DEPARTAMENT VANZARI ING

1. Proceduri de flux

1.1. Organigrama

Chiar daca structura agentiei a suferit modificari sau nu, organigrama va fi trimisa lunar, in prima zi lucratoare a lunii, tinand cont de eventualele modificari.

Organigrama va avea urmatoarea structura:

Agentia:...

Luna:....

An:....

1.2. Introducere CAV

Documente necesare inregistrarii in sistem a consultantilor

Tabel standard (format Excel) T cuprinde toti consultantii care isi incep activitatea si trebuie sa contina toate datele prezentate mai jos:

Agentia:...

Tabel consultanti noi

Observatii: - A se trimite nume, prenume complete conform datelor din buletin

- A se specifica, acolo unde este cazul, daca contul este cont de card

- A se completa numele intreg al Unit Manager-ului (denumire SRL/PFA)

!!! Lipsa oricarei date din acest tabel va atrage dupa sine neintroducerea consultantului in sistem.

Contract de consultant T se trimite pentru toti consultantii care isi incep activitatea.

Contractele se trimit:

pentru toti consultantii odata in 2 exemplare, cu semnaturile in original pe ambele exemplare

cu datele personale completate pe prima pagina

cu data inceperii contractului completata pe ultima pagina a contractului (data contractului va fi 01 ale lunii)

complete, nu numai prima si ultima pagina; nu se stampileaza in agentie

In plus :

- trebuie folosit doar modelul de contract trimis de sediul central (ultima versiune!), fara a se opera modificari de nici un fel in textul original al contractului;

- contractul trebuie semnat pe fiecare pagina de catre consultant, semnatura UM /AM fiind necesara doar pe ultima pagina;

- data semnarii contractului trebuie mentionata in mod obligatoriu pe contract;

- data semnarii contractului trebuie sa fie conforma cu realitatea. Nu se accepta contracte ante-datate / post-datate!

In cazul nerespectarii aspectelor mentionate mai sus se va proceda la returnarea contractului in agentie pentru efectuarea completarilor/corectiilor necesare.

Acest lucru poate duce la intarzieri in finalizarea procedurilor de inregistare a consultantului in sistem (procesul va fi finalizat abia in luna urmatoare).

De asemenea, precizam ca inregistrarea in sistem a unui consultant se va face doar dupa ce se va confirma de catre departamentul training faptul ca respectivul consultant a efectuat cursul basic si a trecut testul de la finalul cursului.

!!! Contractele incomplete se vor trimite inapoi in agentie pentru a fi refacute.

Procura semnare borderou plati T se trimite pentru toti consultantii (fara S.R.L.)

Formular semnare M.P.V. T se trimite pentru toti consultantii

Copie dupa buletin semnata de catre UM pentru conformitate T se trimite pentru toti consultantii

!!! Lipsa oricarui document mentionat la punctele 2,3,4,5 si 6 va atrage dupa sine neintroducerea consultantului in sistem.

Data limita de trimitere a documentelor

Incepand cu luna martie 2007, trimiterea documentelor si tabelelor pentru intrarea in sistem a consultantilor de asigurari se va face pana pe data de 25 a fiecarei luni.

Modalitatea de trimitere a documentelor

Tabelul cu datele noilor consultanti va fi trimis pe mail persoanei din Sales Support care este asignata regiunii din care face parte agentia ; doar in cazul in care mail-ul nu este functional se transmite pe fax.

Contractele se trimit prin Cargus (pentru agentiile din tara) sau se aduc direct la sediu (pentru agentiile din Bucuresti).

!!! In cazul in care nu exista consultanti noi se va informa pe mail (sau pe fax) persoana din Sales Support care se ocupa de administrarea agentiei respective.

Conform procedurii de numire a consultantilor noi de asigurare va reamintim ca documentele necesare introducerii unui consultant in sistem trebuie insotite in mod obligatoriu de prezentarea cazierului judiciar. Acest document nu trebuie trimis la sediul central insa trebuie arhivat in mod obligatoriu la sediul agentiei. Aceste documente vor fi puse la dispozitia colegilor de la departamentul Corporate Audit Services la solicitarea lor.

1.3. Incetare activitate CAV

Documente necesare incetarii activitatii consultantilor in sistem

Lista centralizatoare T contine toate datele prezentate in exemplul de mai jos:

Agentia:..

Data: zi/luna/an

Lista consultantilor care isi inceteaza activitatea in luna...:

Semnatura AM:

Observatii: - Lista va fi semnata de AM si va fi datata cu data intocmirii ei

- Data terminarii nu poate fi 01 ale lunii

Tabel transfer polite T cuprinde numai contractele IF si cererile aflate in portofoliul consultantilor care isi inceteaza activitatea si trebuie sa contina toate datele prezentate mai jos:

Agentia:...

Tabel transfer polite

Observatii: - A se trimite nume, prenume complete si cod CAV

- A se folosi formatul Excel

!!! Completarea tabelului se va face pe baza portofoliului care se trimite in fiecare agentie

!!! Pentru fiecare consultant care iese din sistem se intocmeste un tabel separat.

!!! A nu se completa tabelul de mina

Transfer de polite (in cazul incheierii colaborarii cu un consultant):

Data limita pana la care se primesc la Sediul Central transferurile de polite intre consultanti este 20 ale fiecarei luni. Va rugam sa respectati acest termen limita. In cazul depasirii acestui termen, responsabilitatea netransferarii anumitor contracte va va apartine si, cel mai probabil, va afecta rezultatele agentiei de la sfarsit de luna (datorita neprocesarii in sistem a incheierii activitatii respectivilor consultanti).

Notificare de incetare a activitatii => se trimite un exemplar la Sales pentru toti consultantii

Daca se termina un CAV trebuie sa semneze: CAV + UM;

Daca se termina un CAV (si nu mai poate semna) trebuie sa semneze: UM;

In cazul in care consultantul refuza sa semneze de primire sau nu are posibilitatea se semneze notificarea din orice motive, directorul de unit si directorul de agentie au obligatia sa trimita notificarea prin posta, recomandata cu confirmare de primire; copia " tichet recomandata" emisa de oficiul postal va fi atasata la notificare . In acest caz, directorul de unit /directorul de agentie vor semna si vor specifica pe notificare " consultantul refuza/ nu poate sa semneze ".

Daca se termina un UM trebuie sa semneze: AM + RM + SM;

Daca se termina un AM trebuie sa semneze: RM + SM + GM.

In toate cazurile trebuie atasat la notificare obligatoriu un MEMO scris, aprobat de pozitia direct superioara, conform cu terminarile respective.

!!! Lipsa notificarii sau a Memo-ului atrage dupa sine neprocesarea incetarii de activitate in sistem.

Data limita de trimitere a documentelor

Atit tabelul cit si lista centralizatoare se trimit pina la 25 ale lunii.

Atat notificarea cat si memo-ul vor contine data exacta a iesirii din sistem care va coincide cu data cand consultantul a primit spre semnare notificarea si a predat toate documentele / materialele care reprezinta proprietatea Companiei.

!!! Depasirea datei de trimitere a documentelor precum si trimiterea incompleta a acestora va duce la neprocesarea incetarii de activitate.

In cazul in care nu exista consultanti care inceteaza activitatea se va informa pe mail (sau pe fax) persoana din Sales Support care se ocupa de administrarea agentiei respective.

Modalitatea de trimitere a documentelor

Lista centralizatoare va fi trimisa pe fax (pentru agentiile din tara) sau se aduce direct la sediu (pentru agentiile din Bucuresti) persoanei din Sales Support care este asignata regiunii din care face parte agentia.

Notificarea de incetare a activitatii se trimite pe fax (pentru agentiile din tara) sau se aduce direct la sediu (pentru agentiile din Bucuresti) persoanei din Sales Support care este asignata regiunii din care face parte agentia.

Tabelul de transfer polite se va trimite pe mail; doar in cazul in care mail-ul nu este functional se transmite pe fax.

Este necesara trimiterea documentelor si pe Cargus.

Este necesara semnatura AM-ului pe tabelul de transfer polite.

Va reamintim ca, incepand cu data de 15 Ianuarie 2003, este in vigoare procedura de semnare si transmitere a notificarilor de incetare a contractelor de CAV, aprobata prin decizia Administratorului Unic al ING Asigurari nr. 387 / 15 Ianuarie 2003.

Conform acestei proceduri, contractul de CAV inceteaza prin notificare scrisa transmisa CAV / UM / AM al carui contract de CAV a incetat, pe care acesta semneaza de primire (daca refuza sa semneze de primire, notificarea se trimite prin posta recomandata cu confirmare de primire; confirmarea de primire se trimite la Head Office - Sales Support).

