Comunicarea informatiilor de interes public

Comunicarea informatiilor de interes public

Institutiile administratiei publice au infiintat compartimente specializate de comunicare cu cetatenii sau, in cazul comunitatilor mai mici, au desemnat o persoana responsabila cu asigurarea accesului la informatia de interes public.

Pe masura ce cetatenii, mass-media, sectorul privat, mediul politic si organizatiile neguvernamentale au solicitat informatii de la autoritatile publice, atat solicitantii, cat si functionarii publici s-au confruntat cu situatii noi si au aparut tematici, tipuri de informatii si proceduri care au legatura simultan cu mai multe legi in vigoare.

Desi formularistica si procedura de informare a publicului au un anumit grad de standardizare stabilit de lege, fiecare institutie publica a stabilit un anumit proces de solutionare a solicitarilor de informatii publice, in conformitate cu structura organizatiei si cu respectarea criteriilor din lege.

1. Informatia de interes public

Informatia de interes public este orice informatie care priveste sau rezulta din activitatile unei autoritati publice sau institutii publice, indiferent de suportul ori de forma sau de modul de exprimare.

Toate informatiile produse si/sau gestionate de autoritatile si institutiile publice sunt informatii publice.

Informatiile de interes public sunt atat cele care privesc activitatea unei autoritati sau institutii publice (indiferent de autorul informatiei), cat si cele care rezulta din activitatile respectivei institutii. Informatia publica nu depinde de suportul, forma sau de modul de exprimare. Document poate insemna orice semnifica mediu de stocare a informatiilor: documente pe suport de hartie, suporturi optice, benzi magnetice, casete, medii de stocare ale calculatoarelor (dischete, CD-uri, hard-discuri), microfilme, dispozitive de procesare portabile (agende electronice, laptop) la care hard-discul este folosit pentru stocarea informatiilor.

Autoritatea sau institutia publica pune la dispozitie sau transmite informatiile de interes public din oficiu sau la cerere.

2. Tipuri de informatii care se comunica din oficiu

• Actele normative care reglementeaza organizarea si functionarea autoritatii sau institutiei publice;
• Structura organizatorica, atributiile departamentelor, programul de functionare, programul de audiente al autoritatii sau institutiei publice;
• Numele si prenumele persoanelor din conducerea  autoritatii sau a institutiei publice si ale functionarului responsabil cu difuzarea informatiilor publice;
• Coordonatele de contact ale autoritatii sau institutiei administratiei publice, respectiv: denumirea, sediul, numerele de telefon, fax, adresa de e-mail si adresa paginii de internet;
• Sursele financiare, bugetul si bilantul contabil;
• Programele si strategiile proprii;
• Lista cuprinzand categoriile de documente produse si/sau gestionate, potrivit legii;
• Modalitatile de contestare a deciziei autoritatii sau institutiei publice in situatia in care persoana se considera vatamata in privinta dreptului de acces la informatiile de interes public solicitate. O buna practica implica indicarea persoanei/compartimentului din institutia publica respectiva careia i se poate adresa plangerea administrativa, precum si adresa instantei competente unde poate fi inaintata actiunea in contencios administrativ.

Atat lista documentelor de interes public, cat si cea a categoriilor de acte produse si/sau gestionate de institutia publica respectiva au doar un caracter indicativ, servind informarii cetatenilor asupra locului de unde pot sa obtina informatiile care le sunt necesare. Ele nu servesc filtrarii cererilor de acces la informatii.

O lista bine alcatuita si suficient de detaliata si descriptiva ajuta institutiei publice, deoarece permite cetatenilor sa afle daca informatiile care le sunt utile sunt sau nu produse/gestionate de respectiva institutie publica.

Pasul 1: Se intocmeste mai intai lista categoriilor de documente produse si/sau gestionate de institutia publica respectiva.

Pasul 2: Luand in considerare prevederile art. 12 din Legea 544/2001, din aceasta lista vor fi eliminate documentele care nu fac obiectul liberei comunicari. Lista rezultata va fi lista documentelor de interes public.

Lista documentelor din oficiu continuta in lege este minimala. Institutia publica poate decide includerea si a altor documente in aceasta categorie, mai ales daca acele documente sunt foarte des solicitate de cetateni.

Informatiile publice din oficiu trebuie sa fie prezentate intr-o forma accesibila si concisa, care sa faciliteze contactul persoanei interesate cu institutia publica respectiva.

Ele vor fi publicate in integralitatea lor si nu doar ca referire la ele, intr-un buletin informativ, actualizat anual.

