Intra in vigoare incepand cu data:

INFORMATII GENERALE REFERITOARE LA PRIMARIA SECTORULUI 4 Bucuresti

2.1 Generalitati

Primaria sectorului 4 si serviciile publice aflate sub autoritatea administratiei publice locale functioneaza in temeiul Legii nr.215/2001 privind administratia publica locala.Sediul Primariei sectorului 4 este situat in B-dul George Cosbuc nr.6-16, sector 4, Bucuresti, telefon:335.92.30, fax: 335.07.90.

Primaria sectorului 4 este o institutie bugetara, avand personalitate juridica, reprezentata prin Primarul sectorului 4. Domeniul sau de activitate este administratia publica locala, respectiv solutionarea problemelor curente ale colectivitatii locale si ducerea la indeplinire a hotararilor Consiliului Local Sector 4.

Primarul sectorului 4 este conducatorul Administratiei Publice Locale a sectorului 4, Raspunde de buna functionare a acesteia, in conditiile legii si reprezinta sectorul in relatiile cu persoanele fizice si juridice din tara si din strainatate, precum si in justitie, in conformitate cu prevederile Legii nr.215/2001privind administratia publica locala.

2.2 Organizare

Structura organizatorica a aparatului propriu cuprinde urmatoarele directii, servicii si birouri conduse de Primarul sectorului 4 cu sprijinul Viceprimarului si al Secretarului.

DIRECTIA COMUNICARE PRIMAR SI RELATII CU MASS-MEDIA

Serviciul Cabinet Comunicare Primar

Are ca obiect de activitate asigurarea comunicarii continue si transparente intre Primar, Viceprimar, Secretarul Sectorului 4, compartimentele din aparatul propriu, institutiile si serviciile publice de interes local cu cetatenii, in vederea solutionarii eficiente si oportune a problemelor comunitatii, precum si elaborarea si aplicarea unei strategii de relatii publice care sa induca o imagine corecta, pozitiva si credibila, asupra performantelor administrative ale Primariei Sectorului 4.

Serviciul Relatii cu Mass - Media

Coordoneaza activitatea de comunicare dintre directiile si serviciile Primariei Sector 4 cu mass - media, institutii ale societatii civile si cu cetatenii, in baza unei strategii de comunicare realizata pe termen scurt, mediu si lung;

Intocmeste raportul anual de activitate al Primarului, in baza rapoartelor primite de la compartimentele Primariei;

Monitorizeaza impactul actiunilor Primariei sector 4 prin analiza mass mediei si opiniei publice locale si Propune masuri clare de imbunatatire a procesului de comunicare cu cetatenii;

Promoveaza actiunile administrative ale directiilor si serviciilor Primariei sector 4 si realizeaza materiale de prezentare si promovare a Primariei;

Evalueaza prin intermediul institutelor de sondare si cercetare a opiniei publice starea de spirit a cetatenilor, evolutia nivelului de trai al cetatenilor, gradul de multumire sau de nemultumire fata de activitatea Primariei sector 4 si potentialele crize de comunicare ale Primariei sector 4 cu cetatenii;

Contribuie la dezvoltarea unei culturi comunicationale a Primariei sector 4, bazata pe legalitate, echidistanta politica, obiectivitate si impartialitate;

Coordoneaza publicarea si actualizarea anuala a unui Buletin Informativ care va cuprinde informatiile de interes public, accesul, conform Legii nr. 544/2001;

Colaboreaza cu structuri similare din cadrul autoritatilor si institutiilor publice sau cu alte persoane juridice ori cu persoane fizice, pentru realizarea obiectivelor de comunicare ale Primariei

Redacteaza si transmite comunicate de presa;

Promoveaza in mass-media programele de dezvoltare initiate la nivelul Primariei Sector 4 de serviciile de specialitate;

Planifica si organizeaza actiuni de comunicare interna pentru stimularea si motivarea personalului, in vederea cresterii performantelor, eficientei si eficacitatii Primariei;

Prezinta mass-mediei activitatile de interes public desfasurate de Primaria sectorului 4, organizand conferinte de presa, in scopul informarii locuitorilor sectorului 4, asupra acestora si prezinta orice informatii de interes public solicitate in cadrul acestor conferinte;

Primeste inscrierile in audienta de la Serviciul Informatii si Relatii Publice, le transmite compartimentelor implicate, Participa la audientele primarului, urmarind in functie de rezolutie, modul de rezolvare;

Raspunde in scris solicitarilor adresate Primarului sectorului 4, prin adresa de e-mail, casutele postale din sector si pe adresa postala a primariei;

Urmareste prezentarea raspunsurilor in termen legal, colaborand in acest sens cu directiile subordonate Primariei si Consiliului Local pentru respectarea termenelor prevazute in Legea 52/2003 si in Legea 544/2001

Asigura legatura cu institutiile administratiei locale si centrale, precum si cu petentii prin directiile de specialitate, conform rezolutiilor conducerii

DIRECTIA ECONOMICA

Serviciul Financiar - Salarizare

Intocmeste statele de plata ale salariilor personalului din Primarie,indemnizatiile consilierilor, plateste ajutoare sociale, indemnizatiile de nastere, precum si a altor ajutoare banesti si indemnizatii cuvenite unor

cetateni ai sectorului 4 sau la Trezoreria sector 4;

Intocmeste fisele de salarii si opereaza in acestea toate modificarile survenite, tinand cu ajutorul lor evidenta tuturor drepturilor fiecarui salariat, dupa care se intocmesc statele de salarii, atat de avans cat si de lichidare;

Asigura exercitarea controlului financiar preventivpenru platile fectuate din bugetul autoritatilor executive, eliberari de valori materiale;

Intocmeste documentatia necesara acordarii premiilor anuale si celor lunare din fondul de salarii de 10%, respectiv 2% ;

Urmareste impreuna cu Directia Juridica executarea creantelor, avizeaza pentru legalitate procesele verbale de insolvabilitate a debitelor pentru angajatii Primariei Sectorului 4;

Efectueaza prin casierie operatii de incasari si plati pe baza documentelor aprobate si supuse controlului financiar preventiv;

Asigura exercitarea controlului financiar preventiv pentru platile efectuate din bugetul autoritatilor executive (alimentarea cu mijloace banesti, plati reprezentand cheltuieli din bugetul propriu), eliberari de valori materiale si pentru alte operatiuni specifice;

Serviciul Urmarire Contracte

Tine evidenta contractelor si le inregistreaza; avizeaza contractile incheiate cu tertii;

Urmareste derularea contractelor economice pe stadii de realizare pe baza proceselor- verbale de receptie si a situatiilor de lucrari verificate de serviciile de specialitate si ia masurile necesare in cazul aparitiei oricarei disfunctionalitati.

Ia masurile necesare pentru recuperarea eventualelor debite in conformitate cu legislatia in vigoare;

Verifica documentele contabile referitoare la activitatea tertilor in cadrul contractelor de asociere in Participatie incheiate de Primaria Sectorului 4 pentru exploatarea pietelor agroalimentare din sector;

Realizeaza si urmareste cheltuielile de investitii conform bugetului aprobat de Consiliul Local al Sectorului 4 cu intreaga documentatie ce necesita acest lucru;

Serviciul Contabilitate:

Intocmeste documentele justificative pentru orice operatie care afecteaza patrimoniul unitatii;

inregistreaza in contabilitate operatiile patrimoniale;

Inventariaza patrimoniul unitatii;

Intocmeste bilantul contabil;

Asigura legatura permanenta cu Trezoreria Sector 4 pentru ordonantarea cheltuielilor;

Organizeaza si conduce evidenta contabila privind efectuarea cheltuielilor prevazute prin bugetul de venituri si cheltuieli, a valorilor materiale, bunurilor de inventar, mijloacelor banesti, a decontarilor cu debitorii si creditorii;

Verifica si centralizeaza darile de seama ale serviciilor publice din subordine (Directia Generala de Impozite si Taxe Locale sector 4, Centrul Cultural "Niculae Balcescu", Directia Generala de Asistenta Sociala si Protectia Copilului sector 4, Directia Generala de Administrare a Unitatilor de Invatamant, Sanitare si Creselor sector 4);

Realizeaza evidenta garantiilor de gestiune pentru salariatii Primariei Sectorului 4, precum si evidenta timbrelor postale necesare bunei desfasurari a activitatii Primariei Sectorului 4;

realizeaza evidenta tuturor ajutoarelor financiare Acordate conform Legii nr. 42/1990, precum si elaborarea tichetelor gratuite C.F.R. conform aceleiasi legi;

Verifica gestiunea magaziei si a casieriei lunar, privind: numerarul existent, timbrele si mandatele postale, materialele existente in magazie;

Constituie comisiile si subcomisiile de inventariere anuala a mijloacelor fixe, obiectivelor de inventar de scurta durata si mica valoare, bunurilor materiale, confruntand rezultatele obtinute cu evidenta contabila si realizand operatiunile contabile ce se impun, inregistrand minusurile si plusurile de inventar;

Propune masuri de casare, imputare, etc.;

Asigura documentatia privind angajarea, lichidarea si ordonatarea si plata, conform legii si reglementarilor interne.

Compartiment Buget

Controleaza activitatea de elaborare a necesarului de credite bugetare pentru serviciile publice (Directia Generala de Impozite si Taxe Locale sector 4, Centrul Cultural "Niculae Balcescu", Directia Generala de Asistenta Sociala si Protectia Copilului sector 4, Directia Generala de Administrare a Unitatilor de Invatamant, Sanitare si Creselor sector 4, Centrul Militar sector 4, Inspectoratul de Protectie Civila sector 4);

Elaboreaza si supune aprobarii Consiliului Local proiectul bugetului de venituri si cheltuieli al sectorului 4;

Intocmeste periodic situatia executiei bugetare si urmareste incadrarea acesteia in limitele de cheltuieli aprobate prin bugetul de venituri si cheltuieli pentru Autoritatea Executiva, Centrul Militar, Protectia Civila.

Intocmeste si prezinta Consiliului Local contul anual de executie al bugetului sectorului 4;

Completeaza ordanatarile de plata privind disponibilul din contul de angajamente bugetare si Raspunde de datele inscrise;

Stabileste necesarul de credite bugetare pentru: Primaria Sectorului 4; Centrul Militar al sectorului 4; Inspectoratul de Protectie Civila sector 4; Directia Generala de Impozite si Taxe Locale sector 4, Centrul Cultural "Niculae Balcescu", Directia Generala de Asistenta Sociala si Protectia Copilului sector 4, Directia Generala de Administrare a Unitatilor de Invatamant, Sanitare si Creselor sector 4

Directia Inspectie si Control

Serviciul Control Comercial

Exercita controlul asupra activitatii comerciale si de servicii desfasurata de agentii economici de pe raza sectorului, indiferent de forma de organizare si de caracterul proprietatii;

Verifica daca comerciantii efectueaza acte de comert cu indeplinirea conditiilor prevazute de lege si cu respectarea obiectivului activitatii si a suprafetei inscrise in autorizatii, acorduri, licente si brevete;

Verifica legalitatea comertului prin efectuarea unui control permanent pe teritoriul sectorului 4, asigurand aplicarea dispozitiilor legale din actele normative care reglementeaza acest domeniu pentru desfasurarea ordonata si civilizata a comertului si prestarilor de servicii si anume: comertul cu amanuntul desfasurat in magazine indiferent de profilul acestora, precum si cel desfasurat in piete agroalimentare, comertul stradal in chioscuri si tonete,cat si cel ambulant, comertul cu ridicata din depozitele specializate, unitatile de alimentatie publica, internet-café, activitatile prestate de persoane la domiciliul propriu in mod independent, prestari servicii in service-uri auto, vulcanizari, croitorii, servicii funerare, ateliere de reparatii diverse etc., in limitele competentei Acordate de lege;

Aplica prevederile legii - prin constatarea si intocmirea de procese verbale de contraventie - in cazurile de incalcare a legislatiei comerciale;

Organizeaza si Participa la actiuni de control impreuna cu Politia sector 4, Politia Comunitara sector 4, Directia Sanitar Veterinara, Directia de Sanatate Publica, Biroul de Metrologie Legala, Registrul Auto Roman, Inspectoratul Teritorial de Munca, Oficiul pentru Protectia Consumatorului si alte organe abilitate de control in vederea desfasurarii civilizate a comertului in sectorul 4;

Serviciul Inspectie Control Constructii

Efectueaza controlul in teritoriu pentru verificarea respectarii, de catre persoanele fizice si juridice, a normelor din domeniul constructiilor, depistarea constructiilor care se executa fara autorizatie de construire sau cu incalcarea proiectului aprobat;

Intocmeste somatii si procese-verbale de contraventie persoanelor fizice sau juridice care incalca prevederile legale privind disciplina in constructii, informand, acolo unde este cazul, Inspectia de Stat in Constructii din M.L.P.A.T.;

Transmite Directiei juridice procesele-verbale de contraventie si alte documente, in vederea inaintarii la Judecatorie;

Intocmeste procese-verbale de receptie la terminarea lucrarilor;

In colaborare cu organele de politie si alte servicii publice trece la executarea in baza hotararilor judecatoresti definitive si irevocabile investite cu titlu executoriu, privind cazurile de incalcrare a prevederilor legale;

Ia masuri, in colaborarea cu Serviciul Autorizare si Urmarire Constructii pentru dezafectarea, conform legii, a constructiilor efectuate fara autorizatie de construire pe terenuri apartinand domeniului public sau privat al sectorului;

Compartimentul Autorizari Activitati Comerciale

In cazul existentei unei necorelari intre documentele depuse si activitatea desfasurata, se indruma agentul economic in vederea depunerii actelor necesare pentru intrarea in legalitate;

Elibereaza acordurile de functionare pentru diversele activitati desfasurate de agentii economici

Elibereaza acorduri de functionare pentru activitatile comerciale   sezoniere sau periodice (comercializare martisoare, pepeni, produse agro-alimentare in pietele volante)

arhiveaza documentatia in vederea intocmirii si actualizarii permanente a inventarului agentilor economici;

Organizeaza primirea si rezolvarea reclamatiilor primite la Primaria Sector 4 care are legatura cu activitatea serviciului;

Primeste si elibereaza acordul de functionare-comercializare pentru cadouri in perioadele prestabilite de Primaria Municipiului Bucuresti;

Biroul Control Sanitar

Controleaza aplicarea si respectarea prevederilor legislatiei sanitare si sanitar- veterinare privind apararea sanatatii publice in toate unitatile, locurile si gospodariile populatiei in care exista animale sau unde se prelucreaza, transporta si valorifica produse de origine animala.

Verifica toti agentii economici indiferent de profilul activitatii lor, daca intrunesc normele sanitare si sanitar-veterinare de functionare.

Activeaza Comandamentul Antiepizootic Local in cazul aparitiei in sector a bolilor infecto-contagioase de mare difuzabilitate ;

Colaboreaza cu institutiile specializate in vederea desfasurarii unor actiuni de dezinfectie, dezinsectie si deratizare

Sesizeaza institutia abilitata cu supravegherea animalelor fara stapan in cazul aparitiei sau existentei cainilor comunitari, in vederea capturarii animalelor respective.

Colaboreaza cu SC PROTAN si cu ADPP sector 4 in vederea ridicarii cadavrelor de animale de pe teritoriul sectorului 4 ;

Colaboreaza cu Directia Sanitar-Veterinara si pentru siguranta animalelor si cu Directia de Sanatate Publica a Muncipiului Bucuresti in scopul prevenirii aparitiei unor cazuri de imbolnavire a populatiei, datorate detinerii si cresterii animalelor in conditii necorespunzatoare.

