea adunarii asociatilor, mandatul de administrator in alte societati concurente sau avand acelasi obiect de activitate, sub sanctiunea revocarii si raspunderii pentru daune .

c) Numirea administratorilor.

Administratorii sunt stabiliti la constituirea societatii, in actul constitutiv, fie ulterior, de catre adunarea generala.

In actul constitutiv trebuie stabilit:

- in cazul societatilor in nume colectiv, in comandita simpla si societate cu raspundere limitata, conform prevederilor art. 7 alin. e din Legea nr. 31/1990 "asociatii care reprezinta si administreaza societatea sau administratorii neasociati, datele lor de identificare, puterile ce li s-au conferit si daca ei urmeaza sa le exercite impreuna sau separat";

- in cazul societatilor pe actiuni sau in comandita pe actiuni, conform art. 8 alin. g si g¹ din Legea nr. 31/1990: datele de identificare a primilor membri ai consiliului de administratie, respectiv a primilor membri ai consiliului de supraveghere; puterile conferite administratorilor, si dupa caz, directorilor, si daca ei urmeaza sa le exercite impreuna sau separat.

In cel de-al doilea caz, numirea administratorilor se face in conditii diferite:

- in societatile in nume colectiv si societatile in comandita simpla alegerea se realizeaza prin votul asociatilor ce reprezinta majoritatea absoluta a capitalului social;

- in societatile pe actiuni sau in comandita pe actiuni alegerea presupune, in adunarea generala ordinara, qvorum-ul si majoritatea inscrise in art.111 LSC.

- in SRL-uri si societatea in nume colectiv, alegerea se face cu votul majoritatii absolute a asociatilor si a partilor sociale.

Membrii consiliului de administratie sau actionarii vor nominaliza persoanele pentru posturile de administrator, acestea sunt obligate sa informeze adunarea generala cu privire la orice aspecte relevante din perspectiva prevederilor art. 153¹⁵ si art. 153¹⁶ din Legea nr. 31/1990.

Pentru ca numirea unui administrator, respectiv a unui membtu al directoratului sau al consiliului de administratie, sa fie valabila din punct de vedere juridic, persoana in cauza trebuie sa o accepte in mod expres. Scopul acestei masuri este de a proteja persoana in cauza si interesele societatii. Persoana numita in functia de administrator trebuie sa fie asigurata pentru raspundere profesionala

Articolul 137² din Legea 31/1990 cuprinde precizari referitoare la modul in care trebuie sa se procedeze in caz de vacanta a unuia sau a mai multor posturi:

conform prevederilor din actul contitutiv;

- in caz contrar, consiliul de administratie procedeaza la numirea unor administratori provizorii pana la intrunirea adunarii generale ordinare a actionarilor;

- daca vacanta determina scaderea numarului administratorilor sub numarul minim legal, administratorii ramasi trebuie sa convoace de indata adunarea generala a actionarilor, pentru a completa numarul de membri ai consiliului de administratie. In cazul in care administratorii nu-si indeplinesc obligatia de a convoca adunarea generala, orice parte interesata se poate adresa instantei pentru a desemna persoana insarcinata cu convocarea adunarii generale ordinare a actionarilor, care sa faca numirile necesare.

- in cazul administratorului unic, daca acesta renunta la mandat, va trebui sa convoace adunarea generala ordinara;

- in caz de deces sau de imposibilitate fizica de exercitare a functiei de administrator unic, numirea provizorie se va face de catre cenzori, insa adunarea generala va fi convocata de urgenta pentru numirea definitiva a administratorului.

Administratorul-persoana juridica, poate fi stabilit prin actul constitutiv ori prin adunarea asociatilor. Dupa desemnare se va incheia un contract de administrare cu societatea administrata.

In societatile unde statul sau o autoritate a administratiei publice locale este actionar majoritar, conducerea se realizeaza de catre o persoana fizica in baza unui contract de performanta ( in care se stabilesc obligatiile care asigura indeplinirea obiectivelor si criteriilor de performanta, aprobate prin bugetul de venituri si cheltuieli), anexa la contractul de munca.

d) Durata functiei de administrator.

- in societatile de persoane legea nu indica o durata. Asociatii vor stabili durata mandatului administratorului. Acelasi lucru este valabil si pentru SRL-uri.

