RELATIILE CU PUBLICUL

RELATIILE CU PUBLICUL

a). Notiunea de" relatii publice" in administratie.

Conform defintiilor curente relatiile publice se refera la teoriile si tehnicile utilizate de o autoritate (institutie sau serviciu al acesteia) pentru initierea, mentinerea si perfectionarea raporturilor cu alte persoane fizice sau juridice. Pentru stiintele sociale relatiile publice reprezinta arta de a stabili raporturi reciproc avantajoase intre diferitele grupari umane. In sens politic, relatiile pu­blice sunt definite si ca tehnici de manipulare (in sens pozitiv ori negativ), pentru ca realizeaza un tip de comunicare sociala sprijinindu-se atat pe mediile si grupurile carora li se adreseaza, cat si pe diferite canale de comunicare sociala, inclusiv prin intermediul administratiei.

In sfera administratiei relatiile publice au ca scop   convingerea cetatenilor cu privire la necesitatea realizarii unor obiective de interes general, mobilizarea acestora la realizarea obiectivelor, stimularea interesului fata de politicile de dezvoltare durabila. Centrul Belgian de Relatii Publice, a lansat o teorie potrivit careia orice institutie publica trebuie sa aplice o politica sistematica de imbu­natatire a relatiilor sale cu cetatenii. Ca urmare, autoritatile administratiei publice locale si centrale, precum si institutiile sau serviciile publice de sub autoritatea acestora, trebuie sa faca eforturi sustinute cu scopul de a raspunde tuturor solicitarilor, de a furniza toate informatiile necesare colectivitatii locale cu scopul de a crea un climat de incredere fata de ele.

b). Obiectul relatiilor cu publicul

Relatiile publice reprezinta o acti­vitate cu caracter permanent si organizat, prin care autoritatile si institutiile publice trebuie sa obtina si sa pastreze increderea cetatenilor in legalitatea si legitimitatea activitatii pe care ele o desfasoara. Prin activitatea administratiei publice in directia perfectionarii relatiilor publice, autoritatile si institutiile publice vor putea sa castige increderea, simpatia si intele­gerea cetatenilor fata de politica lor. Aceste legaturi sociale s-au nascut, se mentin si au eficienta atata timp cat ele se manifesta intr-un climat de respect reciproc, adevar si legalitate.

Obiectul relatiilor cu publicul complex datorita multitudinii de probleme pe care trebuie sa le cuprinda:

● cunoasterea nevoilor, intereselor si aspiratiilor cetatenilor,

● cooperarea cu alte persoane pentru elaborarea (in cunostinta de cauza), a proiectelor si a programelor de interes general ;

● crearea un climat de incredere fata de administratie, de aparatul propriu sau de serviciile si institutiile proprii.

● Perfectionarea si/sau schimbarea tipurilor de raporturi cu cetatenii conform cerintelor sociale, economice, culturale etc.

c). Tipologia relatiilor cu publicul

In activitatea administratiei publice se pot distinge doua tipuri de relatii publice:

● Relatiile publice interne au caracter interpersonal, datorita faptului ca ele se stabilesc si se consuma in cadrul raportului dintre functionarii serviciului public si cetatenii care se adreseaza servi­ciului respectiv. Aceste relatii cu cetatenii pot fi:

- cu consilierii personali ai ministrilor sau ai altor conducatori de agentii guvernamentale;

- cu inaltii functionari sau cu functionarii publici din administratia publica de la nivel central;

- cu consilierii alesi in consiliile judetene, municipale, orasenesti si comunale;

- cu autoritatile, institutiile sau serviciile administrative;

- cu functionarii din aparatul consiliilor locale.

- cu persoanele imputernicite sa reprezinte o autoritate sau institutie publica.

Serviciile de "relatii publice' nu trebuie confundate cu "biroul de informatii' sau de "registratura' si nici incluse in structura altor compartimente functionale din aparatul ministerelor, prefecturilor sau consiliilor locale, ci organizate ca servicii de sine statatoare, cu atributii proprii, specifice. Aceste servicii trebuie sa fie subordonate direct ministru­lui, prefectului, presedintelui consiliului judetean, primarului sau unui viceprimar si sa raspunda pentru activitatea lor in fata consiliului local respectiv.

d). Atributiile administratiei publice.