Serviciul Prestari Servicii Comunitare

Are ca obiect de activitate realizarea functiei de control privind respectarea legislatiei si actelor normative care reglementeaza starea de salubritate si ecologie urbana de catre societatile de salubrizare, agentii economici sau persoanele fizice de pe raza Sectorului 4, precum si urmarirea prestatiilor firmelor prestatoare de servicii in acest domeniu.

Controleaza si Verifica, prin actiuni programate sau inopinat, zilnic, prestatia de servicii de catre societatile de salubrizare si consemneaza, in scris, impreuna cu reprezentantii prestatorului, rezultatele controlului;

Verifica si Controleaza starea de salubritate la nivelul Sectorului 4 si ia masuri de respectare a normelor specifice activitatii, inclusiv in domeniul Asigurarii igienei si sanatatii publice, de catre agentii economici, persoanele fizice si juridice, in conformitate cu prevederile legale in vigoare;

Verifica organizarea de activitati specifice de sortare si colectare a deseurilor pe categorii de materiale;

Participa la actiuni de control comune cu alte organisme abilitate (Politie sector 4, Politia Comunitara sector 4, Jandarmerie, Inspectoratul de Politie Sanitara si Medicina Preventiva, Agentia pentru Protectia Mediului, etc.);

Verifica si controleaza agentii economici producatori de deseuri speciale;

Verifica modul de ocupare temporara a terenurilor apartinand domeniului public al Sectorului 4, conform prevederilor legale in vigoare;

Intocmeste programul prestarilor de servicii comunitare;

Urmareste respectarea contractelor cu firmele prestatoare de servicii de salubrizare si amenajare a domeniului si spatiilor publice;

Preia si coordoneaza programul de activitati pe domeniul public privind spatiile verzi: plantari pomi, plantari flori, program toaletari, program curatire spatii verzi, program stropit si cosit, program salubrizare spatii verzi;

Stabileste necesarul de material dendrologic (samanta gazon, flori, pomi) si necesarul de material urban (banci, cosuri, gardulete metalice);

Pune in aplicare prevederile reglementarilor specifice domeniului de activitate, iar atunci cand este cazul, constata contraventiile si aplica sanctiunile stabilite persoanelor fizice si juridice care se fac vinovate de erespectarea acestora;

Directia Resurse Umane

Serviciul Managementul Resurselor Umane

Asigura angajarea personalului prin concurs/examen pe baza de competenta in conformitate cu prevederile legale si cu statul de functii al Primariei sectorului 4;

In colaborare cu sefii de compartimente si conducerea Primariei Intocmeste documentatia necesara elaborarii proiectului de hotarare privind Organigrama Primariei sectorului 4, Statul de functii si Regulamentul de Organizare si Functionare, in vederea supunerii spre aprobare Consiliului Local Sector 4;

Gestioneaza fisele de evaluare a posturilor si a performantelor profesionale individuale pentru personalul din aparatul propriu si conducerea unitatilor subordonate;

Urmareste respectarea legalitatii privind incadrarea si salarizarea personalului pe functii, categorii, clase, grade profesionale;

Pastreaza si tine la zi carnetele de munca si dosarele personale ale personalului din aparatul propriu si conducerea unitatilor subordonate;

Tine evidenta fiselor de post pentru aparatul propriu al Primariei   Sectorului 4 si Raspunde de corelarea acestora cu atributiile din Regulamentul de Organizare si Functionare;

Elaboreaza Regulamentul de Ordine Interioara si il supune spre aprobare primarului, urmarind respectarea lui;

Pentru a asigura o buna conlucrare intre compartimente si pentru   desfasurarea in bune conditii a activitatii Primariei sectorului 4, emite note de serviciu aprobate de catre primar;

Intocmeste lucrarile privind evidenta si miscarea personalului din aparatul propriu al primariei;

Pastreaza si tine la zi dosarele personale ale personalului din aparatul propriu si conducerea unitatilor subordonate;

Centralizeaza planificarea concediilor de odihna a personalului din aparatul propriu si urmareste efectuarea acestora in perioadele stabilite;

Tine evidenta si inregistreaza declaratiile de avere si cele de interese ale salariatilor;

Colaboreaza cu R.A.T.B. pentru eliberarea si vizarea permiselor de calatorie pe mijloacele de transport in comun din Municipiul Bucuresti, Acordate gratuit salariatilor primariei;

Evidentiaza si comunica Directiei Economice concediile de odihna si concediile medicale;

Elibereaza adeverintele solicitate de actualii si fostii salariati ai primariei;

Coordoneaza specializarea si perfectionarea personalului;

Intocmeste dosarele profesionale ale functionarilor publici si le inainteaza Agentiei Nationale a Functionarilor Publici;

Serviciul Sanatatea si Securitatea Muncii, PSI, Evidenta Rezervisti

Programeaza si urmareste respectarea programarilor intocmite pentru efectuarea controalelor de medicina a muncii de catre salariatii Primariei sectorului 4 la angajare si anual;

Tine la zi evidenta salariatilor cu obligatii militare si comunica lunar centrelor militare de sector sau judetene incadrarile, plecarile din serviciu precum si schimbarile in datele de evidenta a acestora;

Stabileste pentru salariati obligatiile si Raspunderile ce le revin in domeniul protectiei muncii si a prevenirii si stingerii incendiilor, corespunzator functiilor exercitate.

Asigura si Controleaza cunoasterea si aplicarea de catre toti salariatii a normelor generale de protectie a muncii si stabileste categoriile de instructaje in domeniul prevenirii si stingerii incendiilor.

Asigura intocmirea si completarea, in termenul prevazut de lege, a fiselor individuale de instructaj privind protectia muncii si a fiselor individuale de instructaj p.s.i.

Asigura informarea fiecarei persoane, anterior angajarii in munca, asupra riscurilor la care aceasta este expusa la locul de munca precum si asupra mijloacelor de prevenire necesare.

Prezinta documentele si da relatiile solicitate de inspectorii de munca in timpul controlului sau al cercetarii accidentelor de munca.

Biroul Formare Evaluare Personal

Intocmeste si supune aprobarii conducerii insitutiei planul anual de instruire si perfectionare a personalului in functie de Propunerile existente in fisele de evaluare a performantelor individuale ;

inainteaza sefilor de compartimente ofertele de cursuri in vederea instruirii si formarii profesionale a salariatilor din subordine ;

Intocmeste documentatia privind angajarea si ordonatarea privind cheltuielile cu instruirea si formarea profesionala a salariatilor institutiei, pe baza referatelor aprobate de conducere si primite din partea compartimentelor din cadrul Primariei sectorului 4 ;

Asigura informarea si consilierea salariatilor primariei in vederea pregatirii profesionale conform functiei detinute si a evaluarii profesionale ;

Organizeaza si coordoneaza activitatea privind intocmirea si centralizarea fiselor si rapoartelor de evaluare a performantelor profesionale individuale anuale ale salariatilor institutiei ;

Inainteaza Serviciului Managementul Resurselor Umane situatia centralizata a evaluarilor anuale in vederea stabilirii promovarilor .

Directia Relatii cu Comunitatea

Serviciul Informatii si Relatii cu Publicul

Asigura informarea cetatenilor sectorului asupra metodologiei de lucru a Primariei cu privire la intocmirea dosarelor de obtinere a autorizatiilor de functionare, certificate de urbanism, autorizatii prin fluturasi si pune la dispozitia petentilor formularele tip;

Primeste si inregistreaza cererile solicitantilor, verifica ca acestea sa fie insotite de documentele impuse de serviciile de specialitate; organizeaza inscrieri in audienta la Primar, Viceprimari, Secretar si Asigura buna desfasurare a acestora ;

Asigura inregistrarea petitiilor (reclamatii, solicitari, sesizari, cereri) adresate Primariei Sectorului 4, distribuirea acesteia catre compartimentele de specialitate, in vederea solutionarii in termenele legale, tinand astfel evidenta intrarilor si iesirilor de corepondenta la nivelul institutiei;

Claseaza petitiile anonime sau cele in care nu sunt trecute datele de indentificare ale petentului;

Asigura inscrierea in audienta a solicitantilor, respectand procedura de inscriere aprobata de conducere;

Primeste si inregistreaza corespondenta (posta,posta speciala) si le transmite directiilor responsabile;

Asigura accesul publicului la informatiile de interes public si cele furnizate din oficiu prin afisarea acestora sau prin consultare la sediul Primariei Sectorului 4 in punctul de informare si documentare , in timpul rezervat programului cu publicul.

Serviciul Relatii cu Asociatiile de Proprietari :

Indruma si sprijina asociatiile de locatari prin consilierea proprietarilor apartamentelor de bloc si spatiilor cu alta destinatie decat cea de   locuinta in scopul infiintarii asociatiilor de proprietari in conditiile legii;

Organizeaza si Asigura exercitatrea controlului financiar contabil si gestionar asupra activitatii asociatiilor de proprietari in conditiile legii ;

Verifica pe teren situatiile deosebite semnalate de catre membrii asociatiilor de proprietari, constata si aplica contraventii specifice, date in competenta si

Intocmeste procese verbale de constatare/contraventie;

Indruma si spijina asociatia de proprietari pentru indeplinirea de catre aceasta a obligatiilor ce le revin pentru intretinerea si repararea constructiilor si instalatiilor de condominiu;

Confirma ,,achitarea la zi' a cheltuielilor comune de intretinere prin dovada eliberata de presedintele comitetului executiv si de administratorul asociatiei de proprietari, in situatia in care proprietarii doresc sa-si instraineze apartamentele sau spatiile cu alta destinatie decat cea de locuinita;

Asigura eividenta si prezinta ,, comisiei de atestare a administratorilor de imobile constituita la nivelul Consiliului Local al Sectorului 4 , cererile de atestare depuse de administratorii de condominii de pe   raza sectorului.

Confirma depunerea situatiei soldurilor de activ si pasiv de la 31 decembrie, respectiv cea de la 30 iunie a fiecarui an, de catre asociatiile de proprietari care au organizata contabilitatea in partida simpla;

Biroul Acord Unic:

Primeste si Verifica documentatiile depuse de solicitanti (persoane fizice si juridice) care privesc eliberarea acordului unic, in conformitate cu prevederile legale in vigoare. In cazul depunerii unor documentatii tehnice incomplete sau care nu corespund normleor si reglementarilor in vigoare, aceastea se restituie solicitantului in cel mult 5 zile de la data inregistrarii, cu motivatia necesara si solicitarea de documente in completare;

Emite avize in vederea autorizarii agentilor comerciali.

Compartiment Arhiva Documente

Raspunde de activitatea de arhivarea si pastrare a documentelo rproduse de compartimentele insitutiei;

Tine evidenta si Asigura confectionarea, gestionarea si scoaterea din uz a stampilelor si a sigiliilor din cadrul insitutiei;

Colaboreaza cu Arhivele Nationale pentru intocmirea si aprobarea nomenclatorului de arhivare a documentelor si pentru stabilirea masurilor ce se impun a fi luate in vederea defsasurarii activitatii arhivistice, conform prevederilor legale.

Directia administrativa

Serviciul Administrare Patrimoniu

Organizeaza si desfasoara intreaga activitate de administrare, gestionare, gospodarire, exploatare si intretinere a bunurilor din patrimoniul Primariei Sector 4.

Prin magazinerii din subordine, gestioneaza si tine evidenta primara: a mijloacelor fixe, obiectelor de inventar, furniturilor de birou, imprimatelor si tipizatelor cu regim special, a consumabilelor, materialelor si pieselor de schimb pentru copiatoare, calculatoare si imprimante, materialelor de curatenie, echipamentelor de lucru si de protectie, a carburantilor si lubrefiantilor, etc.;in baza referatelor aprobate de cei indreptatiti sau a contractelor incheiate , Intocmeste notele de intrare-receptie si constatare a diferentelor, bonurile de consum, de miscare, de transfer, - predare - primire etc., operandu-le in fisele de magazie.

Participa impreuna cu Directia Economica la activitatiile de inventariere a patrimoniului Primariei Sector 4.

Participa, in cadrul comisiei de casare a mijloacelor fixe si obiectelor de inventar, la intocmirea formalitatilor de scoatere din functiune a bunurilor casate, cu respectarea legislatiei in materie.

Asigura si Intocmeste documentatiile tehnice necesare perfectarii contractelor de utilitati, servicii si lucrari cu furnizorii si urmareste derularea acestora pe specificul sau de activitate;

Asigura, planifica si urmareste executarea lucrarilor de intretinere si reparatii curente la cconstructie si instalaaiile cladirilor aflate in admnistrarea Primariei sector 4;

Organizeaza activitatea de prevenire si stingere a incendiilor;

Asigura verificarea cu regularitatea a starii cladirilor, incaperilor si celorlalte elemente aferente construcaiilor din administrarea Primariei sector 4;

Asigura evidenta situatiei folosirii Salii de Sedinte si se ingrijeste de dotarea si buna functionalitate a acesteia;

Asigura dotarea cu mobilier pentru spatiile aflate in admnistrarea   Primariei sector 4;

Asigura prin contract de service ,buna functionare a aparatelor de aer conditionat si a copiatoarelor din dotare.

Analizeaza situatia convorbirilor telefonice lunare , reactualizeaza   dispozitia si anexele acesteia privind plafoanele de cheltuieli cu telefoanele fixe si mobile, conform dispozitiilor legale in vigoare.

Asigura buna functionare a masinii de francat si alimentarea ei cu   sumele necesare expedierii corespondentei primite de la directiile si serviciile Primariei Sector 4.

Centralizeaza referatele de necesitate primite de la directiile si serviciile Primariei Sector 4 pentru bidoanele de apa necarbonatata, le comanda la furnizor si se ingrijeste de distribuirea acestora.

Tine evidenta facturilor ce fac obiectul contractelor initiate sau urmarite de personalul din subordine.

Intocmeste ordonantarile de plata pentru facturile ce fac obiectul contractelor urmarite de acest serviciu.

Intocmeste lista principalelor dotari independente necesare Directiei Administrative, ce se procura din fondurile de investitii.

Face Propuneri privind reparatiile imobilelor din patrimoniul Primariei Sector 4 si a instalatiilor din dotare ,Intocmeste documentatia in vederea achizitionarii contractelor de lucrari, urmareste executarea lor si Participa la receptia finala.

Serviciul Tehnic Administrativ

Asigura contractarea materialelor electrice, mecanice, de instalatii etc. necesare intretinerii imobilelor din patrimoniul Primariei.

Organizeaza si Asigura curatenia in sediul Primariei Sector 4 prin ingrijitorii din subordine.

Asigura dotarea cu materiale igienico-sanitare, echipament de lucru si de protectie a personalului de intretinere.

Desfasoara activitatile necesare organizarii si coordonarii parcului auto al Primariei sectorului 4, care presupun: intocmirea documentelor legale si necesare in vederea Asigurarii echipamentelor, materialelor si a pieselor de schimb, prin serviciul Achizitii si/sau prin contractarea service-ului auto;intocmirea referatelor si caietelor de sarcini pentru contractarea, in conditiile legii, a carburantilor auto si Asigurariilor RCA si CASCO;calcularea consumului normat de carburanti si lubrefianti pentru fiecare autovehicul al parcului auto propriu si urmareste incadrarea in consumurile legale sau cele aprobate de Consiliul Local al Sectorului 4.