- in societatile de capitaluri, primii administratori sunt numiti prin actul constitutiv, dar durata functiei lor nu poate depasi 2 ani. Daca actul constitutiv nu indica durata mandatului, se prezuma ca ea este de 4 ani.

Dupa expirarea duratei mandatului administratorii pot fi realesi daca actul constitutiv nu dispune altfel.

Pentru societatile de capitaluri legea prevede ca administratorii trebuie sa depuna o garantie baneasca. Intinderea garantiei este stabilita prin actul constitutiv sau prin hotararea adunarii generale. Se precizeaza prin lege ca valoarea acesteia nu poate fi mai mica decat valoarea nominala a 10 actiuni sau dublul remuneratiei lunare.

Garantia inceteaza si se restituie dupa expirarea functiei, dupa ce in prealabil adunarea generala a aprobat bilantul contabil al ultimului exercitiu financiar in care administratorul a functionat si i s-a dat descarcare.

e) Publicitatea numirii administratorului. Legea 26/1990, privind registrul comertului prevede ca cererea de inmatriculare a unei societati trebuie sa indice administratorii si puterile lor (art.14).

Dupa inmatriculare, cei ce reprezinta societatea trebuie sa depuna la registrul comertului semnaturile lor (art.45 din LSC).

Depunerea semnaturilor presupune ca administratorul, reprezentant al societatii, va semna in registrul comertului in prezenta judecatorului delegat (sau a conducatorului oficiului ori a inlocuitorului lui), care va certifica semnatura. Semnatura poate fi prezentata notarului public si legalizata de acesta.

Societatea nu poate invoca tertilor faptul nepublicarii numirii reprezentantului societatii.

De asemenea, nici tertii nu pot invoca neregularitatile de numire ale reprezentantului, daca aceasta numire a fost facuta publica in conditiile legii. Conform prevederilor art. 153¹⁹ din Legea nr. 31/1990: "Consiliul de administratie va solicita oficiului registrului comertului inregistrarea numirii directorilor, precum si a oricarei schimbari in persoana administratorilor sau directorilor si publicarea acestor date in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a IV-a. Aceeasi obligatie revine directoratului cu privire la inregistrarea primilor membri ai directoratului si a oricarei schimbari in persoana membrilor directoratului sau a membrilor consiliului de supraveghere".

f) Remunerarea administratorului. Remunerarea administratorului este hotarata de adunarea asociatilor. Legea face referire expresa la aceasta remunerare in ce priveste societatile de capitaluri 153¹⁸ din Legea nr. 31/1990. Pentru celelalte societati, se face referire la "o eventuala remunerare" (art.77 si 197 alin. 3 din Legea nr. 31/1990).

g) Natura juridica a raporturilor dintre administrator si societate. Art.72 din LSC prevede ca" obligatiile si raspunderile administratorilor sunt reglementate de dispozitiile referitoare la mandat si cele special prevazute de aceasta lege ".

Temeiul mandatului poate fi diferit:

- uneori, in special in societatile de persoane, mandatul rezulta din calitatea de asociat a administratorului;

- alteori, mandatul se intemeiaza pe un contract de munca intre administrator si societate.

Oricum, raporturile juridice statornicite intre parti sunt, in primul rand, de natura contractuala.

Administratorul are obligatiile ce rezulta din imputernicirile date de asociati. Aceste imputerniciri izvorasc din actul constitutiv sau din hotarari ale adunarii generale.

Se observa insa, in literatura[10], ca acest raport juridic are si un caracter legal: uneori, obligatiile administratorului rezulta din LSC. Din acest motiv s-a spus ca raportul dintre administrator si societate are o dubla natura, contractuala si legala .

h) Obligatiile administratorului.

Principalele obligatii ale administratorului rezulta din lege (LSC). Astfel:

- obligatia de a indeplini formalitatile necesare constituirii societatii;

- obligatia de a depune semnaturile in registrul comertului, in cazul in care a fost desemnat reprezentant al societatii;

- obligatia de a prelua si pastra documentele privind constituirea societatii;

- obligatia de a administra societatea;

- obligatia de a urmari efectuarea varsamintelor datorate de asociati;

- obligatia de a tine registrele cerute de lege;

- obligatia de a intocmi bilantul societatii si contul de beneficiul si pierderi, precum si de a asigura respectarea legii la repartizarea profitului si plata devidentelor;

- obligatia de a lua parte la adunarile societatii: la consiliile de administratie si organele de conducere similare acestora;

- obligatia de a duce la indeplinire hotararile adunarii generale, de a indeplini indatoririle prevazute de actul constitutiv si lege[12].

i) Puterile administratorilor. Sunt stabilite prin actele constitutive in hotararile adunarilor asociatilor si in lege.

