Sisteme de organizare a aprovizionarii tehnico-materiala

Sisteme de organizare a aprovizionarii tehnico-materiala

Desfasurarea procesului de productie intr-o intreprindere impune organizarea ectivitatii de aprovizionare cu mijloace materiale ca materii prime, materiale, combustibili, energie, apa, utilaje, masini etc.

Organizarea aprovizionarii tehnico-materiale trebuie sa fie realizata astfel incat sa contribuie la:

• Asigurarea completa. Complexa si la timp a unitatii economice cu mijloace de munca si obiectele munccii;
• Asigurarea conditiilor optime de deozitare a resurselor materiale;
• Alimentarea conditiilor optime de depozitare a resurselor materiale;
• Alimentarea rationala a locurilor de munca cu resursele materiale necesare;
• Utilizarea rationala a resurselor materiale, astfel incat sa se respecte normele de consum stabilite si stocurile de productie determinate.

Pentr indeplinirea acestor cerinte ce stau in fata compartimentului de aprovizionare (programarea aprovizionarii, aprovizionarea propriu-zisa ssi depozitarea resurselor materiale), managementul intereprinderii poate adopta organizarea aprovizionarii tehnico-materiale dupa unul dintre urmatoarele sisteme:sistemul functional, sistemul de organizare pe grupe de materiale, sistemul de organizare in funtie de destinatia de consum a resurselor materiale, sistemul mixt de organizare a compartimentului de aprovizionare.

1.Conform sistemului functional de organizare a compartimentului de aprovizionare, activitatile sunt grupate pe urmatoarelesectoare:sectorul de programare,sectorul de materiale,sectorul depozite de materiale.

Sectorul de programare a aprovizionarii tehnico-materiale se ocupa de intocmirea propriu-zisa a programului de aprovizionare, de stabilirea graficelor de alimentare a sectiilor, atelierelor si locurilor de munca cu resurse materiale si organizeaza evidenta aprovizionarii.

Sectorul materiale se organizeaza in functie fr nomenclatura de materiale si are ca obiectiv principal activitatea operativa de aprovizionare propriu-zisa a sectiilor, atelierelor si locurilor de munca, tinand cont de graficele date de sectorul de programare.

Sectorul depozite se ocupa de receptia si pastrarea materialelor si a produselor, de pregatirea acestora pentru a fi trimise in productie sau la beneficiar.

Avand in vedere caracteristicile organizatorice ale sistemului functional, rezulta ca acesta se poate aplica atunci cand intreprinderea foloseste o gama redusa de materiale; de asemenea, trebuie sa se aiba in vedere faptul ca, prin separarea activitatilor pe cele trei sectoare, pot sa apara situatii de dispersare a raspunderilor privind aprovizionarea tehnico-materiala, cu implicatii negative asupra desfasurarii procesului de productie.

2.In cadrul sistemului de organizare a compartimentului de aprovizionare pe grupe de materiale se constituie sectoare de aprovizionare-depozitare pentru fiecare grupa parincipala de materiale- grupa materialelor chimice, grupa materialelor textile, grupa materialelor lemnoase etc.

Fiecare sector cuprinde in aceasta organizare totalitatea activitatilor pe care le solicita aprovizionarea si depozitarea grupei respective de materiale, activitati cum sunt:stabilirea necesarului de materiale, depozitarea, alimentarea sectiilor etc.Avand avantajul ca uneste organizatoric functiile de baza ale aprovizionarii tehnico-materiale in cadrul fiecarui sector de aprovizionare-depozitare, acest system se poate aplica in special la unitatile economice mari, unde volumul de activitate justifica o astfel de organizare.

3.sistemul de organizare in functie de destinatia de consum a resurselor materiale se aplica in situatia in care materialele ce se consuma difera de la o sectie la alta, in acest scop organizandu-se sectoare care se ocupa cu aprovizionarea si depozitarea materialelor pentru fiecare sectie in parte.Avantajul principal al acestui system consta in faptul ca realizeaza o legatura mai stransa intre activitatea de aprovizionare-depozitare propriu-zisa si activitatea sectiilor de productie.

4.Sistemul mixt de organizare a aprovizionarii tehnico-materiale presupune ca pentru unele resurse materiale, in special pentru materialele auxiliare, sa se constituie sectoare speciale de aprovizionare-depozitare, aferente grupelor respective de materiale, iar la alte materiale, mai ales la cele principale, sa se organizeze sectoare care sa se ocupe cu aprovizionarea si depozitarea la fiecare sectie in parte.

