Cooperarea pentru asigurarea functiei de audit intern

Cooperarea pentru asigurarea functiei de audit intern

1. NECESITATEA ASIGURARII UNEI FUNCTII DE AUDIT INTERN
EFICIENTE

n Romania, datorita dispersiei teritoriale a entitatilor auditate, ne confruntam cu un numar mare de compartimente de audit intern izolate, constituite dintr-un singur post de auditor intern, care nu numai ca nu sunt functionale, dar, in multe cazuri, acestea nici nu sunt ocupate.

Standardele internationale de audit intern recomanda ca in structura compartimentelelor de audit intern sa existe un numar de auditori interni care sa asigure cel putin nivelul minim al activitatilor specifice de audit intern. In acest sens, buna practica internationala mentioneaza ca numarul acestora sa fie de cel putin trei auditori interni.

Evolutia activitatii de audit intern in sectorul public a cunoscut in ultima perioada de timp un trend ascendent, vizibil, depasindu-se faza de inceput - in care s-au pus bazele institutionale - trecandu-se la faza de consolidare - in care auditul intern trebuie sa devina pe deplin functional - si sa-si aduca o contributie importanta la buna gestiune a banului public.

Una din problemele dificile intampinate in procesul de implementare a functiei de audit intern la nivelul entitatilor publice, care au calitatea de ordonator principal de credite si care gestioneaza un buget relativ mic, este aceea de a crea o structura de audit intern care sa aiba capacitatea necesara efectuarii acestei activitati la nivelul standardelor profesionale.

In urma evaluarii modului de realizare a auditului intern la ordonatorii principali de credite, de la nivel local, a rezultat ca pentru o categorie importanta de entitati publice, care gestioneaza un buget de venituri si cheltuieli cuprins intre 1.000.000 - 3.500.000 lei, functia de audit intern este implementata la un numar mic dintre acestea, respectiv sub 30%.

Mai concret, la nivelul administratiei publice locale, dintr-un numar de 2625 institutii publice care aveau obligatia, conform legii, de a organiza compartiment de audit intern, numai un numar de 763 unitati si-au infiintat structuri proprii de audit intern, ceea ce reprezinta un procent de 29%[1].

Situatia aceasta se intalneste, in special, la institutiile publice locale, respectiv primarii, datorita urmatoarelor cauze:

lipsa personalului de specialitate;

problematica redusa care nu justifica constituirea unui compartiment de audit intern;

costurile relativ ridicate pe care le presupune asigurarea functiei de audit intern.

La majoritatea acestor entitati publice posturile de auditor intern sunt stabilite prin organigrama, care cuprinde compartimente de audit intern formate dintr-un singur auditor, dar in majoritatea cazurilor, posturile respective nefiind ocupate nu sunt operationale.

In afara problemelor de natura subiectiva prezentate mai sus, auditorii interni din aceste compartimente se confrunta si cu probleme de natura obiectiva, in sensul ca nu pot sa asigure realizarea unor proceduri obligatorii din cadrul unei misiuni de audit, cum ar fi activitatea de supervizare a modului de desfasurare a misiunii de audit intern si activitatea de asigurarea unui program de dezvoltare si imbunatatire a calitatii muncii auditorilor interni.

In plus, auditorii interni din aceste compartimente mici, au probleme deosebite cu documentarea, insusirea standardelor profesionale si aplicarea lor practica.

Din aceste considerente se impune gasirea unor modalitati mai flexibile pentru asigurarea functiei de audit intern din cadrul entitatilor publice de dimensiuni mici si eliminarea compartimentelor constituite dintr-un singur auditor intern, izolate si dispersate teritorial, prin organizarea unor structuri functionale si eficiente, de sine statatoare, sau care sa fie atasate la compartimentele de audit intern din zona si care isi desfasoara activitatea in mod corespunzator.

