Retorica in relatiile oficiale cu publicul

RETORICA IN RELATIILE OFICIALE CU PUBLICUL

1. Retorica (vorbirea)

Oamenii comunica intre ei atat in scris, cat si pe cale orala, folosind in acest scop cuvinte, propozitii si fraze exprimate in armonie cu modul de a vorbi ^fiecare profesiune presupune existenta unui mod particular de vehiculare a ideilor, a gandurilor). La fel ca si in scriere, prin vorbire exprimam gandurile, ideile, senti­mentele, atitudinile, ceea ce da un contur aparte mesajului informational, starilor emotionale pe care le transmit. A vorbi corect elegant, cursiv, expresiv, este o arta, dar si o stiinta. Cu arta si stiinta vorbirii frumoase se ocupa retorica (arta de a vorbi frumos, arta de a convinge pe auditor de justetea ideilor expuse printr-o argumen­tatie bogata, riguroasa, pusa in valoare de un stil ales).

Calitatea de a ne exprima cu convingere, cu claritate, cu eleganta, corectitudine si totodata intr-un limbaj ales, a devenit o norma de politete, o indatorire sociala in orice situatie sau ipostaza ne-am afla.

Vorbirea nearmonioasa, dezordonata, gangaveala, constructia vicioasa a frazei, articularea defectuoasa a cuvintelor, lipsa de expresivitate, neoranduiala frazelor etc. tradeaza lipsa de cultura sau un nivel sarac al acesteia. Pentru functionarul public, ca si pentru cei din alte profesiuni apropiate, retorica nu este doar o arta de a vorbi frumos, ci si o obligatie profesionala si morala de stricta utilitate in relatiile cu publicul.   A vorbi bine, frumos, convingator, presupune a-ti cultiva talentul de a intra in relatii civilizate cu oamenii, de a purta un dialog placut, interesant si util cu fiecare din cei ce se adreseaza administratiei, solicitand serviciile sale. Se stie ca a vorbi frumos si bine nu este doar o haina de sarbatoare purtata la diferite ocazii, ci este una din datoriile sale, unul din mijloacele prin care isi face serviciul catre publicul cu care vine in contact, unul din acele instrumente prin care se face placut si agreat in colectivul de munca, in familie, in orice grup social in care se poate afla.

Una din cerinte este ca ideile expuse in dialogul purtat cu publicul sa nu fie rupte de ceea ce il intereseaza pe solicitant, de preocuparile cotidiene ale acestuia. in dialogul cu publicul, mai ales cand relatia s-a nascut la initiativa institutiei, are importanta deosebita nu numai subiectul abordat, ci si maniera de a discuta, de a-1 interesa si coopta pe partener si calitatea limbajului folosit. Vorbirea trebuie sa fie agreabila, sa nu oboseasca, sa influenteze la deschideri si comunicari fara bariere, care sa vizeze un spectru larg al intereselor institutiei.

In vorbirea sa, functionarul public trebuie sa fie limpede, sa foloseasca expresii adecvate, sa fie natural, sa evite ambiguitatile (cu exceptia cazului cand ambigui­tatea este un mijloc de aflare a adevarului).

1.1. Recomandari utile pentru un bun vorbitor

Evitati sa aratati prea multa incredere in dumneavoastra de la inceput, pentru a nu aparea arogant. Este bine sa pareti modest, sincer, cu probitate in fata auditorilor.

Pe parcurs luati o atitudine mai ferma, pentru a va defini pozitia fata de auditoriu.

Aveti libertatea de inventie si obligatia adaptarii vorbirii la situatii diferite, la reactia publicului.

Folositi principiile si regulile logicii, ale judecatii limpezi, ale gandirii co­recte, ale rationamentului.

Faceti demonstratiile convingator, sustinandu-va ideile cu fapte si argumente.

Respingeti elegant, dar cu vigoare, ideile de neacceptat, evitand o argumentare care ar putea fi folosita de adversar.

Faceti aluzii subtile, care completeaza discret argumentatia logica, dar au si caracter de premeditare; mentionati un fapt dand impresia ca acest lucru este facut in treacat, dar in realitate subliniindu-1 in mod aparte.

Cand este cazul, folositi revenirea deliberata la o idee, un fapt, un argument, dand aparenta unei simple erori de expresie.

Fiti concis in recapitularea problemelor, ferm in afirmatii, patetic, pentru a deveni convingator in mod afectiv la ceea ce spuneti, pentru a-i conferi dinamism si credibilitate.

Ajutati-va pe parcursul vorbirii de gesturi, miscari, atitudini adecvate pentru a mari puterea de a convinge.

2. Stilul vorbirii

Notiunea de "stil' a aparut in stransa legatura cu cea de "retorica'. Ea reflecta si se refera la modul specific de exprimare, de vorbire al cuiva dintr-un anumit domeniu  de activitate in scopul comunicarii cu semenii sai, talentul, arta de a exprima ideile si sentimentele intr-o forma aleasa, personala. Functionarul public va avea intot­deauna un fond de idei pentru fiecare subiect (problema), pe care o va aborda in dialogul cu publicul, asigurarea succesului purtand nota sa personala, in stilul propriu de exprimare.