Prin serviciul de relatii publice administratia realizeaza o serie de atributii, cum ar fi:

● informarea functionarilor cu privire la activitatea desfasurata de autoritatea publica locala, sau centrala, din care fac parte.

● asigurarea mijloacelor de comunicare interna si externa;

● informarea cetatenilor cu privire la activitatea si la stadiul indeplinirii programelor de dezvoltare edilitara, gospoda­reasca si urbanistica a localitatii, precum si cu privire la politicile publice elaborate;

● atragerea simpatiei cetatenilor si a ameliorarea raporturilor dintre acestia si serviciile, institutiile si agentii din subordine;

● perfectionarea programelor de explicare a politicilor publice pentru mai buna intelegere a activitatii administratiei;

● augmentarea realatiilor cu mass-media centrala si locala prin purtatorul de cuvant al acestuia;

● organizarea de conferinte, simpozioane, mese rotunde etc., cu continut infor­mativ;

● campanii de publicitate pentru cunoasterea de catre cetateni a stadiului de realizare a obiectivelor de dezvoltare economico-sociala, edilitar-gospodareasca si urbanistica;

● organizarea unor adu­nari publice, manifestatii, spectacole si a altor acti­vitati cultural-artistice si distractive

● respectarea principiului transparentei.

e). Forme si mijloace de realizare a relatiilor cu publicul

Atributiile serviciilor relatii publice se indeplinesc folosind o serie de mijloace de actiune, cum sunt:

● Publicitatea sedintelor. De regula, sedintele organizate de autoritatile administratiei publice sunt deschise, astfel ca publicul poate sa participe la dezbateri. In unele cazuri, cum ar fi aprobarea bugetului, legea prevede ca proiectul sa fie supus dezbaterii publice inainte cu minim 15 zile de data la care urmeaza sa aiba loc sedinta. Sedintele consiilor judetene si ale consiliilor local se se aduc la cunostinta cetatenilor prin mass-media. Dezbaterile din sedintele consiliului se consemneaza intr-un proces-verbal, semnat de presedinte, de secretar si de trei consilieri; Procesul-verbal se depune intr-un dosar special al sedintei respective, care va fi sigilat si semnat de presedinte, secretar si consilierii mentionati . Orice persoana interesata are dreptul de consulta dezbaterile unei sedinte a consiliului local.

● Oficialitatea dezbaterilor Potrivit legislatiei, domeniul relatiilor publice este incredintat functionarului cu cel mai inalt rang respectiv secretarului general al guvernului, al ministerului, al consiliului judetean, si secretarilor consiilor locale. Secretarul asigura oficialitatea actelor indeplinind urmatoarele atributii: participa la sedintele consiliului, fara drept de vot; efectueaza apelul nominal si tine evidenta participarii la sedinte a consilierilor; noteaza rezul­tatul votului si informeaza presedintele asupra cvorumului necesar pentru adoptarea oricarei hotarari ce se adopta de consiliu; supra­vegheaza sau intocmeste stenogramele si procesele-verbale, urma­rind ca acestea sa fie semnate, sigilate si parafate de persoanele prevazute de lege; tine evidenta proceselor-verbale ale sedintelor in dosare speciale; urmareste ca la deliberarea si adoptarea unor hotarari sa nu ia parte consilierii care se afla in conflict de interese; intocmeste si inainteaza primarului proiectul ordinii de zi a sedin­telor ordinare ale consiliului.

● Sedintele de lucru. Sedintele de lucru se organizeaza cu functionarii publici care exercita functii de conducere. La sedinta participa, de regula, seful autoritatii publice, ministrul, prefectul, prese­dintele consiliului judetean, primarul, viceprimarii, secretarul con­siliului local si sefii serviciilor publice deconcentrate sau descentralizate, dupa caz.

