Procedura de autorizare a cheltuielilor

1. Scop

Scopul procedurii de autorizare a platilor este de a asigura o utilizare eficienta a fondurilor comunitare si a co-finantarii de la bugetul de stat, in concordanta cu reglementarile comunitare si ale legislatiei romane in vigoare.

2. Cadru legal

Procedura de autorizare a platilor este aplicabila in baza:

• legislatiei nationale in vigoare:

OUG nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de   achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii;

Hotararea nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achizitie publica din Ordonanta de Urgenta a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii;

OUG nr. 30/2006 privind functia de verificare a aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de achizitie publica;

Hotararea nr. 942/2006 pentru aprobarea Normelor de aplicare a Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 30/2006 privind functia de verificare a aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de achizitie publica;

Legea nr. 10/1995 privind calitatea in constructii, reactualizata;

Legea nr. 50/1991 privind autorizarea executarii lucrarilor de constructii, republicata;

Hotararea nr. 1179/2002 privind aprobarea Structurii devizului general si a Metodologiei privind elaborarea devizului general pentru obiective de investitii si lucrari de interventii, completata cu Hotararea nr. 935/2003;

Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal cu completarile si modificarile ulterioare;

Ordinul nr. 1850/2004 privind registrele si formularele financiar-contabile;

Legea nr. 500/2002 privind finantele publice cu modificarile si completarile ulterioare;

Ordonanta nr. 79/2003 privind controlul si recuperarea fondurilor comunitare, precum si a fondurilor de co-finantare aferente utilizate necorespunzator;

Hotararea nr. 1510/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Ordonantei Guvernului nr. 79/2003 privind controlul si recuperarea fondurilor comunitare;

Ordonanta nr. 119/ 1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv propriu, republicata;

Ordinul nr. 522/ 2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv cu modificarile si completarile ulterioare;

Ordinul nr. 946/ 2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzand standardele de management/control intern la entitatile publice si pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial.

• legislatiei europene in vigoare:

Regulamentul General al CE nr. 1083/2006;

Regulamentul cu privire la Fondul European de Dezvoltare Regionala nr.1080/2006.

Aspecte generale privind platile

In Memorandumul privind Stabilirea fluxurilor financiare generate de instrumentele structurale, in vederea dezvoltarii cadrului institutional necesar asigurarii unui management eficient al instrumentelor structurale, aprobat de Ministrul Finantelor Publice, s-au stabilit urmatoarele aspecte:

• moneda in care se efectueaza platile este moneda nationala (RON). Fluxurile de fonduri se vor derula prin sistemul Trezoreriei statului;
• contributia Uniunii Europene prin instrumentele structurale este reflectata intr-un buget de venituri si cheltuieli anexa 17 la bugetul Ministerului Integrarii Europene, distinct de fondurile alocate acestuia de la bugetul de stat;
• co-finantarea publica (pentru proiectele autoritatilor administratiei publice locale pentru care exista baza legala de asigurare a co-finantarii de la bugetul de stat) si sumele necesare pre-finantarii sunt incluse in bugetul Ministerului Finantelor Publice, in pozitie globala si sunt alocate la nivelul Autoritatii de Certificare si Plata. Transferul sumelor reprezentand co-finantarea si pre-finantarea asigurate de la bugetul de stat catre beneficiarii finali este efectuat de catre Directia Certificare si Plati Programe - Serviciul Financiar si Evidenta Contabila Fonduri. In cazul in care controalele efectuate cu scopul certificarii cheltuielilor conduc la stabilirea unor cheltuieli ca fiind neeligibile, care trebuie recuperate sau deduse din plati ulterioare, responsabilitatea recuperarii acestora apartine Autoritatii de Management.
• efectuarea platilor catre beneficiari in cadrul Programului Operational Regional se face prin intermediul Directiei Certificare si Plati Programe - Serviciul Financiar si Evidenta Contabila Fonduri.

Beneficiarul intocmeste Cererea de Rambursare in 3 exemplare in original si transmite la Organismul Intermediar 2 exemplare, insotite de un set complet de copii dupa documentele justificative. Un exemplar al Cererii de Rambursare, insotit de documentele justificative in original, va ramane la sediul Proiectului.

Cererea de Rambursare a Beneficiarului trebuie sa fie insotita de urmatoarele documente justificative:

copiile facturilor;

copiile documentelor care atesta plata (ex. ordine de plata, extrase de cont);

copie dupa Garantia de buna executie pentru servicii;

copie dupa Garantia de buna executie pentru lucrari;

copii ale proceselor verbale pe faze determinante;

copii dupa devizele financiare pentru servicii;

copii ale certificatelor de origine;

declaratia privind veniturile nete din proiect;

documente ce atesta daca beneficiarul este platitor de TVA;

alte documente relevante.

Cererea de Rambursare in original impreuna cu toate aceste documente in copie alcatuiesc Dosarul Cererii de Rambursare al Beneficiarului, dosar ce va fi depus la Organismul Intermediar.

Dosarul Cererii de Rambursare va avea cuprins, iar documentele pe care le contine trebuie numerotate. Beneficiarul va face mentiunea la sfarsitul dosarului  Acest dosar contine ... pagini, numerotate de la 1 la ... ". In dosar documentele vor fi asezate in ordine cronologica, asa cum sunt evidentiate in raportarea financiara pe capitole bugetare.

