Ameliorarea comunicarii organizationale

Ameliorarea comunicarii organizationale.

Analiza cauzelor perturbatoare a comunicarii organizationale ne conduc la formularea unor posibile modalitati ameliorative a acesteia. Ca modalitati posibile se pot enumera:

1).- Crearea unui climat suportativ, care sa accentueze convergenta dintre gandire si afectivitate, pe de o pare, si comunicare, pe de alta parte;

2). - Folosirea tehnicilor de ascultare activa - eficienta, care presupune prezenta atentiei (a capacitatii de orientare si concentrare selectiva asupra mesajului), a deprinderii de a receptiona cu usurinta mesajele, si, a capacitatii de mobilizare voluntara in situatiile mai dificile, cand in calea realizarii scopului apar tot felul de obstacole.

Sunt intocmite liste mai lungi sau mai scurte cu reguli, "porunci" ale ascultarii active. Insistand asupra semnificatiei cadrului fizic si mental in procesul ascultarii active, doi autori - Cande, Cande,1996,p.106 in Mielu Zlate,2004,p.538 - au formulat urmatoarele recomandari:

- alegeti in mod adecvat conditiile fizice de spatiu, de timp, nivelul de zgomot;

- indepartati orice alt gand sau preocupare necorelata cu ascultarea;

- reflectati asupra propriilor atitudini si perceptii referitoare la persoana, subiect sau situatie;

- puneti un zambet pe fata pentru a arata ca sunteti gata sa ascultati pentru a-l incuraja pe vorbitor;

- incercati sa stabiliti scopul ascultarii si, eventual, nivelul necesar de ascultare;

- iar, Nick Stanton, 1995, pp. 20-21, formuleaza si el zece sfaturi pentru o buna ascultare:

- fiti pregatiti sa ascultati;

- fiti interesat;

- aratati-va interesul;

- pastrati-va mintea deschisa;

- urmariti ideile principale;

- ascultati critic,

- ascultati cu atentie,

- luati notite;

- ajutati vorbitorul.

Toate aceste recomandari, "porunci"ar putea avea un potential de utilitate numai in masura in care se materializeaza decizia managerului de a asculta.

3).- Facilitarea transpunerii empatice, ce consta in insotirea comunicarii cu incercarea de a accepta si punctual de vedere al interlocutorului, fara a afisa o exterioritate excesiva, neutralitate, pastrarea obsesiva a propriului punct de vedere. Tendinta de a evalua, de a exprima judecati pro si contra doar din perspectiva propriului cadru de referinta conduce in mod sigur la esecul comunicarii. Intelegerea empatica este intelegerea cu o persoana, si nu despre acea persoana.

4).- Utilizarea zvonurilor. Zvonurile sunt acele informatii, care sunt initial corecte, din cauza caracterului lor neoficial, necontrolat, sunt transmise de la un individ la altul. In principal, este vorba despre informatiile privitoare la evenimente ambigue, dar cu mare incarcatura emotionala, despre evenimente importante, dar neconfirmate public,in general despre evenimente neverificabile.

Data fiind inevitabilitatea lor se naste intrebarea: Ce ar trebui sa faca conducatori organizatilor? Raspunsul: sa le utilizeze intr-o maniera inteligenta. Sa le utilizeze, si nu sa le combata, deoarece nu trebuie sa pornim de la prejudecata ca zvonurile ar fi intotdeauna false si ar avea doar efecte negative.

Numeroase studii pun in evidenta efectele pozitive ale zvonurilor:

- mobilizeaza oamenii in vederea declansarii unor actiuni revendicative sau protestatare;

- conditioneaza spiritele, creeaza si intretin climatul dorit;

- contracareaza lucrurile, o ia inainte si organizeaza rezistenta, se opun acceptarii pasive a faptului implinit, aflat in general mai tarziu;

- obliga conducerea sa vorbeasca, sa rupa tacerea (se vehiculeaza si informatii false tocmai pentru a se afla adevarul);

- testeaza atmosfera din organizatie (conducerea lanseaza zvonuri pentru a cunoaste eventualele reactii la unele masuri nepopulare pe care ar intentiona sa le ia).

Exista si nenumarate efecte negative ale zvonurilor care afecteaza nu doar planul interpersonal, ci si activitatea intregii organizatii.