Principiile si calitatile stilului

Stilul vorbirii este propriu personalitatii fiecarui individ; el nu este un dat, ci se formeaza. Pentru a avea un stil corect, elegant, frumos, se impune cunoasterea si respectarea principiilor si calitatilor sale. Acestea sunt:

a.     Corectitudinea stilului, care vizeaza urmatoarele cerinte:

alegerea termenilor, a cuvintelor potrivite in raport cu ideile pe care vrem sa le comunicam;

evitarea greselilor de pronuntare care, fie ca nu lasa o impresie placuta, fie ca dau nastere la discutii, comentarii ce pot afecta prestigiul institutiei si al functionarului public;

respectarea regulilor gramaticale privind acordul subiectului cu predicatul.

b.     Claritatea stilului exprima dorinta ca ideile sa fie corect gandite, clar expuse limpezi in continutul lor, clar formulate, iar cuvintele sa fie distinct si corect pronuntate. Ceea ce spunem sa fie pe deplin lamuritor pentru cei care ni se adreseaza cu o solicitare, ori pe care noi ii abordam.

c.      Frumusetea stilului este un rezultat al corectitudinii si claritatii acestuia, fiind data de armonia gandirii, cuvintelor si expresiilor folositele.

d.     Ritmicitatea (cadenta) stilului este o rezultanta a cadentelor organice, fiziolo­gice ale individului, fiecare avand un ritm personal de comportare, de a gandi, de a vorbi, de a scrie, de a actiona.

e.     Muzicalitatea vorbirii este esentiala, stilul de vorbire adaptandu-se subiec­tului abordat, ritmului, realitatii de gandire.

f.      Universalitatea este o calitate a stilului prin care o comunicare verbala trebuie sa fie o expresie a realitatii vietii si a lumii inconjuratoare.

g.     Simplitatea este o calitate a stilului de a comunica in mod firesc, natural, simplu, fluxul de ganduri, idei, informatii si sentimente.

h.     Exactitatea de sens a cuvintelor si redarea fidela a gandurilor, ideilor, starilor afective, nu pot lipsi dintre cerintele unui stil cautat, placut, apreciat.

2.1. Greseli ce se pot comite in raport cu principiile si calitatea stilului

v    Banalitatea verbala (ponciful verbal), adica vorbirea lipsita de expresivitate de inventivitate, de originalitate, prin care se reiau chestiuni spuse de altii.

v    Barbarismele sunt termeni sau expresii imprumutate, de regula dintr-o limba straina, care sunt folosite incorect de cel care vorbeste.

v    Salocismele sunt expresii sintactice care evidentiaza ca vorbitorul nu cu­noaste gramatica limbii romane.

v    Excesul de neologisme.

v    Arhaismele si provincialismele folosite excesiv, depasind masura si bunul gust, starnesc ilaritate si afecteaza seriozitatea exprimarii.

v    Purismul excesiv reprezinta tendinta de a scoate din vocabular toate cuvintele de origine straina.

v    Sinonimele (cuvinte cu aceleasi intelesuri) nu trebuie folosite in aceeasi fraza.

v    Pleonasmele sunt cuvinte care repeta aceeasi idee si sunt folosite in aceeasi fraza.

v    Parafonia este dispunerea normala a cuvintelor in aceeasi propozitie, dar care poate da involuntar un sens neasteptat, si chiar obscen. Exemplu: "Du-te iara-n curte-n fund.'

v    Manierismul este stilul de a vorbi cu alambicari fortate, prin care expresiile devin fara sens in speranta de a obtine originalitate.

v    Constructia vicioasa a frazei, semn al dezordinii in gandire, al lipsei de rigoare intelectuala.

v    Cacofonia consta intr-o alaturare neplacuta de sunete sau cuvinte, care re­flecta discordanta muzicala a vorbirii.

2.2. Conversatia. Reguli de baza ale conversatiei politicoase

Conversatia ocupa cea mai mare intindere din vorbirea functionarului public in relatiile sale cu publicul. Redam sintetic principalele reguli ale unei conversatii politicoase:

v    Sa fii temperat, regula ce se impune intotdeauna, dar mai ales cand discutia se poarta cu persoane despre care stim prea putin sau aproape nimic.

v    Fii mai intai un bun ascultator al spuselor celor din jur si apoi sa iei cuvantul (sa-ti spui parerea, opinia, ideea).

v    Formuleaza corect propozitiile si frazele, pronuntandu-le clar, pe firul gan­dirii logice. Sa nu intreci masura. Opreste-te la timp si nu monopoliza discutia, chiar daca ai talent de povestitor. Daca nu cunosti pronuntia corecta sau sensul unui cuvant, nu-1 folosi. Eivita sa incepi majoritatea frazelor cu "au', "am' etc.

v    Controleaza-ti vocea, caci "tonul face conversatia", nu vorbi zgomotos, nicicand si niciunde, dar mai ales intr-o societate pretentioasa.

v    Vorbeste cu tact, firesc, intr-un ritm placut. Vorbirea rapida, trancaneala, repetarea monotona a aceleiasi idei, fie ea chiar geniala, va afecta conversatia si va avea rezultate de nedorit.

v    Nu trageti concluzii dupa fiecare afirmatie a interlocutorului, nu intrerupeti pe vorbitor, chiar daca aveti dreptate, pentru ca faceti o impresie penibila.

v    Daca partenerul de dialog (adversarul) a avut mai multe argumente, a fost mai documentat si te-a invins prin cuvinte, nu-l parasi cu un aer jignit, ci intrerupe politicos discutia sau schimba cu abilitate subiectul.

v    In exprimarea ideilor, foloseste in mod predominant limbajul. Actiunile care completeaza vorbirea (mimica, gesturile, atitudinile) sunt utile la momentul potrivit si nu in exces.

v    S-ar putea ca, in timpul discutiei, sa devii tinta unor ironii amicale. Sa nu te complaci in aceasta situatie. incearca sa schimbi cu abilitate firul discutiei sau sa raspunzi cu o gluma, dar fara rautate.

v    Evita ticurile verbale de tipul: "desigur', "exclus', "absolut', "foarte adeva­rat' care dovedesc lipsa de finete si de atentie fata de interlocutor.

v    Este cu totul nepermis a face glume pe seama infirmitatii sau slabiciunilor, pasiunilor unei persoane prezente.