La nivelul Organismului Intermediar, se va intocmi Dosarul Cererii de Rambursare - OI pentru fiecare Cerere de rambursare a beneficiarului. Acest dosar va contine toate documentele de verificare elaborate de OI, precum si Dosarul Cererii de Rambursare al Beneficiarului. Pe coperta dosarului se vor mentiona numele Beneficiarului, codul proiectului, titlul proiectului, numarul Cererii de Rambursare. Acest dosar va avea cuprins, iar documentele pe care le contine trebuie numerotate. Se va face mentiunea la sfarsitul dosarului "Acest dosar contine ... pagini, numerotate de la 1 la ... . Dosarul ce contine originalul documentelor de verificare elaborate de OI, avizul OI si Cererea de Rambursare a beneficiarului va fi intocmit in 2 exemplare, din care un exemplar va fi transmis la Autoritatea de Management, iar celalalt va ramane in cadrul Organismului Intermediar.

In cadrul Serviciului Certificare Fonduri Structurale din cadrul Directiei Certificare si Plati Programe se va intocmi un Dosar al Cererii de Rambursare - AM care va contine toate documentele de verificare elaborate de catre ofiterii de contract din cadrul Serviciului Certificare Fonduri Structurale, documentele elaborate de catre Organismul Intermediar, precum si Dosarul Cererii de Rambursare al beneficiarului, care va contine Cererea de rambursare a beneficiarului in original. Acest Dosar se intocmeste intr-un exemplar si va ramane in cadrul serviciului pana la finalizarea proiectului pentru a fi disponibil la controale. Acest dosar va avea cuprins, iar documentele pe care le contine trebuie numerotate. Se va face mentiunea la sfarsitul dosarului "Acest dosar contine ... pagini, numerotate de la 1 la ... . Totodata, se va asigura ca exista un Dosar al proiectului care va include contractul de finantare in original, precum si toate Dosarele pentru fiecare Cerere de Rambursare intocmite de catre Autoritatea de Management.

Dosarele se completeaza cu documente relevante pentru: pre-finantare, platile intermediare si plata finala.

Numai anumite persoane la nivelul Organismelor Intermediare si la nivelul Autoritatii de Management vor avea atributii in introducerea si validarea informatiilor introduse in SMIS (conform Procedurii SMIS). Autoritatea de Management are acces la baza de date a SMIS si prin aceasta are oportunitatea de a verifica toate informatiile necesare. Se va verifica conformitatea datelor din SMIS fata de documentele scrise care sustin aceste documente. Daca se descopera orice neregula, constatarile vor fi transmise la persoana responsabila cu SMIS din cadrul Organismului Intermediar, respectiv din cadrul Autoritatii de Management.

Dosarul Cererii de rambursare a beneficiarului cuprinde:

Cererea de rambursare in original;

Documente justificative.

Dosarul Cererii de rambursare - OI cuprinde:

Cererea de rambursare a beneficiarului in original;

Copii dupa documentele justificative cu mentiunea "Conform cu originalul";

Lista de verificare a cererilor de rambursare - OI in original;

Alte documente aferente clarificarilor in original (daca este cazul);

Avizul in original si nota de transmitere a cererii de rambursare la AM.

Dosarul Cererii de rambursare - AM cuprinde:

Cererea de rambursare a beneficiarului in original;

Lista de verificare a cererilor de rambursare - OI in original si raportul transmis de catre acesta privind rezultatele verificarii cererii de rambursare;

Avizul OI in original si nota de transmitere a cererii de rambursare la AM;

Lista de verificarea a cererii de rambursare - AM;

Alte documente aferente clarificarilor (daca este cazul);

Nota de autorizare a cheltuielilor;

Copii dupa ordonantarea de plata si O.P.

La nivelul AM - Serviciul Certificare Fonduri Structurale, se intocmeste Dosarul proiectului, care cuprinde:

Contractul de finantare in original si eventuale Addendum-uri in original;

Dosarele Cererilor de pre-finantare/ rambursare (se va intocmi cate un dosar pentru fiecare cerere de pre-finantare/ rambursare, care va cuprinde documentele mentionate anterior; pe fiecare dosar se va specifica numarul cererii de pre-finantare/ rambursare).

4. Descrierea procesului de autorizare si plata

In cadrul procesului de autorizare a platilor vor fi implicate urmatoarele entitati:

Organismele Intermediare (ex. ADR-urile, Birourile Regionale etc.);

Directiile din cadrul Autoritatilor de Mangement;

Autoritatea de Certificare si Plata;

Auditul Intern;

Controlul Financiar Preventiv;

Alte structuri cu atributii de control.

Directia Certificare si Plati Programe - Serviciul Financiar si Evidenta Contabila Fonduri, in calitate de Unitate de plata, prin delegare de atributii de catre Autoritatea de Certificare si Plata, are rolul de a efectua platile contractelor incheiate in cadrul Programului Operational Regional si a Programelor de Cooperare Teritoriala Europeana.

Rolul Organismelor Intermediare, constituite la nivelul Agentiilor de Dezvoltare Regionala, este de a verifica din punct de vedere financiar Cererea de Rambursare depusa de catre Beneficiar, de a verifica contabilitatea Beneficiarului, cat si de a realiza verificarea din punct de vedere tehnic si vizita la fata locului.

Autoritatea de Management va efectua un control procedural ce va avea in vedere respectarea pistelor de audit la nivelul Organismului Intermediar, precum si diminuarea pe cat posibil a riscurilor aparitiei unor greseli. Totodata, Autoritatea de Management va efectua un control suplimentar prin care va verifica modul de respectare a procedurilor de autorizare a cheltuielilor de catre Organismele Intermediare si sa se asigure de aplicarea unitara a procedurilor de autorizare a cheltuielilor.

Autorizarea cheltuielilor la nivelul Autoritatii de Management presupune realizarea urmatoarelor operatiuni:

• Angajament, lichidare, conform OMFP nr. 1792/2002;
• Introducerea datelor financiare ale proiectelor in SMIS (in scopul raportarii, ex. catre ACP, CE) si alte informatii contabile folosite pentru contabilitatea din cadrul DCPP;
• Pregatirea de rapoarte asupra progresului inregistrat;
• Prevenirea, detectarea si raportarea neregulilor.