Un exemplar din notificare se transmite CAV / UM / AM al carui contract de CAV a incetat iar celalalt exemplar din notificare, pe care acesta a semnat de primire, se transmite la Head Office - Sales Support.

De asemenea, orice decizie de incetare a contractului de CAV trebuie fundamentata printr-un memo scris, aprobat de pozitia direct superioara, pe baza aceleiasi reguli ca la semnarea notificarilor (AM aproba memo UM, RM aproba memo AM ) in care se trec motivele exacte pentru care i se face incetarea contractului de CAV - obligatiile din contractul de CAV + MPV care nu au fost respectate.

Introducere CAV SRL in sistem

Documente necesare inregistrarii in sistem ca SRL

Copie certificat de inregistrare al SRL-ului;

Codul fiscal al SRL-ului (CUI)

Actul constitutiv / contractul SRL-ului

Contract CAV SRL - 2 exemplare, semnate si stampilate (SRL) pe fiecare pagina, semnate de AM, UM (pentru reguli de completare vezi subcapitolul 7.1.2). De asemenea, contractul trebuie sa aiba atasat formularul de luare la cunostinta a Manualului Personalului de Vanzari semnat si datat de catre consultant.

Cont SRL;

Copie act constitutiv al S.C.

Observatii:

Statutul firmei va fi verificat de AM si o copie va fi pastrata in agentie;

Toate copiile dupa actele de identificare ale firmei trebuie semnate pentru conformitate de catre UM.

Numele firmei trebuie sa cuprinda sintagma : «agent de asigurare »

Departamentul Sales Support face modificarile necesare in sistem.

!!! Toate documentele se transmit in acelasi timp.

Documente necesare efectuarii platii comisionului

Factura fiscala:

- tiparita de SRL si completata;

- completata cu suma inregistrata pe desfasuratorul de comision;

- poate fi completata si de mana.

- se va trimite la Dep. Financiar numai insotita de proforma primita pe mail de la Dep. Sales Support

Cont SRL

Data limita de trimitere a documentelor

Data limita de trimitere a documentelor necesare inregistrarii in sistem ca SRL este 25 ale lunii.

Data limita de trimitere a facturii este 15 ale lunii.

Plata comisionului

Plata comisionului se face pe 10 ale lunii.

Modalitatea de trimitere a documentelor

Toate documentele vor fi trimise prin Cargus sau aduse la sediu HO in cazul agentiilor din Bucuresti.

Documentele necesare inregistrarii in sistem ca SRL vor fi trimise persoanei din Sales Support responsabila de regiunea din care face parte.

Factura SRL va fi trimisa catre dep. Financiar.

2. Proceduri pentru modificari

Modificari cont

Documente necesare modificarii in sistem a contului bancar

Tabel standard T contine toate datele prezentate mai jos:

Observatii: - A se trimite nume, prenume complete

- A se specifica, acolo unde este cazul, daca contul este cont de card

- A se completa numele intreg al Unit Manager-ului

Data limita de trimitere a modificarii contului

25 ale lunii - pentru ca modificarea de cont sa poata fi operata pina la efectuarea platilor de comision

Modalitatea de trimitere a modificarii contului

Tabelul cu modificarea contului se trimite pe mail; doar in cazul in care mail-ul nu este functional se poate transmite pe fax.

!!! Modificarile de cont nu se transmit prin telefon

Modificari nume

Documente necesare modificarii in sistem a numelui

Tabel standard T contine toate datele prezentate mai jos:

Observatii: - A se trimite nume, prenume complete

- A se completa numele intreg al Unit Manager-ului

Data limita de trimitere a modificarii numelui

03 ale lunii - pentru ca modificarea de nume sa poata fi operata pina la efectuarea platilor de comision

!!! Modificarea numelui trebuie anuntata de consultant si la banca unde are contul deschis.

Modalitatea de trimitere a documentelor

Tabelul cu modificarea numelui se trimite pe mail; doar in cazul in care mail-ul nu este functional se poate transmite pe fax.

Nu este necesara transmiterea pe fax sau Cargus a documentelor care atesta schimbarea numelui (certificat de casatorie, hotarire de divort etc.).

Modificare structura agentie

Documente necesare modificarii in sistem a structurii agentiei

Orice modificare aparuta in structura agentiei (ex.: promovare consultant la unit manager, mutarea unui consultant de la un unit la altul, desfiintarea unui unit) este anuntata prin intermediul unui Memo.

Observatii: In cazul mutarii unui consultant de la un unit la altul nu este necesar a se transmite transferul portofoliului.

!!! NU se admit modificari in mijlocul lunii care sa necesite ajustari manuale ale comisionului la plata datorita generarii eronate a overide-ului UM/AM destituit.

!!! In cazul destituirii unui UM, fara numirea unui nou UM, toti consultantii din unit vor fi redistribuiti la alte unit-uri. Nu vor mai exista agentii cu UM-i fictivi.

!!! In cazul promovarii la UM/AM este obligatorie trimiterea contractului de management (2 exemplare) la departamentul Sales Support, o data cu trimiterea mail-ului de anuntare a promovarii.

Data limita de trimitere a modificarilor

Anuntarea tuturor modificarilor de structura se face in prima zi lucratoare a lunii.

Modalitatea de trimitere a documentelor

Modificarile se trimit pe mail in atentia RM si persoanei raspunzatoare de acea regiune din Sales Support; doar in cazul in care mail-ul nu este functional se poate transmite pe fax.

Acordul Regional Manager-ului va fi trimis tot pe mail Agentiei cu copie la persoana raspunzatoare de acea regiune din Sales Support.

Observatie : In momentul numirii unui UM/AM interimar se va anunta RM -ul responsabil de regiunea respectiva, precum si departamentul Sales Force Recruitement and Development. UM/AM interimar au drepturi depline, pentru ei fiind necesar a se trimite contractul de management departamentului Insurance Sales Force.

Transfer polite intre CAV-i activi

- Incepand cu data de 01/12/2004 nu se mai permit transferuri de contracte de la CAV la UM. Acest lucru este valabil atat in cazul transferurilor intre consultanti activi cat si in cazul consultantilor terminati.

NU se accepta transferuri de polite in urmatoarea situatie:

- Catre un consultant pentru care se stie ca urmeaza sa fie promovat in perioada imediat urmatoare pe pozitia de director de unit/agentie (UM / AM);

Transferul de contracte intre consultanti activi se poate face in 2 cazuri:

- la cererea agentiei din care pleaca contractul (doar de la UM / AM la CAV); necesita aprobare AM, RM

- la solicitarea clientului - prin dep. Contact Center; nu necesita aprobarea AM, RM

La cererea agentiei

Transferul este intre agentii (regiuni). (UM / AM - CAV)

Solicitarea de schimbare a consultantului se face printr-un mail adresat RM-ului cu copie la persoana din Sales Support raspunzatoare de agentia care solicita schimbarea.

Procesarea transferului in sistem se va face numai dupa ce:

- este primit acordul RM-ului pe mail

- Sales Support Officer-ul primeste un tabel standard numit tabel de transfer intre consultanti activi care cuprinde coloanele:

* Pentru transferuri intre doua agentii sau regiuni diferite este nevoie de aprobarea ambilor AM, respectiv a ambilor RM.

Transferul este in cadrul aceleiasi agentii. (UM/AM-CAV)

Solicitarea de schimbare a consultantului se face printr-un mail adresat AM-ului cu copie la persoana din Sales Support raspunzatoare de agentia care solicita schimbarea.

Procesarea transferului in sistem se va face numai dupa ce:

- este primit acordul AM-ului pe mail

- Sales Support Officer-ul primeste un tabel standard numit tabel de transfer intre consultanti activi care cuprinde coloanele:

La solicitarea clientului:

Dep. Contact Center informeaza Sales Support Officer-ul desemnat agentiei de unde pleaca contractul printr-un mail. Dupa efectuarea transferului Sales Support Officer-ul va informa agentiile implicate de schimbare printr-un forward la mail-ul initial.

Va rugam sa aveti in vedere urmatorul aspect: in situatia in care, ca urmare a investigatiilor efectuate in cadrul diviziei Investigatii, se solicita transferul unuia sau mai multor contracte in portofoliul altui consultant, este necesar sa transmiteti solicitarea atat catre departamentul Sales, cat si in copie, catre divizia Investigatii.