3. Gestica

Politetea, buna educatie a omului care vorbeste, se manifesta si in felul cum o face ca tinuta ori in expresia sa corporala.

In stransa unire cu retorica, s-a raspandit si termenul de "gestica'. La modul general, aceasta notiune reflecta ansamblul de gesturi folosite de cineva, cu care insoteste vorbirea sa, intr-o anume stare sau situatie. A gesticula are sensul de a misca mainile in timpul vorbirii sau pentru a exprima ceva fara a utiliza cuvinte, in fiecare gest, descifrandu-se o multitudine de semnificatii.

Interpretarea lui de catre public sta sub semnul incertitudinii si de aici riscam ca un gand bun, o idee corecta, o intentie din cele mai tolerante, insotite de o mimica sau de un gest de dezacord cu ceea ce dorim sa comunicam sa fie viciate, fara voia noastra, de o interpretare eronata, tocmai din cauza neconcordantei gestului cu fondul ideatic.

Este si mai daunator unei atmosfere in relatiile cu publicul situatia cand, in mod voit, nu este armonie intre vorbirea functionarului public si gesturile sale.

Functionarul public trebuie sa stie sa dea limbajului sau calitatea de instrument al apropierii fata de oameni, prin dictie, prin gestica, prin miscari firesti, potrivit ideilor si sentimentelor pe care vrea sa le comunice.

Pronuntarea corecta si gestica adecvata ii vor fi de mare folos in cucerirea respectului publicului pentru sine si institutia din care face parte, pentru rezolvarea diferitelor situatii in care s-ar putea afla.

O cerinta stringenta pentru prestigiul acestuia, pentru munca sa, este deci si aceea privind o gestica a mainilor si o mimica adecvata, evitarea excesului de limbaj si de gestica in dialog cu publicul. El se poate impune prin seriozitate si profunzimea ideilor, prin atitudinea lui temperata, prin eleganta si finetea naturala a stilului sau.

Pregatirea profesionala, conduita ireprosabila, stilul vorbirii, sunt cerinte de care trebuie sa tina seama toti functionarii publici, pentru a se putea bucura de respectul oamenilor, de sine si de munca lor.

Intocmirea si realizarea discursului

1. Notiunea de discurs

Telul oratorului este sa convinga, sa obtina adeziunea celor ce-l asculta. Aceasta arta si stiinta in acelasi timp, de a convinge prin discurs, este veche ca insusi cuvantul.

Retorica este imbinarea artei constructiei discursului cu teoria despre discurs. Ea se inregistreaza din cele mai vechi timpuri, prin existenta unor discursuri rostite cu ocazia unor intruniri publice ale marilor conducatori sau ale razboinicilor lumii antice.

Ca stiinta, se afirma in epoca clasica a Greciei antice, o data cu valul de procese ce au fost declansate de caderea tiranilor din cetatile grecesti Sicilia si Siracuza.

Retorica sau arta discursului a avut un destin pe care il putem caracteriza drept miraculos.

Impunatoare si infloritoare in antichitatea greaca si romana, dispretuita si gatuita multe secole de-a randul, renascuta timid in secolul al XVIII-lea, de abia "tinandu-si rasuflarea' la inceputul secolului al XX-lea, a fost descoperita si reabilitata in zilele noastre. Pentru ca azi, ca si acum 2000 de ani, rostul discursului, cum spunea cel mai mare orator al antichitatii, Cicero, este sa convinga, sa placa si sa emotioneze.

Fiecare individ are capacitatea innascuta de a folosi diverse limbaje pentru a comunica. De aceea, pentru a atinge nivelul de competenta necesar, el trebuie sa-si insuseasca anumite deprinderi, comportamente si tehnici specifice, care pot fi invatate, practicate, evaluate si perfectionate.

Formarea sau perfectionarea deprinderilor indeamna la determinarea sensului si sentimentelor continute in mesaje, a asculta, a vorbi convingator, a utiliza feed-back-ul, intelege sentimentele celorlalti fata de mesaj si a face prezentari persuasive in fata unui auditoriu.

In vederea formarii deprinderilor, trebuie parcurse urmatoarele etape:

Asimilarea de cunostinte fondate stiintific privind principiile, conceptele si regulile care guverneaza arta vorbirii.

Analiza normelor si principiilor comportamentului uman.

Efectuarea de exercitii prin simulari si interpretari de rol, care asigura practi­carea celor invatate si primirea imediata de feed-back in legatura cu perfor­manta, din partea consultantului specialist.

Transferul cunostintelor obtinute in viata reala. Succesul acestei aplicatii trebuie evaluat imediat si invatat din concluzii.

Asadar, individul trebuie sa-si formeze sau sa-si perfectioneze anumite deprin­deri specifice de comunicator. Pentru aceasta, este necesara dorinta de a o face, bazata pe convingerea necesitatii competentei in comunicare si pe depunerea unui efort constient de autocunoastere, de analizare si intelegere a relatiei de comunicare, de invatare si de practicare.

In concluzie, apreciem ca discursul este continutul mesajului pe care o persoana il transmite dupa ce acesta a fost prelucrat, in vederea stimularii si declansarii unor anumite emotii, ganduri sau rationamente in mintea sau inima publicului.

2. Continutul discursului

In lucrarea "Phaidros', Platon arata care sunt partile componente ale discursului: preambulul; expozeul; marturii; indicatii; probabilitati; recapitulare.

Fiecare dintre noi suntem vorbitori, ascultatori, scriitori, cititori. Noi nu putem sa nu comunicam. Atunci cand comunicam avem ca scop determinarea unei actiuni din partea celui care citeste sau asculta.