4.1. Aspecte generale privind procesul de autorizare a platilor

Organismele Intermediare vor efectua verificarea tehnica si financiara a tuturor proiectelor si cererilor de rambursare a beneficiarilor. Acestea vor controla modul de implementare a proiectului, daca s-au atins obiectivele proiectului, daca cheltuielile efectuate sunt destinate exclusiv realizarii obiectivelor proiectului, daca sunt legale, inregistrate in contabilitate si justificate de documente. Vor verifica daca beneficiarii au respectat prevederile contractuale, ale Legislatiei romane in vigoare si a regulilor comunitare in implementarea proiectelor, si vor completa, in acest sens, Lista de verificare a cererilor de rambursare - OI.

Autoritatea de Mangement va efectua un control constand in verificarea tuturor documentelor justificative prezentate de beneficiar, in aceeasi maniera ca cel efectuat de catre Organismele Intermediare doar pentru un numar limitat de proiecte, urmarind verificarea sistemului de control la nivelul OI, si un procent de 5%, dar nu mai putin de 10 contracte de la un OI, avand la baza analiza de risc.

4.2. Autorizarea pre-finantarii

A.    Conditii de acordare a pre-finantarii

In conformitate cu Regulamentele CE este posibila acordarea pre-finantarii.

Pre-finantarea se acorda, conform instructiunilor Ministerului Finantelor Publice, numai pentru beneficiarii din sectorul public si organizatii non-profit.

Sumele vor fi transferate Beneficiarului din bugetul Ministerului Finantelor Publice prin intermediul Unitatii de plata de pe langa Autoritatea de Management, respectiv prin intermediul Serviciului Financiar si Evidenta Contabila Fonduri din cadrul Directiei Certificare si Plati Programe.

Transferurile se vor face prin sistemul trezoreriei publice.

Dimensionarea pre-finantarii:

20% din valoarea contractului incheiat intre Beneficiar si prestatorul de servicii/executantul de lucrari/furnizorul de echipamente, in cazul contractelor cu o perioada de implementare de pana la 3 ani;

20% din Planul Financiar al contractului incheiat intre Beneficiar si prestatorul de servicii/executantul de lucrari/furnizorul de echipamente pentru primii 3 ani, in cazul contractelor cu perioada de implementare mai mare de 3 ani.

Conditiile de acordare a pre-finantarii:

existenta unui Contract de Finantare incheiat intre Organismul Intermediar si Beneficiar prin care se stabilesc obligatiile si responsabilitatile partilor;

existenta unui contract semnat intre Beneficiar si prestatorul de servicii/executantul de lucrari/furnizorul de echipamente;

solicitarea scrisa a Beneficiarului, conform Contractului de Finantare (format standard);

existenta unui cont de trezorerie deschis, cu aceasta destinatie, in numele Beneficiarului, sau a unui cont in banca, conform prevederilor ... (pentru organizatiile non-profit).

B.    Operatiuni anterioare efectuarii platii pre-finantarii

Dupa incheierea contractelor de finantare cu beneficiarii, OI introduce informatiile aferente in SMIS (conform Procedurii SMIS) si transmite lista contractelor semnate, precum si un exemplar in original al contractelor Directiei Certificare si Plati Programe. Prima operatiune intreprinsa de catre Directia Certificare si Plati Programe este crearea bazei de date, in acest sens introducandu-se urmatoarele informatii din fiecare contract:

Axa de interventie;

Domeniul de interventie;

Codul proiectului;

Titlul proiectului;

Denumirea beneficiarului;

Adresa beneficiarului;

Detaliile asupra conturilor bancare ale beneficiarului;

Data semnarii contractului;

Perioada de implementare;

Valoarea proiectului;

Graficul de transmitere a cererilor de rambursare.

Pentru identificarea cu usurinta a fiecarui contract, numarul de referinta acordat se inscrie pe fiecare contract, iar pe biblioraftul ce contine toate dosarele contractului se aplica o eticheta (Anexa 6.1) ce are tiparit :

Denumirea Programului Operational;

Denumirea axei prioritare;

Denumirea domeniului de interventie;

Codul proiectului;

Denumirea beneficiarului;

Titlul proiectului.

Platile catre beneficiari se pot efectua in momentul in care in conturile MIE au intrat sumele solicitate din fonduri structurale si co-finantare.

C.    Descrierea fluxului de documente pentru acordarea pre-finantarii

a)   Intocmirea cash-flow-ului de pre-finantare

Beneficiarul transmite Organismului Intermediar o Notificare privind depunerea cererii de pre-finantare (Anexa 6.2), pe baza contractelor estimate a se semna in trimestrul urmator si pentru care doreste sa primeasca pre-finantare. Notificarea se transmite OI pana pe data de 5 a ultimei luni a trimestrului, pentru trimestrul urmator.

OI centralizeaza notificarile primite de la beneficiari si transmite Directiei Certificare si Plati Programe - Serviciul Financiar si Evidenta Contabila Fonduri, pana pe data de 10 ale lunii, un Cash-flow centralizat de pre-finantare (Anexa 6.3), insotit de o adresa de inaintare semnata de catre conducatorul Organismului Intermediar.

Trimestrial, pana pe data de 15 ale lunii, Directia Certificare si Plati Programe - Serviciul Financiar si Evidenta Contabila Fonduri centralizeaza notificarile primite de la Organismele Intermediare si transmite Autoritatii de Certificare si Plata pe suport de hartie semnat si in format electronic un Cash-flow centralizat de pre-finantare (Anexa 6.4), insotit de o Notificare privind pre-finantarea, aprobata de catre Seful Serviciului Financiar si Evidenta Contabila Fonduri si avizata de catre Director. Cash-flow-ul in format electronic va fi transmis si Sefului Serviciului Certificare Fonduri Structurale. Autoritatea de Certificare si Plata efectueaza verificarea documentelor si informeaza in scris Autoritatea de Management privind sumele aprobate pentru finantare printr-o Scrisoare de informare catre AM.

