Controlul financiar de gestiune la s.n.p. ”teprom” s.a. – schela boldesti

Obiective de control

Ce se urmareste prin control

Documente, situatii, evidente, registre

supuse controlului

Tehnici si

procedee de

control

1

Integritatea mijloacelor materiale si banesti detinute cu orice titlu de unitate

Existenta faptica a mijloacelor materiale in calitatile, cantitatile si tipodimensiunile acestora la o anumita data si confruntarea rezultatelor cu datele evidentei contabile si tehnico-operative.

- fise de magazie;

- bonuri de consum;

- note de transfer;

- avize;

- facturi;

- NIR-uri;

- balante sintetice si analitice.

- Control faptic prin inventariere

- Control documentar contabil

In urma controlului efectuat, din confruntarea datelor din listele de inventariere, cu datele evidentei contabile si tehnico-operative au rezultat urmatoarele:

- plusuri in valoare totala de 684.457 lei.

Plusurile s-au constat la urmatoarele gestiuni:

- Rechizite + Imprimate 1236 lei

- Depozit carburanti BOLDESTI 520.654 lei

- Depozit carburanti URLATI  146.567 lei

TOTAL684.457 lei

2

Respectarea dispozitiilor legale referitoare la aprovizionarea, expeditia, transportul si receptia mijloacelor materiale, precum si la conservarea si eliberarea acestora

Aplicarea prevederilor legale referitoare la receptia, autoreceptia, expeditia si transportul mijloacelor materiale.

- procesele verbale de receptie a mijlocului fix;

- bonurile de miscare a mijloacelor fixe;

- evidenta tehnico-operativa si contabila a acestora

- Control faptic si documentar

Din verificarea efectuata s-a constatat ca procesele verbale de receptie a mijlocului fix nu sunt completate la toate rubricile (de ex. Accesorii, termen de garantie, concluziile comisiei) si nu au semnatura de primire in gestiune a mijlocului fix –respectiv a gestionarului.

De asemenea bonurile de miscare ale mijloacelor fixe nu au completata in marea lor majoritate data eliberarii, cantitatea, valoarea de inventar, iar in unele cazuri semnatura de primire a mijlocului fix si numarul de document, bon de miscare.

Existenta unor imobilizari de valori materiale in stocuri supranormative, disponibile (peste necesar) fara miscare sau cu miscare lenta, declasate, incomplete, inutilizabile, deteriorate, cu termen de garantie depasit.

- fise de magazie

- NIR-uri

- Control cronologic

Din controlul efectuat a rezultat ca la nivelul S.P. Boldesti se afla in gestiunea unitatii un stoc de materiale fara miscare in valoare totala de 343.104.866 lei

O parte din aceste materiale se afla in stoc (nemiscate) din anii 1991 – 1992 – 1995.

3

Utilizarea mijloacelor materiale in procesul activitatii unitatii

Respectarea destinatiei pentru care au fost procurate mijloace materiale din unitate.

- pentru productie

- pentru investitii

- programul de investitii 2000 - 2001

- lista util. indep. aprobate a se achizitiona in anii 2000 si 2001

adrese S.P. Boldesti – SNP TEPROM Bucuresti

- fise cont 404 – procese verbale de receptie a mijloacelor fixe

- control documentar

In anul 2000 S.P. Boldesti a avut aprobat un program de investitii in valoare totala de 5 miliarde lei, pentru utilaje fara montaj.

Desi S.P. Boldesti s-a incadrat in plafonul de cheltuieli pentru investitii pe anul 2000, lista cu utilajele independente achizitionate nu corespunde cu lista initiala aprobata de SNP TEPROM Bucuresti.

Pentru anul 2001 intr-un singur caz s-a trecut la achizitionarea de utilaje fara montaj respectiv – aparat de sudura ET 8 250 si grup electrogen – in valoare totala de 69.354.354 lei, fara aprobare SNP TEPROM Bucuresti, desi prin adresa nr. 2684/28.06.01 catre SNP TEPROM Bucuresti s-a solicitat aceasta.

