Invitatia si redactarea ei

Invitatia si redactarea ei

Fiind un "document" nu doar cu rosturi de comunicare, ci si cu valoare simbolica, de sustinere a imaginii si prestigiului institutiei, invitatia scrisa - care nu se foloseste decat uneori in cazul conferintelor de presa - poate fi considerata ea insasi concretizare a unui demers specific relatiilor publice in administratie si nu numai. In consecinta, ii rezervam cateva alineate speciale, complementare celor pe care i le-am destinat anterior.

O institutie publica poate recurge la invitatii in urmatoarele situatii: inaugurarea noului sediu, o aniversare, forumuri, conferinte de presa, congrese, sarbatoarea angajatilor, pensionari, spectacole sponsorizate, cocktailuri, receptii s.a.

Rolul invitatiei este acela de :

a face cunoscut evenimentul cu public, intr-un cerc inchis, mai mult sau mai putin restrans;

a transmite atitudinea si sentimentele gazdei sau organizatorului (de exemplu, primarie, prefectura) fata de persoanele invitate;

a transmite rugamintea de a participa la eveniment;

a conferi dreptul (nu obligatie, nu exprima o convocare) de acces in perimetrul in care se desfasoara evenimentul;

a se constitui intr-o carte de vizita onoranta pentru gazda si organizator;

a fi material promotional si "carlig" in favoarea gazdei si a evenimentului respectiv.

Invitatia este inmanata direct persoanei invitate sau este transmisa prin curier special ori posta clasica. Doar in mod exceptional si complementar, prin e-mail sau fax.

Invitatia intermediaza primul contact al persoanei care o primeste cu evenimentul ce va urma. Rolul sau in formarea primei impresii e decisiv. Invitatul trebuie sa gaseasca in ea aprecierea competentelor sale, flatarea persoanei sale si certitudinea ca este dorit si important. Fondul, forma si stilul invitatiei vor fi adecvate cu natura si proportiile manifestarii.

Continutul invitatiei. Invitatia din partea institutiei administratiei publice va fi in masura sa comunice, intr-o maniera politicoasa si atractiva, informatii cu privire la:

identitatea si calitatea gazdei (de exemplu, Primaria municipiului Suceava);

genul de eveniment, scopul sau ocazia (de exemplu, inaugurarea noului sediu al prefecturii);

identitatea si calitatea unor invitati speciali;

daca invitatul vine singur sau insotit;

ce fel de persoane mai sunt invitate;

data, ziua, ora si durata;

locul, adresa, telefonul si alte repere, dupa caz;

imbracamintea potrivita;

daca se serveste masa, gustare, bufet, ceai, cafea;

daca este in discutie o tema speciala;

daca este necesara confirmarea participarii;

daca, pentru invitat, mai sunt necesare alte informatii.