Modalitatea de solicitare si transfer lunar a fondurilor aferente pre-finantarii din contributia UE si din contributia de la bugetul de stat sunt detaliate in Procedura privind asigurarea fondurilor necesare pre-finantarii.

b)   Fluxul cererii de pre-finantare

Dupa incheierea contractului cu prestatorul de servicii/executantul de lucrari/furnizorul de echipamente, Beneficiarul intocmeste si depune la OI Cererea de pre-finantare (Anexa 6.5), insotita de copii dupa contractele incheiate, de identificarea financiara (Anexa 6.6), respectiv de avizul ANRMAP si avizul UCVAP (daca este cazul).

Dupa inregistrarea Cererii de pre-finantare, OI efectueaza verificarea administrativa a acesteia. In acest sens, va compara documentele justificative originale cu cele in copie, iar pe copiile documentelor justificative va inscrie mentiunea "Conform cu originalul" si va semna. OI verifica apoi conformitatea cererilor de pre-finantare primite de la beneficiari cu conditiile de acordare a pre-finantarii, cu prevederile privind achizitiile publice (licitare si contractare) si completeaza in acest sens Lista de verificare a Cererilor de Pre-finantare - OI Anexa 6.7) si Avizul pentru pre-finantare Anexa 6.8). OI transmite la AM - Directia Certificare si Plati Programe o situatie centralizata a sumelor solicitate ca pre-finantare, insotita de o adresa de inaintare semnata de catre Seful Organismului Intermediar. OI va transmite de asemenea Autoritatii de Management Cererile de pre-finantare ale beneficiarilor in original, fiecare fiind insotita de copii dupa contractele incheiate de catre beneficiari cu prestatorii de servicii/executantul de lucrari cu mentiunea "Conform cu originalul", de documentele de verificare (Anexa 6.7) si de avizul pentru acordarea pre-finantarii (Anexa 6.8) elaborate de catre OI pentru fiecare Cerere de pre-finantare.

c)   Verificarea cererii de pre-finantare si operatiuni intreprinse la nivelul AM

Dupa inregistrarea de catre Referent a Cererii de pre-finantare in Registrul cererilor de rambursare (Anexa 6.9) al Directiei Certificare si Plati Programe, Directorul va directiona Cererea de pre-finantare catre Serviciul Certificare Fonduri Structurale. Seful Serviciului Certificare Fonduri Structurale va repartiza Cererea de pre-finantare unui ofiter de contract.

Verificarea cererii de pre-finantare consta in principal in verificarea de catre ofiterul de contract a urmatoarelor aspecte:

existenta unui Contract de Finantare incheiat intre Organismul Intermediar si Beneficiar prin care se stabilesc obligatiile si responsabilitatile partilor;

existenta unui contract semnat intre Beneficiar si prestatorul de servicii/executantul de lucrari/furnizorul de echipamente (care va purta mentiunea "Conform cu originalul" aplicata de catre OI);

existenta solicitarii scrise a Beneficiarului (Cererea de pre-finantare) conform Contractului de Finantare;

documentele de verificare elaborate de catre OI;

avizul OI;

existenta unui cont de trezorerie deschis, cu aceasta destinatie, in numele beneficiarului;

daca suma solicitata a fost inclusa anterior intr-un cash-flow de pre-finantare.

Ofiterul de contract efectueaza verificarile conform Listei de verificare a Cererilor de Pre-finantare - AM Anexa 6.10

Dupa finalizarea verificarii Cererii de Pre-finantare, ofiterul de contract va intocmi Nota de Autorizare a Pre-finantarii Anexa 6.11) in 2 exemplare, dintre care un exemplar va ramane in Dosarul Cererii de Rambursare - AM, iar un exemplar va fi transmis Serviciului Financiar si Evidenta Contabila Fonduri in vederea efectuarii platii. Seful Serviciului Certificare Fonduri Structurale il va aviza, iar pentru proiectele mai mari de .. Directorul Directiei Certificare si Plati Programe il va aproba. Acest document contine toate elementele financiare care indica valoarea cheltuielilor eligibile autorizate, inclusiv repartizarea acestor valori in contributia UE si co-finantare nationala.

Dupa aprobare, ofiterul de contract inregistreaza in SMIS informatiile aferente Cererii de pre-finantare si transmite referentului Nota de Autorizare a Platii, in vederea efectuarii platii. Referentul inregistreaza in Registrul cererilor de rambursare data aprobarii Cererii de pre-finantare si asigura, conform Procedurii de efectuare a platilor, transmiterea Notei de autorizare a platii catre Ofiterul de Contabilitate din cadrul Serviciului Financiar si Evidenta Contabila Fonduri.

Serviciul Financiar si Evidenta Contabila Fonduri are responsabilitatea solicitarii fondurilor aferente pre-finantarii din contributia UE si din contributia de la bugetul de stat de la Autoritatea de Certificare si Plata. Modalitatea de solicitare si transfer lunar a acestor fonduri, precum si termenele prevazute in acest sens, sunt detaliate in Procedura privind asigurarea fondurilor necesare pre-finantarii.

Platile pot fi efectuate in momentul in care in conturile Autoritatii de Management au intrat fondurile aferente pre-finantarii din contributia UE si din contributia de la bugetul de stat.

Ofiterul de Contabilitate, dupa verificarea existentei disponibilului, intocmeste Ordonantarea de Plata. Aceasta va fi transmisa spre verificare si avizare persoanelor autorizate, Controlorului Financiar Preventiv si ordonatorului de credite. Ordonantarile sunt numerotate si inregistrate in Registrul Ordonantarilor de Plata

Controlorul Financiar Preventiv verifica si completeaza Lista de verificare, semneaza si aplica stampila pe ordonantarea de plata, pe care o inregistreaza in Registrul operatiunilor supuse controlului preventiv.