Acordarea echipamentului de protectie si de lucru in conditiile prevederilor legale

- fise de evidenta a echipamentului de lucru sau de protectie in folosinta

- bunuri de consum

- bonuri de tezaur

- Control documentar

Din verificarea modului cum au fost respectate prevederile legale privind acordarea echipamentului individual de protectie si de lucru, s-au constatat urmatoarele:

- s-a acordat necuvenit echipament de protectie unui numar de 9 salariati in valoare totala de 894.700 lei

- fisele individuale de echipament de lucru sau protectie nu au completate toate rubricile: ex. Semnatura beneficiarului, bonuri de retur, durata de folosire impusa.

4

Respectarea prevederilor legale care reglementeaza incadrarea si redistribuirea intregului personal al unitatii, precum si celelalte drepturi cuvenite acestuia, exactitatea si realitatea drepturilor platite, precum si a retinerilor

Corectitudinea calculelor si a tarifelor la stabilirea drepturilor de retribuire si a altor drepturi de personal

Carnete de munca, decizii de incadrare, anexe la contractul individual de munca, alte acte aditionale la dosarele de personal, state de plata.

- Control documentar prin sondaj

Carnetele de munca nu sunt operate in totalitate cu ultima reasezare de salariu (1.06.2001).

Nu sunt intocmite in totalitate anexele la contractul individual de munca privind ultima reasezare de salariu.

Respectarea criteriilor de acordare a retributiei tarifare in conditiile: neindeplinirii sarcinilor proprii de munca

- fisele postului

- sarcini de serviciu

- statul de functiuni

Control documentar prin sondaj

Fisele posturilor nu sunt semnate de persoanele in cauza si nu au consemnata data luarii la cunostinta de sarcinile de serviciu

Legalitatea si realitatea drepturilor platite personalului pentru concediul de odihna

- foi colective de prezenta;

- bonuri concedii de odihna

- state de plata

Control documentar total

Intr-un singur caz au fost acordate si platile necuvenit zile de concediu de odihna, aducand o paguba unitatii in suma totala de 540.753 lei.

Legalitatea si realitatea platilor facute de unitate, reprezentand ajutoare materiale in cadrul Asigurarilor Sociale de Stat, pentru intregul personal.

Certificate medicale;

State de plata;

Foi colective de prezenta;

Control documentar total

S-a achitat eronat din fondurile Asigurarilor Sociale de Stat suma de 4.739.500 lei, suma ce trebuia suportata de unitate

Pentru un numar de 4 salariati s-a acordat indemnizatie de boala mai mult in suma totala de 241.873 lei

Certificatele medicale privind accidentele de munca nu sunt vizate de compartimentul protectia muncii

5

Legalitatea si realitatea, precum si necesitatea celorlalte plati si cheltuieli efectuate in numerar

Legalitatea, realitatea si necesitatea platilor sau cheltuielilor efectuate in numerar sau in cont pentru prestari servicii

Extrase de cont B.C.R.

Control documentar total

In urma controlului efectuat s-a constatat ca pentru depunerile cu ordin de plata la B.C.R., reprezentand datorii ale unor salariati catre societati economice (chirii, rate locuinte, rate cumparari bunuri, etc.) banca a perceput comision care a fost suportat de catre S.P. Boldesti si nu a fost recuperat de la salariatii beneficiari de serviciile efectuate, in valoare totala de 854.205 lei

6

Efectuarea inventarierilor periodice, regularizarea si valorificarea diferentelor constatate la termenele si in conditiile legale

Inventarierea periodica a intregului patrimoniu propriu sau inchiriat in conditiile si la termenele prevazute de dispozitiile legale in vigoare.

- decizii de inventariere; grafice de inventariere; liste de inventar; procese verbale de instruire a subcomisiilor de inventariere; fise de magazie; procese verbale cu rezultatele inventarierii; balantele analitice si sintetice.