Realizarea functiei de audit intern de catre o structura formata dintr-un singur auditor intern prezinta, pe langa riscul curent al intreruperii activitatii (concedii medicale, concedii de odihna etc.), si nerespectarea standardelor profesionale sub urmatoarele aspecte:

(1) Nerespectarea Standardului 2340 - Supervizarea misiunilor de audit inetrn, datorita imposibilitatii exercitarii activitatii de supervizare a modului in care se desfasoara misiunea de audit intern, avand in vedere ca aceasta activitate, componenta esentiala a muncii de audit, trebuie realizata de un alt auditor intern cu experienta, care nu este implicat in mod direct in misiunea respectiva.

Supervizarea misiunilor de audit intern incepe cu planificarea activitatii si continua cu evaluarea analizei riscurilor, verificarea modului de stabilire a esantioanelor si testarilor efectuate, evaluarea chestionarelor, listelor de verificare si a interviurilor, analiza activitatii de raportare si monitorizare a activitatii de implementare a recomandarilor, asa cum rezulta din tabelul 12.1 - Atributiile de supervizare ale misiunilor de audit intern.

Supervizorul misiunii de audit intern, in plus, are in vedere si alte activitati precum:

a.     asigurarea ca auditorii interni desemnati detin cunostintele, priceperea si celelalte competente necesare pentru indeplinirea misiunii;

b.     furnizarea instructiunilor corespunzatoare in cursul planificarii misiunii si aprobarii programului misiunii;

c.      verificarea realizarii programului aprobat in mod corect si analiza eventualelor modificari justificate si autorizate;

d.     verificarea documentelor de lucru pentru a se asigura ca acestea contin suficiente si adecvate elemente probante care sa demonstreze constatarile, concluziile si recomandarile misiunii;

e.      asigurarea ca raportul, respecta structura stabilita in cadrul normativ este obiectiv, clar, concis si intocmit la termenele fixate;

f.       asigurarea ca obiectivele misiunii de audit intern au fost atinse;

g.     valorificarea tuturor oportunitatilor pentru dezvoltarea cunostintelor, a priceperii si a celorlalte competente ale auditorilor interni;

h.     evaluarea dosarului permanent al misiunii si a dosarelor de lucru.

Efectuarea activitatii de supervizare presupune existenta unei dovezi documentare pastrata in sistemul de arhivare al documentelor de lucru.

Seful compartimentului de audit intern are intreaga responsabilitate pentru supervizarea misiunilor de audit, dar poate sa desemneze o alta persoana cu experienta si competenta necesare pentru realizarea acesteia.

Seful compartimentului de audit intern trebuie sa se foloseasca de mijloacele adecvate pentru a-si asuma responsabilitatea activitatii de supervizare, cum ar fi:

minimizarea riscului ca opiniile profesionale formulate de auditorii interni sa fie in dezacord cu opinia profesionala a sefului compartimentului de audit intern, ceea ce va reprezenta un efect negativ asupra modului de derulare a misiunii;

rezolvarea conflictelor de opinie intre seful compartimentului de audit intern si auditorii interni asupra punctelor importante ale misiunii prin dezbateri, anchete, cercetari complementare, puncte de vedere;

formarea si dezvoltarea personalului si evaluarea performantelor acestuia;

urmarirea cheltuielilor si a timpului utilizat si a altor aspecte administrative de aceeasi natura.

(2) Nerespectarea Standardului 1310 - Evaluari ale programului de calitate, datorita imposibilitatii realizarii unui Program de asigurare si de imbunatatire a calitatii activitatii de audit intern, activitate complexa, care se afla in sarcina directa a sefului compartimentului de audit intern si se bazeaza pe un proces de evaluari interne si evaluari externe desfasurate in mod sistematic.

Programul de asigurare si imbunatatire a calitatii are ca obiect luarea in considerare a unui ansamblu de elemente, astfel:

a. Aplicarea programelor pentru calitate.

Seful compartimentului de audit intern are obligatia de a oferi conducerii entitatii publice asigurarea rezonabila ca activitatea de audit intern:

respecta Carta auditului intern, care trebuie sa fie in conformitate cu Normele generale privind exercitarea auditului intern si cu Codul de conduita etica a auditorului intern;

functioneaza in mod eficace si eficient;

contribuie, din punct de vedere al partilor implicate, la crearea unui plus de valoare si la imbunatatirea functionarii organizatiei.

