Formele si documentele de vanzare a marfurilor

Formele si documentele de vanzare a marfurilor

Vanzarea marfurilor se realizeaza catre doua categorii de cumparatori:

consumatori individuali ;

consumatori colectivi(alte persoane juridice).Aceste forme de vanzare genereaza particularitati in modalitatile de incasare a marfurilor, diferentiindu-se forme de vanzare cu numerar si vanzare prin virament.

De regula vanzarea catre consumatorii individuali se realizeaza cu numerar iar catre entitati juridice prin virament dar si cu numerar.

A. Vanzarea catre entitati juridice

Avand in vedere volumul mare al vanzarii marfurilor catre entitatile juridice, aceste vanzari se realizeaza astfel:

1. loco beneficiar cu delegatul furnizorului;

2. loco furnizor cu delegatul cumparatorului;

3. pe raspunderea furnizorului.

Formele de vanzare sunt stabilite prin contractul dintre parti.

a)Procedura de realizare a vanzarii prin forma loco beneficiar cu delegatul furnizorului consta in centralizarea comenzilor de la beneficiari si pregatirea loturilor pentru vanzare. Aceasta operatie presupune efectuarea autoreceptiei, predarea stocului de marfa catre delegatul responsabil, incarcarea in mijloacele de transport si sigilarea acestora. Documentele specifice acestei forme de vanzare sunt cele care atesta iesirea din gestiunea furnizorului respectiv, Avizul de insotire a marfurilor sau factura, Certificatul de calitate.

Factura se poate intocmi odata cu transportul sau ulterior livrarii. In cazul livrarilor succesive cand intervalul dintre livrari este de scurta durata legislatia permite intocmirea facturii la finalul operatiei de livrare dar nu mai tarziu de 15 ale lunii.In situatiile in care cantitatea livrata coincide cu cantitatea facturata nu se pun alte probleme de procedura, aceasta operatie fiind urmata de plata.

Insa,in cazul in care la receptia efectuata de cumparator se constata diferente cantitative sau calitative acestea vor fi consemnate intr-un proces-verbal de constatare intocmit in 2-3 exemplare din care un exemplar se preda furnizorului.

Solutiile de rezolvare a situatiei pot fi :a)completarea cantitatii constatate lipsa sau necorespuzatoare calitativ ori b)stornarea din factura a cantitatilor constatate minus printr-o factura de rosu.Momentul imediat urmator livrarii il constituie descarcarea gestiunii furnizorului, inregistrarea in evidenta operativa(la magazie), care se face pe baza Avizului de expeditie sau facturii.

La unitatea primitoare se intocmesc documentele de receptie NRCD in baza AE sau a facturii,care se transmit compartimentelor de specialitate, contabilitate si aprovizionare.

b)Vanzarea loco furnizor cu delegatul beneficiarului

Aceasta procedura se desfasoara fie pe baza unui contract care are un grafic de livrare, fie in baza unei comenzi pe care o aduce delegatul cumparatorului. Aceasta este vizata de compartimentul comercial care intocmeste si Dispozitia de livrare. Delegatul cumparatorului participa la receptia marfurilor primeste documentele de livrare si certificatul de calitate. Dupa predarea marfurilor acesta poarta responsabilitate pana la predarea marfurilor comisiei de receptie de la depozitul cumparatorului, responsabilitate de care se elibereaza dupa predarea marfurilor si intocmirea documentelor justificative, respectiv, documentele care atesta intrarea in gestiune(evidenta operativa) in evidenta contabila.

c)Vanzarea marfurilor pe raspunderea furnizorului(fara delegat

Aceasta forma de vanzare este asemanatoare cu procedura de cumparare cu mentiunea ca, in acest caz marfa se vinde.

Vanzarea prin aceasta procedura are de regula la baza un contract si un grafic de livrare. Cantitatile contractate sunt mari si necesita livrare ritmica.

Desfasurarea operatiei consta in emiterea unei Dispozitii de livrare de catre directia comerciala, responsabila cu vanzarile. In baza dispozitiei de livrare magazia pregateste lotul de marfa, intocmeste Procesul-verbal de autoreceptie si certificatul de calitate.Factura se intocmeste la compartimentul Comercial.Apoi se preda marfa firmei de transport care intocmeste documentele specifice: Scrisoare de transport, Buletin de mesagerie,Scrisoare de trasura.

B : Vanzarea catre consumatorii individuali

Aceasta forma de vanzare se realizeaza cu plata in numerar,carte de credit, bonuri valorice.O caracteristica a acestei forme de vanzare consta in aceea ca pentru marfurile vandute nu se emite factura decat la solicitarea clientului. Inregistrarea vanzarilor se face prin aparatele de marcat fiscale.