Face Propuneri de imputare pentru consumurile depasite.urmarirea consumurilor de piese de schimb, materiale, carburanti si uleiuri.evidenta rulajului anvelopelor pentru fiecare autovehicul in parte;

Raspunde de parcarea in siguranta a parcului propriu de autovehicule;

Participa la organizarea si efectuarea activitatii de inventariere a patrimoniului.

Asigura buna functionare a centralelor termice din sediul Primariei Sector 4, Casei de casatorii din str. Gramont nr.26, Centrului Militar   Zonal din str. 11 Iunie nr.2 si Jandarmeriei din str. Principatele Unite nr.2; inclusiv, verificarea periodica a coloanelor de gaz metan, conform normelor tehnice in vigoare.

Asigura buna functionare a centralei telefonice, a sistemului de supraveghere cu Tv si circuit inchis, a sistemului de alarmare efractie, detectie automata de incendiu, precum si a celorlalte echipamente tehnice.

Urmareste si Controleaza modul de furnizare a energiei electrice , a gazelor naturale, apei potabile si evacuarea apelor uzate.

Asigura curieratul Primariei Sector 4.

Directia Audit Public Intern

Intocmeste proiectul planului anual de audit public intern si il supune spre aprobare Primarului;

Efectueaza activitati de audit public intern pentru a evalua daca sistemele de management financiar si control al primariei sectorului 4 sunt transparente si sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficienta si eficacitate ;

Elaboreaza raportul anual al activitatii de audit public intern, il supune analizei si aprobarii Primarului sectorului 4, dupa care il transmite la structura teritoriala UCAAPI, pana la data de 15 ianuarie ;

Auditeaza cel putin o data la trei ani, fara a se limita la aceasta, urmatoarele: angajamentele legale si bugetare din care deriva direct au indirect obligatii de plata inclusiv din fondurile comunitare; platile asumate prin angajamentele legale si bugetare inclusiv din fondurile comunitare; vanzarea, gajarea, concesionarea sau inchirierea de bunuri din domeniul public/privat al statului sau cele aflate in administrarea Primariei Sectorului 4 si Consiliului Local al Sectorului 4; constituirea veniturilor publice, respectiv modul de autorizare si de stabilire a titlurilor de creanta, precum si a facilitatilor acordate la incasarea acestora; alocarea creditelor bugetare; sistemul contabil si fiabilitatea acestora; sistemul de luare a deciziilor; sistemele de conducere si control, precum si riscurile asociate unor astfel de sisteme; sistemele informatice.

Directia Juridica

Serviciul Contencios

Reprezinta si sustine interesele institutiei in fata instantelor judecatoresti, a autoritatilor jurisdictionale de la Curtea de Conturi, a organelor de urmarire si cercetare penala cat si a notarilor publici;

Inainteza catre instanta de judecata, spre competenta solutionare, plangerile formulate impotriva proceselor verbale de contraventie;

La solicitarea instantelor judecatoresti, Asigura relizarea procedurii prevazuta de lege cu privire la declararea disparitiei persoanei, respectiv cu privire la declararea mortii prezumate.

Formuleaza actiuni, intampinari, apeluri, interogatorii, recursuri, cereri de revizuire, contestatii in anulare;

Formuleaza plangeri penale in numele si pentru sustinerea intereselor legale ale Primariei;

Legalizeaza si investesc cu formula executorie hotararile judecatoresti definitive si irevocabile;

Transmit titlurile executorii (hotarari judecatoresti) catre organele de specialitate in vederea executarii silite;

Serviciul Legalitatea Actelor

Formuleaza in termen legal raspunsuri scrise catre petenti;

Studiaza si prelucreaza legislatia nou aparuta cu sefii compartimentelor care au responsabilitati specifice fiecarei noi prevederi legale;

Avizeaza proiectele de dispozitii ale Primarului, pe baza referatelor justificative inaintate serviciului;

Avizeaza procesele verbale ale comisiilor constituite la nivelul Primariei Sectorului 4, pe diverse domenii de activitate;

Sesizeaza Camera Notarilor Publici in legatura cu succesiunile vacante, potrivit prevederilor legale in vigoare.

Serviciul Autoritate Tutelara

Instituie tutela pentru minorii ramasi fara ocrotire parinteasca si pentru persoanele puse sub interdictie judecatoreasca; instituie curatela, in urmatoarele cazuri:dezbaterea succesiunii, vanzari/cumparari/donatii de bunuri, cu ocazia cererii unor persoane care, desi capabile, din cauza batranetii, a bolii, a unei infirmitati fizice sau din alte motive, sunt impiedicate sa indeplineasca un anumit act.

Efecueaza anchete sociale cu privire la: modul de intretinere, crestere si educare a copiilor care urmeaza a fi incredintati unei terte persoane , unuia din parinti ori unei institutii de ocrotire; minorii care au savarsit fapte prevazute de lege penala fata de care se dispune o masura educativa sau privativa de libertate; situatia materiala a unor condamnati care solicita amanarea sau intreruperea executarii pedepsei din motive familiale; persoanele care urmeaza a fi expertizate psihiatric de o comisie a Institutului de Medicina Legala, in vederea punerii sub interdictie; declararea judecatoreasca a abandonului;

Intocmeste lucrari si propuneri de masuri pentru ocrotirea minorilor, a persoanelor lipsite de capacitate de exercitiu, ori cu capacitate restransa, precum si a persoanelor capabile, aflate in neputinta de a-si apara singure interesele;

Intocmeste proiecte de dispozitii pentru stabilirea numelui si prenumelui copilului abandonat, inregistrarea nasterii copilului si eliberarea extrasului de nastere pentru uz oficial

Serviciul Tehnic Consiliul Local , Documente - Electoral

Raspunde de actualizarea legislatiei si punerea la dispozitia directorilor/serviciilor/ birourilor, a actelor normative specifice domeniului de activitate al Primariei sector 4;

Aduce la cunostinta conducerii executivului sectorului 4 si Consiliului Local al sectorului 4 actele normative care reglementeaza activitatea administratiei publice locale,

Asigura secretariatul sedintelor Consiliului Local al sectorului 4;

Asigura, sub coordonarea primarului si cu ajutorul celorlalte compartimente din cadrul Primariei sectorului 4, organizarea si desfasurarea procesului electoral, in conditii optime;

Asigura aducerea la cunostinta publica, prin afisarea dispozitiilor emise de Primarul sectorului 4

Redacteaza, centralizeaza si inainteaza spre rezolvare serviciilor nominalizate prin rezolutia Secretarului, interpelarile formulate de consilierii locali in sedintele in plen ale Consiliului Local;

Compartiment Juridic Consiliul Local

Salariatii din cadrul acestui compartiment iti desfasoara activitatea sub coordonarea secretarului sectorului 4 si colaboreaza cu acesta la pregatirea sedintelor consiliului local, asigurarea documentarii si informarii consilierilor, intocmirea si difuzarea catre acestia a dosarelor de sedinta si a oricaror alte materiale;

Apara interesele consiliului local in fata instantelor de judecata pe baza imputernicirilor primite si semnate de presedintele de sedinta;

Acorda asistenta si sprijin de specialitate in desfasurarea activitatii, inclusiv la redactarea proiectelor de hotarari sau la definitivarea celor discutate si aprobate de consiliu;

Acorda consultanta juridica cetatenilor sau grupurilor de cetateni care doresc sa initieze proiecte de hotarari la nivelul Consiliului Local al Sectorului 4.

Biroul Administratie Publica

Raspunde de actualizarea legislatiei si punerea la dispozitia directiilor/serviciilor/birourilor, a actelor normative specifice domeniului de activitate al Primariei Sector 4;

Intocmeste proiecte de dispozitii si proiecte de hotarari;

Participa la activitati ce tin de organizarea alegerilor

Asigura aducerea la cunostinta publica, prin afisarea dispozitiilor emise de Primarul sectorului 4.

DIRECTIA GENERALA DE DEZVOLTARE URBANA SI SERVICII PUBLICE

ARHITECT SEF

Serviciul Autorizare si Urmarire Constructii

Gestioneaza Planul Urbanistic General (P.U.G.) al Municipiului Bucuresti pe raza administrativa a sectorului 4 ;

Initiaza si Propune spre aprobarea Consiliului Local proiecte de hotarari la nivel de Planuri Urbanistice Zonale (P.U.Z) si Planuri Urbanistice de Detaliu (P.U.D.) ;

Participa la rezolvarea reclamatiilor si a sesizarilor persoanelor fizice sau juridice referitoare la domeniul (obiectul ) de activitate ;

Asigura secretariatul comisiei speciale tehnice de urbanism si amenajarea teritoriului ;

Emite in baza documentatiilor de urbanism, aprobate de organele competente, certificate de urbanism si autorizatii de construire, conform competentelor ;

Identifica posibilitati si avanseaza Propuneri pentru dezvoltarea urbanistica a sectorului ;

Urmareste realizarea lucrarilor de constructii autorizate,verifica in teren declaratia de incepere a lucrarilor, asigurand reprezentare la receptia finalizarii lucrarilor respective ;

Participa respectarea parametrilor tehnici stabiliti de autorizatiile de construire eliberate de Serviciul urbanism;

Actioneaza pentru prevenirea cazurilor de indisciplina in constructii prin avertizarea cetatenilor care intentioneaza sa execute lucrari fara obtinerea prealabila a avizelor si autorizatiilor de constructii;

Participa si ia masurile care se impun privind obligatiile santierelor de constructii in conformitate cu prevederile legale in vigoare;

Participa impreuna cu Serviciul inspectie control constructii, la solicitarea acestuia, la verificarea amplasarii constructiilor provizorii de pe domeniul public, luand masurile legale ce se impun.

In colaborare cu organele de politie si alte servicii publice trece la executarea in baza hotararilor judecatoresti definitive si irevocabile investite cu titlu executoriu, privind cazurile de incalcrare a prevederilor legale;

Urmareste respectarea indeplinirii masurilor dispuse de executivul Primariei Sectorului 4 sau ale instantei de judecata cu privire la aducerea in starea initiala a terenului;

Ia masuri, in colaborarea cu Serviciul inspectie control constructii pentru dezafectarea, conform legii, a constructiilor efectuate fara autorizatie de construire pe terenuri apartinand domeniului public sau privat al sectorului;

Verifica in teren starea imobilelor, terenuri si constructii, inainte de emiterea Certificatelor de Urbanism;

Verifica in teren starea imobilelor inaintea emiterii Autorizatiilor de Construire si furnizeaza toate informatiile privind reactualizarea situatiei fata de stadiul emiterii Certificatului de Urbanism;

Realizeaza inventarierea cladirilor autorizate si reactualizeaza permanent acest inventar

colaboreaza cu Biroul Management si situatii de urgenta pentru intocmirea planului de prevenirea si gestionarea situatiilor de urgenta (cutremure, alunecari de teren, etc);

stabileste ordinea de prioritati a constructiilor cu destinatia de locuinta si Participa la licitatia organizata in vederea atribuirii inspectorilor tehnici atestati MLPTL;

Asigura documentia de specialitate in vederea realizarii programelor de regenerare urbana, locala sau de sector;

DIRECTIA EVIDENTA URBANISM SI AMENAJARE TERITORIU

Serviciul Cadastru

Reconstituirea dreptului de proprietate asupra terenului, in conformitate cu prevederile Legii fondului funciar;

Intocmeste si elibereaza certificatele de atestare a dreptului de proprietate privata asupra terenului aferent imobilului;

elibereaza adeverinte ce atesta dreptul de proprietate a terenurilor;

completeaza si tine la zi datele in registrul agricol;

Participa la expertize tehnice ale Judecatoriei atunci cand exista solicitare;

Intocmeste procese-verbale de punere in posesie;

Ia in evidenta si comunica institutiilor si serviciilor Dispozitiile Primarului General privind modificarea denumirii strazilor si a numerelor postale de pe raza sectorului 4

Intocmeste liste anexe cu persoanele indreptatite sa li se atribuie teren conform legilor fondului funciar;

inainteaza Comisiei municipale contestatiile cu privire la modul de aplicare a legiilor fondului funciar;

Ia in evidenta cererile persoanelor care beneficiaza de prevederile Legii nr. 42/1990, Legii nr. 44/1994 si Legii nr. 15/2003, urmand sa fie analizate in functie de disponibilitatile de teren sau in vederea acordarii de despagubiri;

Elibereaza certificatele de producator agricol si biletele de proprietate a animalelor;

In anul in care se efectueaza recensamantul general agricol, seful serviciului activeaza in cadrul Comisiei constituite la nivelul sectorului si furnizeaza datele necesare pentru identificarea exploatatiilor agricole si impartirea teritoriului in sectoare de recensamant;

Analizeaza cererile formulate pentru reconstituirea dreptului de proprietate asupra terenului reprezentand propuneri pentru rezolvarea lor in conformitate cu prevederile Legii fondului funciar si inaintarea lor spre validare Prefecturii Municipiului Bucuresti. Aceste cereri sunt verificate la Directia Generala de Impozite si Taxe Locale, S.C.A.V.L. Berceni, S.C. IMOBILIARA - D.A.F.I., Directia Patrimoniu, Evidenta Proprietati, Cadastru si Directia de Urbanism si Amenajarea Teritoriului din cadrul Primariei Municipiului Bucuresti;

Serviciul Expertizari, Consolidari, Reabilitari Cladiri

Intocmeste proiecte pentru expertizari de specialitate in domeniul urbanistic;

Face Propunerea pentru imbunatatirea activitatii de prevenire a degradarii cladirilor vechi si aflate in pericol de prabusire;

Elaboreaza studii de specialitate in vederea realizarii unor proiecte comunitare;

Consiliaza cetatenii si asociatiile de proprietari cu privire la programul de reabilitare termica a cladirilor sau consolidare a acestora;

Ofera, dupa caz, date si informatii necesare Inspectoratului pentru situatii de urgenta pentru prevenirea si stingerea incendiilor;

Prezinta rapoarte si situatii compartimentelor din cadrul Prefecturii si Inspectoratul de Stat pentru Disciplina in Constructii;

Asigura consilierea comisiilor de receptii si achizitii publice in vederea renovarii si consolidarii cladirilor aflate in patrimoniul sectorului 4;

Intocmeste "Lista solicitarilor si estimarea cheltuielilor pentru expertizarea tehnica a constructiilor cu destinatia de locuinta", pe care o inainteaza la C.G.M.B.;

Asigura secretariatul, evidenta si documentatia Comisiei de Eficienta Energetica a sectorului, precum si a lucrarilor de speicalitate in domeniul reabilitarii termice, consolidarilor sau amenajari urbanistice;

Elaboreaza documentatia necesara obtinerii de finantare in domeniul expertizarii in audit energetic conform programului de reabilitare termica ori in vederea consolidarilor cladirilor aflate in patrimoniul sectorului4;

Informeaza cetatenii sectorului 4, asociatiile de proprietari sau firmele de specialitate cu privire la proiectele sau programele de consolidare ori reabilitare cladiri;

Biroul Avize Autorizatii Publicitate

Emite in baze legale in vigoare certificate de urbanism, autorizatii de construire , avize (panouri publicitare mobile-pliante, bannere,panouri montate pe vehicule special montate, pentru firme si reclame publicitare pe raza sectorului 4 ;

Initiaza si promoveaza proiecte de hotarari privind activitatea de emitere a certificatelor de urbanism si a autorizatiilor de construire;

Intocmeste adrese si referate cu privire la documentele primite si alte sarcini dispuse de Biroul de Publicitate;

Propune si sustine program de pregatire a personalului in cadrul Biroului de Publicitate;

Participa la rezolvarea reclamatiilor si sesizarilor persoanelor fizice sau juridice referitoare la domeniul sau de activitate , verifica in teren solicitarile de avize, certificate de urbanism sau autorizatii de construire;

Tine evidenta documentelor si a fluxului acestora , precum si sarcini de secretariat in interiorul Biroului de Publicitate;

Participa la organizarea si desfasurarea manifestarilor stiintifice, specifice domeniului de activitate (simpozioane, colocvii, etc.).