In toate cazurile, puterea de reprezentare a administratorului trebuie exprimata expres.

Administratorul indeplineste toate operatiunile de gestiune si reprezentare ce sunt necesare pentru realizarea scopului ce si l-a propus societatea.

El incheie actele de conservare, de administrare si de dispozitie pe care le presupune gestiunea societatii.

Pentru actele de dispozitie, de o anumita gravitate exista restrictii: potrivit art. 44¹ alin. 1 din Legea nr. 31/1990, "Dobandirea de catre societate, intr-un interval de cel mult doi ani de la constituire sau de la autorizarea inceperii activitatii societatii, a unui bun de la un fondator ori actionar, contra unei sume sau a altor contravalori reprezentand cel putin o zecime din valoarea capitalului social subscris, va fi supusa aprobarii prealabile a adunarii generale a actionarilor, precum si prevederilor art. 38 si art. 39, va fi mentionata in registrul comertului si va fi publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a IV-a, si intr-un ziar cu larga raspandire".

Nerespectarea acestor cerinte atrage dupa sine nulitatea actelor juridice.

Acestei prevederi nu sunt supuse operatiunile de dobandire efectuate in cadrul activitatii curente a societatii, cele facute din dispozitia unei autoritati administrative sau a unei instante judecatoresti, nici cele facute in cadrul operatiunilor de bursa - aliniatul 2 al aceluiasi articol.

Actele juridice inceiate intre administrator si societate trebuie sa respecte dispozitiile art. 150 din Legea nr. 31/1990: "daca prin actul constitutiv nu se dispune altfel si sub rezerva dispozitiilor art. 44¹ sub sanctiunea nulitatii, administratorul va putea, in nume propriu, sa instraineze, respectiv sa dobandeasca, bunuri catre sau de la societate, avand valoare de peste 10% din valoarea activelor nete ale societatii, numai dupa obtinerea aprobarii adunarii generale extraordinare, in conditiile prevazute la art. 115."

Contractele de inchiriere si leasing se incheie cu respectarea dispozitiilor art. 44¹ din Legea nr. 31/1990, dar numai daca actul constitutiv nu prevede altfel.

Exista reguli speciale si in ce priveste reprezentarea societatii. Puterea de reprezentare trebuie sa rezulte expres din actul constitutiv sau din hotararea adunarii generale de numire. Altfel, se prezuma ca administratorul nu are decat puteri de a gestiona. In mod exceptional , in cazul societatilor in nume colectiv, in comandita simpla si cu raspundere limitata, dreptul de a reprezenta societatea apartine fiecarui administrator, afara de stipulatia contrara in actul constitutiv.

Actele juridice facute de administrator ce are calitate de reprezentant sunt socotite a fi acte ale societatii. Societatea raspunde fata de terti pentru actele incheiate de reprezentantii sai chiar daca aceste acte depasesc obiectul de activitate, in afara de cazul in care societatea dovedeste ca tertii cunosteau sau, in imprejurarile date, trebuiau sa cunoasca depasirea acestuia. Publicarea actului constitutiv nu face singura dovada cunoasterii.

Actul constitutiv al societatii si hotararile adunarii generale ce limiteaza puterile administratorului, a reprezentantului, nu pot fi opuse tertilor, chiar daca au fost publicate (art.55 al.2 LSC). Aceasta prevedere este o masura speciala a legii de a proteja pe terti.

Administratorul nu-si poate transmite puterile altuia decat cu acordul expres al celui ce l-a numit. Nerespectarea interdictiei atrage raspunderea persoanei substituite care este obligata sa restituie beneficiile rezultate din operatia realizata. Administratorul raspunde solidar cu cel ce l-a substituit pentru pagubele cauzate societatii.

j) Incetarea functiei de administrator. Functia de administrator inceteaza prin revocare, renuntarea administratorului, moartea ori incapacitatea administratorului.