Pentru aceasta trebuie sa parcurgem sase etape. Ele nu sunt folosite totdeauna in ordinea expusa, insa este bine sa nu se renunte la nici una:

analiza scopului propus prin expunere si a auditoriului;

documentarea;

sustinerea propriilor idei si teze cu argumente irefutabile;

organizarea comunicarii in cea mai buna varianta;

elaborarea discursului si editarea lui;

lupta pentru obtinerea feed-back-ului.

Pentru a avea succesul scontat de autor, inainte de realizarea discursului trebuie sa gasim raspunsurile la urmatoarele intrebari:

care este obiectivul?

cine este auditoriul?

este necesara comunicarea cu adevarat?

Daca nevoia de comunicare este o necesitate pentru a pune procesul in miscare, primul pas este acela de a analiza obiectivul. Toate discursurile trebuie sa raspunda la trei mari obiective generale: a directiona, a informa (sau a intreba) si a convinge.

Perspectiva unor discursuri da dureri de cap tuturor, mai putin oratorilor experi­mentati. Vorbitul reprezinta o indemanare (pricepere) si din aceasta cauza putini vor deveni mari oratori.

Poate ca cel mai important lucru de avut in vedere inaintea oricarei prezentari este acesta: "daca esuezi in pregatire, pregateste-te sa esuezi'. Improvizatia la o prezentare serioasa nu poate fi lasata la mana muzelor care, capricioase cum sunt, este posibil sa ne paraseasca chiar in cursul prezentarii.

Atunci cand pornim pregatirea pentru un discurs este bine sa avem in vedere si cateva recomandari:

v    in primul rand, trebuie sa ne familiarizam in detaliu cu obiectul prezentarii, pentru a nu pierde din atentie anumite aspecte de detaliu.

v    in al doilea rand, este bine sa cunoastem si partile bune si pe cele mai putin bune ale discursului.

v    in al treilea rand, este importanta aflarea detaliilor privind publicul caruia ii facem prezentarea.

Structura unui discurs este, in linii mari, urmatoarea:

a)  Schema logica a prezentarii presupune: stabilirea ideilor cheie, stabilirea re­latiilor dintre acestea.

b)  Forma prezentarii poate fi: relaxata, academica.

Nu alegeti o forma "tehnicista' pentru un public prea putin avizat.

c)  Receptia.

Daca traseul logic este prea lung, repetarea din timp in timp a ideilor expuse si a concluziilor trase este obligatorie.

d) Abordarea punctelor slabe presupune alegerea a doua strategii:

Ori eludati aceste puncte si va pregatiti sa raspundeti intrebarilor;

Ori atacati chiar dumneavoastra punctele slabe si le raspundeti convingator.

e) Tipul de prezentare:

Este preferabil sa alegeti prezentarea libera (fara a citi), pentru ca este mai dinamica si va permite un dialog real cu auditoriul;

Daca nu va puteti concentra, pentru a nu pierde elementele importante puteti sa va structurati ideile discursului pe mici bucatele de hartie.

f) Folositi suporturi vizuale:

Folii pentru retroproiector: diapozitive, grafice, tabele, film.

g)  Verificati, inainte de prezentare, ca toate elementele vizuale de ajutor sa functioneze.

De cele mai multe ori, in cadrul prezentarilor, verificarea aparatelor genereaza momente penibile, de aceea este important sa va asigurati ca ele sunt un sprijin, nu o piedica, pentru cursivitatea discursului.

h) Incadrati-va in timpul prescris.

De obicei prezentarile (discursurile) nu trebuie sa fie mai mari de 15-20 de minute. Daca subiectul este mai amplu tratati temele cheie, dezvoltati ches­tiunile esentiale aparte si lasati deschise temele pentru intrebarile ce urmeaza prezentarii.

Cateva indrumari privind modul de realizare a discursului

Lasati descoperit traseul logic in sfera pe care o stapaniti cel mai bine. intrebarile vor fi cu siguranta axate pe acest subiect si va vor da ocazia sa faceti o expunere detaliata si convingatoare.

Pregatiti pentru prima parte a prezentarii (primele 5 minute) un calambur, un joc de cuvinte, o mica autoironie care va relaxa auditoriul. Nu glumiti insa excesiv. Pregatiti-va spontaneitatea.

Atentie la tonul vocii: el nu trebuie sa fie monoton. Atunci cand vreti sa sustineti ceva in mod special, puteti sa ridicati tonul sau sa remarcati printr-un gest (ridicati un deget, punctati cu degetul aratator in aer etc.). Nu gesticulati excesiv.

Gasiti-va o pozitie comoda de prezentare.

Repetati inainte gesturile de indicare pe harti, tabele etc., astfel incat ele sa se integreze firesc miscarilor dumneavoastra.

In aceasta etapa se poate dovedi extrem de importanta capacitatea dumnea­voastra de a pregati si sustine un "discurs bun'.

In fine, putem aprecia ca un discurs poate avea urmatorul continut:

Introducere

In aceasta sectiune a discursului, vorbitorul va urmari trei obiective generale:

1.  Captarea atentiei auditoriului. Aceasta se poate realiza prin:

referirea la importanta subiectului (avertizarea auditoriului asupra faptului ca ceea ce urmeaza este interesant sau este important pentru ei ori este ceea ce ei isi doresc);

formarea unei intrebari retorice (intrebare), care sa-i stimuleze pe auditori sa reflecteze asupra subiectului, si la care sa nu se poata raspunde printr-un simplu "da' sau "nu';

formarea unei fraze de inceput care sa atraga atentia auditoriului (evitand extremele sau dramatismul excesiv);

utilizarea unui citat sugestiv, care este familiar auditoriului si ii inspira respect;

utilizarea unei anecdote sau a unei caricaturi in legatura cu logica subiec­tului (dar sa nu lezeze gustul auditoriului);

utilizarea unor materiale ilustrative (scheme, grafice, fotografii etc.) care pot stimula interesul auditoriului.