In unitatile administrativ-teritoriale in care o minoritate nationala detine o pondere de cel putin 20% din numarul populatiei, informatiile din oficiu se vor difuza si in limba romana, si in limba minoritatilor respective.

Accesul la informatiile din oficiu este asigurat prin:

1. Publicare, alternativ sau simultan:

Prin afisare la sediul institutiei administratiei publice, intr-un spatiu care sa permita accesul usor al cetatenilor;

In Monitorul Oficial al Romaniei, partea a IV-a (atentie la costurile legate de publicarea acestor documente).

In publicatii proprii, cum ar fi buletine informative, brosuri de prezentare, brosuri speciale are sa contina buletinul informativ sau Monitorul Oficial al unitatii administrativ - teritoriale;

In mijloace de informare in masa: daca se opteaza pentru publicare contra cost in mass-media, trebuie aplicate procedurile de achizitie publica reglementate de Ordonanta de Urgenta privind achizitiile publice nr. 60/2001. Atentie la analiza cost-beneficiu in cheltuirea banilor publici, respectiv daca publicarea contra cost contribuie la realizarea unui interes public;

Pe pagina de internet a institutiei publice: Legea 544/2001 introduce prezumtia existentei unei pagini de internet a fiecarei institutii publice. Aceasta prezumtie este completata de cerintele explicite ale Legii 161/2003, in privinta Sistemului Electronic National.

2. Consultare la sediul institutiei publice, in spatii special amenajate in acest scop sau in alte locatii. In acest sens pot fi folosite, de exemplu, spatiile si personalul Centrelor de Informare pentru Cetateni / Compartimentelor de relatii cu publicul din cadrul institutiilor publice.

Raportul periodic de activitate al institutiei publice face parte din categoria informatiilor publice, desi nu este inclus expres in lista informatiilor din oficiu din art. 5 alin. I din Legea 544/2001. El va cuprinde cel putin:

1. Misiunea institutiei publice, precum si obiectivele care trebuiau atinse in perioada de raportare;
2. Indicatori de performanta, cu prezentarea gradului de realizare a acestora;
3. Scurta prezentare a programelor desfasurate si a modului de raportare a acestora la obiectivele institutiei publice;
4. Raportarea cheltuielilor, defalcate pe programe;
5. Nerealizari, cu mentionarea cauzelor acestora (acolo unde este cazul);
6. Propuneri pentru remedierea deficientelor.

Raportul periodic de activitate al institutiei publice nu trebuie confundat cu Raportul anual privind accesul la informatiile de interes public. Si acest raport ar trebui inclus in categoria informatiilor din oficiu.

Informatiile din oficiu, chiar daca au devenit publice in mai multe moduri, vor fi comunicate si la cerere. In acest scop structurile sau persoanele responsabile de informarea publica directa vor avea la punctul de informare-documentare copii pe hartie si in format electronic ale documentelor ce contin informatiile din oficiu, pentru a fi date celor care le solicita.

Autoritatile si institutiile publice care au competenta de a emite autorizatii au obligatia (conform Ordonantei de Urgenta nr. 27/2003 privind procedura aprobarii tacite) de a afisa la sediul acestora sau pe pagina proprie de internet, pentru fiecare tip de autorizatie, urmatoarele informatii:

1. Formularul cererii care trebuie completata de catre solicitant, precum si modul de completare a acesteia;
2. Lista cu toate documentele necesare pentru eliberarea autorizatiei si modul in care acestea trebuie prezentate institutiei publice;
3. Toate informatiile privind modul de intocmire a documentelor si, daca este cazul, indicarea institutiei publice care are competenta de a emite acte administrative ce fac parte din documentatia ce trebuie depusa (adresa, numarul de telefon sau fax, programul de lucru cu publicul).

3. Informatii exceptate de la liberul acces al cetatenilor

Informatiile din domeniul apararii nationale, sigurantei si ordinii publice, daca fac parte din categoriile informatiilor clasificate, potrivit legii;

Informatiile privind deliberarile autoritatilor, precum si cele care privesc interesele economice si politice ale Romaniei, daca fac parte din categoria informatiilor clasificate, potrivit legii.

Legea nr. 182/2002 privind protectia informatiilor clasificate si Hotararea de Guvern nr. 585/2002 pentru aprobarea Standardelor nationale de protectie a informatiilor clasificate reglementeaza exceptiile de la comunicarea informatiilor publice;

Legea interzice clasificarea ca secrete de stat a informatiilor, datelor sau documentelor in scopul ascunderii incalcarilor legii, erorilor administrative, limitarii accesului la informatiile de interes public, restrangerii ilegale a exercitiului unor drepturi ale vreunei persoane sau lezarii altor interese legitime. Instantele judecatoresti pot determina daca o informatie clasificata intra sau nu in categoria celor mentionate.