DIRECTIA DE MEDIU

Serviciul Protectia Mediului

• Supravegheaza agentii economici, persoanele fizice si juridice din raza sectorului pentru prevenirea eliminarii accidentale de poluanti sau depozitarii necontrolate de deseuri de orice natura;
• Participa existenta contractelor de salubrizare;
• Participa existenta autorizatiilor de mediu;
• Urmareste mentinerea, intretinerea si dezvoltarea spatiilor verzi, a parcurilor, a perdelelor de protectie stradala;
• Anunta autoritatile teritoriale pentru mediu despre orice activitate neconforma cu reglementarile legale privind legislatia mediului inconjurator;
• Colaboreaza cu Serviciul administrarea domeniului public din cadrul Directiei gospodarire comunala si stabileste programe de intretinere a spatiilor verzi existente, infiintarea de noi spatii verzi;
• Supravegheaza aplicarea prevederilor din planurile de urbanism si amenajare a teritoriului, in acord cu planificarea de mediu;
• Monitorizeaza serviciile descentralizate pe probleme de protectia mediului si colaboreaza in acest scop cu autoritatile competente pentru protectia mediului;
• Participa la actiuni de control cu alte compartimente si institutii pe probleme de mediu;
• Supravegheaza respectarea legislatiei in vigoare din domeniul protectiei mediului;

In cazul nerespectarii legislatiei in vigoare de catre persoane fizice si juridice Serviciul Protectia Mediului aplica sanctiuni contraventionale conform OG NR. 2/2001 privind regimul juridic al contraventiilor.

Monitorizeaza in vederea prevenirii eliminarii accidentale de poluanti sau a depozitarii necontrolate de deseuri, pe agentii economici, persoane fizice sau persoane juridice;

Inventariaza, localizeaza si diminueaza sursele de poluare;

Monitorizeaza depozitele neamenajate de deseuri si ia masuri pentru sanctionare conform legii;

Serviciul Programe si Proiecte de Mediu

Reactualizeaza strategia de protectie a mediului in sectorul 4;

Elaboreaza recomandarile si actioneaza pentru integrarea politicilor de mediu in strategiile si politicile sectoriale

Promoveaza si elaboreaza proiecte de mediu in colaborare cu ONG privind importanta protectiei mediului si educatiei eco-civice pe teritoriul sectorului 4;

Deruleaza proiecte care sa utilizeze metodologii de management de proiect respectiv metodologia de initiere, promovare, conducere, monitorizare si evaluare a proiectelor cu finantare din banii publici si fonduri UE;

Pune la dispozitia publicului datele privind starea mediului, programele si politica de protectie a mediului din sectorului 4.

Serviciul Spatii Verzi

Urmareste si monitorizeaza mentinerea, intretinerea si dezvoltarea spatiilor verzi, a parcurilor, a aliniamentelor de arbori, a perdelelor de protectie stradala si a amenajamentelor peisagistice cu functie ecologica, estetica si recreativa. In acest scop tine o legatura permenenta cu Serviciul Portectia Mediului;

Ia masuri contraventionale impotriva celor care nu protejeaza spatiile verzi;

Participa si urmareste respectarea masurilor de imprejmuire a terenurilor de pe teritoriul sectorului 4 pentru evitarea depozitarii necontrolate a deseurilor si degradarii solului terenurilor virane;

DIRECTIA DE DEZVOLTARE URBANA

Serviciul Monitorizare Lucrari Edilitare

Preia si coordoneaza activitatea de lucrari edilitare;

Participa la predari/primiri de amplasamente si Intocmeste documentatia aferenta;

Monitorizeaza lucrarile edilitare: bransamente,racorduri avarii,investitii;

Face Participari in sector si Propune remedierea drumurilor si utilitatilor din sector;

Participa la receptii provizorii si definitive;

Elaboreaza avize pentru autorizatiile de bransamente, racorduri si  investitii;

Intervine pentru remedierea avariilor in reteaua de furnizare a agentului termic (conducte sparte), aplicand sanctiuni contraventionale, cind este cazul;

Intervine pentru remedierea avariilor din reteaua de apa potabila; aplica sanctiuni contraventionale cand este cazul.

Stabileste impreuna cu Statul Major de Protectie Civila Planul de Aparare Impotriva Inundatiilor;

Face Propuneri privind repararea sau modernizarea unor strazi (carosabil, trotuare);

Intervine la regiile prestatoare de servicii, in urma sesizarii locatarilor sau a agentilor economici, pentru remedierea deficientelor reclamate, aplicand sanctiuni contraventionale, cand este cazul.

Ia masuri contraventionale, in urma Participarilor in teren, impotriva executantilor unor lucrari edilitare, in cazul in care acestia nu respecta legislatia in vigoare;

Serviciul Gospodarire Domeniu Public

intervine pentru remedierea deficientelor existente in privinta iluminatului public.

intervine la R.A.T.B. pentru remedierea deficientelor sesizate pe linia transportului in comun;

intervine la Primaria Municipiului Bucuresti-Departamentul Transport Public si Cai de Comunicatii, facand Propuneri pentru implantarea unor semne de circulatie, introducerii unor restrictii de circulatie pe unele artere

monitorizeaza autovehiculele fara stapan sau abandonate pe terenuri publice sau private ale municipalitatii;

Participa problemele privind interzicerea circulatiei vehiculelor cu tractiune animala pe drumurile publice in Municipiul Bucuresti.

Serviciul Parcari:

Participa evidenta parcarilor din sectorul 4;

Propune infiintarea de noi parcari ecologice si transmite Propunerile Serviciului Autorizare si Urmarire Constructii;

monitorizeaza parcarile in vederea dotarii si marcarii acestora;

atribuie locuri de parcare la solicitarea cetatenilor sectorului 4 in limita locurilor disponibile;

incaseaza taxele aferente parcarilor din sector;

ia masuri contraventionale impotriva celor ce parcheaza in locuri neautorizate, in conformitate cu prevederile legale in vigoare;

ia masuri contraventionale, in conformitate cu legislatia in vigoare, impotriva celor care isi abandoneaza autovehiculele pe locurile de parcare si impotriva celor care isi parcheaza autovehiculele cu o masa mai mare de 3,5 t;

Serviciul Licitatii

Asigura intocmirea dosarului achizitiei publice conform legislatiei in vigoare;

Asigura constituirea comisiei de evaluare a ofertelor si a colectivului de analiza a ofertelor;

elaboreaza planul anual al achizitiilor publice;

estimeaza valoarea contractului de achizitie publica si selecteaza pro-cedura aplicata pentru atribuirea acestuia (licitatie deschisa, licitatie restransa, negociere competitiva, negociere cu o singura sursa, cerere de oferta, concurs de solutii);

elaboreaza contractul de achizitie publica;

transmite rapoarte trimestriale privind contractele atribuite , catre Directia generala a finantelor publice.

transmite spre publicare in Monitrul Oficial al Romaniei anunturile de intentie, de Participare si de atribuirea contractului de achizitie publica;

initiaza si finalizeaza procedura privind achizitionarea directa de produse, servicii sau lucrari, in masura in care valoarea achizitiei nu depaseste echivalentul a 10000 Euro pentru fiecare achizitie de produse, servicii sau lucrari, conform art.19 din O.U.G. nr.34/2006 ;

Serviciul Urmarire Investitii

Participa stadiul fizic al lucrarilor in teren;

Asigura organizarea receptiei la finalizarea lucrarilor;

Participa la receptiile partiale si la receptia finala a lucrarilor de investiti ;

Propune masuri pentru remedierea neconformitatilor, constatate in teren, impreuna cu dirigintii de santier;

Verifica legalitatea decontarilor pentru lucrarile de constructii si montaj la obiectivele de investitii;

Verifica decontarea cheltuielilor efectuate pentru dirigentia de santier,asistenta tehnica si cota prevazuta de legislatia in vigoare catre Inspectia de Stat in Constructii;

Stabileste obiectivele privind amenajarea de parcari ecologice si cuprinderea lor in planul de investitii anual;

Intocmeste temele de proiectare, primeste si Participa proiectele;

Participa stadiul fizic pe teren si a situatiilor de lucrari aferente amenajarii de parcari ecologice;

Serviciul Management Programe si Proiecte Comunitare

Deruleaza proiecte care sa utilizeze metodologii de management de proiect respectiv metodologia de initiere, promovare, conducere, monitorizare si evaluare a proiectelor cu finantare din banii publici si fonduri UE;

Intocmeste si actualizeaza baza de date privind organismele care Acorda finantari de proiecte si oportunitatile de realizare de programe (cereri de finantare) cu finantare UE.

Centralizeaza informatii cu privire la diversele nevoi ce afecteaza comunitatea sectorului 4 si resursele ce stau la dispozitia comunitatii ;

contacteaza orice alte organisme abilitate de lege respectiv, organisme guvernamentale, neguvernamentale sau societati comerciale care pot contribui la rezolvarea unor probleme ale cetatenilor de pe raza sectorului 4;

Incheie parteneriate cu toate O.N.G.-urile care doresc colaborare cu Primaria Sectorului 4;

Actualizeaza baza de date care cuprinde toate O.N.G.-urile de pe raza sectorului 4 si a Municipiului Bucuresti pe domenii de activitate;

Consilierii Personali Primar

Reprezinta institutia in raporturile cu cetatenii, administratia centrala si locala, alte institutii si organizatii, persoane fizice si juridice din tara si strainatate, in baza competentelor stabilite de Primar ;

Asigura consultanta de specialitate pentru solutionarea problemelor;

Participa la implementarea aquis-ului comunitar in administratia publica a Sectorului 4, la urmarirea si aplicarea standardelor de calitate in actul administrativ;

Intocmeste, la solicitarea Primarului, note, referate si sinteze, raspunsuri catre diferite institutii sau cetateni;

Elaboreaza, la solicitarea Primarului, elemente de sinteza necesare adoptarii unor decizii privind strategia si proiectele de dezvoltare durabila, armonioasa si spatial echilibrata a Sectorului 4;

Urmareste modul in care se indeplinesc prevederile Hotararilor Consiliului Local si dispozitiile Primarului;

Participa la dezvoltarea si utilizarea corespunzatoare a sistemului informatic integrat;

Analizeaza si Propune masuri pentru imbunatatirea sistemului de relatii functionale din cadrul Primariei, delimitarea competentelor si responsabilitatilor, cresterea calitatii serviciilor si stimularea inovarii;

Analizeaza si Propune masuri privind cazurile de incalcare a legislatiei sau drepturilor cetatenilor, manifestarile de birocratism, neglijenta in serviciu sau acte de coruptie, sesizate de cetateni sau prin constatari proprii;

Participa la evenimente si actiuni publice menite sa contribuie la crearea unei imagini pozitive si unei bune reputatii Primariei si personalului acesteia;

Serviciul CORP CONTROL PRIMAR

Se subordoneaza direct Primarului si are ca obiect de activitate asigurarea respectarii legislatiei si actelor normative in vigoare, specifice administratiei publice locale, a Hotararilor C.G.M.B. si Consiliului Local al Sectorului 4, Dispozitiilor Primarului General si ale Primarului Sectorului 4;

Controleaza si verifica modul de cunoastere, aplicare si respectare a legislatiei in vigoare, hotararilor si dispozitiilor, precum si executarea prevederilor acestora;

Primeste si verifica continutul petitiilor adresate Primarului Sectorului 4, repartizate spre solutionare Corpului de Control;

Executa dispozitiile Primarului privind efectuarea actiuniilor de control/verificare si Propune modalitati de solutionare pentru cazurile repartizate;

Verifica si propun masuri privind cazurile semnalate in legatura cu coruptia, traficul de influenta ori sustragerile de valori si bunuri materiale, de natura a prejudicia patrimoniul si imaginea Primariei Sectorului 4;

Colaboreaza cu celelalte compartimente sau, dupa caz, cu reprezentantii organelor si institutiilor cu atributiuni in combaterea coruptiei si criminalitatii organizate;

Colaboreaza cu organele specializate in mentinerea ordinii publice, rutiere, sigurantei cetateanului, precum si pentru situatii de urgenta;

Asigura reprezentarea Primariei la manifestarile organizate de structurile militare de aparare, siguranta nationala si ordine publica;

Extinde controlul in vederea stabilirii eventualelor prejudicii, cu ocazia semnalarii unor iregularitati constatate in rapoartele de audit public intern intocmite de Directia de audit public intern cu ocazia misiunilor desfasurate la nivelul Primariei sectorului 4 si al serviciilor publice de interes local.

Biroul Management Situatii de Urgenta

Inventariaza, informeaza si centralizeaza situatiile deosebite de pe raza sectorului 4 raportand Primarului sectorului 4 si la dispozitia acestuia, dupa caz Institutia Prefectului si alte institutii abilitate in domeniu.

Intocmeste documentatia de protectie civila care contine Dosarul de organizare, Planul de protectie civila si Planul de aparare impotriva dezastrelor pentru Primaria sectorului 4.

Constituie formatiunile, grupele si echipele de protectie civila.

Face Propuneri de constituire prin decizia conducatorului institutiei, a Comisiei pentru Probleme de Aparare.

Colaboreaza cu Inspectoratul pentru Situatii de Urgenta "Dealul Spirii" al Municipiului Bucuresti, cu Serviciul de prevenire pentru Situatii de Urgenta "Dealul Spirii" din Bucuresti si cu serviciile descentralizate si deconcentrate la nivelul sectorului - R.A.D.E.T, Apa Nova, Electrica, Distrigaz, Autoritatea de sanatate publica.

Asigura secretariatul tehnic permanent al Comitetului Local pentru S.U. al sectorului 4 pentru situatii de urgenta.

Intocmeste Planul de analiza si acoperire a riscurilor in caz de accident chimic.

Intocmeste Planul de aparare impotriva inundatiilor, gheturilor si poluarilor accidentale al Comitetului local pentru Situatii de Urgenta al Sectorului 4.

Intocmeste Planul de prevenire si gestionare a situatiilor de urgenta specifice riscului la cutremure si /sau alunecari de teren.

Intocmeste Planul privind organizarea si asigurarea activitatii de evacuare in sectorul 4 al angajatilor si bunurilor Primariei Sectorului 4.

Participa la aplicatiile, exercitiile si concursurile de specialitate conform Planului de pregatire aprobat prin Dispozitia Primarului Sectorului 4.

Participa la sedintele de pregatire pentru situatii de urgenta organizate de Institutia Prefectului si Inspectoratul pentru Situatii de Urgenta "Dealul Spirii" a Municipiului Bucuresti.

Inventariaza, centralizeaza si informeaza primarul sectorului 4 cu privire la situatiile deosebite de pe raza sectorului, si dupa caz Institutia Prefectului si alte institutii abilitate in domeniu.

Asigura baza de date necesara desfasurarii activitatii pentru situatii de urgenta in cadrul Primariei sectorului 4 si la nivelul sectorului 4.