- Control faptic si documentar

In urma controlului efectuat prin inventarierea patrimoniului pe anul 2000 la S.P. Boldesti, s-a constatat ca inventarierea bunurilor aflate asupra oamenilor – echipament de protectie si de lucru in folosinta – nu este facuta pe liste separate cu numele celor care le au in exploatare si semnatura acestora. Aceste bunuri sun inventariate pe sectii, inscrise pe liste de inventar ca echipament de protectie si de lucru pe sectia respectiva, avand semnatura celui care tine aceasta evidenta pe oameni, care este desemnat de unitate ca gestionar al acestor bunuri. In contabilitate evidenta echipamentului de protectie, de lucru in folosinta este tinuta pe sectii ci nu pe oameni.

La magazia centrala de materiale s-a constatat ca fisele de magazie nu sunt barate si semnate de subcomisia de inventariere, nu este trecuta data efectuarii inventarierii.

Pentru bunurile materiale de mai mare masa ca; oteluri, tabla, materiale de constructii, nu sunt anexate liste cu masuratori sau liste cu calcule tehnice care stau la baza stabilirii corecte a stocurilor faptice, avand in vedere faptul ca inventarierea respectiva nu s-a putut face prin numarare, cantarire sau masurare.

7

Respectarea normelor legale de intocmire si circulatie a documentelor primare de conducere a evidentei tehnico-operative si contabile, precum si realitatea datelor inscrise in acestea

Organizarea si conducerea existentei tehnico-operative si contabile la sediu si in unitate

- registrul de evidenta al mijloacelor fixe

- comenzi de lucru

- centralizatoare

- comenzi interne

Control documentar

Comenzile de lucru interne nu au completate toate rubricile cerute de formularul respectiv: numar comanda, data bonului de consum cu care au fost scoase materialele din magazie, data receptiei lucrarii si semnatura beneficiarului. In centralizatoarele lunare ale acestor comenzi nu se pot identifica cheltuielile materiale neputandu-se face un punctaj intre materialele scoase din magazie si cele inscrise in comenzile de lucru.

Conducerea clara si exacta a evidentei contabile care sa asigure – exercitarea controlului permanent al gospodaririi existentei si miscarii valorilor patrimoniale

- facturi

- avize de expeditie

- note contabile

- documentele anexa

Control documentar

Inregistrare in contabilitate a produselor de balastiera respectiv a refuzului de ciur si a pietrisului se face direct pe cheltuieli, fara sa se faca receptia. De asemenea nu se poate verifica cu exactitate exploatarea produselor de balastiera si consumul acestora.

8

Respectarea regulilor de evidenta, pastrare, circulatie si utilizare a formularelor cu regim special

Evidenta corecta a formularelor cu regim special.

Predarea formularelor cu regim special pe baza de semnatura si numai persoanelor care le utilizeaza prin specificul activitatii lor

- fisa de evidenta a formularelor  cu regim special, lista persoanelor care au dreptul sa utilizeze formulare cu regim special;

- NIR-uri

- bonuri de consum

- formulare cu regim special

Control documentar

Formularele cu regim special se elibereaza pe baza de bon de consum, dar nu dintr-un bonier distinct gestionat de persoana imputernicita in acest scop, asa cum prevede HG 831/199

Nu se tine o evidenta a formularelor cu regim special, inutilizabile sau anulate.

Gestionarul formularelor cu regim special nu este in posesia listei cu specimene de semnaturi ale persoanelor care utilizeaza formulare cu regim special.

9

Organizarea si exercitarea, potrivit dispozitiilor legale, a controlului financiar preventiv

Exercitarea controlului financiar preventiv de catre conducatorul compartimentului financiar contabili asupra operatiunilor prevazute in sarcina acestuia si de catre personalul din subordinea sa legal imputernicit in acest scop.

- decizia de organizare a controlului financiar – preventiv;

- facturi;

- bonuri de consum.

Control documentar

In urma controlului efectuat asupra modului de acordare a vizei de control financiar preventiv, s-a constat ca unele documente supuse acestui control nu au aceasta viza

10

Aplicarea masurilor pentru prevenirea, descoperirea si recuperarea pagubelor; legalitatea si eficacitatea acestor masuri; stabilirea, potrivit dispozitiilor legale, a raspunderilor pentru diminuarea patrimoniului intreprinderii sau ca urmare a efectuarii de cheltuieli neproductive

Organizarea si exercitarea controlului permanent si inopinat la poarta, asupra iesirilor si intrarilor mijloacelor de transport, a oamenilor muncii din unitate si a altor persoane.

