Controlul complex

Controlul complex

Se exercita asupra unitatiilor teritoriale de catre divizii, departamente, directii de specialitate din cadrul centralei bancii prin echipe complexe, incluzand specialisti din urmatoarele sectoare de activitate ale bancii: credite, contabilitate, trezorerie, decontari in lei si valuta, juridic, operatiuni cu numerar.

Echipele sunt conduse de un director sau director adjunct care pe baza verificarii documentelor contabile, financiare si a situatiilor de raportare realizeaza o evaluare a urmatoarelor aspecte principale:

evolutia cotei de piata si a situatiei mediului economic in care opereaza banca

situatia creditelor angajate, calitatea portofoliului de credite si a provizioanelor de risc constituite

volumul si structura operatiunilor de decontare fara numerar effectuate prin sucursala sau prin subunitatea in cauza

respectarea conditiilor legale si de profitabilitate in ceea ce priveste activitatea valutara

evolutia resurselor atrase , maturitatea acestora si gradul de acoperire al plasamentelor

modul de organizare interna a contabilitatii, respectarea circuitului documentelor modul de respectare a planului de conturi si de intogmire a balantelor de verificare, inclusive respectarea incadrarii corecte a elementelor de cheltuieli si de venituri in conturile corespunzatoare

evolutia profitabilitatii si a indicatorilor de eficienta si de lichiditate

calitatea activitatii manageriale

Ca rezultat al verificarii, membrii echipei complexe fac un raport , cuprinzand situatia aspectelor pozitive, dar si deficientele constatate ,masurile luate, propuneri pentru imbunatatirea activitatii.

Raportul trebuie analizat impreuna cu conducerea unitatii respective in cadrul unei sedinte a bordului director din centrala bancii.

Toate aceste forme de control actioneaza convergent, exercitandu-se asupra tuturor domeniilor de activitate ale bancii.

Sistemul de control foloseste ca surse de informare:

documente primare,generate de executarea operatiilor bancare ( foaie de varsamant aferenta unei depuneri de numerar)

sistemul de reflectare tehnico-operativa si contabila existent la nivelul fiecarui compartiment de lucru ( registrul de referinte al acreditivelor de import emise; notele contabile prin care se crediteaza contul de venituri al bancii)

datele fara character de reflectare contabila sau tehnico-operativa ( deciziile emise de conducerea bancii la nivel central sau teritorial,corespondenta subunitatii respective, etc)

Controlul documentelor si al operatiuniilor se face in totalitate sau prin sondaj si vizeaza perioada scursa de la ultima verificare similara, presupunand o verificare multivalenta, astfel:

Sub aspectul formei controlul avand ca obiective :

a)      Autenticitatea: - presupune completarea tuturor datelor, lipsa adaugirilor sau a stersaturilor, existenta semnaturilor originale ale persoanelor autorizate sa execute sis a controleze operatiuniile, concordanta semnaturilor cu semnatura acelorasi personae de pe alte documente sau cu specimenele de semnatura autorizate prin ordinal presedintelui bancii.

b)      Valabilitatea: - se verifica din punct de vedere al termenului de completare in raport cu data inregistrarii operatiunii, a instrumentelor de plata

c)      Efectuarea corecta a calculelor:- controlul privind comisioanele ,indicatorii de bonitate.

Sub aspectul continutului obiectivele urmarite sunt:

a)      Legalitatea:- baza juridical a acestui control o constituie legea bancara si reglementariile BNR, normele tehnice si instructiuniile de lucru interne, bugetul de veniturii si cheltuieli.

b)      Realitatea si exactitatea: - are in vedere stabilirea valorii garantiilor avute in vedere la acordarea creditelor ,efectuarea lucrariilor de investitii in conformitate cu devizul de lucrari, calculul dobanziilor in conditiile stabilite, calcularea si plata salariilor.

c)      Eficienta operatiunilor: - se refera la necesitatea, eficienta ( vizeaza rezultatele obtinute in raport cu cheltuielile angajate pentru executarea unei operatiuni) oportunitatea (din punct de vedere al riscului asumat; se aplica mai ales in domeniul creditarii dar si al administrarii resurselor si plasamentelor)

Obiectivele controlului intern

Prima conditie pentru un control intern (C I ) de calitate este de a exprima clar obiectivele acestuia.