Face Propuneri pentru imbunatatirea activitatii pentru situatii de urgenta in cadrul Primariei sectorului 4 si la nivelul sectorului 4.

Constituie formatiunile, grupele si echipele pentru interventie si prim ajutor pentru situatii de urgenta.

Constituie, dupa caz, la nivelul Primariei sectorului 4 si cel al sectorului 4 servicii de urgenta voluntare.

Stabileste pentru salariatii Primariei sectorului 4 obligatiile si Raspunderile ce le revin in domeniul situatiilor de urgenta, corespunzator functiilor exercitate.

Asigura si Controleaza cunoasterea si aplicarea de catre toti salariatii a regulilor privind respectarea Normelor privind situatiile de urgenta si stabileste categoriile de instructaje in acest domeniu.

Efectueaza instruirea salariatilor in domeniul situatiilor de urgenta, intocmirea si completarea, in termenul prevazut de lege, a fiselor individuale de instructaj in domeniul situatiilor de urgenta.

Propune conducerii Primariei sectorului 4 luarea de masuri pentru asigurarea de materiale necesare informarii si educarii salariatilor pe linie de situatii de urgenta: afise, pliante etc.

Asigura informarea fiecarei persoane, anterior angajarii in munca in cadrul institutiei, asupra riscurilor la care aceasta este expusa la locul de munca, precum si mijloacele de prevenire necesare.

Prezinta documentele si da relatiile solicitate organelor de control din partea  Institutiei Prefectului sau alte organe abilitate.

Asigura realizarea masurilor stabilite de organele de control.

Serviciul Informatica si Sisteme de Management al Calitatii

Gestioneaza documentele SMC;

Coordoneaza si efectueaza auditul intern al SMC;

Efectueaza si tine la zi editiile si reviziile documentelor SMC;

Supravegheza modul de functionare al SMC si informeaza Primarul cu privire la neconformitatile aparute;

Asigura service-ul echipamentelor din dotarea Primariei; acorda asistenta tehnica de specialitate utilizatorilor din serviciile Primariei;

Raspunde de utilizarea eficienta a tehnicii de calcul din dotare.

Stabileste si implementeaza la nivelul institutiei stategia privind sistemul informatic integrat,

Ofera servicii suport pentru colectarea de informatii si date statistice din sector

Asigura aplicarea principiilor de management al calitatii si Controleaza respectarea aplicarii acestor principii;

Actualizeaza procedurile generale si manualul calitatii in functie de modificarile intervenite;

Implementeaza documentele Sistemului de Management al Calitatii (SMC) in cadrul tuturor compartimentelor din primarie;

Gestioneaza documentele SMC;

Intocmeste Programul anual de audit;

Efectueaza si tine la zi reviziile si editiile documentelor SMC;

Asigura instruirea personalului din cadrul primariei cu privire la documentele SMC;

Supravegheaza modul de functionare al sistemului de management al calitatii si informeaza primarul cu privire la neconformitatile aparute;

Asigura recertificarea serviciilor la temenele prevazute de organismul de certificare;

realizeaza si actualizeaza continutul paginii web a Primariei;

Asigura buna functionare a sistemului informatic al Primariei Sector 4;

Centralizeaza documentele ce contin informatii de interes public si realizeaza baze de date statistice de interes general (nomenclatoare, banci de date publice etc.), colaborand cu toate compartimentele de specialitate din cadrul Primariei sector 4 si cu alte institutii;

Acorda asistenta tehnica de specialitate utilizatorilor din serviciile Primariei

Asigura asistenta tehnica primara pentru aplicatiile achizitionate

Face parte din comisia de achizitionare a echipamentelor hardware si software

Intocmeste referate privind calitatea lucrarilor de intretinere/service a tehnicii de calcul din dotare - executate de firmele cu care institutia are contracte in acest sens

Urmareste si acorda asistenta de specialitate tuturor serviciilor pentru satisfacerea cerintelor de maxima urgenta solicitate de conducerea primariei

Constata defectiunile aparute la posturile de lucru si Asigura service-ul acestora (defectiuni ce pot fi remediate, blocarea sistemului, erori aparute datorita utilizarii necorespunzatoare a diverselor aplicatii, etc); pentru defectiunile grave vor apela la firma specializata cu care exista contract de service.

Serviciul Culte si Integrare Minoritati

Asigura relatia Primariei sectorului 4 cu confesiunile, cultele si organizatiile religioase recunoscute official de pe raza sectorului 4;

Organizeaza actiuni de sustinere financiara si organizatorica pentru comunitatile implicate in construirea/restaurarea locasurilor de cult;

Organizeaza si participa, in numele Primariei sectorului 4, la actiuni de caritate;

Urmareste si coordoneaza evidenta dosarelor organizatiilor partenere si a proiectelor de finantare in curs de desfasurare;

Intocmeste anchete si interviuri, in conditiile legii referitoare la problemele de integrare ale minoritatilor;

Concepe si organizeaza programe de actiuni referitoare la problemele de integrare ale minoritatilor si a altor categorii sociale defavorizate sau marginalizate social;

Propune si organizeaza, in colaborare cu alte institutii abilitate si organizatii ale societatii civile, programe alternative pentru cei predispusi la activitati antisociale (delicventa, consum de droguri, alte manifestari ale criminalitatii) in vederea recuperarii sociale a acestora.

Serviciul Sport Organizare Evenimente Publice

Initiaza si organizeaza, in colaborare cu alte institutii abilitate si organizatii alesocietatii civile, programe pentru diversele activitati publice si evenimente artistice, culturale, stiintifice, sportive;

Initiaza si organizeaza intalniri, dezbateri, seminarii, ateliere de lucru pe teme de interes public;

Urmareste programul (Calendarul) U.E. de manifestari sociale, culturale, de mediu etc si organizeaza, impreuna cu celelalte resorturi de specialitate, manifestari locale;

Participa la identificarea si realizarea de activitati cultural-sportive si recreative in sector;

Analizeaza cererile, monitorizeaza nevoile si Propune proiecte care privesc rezolvarea unor aspecte referitoare la tineret, cultura, sport desfasurate in Sectorul 4;

Stabileste legaturi cu organizatii guvernamentale si neguvernamentale in scopuri artistice, culturale, sportive etc.;

Asigura legatura cu Ministerul Educatiei si Cercetarii, Ministerul Muncii,Solidaritatii Sociale si Familiei, Ministerul Sanatatii, Ministerul Culturii si Cultelor, Agentia Nationala pentru Sport si urmareste aplicarea de catre institutiile de profil din Sectorul 4 a reglementarilor ;

Efectueaza activitatea de protocol a Primariei sectorului 4 si de obtinere a pasapoartelor de serviciu si a vizelor necesare;

Transmite invitatii, felicitari, etc.institutiilor sau persoanelor cu care primaria are relatii de colaborare;

Concepe si executa machete pentru afise, diplome, invitatii, cadori si alte materiale promotionale.

Serviciul Public Comunitar de Evidenta a Persoanelor

Aceasta structura organizatorica functioneaza in baza prevederilor H.C.L.S.4 nr.2/13.01.2005 privind aprobarea Organigramei si Statului de functii ale Serviciului public comunitar de evidenta a persoanelor si ale H.C.L.S.4 nr.7/27.01.2005 privind aprobarea Regulamentului de Organizare si Functionare al Serviciului public comunitar de evidenta a persoanelor.

Serviciul Stare Civila :

Participa din punct de vedere al respectarii legalitatii actele necesare inregistrarii nasterilor produse pe teritoriul sectorului 4, Intocmeste actele de nastere, completeaza si elibereaza certificatele de nastere;

Participa din punct de vedere al respectarii legalitatii actele necesare inregistrarii deceselor produse pe teritoriul sectorului 4, Intocmeste actele de deces, completeaza si elibereaza certificatele de deces si adeverintele de inhumare;

Oficiaza casatoriile incheiate la acest serviciu de stare civila;

Intocmeste si elibereaza certificate de stare civila (pierdute, sustrase, degradate) solicitate de cetateni, in situatia in care actele de stare civila respective au fost inregistrate in cadrul serviciului;

atribuie coduri numerice personale

Serviciile de Evidenta a Persoanelor nr.1,2,3

Primeste, analizeaza si solutioneaza cererile pentru eliberarea cartilor de identitate, stabilirea, restabilirea ori preschimbarea domiciliului si Acordarea vizei de resedinta;

Colaboreaza cu unitatile operative ale M.A.I. in scopul realizarii sarcinilor comune ce le revin;

Primeste cererile si documentele necesare in vederea eliberarii si preschimbarii pasapoartelor simple, eliberarii si preschimbarii permiselor de conducere auto, a certificatelor de inmatriculare si a placilor cu numere de inmatriculare a vehiculelor;

Actualizeaza registrele de evidenta pentru fiecare categorie de documente eliberate;

Centralizeaza principalii indicatori realizati si Intocmeste sinteze, situatii comparative si analiza activitatii desfasurate.

Serviciul Informatii si Relatii Publice - Secretariat

Primeste, inregistreaza si tine evidenta ordinelor, dispozitiilor, instructiunilor, regulamentelor, stampilelor si sigiliilor;

Inregistreaza intrarilor si iesirilor tuturor documentelor si clasarea lor in vederea arhivarii;

Repartizeaza si expediaza corespondenta;

Primeste si inregistreaza petitiile si urmareste rezolvarea acestora in termenul legal;

Organizeaza si desfasoara activitatea de primire in audienta a cetatenilor de catre conducerea serviciului sau salariatul desemnat.

Unitatile subordonate Consiliului local al sectorului 4 sunt:

• DAP - Directia de administrare a pietelor sector 4 ;
• DGITL- Directia Generala de Impozite si Taxe Locale sector 4 ;
• DGAUISC-Directia Generala de Administrare Unitati Invatamant, Sanitare si
• crese sector 4 ;
• DGASPC - Directia Generala de Asistenta Sociala si protectia copilului sector 4 ;
• Centrul Cultural  ,,Nicolae Balcescu,, sector 4 ;
• Serviciul Situatii de Urgenta Sector 4 ;
• Politia Comunitara Sector 4 ;
• Directia Generala a Pietelor Sector 4
• Centrul Medical Social Sf. Luca
• Centrul de Ingrijire si Asistenta nr.1

CAPITOLUL 3 - INFORMATII GENERALE REFERITOARE LA MANUALUL

CALITATII

3.1 Generalitati

Manualul Calitatii este principalul document al SMC construit si implementat in Primaria sectorului 4 in conformitate cu standardul SR EN ISO 9001:2001.

Manualul Calitatii defineste metodele de conducere folosite de Primaria sectorului 4 pentru atingerea obiectivelor politicii referitoare la calitate, precizeaza procesele si interactiunea dintre ele precum si structura organizatorica si responsabilitatile personalului implicat in organizarea, documentarea si implementarea SMC.

MC prezinta masurile aplicate in cadrul Primariei sectorului 4 prin care se demonstreaza ca toate responsabilitatile administrative si tehnice privind calitatea serviciilor prestate sunt

integrate intr-un cadru adecvat pentru obtinerea calitatii, iar activitatile sunt executate intr-o maniera planificata, controlata, sistematica si, in acelasi timp, eficace.

MC elaborat are urmatoarele scopuri:

• sa prezinte politica primariei referitoare la calitate;
• sa identifice functiile managementului si sa descrie SMC implementat efectiv in cadrul Primariei sectorului 4, constituindu-se in:

referinta si ghid pentru intreg personalul ;

baza documentata pentru auditarea SMC;

baza de instruire a personalului primariei cu privire la conditiile referitoare la SMC;

asigurarea continuitatii controlului si imbunatatirii functionarii SMC.

3.2 Domeniul de aplicare al MC

Prevederile MC se aplica tuturor activitatilor desfasurate in cadrul Primariei sectorului 4, activitati ce vizeaza rezolvarea cerintelor cetatenilor sectorului, de catre toti angajatii primariei si pentru toate serviciile prestate.

3.3 Elaborarea, revizia si difuzarea MC

La elaborarea MC s-a tinut cont de specificul activitatii Primariei sectorului 4 si au fost consultate toate compartimentele implicate. MC este structurat pe capitole si subcapitole conform cerintelor din standardul SR EN ISO 9001:2001.

Procedurile sunt structurate ca documente distincte, putand fi difuzate independent de MC personalului care le aplica. Codul MC este MC-01.

MC este un document revizuit periodic ori de cate ori necesitatile o impun (schimbari ale standardului de referinta, schimbari in structura si functionarea primariei, cerintelor de imbunatatire, reformularea politicii, etc.).

Orice revizie a MC nu se efectueaza decat daca modificarile propuse prin Fisa pentru solicitare de modificare (FPSM) au fost verificate si aprobate de aceleasi functii ca si redactarea initiala.

Reviziile MC sunt identificate in fise de modificare si in anexa 9.5.,,Lista paginilor in vigoare,, iar textul modificat se redacteaza cu caractere italice si se marcheaza cu o bara verticala trasata in partea dreapta a paginii.

Difuzarea MC se face in mod controlat de catre RC, care pastreaza originalul si o copie de lucru pe hartie. In cadrul Primariei sectorului 4 si organismului de certificare sunt distribuite numai copii controlate ale MC.

Pe suport informatic MC este stocat atat pe harddisk-ul propriu SMQ in directorul "CQ" alaturi de PG, PP, IL cat si pe diskete. Reviziile MC vor fi transmise tuturor detinatorilor de exemplare controlate.

CAPITOLUL 4 - SISTEM DE MANAGEMENT AL CALITATII

4.1 Cerinte generale

Primaria sectorului 4 Bucuresti a stabilit, documentat si implementat un SMC in concordanta cu cerintele standardului SR EN ISO 9001:2001 care este un instrument managerial prin care sunt identificate activitatile si procesele necesare, cerute de legislatia in vigoare sau de Hotararile Consiliului Local Sector 4 si sunt stabilite masuri de asigurare a cresterii eficacitatii si eficientei acestora in concordanta cu Politica Primariei referitoare la calitate.

Abordarea procesuala a construirii SMC s-a facut prin identificarea proceselor necesare in Primarie, stabilirea succesiunii si interactiunii dintre acestea, a criteriilor de operare si monitorizare in vederea imbunatatirii lor continue.

Managementul acestor procese se face respectand principiul PDCA (Planifica-Executa-Participa si Actioneaza) cat si cele opt principii de management al calitatii.

Pentru fiecare proces sunt identificate datele de intrare, furnizorii acestora, datele de iesire si clientii (interni sau externi), proprietarii de proces si indicatori de performanta.

Pentru obtinerea rezultatelor planificate si imbunatatirea continua a acestor procese sunt alocate resursele necesare.  

Procesele SMC din cadrul Primariei sectorului 4 Bucuresti includ:

procese de management al activitatilor;

procese de realizare a serviciilor;

procese de masurare, analiza si imbunatatire;

procese suport.

In anexa 9.2 este prezentata Harta proceselor din Primaria sectorului 4 si interactiunea dintre ele.

In cadrul SMC sunt identificate urmatoarele procese realizate in exteriorul PS4 care afecteaza abilitatea PS4 de a furniza servicii conforme cu cerintele

procesul salubrizare

procesul administrarea domeniului public

procesul control DMM

Furnizorii proceselor externe sunt selectati, evaluati si reevaluati pe baza criteriilor de selectie, evaluare si reevaluare stabilite de catre responsabilii de proces iar modul in care sunt controlate aceste procese este descris in documentatia SMC.