Ofiterul de Plati din cadrul Serviciul Financiar si Evidenta Contabila Fonduri, pe baza ordonantarii semnate, redacteaza, dupa caz, unul sau doua ordine de plata pentru fiecare sursa de finantare (fonduri comunitare si co-finantare). Ordinele de plata sunt semnate cu semnatura I si II de catre persoanele autorizate, pentru care exista Ordin al ministrului Integrarii Europene. In conditiile in care platile sunt efectuate dintr-o singura sursa se va intocmi un singur ordin de plata. Ordinele de plata sunt numerotate si inscrise in Registrul ordinelor de plata.

Dupa redactarea ordinelor de plata, acestea sunt transmise din nou controlorului financiar preventiv, impreuna cu dosarul continand si ordonantarea, in vederea verificarii corectitudinii semnaturilor si a sumelor de plata, completand in acest sens rubricile din Lista de verificare corespunzator acestei operatiuni.

Referentul Directiei Certificare si Plati Programe asigura transmiterea ordinelor de plata semnate si stampilate la Trezorerie, care va efectua transferul sumelor inscrise in conturile beneficiarilor deschise special pentru derularea proiectului.

Dupa efectuarea tranzactiilor si primirea extraselor de cont, Ofiterul de contabilitate inregistreaza operatiunile in contabilitate. Referentul pregateste copii dupa documentele de plata si dupa ordonantarea de plata si le transmite Ofiterului de contract in vederea completarii Dosarului Cererii de rambursare - AM.

Dosarul cuprinzand:

Cererea de pre-finantare a beneficiarului;

Copii dupa contractele semnate de intre Beneficiar si prestatorul de servicii/executantul de lucrari/furnizorul de echipamente;

lista de verificare a cererilor de pre-finantare -OI;

avizul OI;

lista de verificare a cererilor de pre-finantare - AM;

nota de autorizare a platii;

copii dupa ordonantarea de plata si ordinul de plata;

lista de verificare completata si semnata de Controlorul financiar preventiv

constituie Dosarul Cererii de pre-finantare - AM. Dupa primirea documentelor care atesta efectuarea platii, Ofiterul de contract va iregistra in SMIS informatiile corespunzatoare efectuarii platii si va arhiva Dosarul Cererii de pre-finantare - AM, incluzandu-l in Dosarul proiectului.

D.    Recuperarea pre-finantarii

Sumele reprezentand pre-finantarea acordata unui Beneficiar sunt recuperate in procent de 30% din cheltuielile considerate eligibile de AM si incluse in fiecare Cerere de Rambursare.

Beneficiarul care primeste pre-finantare in cadrul contractelor cu o perioada de implementare de pana la 2 ani trebuie sa transmita cel putin o Cerere de Rambursare in termen de 6 luni de la primirea acesteia.

Pentru contractele cu o perioada de implementare mai mare de 2 ani, Beneficiarul trebuie sa transmita cel putin o Cerere de Rambursare in termen de 1 an de la primirea pre-finantarii.

In cazul nerespectarii acestei conditii, Beneficiarul are obligatia rambursarii intregii sume reprezentand pre-finantarea primita.

4.2. Autorizarea platii intermediare/finale

A.    Intocmirea cash-flow-ului de rambursare

Beneficiarul transmite trimestrial Organismului Intermediar o Notificare privind depunerea cererii de rambursare (Anexa 6.2), specificand suma si data la care va depune urmatoarea cerere de rambursare. Notificarea se transmite OI pana pe data de 5 a ultimei luni a trimestrului pentru trimestrul urmator.

OI centralizeaza notificarile primite de la beneficiari si transmite Directiei Certificare si Plati Programe - Serviciul Financiar si Evidenta Contabila Fonduri, pana pe data de 10 ale lunii, un Cash-flow centralizat de rambursare (Anexa 6.3) insotit de o adresa de inaintare semnata de catre conducatorul Organismului Intermediar.

Trimestrial, pana pe data de 15 a lunii, Directia Certificare si Plati Programe - Serviciul Financiar si Evidenta Contabila Fonduri centralizeaza notificarile primite de la Organismele Intermediare si transmite Autoritatii de Certificare si Plata pe suport de hartie semnat si in format electronic un Cash-flow centralizat de rambursare (Anexa 6.4), insotit de o Notificare privind sumele solicitate, aprobata de catre Seful Serviciului Financiar si Evidenta Contabila Fonduri si avizata de catre Director. Cash-flow-ul in format electronic va fi transmis si Sefului Serviciului Certificare Fonduri Structurale. Autoritatea de Certificare si Plata efectueaza verificarea administrativa a documentelor si controale la fata locului la nivelul AM si informeaza in scris Autoritatea de Management privind sumele aprobate pentru finantare.

Modalitatea de solicitare si transfer lunar a fondurilor din contributia UE si din contributia de la bugetul de stat in vederea efectuarii platii intermediare si finale sunt detaliate in Procedura privind asigurarea fondurilor necesare rambursarii.

B.    Documente pregatite de beneficiar pentru obtinerea platii intermediare/finale

In vederea obtinerii platii intermediare/finale, beneficiarul va pregati urmatoarele documente:

• Cererea de rambursare Anexa 6.12) in 3 exemplare in original (dintre care un exemplar va fi depus la OI si un exemplar va fi transmis AM, iar un exemplar va fi pastrat la sediul proiectului);
• Documentele justificative in copie (exemplarul in copie va fi depus la OI si exemplarul in original va ramane la sediul proiectului).

Beneficiarul depune la OI Dosarul Cererii de Rambursare, continand Cererea de rambursare in original si documentele justificative in copie.