Obiectivele vor fi précis definite de catre Directia de Control si Audit Intern, iar apoi aprobata de conducerea centralei bancii deoarece realizarea presupune mijloace materiale si sustinere active in interiorul bancii.

Obiectivele C I sunt :

a)      asigurarea securitatii operatiunilor, valorilor, bunurilor si persoanelor

b)      promovarea eficacitatii si calitatii serviciilor

c)      verificarea bancii pt a stabili daca se conformeaza dispozitiilor legale si normelor specifice

d)     asigurarea fiabilitatii si extaustivitatii informatiilor

e)      asigurarea respectarii realizarii obiectivelor stabilite de conducerea bancii

a)      Asigurarea securitatii operatiuniilor:

In afara riscurilor specifice operatiunilor masa considerabila a operatiunilor executate de societatiile bancare implica si riscul de eroare, de proasta executare, de neglijenta ca urmare a absentei sau insuficientei controlului.

Pentru o banca cu o anumita reputatie, consecintele unei executari necorespunzatoare a operatiunilor pot fi grave din punct de vedere pecuniar dar si a imaginiide marc ape piata bancara.

Operatiunile bancare presupun respectarea datelor de valuta care se aplica clientilor sau cele obtinute de la bancile corespondente.

Urmarireaprecisa a inregistrarilor contabile prin controale regulate trebuie sa permita depistarea diferentelor cat mai rapid fie ca este vorba de conturi interne sau de conturi presupunand relatia cu o contrapartida.

Securitatea valorilor respective a stocurilor de moneda, de metale pretioase, harti de valoare, titluri de valoare.

Securitatea informatiilor :

generate, continute si transmise prin sistemul informatic si de telecomunicatii.

ele privesc clientii, pietele interne si externe, corespondentii bancari, tranzactiile effectuate.

Securitatea bunurilor: - potrivit careia banca poate fi comparata cu un seif ce trebuie protejat impotriva agresiunilor interne si externe, a accidentelor, prin masuri adecvate cum ar fi:

seifuri adaptate valorilor conservate( tezaure, case de valori)

transportul valorilor printr-o modalitate care sa asigure o securitate maxima.( autovehicole blindate.)

protectia incintelor- prin acces supraveghiat, sisteme de alarma, sisteme impotriva incendiilor)

asigurari care sa ofere acoperirea adecvata contra furtunilor, deturnarilor de fonduri, fraudei, incendiilor)

proceduri de control eficace pentru evitarea agresiunilor si a fraudelor interne.

Securitatea persoanelor:

priveste gestionarea riscurilor de agresiune externa, a riscurilor de incendiu sau a altor calamitati c ear putea afecta viata personalului angajat sau al clientiilor aflati in incinta bancii.

b)     Promovarea calitatii si eficacitatii serviciilor:

In bancile mari, jucstapunerile si modificarile successive de proceduri sau anumite structuri organizatorice concepute pentru un volum deposit de operatiuni , duc la formarea unor circuite nerationale, la aplicarea unor metode invechite, la executarea unor sarcini de doua personae.

Controlul intern detecteaza la timp aceste tehnici si ofera solutii pentru a le depasi.

Fiecare department din banca dispune de resurse materiale si umane spre a-si realiza activitatea specifica in mod correct, din punct de vedere al normelor interne si externe in vigoare, dar si din punct de vedere al eficacitatii, prin utilizarea optima a resurselor. Calitatea serviciilor oferite clientelei bancare este o preocupare permanenta a C I .Scopul unei banci, este de a oferi clientilor sai servicii care sa corespunda cat mai bine cerintelor acestora.

Intr-un mediu concurential , in care bancile vand produse standardizate ( in acest mediu noutatiile se propaga rapid, banca nu isi poate insusi proprietatea asupra unui produs bancar.) diferenta o da calitatea produselor, serviciilor adaptate nevoilor clientelei.

Modul de a asculta, de a primi rapiditatea, fiabilitatea, simplitatea si claritatea cerintelor formulate de banca in vederea executarii unei operatiuni solicitate de client, sunt factori decisive.

Personalul insarcinat cu activitatea de control ( omul de teren) analizeaza si evalueaza eficacitatea activitatii effectuate de fiecare department in parte calitatea produselor si serviciilor bancare, propunand solutii de ameliorare a activitatii.