Cerinte referitoare la documentatie

4.2.1. Generalitati

Documentatia SMC, construit si implementat in cadrul Primariei sectorului 4 include:

Declaratia documentata privind politica referitoare la calitate si obiectivele calitatii;

Manualul Calitatii;

Proceduri documentate cerute de standardul SR EN ISO 9001:2001;

Alte documente necesare planificarii, operarii si controlului eficace a proceselor din Primarie;

Inregistrari ale calitatii rezultate ca urmare a desfasurarii proceselor.

Gradul de detaliere si prezentare a documentatiei SMC este in concordanta cu activitatile desfasurate in cadrul Primariei sectorului 4, cu complexitatea si interactiunea dintre procese precum si cu competenta personalului.

Documentatia SMC este prezentata atat pe suport material (hartie) cat si pe suport informatic.

Documentele SMC construit in cadrul Primariei sectorului 4 sunt structurate pe cinci nivele:

Nivelul I - Manualul Calitatii, care descrie SMC, construit si implementat in cadrul

primariei, politica referitoare la calitate si obiectivele calitatii

Nivelul II - Proceduri generale, care descriu modul in care activitatile din primarie

satisfac cerintele din standardul de referinta

Nivelul III - Proceduri de proces, care descriu procesele cheie

Nivelul IV - Proceduri operationale si instructiuni de lucru, care descriu activitatile

specifice din Primarie

Nivelul V - Inregistrarile calitatii, alte documente, care descriu istoricul tuturor

activitatilor

Documentele SMC sunt formulate simplu, fara ambiguitati, ele indicand metodele si regulile de buna practica utilizate de Primaria sectorului 4 pentru implementarea politicii referitoare la calitate si pentru indeplinirea obiectivelor calitatii.

Prevederile acestor documente sunt cunoscute si implementate la toate nivelurile, iar eficienta acestora se Participa periodic prin audituri interne. In anexa 9.1 este prezentat tabelul sinoptic al echivalentei cerintelor din SR EN ISO 9001:2001 cu capitolele din prezentul manual precum si structura documentatiei SMC asociata acestora.

4.2.2 Manualul Calitatii

Primaria sectorului 4 Bucuresti a elaborat si tine la zi prezentul manual, care descrie organizarea si responsabilitatile referitoare la SMC implementat, domeniul de aplicare, politica referitoare la calitate, face referiri la procesele SMC si interactiunea acestora precum si la procedurile stabilite pentru planificarea, desfasurarea, controlul si imbunatatirea permanenta a acestor procese. Manualul Calitatii se adreseaza tuturor functiilor de conducere si celorlalti salariati din Primarie, precizand obiectivele necesare sincronizarii eforturilor de formare si utilizare a unei conceptii moderne si unitare privind realizarea calitatii precum si principalele metode, instrumente si tehnici de lucru necesare atingerii obiectivelor propuse.

4.2.3 Controlul documentelor

Primaria sectorului 4 Bucuresti tine sub control toate documentele, de provenienta interna sau externa, ce au legatura cu SMC construit si implementat.

Documentele calitatii sunt tinute sub control conform prevederilor procedurii 'Controlul documentelor', cod: PG - 4.2.3. Controlul documentelor este un proces ce se efectueaza, pe intreaga durata de viata a acestora, pentru a se asigura ca:

Documentele sunt verificate si aprobate de personal autorizat, inainte de multiplicare si difuzare, pentru a intra in sistem numai documente adecvate;

Editiile valabile ale documentelor, inclusiv reviziile acestora, sunt disponibile in toate punctele de utilizare;

Toate modificarile aduse documentelor SMC sunt identificate, efectuate si aprobate de aceleasi functii, care au elaborat si aprobat documentele initiale;

Documentele perimate sunt retrase din uz iar cele pastrate in alte scopuri sunt identificate corespunzator;

Documentele raman lizibile si identificabile cu usurinta;

Documentele de provenienta externa sunt identificate si distributia lor controlata.

4.2.4 Controlul inregistrarilor

In cadrul Primariei sectorului 4 Bucuresti calitatea serviciilor se obtine si se mentine pe parcursul derularii tuturor activitatilor (proceselor) .

Determinarea cauzelor si eliminarea perturbatiilor din sistem se bazeaza pe analiza inregistrarilor, referitoare la confirmarea calitatii serviciilor rezultate din toate activitatile desfasurate. Inregistrarile calitatii furnizeaza informatii:

asupra gradului de indeplinire a obiectivelor calitatii;

asupra nivelului de satisfactie si de insatisfactie produsa asupra cetateanului de catre serviciu;

despre rezultatele sistemului de management al calitatii pentru analiza si imbunatatirea serviciului;

pentru analizele efectuate in scopul identificarii tendintelor calitatii;

pentru actiunile corective si eficienta acestora;

asupra calificarilor si instruirii personalului.

Toate aceste inregistrari contin dovezi obiective ale calitatii serviciilor oferite si a functionarii eficiente a SMC.

Primaria sectorului 4 a stabilit controlul privind accesul la inregistrarile calitatii, care trebuie sa fie:

usor de regasit;

pastrate pentru o perioada stabilita prin legislatie;

protejate impotriva distrugerii, pierderii sau deteriorarii pe perioada arhivarii.

Inregistrarile calitatii sunt tinute sub control conform prevederilor procedurii 'Controlul inregistrarilor', cod: PG - 4.2.4, procedura prin care se stabilesc masurile necesare pentru identificarea, pastrarea, durata de pastrare, protejarea, regasirea si inlaturarea inregistrarilor calitatii.

CAPITOLUL 5 - RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI

5.1 Angajamentul managementului

Managementul de la cel mai inalt nivel al Primariei sector 4 demonstreaza permanent angajamentul sau privind dezvoltarea si implementarea SMC precum si continua sa imbunatatire si eficacitate prin:

Comunicarea permanenta in interiorul Primariei a importantei satisfacerii tuturor cerintelor cetatenilor cu respectarea legislatiei in vigoare;

Stabilirea politicii referitoare la calitate care este declaratia de baza si cea mai importanta a Primariei cu privire la calitate si adecvata scopului acesteia;

Asigurarea ca obiectivele calitatii sunt in concordanta cu politica referitoare la calitate;

Analizarea periodica a SMC;

Identificarea cerintelor privind resursele (materiale, financiare si de personal) necesare pentru satisfacerea exigentelor referitoare la calitate si asigurarea ca acestea sunt suficiente si corespunzatoare pentru implementarea SMC si indeplinirea obiectivelor calitatii.

5.2 Orientarea spre client

Intreaga activitate a Primariei sectorului 4 este focalizata spre cetatenii sectorului.

Obiectivul activitatii sale fiind administratia publica locala, respectiv solutionarea problemelor curente ale colectivitatii locale si ducerea la indeplinire a Hotararilor Consiliului Local Sector 4, Primaria este direct interesata in cunoasterea si rezolvarea tuturor cerintelor cetatenilor.

Acest lucru se obtine printr-o sustinuta activitate de popularizare a serviciilor oferite cetatenilor sectorului prin intalniri periodice cu acestia, prin Serviciul Informatii si Relatii Publice, precum si prin audientele efectuate de conducerea Primariei.

5.3 Politica referitoare la calitate

Conducerea Primariei sectorului 4 este constienta ca increderea cetatenilor sectorului in serviciile oferite nu poate fi obtinuta decat daca problemele lor personale, sau de interes public, sunt rezolvate prompt, in spiritul legii. Satisfactia deplina a cetatenilor sectorului nu poate fi obtinuta decat daca serviciile din Primarie se preocupa permanent de cresterea calitatii propriei lor munci oglindita in: scurtarea timpului de rezolvare a problemelor cetatenilor, curatenie si ordine pe intreaga raza a sectorului, prin controale permanente in piete si magazine, prin sanctionarea celor care incalca legea, prin modul in care conducerea Primariei se implica personal in rezolvarea anumitor aspecte.

Politica referitoare la calitate este definita si documentata in prezentul manual in Declaratia Primarului sectorului 4. Conducerea Primariei sectorului 4 Asigura ca politica referitoare la calitate:

este adecvata profilului sau de activitate,

include angajamentul de a satisface cerintele si de a imbunatati continuu SMC,

furnizeaza un cadru general pentru stabilirea si analizarea obiectivelor calitatii,

este comunicata si inteleasa in cadrul primariei,

este actualizata pentru continua adecvare.

Politica referitoare la calitate si obiectivele calitatii sunt aduse la cunostinta intregului personal al Primariei sectorului 4 prin instruiri si analize periodice, prin afisarea ei in cadrul fiecarui loc de munca, prin crearea unui climat adecvat si schimbarea mentalitatii in favoarea calitatii.

Punand in centrul atentiei satisfacerea cerintelor cetatenilor, conducerea Primariei sectorului 4 se Asigura ca indeplinirea acestui deziderat poate fi realizat cand exista un angajament clar si o asumare a responsabilitatilor, cand sunt asigurate si alocate resursele necesare si cand este asigurata structura si functionarea eficienta a SMC.

5.4 Planificare

5.4.1 Obiectivele calitatii

Managementul de la cel mai inalt nivel al Primariei sectorului 4 Asigura ca obiectivele privind calitatea sunt stabilite in conformitate cu politica referitoare la calitate atat la nivel general cat si la nivelurile si functiile relevante ale Primariei sectorului 4.

Astfel obiectivele privind calitatea la nivelul Primariei sectorului 4 sunt axate pe urmatoarele principii:

Orientarea catre cetateni, prin:

imbunatatirea comunicarii cu cetatenii sectorului prin reorganizarea Serviciului Informatii si Relatii Publice.

imbunatatirea calitatii serviciilor prestate prin analiza permanenta a realizarilor si identificarea posibilitatilor de imbunatatire.

evaluarea permanenta a satisfactiei cetatenilor si vizarea acestor informatii pentru imbunatatirea calitatii serviciilor prestate.

reducerea timpului de raspuns la petitiile cetatenilor.

Implicarea intregului personal, prin:

cresterea nivelului de performante al angajatilor.

instruire si perfectionare a personalului Primariei.

Imbunatatirea continua, prin:

mentinerea certificarii sistemului de management al calitatii construit si implementat.

cresterea numarului de Propuneri / masuri de imbunatatire.

Aceste obiective sunt stabilite anual de conducerea Primariei, obiective care sunt preluate de celelalte structuri organizatorice sub forma unor obiective proprii. Obiectivele calitatii sunt masurabile si in concordanta cu politica referitoare la calitate.

Modul de realizare a obiectivelor proprii, prin indeplinirea indicatorilor propusi, este analizat periodic la nivelul fiecarui compartiment, in formularul "Obiective privind calitatea", cod:IX.28-F-01, precum si in sedintele de analiza ale SMC efectuate de conducerea Primariei.

5.4.2 Planificarea sistemului de management al calitatii

Managementul de varf al Primariei sectorului 4 Asigura ca planificarea SMC este efectuata astfel incat sa fie indeplinite cerintele standardului SR EN ISO 9001:2001, politica referitoare la calitate si obiectivele calitatii, iar integritatea SMC este mentinuta cand se planifica si se implementeaza modificari.

Planificarea calitatii in Primaria sectorului 4 este compatibila cu toate conditiile referitoare la calitate si ia in considerare urmatoarele activitati:

Actualizarea legislatiei utilizate pentru a asigura legalitatea si un nivel ridicat de calitate serviciilor oferite;

Identificarea conditiilor referitoare la calitate si stabilirea de etape si metode de verificare

si evaluare a acestora;

Evaluarea permanenta a opiniei cetatenilor si a satisfacerii cerintelor acestora;

Stabilirea unor criterii de evaluare a calitatii serviciilor oferite.

5.5 Responsabilitate, autoritate si comunicare

5.5.1 Responsabilitate si autoritate

Managementul de la cel mai inalt nivel al Primariei sectorului 4 Asigura ca atributiile sunt definite si comunicate intregului personal.

Atributiile Consiliului Local al sectorului 4 sunt cele prevazute in art.38 din Legea nr.215/2001 privind administratia publica locala. Consiliul Local hotaraste in conditiile legii in toate problemele de interes local, cu exceptia celor care sunt date prin lege in competenta altor autoritati publice locale sau centrale.

Atributiile Primarului sunt cele prevazute in art.68 din Legea nr.215/2001 privind administratia publica locala si sunt exercitate prin dispozitii, care devin executorii dupa ce sunt aduse la cunostinta persoanelor interesate, conform art.71 din Legea nr.215/2001. Primarul deleaga prin dispozitii viceprimarului competenta exercitarii unor atributii, cu respectarea prevederilor art.70 din Legea nr.215/2001. Pentru Directii, respectiv serviciile subordonate acestora, atributiile sunt stabilite prin Regulamentul de Organizare si Functionare (ROF) al aparatului propriu Primariei sectorului 4, aprobat prin Hotarare a Consiliului Local al sectorului 4, prin Regulamentul de Ordine Interioara (ROI), prin Fise ale postului si Dispozitii ale Primarului.

Primaria este organizata si functioneaza pe principiul subordonarii ierarhice si are in componenta sa directii, compartimente (servicii, birouri), asa cum sunt prezentate in detaliu in organigrama Primariei sectorului 4 din anexa 9.3.

Structura organizatorica pentru functia calitate este prezentata in anexa 9.4.

Responsabilitatile generale sau specifice legate de managementul calitatii sunt definite pentru intregul personal, care prin activitatea prestata contribuie sau influenteaza calitatea serviciilor oferite, in procedurile sistemului de management al calitatii, in prezentul Manual sau in fisele postului.

Astfel responsabilitatile si autoritatile referitoare la calitate pentru personalul de conducere sunt urmatoarele:

PRIMAR

Stabileste politica, obiectivele strategice si angajamentele referitoare la calitate,

concentrate in Declaratia Primarului sectorului 4 Bucuresti ;

Initiaza construirea si supravegheaza SMC;

Asigura resursele necesare pentru mentinerea SMC;

Conduce, coordoneaza, Participa si este direct responsabil de desfasurarea tuturor activitatilor ce se desfasoara in Primarie, avand in subordine intregul personal;

Conduce si dispune efectuarea de analize periodice ale SMC si masurile necesare imbunatatirii continue a acestuia;

Deleaga anumite atributii, prin dispozitii viceprimarului;

Are intreaga autoritate si responsabilitate pentru atingerea obiectivelor calitatii;

Aproba Manualul Calitatii si alte documente programatice pentru SMC, conform procedurilor elaborate;

Numeste prin dispozitie reprezentantul managementului pentru calitate;

Initiaza actiuni de prevenire a neconformitatilor;

RePREZENTANTUL MANAGEMENTULUI PENTRU CALITATE

Se subordoneaza Primarului sectorului 4;

Coordoneaza activitatea Serviciului Managementul Calitatii ;

Are autoritatea de a raporta Primarului orice problema referitoare la calitate;

In plus Raspunde de:

Intocmeste planul anual de imbunatatire a calitatii;

aproba documentele SMC elaborate;

Intocmeste rapoarte de sinteza catre Primar privind eficienta SMC si calitatea serviciilor oferite;

urmareste realizarea Ac si Ap referitoare la functionarea si documentele SMC, prin audituri interne;

avizeaza evaluarea auditorilor interni;

avizeaza programul anual de audituri interne;

efectueaza auditul intern la management;

dispune elaborarea si actualizarea periodica a documentelor SMC;

stabileste Ac necesare pentru rezolvarea Nc constatate la auditurile externe;

Participa la auditurile interne

stabileste necesitatile de instruire pe linie de calitate;

coordoneaza activitatea de instruire in domeniul calitatii.