Facturi, avize de expediere, note de transfer, registru de poarta, procese verbale de controlul pauzei, foi de parcurs, sarcini proprii de munca si fisa postului.

Control faptic

Verificand punctul de paza de la intrarea in unitate, am constatat urmatoarele:

- lipsa registrului tipizat de poarta;

- existenta unui caiet unde se mentioneaza data zilei, numarul autovehiculului, proprietate a S.P. Boldesti, precum si ora de intrare a acestuia;

- pe acest caiet nu exista nici o semnatura, atat pentru intocmire cat si pentru control; nu se noteaza celelalte autovehicule, ce apartin tertilor, ca fiind intrate in unitate;

- nu se legitimeaza si nici nu se controleaza la intrare si iesire, atat personalul unitatii cat si persoanele din afara unitatii;

- nu se verifica cu documentele insotitoare incarcatura autovehiculelor, la iesirea si intrarea in unitate;

11

Respectarea dispozitiilor legale cu privire la angajarea, drepturile, obligatiile si raspunderile gestionarilor

Stabilirea garantiilor, constituirea, retinerea ratelor la termen si in cuantum legal – pentru gestionari, precum si lichidarea lor, potrivit prevederilor legale

- contractele de constituire a garantiilor gestionare,

- extrasele de cont ale bancii referitoare la garantii,

- comunicari de la organele de politie referitoare la cazierul judiciar

Control documentar

La data de 30.09.2001, valoarea garantiilor gestionate de constituit era de 280.97000 lei; soldul garantiilor deja retinute, conform balantei analitice si a extraselor de cont, la 30.09.2001, era de 96.66699 lei.

Pentru un numar de doi gestionari s-a retinut garantie in plus, provenienta din dobanzi bancare, inregistrate pana la data controlului, in valoare totala de 608.824 lei.

Nu sunt constituite garantii suplimentare in numerar sau bunuri materiale, garantie ce trebuia constituita inainte de incredintarea gestiunii.

Cunostintele gestionarilor nu au fost verificate prin lucrari scrise, conform adresei nr. 1453/06.04.1998 a S.N.P. TEPROM S.A. Bucuresti.

12

Respectarea disciplinei financiare, realizarea drepturilor si indeplinirea obligatiilor banesti in lei si valuta

Respectarea prevederilor legale referitoare la operatiile de casa respectiv la: aplicarea de majorari, penalitati, etc.

- referate de avans

- dispozitii de plata si incasare

- registre de casa

- ordine de deplasare

- deconturi de cheltuieli cu documentele justificative

- fise de cont analitic ale debitorilor de avansuri

Control documentar

In urma controlului efectuat s-a constatat ca un numar de 12 salariati nu au justificat in termen avansurile spre decontare, acordate pentru cumparaturi de la fondul pietei, pentru care serviciul financiar nu a calculat penalitati de 0,5% pentru fiecare zi de intarziere, in valoare totala de 1.215.367 lei.

Urmarirea si incasarea la timp a drepturilor de la clienti, debitori, incasarea si varsarea la timp si integral a sumelor cuvenite furnizorilor

- fise de cont analitice

- balante analitice si sintetice

- note contabile

Control documentar, cronologic

Din analiza  evidentei contului 4113 – clienti in afara sistemului rezulta ca la data de 30.08.2001 au un sold debitor de 913.815.112 lei, din care facturi neincasate de peste un an in valoare totala de 16.239.590 lei. Sau incasat in timpul controlului facturi in valoare totala de 155.214.066. Pentru facturile neincasate in termen, la livrarile de apa, nu s-au calculat penalitati de intarziere conform art. 8 din contracte in valoare totala de 278.433.310 lei.