Legea se refera la informatia clasificata, nu la documente clasificate in intregul lor. Ca urmare, daca doar o parte dintr-un document reprezinta informatie clasificata, atunci documentul respectiv va fi transmis la cerere, avand insa grija ca partile ce contin informatii clasificate sa fie acoperite cu banda neagra.

Informatiile privind activitatile comerciale sau financiare, daca publicitatea acestora aduce atingere principiului concurentei loiale, potrivit legii;

Informatiile cu privire la datele personale, potrivit legii;

• Informatiile privind datele personale cuprind: nume, prenume, adresa, telefon, obiceiuri, orientarea sexuala, starea de sanatate, originea rasiala sau etnica, convingeri politice, religioase, filozofice, apartenenta sindicala;
• Eliberarea informatiilor cuprinzand date personale si orice prelucrare de date cu caracter personal pot fi efectuate numai daca persoana vizata si-a dat consimtamantul in mod expres.
• Nu este nevoie de consimtamantul persoanei in urmatoarele cazuri:

Prelucrarea/comunicarea este necesara in vederea indeplinirii unei obligatii legale a entitatii publice;

Prelucrarea/comunicarea este necesara in vederea realizarii unui interes legitim al entitatii publice sau al tertului caruia ii sunt dezvaluite datele, cu conditia ca acest interes sa nu prejudicieze interesul sau drepturile si libertatile fundamentale ale persoanei vizate;

Prelucrarea/comunicarea priveste date obtinute din documente accesibile publicului, conform legii;

Prelucrarea/comunicarea priveste date cu caracter personal care au fost facute publice in mod manifest de catre persoana vizata;

Prelucrarea/comunicarea priveste date cu caracter personal care sunt strans legate de calitatea de persoana publica a persoanei vizate ori de caracterul public al faptelor in care este implicata.

Informatiile privind procedura in timpul anchetei penale sau disciplinare, daca se pericliteaza rezultatul anchetei, se dezvaluie surse confidentiale ori se pun in pericol viata, integritatea corporala, sanatatea unei persoane in urma anchetei efectuate sau in curs de desfasurare;

Informatiile privind procedurile judiciare, daca publicitatea acestora aduce atingere asigurarii unui proces echitabil ori interesului legitim al oricareia dintre partile implicate in proces. (Informatiile privind procedura din timpul urmaririi penale se pot obtine doar de la organele de urmarire penala, respectiv polita judiciara si ministerul public - parchetul).

7. Informatiile a caror publicare prejudiciaza masurile de protectie a tinerilor.

4. Rolul compartimentelor de informare si relatii publice din cadrul institutiilor publice

Compartimentele de informare si relatii publice din cadrul institutiilor publice asigura:

• Informarea publica directa a persoanelor;
• Informarea presei;
• Informarea interna a personalului;
• Informarea interinstitutionala.

Informarea directa a persoanelor si informarea presei sunt, potrivit legii, componente obligatorii si nu exclud celelalte componente ale activitatii de informare si relatii publice.

5. Metode de transmitere a informatiei de interes public

I. Solicitare verbala

Procedura de solutionare:

Informatia se ofera de obicei tot verbal, pe loc. Pentru informatiile din oficiu, este util ca institutia publica sa detina un numar de exemplare deja multiplicate din documentele care contin informatia si sa le ofere pe loc cetateanului;

Daca informatiile solicitate nu sunt disponibile pe loc, cetateanul este indrumat sa depuna solicitarea in scris si va primi raspuns in 10 zile sau in maximum 30 de zile, in functie de complexitatea informatiei si a necesitatii de prelucrare;

Solicitarea se inregistreaza in registrul de evidenta pentru aplicarea legii.

II. Solicitare telefonica

Procedura de solutionare:

• Informatia solicitata se ofera telefonic, pe loc;
• Daca informatiile solicitate nu sunt disponibile pe loc, cetateanul este indrumat sa depuna solicitarea in scris si va primi raspuns in 10 zile sau in maximum 30 de zile, in functie de complexitatea informatiei si a necesitatii de prelucrare;
• Solicitarea se inregistreaza in registrul de evidenta pentru aplicarea legii.

Unele primarii au formulare tip pentru preluarea solicitarilor telefonice si urmarirea modului de rezolvare.

Alte primarii tin evidenta pe calculator, on-line, de la solicitarea informatiei si pana la raspunsul scris, trimis cetateanului.