- revocarea administratorilor, in cazul societatilor de persoane si a societatilor cu raspundere limitata, se face cu votul asociatilor care reprezinta majoritatea absoluta a capitalului social numai cand administratorii au fost alesi de adunarea asociatilorsi cu votul unanimitatii asociatilor, daca au fost desemnati prin actul constitutiv; in cazul societatilor de capitaluri, indiferent daca administratorii au fost numiti prin actul constitutiv sau de adunarea generala a actionarilor, revocarea se face de adunarea generala ordinara a actionarilor in conditii de cvorum si majoritate prevazute pentru luarea hotararilor.

Membrii consiliului de administratie, respectiv ai consiliului de supraveghere, nu pot ataca hotararea adunarii generale de revocare din functie- art. 132 alin. (4) din Legea nr. 31/1990.

Administratorul se poate adresa instantei cu o actiune in daune. Legea consacra expres in art. 137¹ alin 4: "Admnistratorii pot fi revocati oricand de catre adunarea generala ordinara a actionarilor. In cazul in care survine fara justa cauza, administratorul este indreptatit la plata unor daune-interese".

- renuntarea sau demisia

Functia de administrator inceteaza ca urmare a renuntarii sau demisiei. Pentru toate cazurile de incetare a functiei de administrator, trebuie indeplinite formalitatile de publicitate, altfel societatea nu poate invoca fata de terti incetarea functiei.

Pluralitatea administratorilor.

Intr-o societate, indiferent care este forma juridica a acesteia, pot fi numiti mai multi administratori. In societatile de persoane si societatile cu raspundere limitata, legea nu prevede forme organizate de gestiune a societatii in mod colectiv. Aceasta ultima formula a fost instituita numai in societatile de capitaluri.

a) Administratorii ce nu se afla in organe colective de administrare.

Problema este de a sti cum vor lucra acesti administratori pentru indeplinirea sarcinilor lor.

Daca regulile instituite prin actul constitutiv prevad ca ei vor lucra impreuna, deciziile se iau in unanimitate. In caz de divergenta, vor hotari asociatii ce reprezinta majoritatea capitalului social. Pentru acte urgente, decizia poate fi luata de un singur administrator.

Daca nu s-au prevazut reguli cu privire la modul de exercitare a atributiunilor de catre administratori se aplica dispozitiile legii, lege ce face referire doar la actele ce depasesc limitele operatiilor obisnuite. Art.78 LSC prevede ca daca un administrator ia initiativa unei operatii ce depaseste limitele operatiilor obisnuite a comertului ce-l face societatea, trebuie sa instiinteze in prealabil pe ceilalti administratori de operatie. Daca unul dintre administratori se opune vor decide asociatii ce reprezinta majoritatea absoluta a capitalului social. Operatia incheiata chiar cu opozitie este valabila fata de terti, daca nu li s-a comunicat opunerea. Daca, administratorul nu instiinteaza pe ceilalti, desi avea obligatia, suporta paguba ce rezulta pentru societate.

Daca, operatia este in limita comertului obisnuit se aplica regulile mandatului: adica, daca exista mai multi mandatari si nu se arata ca trebuie sa lucreze impreuna, fiecare lucreaza in lipsa celuilalt[15].

b) Organe colegiale de administratori.

Aceste organe sunt prevazute expres in cazul societatilor pe actiuni. Evident, ca numirea mai multor administratori este o facultate.

Daca exista mai multi administratori, ei se constituie intr-un consiliu de administratie (art.137 alin. (1) din Legea nr. 31/1990), organ colegial, condus de un presedinte ales (care poate fi director general al societatii).

Deciziile se iau in prezenta a cel putin jumatate din numarul administratorilor.

Consiliul numeste functionarii societatii si decide in toate problemele de gestiune cu exceptia celor ce sunt interzise de lege, actul constitutiv sau hotararile adunarii generale.

Consiliul se intruneste cel putin o data pe luna. Convocarea se face in scris, precizandu-se data, locul sedintei si ordinea de zi. Dezbaterile se consemneaza intr-un proces verbal care se inregistreaza.

Deciziile nelegale pot fi anulate de adunarea generala.

Consiliul poate delega o parte din puteri catre comitetul de directie format din membri alesi de administratori. Atributiile comitetului se stabilesc de consiliu. Deliberarile si deciziile acestuia se consemneaza intr-un proces verbal inregistrat.

Deciziile pot fi atacate in consiliul de administratie si adunarea generala.

Raspunderea administratorilor.

Cum obligatiile administratorului rezulta dintr-un contract de mandat si din lege si raspunderea acestora are un temei contractual sau delictual, dupa caz.