Transfer portofoliu pensii facultative P3 pt CAV/ UM/AM care devin Office Manageri

Va comunicam ca incepand cu luna septembrie 2008, persoanele care provin din forta de vanzari (CAV/UM/AM) si care devin Office Manageri se vor transfera impreuna cu intreg portofoliul de asigurari de viata si pensii obligatorii (Pilon 2), dar NU si cu portofoliul de pensii facultative (Pilon 3).

Toate actele de aderare pensii facultative (Pilon 3) incheiate pana la momentul trecerii CAV/UM/AM pe pozitia de Office Manager raman in Unit-ul/Agentia din care a facut parte respectiva persoana din forta de vanzari. Actele de aderare P3 vor fi transferate catre un alt consultant conform deciziei UM/AM incepand cu data la care fostul consultant a trecut pe pozitia de Office Manager.

Proceduri pentru procesul de plata

3.1. Introducere autorizatii, coduri fiscale

Documente necesare inregistrarii in sistem ca persoana fizica autorizata

Certificat de inregistrare fiscala

sau

- Declaratie de inregistrare fiscala/ declaratie de mentiuni pentru persoane fizice romane (formularul 020)

In certificatul de inregistrare fiscala se inscrie obligatoriu codul de identificare fiscala.

Pentru persoanele fizice, Codul de identificare fiscala va fi codul numeric personal (CNP-ul).

Declaratia de inregistrare fiscala/ declaratia de mentiuni pentru persoane fizice romane respectiv Certificatul de inregistrare fiscala contin:

numarul si data de inregistrare (inregistrarea fiscala trebuie facuta obligatoriu in luna de calcul a comisionului si nu mai tarziu de ultima zi a lunii in care se face inregistrarea)

stampila organului fiscal competent

Ex: data inregistrarii fiscale este 02 iulie; consultantul va fi inregistrat ca autorizat la plata din 10 august pentru luna iulie, nu la plata din 10 iulie.

In ceea ce priveste obligatia de inregistrare fiscala a agentilor de asigurare persoane fizice, au aparut unele modificari:

Conform art. 69 alin. 1 din Codul de procedura fiscala, modificat, orice persoana sau entitate care este subiect intr-un raport juridic fiscal se inregistreaza fiscal primind un cod de identificare fiscala.

Litera e) a articolului mentionat anterior prevede ca: incepand cu 1 ianuarie 2007, codul de identificare fiscala va fi, pentru persoanele fizice care desfasoara activitati economice in mod independent sau exercita profesii libere, codul de inregistrare fiscala atribuit de organul fiscal competent din subordinea Agentiei Nationale de Administrare Fiscala.

Astfel:

Consultantii deja inregistrati (unii au primit instiintari de la Administratia Finantelor Publice) vor completa si depune formularul 070 la organul fiscal in a carui raza teritoriala isi desfasoara activitatea, pentru a li se atribui codul de inregistrare fiscala.

Consultantii care se vor inregistra pana la 31 decembrie 2006, vor proceda ca si pana acum, doar ca vor completa in plus formularul 070.

Dupa 1 ianuarie 2007, consultantii vor completa si depune doar formularul 070, la organul fiscal in a carui raza teritoriala isi desfasoara activitatea. In cazul in care, dupa data de 1 ianuarie 2007, contribuabilii solicita inregistrarea fiscala la organul fiscal in a carui raza teritoriala isi au domiciliul, acest organ fiscal va indruma contribuabilii sa se prezinte la organul fiscal in a carui raza teritoriala isi au sediul activitatii sau locul de desfasurare efectiva a activitatii principale, in vederea indeplinirii acestei obligatii.

Data limita de trimitere a documentelor

25 ale lunii - pentru a putea fi luate in considerare la plata comisionului

Modalitatea de trimitere a documentelor

Documentele se trimit pe fax sau Cargus.

3.2. Plata comisionului pentru neautorizati

Identificarea consultantilor neautorizati

Pentru a identifica si pentru a evita unele inadvertente ce pot aparea intre situatia din sistem si cea din agentie, in prima zi lucratoare a lunii se trimite in agentie, ca si pana acum, un tabel cu toti consultantii si datele necesare verificarii fiecarui agent (data autorizatiei, cod fiscal, cont bancar etc.). In cazul in care exista inadvertente, in mail vor fi specificate data si ora limita de primire a modificarilor astfel incat sa poata fi procesate in timp util.

Retinerea comisionului

Consultantilor persoane fizice care nu fac dovada inregistrarii fiscale li se retin comisioanele realizate pe intreaga perioada in care nu au fost autorizati.

Plata comisionului retinut

Dupa autorizare, consultantul va incasa retroactiv sumele oprite, dupa retinerea impozitului la sursa.

!!! Pentru consultantii neautorizati si terminati in luna de plata comisionul nu va mai fi platit.

Carti de vizita

Comenzile de carti de vizita pentru forta de vanzari se realizeaza la Departamentul Sales Support numai pe baza tabelului:

La fiecare inceput de luna, intre zilele 1 si 3, toate comenzile efectuate in luna precedenta se transforma intr-o baza de date (cod agent, tip agent, suma de retinut) care este procesata la plata comisionului.

Nu se retine din comision costul cartilor de vizita pentru:

Consultanti seniori - treapta 3 de cariera

Consultanti experti - treapta 4 de cariera

Business consultanti - treapta 5 de cariera

Retinerea din comision a primei de asigurare pentru polita de raspundere civila profesionala

Conform Ordinului CSA numarul 10/2007 pentru punerea in aplicare a normelor privind registrul intermediarilor in asigurari si/sau in reasigurari, publicat in Monitorul Oficial numarul 553 din data de 14 august 2007, toti agentii de asigurare (persoane fizice si persoane juridice) sunt obligati sa aiba un contract de asigurare de raspundere civila profesionala in vigoare, conform limitelor stabilite in actul normativ mai sus mentionat.

Prin aceasta, va informam ca ING Asigurari de Viata va plati in numele agentilor de asigurare prima de asigurare de raspundere civila profesionala si va retine din comisionul pe care il datoreaza acestora cu orice titlu, contravaloarea acestei prime de asigurare.

Implicatii ale legii 403//2004

Va informam ca in temeiul art.34 alin. 3 lit. d din Legea nr. 32/2000 privind societatile de asigurare si supravegherea asigurarilor, modificata si completata prin Legea nr. 403/2004, agentul de asigurare persoana juridica trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:

sa aiba ca obiect de activitate numai activitatea de agent de asigurare, cu exceptia prevazuta la art. 33 alin. (2);

sa aiba in vigoare un contract de asigurare de raspundere civila, in conformitate cu cerintele prevazute de normele emise de Comisia de Supraveghere a Asigurarilor;

sa nu fi fost declarat anterior in faliment si sa nu faca obiectul unei proceduri de reorganizare judiciara si/sau de faliment la data solicitarii autorizarii;

sa se bucure de o buna reputatie, iar denumirea agentului sa cuprinda obligatoriu sintagma agent de asigurare;

Legea 32/2000 privind activitatea de asigurare si supravegherea asigurarilor prevede la Art.34, alineat 3, punctul d, urmatoarele:

"Agentul de asigurare persoana juridica trebuie sa sa se bucure de o buna reputatie, iar denumirea agentului sa cuprinda obligatoriu sintagma 'Agent de asigurare'".

Acest articol se aplica tuturor consultantilor organizati ca SRL. In momentul de fata din cei 395 de consultanti organizati ca SRL doar 224 au introdus sintagma 'Agent de asigurare' in denumire.

Termenul limita pana la care acest lucru trebuia efectuat a fost 28 octombrie 2004 iar pana in momentul de fata nu exista decizii de prelungire a acestuia.

Conform legii, in caz de nerespectare, agentii de asigurare persoane juridice sunt pasibili de aplicarea de amenzi contraventionale, de la 1.000 la 5.000 RON, institutia abilitata sa aplice sanctiunile fiind CSA.

Avand in vedere cele de mai sus, reamintim inca o data tuturor consultantilor de asigurare organizati ca SRL sa intreprinda demersurile legale pentru a fi in conformitate cu textul de lege mai sus prezentat.

Pentru informatii suplimentare va puteti adresa departamentului Sales Support. In functie de situatiile identificate in urma intrebarilor venite din partea dumneavoastra, vom reveni la randul nostru cu detalii.

Dupa schimbarea numelui SRL-ului, fiecare agent trebuie sa informeze Administratia Financiara si banca la care au deschis contul.

Intreruperea activitatii pe perioada sarcinii

Pentru a evita problemele legate de bonusuri, s-a decis sa nu mai fie incheiata in sistem activitatea consultantelor care doresc intreruperea contractului pe perioada sarcinii.