III. Solictare prin e-mail

Procedura de solutionare:

• Cererea se inregistreaza si i se transmit solicitantului numarul si data inregistrarii cererii;
• Informatiile solicitate pot fi oferite pe loc, in aceeasi zi, odata cu comunicarea datelor de inregistrare, sau in termene intre 10 zile si maximum 30 de zile, in functie de complexitatea informatiei si a necesitatii de prelucrare;
• Solicitarea se inregistreaza in registrul de evidenta pentru aplicarea legii.

IV. Solicitare in scris

Procedura de solutionare:

• Cererea se inregistreaza si i se transmite solicitantului cu confirmare scrisa cu numarul si data inregistrarii cererii;
• Se evalueaza solicitarea si se stabileste daca informatia solicitata se comunica din oficiu, daca nu este publica sau daca se ofera la cerere;

daca informatia este deja comunicata din oficiu, cetateanul este informat in maximum 5 zile despre sursa si locul de unde poate obtine informatia;

daca informatia nu este publica, cetateanul este informat in scris, in termen de 5 zile de la inregistrarea solicitarii;

daca informatia se ofera la cerere:

Se transmite solicitarea compartimentelor de specialitate abilitate sa ofere informatia solicitata;

Compartimentul responsabil de aplicarea legii colecteaza raspunsul de la compartimentul de specialitate si formuleaza raspunsul catre solicitant, incluzand informatia solicitata si motivatia intarzierii sau a respingerii solicitarii (daca este cazul);

Se transmite raspuns scris cetateanului, in termene intre 10 zile si maximum 30 de zile, in functie de complexitatea informatiei si a necesitatii de prelucrare;

Cetateanul este informat in scris in termen de 10 zile, daca raspunsul la solicitarea sa nu necesita un timp mai mare pentru prelucrare. Oferirea informatiei nu va depasi insa termenul de 30 de zile de la data depunerii solicitarii;

Raspunsul se inregistreaza si se transmite cetateanului, pe suportul solicitat si in termenul legal.

• Solicitarile si raspunsurile se inregistreaza in registrul de evidenta pentru aplicarea legii;

V. Solicitare de la presa

Procedura de solutionare:

• Informatiile de interes public solicitate verbal si telefonic de catre mijloacele de informare in masa vor fi comunicate, de regula, pe loc sau in cel mult 24 de ore;
• Informatiile solicitate prin e-mail sau in scris vor urma procedura standard de solutionare.

Daca informatia nu este detinuta sau nu este de competenta institutiei publice careia i-a fost solicitata.

Procedura de solutionare:

• Se redirectioneaza solicitarea catre institutia competenta sa ofere informatia;
• Cetateanul este informat in scris despre redirectionarea solicitarii sale, in termen de 5 zile de la inregistrarea solicitarii.

Daca informatia este exceptata de la liberul acces, exista urmatoarea procedura de solutionare:

• Se inregistreaza solicitarea;
• Cetateanul este informat in scris, in termen de 5 zile, ca informatia este exceptata de la liberul acces. In acest sens, o buna practica cere sa se indice cetateanului de ce informatia este exceptata precum si, eventual, conditiile in care o poate primi;
• Solicitarea si raspunsul se inregistreaza in registrul de evidenta pentru aplicarea legii.

Daca informatia este complexa se recomanda urmatoarea procedura de solutionare:

• Se inregistreaza solicitarea;
• Se analizeaza solicitarea si se stabileste timpul necesar pentru colectarea si prelucrarea informatiei;
• Cetateanul este informat in scris, in termen de 10 zile, despre prelungirea termenului de furnizare a informatiei, la maximum 30 de zile de la data inregistrarii solicitarii;
• Solicitarea si raspunsul se inregistreaza in registrul de evidenta pentru aplicarea legii.

Modalitati de transmitere a informatiilor

CATRE CETATENI  DE LA CETATENI

1. prin consilieri rapoarte si analize 1. prin consilieri

prezentate periodic in sedintele

consiliului local, invitatii personale,

dispozitii, hotarari ale CL

2. prin imputernicitii primarului 2. prin imputernicitii primarului

3. prin mass-media conferinte de 3. telefoane hot line

presa, interviuri, comunicate,

emisiuni de dezbatere etc.