Departamentul de audit si control intern trebuie acceptat nu numai ca un centru de costuri, dar si ca un centru de profit sau cel putin ca un centru de economii.

Obiectivul C I exceed sarcinilor privind verificarea exactitatii si a corectitudinii operatiunilor, vizand mai mult eficienta acestor operatiuni cu scopul de a remedia o eventuala acumulare de proceduri redundante ( repetabile)

c) Verificarea conformitatii cu dispozitiile legale si cu normele specifice profesiunii.

In caz contrar , pot rezulta efecte profound negative, atat pe plan pecuniar , dar si al imaginii.

Rolul dispozitivului de control intern este de a se asigura ca se respecta toate dispozitiile in vigoare.In domeniul financiar-bancar, aceste constrangeri sunt numeroase si stricte, iar respectarea lor impune bancii mobilizarea unor mijloace materiale importante si a unui personal foarte calificat.

Principalele constrangeri privind activitatea bancara sunt :

reglementariile legale in vigoare privind activitatea bancara si de Ministerul Finantelor, de alte institutii abilitate sa emita astfel de reglementari, de reglementari U.E.

legislatia fiscala: conventii de evitare a dublei impuneri, a impunerii pe venitul global.

Legislatia muncii

Statutul bancii, normele de functionare interne si procedurile de lucru

Cutumele profesiei si norme deontologice care se impugn in mod obligatoriu fie ca sunt scrise sau nescrise.

c)      Asigurarea fiabilitatii si extraustivitatii informatiilor:

Prin fiabilitatea informatiilor se intelege capacitatea acesteia de a raspunde un timp cat mai indelungat scopului pentru care au fost produse , achizitionate sau transmise.

Banca produce si utilizeaza la toate nivelurile ierarhice un volum mare de informatii fie de uz intern fie de uz extern.Informatii despre clienti, despre bancile corespondente, despre actionari, despre pietele si sectoarele de activitate in care banca implica prin intermediul clientiilor sai, despre situatia financiara a bancii si modalitatiile de indeplinire a deciziilor conducerii.

d) Asigurarea respectarii obiectivelor stabilite de conducerea bancii.

Consiliul de Administratie are responsabilitatea fixarii obiectivelor si a

politicilor bancii.

Acestea se concretizeaza la nivelul actiunilor, a operatiunilor bancare menitesa asigure indeplinirea politicii de creditare, de atragere a resurselor, de gestionare a pozitiei de schimb, a riscurilor bancare de penetrare pe anumite piete.

Auditorul trebuie sa cunoasca toate aceste obiective formulate sis a le aiba in vedere in momentul in care verifica ducerea la indeplinire a obiectivelor.

Mijloacele sau modalitatile de control intern.

Asigura modalitatile prin care se pot atinge obiectivele de control:

A.      un manual operational de proceduri ( M.O.P.)

B.       o stricta separare a sarcinilor

C.       o justificare permanenta a conturilor

D.      un system de informare si control de gestiune performant

E.       un personal calificat

F.        mijloace tehnice controlabile

A. Trebuie sa raspunda necesitatiilor de formalizare a C .I. fiind un mod de asigurare si de reflectare a omogenizarii si formalizarii operatiunilor afectuate zilnic de catre banca.

Riscurile fac obligatory existenta unui asemenea manula desi in practica nu posedatoate bancile.

Argumentele sunt:

costul ridicat pentru redactarea , difuzarea unui astfel de manual, desi s-ar obtine economii de timp si de bani datorita unei mai mari productivitatii, prin reducerea fraudelor si a greselilor costisitoare si prin cresterea calitatii serviciilor bancare oferite.

un manual bun ar avea urmatoarele consecinte favorabile:

a)      asigura responsabilizarea salariatiilor

b)      asigura transparenta etapelor successive de tratarea operatiunilor

c)      faciliteaza rotatiile de personal, pe seama unei calificari polivalente

realizarea manualului presupune analiza practicilor bancare in vederea ameliorarii productivitatii , a calitatii serviciilor, a controlului intern.

Este si o ocazie pentru banca de a-si fixa obiective in materie de tratare si control aplicate operatiuniilor bancare.