Comunicarea informala Membrii organizatiei isi comunica unii altora mai mult decat informatia strict necesara desfasurarii activitatilor de munca

Comunicarea informala

Membrii organizatiei isi comunica unii altora mai mult decat informatia strict necesara desfasurarii activitatilor de munca. Comunicarea informala satisface nevoile sociale ale oamenilor care lucreaza in organizatie si are loc in cadrul relatiilor personale (informale) care se stabilesc intre acestia.

In raport cu sistemul comunicarii formale al organizatiei, reteaua de comunicare informala asigura un circuit paralel si invizibil al informatiei semnificative pentru salariati.

Comunicarea informala este extrem de importanta pentru viata unei organizatii. In cadrul unei culturi pozitive prin comunicare informala se construiesc relatii bazate pe incredere intre membrii organizatiei.

Daca intre membrii organizatiei exista relatii personale bune activitatea functionala a organizatiei nu poate avea decat de castigat in eficienta.

Comunicarea informala include atat discutiile pe teme personale care se poarta in grupuri inchise cat si circuitele ample de informatie cuprinzand intreaga organizatie sau o mare parte a acesteia. Ultima categorie este cunoscuta sub denumirea de zvonuri si prezinta un interes special pentru managementul organizatiei.

1. Caracteristicile comunicarii informale

Cantitate foarte mare de informatie

Prin reteaua informala circula o cantitate de informatie mult mai mare decat cea oficiala:

- informatii care au legatura cu organizatia, dar pe care conducerea ar prefera sa nu le comunice subordonatilor;

- informatii care "dubleaza" ceea ce se transmite oficial - informatiile de care membrii organizatiei sunt foarte interesati sunt discutate si informal;

- informatii fara legatura cu organizatia.

Viteza mare de transmitere

Viteza de transmitere prin reteaua informala este mult mai mare decat cea a informatiei oficiale, aceasta din urma fiind incetinita de traseele uneori intortocheate ale comunicarii ierarhice.

In timp ce un comunicat oficial, de exemplu, este tiparit si multiplicat, informatia pe care o contine poate fi raspandita informal prin cateva telefoane si prin intermediul contactelor personale, asa incat, daca informatia este una de interes general, in momentul anuntului oficial aproape  toti salariatii sunt deja informati.

Viteza de transmitere se explica prin aspectul foarte ramificat al retelei informale este prezentata in figura 12.

Veridicitatea

Sub acest aspect continutul comunicarii informale se intinde pe o plaja larga, de la informatii chiar mai adevarate decat cele oficiale (informatii pe care conducerea nu doreste sa le comunice), pana la informatie cu totul falsa, bazata pe interpretari gresite ale unor fapte sau afirmatii.

Reteaua de comunicare informala reprezinta mediul de propagare a zvonurilor.

2. Functiile comunicarii informale

- Comunicarea informala satisface trebuintele sociale ale angajatilor.

Discutiile despre evenimente din viata personala, relatii personale, hobby-uri fac obiectul discutiilor informale.

- Informatia transmisa prin canale informale confirma, infirma sau completeaza mesajele transmise prin canalele de comunicare oficiala.

In acest fel, comunicarea informala restabileste o anumita transparenta a puterii, contestandu-i statutul de unica sursa autorizata de informatii si chiar o preseaza sa transmita in mod corect informatia spre esaloanele inferioare.

- Comunicarea informala scurcircuiteaza traseele de comunicare formala si anticipeaza mesajele formale.

In cazul stirilor de interes general, inainte ca informatia oficiala sa fie transmisa pe traseele formale descendente, baza este deja la curent cu noutatea. In sens invers, conducerea poate afla mai rapid din surse informale informatii despre ce se intampla la baza.

3. Zvonurile

Zvonul este o stire improvizata, elaborata colectiv. Prin zvonuri se face auzita vocea grupului care o ia inaintea sursei oficiale de informatii, vehiculand informatii fie inca neconfirmate, fie dezmintite de catre aceasta.

Organizatiile pot fi interesate de zvonurile vehiculate de proprii lor salariati sau de zvonurile legate de produsele sau de imaginea lor in exterior.

Zvonurile din prima categorie pot interfera cu functionarea interna a organizatiei (in general anunta concedieri sau schimbari), cele din a doua categorie pot influenta vanzarile.

Putem distinge doua tipuri de zvonuri:

- Zvonurile aparute in urma unui eveniment. Acestea sunt interpretari ale unor evenimente importante despre care lipsesc informatiile oficiale sau, daca acestea exista, ele sunt furnizate de o sursa oficiala care si-a pierdut credibilitatea.

De cate ori publicul doreste sa inteleaga ceva si nu primeste explicatii oficiale suficiente apar zvonurile.

- Zvonuri care creeaza evenimentul. Sursa lor este imaginatia colectiva si sunt determinate in principal de factori emotionali. 

De ce circula zvonurile cu atata rapiditate?

Informatia transmisa prin zvonuri este pretioasa. Ea permite celor interesati sa castige timp.

Exemplu: Daca angajatii care urmeaza sa fie concediati afla acest lucru inainte ca decizia oficiala sa fie anuntata ei au timp sa se organizeze intr-o forma de protest. Zvonul anuleaza efectul surpriza si face imposibila aplicarea tacticii faptului implinit.

Zvonurile false sunt create prin diverse mecanisme:

- interpretarea gresita a unui mesaj;

- degradarea informatiei prin retransmiteri succesive;

- indeplinirea in plan imaginar a unei dorinte;

- competenta unor "specialisti" care se pricep sa interpreteze semne in care altii nu vad nimic suspect.

Conditii de aparitie a zvonurilor

Zvonurile apar pe fondul unor tensiuni sociale (conflict, anxietate, panica, frustrare) in conditii de saracie a informatiei oficiale sau de pierdere a credibilitatii sursei oficiale.

Posibile surse de tensiuni intr-o organizatie sunt: riscul somajului, schimbarea iminenta, salariile, relatiile cu superiorii. Zvonul polarizeaza starea de tensiune difuza, indreptand atentia asupra unui obiect determinat.

Zvonul poate fi o modalitate de a contracara planurile conducerii sau o modalitate de a o forta sa comunice informatiile importante esaloanelor inferioare.

In alta ordine de idei, zvonurile pot fi privite ca simptoame ale deficientelor de comunicare ale patronatului cu salariatii. Ele sunt generate de o lipsa de informatie, de prea multa informatie sau de dezinformare.

Pentru a rezolva aceasta problema unele organizatii si-au creat un serviciu de comunicare interna sau de relatii umane care se ocupa de comunicatele oficiale, de publicatiile interne, de transmisiile radio sau de televiziunea cu circuit inchis.

Ce e de facut cu zvonurile?

Dezmintirile nu sunt eficace - aparitia si circulatia zvonurilor nu sunt fenomene guvernate de logica sau de ratiune. A aduce contra argumente la zvon nu este - in general - o solutie eficace.

Dezmintirile pot fi chiar periculoase - in urma unei dezmintiri publice a unui zvon afla despre el si cei care nu fusesera pusi la curent pana in acel moment (efectul bumerang).

O strategie cu mai multe sanse de succes, dar si aceasta nesigura, este anti-zvonul. Cu aceasta intram insa pe terenul nesigur al manipularii.

Cea mai eficienta strategie, cea de prevenire a aparitiei zvonurilor intr-o organizatie, este comunicarea deschisa si dezvoltarea unei culturi a increderii.