Reprezentantul OI inregistreaza Cererea de rambursare in Registrul de corespondenta si efectueaza apoi verificarea administrativa a acesteia. In acest sens, va aplica stampila cu codul proiectului pe facturile originale si va inscrie suma decontata la plata. Va compara apoi documentele justificative originale cu cele in copie, iar pe copiile documentelor justificative va inscrie mentiunea "Conform cu originalul" si va semna. Un exemplar al Dosarului cererii de rambursare, continand copiile documentelor justificative cu mentiunea "Conform cu originalul" si 2 exemplare originale ale Cererii de rambursare, va ramane la OI, iar celalalt exemplar va fi pastrat de catre beneficiar. Beneficiarul va avea obligatia pastrarii acestor documente pe o perioada de minim 3 ani de la inchiderea Programului Operational pentru eventuale misiuni de control ale entitatilor abilitate in acest sens.

C.    Operatiuni efectuate la nivelul OI pentru autorizarea platii intermediare/finale

Dupa inregistrarea Cererii de rambursare, reprezentantul OI va efectua verificarea acesteia, a documentelor suport si a documentelor justificative si se va asigura ca acestea sunt depozitate corespunzator si in conditii de siguranta.

Organismul Intermediar are de asemenea obligatia de a efectua cel putin o misiune de verificare la fata locului pe durata de implementare a proiectului. Concluziile si rezultatele verificarilor la fata locului vor fi consemnate intr-un raport. Acest raport va fi semnat atat de catre reprezentantul OI, cat si de catre reprezentantul beneficiarului.

Misiunile de control efectuate de catre Organismul Intermediar la locul de implementare al proiectului au ca obiectiv verificarea existentei produselor si serviciilor co-finantate si a realitatii cheltuielilor solicitate de catre beneficiar, indeplinirea obiectivelor proiectului, precum si respectarea prevederilor comunitare si nationale in ceea ce priveste eligibilitatea cheltuielilor, achizitiile publice, ajutorul de stat, publicitatea, protectia mediului si egalitatea de sanse. Organismul Intermediar are de asemenea obligatia de a verifica mentinerea la nivelul beneficiarilor sau a altor organisme implicate in implementarea proiectelor, a unei evidente contabile separate sau un sistem de codificare adecvat pentru toate tranzactiile efectuate in legatura cu implementarea proiectului.

Verificarile efectuate de catre Organismul Intermediar vor acoperi toate aspectele de natura financiara, tehnica si administrativa, astfel incat sa se poata ajunge la o concluzie privind eficienta si eficacitatea utilizarii fondurilor, corectitudinea raportelor intocmite de catre beneficiari, respectarea prevederilor legislatiei comunitare si nationale.

Verificarea Dosarului Cererii de Rambursare consta in urmatoarele:

1) Verificarea conformitatii documentelor presupune realizarea unei verificari administrative a documentelor suport din cadrul Dosarului Cererii de Rambursare;

2) Verificarea continutului documentelor presupune efectuarea unei verificari amanuntite a facturilor si a documentelor care atesta efectuarea platii;

3) Concluzia finala va include valoarea autorizata la plata de OI dupa efectuarea verificarii.

Verificarea se efectueaza de catre reprezentantul OI conform Listei de verificare a Cererii de Rambursare - OI Anexa 6.13

In cazul in care pe parcursul verificarii Dosarului Cererii de Rambursare, reprezentantul OI identifica unele discrepante sau lipsesc documente relevante, el are posibilitatea de a solicita informatii suplimentare. In cazul in care beneficiarul nu transmite in termenul specificat de OI informatiile cerute, cheltuiala respectiva nu va fi acceptata la plata.

Reprezentantul OI va elabora un dosar care va cuprinde documentele de verificare intocmite de el, inclusiv documentele justificative furnizate de Beneficiar. Dosarul Cererii de rambursare . - Organismul Intermediar va avea cuprins, va fi numerotat si pe ultima pagina a dosarului se va face mentiunea "Acest dosar contine ... pagini, numerotate de la 1 la ...". Acest dosar va fi arhivat la nivelul Organismului Intermediar.

In cazul in care reprezentantul OI a identificat o neregula, exista obligativitatea de a intocmi o Notificare de descoperire a unei nereguli. Se va acorda o atentie deosebita in completarea acestei notificari si in atasarea documentelor justificative relevante. Notificarea va fi inregistrata in Registrul de corespondenta si originalul impreuna cu documentele justificative vor fi transmise in aceeasi zi Responsabilului de iregularitati din cadrul OI pentru monitorizare si raportare. O copie a acestor documente vor fi atasate la Dosarul Cererii de rambursare.. - Organism Intermediar.

Responsabilul de iregularitati va respecta Procedura Iregularitati, transmitand pentru operativitate in aceeasi zi prin fax la AM notificarea impreuna cu documentele justificative. Originalul notificarii si documentele justificative se vor transmite prin posta.

Daca in urma verificarii Dosarului Cererii de Rambusare nu sunt inregistrate discrepante, se considera ca verificarea Dosarului Cererii de Rambursare a fost incheiata.

Dupa finalizarea verificarii Dosarului Cererii de Rambursare, OI elaboreaza Raportul privind progresul inregistrat in implementarea proiectului si transmite la Autoritatea de Management - Directia Certificare si Plati Programe, Dosarul Cererii de Rambursare, insotit de Avizul OI Anexa 6.14) si se mentioneaza data transmiterii acesteia in Registrul de corespondenta al OI.

Totodata, reprezentantul OI va raspunde de depozitarea in siguranta a dosarelor intocmite la nivelul Organismului Intermediar. In acest sens, la nivelul Organismului Intermediar va exista o copie a "Dosarului Cererii de Rambursare" si o copie a "Dosarului Cererii de rambursare.. - Organism Intermediar".