2. Comunicarea temei. Se comunica tema discursului, cat mai concis si utilizand un limbaj accesibil auditoriului, astfel incat sa poata fi retinuta cu usurinta.

3.  Motivarea temei. Se prezinta ratiunile pentru care s-a considerat necesara alegerea temei respective. Prin motivare, se cauta castigarea sentimentelor, emotii­lor si dorintelor auditoriului, precum si fixarea suplimentara a ascultarilor asupra temei.

Cuprins:

Pentru cuprinsul discursului se stabilesc 2-3 idei principale (mesaje), care dezvolta tema aleasa. Aceste idei trebuie formulate concis si accesibil. Ele sunt dezvoltate prin folosirea urmatorului material ajutator:

explicatii constand din expuneri simple, concise. Acestea nu trebuie sa fie prea lungi sau prea abstracte pentru auditoriu;

analogii sau comparatii; similitudini intre un lucru deja cunoscut si un altul necunoscut;

ilustratii constand in exemple detaliate in sprijinul unei idei. Ideile principale pot fi selectionate si aranjate in cateva moduri:

in ordine cronologica; aceasta aranjare poate fi utilizata in orice discurs, indiferent de subiectul sau;

de la cauza la efect: se utilizeaza in cazul evenimentelor legate prin relatii cauzale;

de la problema la solutie; este o metoda inductiva, in care se porneste de la o problema particulara si se ajunge la o solutie generala;

in ordine logica: se formuleaza ideea, apoi se probeaza. Este o metoda de­ductiva, in care se pleaca de la formulare generala catre o aplicatie particulara.

Incheiere

Un discurs bine organizat si prezentat poate fi compromis printr-o incheiere necorespunzatoare. De aceea, pentru a mentine si intari efectul introducerii si cuprinsului, vorbitorul trebuie sa urmareasca, in incheiere, trei aspecte importante:

reamintirea ideilor principale. Se repeta cele doua, trei idei principale ale cuprinsului, in ordinea in care au fost ele analizate;

reamintirea motivatiei. incheierea trebuie sa accentueze, din nou, scopu­rile urmarite de vorbitor, prin alegerea si prezentarea subiectului expus;

o concluzie sintetica. Aceasta trebuie sa sublinieze viguros mesajul de transmis. Concluzia poate face legatura cu momentul de captare a atentiei din introducere, dand astfel discursului un aspect circular.

3. Metode de intocmire a discursului

Chiar daca discursurile sunt diferite ca stil si continut, intocmirea lor trebuie sa se faca adecvat. Cei care intocmesc discursul ar trebui sa se poata baza pe presupu­nerea ca participantii se vor pregati corespunzator, cel putin pentru aria lor de responsabilitate, si vor avea la indemana datele necesare. In domeniul intocmirii discursurilor, exista doua curente:

1)  Spune ce ai de spus, spune ce ai spus si spune din nou;

2) Afirma, arata punctele negative si demonstreaza-le, arata punctele pozitive, reformuleaza propunerea.

Orice act de comunicare are cel putin doua feluri de auditoriu: unul aflat la sfarsitul emiterii si unul la sfarsitul receptiei comunicarii. Dar cum poate cel care face comunicarea sa fie receptat? Numai rareori noi actionam unilateral.

Analizand un auditoriu la sfarsitul emiterii, se cer raspunsuri la intrebarile:

promit eu ceva auditoriului?

ceea ce afirm este in concordanta cu orientarea politica sau cu filosofia curenta?

poate fi cineva deranjat de ceea ce planuiesc sa spun?

Putem obtine raspunsuri la aceste probleme, punand o serie de intrebari specifice persoanei care va prezenta discursul:

care sunt punctele de vedere asupra problemei?

care ii este stilul? Rezervat? Umorist? Subtil? Candid? inselator? isi asuma riscul?

cum vorbeste persoana?

Cicero afirma despre orator: "unui orator trebuie sa-i pretindem ascutimea de minte a logicianului, cugetarea filosofului, exprimare aproape ca a poetului, memo­ria jurist-consultului, vocea tragedianului si, ai zice, gesturile unui actor celebru. De aceea nu se poate gasi nimic mai rar pe lume ca un orator desavarsit. "Talentul, spunea el, este conditia esentiala pentru ca o persoana sa ajunga orator; la aceasta trebuie sa se adauge o cultura cat mai vasta.'

Ne confruntam cu o serie de intrebari si daca analizam auditoriul care receptio­neaza.

Cum ne asteptam ca el sa reactioneze la aceasta comunicare?

Cu ce auditoriu avem de-a face? Receptiv? Cald? Ostil?

Cat de mult este familiarizat cu subiectul?

Ce ton ar fi mai nimerit? Cald? Sobru?

Analiza perceperii scopului si auditoriului este un prim pas in atragerea de partea noastra a ascultatorului.

Freud considera ca "a te autocunoaste, a fi complet onest cu tine insuti, consti­tuie un efort uman deosebit, deoarece aceasta onestitate cu mine reclama cautarea, descoperirea si acceptarea de informatii despre sine si o dorinta de autoperfectionare'.

In pregatirea unui discurs, trebuie sa aflam:

Care va fi audienta;

Ce asteapta aceasta sa auda de la noi;

Unde va avea loc prezentarea;

Cand va avea loc prezentarea.

Majoritatea oamenilor pot tine discursuri daca se pregatesc. Exista un numar de lucruri pe care e important sa le facem:

1) Cunoasteti-va subiectul.