Schematic, organizarea aprovizionarii tehnico-materiale potrivit celor patru sisteme se prezinta in urmatoarea figura:

Programul de aprovizionare tehnico-materiala

Prin planul de aprovizionare se contureaza politica globala in asigurarea bazei materiale si cu echipamente tehnice necesare unei unitati economice pentru o anumita perioada de timp, de regula un an, orizontul de timp poate fi si mai mare , caz in care, datele de evaluare a strategiei in aprovizionarea materiala au, de aceasta data, un caracter de previziune, de evolutie probabila. Acestea reprezinta baza orientativa pentru delimitarea cadrului in care conducerea unitatii economice isi organizeaza intreaga activitate de aprovizionare.

In definirea continutului planului si programelor de aprovizionare materiala se au in vedre "obiectivele strategice" specifice acestui domeniu de activitate, ca si modalitatile de actiune care asigura indeplinirea lor.

"Obiectivul de baza" al strategiei in aprovizionare este: "acoperirea ( asigurarea) completa si complexa a cererilor de consum ale intreprinderii, cu resurse materiale de calitate, ritmic si la timp, in conditiile unei stricte corelatii a momentelor calendaristice de aducere a acestora cu cele la care se manifesta consumul lor, asigurate de la furnizori care practica preturi de vanzare avantajoase, prezinta grad ridicat de certitudine in livrari, care antreneaza pentru achizitie, transport si stocare un cost minim"

Acestui "obiectiv de baza"i se asociaza o serie de obiective derivate, intre care retinem:

• Formarea unor stocuri minim-necesare, care asigura o viteza accelerata a mijloacelor circulante aferente,
• Mentinerea stocurilor efective in limitele maxime si minime estimate,
• Protectia si conservarea rationala a resurselor materiale pe timpul depozitarii stocaarii,
• Asigurarea unui grad de certitudine ridicat in aprovizionarea materiala pe un oriyont lung de timp,

Indeplinirea unor asemenea "obiective" necesita punerea in valoare a urmatoarelor modalitati de actiune:

Elaborarea unor planuri si programe de aprovizionare fundamentate pe baza de documentatie tehnica si economica de executie a produselor, lucrarilor si prestatiilor,

Prospectarea pietei din amonte in vederea depistarii furnizorilor cu cele mai avantajoase conditii de livrare si testarea credibilitatii acestora.

Pregatirea judicioasa, in amanunt, a actiunilor de negociere in scopul obtinerii unor preturi avantajoase la achizitia resurselor materiale si echipamentelor tehnice, a rabaturilor comerciale , a bonificatiilor,

Preocuparea continua pentru organizarea si concretizarea cu preponderenta pe baza de contracte comerciale, a relatiilor de colaborare cu partenerii furnizori, incheiate pe un orizont cat mai lung de timp-aspect care asigura stabilitate in timp in aprovizionarea materiala.

Aplicare unor modele economico-matematice exigente a resurselor materiale pe timpul stocarii,

Aplicarea in procesele de aprovizionare-stocare a unui sistem informational simplu, operativ, cu sfera extinsa de cuprindere, informatizat s.a.

Pe aceasta baza strategica se trece la elaborarea planului si programelor de aprovizionare materiala a intreprinderilor.

Continutul final al planului de aprovizionare trebuie sa evidentieze o situatie reala, judicios dimensionata in ceea ce priveste volumul necesarului de consum, care se va corela ulterior cu strategia generala conturata de conducerea asigurarii materiale in raport cu tendintele si mutatiile ce se inregistreaza pe piata interna si internationala de materii prime.Ca urmare, strategia in aprovizionare se va afla continuu sub influenta modificarilor de ordin tehnic, tehnologic si organizatoric care au loc in unitatile economice, a celor legate de volumul si structura activitatilor specifice acestora, a rezultatelor cercetarii stiintifice care contribuie la imbunatatirea structurii materiale necesare, la extinderea folosirii de inlocuitori, a materialelor refolosibile, la reducerea consumurilor specifice de resurse materiale si energetice si, nu in ultimul rand, a mutatiilor de pe piata de furnizare.