D.    Operatiuni efectuate la nivelul AM pentru autorizarea platii intermediare/finale

La Autoritatea de Management - Directia Certificare si Plati Programe se transmite Dosarul Cererii de Rambursare, continand urmatoarele:

Avizul OI;

Raportul OI privind progresul inregistrat in implementarea proiectului;

documentele de verificare elaborate de OI in original (inclusiv corespondenta dintre OI si beneficiar pentru clarificarea discrepantelor, precum si notificarile de descoperire a unei nereguli si documentele justificative aferente);

Cererea de rambursare a beneficiarului in original.;

Raportul OI privind verificarea la fata locului (daca este cazul).

Referentul Directiei Certificare si Plati Programe va inregistra Cererea de rambursare in Registrul de corespondenta. Directorul va directiona Cerere de rambursare catre Serviciul Certificare Fonduri Structurale.

Referentul va inregistra in continuare cererea in Registrul de cererilor de rambursare, iar Seful Serviciului Certificare Fonduri Structurale va repartiza Cererea de rambursare unui ofiter de contract.

Ofiterul de contract va raspunde de verificarea Cererii de Rambursare, a documentelor suport si a documentelor justificative (dupa caz) si se va asigura ca acestea sunt arhivate temporar in mod corespunzator si in conditii de siguranta.

Verificarea din punct de vedere administrativ al Dosarului Cererii de Rambursare consta in principal in:

- Verificarea conformitatii dosarelor transmise de OI din punct de vedere al completitudinii, existentialitatii si integralitatii documentelor de verificare si a documentelor justificative;

- Verificarea respectarii prevederilor conditiilor de plata din Contractul de Finantare, precum si a prevederilor conditiilor de plata din contractele de furnizare de produse/ prestare de servicii/ executare de lucrari;

- Verificarea aspectelor privind eligibilitatea cheltuielilor solicitate de Beneficiar;

- Verificarea modalitatii de acceptare la plata a cheltuielilor eligibile de catre OI;

- Verificarea conditiilor de asigurare a finantarii UE si cofinantarii in conformitate cu prevederile Programului Operational Regional si Contractului de Finantare;

- Verificarea contului si bancii Beneficiarului;

- Verificarea calculului deducerii pre-finantarii;

- Verificarea sistemului de identificare, raportare si monitorizare a iregularitatilor etc.

Ofiterul de contract efectueaza verificarile conform Procedurii de verificare a eligibilitatii cheltuielilor, concretizate in Lista de verificare a Cererilor de rambursare - AM Anexa 6.15

In cazul in care pe parcursul verificarii Dosarului Cererii de Rambursare, Ofiterul de contract identifica unele neconcordante sau lipsesc documente relevante, el are posibilitatea de a solicita informatii suplimentare. In acest sens, va intocmi Scrisoarea de solicitare de informatii suplimentare Anexa 6.16

Dupa avizarea scrisorii de catre Seful de serviciu/Director, aceasta va fi inregistrata in Registrul de corespondenta si va fi transmisa la beneficiar initial prin fax, dupa care ofiterul de contract va solicita beneficiarului confirmarea telefonic. Originalul va fi transmis la beneficiar prin posta. Documentul si confirmarea primirii pe fax vor fi atasate la "Dosarul Cererii de rambursare - AM".

Dupa primirea raspunsului de la Beneficiar, acesta va fi inregistat in Registrul de corespondenta si se va continua verificarea Dosarului Cererii de Rambursare.

Perioada prevazuta pentru verificarea Dosarului Cererii de Rambursare se va prelungi in functie de data primirii informatiilor suplimentare (maxim . zile).

In cazul in care Beneficiarul nu transmite informatiile cerute in termen de ... zile, cheltuiala nu va fi acceptata la plata.

In cazul in care este completata rubrica de "Observatii" din Lista de verificare, Seful de serviciu se va asigura ca acestea nu conduc la incertitudini in privinta acceptarii la plata a cheltuielii solicitate de Beneficiar.

La rubrica "Concluzii" se vor mentiona toate sumele indicate si anume:

- suma solicitata de Beneficiar;

- suma acceptata la plata de OI;

- suma autorizata la plata de catre Ofiterul de contract din cadrul Serviciului Certificare Fonduri Strucurale.

Suma care va fi rambursata Beneficiarului va fi cea care a fost autorizata la plata (in cazul in care aceasta valoare nu este dedusa datorita recuperarii unui debit).

In cazul in care se descopera o neregula, consilierul va respecta prevederile Procedurii de identificare si raportare a neregulilor. In acest sens, va intocmi Notificarea de descoperire a unei nereguli Anexa 6.17) si va transmite aceasta notificare Ofiterului de iregularitati din cadrul DCPP. Notificarea va fi insotita de toate documentele justificative relevante. Dupa analizarea notificarii, Ofiterul de iregularitati din cadrul DCPP intocmeste o nota care va fi avizata in prealabil de catre Sef Serviciu si Director/ Director Adjunct. Aceasta nota va fi inregistrata in Registrul de corespondenta si va fi transmisa mai departe Ofiterului de Iregularitati la nivelul MIE pentru investigare, raportare si monitorizare, conform Procedurii de Iregularitati.

Dupa finalizarea verificarii Dosarului Cererii de Rambursare, se trece la urmatoarea etapa din cadrul procesului de verificare a Dosarului Cererii de Rambursare, respectiv verificarea beneficiarului in Registrul debitorilor .

Aceasta etapa trebuie efectuata in aceeasi zi cu intocmirea Notei de Autorizare a Platii pentru a asigura ca, in cazul in care este constituit un debit, valoarea acestuia sa poata fi recuperata din Cererea de Rambursare.