2) Pregatiti-va subiectul.

3) Verificati ilustratiile.

4) Vizitati sala, daca este posibil.

5) Verificati echipamentul.

6) Exersati folosirea echipamentului.

7) Imbracati-va adecvat.

8) Exersati-va discursul.

Cateva recomandari pentru orator

Cunoasteti-va subiectul. Daca nu stiti suficiente lucruri, veti avea emotii si audienta va simti. Pregatiti-va bine inainte.

Adaptati-va auditoriului. Nu folositi termeni tehnici in fata unui public obis­nuit sau termeni generali in fata unui public de experti.

Vorbiti clar. "Vorbiti pentru ceasul de pe peretele din fundul salii.'

Faceti glume. Nu trebuie sa fie complicate si pot fi chiar autoironice. Nu este bine sa fie ofensive. Oamenilor le plac vorbitorii cu umor.

Folositi ilustratii transparente pentru retroproiector si proiectii de filme, daca este posibil. Astfel, va va fi usor sa va amintiti ce aveti de spus si veti trezi interesul audientei. Pregatiti-va acasa, vorbind in timp ce proiectati materialul si asigurati-va ca stapaniti aspectele tehnice.

Nu beti prea mult inainte de a vorbi, dar un pahar cu alcool va relaxeaza.

Daca cei din public vor sa puna intrebari, spuneti-le sa le puna la sfarsit. Raspundeti cinstit - daca nu stiti, recunoasteti.

Trebuie sa tinem cont de cateva aspecte ale limbajului: claritate, o buna grama­tica, onestitate, un limbaj acceptabil, sinceritate, entuziasm.

Pentru a vorbi cu talent este necesar sa aflati intai care va fi audienta si sa hotarati ce vreti sa spuneti. Amandoua aceste lucruri sunt vitale. Ideal, desigur, ar fi sa exersati discursul chiar in sala in care va avea loc evenimentul, in fata oglinzii, a partenerului, a casetofonului. Cu cat exersati mai mult, cu atat veti avea mai multa incredere in fortele proprii. Daca aveti prea multe emotii solutia este sa cititi discursul cuvant cu cuvant. Din pacate, riscati sa pareti artificial si pompos. Oricum, e unica solutie daca nu puteti sa va descurcati altfel. Cel mai bine ar fi sa scrieti numai titlurile si subtitlurile pe bucati de hartie sau carton si sa le asezati in ordine. E desigur, de ajuns sa aruncati o privire la titluri si veti avea suficiente informatii pentru a continua sa vorbiti.

Inainte de a incepe, respirati adanc pentru a va calma. Toata lumea are emotii, emotiile mobilizeaza. Daca sunteti prea blazat, auditoriul se va plictisi. Publicul spera si doreste ca expunerea sa fie interesanta si ca vorbitorul sa prezinte cum trebuie informatiile. Publicul doreste sa faceti o figura buna.

Incepeti prin a familiariza publicul cu "regulile jocului'. Demarati discursul cu o gluma, daca se poate. Nu trebuie sa fie o gluma complicata si in nici un caz nepoliticoasa. Glumiti pe seama dumneavoastra sau a muncii dumneavoastra. Acest lucru va sparge gheata, iar publicul va deveni mai relaxat si mai receptiv fata de dumneavoastra. Nu exagerati cu umorul, dar folositi-l ori de cate ori puteti. Fiti increzator in dumneavoastra insiva si vorbiti clar. Nu evitati sa va miscati mainile dar nici nu le fluturati tot timpul in fata auditoriului. Daca stati cu mainile pe langa corp veti parea artificial, dar si daca va miscati tot timpul veti distrage atentia celorlalti. Cel mai bine este sa faceti unele miscari ocazionale. in cazul in care ati prevazut timp pentru intrebari, precizati de la inceput cum veti proceda. Daca nu vi se pun intrebari, fapt intotdeauna stanjenitor, puneti chiar dumneavoastra insiva una sau doua intrebari. Puteti spune ceva de genul "in timp ce dumneavoastra va ganditi ce sa intrebati, poate ati dori sa stiti' si puneti intrebarea respectiva. Chiar daca nu veti fi intrebat nimic dupa aceea, macar ati reusit sa umpleti golul. Incheiati cu multumiri si acceptati aplauzele.

Pastrati intotdeauna o copie a discursului si a ilustratiilor, ca sa le puteti utiliza din nou, intr-o alta ocazie sau pentru uz personal.

In intocmirea si prezentarea unui discurs, trebuie sa tinem seama si de comuni­carea verbala.

Cum folositi inflexiunile vocii pentru a transmite ideile sau informatiile? Con­trolati frecventa, volumul, nivelul si pauzele in vorbire? Folositi vocea in asa fel incat sa creati interes.

Nu se poate vorbi de o frecventa standard valabila pentru orice cuvantare. Daca vorbiti prea repede, cuvantul va fi neinteligibil, dar daca vorbiti prea incet, va avea de suferit semnificatia. Daca nu variati semnificatia, puteti pierde atentia audito­riului. O frecventa mai mare denota emotie sau o actiune rapida neasteptata, iar o frecventa mai joasa denota calm sau oboseala. Folositi acea frecventa ce confera maretie prezentarii pe care o faceti.

Volumul este o alta tehnica verbala care poate da maretie cuvantarii dumnea­voastra. Daca este posibil, cercetati in prealabil sala, camera unde veti vorbi. Fixati-va volumul. Cand sala va fi plina, va trebui sa vorbiti tare pentru ca multimea va absorbi sunetul. Schimbati volumul pentru a sublinia o idee. Un volum mai slab este, adesea, modul cel mai eficient de a obtine efectul dorit.