RESPONSABIL CALITATE

se subordoneaza RMC;

elaboreaza documentele SMC;

Asigura gestionarea tuturor documentelor SMC;

difuzeaza controlat documentele SMC;

tine la zi listele documentelor SMC;

Asigura secretariatul analizelor efectuate de management;

organizeaza si Participa la auditurile interne;

Intocmeste periodic rapoarte catre RMC privind stadiul implementarii SMC si rezultatele auditurilor interne;

inregistreaza cererile de Ac si Ap in registrul de evidenta;

Intocmeste Programul anual de audit;

urmareste indeplinirea activitatilor specificate in program;

pastreaza inregistrarile privind Ac si Ap.

SEFI COMPARTIMENTE

raspund de organizarea activitatilor in domeniul lor de activitate;

analizeaza cauzele Nc constatate in zona lor de activitate si stabilesc Ac si termenele de implementare;

urmaresc implementarea Ac si Ap stabilite;

instruiesc personalul din subordine cu privire la documentele SMC aplicabile;

evalueaza personalul din subordine;

gestioneaza documentele SMC aplicabile primite de la SMQ;

urmaresc respectarea intocmai a documentelor SMC aplicabile;

pot fi auditori interni, dupa caz;

DIRECTIA RESURSE UMANE

defineste cerintele necesare pentru calificarea personalului;

pastreaza inregistrari privind instruirea personalului;

Participa documentele SMC elaborate;

pastreaza ROF, ROI, fisele de post, dispozitiile Primarului, cartile de munca ale

personalului propriu.

5.5.1.1 Delegarea autoritatii

Un director sau sef de compartiment, atunci cand lipseste, poate delega autoritatea

sa unei persoane din subordine, dar pastreaza intotdeauna responsabilitatea ce-i revine.

Un director poate prelua sarcinile si responsabilitatile ce revin unui sef de compartiment din subordine, atunci cand acesta lipseste.

Persoanele delegate trebuie sa aiba o intelegere clara a ceea ce inseamna autoritatea si libertatea de luare a deciziilor de a initia actiuni de prevenire a aparitiei neconformitatilor, de a identifica si inregistra orice problema legata de calitatea serviciilor, de a recomanda solutii, de a verifica aplicarea acestora.

Reprezentantul managementului pentru calitate

Primarul sectorului 4 a desemnat, prin dispozitie, reprezentantul managementului pentru calitate, care, independent de alte responsabilitati, are responsabilitatea si autoritatea pentru:

asigurarea ca procesele necesare pentru buna functionare a SMC sunt stabilite,

implementate si mentinute in conformitate cu politica si obiectivele privind

calitatea si cu cerintele standardului SR EN ISO 9001:2001;

raportarea, catre managementul de la cel mai inalt nivel, a performantelor SMC

si orice este necesar pentru imbunatatirea acestuia;

asigurarea promovarii in Primarie a constiintei privind respectarea legalitatii si a

cerintelor cetatenilor.

Reprezentantul managementului pentru calitate:

Analizeaza rezultatele auditurilor interne si externe;

Analizeaza rezultatele evaluarilor serviciilor prestate;

Reprezinta Primaria sectorului 4 in probleme referitoare la calitate;

Raspunde de legatura cu organismul de certificare a SMC.

Comunicarea interna

Managementul de varf din Primaria sectorului 4 Asigura ca sunt stabilite cai de comunicare interne prin care se aduc la cunostinta intregului personal:

politica referitoare la calitate;

obiectivele calitatii;

cerintele si informatii privind eficacitatea SMC;

nevoile cetatenilor;

dispozitii si hotarari ale conducerii Primariei sau ale Consiliului Local sector 4;

actiuni de imbunatatire;

date rezultate din satisfactia cetatenilor.

Comunicarea interna se realizeaza prin sedinte si intalniri de lucru, note, referate si dispozitii, convorbiri telefonice .

Comunicarea interna este detaliata in procedura ' Comunicare interna ',

Cod: PP- 5.5.3 iar fluxul documentelor este prezentat in instructiunea de lucru IL-5.5.3-1.

Analiza efectuata de management

5.6.1 Generalitati

Managementul de varf al Primariei sector 4 analizeaza planificat SMC o data pe an si in sedinte de analiza neplanificate desfasurate la solicitarea primarului sau a RMC pentru a asigura continua conformitate, adecvare si eficienta a acestuia.

Aceasta analiza include evaluarea oportunitatilor pentru imbunatatire si necesitatile de modificare a SMC, inclusiv ale politicii referitoare la calitate si ale obiectivelor calitatii si se desfasoara conform procedurii 'Analiza efectuata de management', cod: PP - 5.6

Inregistrarile analizelor efectuate de management sunt pastrate de RC.

Elementele de intrare ale analizei

Elementele de intrare ale analizei, care sunt incluse in Raportul privind evolutia SMC in perioada analizata, contin informatii despre:

rezultatele auditurilor interne si externe;

feedback-ul de la cetateni sub forma reclamatiilor sau a chestionarelor de sondare a

satisfactiei/opiniei acestora;

stadiul implementarii Ac si Ap rezultate din auditurile interne sau externe, sau rezultate

din analizele precedente;

performantele si conformitatea serviciilor;

stadiul realizarii masurilor stabilite in analizele precedente;

schimbari planificate care ar putea afecta SMC;

recomandari pentru imbunatatire.

Elementele de iesire ale analizei

Elementele de iesire ale analizei efectuate de management includ planuri de masuri si actiuni privind:

cresterea eficacitatii SMC si a proceselor ce se desfasoara in Primarie;

imbunatatirea serviciilor in functie de cerintele cetatenilor;

necesitatile privind resursele necesare realizarii obiectivelor planificate.

CAPITOLUL 6 - MANAGEMENTUL RESURSELOR

6.1 Asigurarea resurselor

Primaria sectorului 4 stabileste si Asigura resursele necesare pentru:

a)      implementarea, mentinerea si continua imbunatatire a eficacitatii SMC;

b)      cresterea satisfactiei cetatenilor prin indeplinirea solicitarilor adresate Primariei de catre acestia.

6.2 Resursele umane

6.2.1 Generalitati

Personalul care are sarcini ce afecteaza calitatea serviciilor are competenta necesara pe baza educatiei, instruirii, abilitatii si experientei corespunzatoare.

6.2.2 Competenta, constientizare si instruire

Personalul propriu Primariei sectorului 4 este selectat pe baza capabilitatii de a satisface cerintele din fisele posturilor privind: studiile, experienta si calificarea profesionala.

Perioada de stagiu pentru functionarii publici debutanti are ca obiect confirmarea aptitudinilor profesionale in indeplinirea atributiilor si responsabilitatilor, formarea lor practica, cunoasterea de catre acestia a specificului activitatii, precum si a exigentelor administratiei publice locale. Durata perioadei de stagiu difera in functie de nivelul studiilor.

Etapele perioadei de stagiu sunt stabilite de legislatia in vigoare.

Primaria sectorului 4 ia masuri pentru:

a)      instruirea personalului propriu prin efectuarea de instruiri interne periodice sau prin Participarea la cursuri de instruire externe referitoare la domeniul sau de activitate;

b)      evaluarea periodica a personalului si a eficacitatii actiunilor efectuate;

c)      pastrarea inregistrarilor privind instruirea, abilitatea, experienta;

d)     constientizarea intregului personal cu privire la rolul sau in realizarea obiectivelor calitatii;

e)      indeplinirea obiectivelor specifice individuale stabilite prin fisele de evaluare.

Planificarea, desfasurarea si evaluarea instruirii personalului se face conform procedurii

Competenta, constientizare,instruire', cod: PP - 6.2.2

6.3 Infrastructura

Primaria sectorului 4 identifica, Asigura si mentine infrastructura de care are nevoie pentru realizarea serviciilor catre cetateni in conformitate cu cerintele prestabilite de legislatia in vigoare.

Infrastructura include:

cladiri, spatii de lucru, abilitati asociate;

echipamente necesare pentru realizarea serviciilor, inclusiv hardware si software;

servicii suport: transport, telefon, fax.

Managementul procesului de asigurare si mentinere a infrastructurii este descris in procedura "Procesul de mentenanta a echipamentelor", cod : PP-6.3.

6.4 Mediul de lucru

Primaria sector 4 stabileste si Asigura necesitatile privind mediul de lucru pentru a realiza conformitatea cu cerintele referitoare la serviciile prestate. Mediul de lucru este format dintr-o combinatie de factori fizici si umani care influenteaza pozitiv motivarea, satisfactia si performantele personalului, asigurandu-se:

locuri de munca curate, ergonomice;

dotari corespunzatoare Asigurarii unor conditii normale de lucru;

echipamente specifice, dupa caz;

conditii de munca sigure din punct de vedere al securitatii muncii.

CAPITOLUL 7 - REALIZAREA SERVICIILOR

7.1 Planificarea realizarii serviciilor oferite de Primaria sectorului 4

Primaria sectorului 4 planifica si dezvolta procesele necesare pentru realizarea serviciilor sale. Pentru planificarea realizarii serviciilor se stabilesc dupa caz:

a)      obiectivele calitatii si cerintele pentru fiecare serviciu oferit, rezultate din legislatia aplicabila;

b)      resursele necesare pentru realizarea serviciului;

c)      documentele necesare realizarii serviciului;

d)     activitati de verificare, validare, monitorizare specifice serviciului, precum si criteriile pentru acceptarea acestuia;

e)      inregistrari necesare pentru furnizarea dovezilor ca procesele de realizare a serviciilor satisfac cerintele.

Datele de iesire ale acestei planificari sunt prezentate, dupa caz, in proceduri operationale si instructiuni de lucru aplicabile pentru fiecare serviciu oferit de Primaria sectorului 4. Ele sunt prezentate sintetic in anexa 9.1. Tabelul sinoptic al proceselor .

7.2 Procese referitoare la relatia cu cetateanul

7.2.1 Determinarea cerintelor referitoare la serviciul oferit

In baza actelor normative, care guverneaza activitatea administratiei publice locale Primaria sectorului 4 a stabilit:

solicitarile (problemele) cetatenilor, care pot fi rezolvate prin intermediul serviciilor de

specialitate din primarie;

cerintele nespecificate de cetateni, dar necesare desfasurarii in bune conditii a activitatilor la nivelul intregului sector (iluminatul public, starea drumurilor, comercializarea produselor, curatenie, etc);

alte cerinte suplimentare identificate de primarie ca fiind necesare pentru satisfacerea cat mai deplina a tuturor problemelor cetatenilor (construirea de noi complexe comerciale, piete, parcuri, spatii de joaca pentru copii, camine pentru copii abandonati, cantine pentru saraci,etc).

7.2.2 Analiza cerintelor referitoare la serviciul oferit

Cerintele cetatenilor, vizand diverse probleme, sunt exprimate de acestia in scris, pe cereri tip, dupa caz aflate la Serviciul Informatii si Relatii Publice, conform legislatiei in vigoare sau metodologiilor proprii fiecarui compartiment de specialitate. Dosarele depuse de cetateni, inclusiv cererile, sunt analizate de catre Serviciul Informatii si Relatii Publice si de compartimentul de specialitate implicat, din punct de vedere al completitudinii actelor cerute prin lege, inainte de demararea lucrarilor. Orice modificari ale legislatiei, intervenite ulterior, sunt aduse la cunostinta cetateanului prin intermediul Serviciului Informatii si Relatii Publice sau prin compartimentele de specialitate.

Pentru efectuarea de lucrari si servicii de utilitate publica se organizeaza licitatii, urmate de contractarea lucrarilor, in limita sumelor aprobate prin bugetul local, conform art.127 din Legea nr.215/2001.

Lucrarile de constructii si reparatii de interes public se executa in baza unor documentatii tehnico-economice, avizate sau aprobate, dupa caz de Consiliul Local al sectorului 4 si numai in baza unor licitatii publice, conform art.128 din Legea nr.215/2001.

7.2.3 Comunicarea cu cetateanul

Primaria sectorului 4 a stabilit si implementeaza modalitati eficace de comunicare cu cetatenii sectorului in probleme referitoare la:

informatii despre serviciile oferite, prin pliante, fluturasi, prezentari ale activitatilor

desfasurate;

inscrierea la audiente;

feedback-ul de la cetateni (reclamatii, Propuneri, sesizari, opinii).

Comunicarea cu cetatenii presupune atat ascultarea cat si informarea acestora, ca atare personalul care presteaza servicii, in special cel care este in relatie directa cu cetatenii are cunostinte corespunzatoare si aptitudini necesare pentru comunicare, respecta cele 4 principii care stau la baza unei ascultari eficiente :

Sa raspunzi la subiect.

Sa intelegi sentimentele, emotiile celui care vorbeste.

Sa arati ca intelegi si accepti ceea ce ti se spune, sa ai rabdare, chiar daca nu esti

de acord cu ceea ce ti se comunica.

Sa incurajezi conversatia.

Detalii privind comunicarea cu cetateanul sunt prezentate in procedura 'Comunicarea cu cetatenii cod: PP - 7.2.3

7.3 Proiectare si dezvoltare

Procedura se aplica pentru elaborarea de acte normative proprii supuse aprobarii

Consiliului Local al sectorului 4 (Hotarari de consiliu local), care reglementeaza activitati noi ce cad in sarcina compartimentelor din cadrul primariei sectorului 4.

Managementul procesului de proiectare este descris in procedura "Proiectare si dezvoltare" cod: PP-7.3.

7.4 Aprovizionare

7.4.1 Procesul de aprovizionare

Primaria sectorului 4 Asigura ca produsele si serviciile aprovizionate, pentru buna desfasurare a activitatilor interne, sunt conforme cu cerintele specificate in comenzile/ contractele de aprovizionare. Primaria sectorului 4 evalueaza si selecteaza furnizorii sai pe baza capacitatii lor de a furniza produse si servicii in concordanta cu cerintele stabilite, in cadrul procedurilor specifice de atribuire a contractelor de achizitii publice, care se desfasoara conform legii .

Listele cu furnizorii de materiale si servicii cu care Primaria sectorului 4 a incheiat contracte sunt actualizate permanent in functie de modificarile intervenite.

7.4.2 Informatii referitoare la aprovizionare

Informatiile privind aprovizionarea provin din ofertele de produse/servicii ale diversilor furnizori. Comenzile/contractele de aprovizionare sunt transmise furnizorilor numai dupa ce a avut loc analiza de oferte si s-a stabilit furnizorul. Necesarele de aprovizionare sunt stabilite de fiecare compartiment. Centralizarea acestora se realizeaza in cadrul Serv.administrativ-gospodaresc.

Detalii privind aprovizionarea si modul de realizare a acesteia sunt descrise in procedura "Procesul de aprovizionare" cod: PP-7.4.

Verificarea produselor aprovizionate

Primaria sectorului 4 a stabilit si implementat inspectiile si activitatile de verificare necesare pentru a se asigura ca produsul/serviciul aprovizionat corespunde cerintelor de aprovizionare specificate in comenzi/contracte de aprovizionare. Astfel produsele si materialele aprovizionate sunt receptionate intern cu care ocazie sunt intocmite Notele interne de receptie (NIR) si introduse in magazie. Scoaterea din magazie se face pe baza Bonurilor de consum si a Referatelor emise de fiecare compartiment.