Noua schema de organizare regionala a fortei de vanzari

La 1 ianuarie 2007 a intrat in vigoare noua schema de organizare regionala a fortei de vanzari. Ca urmare, va exista tot un numar de 4 regiuni, insa noua componenta a lor va fi urmatoarea:

1. Regiunea 1:

Satu Mare (Carei, Zalau)

Baia Mare

Cluj (Dej, Turda)

Oradea (Beius)

Iasi (Vaslui, Barlad)

Suceava (Campulung Moldovenesc, Botosani)

Bucuresti3 ( Alexandria)

2. Regiunea 2:

Targu Mures (Odorheiu Secuiesc, Sighisoara, Reghin)

Alba Iulia

Sibiu (Medias)

Bistrita

Bucuresti 2

Bucuresti 5

Ploiesti (Campina, Targoviste, Sinaia)

Brasov (Fagaras, Miercurea Ciuc, Sf. Gheorghe)

3. Regiunea 3:

Piatra Neamt (Roman)

Bacau (Onesti)

Bucuresti 4

Constanta (Tulcea, Mangalia)

Galati (Tecuci)

Buzau

Braila (Focsani, Slobozia, Fetesti, Calarasi)

4. Regiunea 4:

Bucuresti 1

Bucuresti 6

Arad (Sebis)

Timisoara (Lugoj, Resita)

Ramnicu Valcea (Targu Jiu)

Pitesti (Campulung)

Deva (Petrosani)

Craiova

7. Precizari privind Recruiting Officer

Incepind din 1 octombrie a.c. nu vor mai fi emise polite cu Recruiting Officer (RO); incepand cu aceeasi data nici un membru al fortei de vinzari nu va mai avea acest rol.

8. Precizari privind Regional Trainers

In urma feedback-ului primit la sediul central, referitor la modalitatea de raportare a Regional Trainer-ilor (RT) pentru partea de portofoliu propriu, pentru a evita viitoarele posibile disfunctionalitati, urmatoarele reguli trebuie respectate:

- Pentru partea de administrare a portofoliului propriu, RT va raporta catre AM agentiei din care a plecat inainte de de a deveni RT.

- La 3 plangeri venite de la client, legate de activitatea de servisare a portofoliului propriu, se va proceda la retragerea portofoliului RT respectiv.

9. Contracte asistenti

Toti consultantii (AG, UM, AM, GI) care colaboreaza cu unul sau mai multi asistenti sunt obligati sa incheie si sa trimita la Departamentul Insurance Sales Force ( divizia Sales Administration ) o copie a contractului (contractelor) dintre consultanti si asistentii respectivi.

Un model pentru contractul de asistent elaborat de Departamentul Legal a fost transmis impreuna cu circulara 0511, precum si Anexa 1 - Fisa postului care va trebui semnata de angajat si angajator si va insoti contractul de munca al asistentilor (vezi mesaj catre agentii din data de 08.2005).

In cazul in care mai exista situatii unde nu s-au incheiat contracte pentru asistenti, se va proceda la incetarea contractului cu consultantul respectiv, iar UM-ul si AM-ul vor primi avertisment scris.

In momentul de fata , in agentii exista doua categorii de angajatori:

1) Cei care aveau incheiat un contract de munca mai vechi cu asistentul/asistentii - e valabil (vor trimite la Sediul Central copia acestuia inregistrata la Inspectoratul Teritorial de Munca).

Doar acestia, in plus, vor semna (angajat si angajator) si Anexa la contractul de munca (confidentialitate) (vezi atasament) + Fisa postului.

Sunt Camere de Munca care refuza inregistrarea anexei de confidentialitate: in acest caz este suficienta doar atasarea ei la contractul de munca (are efect juridic numai prin semnarea de catre angajat si angajator).

2) Cei care urmeaza sa incheie un contract de munca cu asistentul/asistentii - vor trimite la sediul central copia inregistrata la ITM a contractului de munca + Fisa postului.

Obs: Deoarece exista probleme cu inregistrarea contractelor de munca ale asistentilor cu angajator persoana fizica - invocandu-se dispozitiile Legii 300/2004, in conformitate cu care persoanele fizice care desfasoara activitati economice in mod independent nu pot angaja persoane cu contract individual de munca pentru desfasurarea activitatilor pentru care au fost autorizati -  se va folosi Contractul de munca + Fisa postului agreate de Dep. Legal (acestea cuprind incadrarea asistentului ca functionar administrativ, cod 419001 conform Clasificarii Ocupatiilor din Romania). Fisa postului detaliaza de asemenea maniera si atributiiile asistentului, astfel incat sa fie clar ca acesta nu desfasoara activitatile pentru care a fost autorizat agentul de asigurare.

Fiecare Agency Manager are obligatia sa confirme pe mail lista tuturor asistentilor care isi desfasoara activitatea pe teritoriul agentiei sau impreuna cu consultantii. 

- De asemenea, pentru orice nou asistent angajat , se va incheia si inregistra contract de munca - o copie a acestuia + fisa postului va fi transmisa la sediul central.

- Orice intrare sau iesire de asistent CAV va fi anuntata lunar pe mail catre sediul central.

NU se admit abateri de la aceasta regula : daca vor exista agentii unde NU s-au incheiat contracte pentru asistenti se va proceda la incetarea contractului cu consultantul respectiv, iar UM-ul si AM-ul vor primi avertisment scris.

10. Modificari ale contractului de consultant

Incepand cu 01.07.2006, se modifica forma Contractului de consultant PFA si respectiv a Contractului de consultant PFA din SRL datorita modificarii anexei "Imputernicire pentru intocmire extras borderou de plati" ca urmare a abrogarii Ordinului Ministerului Finantelor Publice nr. 58/2003 la care se face referire in anexa mentionata mai sus.

Astfel, textul:

Ordinului Ministerului Finantelor Publice numarul 58/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea si conducerea evidentei contabile in partida simpla de catre persoanele fizice care au calitatea de contribuabil in conformitate cu prevederile Ordonantei Guvernului numarul 7/2001 privind impozitul pe venit -, '

va fi inlocuit cu textul:

Ordinul Ministerului Finantelor Publice numarul 1040/2004 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea si conducerea evidentei contabile in partida simpla de catre persoanele fizice care au calitatea de contribuabil in conformitate cu prevederile Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal, reprezentand...."

Sistemul de selectie a Unit Managerilor

Va aducem la cunostinta ca sistemul de selectie a Unit Managerilor se modifica incepand cu 1 Decembrie 2008. Selectia va avea urmatoarele etape:

1. AM-ul si RM-ul decid deschiderea unei noi pozitii de UM

2. AM-ul si RM-ul decid impreuna baza de selectie

3. Candidatii interesati sa ocupe o pozitie de UM vor prezenta un CV catre AM;

4. AM-ul ii invita sa completeze testul ProManagement;

5. In baza rezultatului obtinut la test UM-ul sustine un interviu structurat cu AM-ul; in urma acestui interviu, AM-ul isi sustine recomandarea in scris si o trimite la RM;

6. Ultimul pas il reprezinta validarea candidatului de catre RM; validarea se poate face direct, fie in urma inca unui interviu structurat.

7. Numele noului UM se trimite la departamentul Sales Development si la divizia Training.

Candidatii care trec de procesul de selectie vor intra in programul de pregatire de 6 luni. Programul consta in 2 training-uri urmate de pregatire 'on the job'. Primul training este de Recrutare si Selectie, cel de al doilea de Management. In urma training-urilor, participantii au de facut planuri de actiune, care sunt puse in practica impreuna cu AM-ul.

12. Procese referitoare la colaboratorii ING (Flex Force)

A. Pasii care trebuie urmati pentru semnarea contractelor cu Flex Force:

1. Consultantul Flex Force semneaza contractul de colaborator in 2 exemplare;
2. AM semneaza contractul - in cazul in care acesta lipseste va semna UM desemnat in procura;
3. UM semneaza contractul (UM este Managerul de Unit din unitul caruia face parte consultantul FF) - in cazul in care acesta lipseste va semna UM desemnat in procura;
4. Asistenta de agentie stampileaza cu stampila agentiei cele 2 exemplare de contract pe fiecare pagina si apoi  inregistreaza contractul in registrul de corespondenta al agentiei;
5. Asistenta de agentie preda contractul semnat si stampilat catre Flex Force pentru a se inregistra la Administratia Financiara;
6. Consultantul Flex Force se duce cu contractul inregistrat la Administratia Financiara pentru a se autoriza;
7. Asistenta de agentie trimite la sediul central 1 exemplar din contractul semnat de catre Flex Force, AM si UM, impreuna cu copia de buletin semnata de catre UM pentru conformitate, formularul de participare la training, leaflet  si copia dupa formularul 020/070 inregistrat si stampilat la Administratia Financiara.