Aceste procese trebuie sa includa o supervizare corespunzatoare, evaluari interne periodice si o monitorizare continua a asigurarii calitatii, precum si evaluari externe periodice.

b. Monitorizarea programelor pentru calitate.

Monitorizarea trebuie sa cuprinda activitati de masurare si activitati de analiza continua a indicatorilor de performanta, cum ar fi, spre exemplu, procesul acceptarii recomandarilor.

c. Evaluarea programelor pentru calitate.

Obiectul acestei evaluari este acela de a aprecia calitatea activitatii de audit intern si de a emite recomandari in vederea imbunatatirii acesteia.

Evaluarea programelor pentru calitate se bazeaza pe respectarea cadrului normativ al auditului intern, al Cartei si al obiectivelor, contributia la procesele de management al riscurilor, de guvernare a intreprinderii si contributia auditului intern la valoarea adusa functionarii organizatiei.

d. Imbunatatirea continua a activitatii de audit intern.

Orice program de asigurare si imbunatatire a calitatii activitatii de audit intern trebuie sa contina un sistem de comunicare destinat sa faciliteze modificarile care trebuie sa fie aduse resurselor, tehnologiei, proceselor si procedurilor la finalizarea operatiunilor de monitorizare si evaluare a acestuia.

e. Comunicarea rezultatelor.

Seful compartimentului de audit intern trebuie sa comunice rezultatele evaluarilor externe si, daca este necesar, si pe cele ale evaluarilor interne din cadrul programului de asigurare a calitatii, diferitelor parti implicate in auditul intern, cum ar fi managementul general, consiliul de administratie, comitetul de audit si auditorii externi.

2. SOLUTII PENTRU ASIGURAREA FUNCTIEI DE AUDIT INTERN
LA ENTITATILE MICI

In tarile Uniunii Europene aceasta problema majora a asigurarii functiei de audit intern a fost rezolvata prin constituirea de asociatii/parteneriate, astfel:

In Franta exista asociatii pentru acoperirea functiei de audit intern ale mai multor primarii mici pe langa o primarie municipala, care coordoneaza activitatea de audit intern pentru primariile locale mici, cu respectarea principiului confidentialitatii informatiilor privind activitatea acestor primarii.

In Marea Britanie, prin legea privind administratia publica locala din 1972, toate autoritatile locale sunt obligate sa-si asigure exercitarea functiei de audit public intern din resurse proprii, prin achizitie publica, respectiv prin asigurarea functiei de audit intern din exterior sau prin intermediul parteneriatelor/asociatiilor, ceea ce numim "externalizarea functiei de audit intern".

In practica din Marea Britanie s-au structurat mai multe forme de parteneriate care functioneaza cu respectarea principiilor guvernantei corporative si in atributiilor carora intra si exercitarea functiei de audit intern eficace si asistarea managementului in asigurarea unor aranjamente financiare, cu respectarea principiului transparentei conducerii.

Parteneriatele privind exercitarea functiei de audit intern in Marea Britanie cuprind de la 2 la 7 consilii locale si se organizeaza pe langa consiliul de conducere al acestora, format din directorii financiari. In plus, exista si un consiliu de supraveghere, format din consilieri locali, avand atributii similare cu cele ale comitetelor de audit. Aceste parteneriate au buget propriu, plan de desfasurare al activitatii de audit intern si suportul logistic corespunzator desfasurarii acestora, cu scopul asigurarii functiei de audit intern pentru toate consiliile locale, membre ale parteneriatului.

Pe baza acestor experiente, propunem si pentru Romania o modalitate de organizare a activitatii de audit intern, prin sistemul de cooperare intre mai multe entitati publice locale, cu scopul de a asigura in comun functia de audit intern.

Sistemul de cooperare pentru asigurarea functiei de audit intern consta in gruparea, pe zone limitrofe si pe principalele cai de comunicatie, in jurul unei primarii, considerata primarie coordonatoare, a mai multor primarii locale. Intre primaria coordonatoare si celelalte primarii locale urmeaza sa se incheie un acord de cooperare privind modul de elaborare a planului de audit intern, sistemul de derulare a misiunilor de audit intern, modalitatile de raportare si de urmarire a implementarii recomandarilor.