Principalele forme de vanzare practicate in comertul cu amanuntul din tara noastra sunt :

a) vanzarea cu bon eliberat de vanzator inregistrat in borderouri ;

b) vanzarea cu bon si inregistrare in casa de marcat ;

c) vanzarea cu tichet emis de casa de marcat ;

d) vanzarea cu plata la domiciliul clientului prin casele de comenzi ;

e) vanzarea prin ospatari pentru unitatile de alimentatie publica.

a) Vanzarea marfurilor cu emitere de bon de catre vanzator consta in completarea bonului in trei exemplare de vanzatorul de raion din care doua exemplare le inmaneaza clientului, al III-lea ramane in carnet.Bonul contine urmatoarele informatii: denumirea marfii, cantitatea, pretul unitar, valoarea. Cu acest bon clientul achita la casa unde i se incaseaza suma, se semneaza bonul si i se emite bonul de casa. Casierul opereaza bonul in Borderoul bonurilor de vanzare deschis pe raioane, fie in casa de marcat si in Banda de control, care constituie documente primare pentru evidenta vanzarilor.La sfarsitul programului seful de unitate totalizeaza bonurile din borderouri sau din casa de marcat, intocmind Centralizatorul vanzarilor acesta fiind totalul vanzarilor din ziua respectiva.

Casierul intocmeste Monetarul, in care se inscriu sumele incasate zilnic. Se confrunta totalul din Monetar cu totalul din Centralizatorul vanzarilor care trebuie sa fie egal.

b) Vanzarea marfurilor cu tichet emis de aparatul de marcat

Aceasta forma de vanzare consta in emiterea unui tichet de casa in momentul incasarii banilor si eliberarea marfurilor solicitate. La sfarsitul zilei se intocmeste Monetarul.

c) Vanzarea marfurilor la domiciliu

Aceasta forma de vanzare se face pe baza de comanda emisa de client la telefon sau personal.Casele de comenzi pregatesc loturile solicitate, intocmesc o Nota de comanda-livrare in care se inscriu toate marfurile :cantitate, p.u, valoare la pret cu amanuntul si taxa de transport.

Pe baza acestei Note de comanda-livrare unitatea predatoare se inregistreaza in Raportul de gestiune si este emisa factura.Incasarea se face ls predarea comenzii.

d) Vanzarea prin ospatari se intalneste in unitatile de alimentatie publica(restaurante, braserii, crame).

Ospatarii preiau comenzile de la clienti si le transmit la bucatarie, bar, bufet.Marfurile preluate de la aceste structuri sunt inregistrate in Bonurile de marcaj din carnete distincte deschise pe fiecare sectie, care constituie document justificativ al vanzarii si iesirii din gestiune a marfurilor pentru bucatarie, bar, bufet.

Bonul cuprinde urmatoarele informatii : numele ospatarului, sectia,felul marfii,p.u., cantitatea, valoarea.Se intocmeste in doua exemplare din care unul ramane in carnet, al doilea se preda sectiei care elibereaza marfa.

Incasarea marfurilor marcate in bonurile de marcat se face cu ajutorul unui document specific acestui sistem de vanzare, Nota de plata.Aceasta se intocmeste in doua exemplare unul pentru client, al doilea ramane la ospatar. La sfarsitul programului fiecare ospatar isi centralizeaza toate bonurile pe gestiuni, se confrunta cu notele de plata si gestiunile. Apoi intocmeste Borderoul incasarilor pe forme de incasare(numerar, virament,cecuri etc) pe care il preda conducatorului unitatii.Acesta intocmeste Centralizatorul vanzarilor defalcat pe sectii pentru descarcarea gestiunilor.In baza acestui centralizator se depune si valoarea vanzarilor, intocmindu-se un Monetar in doua exemplare din care un exemplar se preda casierului central, un exemplar ramane la predator ca dovada a depunerilor efectuate. Monetarul este semnat de primitor si predator.In baza acestuia seful de unitate se descarca in evidenta operativa tinuta cu ajutorul Raportului de gestiune iar casieria centrala se inregistreaza in Registrul de casa cu incasarea.

Exista si o alta cale de colectare a numerarului cu ajutorul masinilor bancii in zile de sarbatori, asigurandu-se o securitate corespunzatoare.

Procedura in acest caz consta in intocmirea unui Borderou insotitor care se preda odata cu geanta cu numerar sigilata.Predatorul primeste o chitanta pentru predarea gentii din care un exemplar va fi predat la contabilitate impreuna cu Monetarul si Raportul de gestiune.Aceste documente se confrunta cu sumele aparute in extrasul de cont dupa inventarierea banilor din gentile trimise. Serviciul financiar-contabilitate intocmeste Centralizatorul incasarilor si vanzarilor pe intreprindere in baza caruia inregistreaza in evidenta contabila vanzarea marfurilor.