Conform acestui art. Nici nu s-a procedat nici la sistarea livrarii apei, in cazul neachitarii facturii in termen de 30 zile. De asemenea nu a fost instiintat consilierul juridic pentru actionarea acestora in judecata si incasarea creantelor.

Din analiza contului 4001 furnizori in afara sistemului, s-a constatat ca la data de 31.08.2001, aceasta avea un sold creditor de 1.242.309.735 lei (conform balantei de verificare). S-a constatat ca pentru anumite facturi emise de furnizorii: Agros SA si cantina G.P.S. Boldesti nu exista documente primare, respectiv tabele cu semnaturile de primire a alimentelor. Totodata s-a constatat neconcordanta intre sumele acordate drept hrana calda si pontaje

Incadrare

legala

Stabilirea raspunderii

Solutionare

Termen

1

HCM 2230/1969

Legea 82/1991

HG 704/1993

- Raspunderi disciplinare aplicate actionarilor

Unitatea va prelucra gestionarilor legislatia in vigoare si va efectua periodic verificarea cunostintelor scrise, conform adresei nr. 1453/06.04.2000 pct. D)

- Trimestrial

2

Legea 82/1991

Sanctiune disciplinara – Avertisment – pentru persoanele raspunzatoare

Toate documentele referitoare la receptia si miscarea mijloacelor fixe aflate in unitate se vor compensa la toate rubricile cerute de formular

Se va acorda mai mare atentie receptiei si miscarii mijloacelor fixe.

- Permanent

HCM 2230/1969

Art. 14

Abatere disciplinara

Compartimentul aprovizionare va analiza stocurile de materiale fara miscare in scopul redistribuirii lor catre unitati din cadrul „TEPROM” SA sau catre agentii economici care solicita aceste materiale.

Se vor analiza lunar stocurile de materiale si nu se vor mai face aprovizionari de materiale si piese de schimb care deja se afla in stoc.

- Lunar, incepand cu nov. 2001 pana la lichidarea stocului

3

Pentru modificarile in listele de investitii aprobate, unitatea trebuie sa astepte confirmarea scrisa de la SNP TEPROM Bucuresti si apoi va trece la achizitionare.

- Permanent

Normativul specific de acordare a echipamentului de protectie aprobat prin decizia nr. 155 din 20.06.1991, emisa si difuzata de S.N.P. „TEPROM” S.A. Bucuresti

Nerespectarea sarcinilor de serviciu a persoanelor strict raspunzatoare

- Nu se va mai acorda echipament de lucru sau de protectie decat in conditiile in care durata de folosinta a fost expirata si daca are dreptul, conform „Normativului specific de acordare si utilizare a echipamentului individual de protectie si de lucru”.

- La eliberarea echipamentului individual de lucru conform anexei nr. 4 la normativ, se va urmari retinerea a 50% din valoarea echipamentului respectiv.

- Fisele individuale de evidenta a echipamentului de protectie si lucru vor fi compensate respectand titulatura formularului.

- Permanent

4

Decret nr. 92/16.04.1976 – privind carnetul de munca

Persoana raspunzatoare a fost sanctionata prin diminuarea retributiei pe o luna cu 10% conform Codului Muncii art. 100, lit. d).

Se va finaliza operarea in carnetele de munca si se vor intocmi actele aditionale la contractul individual de munca pentru toti salariatii

- 1 luna

Art. 22 din C.C.M. R.O.I.

Avertisment

Toate fisele postului vor fi semnate de titular si va fi consemnata data luarii la cunostinta de sarcinile de serviciu.

- Permanent

C.C.M./98

Legea 6/1992

H.G. 250/1992

- Decizie de imputare nr. 663/08.10.01

Se va proceda la recuperarea sumei de 540.753 lei reprezentand drepturi necuvenite.

- 15 zile

5

S.P. Boldesti va incasa comisioanele percepute de B.C.R. de la persoanele care beneficiaza de serviciile efectuate – respectiv depuneri la banca, cu ordin de plata a unor datorii catre alte societati.

- 15 zile

- permanent

6

- Legea 82/1991, art. 38

- H.G. 704/1993

- Ordinul MF 2388/1995

In contabilitate se va tine evidenta echipamentului de protectie si de lucru pe oameni ci nu pe sectii.