In acest sens, Ofiterul de contract va verifica daca beneficiarul figureaza in Registrul debitorilor si are o datorie catre Autoritatea de Management, completand Fisa de verificare a debitului Anexa 6.18

In cazul in care beneficiarul are un debit fata de Autoritatea de Management, se va specifica valoarea datoriei (in RON si EURO). Valoarea datoriei se calculeaza conform Procedurii de recuperare a fondurilor. De asemenea, ofiterul de contract va informa responsabilul care gestioneaza Registrul debitorilor in legatura cu valoarea debitului dedusa din valoarea cererii de rambursare si va intocmi in acest sens Nota de instiintare a recuperarii debitului Anexa 6.19

Dupa verificarea beneficiarului in Registrul debitorilor, ofiterul de contract va intocmi Nota de Autorizare a Platii Anexa 6.20). Acesta trebuie sa asigure ca au fost respectate Regulamentele CE si ca sistemul de management si control functioneaza corespunzator.

Vor fi enumerate toate verificarile care au fost realizate pentru proiect in conformitate cu Procedura de verificare a eligibilitatii cheltuielilor. Tipurile de verificari care se realizeaza la nivelul Autoritatii de Management sau la nivelul Organismului Intermediar sunt urmatoarele:

Ofiterul de contract va intocmi Nota de Autorizare a Platii in 2 exemplare, dintre care un exemplar va ramane la Dosarul Cererii de Rambursare, iar un exemplar va fi transmis Serviciului Financiar si Evidenta Contabila Fonduri, in vederea efectuarii platilor. Seful Serviciului Certificare Fonduri Structurale va aviza Nota de Autorizare a Platii, iar Directorul Directiei Certificare si Plati Programe o va aproba in cazul proiectelor mai mari de. Acest document contine toate elementele financiare care indica atat valoarea cheltuielilor eligibile autorizate pana in momentul respectiv, cat si valoarea cheltuielilor eligibile acceptate la plata in respectiva Cerere de Rambursare, inclusiv repartizarea acestor valori in contributia UE si co-finantare nationala, deducerea pre-finantarii, deducerea datorata iregularitatilor, debitelor etc..

Dupa aprobare, ofiterul de contract inregistreaza in SMIS informatiile aferente Cererii de rambursare, apoi transmite referentului Nota de Autorizare a Platii, in vederea efectuarii platii. Referentul inregistreaza in Registrul cererilor de rambursare data aprobarii Cererii de rambursare si asigura transmiterea Notei de Autorizare a Platii, conform Procedurii de efectuare a platilor, catre Ofiterul de Contabilitate din cadrul Serviciul Financiar si Evidenta Contabila Fonduri.

Serviciul Financiar si Evidenta Contabila Fonduri are responsabilitatea solicitarii fondurilor din contributia UE si din contributia de la bugetul de stat de la Autoritatea de Certificare si Plata. Modalitatea de solicitare si transfer a acestor fonduri, precum si termenele prevazute in acest sens, sunt detaliate in Procedura privind asigurarea fondurilor necesare rambursarii.

Platile pot fi efectuate in momentul in care in conturile Autoritatii de Management au intrat fondurile aferente pre-finantarii din contributia UE si din contributia de la bugetul de stat.

Ofiterul de Contabilitate, dupa verificarea existentei disponibilului, intocmeste Ordonantarea de Plata. Aceasta va fi transmisa spre verificare si avizare persoanelor autorizate, Controlorului Financiar Preventiv si ordonatorului de credite. Ordonantarile sunt numerotate si inregistrate in Registrul Ordonantarilor de Plata

Controlorul Financiar Preventiv verifica si completeaza lista de verificare, semneaza si aplica stampila pe ordonantarea de plata, pe care o inregistreaza in Registrul operatiunilor supuse controlului preventiv.

Ofiterul de plati din cadrul Serviciul Financiar si Evidenta Contabila Fonduri, pe baza ordonantarii semnate, redacteaza, dupa caz, unul sau doua ordine de plata pentru fiecare sursa de finantare (fonduri comunitare si co-finantare). Ordinele de plata sunt semnate cu semnatura I si II de catre persoanele autorizate, pentru care exista Ordin al ministrului Integrarii Europene. In conditiile in care platile sunt efectuate dintr-o singura sursa se va intocmi un singur ordin de plata. Ordinele de plata sunt numerotate si inscrise in Registrul ordinelor de plata.

Dupa redactarea ordinelor de plata, acestea sunt transmise din nou controlorului financiar preventiv propriu, impreuna cu dosarul continand si ordonantarea, in vederea verificarii corectitudinii semnaturilor si a sumelor de plata, completand in acest sens rubricile din Lista de verificare corespunzator acestei operatiuni.

Referentul Directiei Certificare si Plati Programe asigura transmiterea ordinelor de plata semnate si stampilate la Trezorerie, care va efectua transferul sumelor inscrise in conturile beneficiarilor deschise special pentru derularea proiectului.

Dupa efectuarea tranzactiilor si primirea extraselor de cont, Ofiterul de contabilitate inregistreaza operatiunile in contabilitate. Referentul pregateste copii dupa documentele de plata si dupa ordonantarea de plata si le transmite Ofiterului de contract in vederea completarii Dosarului Cererii de rambursare - AM.

Dupa finalizarea procesului de verificare a Dosarelor Cererilor de Rambursare, Directia Certificare si Plati Programe va informa Organismele Intermediare privind sumele autorizate la plata - Notificarea OI cu privire la plata autorizata Anexa .

Notificarea se intocmeste de catre ofiterul de contract, se avizeaza de Seful serviciului si se aproba de catre Directorul directiei, dupa care se inregistreaza in Registrul de corespondenta. La Organismul Intermediar va fi transmis documentul prin fax in aceeasi zi, iar originalul va fi transmis prin posta. O copie a notificarii si a confirmarii pe fax va fi atasata la Dosarul Cererii de rambursare - AM.