Daca ei raspund pentru nerespectarea unor obligatii ce izvorasc din contractul de mandat, vorbim despre o raspundere contractuala; daca raspunderea izvoraste din nesocotirea unei obligatii prevazuta de lege, suntem in prezenta unei raspunderi delictuale (sau chiar penale daca fapta este infractiune).

1. Raspunderea civila.

Administratorii raspund pentru faptele proprii-nerespectarea obligatiilor ce rezulta din actul constitutiv, hotararile adunarii generale sau din lege. In caz de pluralitate, raspunderea este solidara.

Administratorii raspund si pentru faptele prejudiciabile ale altor persoane:

- pentru actele indeplinite de directori sau de personalul incadrat, cand dauna nu s-ar fi produs daca ei ar fi exercitat supravegherea impusa de indatoririle functiei lor (art.144 al.2 LSC).

- pentru prejudiciile cauzate de directori ori personalul salariat in cazul in care faptele au putut fi savarsite datorita neindeplinirii de catre administratori a obligatiei de supraveghere.

Raspunderea prevazuta de art.144 al.2 LSC este o raspundere individuala, iar raspunderea indirecta a administratorilor este conjuncta si subsidiara.

- pentru pagubele cauzate de predecesorii lor imediati, daca, avand cunostinta de neregularitatile savarsite de acestia, nu le denunta cenzorilor sau dupa caz, auditorilor interni si auditorului financiar. Este o raspundere solidara.

Raspunderea civila pentru pagubele cauzate se angajeaza in conditiile dreptului comun (fie pentru raspunderea contractuala, fie pentru raspunderea delictuala, in functie de temeiul acesteia). Este o raspundere bazata pe culpa. Conduita administratorului se apreciaza in abstracto.

LSC prevede dispozitii specifice in cazul pluralitatii de administratori, ce fac parte din consiliul de administratie:

- raspunderea pentru actele savarsite sau pentru omisiuni, nu priveste pe administratorii care au facut sa se constate, in registrul de decizii, impotrivirea lor si au instiintat despre aceasta pe cenzori.

- raspunderea nu se angajeaza pentru administratorul ce a absentat de la sedinta consiliului care a luat decizia pagubitoare, cu conditia sa-si fi manifestat opozitia in scris si sa fi instiintat pe cenzor despre pozitia sa.

- cele doua reguli sunt valabile si pentru administratorii comitetului de directie care iau decizii pagubitoare[16].

Actiunea pentru recuperarea pagubelor apartine societatii care exercita prin adunarea generala. Decizia de pornire a actiunii contra administratorului are ca efect revocarea mandatului acestuia.

2. Raspunderea penala.

LSC prevede in art.271-275 infractiunile savarsite si sanctiunile corespunzatoare . Actiunea penala apartine procurorului. Actiunea civila poate fi alaturata actiunii penale.

Cenzorii societatii.

Cenzorii sunt persoane investite de catre asociati pentru a exercita controlul de gestiune al societatii. LSC instituie reguli privind cenzorii numai pentru societatile de capital si societatile cu raspundere limitata.

Pentru societatile de persoane controlul de gestiune se face de catre asociatii desemnati.

Cenzorii, in societatile de capitaluri sunt stabiliti prin actele constitutive sau de catre adunarea generala ordinara. In SRL-uri sunt desemnati de adunarea asociatilor.

Durata mandatului de cenzor este de trei ani, putandu-se face realegerea. In mod obligatoriu, unul din cenzori trebuie sa fie contabil autorizat sau expert contabil.

Calitatea de cenzor o pot avea persoanele fizice sau persoanele juridice. Majoritatea cenzorilor trebuie sa aiba cetatenie romana.

Cenzorul trebuie sa depuna o garantie egala cu a treia parte din garantia ceruta administratorului. El este remunerat cu o indemnizatie fixa. Revocarea cenzorilor o face adunarea generala cu vot cerut la adunarea extraordinara. Calitatea de cenzor inceteaza prin moarte, renuntare la mandat, impiedicare fizica sau legala (nu pot fi cenzori rudele sau afinii pana la gradul patru inclusiv sau sotii administratorilor, persoanele care primesc un salariu de la administrator sau societate, persoanele carora le este interzica functia de administrator).

Drepturile cenzorilor.

- sa participe la adunarile administratorilor (fara drept de vot),

- sa obtina in fiecare luna de la administrator o situatie despre mersul operatiunilor.