Furnizare de servicii

7.5.1 Controlul furnizarii serviciului

Primaria sectorului 4 isi planifica realizarea serviciilor in conditii controlate, care includ dupa caz:

disponibilitatea informatiilor care descriu caracteristicile serviciului;

disponibilitatea procedurilor/instructiunilor de lucru, dupa caz;

urmarirea, intretinerea si repararea preventiva a echipamentelor de lucru din dotarea primariei (calculatoare, fax, xerox );

Detalii privind serviciile oferite, modul de realizare a acestora, intretinerea si repararea preventiva a echipamentelor din dotarea Primariei sunt prezentate in procedura 'Furnizarea serviciilor cod: PP - 7.5

7.5.2 Validarea proceselor de realizare a serviciilor

Pentru dezvoltarea de noi servicii Primaria sectorului 4 se Asigura ca:

metodologia de furnizare a serviciului este stabilita (prin lege sau printr-o procedura operationala interna), inclusiv cerintele privind inregistrarile;

personalul este instruit asupra modului de lucru;

exista informatii scrise care descriu caracteristicile noului serviciu, necesare informarii cetatenilor.

Validarea noului serviciu se va face prin intocmirea unui Proces Verbal de validare, de catre comisia de validare formata din Seful serviciului implicat, Director Resurse Umane, Seful serviciului managementul calitatii, care este aprobat de Directorul Directiei din care face parte serviciul implicat.

Identificare si trasabilitate

Toate documentele emise de Primaria sectorului 4 sunt identificate, dupa caz, prin numar de inregistrare, sau prin serie si numar document, daca acesta este in regim special.

Documentele cetateanului sunt identificate prin numar de inregistrare.

Produsele aprovizionate sunt identificate prin etichetele furnizorilor si documentele insotitoare.

Proprietatea cetateanului

Primaria sectorului 4 identifica, Participa, garanteaza si apara proprietatea cetateanului, atunci cand aceasta se afla in custodia sa.

Proprietatea cetateanului este de regula formata din acte (in original, copie) pe care acestia le pun la dispozitie pentru obtinerea diverselor solicitari etc.

Actele cetateanului sunt identificate, protejate, incopciate in dosare si urmarite pe perioada in care acestea se afla sub controlul institutiei.

Pastrarea materialelor si documentatiei

Controlul materialelor aprovizionate vizeaza pastrarea conformitatii acestora in timpul desfasurarii activitatilor de transport, depozitare si livrare.

Depozitarea materialelor aprovizionate, precum si a tuturor documentelor rezultate in urma activitatilor desfasurate se face, dupa caz, in spatii amenajate (depozite, arhive).

Conditiile de depozitare (temperatura, umiditate) si accesul in aceste zone Asigura pastrarea caracteristicilor calitative ale materialelor si integritatea pe toata perioada de depozitare/arhivare.

Arhivarea documentatiei se realizeaza conform Nomenclatorului arhivistic al Primariei sectorului 4.

Controlul dispozitivelor de masurare si monitorizare

Serviciile prestate de Primaria sectorului 4 au un caracter predominant imaterial. Pentru masurarea si monitorizarea caracteristicilor acestor servicii se utilizeaza chestionare sau sondaje de opinie, care sunt create de personalul de specialitate din Primarie. Datele si informatiile obtinute sunt analizate si in functie de rezultatele analizelor sunt stabilite masuri si actiuni de imbunatatire a calitatii serviciilor si a proceselor.

7.6.1 Dispozitive de masurare si monitorizare

Pentru dispozitivele de masurare si monitorizare existente in dotarea Primariei S4 este numit un Responsabil cu probleme metrologice in cadrul compartimentului care Asigura masurile si activitatile necesare pentru tinerea acestora sub control ( din punct de vedere metrologic).

Efectuarea Participarii metrologice este consemnata in Buletine de Verificare Metrologica, care sunt pastrate de Responsabilul cu probleme metrologice. Verificarea metrologica se face de catre laboratoare autorizate de Biroul Roman de Metrologie Legala, respectiv Inspectia Metrologie a Municipiului Bucuresti.

Mentenanta dispozitivelor de masurare si monitorizare se Asigura prin aprovizionarea cu servicii din partea unor firme de specialitate.

Identificarea stadiului valabilitatii etalonarii metrologice se face prin mijloacele stabilite de laboratorul care efectueaza Participarile (poansonare, etichetare, pata de vopsea).

Responsabilul cu metrologia este numit prin nota de serviciu.

Inregistrarile referitoare la evidenta si verificarea metrologica a aparaturii de masurare se tin de catre Responsabilul cu probleme metrologice intr-un dosar denumit "Dispozitive de masurare si monitorizare".

CAPITOLUL 8 - MASURARE, ANALIZA SI IMBUNATATIRE

8.1 Generalitati

Primaria sectorului 4 planifica si implementeaza monitorizarea, analiza si imbunatatirea proceselor sale pentru:

a demonstra conformitatea serviciilor oferite;

a asigura conformitatea cu SMC construit si implementat;

continua imbunatatire a eficacitatii SMC.

Acestea includ stabilirea unor metode cum ar fi: evaluarea satisfactiei cetatenilor, auditurile interne ale SMC si financiare, inclusiv a tehnicilor statistice, in scopul identificarii domeniilor pentru imbunatatirea performantei sistemului de management al calitatii.

8.2 Monitorizare si masurare

8.2.1 Satisfactia cetateanului

Primaria sectorului 4 monitorizeaza informatii despre perceptia de catre cetateni a modului in care sunt indeplinite cerintele si asteptarile acestora, ca o metoda de masurare a performantelor SMC.

'Vocea cetateanului' este ascultata cu atentie, ca o sursa importanta de informatii utile pentru a cunoaste cerintele actuale, perceptia asupra calitatii serviciilor oferite precum si pentru a anticipa asteptarile viitoare ale cetatenilor.

Primaria sectorului 4 a stabilit si utilizeaza diverse surse de informatii referitoare la satisfactia cetateanului si coopereaza activ cu acestia in scopul de a anticipa necesitati viitoare. Sursele de informatii referitoare la satisfactia cetateanului cuprind:

reclamatii ale cetatenilor;

comunicarea directa cu cetatenii;

chestionare si sondaje;

referate de la serviciile specializate din cadrul Primariei;

rapoarte ale diverselor organizatii ( Oficiul pentru protectia consumatorilor, Inspectia sanitara de stat, Directia sanitar-veterinara, Directia de sanatate publica, etc);

cutiile de sugestii de pe toata raza sectorului;

rapoarte din diverse surse media;

studii sectoriale.

Metodele utilizate pentru obtinerea si utilizarea acestor informatii sunt descrise in procedura ' Evaluarea satisfactiei cetatenilor', cod: PP - 8.2.1

8.2.2 Audit intern

Primaria sectorului 4 planifica si efectueaza audituri interne ale SMC de doua ori pe an, sau ori de cate ori este nevoie, pentru a stabili daca :

a)      este conform cu cerintele standardului SR EN ISO 9001:2001 si cu legislatia din domeniul sau de activitate

b)      este implementat si mentinut eficient.

Procesul de audit intern al SMC actioneaza ca un instrument pentru a evalua punctele tari si punctele slabe ale acestuia, pentru evaluarea independenta a oricarui proces sau activitati desemnate.

Programul anual de audituri interne ia in considerare stadiul si importanta proceselor si activitatilor de auditat, precum si rezultatele auditurilor anterioare.

Criteriile, scopul, frecventa, metodologia, personalul auditor sunt precizate in procedura 'Audit intern', cod: PG - 8.2.2.

Selectarea auditorilor si conducerea auditului Asigura obiectivitatea si impartialitatea procesului de auditare. Managementul responsabil pentru domeniul auditat Asigura ca actiunile stabilite sunt realizate, fara intarziere, pentru eliminarea neconformitatilor si a cauzelor acestora.

Activitatile de urmarire includ verificarea actiunilor intreprinse si raportarea rezultatelor Participarilor. Sunt luate in considerare indrumarile din SR EN ISO 19011:2003

GHID PENTRU AUDITAREA SISTEMELOR DE MANAGEMENT AL CALITATII SI/SAU DE MEDIU.

8.2.3 Monitorizarea si masurarea proceselor

Primaria sectorului 4 aplica metode corespunzatoare pentru monitorizarea proceselor SMC. Aceste metode Participa capabilitatea proceselor de a obtine rezultatele planificate. Daca rezultatele planificate nu sunt obtinute, sunt facute corectii si intreprinse actiuni corective, dupa cum este cazul.

Printre metodele de masurare si monitorizare a proceselor utilizate se pot mentiona:

analiza periodica a eficacitatii si eficientei SMC, efectuata de management;

audit intern.

Masurarea si monitorizarea proceselor vizeaza tinerea lor sub control si identificarea oportunitatilor de imbunatatire continua a performantelor acestora.

8.2.4 Monitorizarea si masurarea serviciilor oferite

Primaria sectorului 4 monitorizeaza caracteristicile serviciilor oferite pentru a verifica daca cerintele stabilite sunt indeplinite. Aceste activitati de verificare sunt realizate in etape adecvate de prestare a serviciului, in concordanta cu planificarile prevazute.

Prestarea unui serviciu catre cetatean presupune:

respectarea legislatiei, metodologiei si dupa caz procedurilor stabilite referitoare la prestarea serviciului;

monitorizarea respectarii specificatiei referitoare la serviciu;

reglarea procesului de prestare a serviciului atunci cand apar abateri.

Metodele utilizate de Primaria sectorului 4 pentru monitorizare sunt:

evaluarea calitatii serviciului prestat de catre furnizorul de servicii, care consta in:

verificarea efectuata de personalul care presteaza serviciul;

masurarea si verificarea activitatilor cheie ale procesului de prestare a serviciului, pentru evitarea tendintelor nedorite si a insatisfactiei cetatenilor;

evaluarea finala efectuata de catre Primarie, la interfata cu clientul, pentru a obtine o viziune proprie asupra calitatii serviciului prestat.

evaluarea calitatii serviciului de catre cetatean, care reprezinta masura finala a

calitatii serviciului prestat.

Evaluarile urmaresc atat reactiile pozitive cat si pe cele negative. Evaluarea facuta de cetateni asupra prestarii unui anumit serviciu este comparata cu propria percepere si evaluare facuta intern, in scopul de a aprecia compatibilitatea dintre cele doua masuri ale calitatii precum si necesitatea efectuarii de actiuni adecvate pentru imbunatatirea calitatii serviciului evaluat.

8.3 Controlul serviciului / produsului neconform

Identificarea si raportarea serviciilor/produselor neconforme constituie datoria si responsabilitatea fiecarui salariat al Primariei sectorului 4.

Controalele si responsabilitatile adecvate si autoritatea privind controlul serviciului/ produsului neconform sunt definite in procedura 'Controlul serviciului/produsului neconform', cod: PG - 8.3

Controlul serviciilor/produselor neconforme presupune: identificarea, inregistrarea, analiza si corectarea acestora.

In mod frecvent, actiunea corectiva va cuprinde doua etape:

o actiune imediata si precisa pentru a satisface necesitatile cetateanului (corectia);

o evaluare a cauzelor neconformitatilor in scopul de a determina actiunile corective necesare pentru prevenirea repetarii problemei.

8.4 Analiza datelor

Evaluarea continua a desfasurarii proceselor de prestare a serviciilor catre cetatenii sectorului, efectuate pentru a identifica si a urmari in mod activ posibilitatile de imbunatatire a calitatii prestarii serviciului, presupune stabilirea si mentinerea unui sistem adecvat de culegere si prelucrare a datelor provenite de la toate sursele relevante.

Analiza acestor date permite sa se aprecieze atat gradul de indeplinire a conditiilor referitoare la serviciu, posibilitatile de imbunatatire ale acestuia si eficienta sa, cat si modul in care SMC construit si implementat in cadrul Primariei sectorului 4 este eficient in raport cu obiectivele si politica referitoare la calitate.

Datele analizate sunt obtinute din masurarea si monitorizarea prestarii serviciului prin:

evaluari interne,

evaluari de catre cetateni inclusiv reclamatiile si informatiile de feedback cerute,

audituri interne si externe ale calitatii.

In cadrul Primariei sector 4 sunt utilizate in prelucrarea datelor metode statistice moderne, care ajuta la o mai buna intelegere a necesitatilor cetatenilor, a masurarii calitatii si constituie un sprijin in luarea de decizii.

Datele referitoare la calitatea serviciilor si a functionarii SMC sunt colectate, analizate si prezentate cu ocazia analizelor periodice ale SMC sub forma de tabele, grafice, histograme si indicatori care sa arate obiectivele si stadiul indeplinirii acestora.

8.5 Imbunatatirea

8.5.1 Imbunatatirea continua

Strategia imbunatatirii continue, aplicata in cadrul Primariei sectorului 4, are in vedere imbunatatirea treptata, continua, a calitatii serviciilor prestate, cu Participarea intregului personal.

Pentru a imbunatatii calitatea, ciclul "planifica" - "executa" - "Participa" - "actioneaza" trebuie permanent reluat.

Primaria sectorului 4 actioneaza pentru imbunatatirea continua a SMC prin:

stabilirea potentialelor de imbunatatire;

planificarea acestor potentiale;

stabilirea responsabililor si a resurselor necesare;

urmarirea realizarii planului propus;

analiza si stabilirea eficacitatii.

In cadrul Primariei sectorului 4 imbunatatirea este gandita ca un proces permanent, ale carui rezultate sunt incluse in procesul de analiza efectuata de management avand ca date de intrare potentialul de imbunatatire, rezultat din toate activitatile desfasurate in primarie, iar ca date de iesire Planul de imbunatatire al calitatii aprobat de managementul de varf.

Actiuni corective

Ca un element al procesului de imbunatatire continua Primaria sectorului 4, intreprinde actiuni corective pentru a elimina cauzele neconformitatilor si a preveni reaparitia lor.

Actiunile corective intreprinse sunt adecvate consecintelor neconformitatilor intalnite.

Detalii privind modul cum se face:

a) analiza neconformitatilor, inclusiv reclamatiile cetatenilor,

b) determinarea cauzelor neconformitatilor,

c) evaluarea necesitatii de a actiona pentru ca neconformitatile sa nu reapara,

d) determinarea si implementarea actiunilor necesare,

e) inregistrarea rezultatelor actiunilor intreprinse, si

f) analiza actiunilor corective intreprinse,

sunt prezentate in procedura 'Actiuni corective', cod: PG - 8.5.2.

Actiuni preventive

Punand un accent deosebit pe prevenire Primaria sectorului 4 stabileste actiuni pentru a elimina cauzele potentialelor neconformitati pentru a preveni reaparitia lor. Actiunile preventive sunt corespunzatoare efectelor problemelor potentiale.

Detalii privind modul cum se face:

a) stabilirea neconformitatilor potentiale si a cauzelor acestora,

b) evaluarea necesitatii de a actiona pentru prevenirea reaparitiei neconformitatilor,

c) stabilirea si implementarea actiunilor necesare,

d) inregistrarea rezultatelor actiunilor intreprinse, si

e) analiza actiunilor preventive intreprinse,

sunt prezentate in procedura 'Actiuni preventive', cod: PG - 8.5.3

Anexa 9.1. TABEL SINOPTIC DE CORESPONDENTA

dintre cerintele SR EN ISO 9001:2001 si documentatia SMC

Anexa 9.2

Anexa 9.2.-HARTA PROCESELOR DIN PRIMARIA Sector 4 Bucuresti