Ordinea de zi a sedintei cuprinde urmatoarele probleme: informari prezentate de sefii serviciilor publice cu privire la activitatea desfasurata in saptamana care se incheie si la stadiul si modul de indeplinire a hotararilor; prezentarea programului de activitate pentru saptamana urmatoare; informari prezentate de functionarii care exercita functii de conducere cu privire la activitatea desfasurata in saptamana care se incheie si la activitatile ce se vor organiza si desfa­sura in saptamana urmatoare; informarea cu privire la activitatea desfasurata in saptamana care s-a incheiat si prezentarea principalelor concluzii des­prinse din analiza activitatii desfasurate de aparatul servi­ciului public saptamana care se incheie;prezentarea programului de activitate a aparatului pentru saptamana urmatoare, a masurilor care trebuie luate pentru inlaturarea deficientelor aparute in saptamana care se incheie si indeplinirea hotararilor.

Sedintele de lucru cu functionarii publici impun urmatoarele actiuni:

- informarea conducerii asupra nerealizarii obiectivelor si hotararilor programate (prin actiuni de informare, sesizare, control, reclamatii, audiente, analiza, cercetare);

- verificarea programelor, planurilor si proiectelor in care au fost prevazute obiectivele si actiunile pentru indeplinirea acestora;

- stabilirea responsabilitatilor pe servicii, functionari, personal de executie pentru obiectivele si hotararile nerealizate;

- analiza cauzelor (materiale, umane, financiare, tehnice, morale etc.) care au dus la nerealizarea obiectivelor stabilite pentru serviciul public respectiv;stabilirea abaterilor si cauzelor acestora.

- adoptarea deciziilor de inlaturare a disfunctionalitatilor si corec­tarea abaterilor; intocmirea informarii si a programului de activitati pentru saptamana urmatoare; organizarea si desfasurarea conferintelor, seminarilor, con­sfatuirilor si simpozioanelor.

● Conferintele. Conferinta este un mijloc oral de relatii publice interne si externe folosit adesea de serviciile de relatii publice, avand ca obiectiv transmiterea de informatii si prezentarea de explicatii unui ansamblu de persoane care constituie publicul auditoriu. Conferinta, in cadrul ei, poate da loc la dezbateri, schimburi de pareri si de vederi in legatura cu problemele prezentate de conferentiar.

Exista mai multe tipuri de conferinte:

Conferinta obisnuita, in cursul careia o persoana, bine pregatita profesional si informata asu­pra activitatii serviciului public, desemnata de conducerea acestuia, trateaza un subiect in legatura cu multiplele actiuni desfasurate de aparatul respectiv, furnizand informatii si explicatii publicului.

Conferinta oficiala se deosebeste de conferinta obisnuita prin faptul ca informatiile esentiale furnizate de catre un membru al conducerii serviciului public, si nu e un simplu reprezentant al acestuia.

-Conferinta de presa , consta in comunicarea unor date, indicatori, rapoarte etc. de activitate catre reprezentantii mass-media.

● Consfatuirile Consfatuirile sunt sedinte in care unul dintre conducatorii serviciului public prezinta in fata specialistilor sau cetatenilor un referat care contine probleme de interes comun. Participantii la consfatuire isi spun parerea pe marginea referatului prezentat si prezinta solutii la probleme puse in discutie.

● Seminariile. Seminarul este un cerc de studiu care se organizeaza si fun­ctioneaza in cadrul institutiilor administratiei publice si in serviciile subordonate acestora, in scopul perfectionarii pregatirii profesionale a functionarilor publici. Pro­gramul seminarului cuprinde: teza, temele de studiu si pentru dezbatere, componenta nominala a grupelor de studiu si dezbaterea pe specialitati si domenii.

In incheierea lucrarilor seminarului, moderatorul acesteia prezinta principalele concluzii care s-au desprins din dezbateri.

●Simpozioanele. Simpozionul este o reuniune a unor specialisti din diferite domenii de activitate, in cadrul careia, pe baza unei teme generale, participantii prezinta referate care sustin si dezvolta tema supusa dezbaterii.Dupa fiecare referat prezentat se adreseaza intrebari autorului si se poarta discutii. In incheierea lucrarilor, moderatorul prezinta principalele concluzii care s-au desprins din referate si dezbateri.