! Tabelele cu datele necesare pentru introducerea Flex Force in sistem se vor trimite pe e-mail in atentia HR Officer (Sales Force Services) concomitent cu trimiterea catre sediul central a contractelor semnate si a formularului 020/070 (dupa ce consultantii Flex Force s-au autorizat la Administratia Financiara) .

Atentie! Lipsa oricarui document mai sus mentionat atrage dupa sine neintroducerea Flex Force in sistem!

B. Procesul de intrare in sistem a colaboratorilor ING (Flex Force)

Documente necesare introducerii in sistem a unui FF:

1. Tabelul centralizator, in format Excel, cu toti Flex Force care isi incep activitatea in luna respectiva va contine obligatoriu datele urmatoare:

numele si prenumele complete;

CNP;

domiciliul stabil/ resedinta (adresa completa: strada, numar, bloc, scara, etaj, apartament, oras, judet/sector, cod postal, tara)

telefon/ fax/ e-mail;

detaliile bancare: numele complet al bancii si al sucursalei, numar cont curent sau cont de card (in format IBAN);

nume/cod director unit - se va completa numele intreg al directorului de unit (nume SRL, daca e persoana juridica) precum si codul de consultant al acestuia;

numarul de inregistrare al autorizarii conform formularului 020/070;

data autorizarii conform formularului 020/070;

data inceperii activitatii - este intotdeauna prima zi a lunii in curs (cea in care se primeste contractul);

leadul - numele si codul de cav;

domeniul de activitate din care provine Flex Force (daca este cazul) .

! Lipsa oricarei date din acest tabel va atrage dupa sine neintroducerea Flex Force in sistem.

2. Contract pentru consultant Flex Force Persoana Fizica

• contractul de Flex Force persoana fizica se completeaza in doua exemplare originale;
• pe prima pagina sa fie scrise clar: numele si prenumele, domiciliul, numarul de identificare (CNP) si functia - agent de asigurari;
• contractul sa fie semnat in original pe fiecare pagina, ambele exemplare, de catre Flex Force;
• data la care contractul intra in vigoare sa fie completata in spatiul corespunzator;
• sa fie semnat de catre Flex Force, directorul de unit (UM) si director de agentie (AM), in spatiile corespunzatoare;
• sa aiba atasate urmatoarele documente:

copia dupa buletin / carte de identitate cu semnatura UM pentru conformitate ;

formular de participare la training;

leaflet-ul completat de catre Flex Force.

contractele se stampileaza in agentie pe fiecare pagina si se inregistreaza in registrul de corespondenta al agentiei.

! Contractele incomplete se vor returna in agentie pentru a fi refacute (nu se accepta stersaturi sau corecturi cu pasta alba, contracte nesemnate, documente lipsa etc.).

Data limita de primire a documentelor la sediul central - cel mai tarziu pana pe data de 25 a lunii in curs, pentru a exista timp de procesare pana la sfarsitul lunii.

Pentru documentele primite la sediul central dupa data de 25 a fiecarei luni nu se mai proceseaza introducerea Flex Force in sistem (motivul este termenul scurt ramas pana la sfarsitul lunii de obtinere a certificatului de inregistrare fiscala pentru consultanti persoane fizice).

C. Procesul de iesire din sistem a colaboratorilor ING (Flex Force)

Incetarea activitatii unui FF poate fi procesata oricand in timpul lunii, mai putin in prima zi a lunii in care se solicita incetarea activitatii.

Documentele necesare incetarii activitatii precum si transferul de portofoliu se vor primi la Departamentul. HR nu mai tarziu de data de 20 ale lunii, pentru a exista timpul necesar operarii in sistem.

Documente obligatorii care se primesc in forma electronica la sediul central pentru procesarea incetarii activitatii consultantilor in sistem:

Secretara agentiei trimite de pe adresa de e-mail a agentiei urmatoarele documente :

Lista centralizatoare ce contine urmatoarele date:

agentia,

data (zi/luna/an),

FF care isi inceteaza activitatea in luna respectiva: cod FF, nume si prenume,

nume director unit,

data exacta a incetarii activitatii*,

semnatura director agentie**.

* data terminarii in sistem nu poate fi ziua de 01 a lunii

** deoarece aceasta lista se primeste in forma electronica, secretara agentiei are obligatia sa obtina aprobarea sub semnatura a directorului de agentie in ceea ce priveste corectitudinea datelor transmise.

Tabel transfer portofoliu cuprinde numai contractele in-force si cererile in lucru aflate in portofoliul FF la momentul la care acestia isi inceteaza activitatea; aceste contracte vor fi trasferate in cadrul Unit-ului din care face parte FF sau a agentiei, in functie de interesele clientului.

Tabelul trebuie sa contina urmatoarele date:

agentia,

cod FF initial,

nume si prenume FF initial ,

nume director unit,

numar contract,

nume si prenume client (contractant),

data incheierii cererii de asigurare,

cod consultant nou,

nume si prenume consultant nou,

nume director unit consultant nou .

Tabelul de transfer portofoliu trebuie sa fie semnat si aprobat de directorul de agentie.

In cazul in care se fac alocari de polite si catre alte agentii, tabelul de transfer portofoliu se va trimite in copie si la Agentiile care primesc acele polite. Numai dupa ce se primeste si acordul scris al acestora de acceptare a politelor, se poate efectua transferul.

Documente obligatorii care se primesc in original la sediul central pentru procesarea incetarii activitatii consultantilor in sistem:

Notificare incetare activitate

- se primeste un exemplar in original la Departamentul HR pentru toti FF care ies din sistem in luna respectiva.

- se inregistreaza cu numar de intrare luat din registrul de Corespondenta al Companiei.

Contractul unui FF inceteaza la data indicata in cuprinsul notificarii scrise care este transmisa FF si pe care acesta e obligat sa semneze de primire.

In cazul in care FF refuza sa semneze de primire sau nu are posibilitatea se semneze notificarea din orice motive, directorul de unit si directorul de agentie au obligatia sa trimita notificarea prin posta, recomandata cu confirmare de primire; copia "tichet recomandata" emisa de oficiul postal va fi atasata la notificare . In acest caz, directorul de unit /directorul de agentie vor semna si vor specifica pe notificare "FF refuza/ nu poate sa semneze".

Un exemplar al notificarii ramane la FF al carui contract de colaborare a incetat iar celalalt exemplar al notificarii se transmite la sediul central - in atentia HR Officer.

Reguli de semnare a notificarii de incetare pentru terminarea contractelor FF:

In cazul incetarii contractului pentru FF, notificarea de incetare se semneaza de catre Directorul de Unit (UM), dupa ce a obtinut, in prealabil, pe e-mail sau in scris, acordul Directorului de Agentie;

Memo incetare activitate - se primeste un exemplar original la departamentul. HR pentru toti FF care ies din sistem si insoteste notificarea.

Orice decizie de incetare a contractului unui FF trebuie fundamentata printr-un memo scris, aprobat de pozitia direct superioara, pe baza aceleiasi reguli ca la semnarea notificarilor (directorul de agentie aproba memo-ul directorului de unit) in care se trec motivele exacte pentru care i se face incetarea contractului de consultant ( ex. boala, alte oportunitati in cariera,etc.) sau in cazul - lipsa activitate ori fraude - obligatiile din contractul de consultant care nu au fost respectate.

Obs: Atat notificarea cat si memo-ul vor contine data exacta a iesirii din sistem care va coincide cu data cand consultantul a primit spre semnare notificarea si a predat toate documentele/ materialele care reprezinta proprietatea Companiei .

Formular de lichidare - mentioneaza daca s-au predat toate cererile necompletate, materialele de instruire, etc. (este pastrat in agentie).

HR Officer are obligatia sa verifice documentele de mai sus :

sa contina agentia, nume si prenume FF, cod FF, data exacta a iesirii din sistem, numarul si data contractului FF;

sa existe pe notificare semnatura FF, a directorului de unit si a directorului de agentie;

in cazul in care nu exista pe notificare semnatura FF, sa verifice daca are atasat "tichet recomandata" emis de oficiul postal;

memo-ul sa contina motivul incetarii colaborarii, precum si aprobarea directorului de agentie si semnatura director unit.