Pentru a folosi tonul eficient, ar trebui sa dovediti calitati de cantaret. Tonul poate fi superior si inferior pe scala vocii. Folositi un ton convenabil, apoi micso-rati-1 si mariti-1 pentru a obtine efectul scontat. Intr-o fraza, puteti folosi o inflexiune crescanda (de la minim la maxim) spre a exprima o doza de siguranta si o inflexiune descrescanda pentru nesiguranta. Alternarea tonurilor evita monotonia si directioneaza atentia ascultatorului.

Pauza va da dreptul sa va reglati respiratia, iar auditoriului - timp sa culeaga ideile. Nu va grabiti niciodata in cuvantul dumneavoastra, faceti pauze, astfel incat auditoriul sa "va digere' spusele. Pauzele din vorbire au acelasi rol ca punctuatia in scriere. Oricum, nu intrerupeti foarte des cu pauze si nu divizati discursul.

Articulatia si pronuntia trebuie sa le luati in considerare in expunerea dumnea­voastra. Ambele indica comanda orala pe care o dati limbii. Articularea este arta de a vorbi inteligibil si a emite sunete potrivite folosind buzele, maxilarul, dintii si limba. Ascultati-va vorbind si faceti-va cuvintele distincte si inteligibile. Desigur, puteti articula cum trebuie un cuvant, dar sa nu scapati din vedere pronuntia sa.

Lungimea expunerii este un element crucial. De fapt, prezentarea si organizarea comunicarii verbale se bazeaza pe formula: "fii scurt si concis'. Cunoasteti inainte ceea ce aveti de spus si dupa aceea, pur si simplu, spuneti.

Suntem, probabil, cei mai indreptatiti sa ne apreciem discursurile. Daca se poate, verificati-va discursul in fata unui ascultator critic. O banda de magnetofon si o oglinda va pot fi de mare ajutor.

Unele aspecte privind comunicarea neverbala

Sindromul paunelor transpirate. Totdeauna trebuie sa fiti pregatit sa depasiti teama de scena. Puteti incepe o data cu primul discurs. Studiati "la rece' primele paragrafe din lucrare. De regula, este vorba de introducere si trecerea catre primul punct principal.

Asta va ajuta foarte mult sa treceti de primul si cel mai dificil minut. Puneti-va in gand sa incepeti prin a vorbi cu voce tare, sigura, foarte increzator. Trageti aer adanc in piept si cercetati auditoriul. Nu plictisiti asistenta cu introducerea, lasati-o sa auda punctele principale. Folositi gesturi naturale. Stabiliti un contact vizual cu audito­riul si urmariti reactia. Urmarind reactia va veti muta atentia de la propria persoana la auditoriu acolo unde, de fapt, ea nu trebuie sa fie. Toti ne lovim de aceasta spaima a scenei. Unii devin putin nervosi, altii au probleme de ordin fizic. In orice caz, nu va scuzati.

Un alt moment important este aparitia in public. Tinuta trebuie pusa la punct, pentru a nu crea impresii negative inainte de a incepe sa vorbiti. Se formeaza deja o impresie despre dumneavoastra, ca vorbitor. Fiti vioi si activ, dar nu artificial. Nu va aplecati deasupra pupitrului, nu va intoarceti, nu va balansati inainte, inapoi sau lateral. Nu va lasati greutatea alternativ, pe cate unul din picioare.

O aparitie corespunzatoare ofera incredere si reduce teama de scena.

Trebuie sa stabiliti un contact vizual cu auditoriul, imediat. Faceti publicul sa simta ca il priviti si ii vorbiti; nu il fixati cu privirea, dar, cel putin, priviti-l uneori. Este cea mai buna metoda de a obtine feed-back-ul auditoriului si de a retine atentia. Nu-1 puteti trezi, daca nu stiti ca a adormit.

Folositi expresia fetei, dar nu exagerati. Comportati-va de parca ati fi implicat intr-o discutie. Nu va trebui sa zambiti sau sa va mirati in continuu, ci atat cat este necesar.

Gesturile reprezinta o alta forma a comunicarii neverbale. Nu este nimic magic m lucrul cu mainile. Daca le folositi, faceti-o natural.

Folositi ajutoarele vizuale pentru a va face inteles. Oricum, atunci cand se adauga elemente de vizualizare, se retine aproximativ 65%. Folositi-le insa cu prudenta. Folosirea mijloacelor vizuale:

nu stati intre auditoriu si mijlocul vizual; asigurati-va ca toti il pot vedea;

nu vorbiti cu fata catre planse; priviti si vorbiti spre cei care va asculta;

nu folositi o plansa pana cand discursul nu permite acest lucru;

asigurati-va ca mijlocul vizual este clar, simplu si poate fi observat (citit);

sa aveti puse in ordine mijloacele vizuale;

daca folositi proiectia, rugati pe cineva sa manipuleze aparatul;

nu le folositi exagerat;

verificati scrierea si punctuatia;

nu cititi tot textul de la planse. Plictisiti auditoriul.

Sa intuim care ar putea fi atitudinea ascultatorilor. Majoritatea celor din public vor fi de partea dumneavoastra daca veti avea parte, ocazional, de persoane care va intrerup si sunt incantate daca reusesc sa va supere sau sa va umileasca.