4. intalniri directe intruniri cu  4. sesizari si reclamatii primite prin

cetatenii, audiente, forumuri, corespondenta

grupuri de discutii 5. sugestii si propuneri

5. intalniri spontane deplasarile  6. centrul de relatii cu publicul

autoritatilor in locuri publice CIC - centrul de informatii

(diverse festivitati, biserica, cafenea, pentru cetateni

scoli, unitati sanitare, 7. CIC-Net (reteaua

actiuni sportive) informationala)

6. colaborarea cu O.N.G. si comitete 8. intalniri directe, audiente,

cetatenesti intalniri cu  intruniri

presedintii asociatiilor 9. semnale din mass-media

proprietarilor 10.sondaje de opinie

7. centrul de relatii cu publicul, 11.vizite de documentare si

CIC-centrul de informatii intalniri spontane

pentru cetateni 12.casuta postala

8. publicatii proprii (monitoare,  13.participarea la diferite actiuni

buletine informative) culturale, sportive si altele

9. prin sindicate 14.sindicate, O.N.G., comitete

10.raspunsuri la audiente, sesizari si cetatenesti, consiliile locale

reclamatii ale copiilor si tinerilor,

11.referendum sfatul batranilor

12.studii de impact

13.tobosarul

14.sfatul batranilor

15.consiliile locale ale copiilor si

tinerilor

6. Raportul anual privind accesul la informatiile de interes public

Raportul este intocmit de compartimentul de informare al institutiei publice, este public, adresat conducatorului institutiei si cuprinde:

• Numarul total de solicitari de informatii de interes public;
• Numarul total de solicitari, departajat pe domenii de interes;
• Numarul de solicitari rezolvate favorabil;
• Numarul de solicitari respinse, defalcat in functie de motivatia respingerii (informatii exceptate de la acces, inexistente etc.);
• Numarul de solicitari adresate in scris;
• Pe suport de hartie;
• Pe suport electronic;
• Numarul de solicitari adresate de persoane fizice;
• Numarul de solicitari adresate de persoane juridice;
• Numarul de reclamatii administrative;
• Rezolvare favorabila;
• Respinse;
• Numarul de plangeri in instanta:
• Rezolvate favorabil;
• Respinse;
• In curs de solutionare;
• Costurile totale ale compartimentului de informare si relatii publice;
• Sumele totale incasate pentru serviciile de copiere a informatiilor de interes public;
• Numarul estimativ de vizitatori ai punctului de informare-documentare.

7. Atributiile functionarului public privind liberul acces la informatia publica

• Sa ofere informatiile de interes public conform procedurilor si in termenele prevazute de lege;
• Sa asigure organizarea si functionarea punctului de informare-documentare;
• Sa asigure accesul publicului la informatiile furnizate din oficiu in cadrul punctului de informare-documentare;
• Sa identifice si sa actualizeze informatiile de interes public care sunt exceptate de la accesul liber, potrivit legii;
• Sa tina evidenta raspunsurilor si a chitantelor remise de solicitanti privind plata costurilor de copiere a materialelor solicitate;
• Sa asigure publicarea buletinului informativ al institutiei publice, care va cuprinde informatiile de interes public comunicate din oficiu (prevazute la art. 5 din Legea nr. 544/2001);
• Sa asigure publicarea in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea III-a, a raportului de activitate al autoritatii sau institutiei publice;
• Sa asigure disponibilitatea in format scris (la afisier, sub forma de brosuri sau   electronic - dischete, CD, pagina de internet) a informatiilor comunicate din oficiu;
• Sa contribuie la intocmirea raportului anual privind accesul la informatiile de interes public, care va fi adresat conducatorului institutiei publice si va fi facut public;
• Sa furnizeze ziaristilor, prompt si complet, orice informatie de interes public care priveste activitatea institutiei sau autoritatii publice pe care o reprezinta;
• Sa acorde fara discriminare, in termen de cel mult doua zile de la inregistrare, acreditarea ziaristilor si a reprezentantilor mijloacelor de informare in masa;
• Sa informeze in timp util si sa asigure accesul ziaristilor la activitatile si actiunile de interes public organizate de institutia sau autoritatea publica;
• Sa asigure, periodic sau de fiecare data cand activitatea institutiei ori a autoritatii publice prezinta un interes public imediat, difuzarea de comunicate, informari de presa, organizarea de conferinte;
• Sa difuzeze ziaristilor dosare de presa legate de evenimente sau de activitati ale institutiei ori  autoritatii publice.

De retinut:

o      Informarea directa a publicului si informarea presei sunt activitati obligatorii, dar care nu exclud alte activitati de informare si relatii publice;

o      In cadrul compartimentelor de informare si relatii publice ale institutiilor publice, activitatea de informare directa a publicului si cea de informare a presei se pot organiza distinct.