!!! Lipsa notificarii sau a memo-ului atrage dupa sine neprocesarea incetarii de activitate in sistem.

D. Procesul post recrutare pentru colaboratorii ING (Flex Force)

Procesul incepe dupa ce Flex Force este introdus in sistem.

A fost stabilit faptul ca FF va participa la mini-training dupa ce a semnat contractul cu ING si a primit manualul de vanzari.

Primul pas al procesului de vanzare incepe cu mini-training-ul (responsabil pentru sustinerea acestui mini-training este UM-ul /AM-ul):

o       Mini-training-ul va avea loc o data pe saptamana, sambata (data poate fi schimbata la solicitarea AM-ului) iar numarul optim de participanti acceptati va fi intre 10 si 15;

o       Daca numarul de participanti care au confirmat prezenta va fi mai mic de 6 (sase) persoane, training-ul nu va mai fi sustinut de catre UM/AM si va fi amanat.

La sfarsitul mini-training-ului, fiecare FF va semna un formular de luare la cunostinta, confirmand astfel participarea la training; formularul va fi trimis in atentia departamentului HR unde va fi arhivat odata cu contractul. AM-ul/UM-ul sunt responsabili pentru obtinerea formularelor semnate.

Mini-training-ul va contine:

o       Prezentare ING

o       Prezentare cod de conduita

o       Training produs Smart

o       Aspecte legale PFI

o       Aspecte fiscale PFI

Dupa mini-training, conform Codului Fiscal in vigoare, FFi sunt responsabili pentru inregistrarea la Administratia Fiscala si trebuie sa trimita o copie a formularului 020 si/sau o copie a formularului 070 la sediul central, in atentia departamentului de Resurse Umane; formularul trebuie sa contina numarul de inregistrare si stampila Administratiei Fiscale.

Dupa efectuarea mini-trainingului si a inregistrarii la Administratia Fiscala, fiecare FF va primi cate 2 polite Smart (vor semna de primire pe un tabel administrat de catre ASSO2, care va contine numarul de polita, numarul de chitanta, data curenta, nume si semnatura FF).

Dupa ce s-a incheiat mini-training-ul, va incepe un proces de monitorizare:

o       Un raport va fi trimis saptamanal de catre ASSO2 in atentia departamentului de Resurse Umane continand programarea training-ului pentru saptamana urmatoare;

o       Mini-training-ul trebuie organizat in maximum o saptamana dupa ce sunt introdusi 10 FF pe fiecare agentie in sistem.

o       Va fi procesat un raport saptamanal (din AS400) care va contine toti FF introdusi in sistem in saptamana precedenta.

o       HR Officer desemnat va analiza cele 2 rapoarte mentionate mai sus si va identifica eventualele neconcordante dupa care va informa departamentul Sales Development care va lua masurile ce se impun.

o       UM va organiza o intalnire lunara cu toti FF din unitul sau.

De fiecare data cand vinde o polita Smart, FF trebuie sa se intoarca la sediul agentiei si sa depuna copia politei de asigurare incheiata impreuna cu banii incasati in maximum 24 de ore de la incheierea politei. ASSO2 va tine evidenta si va completa intr-un tabel excel de fiecare data cand un FF inmaneaza copia politei si prima incasata.

Polita de asigurare SMART va fi semnata de catre UM inainte de a fi trimisa departamentului UW.

FF trebuie sa cunoasca procedurile de Sales Administration si trebuie sa aiba access la circulara interna sau cel putin la informatiile care il vizeaza in mod direct.

Accesul FF in agentie este restrictionat (in fiecare zi de luni pana vineri intre orele 16 si 20 )

In cazul in care o polita de asigurare Smart vanduta de catre FF contine greseli/date lipsa, rezolvarea corespondentei se va face in doua moduri:

De catre departamentul Contact Center prin contact direct cu clientul:

o       In fiecare zi lucratoare, departamentul Contact Center ruleaza in AS400 un query care contine toate politele SMART emise in ziua precedenta;

o       Operatorii de la departamentul Contact Center contacteaza clientii politelor SMART emise, pentru a-i felicita (prin Welcome Call);

o       Prioritare sunt cazurile in care exista informatii lipsa cum ar fi: lipsa copie BI asigurat principal, lipsa copie BI asigurat secundar, lipsa data incheiere cerere, lipsa CNP asigurat secundar, semnatura diferita fata de contractele anterioare (aceasta situatie va fi rezolvata conform procedurii INV02 "Investigarea semnaturilor neconcordante ").

De catre departamentul UW prin intermediul agentiilor:

o       UW Officer trimite pe e-mail in agentii corespondenta in atentia FF; ASSO2 va anunta FF de existenta acestei corespondente;

o        Cazurile pentru care este necesar ca FF sa contacteze inca o data clientul (ulterior incheierii contractului) sunt: coasigurat mai mic de 1 an, interval gresit cu prima mai mica, lipsa semnatura, prima platita pentru coasigurat dar coasiguratul nu este mentionat pe cerere, varianta de refuz in urmatoarele situatii: mai are un astfel de produs sau motive medicale (clientul a modificat disclaimer-ul medical care apare pe polita).

13. Implicatii ale legii 32/2000 privind asigurarea de raspundere civila profesionala pentru consultantii SRL

Conform articolului 34, alineatul 3, litera b) din Legea 32/2000, agentii de asigurare persoane juridice trebuie sa aiba in vigoare un contract de asigurare de raspundere civila, a carui valoare sa reprezinte 75% din valoarea contractului de asigurare de raspundere civila pentru brokeri.

Conform art. 7 lit. b) din Ordinul 3110/2004 pentru punerea in aplicare a Normelor privind autorizarea brokerilor de asigurare si/sau de reasigurare, limita minima a contractului de asigurare de raspundere civila profesionala pentru brokeri este de 1.000.000 euro/eveniment si 1.500.000 euro suma agregata pe an, fara fransiza, de la 1 ianuarie 2007.

In curand vor fi publicate normele privind Registrul agentilor de asigurare. Conform proiectului de norma, pentru a fi inscrisi in acest Registru, agentii de asigurare persoane juridice trebuie sa prezinte, printre altele, originalul si o copie dupa contractul de asigurare de raspundere civila, de valoarea prevazuta mai sus, precum si dovada platii care sa ateste ca acest contract este in vigoare.

Precizam ca obligativitatea acestui contract de raspundere civila profesionala nu depinde de aparitia normelor privind registrul agentilor de asigurare. Este o conditie obligatorie in prezent, stabilita prin legea 32/2000 (alte societati de asigurare o aplica deja).

14. Registrul agentilor de asigurare

Comisia de Supraveghere a Asigurarilor (CSA) a emis in data de 16 iulie 2007 Ordinul 10/2007 pentru punerea in aplicare a Normelor privind Registrul intermediarilor in asigurari si/sau reasigurari, publicat in Monitorul Oficial nr.553 din data de 14 august 2007.

Conform acestor Norme, orice asigurator are obligatia de a deschide un Registru, in care vor fi inscrisi toti agentii de asigurare cu care asiguratorul a incheiat contract de agent. Normele se aplica atat in cazul CAV-ilor, persoane fizice si juridice, cat si FF-ilor.

Asiguratorii vor emite pentru fiecare agent de asigurare persoana fizica, precum si pentru conducatorul agentului de asigurare persoana juridica, iar agentii de asigurare persoane juridice pentru fiecare subagent, o legitimatie ale carei continut si caracteristici tehnice sunt prevazute in Norme.

A.

In vederea inscrierii ca agent de asigurare, persoana fizica trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:

   a) sa fie absolvent de liceu, cu diploma;

b) sa detina din partea unui asigurator o autorizatie valabila de a actiona in numele acestuia, aceasta autorizatie fiind contractul de agent;

   c) sa nu aiba cazier judiciar pentru infractiuni contra patrimoniului sau pentru infractiuni prevazute de legislatia financiar-fiscala;

   d) sa aiba un contract de asigurare de raspundere civila profesionala in vigoare, a carui valoare sa fie de 1.500 euro/eveniment si 3.000 euro suma agregata pe an, fara franciza;

   e) sa indeplineasca cerintele legale in vigoare privind angajarea gestionarilor, constituirea de garantii si raspunderea in legatura cu gestionarea bunurilor operatorilor economici, autoritatilor sau institutiilor;

   f) sa se bucure de o buna reputatie.

B.

In vederea inscrierii in Registru, conducatorul agentului de asigurare persoana juridica trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:

a) are experienta de cel putin un an in asigurari;

b) nu are cazier judiciar pentru infractiuni contra patrimoniului sau pentru infractiuni prevazute de legislatia financiar-fiscala;

c) se bucura de o buna reputatie.