Obligatiile cenzorilor.

- sa supravegheze gestiunea societatii,

- sa verifice daca bilantul si contul de profit si pierderi sunt legal intocmite si in concordanta cu registrul,

- sa verifice daca registrele sunt regulat tinute si daca evaluarea patrimoniului s-a facut potrivit regulilor,

- sa faca lunar si inopinat inspectii casei,

- sa verifice existenta titlurilor si valorilor apartinand societatii,

- sa convoace adunarea asociatilor cand aceasta nu a fost convocata de administratori,

- sa vegheze respectarea dispozitiilor legii si ale actului constitutiv,

- sa aduca la cunostinta administratorilor si a adunarii generale neregularitatile din activitatea societatii.

In legatura cu constatarile lor, cenzorii vor prezenta un raport adunarii generale.

Modul de lucru al cenzorilor.

Cenzorii vor face impreuna raportul privind bilantul si contul de profit si pierderi, destinat adunarii generale. De asemenea, vor delibera asupra propunerilor bilantului si repartizarii profitului. Daca nu se inteleg, fiecare isi intocmeste propriul raport pe care-l va prezenta adunarii generale.

Pentru celelalte obligatii se poate lucra separat.

Deliberarile lor se consemneaza obligatoriu intr-un registru special.

Raspunderea cenzorilor.

Regulile raspunderii cenzorilor sunt asemanatoare celor privind raspunderea administratorilor (raspunderea poate fi civila si penala)[18]:

- raspunderea lor este guvernata de regulile mandatului si de LSC,

- raspunderea este atrasa de nerespectarea obligatiilor ce rezulta din contractul de mandat si din lege,

- este o raspundere bazata pe culpa si solidara.

Auditorul financiar este persoana fizica sau persoana juridica care dobandeste aceasta calitate prin atribuire de catre Camera Auditorilor Financiar din Romania, in conditiile ordonantei. Activitatea de audit financiar si statutul auditorului financiar sunt reglementate de OUG nr. 75/1999, modificata, completata si republicata in Monitorul Oficial nr. 598/22.07.2003. Acesta isi desfasoara activitatea independent, nu poate avea raporturi de munca sau civile cu societatea comerciala auditata si nici un fel de alte interese materiale directe sau indirecte in raport cu societatea, cu exceptia onorariului ce-i revine pentru munca prestata in calitate de auditor[19].

Auditorul financiar este desemnat prin actul constitutiv, sau in cazul constituirii societatii pe actiuni prin subscriptie publica, de catre adunarea constitutiva.

Adunarea generala ordinara numeste si revoca pe auditorul financiar si fixeaza durata minima a contractului de audit financiar. Numirea auditorului financiar si a auditorului intern, precum si schimbarea acestora se inregistreaza la registrul comertului.

Situatia financiara trebuie sa fie insotita de raportul auditorului financiar pentru a fi discutata si aprobata de adunarea generala.

Auditorii interni sunt obligati: sa supravegheze gestiunea societatii, sa verifice daca situatiile financiare anuale sunt legal intocmite si in concordanta cu registrele. ".. vor aduce la cunostinta membrilor consiliului de administratie nneregulile in administratie si incalcarile dispozitiilor legale si ale prevederilor actului constitutiv pe care le constata, iar cazurile mai importante le vor aduce la cunostinta adunarii generale - art. 163 alin. 5 din Legea nr. 31/1990

Bibliografie

1. Capatana, O., Societatile comerciale, Bucuresti, 1996

2. Carpenaru, St. D. Drept comecial roman, editia a VII-a , revazuta si adaugita, Editura Universul Juridic, Bucuresti, 2007

3. Galasescu, D., Actiunile privilegiate in societatile anonime, Editura Curierul judiciar, Bucuresti, 1930

4. Georgescu, I.L., Drept comercial roman, vol. II, Bucuresti, 1946

5. Patulea, V., Continutul notiunii de "raspundere juridica" a cenzorilor, in "Dreptul", nr. 4/1996

6. Piperea, Gh., Obligatiile si raspunderea administratorului societatilor comerciale, Editura All Beck, Bucuresti, 1998

7. Ungureanu, A., Noua reglementare a infractiunilor inscrise in Legea nr. 31/1990 privind societatile comerciale, modificata si completata prin OUG nr. 32/1990, aprobata prin Legea nr. 195/1991, in Revista de drept comercial, nr. 3/1998