Reguli generale privind verificarea eligibilitatii cheltuielilor

Pentru a fi considerate eligibile, cheltuielile aferente implementarii proiectelor vor fi in concordanta cu prevederile Regulamentelor Comisiei Europene si a legislatiei romane in vigoare. Cheltuielile eligibile reprezinta cheltuielile care pot fi luate in considerare in stabilirea sumei reprezentand finantarea nerambursabila.

Directia Certificare si Plati Programe - Serviciul Certificare Fonduri Structurale are responsabilitatea verificarii eligibilitatii cheltuielilor din punct de vedere tehnic si financiar. Scopul acestei verificari este de a asigura o utilizare eficienta a fondurilor comunitare si a co-finantarii de la bugetul de stat, in conformitate cu reglementarile UE si cu legislatia romana in vigoare.

In cadrul procesului de control al fondurilor publice, comunitare sau de cofinantare de la bugetul de stat, vor fi implicate urmatoarele entitati:

• Organismele Intermediare, respectiv Agentiile pentru Dezvoltare Regionala;
• Directiile din cadrul Autoritatii de Management;
• Directia de Audit;
• Departamentul de Control Financiar Preventiv.

Rolul de Organisme Intermediare pentru contractele finantate prin Programul Operational Regional il detin Agentiile pentru Dezvoltare Regionala.

Avand in vedere evitarea suprapunerii unor activitati la nivelul Autoritatii de Management, cat si sprijinul ce trebuie acordat ADR-urilor in perfectionarea activitatilor, prin prezenta procedura se vor stabili in mod clar responsabilitatile pe care le au ADR-urile si modul in care se va efectua activitatea de verificare, documentele care vor fi completate si avizate in vederea efectuarii platilor.

Autoritatea de Management va efectua un control procedural ce va avea in vedere respectarea pistelor de audit, diminuarea pe cat posibil a riscurilor aparitiei unor greseli, prin utilizarea listelor de verificare. Totodata, AM va efectua un control suplimentar prin care va verifica modul de respectare a procedurilor de autorizare a platilor de catre Organismele Intermediare si sa se asigure de aplicarea unitara a procedurilor.

Verificarile vor include urmatoarele proceduri:

• verificari ale documentelor ce insotesc cererile de rambursare prezentate de beneficiarii proiectelor;
• verificari pe teren a proiectelor.

Sistemul de monitorizare va asigura ca obiectivele proiectelor sa fie realizate si ca sursele de finantare sa fie monitorizate si controlate. Ca regula generala, cheltuielile efectuate de catre beneficiarii proiectelor pentru a fi eligibile spre decontare trebuie sa fie justificate prin facturi si ordinele de plata aferente.  Daca acest lucru nu este posibil, platile vor fi insotite de documente contabile cu valoare justificativa echivalenta. Eligibilitatea cheltuielilor va fi stabilita inclusiv prin verificarea sistemului de contabilitate a beneficiarilor.

Pentru a fi considerate eligibile, in contextul proiectului, costurile trebuie sa indeplineasca cumulativ urmatoarele conditii generale:

• sa fie necesare pentru realizarea proiectului, sa fie prevazute in Contractul incheiat cu Beneficiarul proiectului si sa fie in conformitate cu principiile unui management financiar sanatos, respectiv utilizarea eficienta a fondurilor, si un raport optim cost/beneficiu;
• sa fie efectuate de Beneficiar sau partenerii sai in perioada de implementare a proiectului, dupa cum este definit in cadrul Contractului, si sa fie platite in perioada financiara a proiectului;
• sa fie inregistrate in contabilitatea Beneficiarului avand la baza documente justificative, sa fie identificabile si verificabile, sa fie dovedite prin documente originale. Documentele originale trebuie sa aiba inscris codul proiectului;
• Beneficiarul va tine contabilitatea proiectului separat, folosind conturi analitice distincte pentru inregistrarea operatiunilor legate de realizarea proiectului;
• Atribuirea contractelor de achizitii sa se faca in conformitate cu prevederile Ordonantei de Urgenta a Guvernului nr. 34/19 aprilie 2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii;
• Beneficiarii vor derula fondurile comunitare si de co-finantare prin conturi separate deschise special pentru proiect.

Organismele Intermediare vor efectua verificarea tehnica si financiara a tuturor proiectelor.

Verificarea financiara consta in verificarea tuturor documentelor prezentate de beneficiar. Organismele Intermediare vor controla modul de implementare a proiectului, daca s-au atins parametrii, daca cheltuielile efectuate sunt destinate exclusiv realizarii obiectivelor proiectului, daca sunt legale, inregistrate in contabilitate si justificate de documente. Vor verifica daca beneficiarii au respectat prevederile contractuale, prevederile legislatiei romane si a regulilor comunitare in implementarea proiectelor.

Autoritatea de Mangement va efectua un control amanuntit constand in verificarea tuturor documentelor justificative prezentate de beneficiar, in aceeasi maniera ca cel efectuat de Organismele Intermediare doar pentru o perioada limitata de timp, pana ce AM va avea asigurarea ca ADR-urile aplica corect procedurile de verificare tehnica si financiara. Ulterior, AM va verifica amanuntit un numar limitat de proiecte, urmarind verificarea sistemului de control la nivelul OI si un procent de 10%, dar nu mai putin de 10 contracte dintr-o regiune, avand la baza analiza de risc.