Persoanele juridice trebuie sa prezinte asiguratorului urmatoarele documente:

a)      copia actului constitutiv, din care sa rezulte ca are obiect unic de activitate si ca denumirea cuprinde sintagma 'agent de asigurare'

b)      certificat constatator eliberat cu cel mult 30 de zile inainte de data solicitarii de catre oficiul registrului comertului din raza teritoriala unde isi are sediul social;

c)      copia contractului de asigurare de raspundere civila profesionala

d)     cazier fiscal si cazier judiciar pentru asociatul unic persoana fizica

e)      cazier fiscal pentru asociatii persoane juridice (daca este cazul)

f)       certificat constatator emis de Oficiul Registrului Comertului privind datele de inmatriculare ale asociatilor persoane juridice (daca suntem in situatia de la litera e))

g)      CV, cazierul judiciar si fiscal al persoanei care conduce SRL-ul, daca este diferita de asociatul unic.

h)      daca SRL-ul are persoane angajate cu contract de munca, care actioneaza in numele persoanei juridice in ceea ce priveste intermedierea de asigurari, vom avea nevoie si de cazierul fiscal si judiciar al acestor persoane, copii ale contractelor de munca ale acestora, inclusiv CNP-ul lor.

Asiguratorul va trimite catre CSA, in format electronic, lista agentilor de asigurare persoane fizice, lista agentilor de asigurare persoane juridice, a conducatorului acestora, precum si pe cea a subagentilor, in vederea alocarii codurilor unice pentru persoana juridica si pentru persoanele fizice.

Asiguratorul va prelua aceste coduri din Registrul deschis si mentinut de CSA, in vederea emiterii legitimatiilor. Dupa inregistrare, asiguratorii sunt obligati sa elibereze intermediarilor in asigurari, persoane juridice, un certificat de inregistrare. CSA va transmite asiguratorilor modelul standard al acestui certificat.

Toti agentii de asigurari vor urma cursuri de calificare si perfectionare profesionala. CSA nu a emis deocamdata Normele privind acreditarea entitatilor care vor organiza astfel de cursuri. In termen de 3 ani de la data publicarii acestor Norme, agentii de asigurare sunt obligati sa obtina certificatul de calificare profesionala.

Conform prevederilor Ordinului 10/2007, activitatea de intermediere de asigurari se poate desfasura numai la:

   a) sediile principale sau secundare ale asiguratorilor sau, dupa caz, ale agentilor de asigurare persoane juridice;

   b) sediile principale sau secundare ale asiguratilor ori ale potentialilor asigurati persoane juridice;

   c) domiciliul sau, dupa caz, resedinta asiguratilor ori a potentialilor asigurati persoane fizice.

d) domiciliul sau, dupa caz, resedinta agentilor de asigurare persoane fizice.

15. Pasii procesului de avizare a agentilor de marketing pentru vanzare pensii

A. Verificare preliminara in vederea demararii procedurii de introducere in sistem a agentilor de pensii:

Asistenta de agentie completeaza, verifica si trimite pe e-mail la HO, tabelul centralizator cu datele agentilor de marketing (agenti de pensii) care urmeaza sa fie introdusi in sistem. In cazul in care mail-ul nu este functional se accepta transmiterea pe fax a tabelului.

B.  Documente necesare introducerii in sistem a unui agent de pensii:

Tabelul centralizator (atasat), in format Excel, cu toti agentii de marketing care isi incep activitatea in luna respectiva, va fi intocmit de fiecare agentie si trimis in HO. Acest tabel va contine obligatoriu datele urmatoare:

numele si prenumele complete

CNP

domiciliul stabil/ resedinta (adresa completa: strada, numar, bloc, scara, etaj, apartament, oras, judet/sector, cod postal, tara)

adresa de e-mail

numarul de telefon

detaliile bancare: numele complet al bancii si al sucursalei, numar cont curent sau cont de card (in format IBAN)

nume/cod director unit - se va completa numele intreg al directorului de unit (nume SRL, daca este persoana juridica) precum si codul de consultant al acestuia 

De asemenea numarul total al documentelor trimise se va centraliza in acelasi Excel

! Lipsa oricarei date din acest tabel va atrage dupa sine neintroducerea agentului de marketing in sistem.

Contract agent de marketing - se trimite in HO completat, in trei exemplare in original , semnate de catre agentul de marketing (pe fiecare pagina) si de catre AM si UM ptr. Conformitate .

Copie dupa BI/CI, semnata de agentii de marketing ptr. conformitate cu declaratia " conform cu originalul ".

Certificat de absolvire curs specialitate cu punctajul obtinut

Acord debitare (doar pentru consultantii care au statut SRL in Sistemul de Asigurari Life )

C. Verificare documente :

Asistenta de agentie trebuie sa verifice daca documentele enumerate la punctul B sunt corect completate si sa le trimita in timp util la sediul central, dupa ce obtine in prealabil acordul directorului de agentie;

Reguli completare contract marketing:

Contract pentru agent pensii Persoana Fizica

1. contractul de agent pensii persoana fizica se primeste in trei exemplare originale ;

2. pe prima pagina sa fie scrise clar: numele si prenumele, domiciliul, numarul de identificare (CNP)

3. contractul sa fie semnat in original pe fiecare pagina, toate cele exemplare, de catre agentul de pensii;

4. data la care contractul intra in vigoare nu va fi completata ;

5. sa fie semnat de agentul de pensii, unit manager si directorul de agentie, in spatiile corespunzatoare;

6. sa aiba atasate urmatoarele documente:

Copia dupa buletin / carte de identitate cu semnatura consultantului , pentru conformitate si declaratie " conform cu originalul "

7. contractele nu se stampileaza in agentie.

! Contractele incomplete se vor returna in agentie pentru a fi refacute ( nu se accepta stersaturi sau corecturi cu pasta alba, contracte nesemnate, documente lipsa etc.).

Foarte important !!! - Pentru incasare override pensii, atat Unit Managerii cat si Agency Managerii trebuie sa furnizeze acelasi set de documente.

16. Modificarea statutului agentului de asigurare in flex-force si viceversa

Incepand cu data de 23.05.2007 a intrat in vigoare urmatoarea procedura de schimbare a statutului unui agent (din flex-force in consultant sau din consultant in flex-force):

Procedura pentru modificarea din flex-force in CAV si din CAV in flex-force:

A. Modificare din flex-force in consultant de asigurari ( FF → CAV )

Cand un flex-force este promovat la pozitia de consultant de asigurare (CAV), secretara de agentie (ASSO1) trimite e-mail catre divizia Sales Admin (in atentia Sales Admin Officer) - mesajul va fi obligatoriu cu copie la AM si RM;

Mesajul va contine: nume si prenume flex-force care urmeaza sa fie promovat in CAV, codul de flex-force, data exacta la care intra in vigoare modificarea, unitul (nume/cod UM), motivul (obligatoriu);

Concomitent cu mesajul de anunt, ASSO1 va trimite prin Cargus/Curier catre Sales Support Officer contractul de consultant, in doua exemplare (se vor urma exact aceleasi reguli ca la introducerea CAV in sistem);

Data intrarii in vigoare a contractului de CAV: se va completa 01 a lunii in care a fost promovat din flex-force in CAV.

Nu vor fi modificati cu statutul de CAV in sistem daca nu au promovat cursul Basic si nu se regasesc in centralizatorul de cursanti al departamentului Training.

Termenul limita de trimitere a modificarilor FF ->CAV la sediul central - cel mai tarziu pana pe data de 20 a lunii in curs (orice mesaj trimis dupa data mentionata se va lua in considerare luna urmatoare).

B. Modificare din consultant de asigurari in flex-force ( CAV → FF )

Cand un consultant de asigurari (CAV) este transformat in flex-force (FF), secretara de agentie (ASSO1) trimite e-mail catre divizia Sales Admin (in atentia Sales Admin Officer) - mesajul va fi obligatoriu cu copie la AM si RM;

Mesajul va contine: nume si prenume CAV care urmeaza sa fie modificat in flex-force, codul de CAV, data exacta la care intra in vigoare modificarea, unitul (nume/cod UM), motivul (obligatoriu);

Ce este diferit in cazul transformarii din CAV->FF:

In cazul in care a incheiat polite in perioada cat a fost consultant, se va trimite obligatoriu transferul de portofoliu catre Sales Admin Officer;

Se vor transfera toate politele in-force (IF), cu exceptia politelor SMART (in portofoliul noului FF trebuie sa ramana numai polite cu cod: PR1, PR2, PS1 si PS2);

NU este nevoie de trimiterea unui nou contract de flex-force la sediul central.