Cei care intrerup tot timpul nu sunt iubiti de public. E de ajuns sa-i puneti la punct: "aveti dreptul la propria opinie, dar restul publicului vrea sa auda ceea ce am spus'. Nu este drept fata de ceilalti sa permiteti intreruperi constante. Cei care fac pe desteptii sunt mai dificili. Acestia asteapta, de obicei, momentul ca sa puna o intrebare, care este de fapt un pretext pentru a tine un lung discurs despre propria parere. invatati sa detectati aceste persoane de la inceput. Opriti-le ferm dupa cateva minute, inainte ca publicul sa se plictiseasca. "Va rog sa va opriti aici pentru ca vreau sa raspund la intrebarea pe care mi-ati pus-o'. Daca simtiti in timpul expunerii ca publicul se plictiseste, atunci trebuie sa faceti ceva pentru a-1 trezi din somn. Daca nu va vine in cap nici o gluma sau lucru interesant, schimbati-va tonul vocii sau folositi mai multe ilustratii. S-ar putea sa nu fie vina dumneavoastra. Tineti-va discursul, scurtati-1 cat mai mult posibil si luati-o ca pe o lectie.

Un auditoriu vioi poate fi un avantaj sau un dezavantaj.

Este un dezavantaj daca sunteti intrerupt sau hartuit tot timpul. Daca toti cei din public sunt impotriva dumneavoastra, bravati tot timpul. Bravati daca puteti, atat de dragul mandriei personale, cat si pentru ca un asemenea comportament din partea publicului nu trebuie tolerat. Desigur, daca provocati deliberat auditoriul cu decla­ratii controversate, atunci trebuie sa fiti pregatiti pentru astfel de reactii.

Un auditoriu vioi este un avantaj, daca manifesta entuziasm fata de ceea ce spuneti.

Aceasta senzatie va va incuraja si sustine, va imbunatati felul in care prezentati informatiile, pentru ca va spori entuziasmul propriu. Discursul dumneavoastra are ca scop trezirea acestui entuziasm de la inceput.

Tipuri de discurs

Discursul spontan si discursul pregatit din timp

Vorbirea spontana este ceea ce facem atunci cand ni se cere sa dam raspunsuri pe durata unei sedinte sau cand ni se cere sa luam cuvantul in cadrul unei adunari. Este ceea ce facem cand trebuie sa vorbim in public, fara a fi avertizati dinainte de acest lucru si fara o pregatire prealabila. Pentru aceasta, avem nevoie de multa incredere in fortele proprii, de stapanirea subiectului si de darul unei gandiri independente.

Vorbirea elaborata face referire la unele situatii in care avem la dispozitie largi posibilitati de pregatire a cuvantului. Aceasta nu inseamna ca vom scrie un material detaliat si apoi vom memora cuvant cu cuvant, ci inseamna ca va trebui sa ne planificam si sa exersam cu atentie prezentarea. Este necesar un plan. Oricum, cuvintele si expresiile folosite la vremea efectuarii discursului vor fi spontane si naturale.

Folosind cei sase pasi de comunicare, vorbitorul, chiar daca are la dispozitie cateva secunde, trebuie sa aiba capacitatea sa-si aseze gandurile intr-o ordine coerenta, sa faca judecati asupra auditoriului si sa ia hotarari asupra punctelor principale si ajutatoare. Cateva randuri pe un carnetel sau 10 secunde de gandire aprofundata reprezinta o cheie a succesului comunicarii. Indivizii care pot prezenta rapoarte spontane si elaborate sunt de invidiat. Ei apar ca oameni care stapanesc profund subiectul si se simt minunat in rolul de vorbitori, si aceasta fiindca s-au documentat, au fost de mai multe ori in aceasta postura sau au devenit experti ai unui subiect de mai multa vreme si stiu cum sa-1 prezinte pe moment. Ei gandesc inainte de a vorbi, subliniaza ideile de baza, spun ce au de spus, concluzioneaza si incheie. De fapt, le place foarte mult ceea ce fac, lucru care le permite sa fie directi, spontani si receptivi la feed-back.

5. Riscuri in intocmirea si realizarea discursului

Capcane in comunicare:

capcana sprijinului vizual (ilustrarea vizuala) sa prezinte exemple de oameni fara a lasa impresia de discriminare;

capcana religioasa - sa nu lasam ascultatorilor simtamantul de frustrare sau de ridicol;

capcana etnica/rasiala - folosirea unor cuvinte poate fi contraproductiva. Vorbirea in gluma este cea mai propice modalitate de exprimare, in care oamenii mai sensibili fac de multe ori greseli. Sa evitam orice gluma, fraza, cuvinte (sintagme) cu continut etnic sau rasial.

Remedii potentiale pentru inlaturarea unor slabiciuni:

Exemplele - sa fie potrivite, scurte si sa retina atentia. Destul de des, sunt prezentate in grupuri de cate doua sau trei, pentru a realiza impactul necesar.

Statisticile - pot fi mijloace excelente de sprijin, daca stiti cum sa lucrati cu ele. Trebuie redactate simplu si sa fie usor de inteles. O cale de a obtine aceasta este discutarea lor in termenii intelesi de ascultatori. Aratati-le sursa exacta a statisticilor dumneavoastra.

Marturiile (declaratiile) - mijloc de sustinere a opiniilor dumneavoastra.

Comparatia si contrastul - folositi comparatia, ca sa dramatizati similitudinile dintre doua obiective sau situatii, si contrastul, ca sa accentuati diferentele.

Explicatia - in trei moduri:

o      definitie - o simpla explicatie in termeni uzuali;

o      analiza - impartirea subiectului pe care il abordati in parti mici si pe probleme, ca: cine, ce, de ce, unde, cand, cum;

o      descrierea - asemanator cu definirea, dar de obicei mai personala si mai subiectiva.

Capacitatea de convingere si credibilitatea (sau acceptarea informatiilor dum­neavoastra) depind de calitatea materialului ajutator.

Faceti ca acesta sa fie simplu, revelator si accesibil. Materialul ajutator are "o sora geamana', numita logica.