Toate aceste elemente prezentate mai sus evidentiaza faptul ca, prin strategia in aprovizionare, se urmareste ca permanent sa se asigure o "stricta" corelare intre necesitatile de consum ale unitatilor economice cu potentialul, pe structura, de resurse materiale care poate fi asigurat, aceasta in scopul indeplinirii "obiectivelor" de ansamblu ale activitatii unitatilor economice.

"Continutul" planului si programelor de aprovizionare a unitatilor economice se defineste prin mai multi "indicatori specifici"care, in functie de natura lor economica, pot fi grupati pe doua categorii:

a.      "indicatori" care reflecta necesitatile ( cerile) de consum de materii prime, materiale, combustibili, energie, lubrifianti, piese de schimb s.a., destinate realizarii activitatii de ansamblu a unitatii economice, in primul rand a celei de baza ( fabricatia de produse, executarea de lucrari sau prestatia de servicii), in vederea indeplinirii obiectivelor strategice finale.

b.     "indicatori" care evidentiaza sursele si potentialul de acoperire cantitativa si structurala cu resurse materiale a necesitatilor de consum (de la punctul a).

Continutul si structura planului si programelor de aprovizionare materiala a unei unitati economice se prezinta in tabelul urmator:

In activitatea de elaborare a programului de aprovizionare tehnico-materiala se parcurg doua etape: etapa de pregatire a intocmirii programului de aprovizionare si etapa de elaborare propriu-zisa a programului.

Etapa I: pregatirea intocmirii programului de aprovizionare

In cadrul etapei de pregatire a intocmirii programului de aprovizionare tehnico-materiala se culeg si se prelucreaza toate datele necesare intocmirii programului. Astfel se stabileste lista de resurse materiale si se determina normele de consum de materii prime, materiale etc. pentru produsele si lucrarile prevazute in programul de productie.

Lista de resurse materiale cuprinde toate categoriile de materii prime, energie, apa, abur, combustibili etc. de care are nevoie unitatea economica , grupate dupa anumite principii si indexate dupa un anumit sistem de indexare, de asemenea , se prezinta o scurta caracterizare tehnica a fiecarei categorii de materiale etc.

Norma de consum specific de aprovizionare reprezinta cantitatea maxima dintr-un anumit material prevazuta pentru consum, in scopul obtinerii unei unitati de produs sau executarii unei unitati de lucrare, in anumite conditii tehnico-organizatorice specifice unitatii economice.

In structura unei norme de consum specific de aprovizionare se deosebesc trei elemente componente: consumul util, cantitatea de materiale recuperabile si pierderile de materiale. Consumul util ( C_u ) reprezinta cantitatea de material care se regaseste in produsul finit. Pierderile de materiale (P_m ) apar in mod firesc, ca urmare a desfasurarii procesului tehnologic ( pierderi tehnologice) sau din cauze tehnico-organizatorice ( pierderi netehnologice ). Rezulta deci ca o norma de consum specific de aprovizionare ( N_c) se determina insumand elementele sale componente, astfel:

N_c=C_u+P_m

Consumul util pentru un produs plus materialele recuperabile si pierderile tehnologice formeaza norma de consum specific tehnologica.

Etapa a II-a: Elaborarea propriu-zisa a programului de aprovizionare

Programul de aprovizionare tehnico-materiala cuprinde doua parti: necesarul de resurse materiale si sursele de acoperire a necesarului de resurse materiale.

Necesarul de resurse materiale trebuie sa se fundamenteze pe urmatorii indicatori:

a.      necesarul propriu-zis pentru fabricarea productiei programate,

b.     stocul de la sfarsitul perioadei de program,

c.      necesarul total de resurse materiale.

Sursele de acoperire a necesarului de resurse materiale cuprind urmatorii indicatori:

d.     stocul de la inceputul perioadei de program,

e.      necesarul de aprovizionat

In consecinta, elaborarea programului presupune fundamentarea fiecarui indicator in parte.

a.      Necesarul propriu-zis de materiale ( N ) pentru fabricarea productiei programate se poate determina astfel:

N=

In care: N- necesarul propriu-zis dintr-un anumit tip de material

Q_i- cantitatea de produse programata din produsul de tip "i",

i=1 n- tipuri de produse ce folosesc materialul respectiv,

n_ci- norma de consum specific de aprovizionare la materialul ce se consuma pentru un produs de tip "i".

b. Stocul de la sfarsitul