Functia de audit intern va fi asigurata de primaria coordonatoare, care va dezvolta o structura de audit intern suficient de mare care sa efectueze anual cel putin 2-3 misiuni de audit intern la nivelul standardelor profesionale, la primariile cuprinse in acordul de cooperare.

In acest sens, pentru implementarea in mod concret a activitatii de cooperare, se propune modificarea Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, astfel:

Introducerea conceptului de cooperare in asigurarea functiei de audit intern, care se realizeaza prin gruparea a doua sau mai multe entitati publice locale, a carui definire este in concordanta cu Legea administratiei publice locale nr. 215/2001, art. 38, punctul (2), lit. y ;

Completarea atributiilor UCAAPI din cadrul MFP, in vederea stabilirii cadrului general al acordului de cooperare in asigurarea functiei de audit intern pentru entitatile publice locale, precum si pentru indrumarea consiliilor locale in organizarea activitatii de cooperare pentru asigurarea functiei de audit intern;

Efectuarea de precizari referitoare la modul de organizare a compartimentelor de audit intern in cadrul entitatilor publice coordonatoare, dimensionarea compartimentelor de audit intern, sistemul de recuperare al cheltuielilor de la entitatile cuprinse in acordul de cooperare, modul de elaborare a planului de audit intern al entitatii publice locale coordonatoare si sistemul de raportare specific in conditiile desfasurarii activitatii in sistem asociativ;

Stabilirea nivelului de competenta si termenul limita pentru elaborarea cadrului general al acordului de cooperare intre entitatile publice locale, pentru asigurarea functiei de audit intern si a normelor metodologice de aplicare;

Consideram ca, pentru implementarea activitatii de cooperare in vederea asigurarii functiei de audit intern in comun de mai multe entitati mici nu va exista nici un efort financiar suplimentar. Dimpotriva, entitatile publice locale implicate in cooperare isi vor diminua costurile pentru asigurarea functiei de audit intern si in acelasi timp se vor crea conditiile necesare functionalitatii acestuia.

Pentru entitatile publice locale care au calitatea de ordonator principal de credite si care nu reusesc sa-si asigure functia de audit intern, fie prin crearea unor structuri proprii, fie prin cooperare cu alte entitati publice similare, prin proiectul de lege se propune ca o solutie complementara extinderea exercitarii auditului intern realizat pentru aceste entitati publice de structurile teritoriale ale Ministerului Finantelor Publice, din cadrul directiilor judetene.

In prezent auditul intern se realizeaza pentru entitatile publice care deruleaza un buget anual de pana la 100.000 euro (echivalent), insa propunem ridicarea acestei limite la 3.500.000 de lei (1.000.000 euro), ceea ce reprezinta 50% din entitatile publice locale care nu si-au constituit functia de audit intern.

In vederea asigurarii functiei de audit intern de catre directiile generale ale finantelor publice (DGFP) judetene, prin proiectul de lege se propun urmatoarele:

Crearea in cadrul DGFP judetene, care sunt centre ale regiunilor de dezvoltare, a serviciilor teritoriale de audit intern, cu scopul asigurarii acestei functii;

Serviciilor teritoriale de audit intern le sunt aplicabile prevederile privind organizarea si functionarea auditului intern comune compartimentelor de audit de la nivelul oricarei entitati publice.

De asemenea, la entitatile publice centrale care au calitatea de ordonator principal de credite, gestioneaza un buget de pana la 3.500.000 de lei si care nu si-au constituit un compartiment de audit intern functional, format din minim doi auditori interni, activitatea de audit intern va fi realizata de structura de audit intern, specializata a UCAAPI, din cadrul Ministerului Finantelor Publice, pe baza de protocol.

Prin implementarea activitatii de cooperare la nivelul entitatilor mici si constituirea serviciilor specializate in cadrul regiunilor de dezvoltare se va asigura functia de audit intr-un numar mare de entitatii publice si astfel se va imbunatati calitatea activitatii de colectare a veniturilor si de utilizare eficienta a acestora.