- 15 zile

7

Legea 82/1991

Avertisment

- se va trece la completarea tuturor rubricilor din Registrul de evidenta a numerelor de inventar

- comenzile interne se vor completa la toate rubricile cerute de formular;

- se vor lua masuri pentru asigurarea evidentei materialelor scoase din magazie si cele inscrise in comenzile interne.

- 3 luni

permanent

Legea 82/1991

Avertisment – posibilitatea producerii de pagube prin neevidentierea corecta a produselor

Pentru produsele de balastiera atat aprovizionate, cat si exploatate se vor intocmi NIR, iar pentru darea in consum bonuri de materiale, ce stau la baza comenzii de lucru.

- 15 zile

- permanent

8

Legea 82/1991

H.G. 831/1997

A fost intocmita si predata gestionarului, lista cu specimene de semnaturi ale persoanelor care utilizeaza formulare cu regim special.

Formularele cu regim special se vor elibera pe baza de bon de consum dintr-un bonier distinct gestionat de persoana imputernicita in acest scop

Formularele cu regim special inutilizabile sau anulate se vor restitui gestionarului formularelor cu regim special si se vor evidentia in rubricile prevazute de „fisa de magazie a formularelor cu regim special”.

- 15 zile

- permanent

9

Legea 82/1991

HG 720/1991

Norme de aplicare nr. 63946/1991

Raspundere contraventionala cf. HG 720/1991 art. 2 pct. f)

Persoana raspunzatoare a fost sanctionata contraventional, conform HG 720/1991 art. 2 pct. f cu o amenda de 80.000 lei pe care o achita la casieria unitatii cu chitanta nr. 3870163/13.10.2001

10

Legea 18/1996 – privitor la paza

Persoana raspunzatoare a fost sanctionata prin diminuarea retributiei pe o luna cu 5% conform Codului Muncii art. 100, lit. d)

Se vor achizitiona doua registre tipizate de poarta, care vor fi verificate zilnic;

Separat, pe un caiet, ofiterul de serviciu care este dupa orele de program sau in zilele libere, va intocmi un proces verbal pentru toate evenimentele acelei zile, in care se va mentiona si cum a fost asigurata paza in unitate, tot ce iese si intra pe poarta. Acest proces verbal va fi vizat de conducerea unitatii.

Se vor confectiona doua stampile de poarta, una pentru intrari si una pentru iesiri, ce se vor aplica pe documentele ce insotesc marfurile din autovehicule.

- 15 zile

- permanent

11

Legea 22/1969 art. 10, pct. b)

Ordinul M.P. nr. 306/1984

Se va constitui garantia suplimentara.

Semestrial se vor examina gestionarii, din punct de vedere profesional, pe baza de lucrari scrise si prin luare de semnatura pe procesul verbal incheiat cu aceasta ocazie.

- 15 zile

- permanent

12

Decret 209/1976

Raspundere materiala individuala

Pentru recuperarea sumei de 1.215.367 lei, unitatea a emis decizia de imputare nr. 767/12.10.2001 in sarcina persoanelor beneficiare de avans spre decontare.

- Legea 82/1991

- Adrese SNP 398 / c / 1999 si 79/II/2000

- CCM/1999

Persoanele raspunzatoare au fost sanctionate prin diminuarea retributiei pe 3 luni cu 5% conform Codului Muncii art. 100, lit. d)

- clientilor rau platnici li se va sista livrarea apei si se va proceda la actionarea acestora in judecata si recuperarea sumelor restante si a penalitatilor aferente

- nu se vor mai inregistra in contabilitate, facturi fara semnaturile corespunzatoare de confirmare si tabele anexa – corect intocmite.

- nu se vor livra produse si nu se vor mai presta servicii clientilor rau platnici pana la achitarea restantelor

- periodic vor fi intocmite adrese, prin care va fi adusa la cunostinta conducerii unitatii si a consiliului juridic, situatia clientilor restanti pentru a se lua masurile ce se impun

- Permanent