Termenul limita de trimitere a modificarilor CAV->FF la sediul central - in primele 5 zile lucratoare ale lunii in curs, odata cu modificarile de structura ale agentiei (orice mesaj trimis dupa data mentionata se va lua in considerare luna urmatoare).

!! Toate modificarile de structura ( FF -> CAV, CAV -> FF ) se vor opera in sistem numai dupa ce se obtine in prealabil aprobarea AM si RM.

Divizia TRAINING

17.1 Procedura privind participarea la cursul initial pentru dobandirea contractului de CAV

Scopul procedurii Descrierea pasilor care trebuie urmati pentru inscrierea si certificarea absolvirii cursului Initial

Descriere: Aceasta procedura descrie procesul de inscriere in cursul initial organizat de catre departamentul de training la nivelul agentiilor din tara si procesul de certificare a absolvirii acestui curs in vederea dobandirii statutului de CAV.

Persoane le responsabile Agency Manager, Regional Trainer, Training Coordinator

Cand este necesara: Atunci cand un recrut doreste sa devina CAV

Comentarii: Prezenta procedura vine in completarea procedurii de recrutare si selectie pentru forta de vanzari

Pasi ai procedurii:

1. Agency Manager-ul intocmeste lista participantilor la cursul Initial. Lista se completeaza conform modelului in tabelul anexat, si va cuprinde obligatoriu si integral informatiile necesare pentru urmatoarele campuri:

Numele si prenumele candidatului

Identificarea unitului si agentiei in care a fost recrutat

Mentiunea privind participarea candidatului la prezentarea de cariera a consultantului

Mentiunea privind realizarea de catre candidat a P100

Scorurile la testul POP6 pentru acel candidat

Varsta candidatului

Profesia si ocupatia candidatului

2. Agency Managerul transmite coordonatorului activitatii de instruire a zonei in care se afla agentia, via e-mail, pe adresa interna ING, lista completata conform instructiunilor de mai sus, pana cel tarziu cu 3 zile lucratoare inaintea datei planificate pentru inceperea cursului

Primirea listei completate integral conditioneaza desfasurarea cursului; in lipsa acestui pas al procedurii, cursul respectiv se anuleaza.

Numarul minim de persoane de pe lista este 6

Numarul maxim de persoane de pe lista este 15

3. Coordonatorul activitatii de instruire confirma desfasurarea cursului Initial pe baza listei primite de la Agency Manager pana cel tarziu cu 1 zi lucratoare inaintea datei planificate pentru desfasurarea cursului si transmite RT alocat pentru acel curs lista de cursanti.Lista va cuprinde maxim 15 participanti cu tot cu cei redirectionati de la alte agentii.

4. Candidatii sunt obligati sa participe activ si integral la cursul Initial. Absenta din curs pe o durata mai mare de 4 ore atrage dupa sine eliminarea din procesul de instruire.

5. La finalul cursului, candidatii sunt obligati sa participe la testarea cunostintelor acumulate pe parcursul cursului

Standardul de absolvire a cursului este de 70% din punctajul maxim posibil al testului

In cazul in care rezultatul candidatului la testul de evaluare a cunostintelor este sub 70%, candidatul va putea fi retestat in cadrul unei sesiuni planificate de comun acord cu RT.

Numarul maxim de prezente la sesiunile de retestare este1. In cazul a 2 rezultate repetate sub standardul testului de cunostinte candidatul este considerat respins definitiv.

6. RT transmite via e-mail coordonatorului activitatii de instruire cel tarziu in lunea din saptamana ulterioara cursului Initial raportul de curs care cuprinde rezultatele testelor candidatilor si trimite via Cargus testele nominale in original in HO.

7. Coordonatorul activitatii de instruire transmite Agency Manager-ului rezultatele testelor candidatilor cel tarziu martea din saptamana ulterioara cursului Initial.

Incepand cu momentul certificarii absolvirii cursului Initial, candidatul poate demara procedura pentru primirea contractului de CAV conform specificatiilor Agency Manager-ului

Rezultatul pozitiv la testare este valabil pe o durata de maxim 6 luni de la data validarii. In cazul in care CAV nu primeste contract in interval de 6 luni, validarea se pierde de drept.

8. Coordonatorul activitatii de instruire transmite departamentului Sales Support - coordonatorul administrarii - cel tarziu martea din saptamana ulterioara cursului Initial lista candidatilor certificati in vederea potentialei demarari a procesului pentru primirea contractului de CAV. Lista va cuprinde campurile regiune- agentie- nume.

9. In cazul in care in sala de curs se constata in orice moment absenta unor candidati inscrisi pe lista transmisa de catre Agency Manager, RT va mentiona acest lucru in fisa de prezenta din raportul de curs, iar Agency Manager-ul va transmite coordonatorului activitatii de instruire si RM motivarea absentei acestora.

10. In cazul in care oricand pe parcursul primei zile de curs in sala de curs se afla mai putin de 6 persoane, cursul se anuleaza, iar agentia va achita contravaloarea eventualelor cheltuieli de deplasare si cazare a RT.

Nota: Coloana privind rezultatele testului POP sunt obligatorii pentru agentiile care detin acest instrument, iar pe masura ce POP devine disponibil, agentiile au obligatia de a comunica si rezultatele acestui test.

17.2. Procedura referitoare la Trainer-i Regionali - recrutare, selectie, numire si instruire

Scopul Procedurii: Descrierea pasilor care trebuie urmati pentru ocuparea pozitiei de Trainer Regional (RT)

Descriere: Aceasta procedura descrie procesele de recrutare, selectie, numire si instruire a RT

Persoana responsabila: Training Manager (T.M.), Training Coordinator (T.C.), Reprezentant HR pentru forta de vanzari

Pasi ai procedurii:

Recrutarea RT

a) TM anunta via e-mail in agentiile ING Asigurari de Viata perioada in care sunt asteptate CV-uri si scrisori de intentie pentru pozitia de RT.

b) In cazul in care rezultatul recrutarii nu este satisfacator , TM solicita reprezentantului HR sa recruteaza din exterior

c) Candidatii din interior, interesati, trimit catre TM CV-ul si scrisorile de intentie, in perioada de recrutare stabilita

Selectia RT

a) Etapele selectie sunt urmatoarele:

Screening CV, realizat de catre TM si TC

Testare Psihologica, realizata de HR

Primul interviu cu TM

Exercitii de grup si individuale, realizate de TM, TC si HR

Al doilea interviu cu Sales Director si TM

b) Fiecare pas de selectie are caracter eliminatoriu, mai putin testarea psihologica

c) Candidatii care nu au trecut de al doilea interviu, vor ramane in atentia TM pentru numiri ulterioare.

Numirea RT

a) Candidatul numit in postul vacant de RT intra in procesul de instruire (vezi capitolul Instruire RT) aferent perioadei de 3 luni pentru care se incheie contract de colaborare sau act aditional la contractul de CAV sau UM, dupa caz, pe durata determinata.

b) La terminarea perioadei de 3 luni, in cazul evaluarii favorabile a TM si TC, candidatul semneaza actul aditional la contractul de CAV sau UM sau contractul de colaborare cu ING Asigurari de Viata, dupa caz, pe perioada nedeterminata, si este confirmat pe post.

c) In cazul evaluarii nefavorabile a candidatului la sfarsitul perioadei de proba, acesta revine in activitatea sa de vanzari in cadrul companiei, daca este cazul.

Instruirea RT

a) Dupa numirea in postul vacant, in perioada de 3 luni, RT se instruieste intr-un interval de 2 saptamani in domeniile:

produse si servicii ING, prin studiu individual

tehnici de prezentare, teoria invatarii la adulti si metode de baza in instruire, sub directa supervizare a TC

b) La finalul celor 2 saptamani, RT sustine un test de cunostinte si abilitati de baza privind temele de mai sus. In cazul realizarii baremului de 80% la testare, RT incepe activitatea de training prin sustinerea unui curs Initial sub indrumarea directa a TC.

c) In cazul nerealizarii baremului de 80% la testare, RT poate solicita retestarea intr-un interval de maxim 2 saptamani. Retestarea se realizeaza o singura data. Nereusita la a doua testare atrage dupa sine renuntarea la colaborarea cu RT.

d) In cele 3 luni de proba, TC si TM vor realiza fiecare minim o sesiune de supervizare si indrumare a RT.