Reproiectarea organizatorica al oficiului judetean de posta judetul olt

REPROIECTAREA ORGANIZATORICA AL OFICIULUI JUDETEAN DE POSTA JUDETUL OLT

I. SISTEMUL ORGANIZATORIC

CADRUL NORMATIV. ATRIBUTII. COMPETENTE

CN Posta Romana SA este operatorul national din domeniul serviciilor postale si se afla in proprietatea statului roman, reprezentat de Ministerul Comunicatiilor si Societatii Informationale (75 la suta din pachetul de actiuni) si Fondul Proprietatea (25 la suta din pachetul de actiuni).

Posta Romana isi desfasoara activitatea in domeniul comunicatiilor postale, obiectul principal de activitate fiind administrarea, dezvoltarea, exploatarea serviciilor de posta si colaborarea cu organizatii similare straine in realizarea acestor servicii pe plan international, in conformitate cu prevederile Ordonantei nr. 31/2002 aprobata prin Legea nr. 642/2002 privind serviciile postale si a licentelor ori autorizatiilor acordate.

CN Posta Romana este operatorul national in domeniul serviciilor postale, furnizor unic de serviciu universal in orice punct de pe teritoriul Romaniei, la tarife accesibile tuturor utilizatorilor si la standarde ridicate de calitate.

Posta Romana participa pe piata libera a serviciilor de posta si presa cu valoare adaugata in calitate de concurent si desfasoara si alte activitati colaterale, necesare realizarii in conditii de rentabilitate a obiectului sau principal de activitate, respectiv comert exterior, aprovizionare, cercetare si proiectare tehnologica si informationala, servicii medicale, invatamant, social-culturale etc.

Oficiul Judetean de Posta Olt este o subunitate postala complexa, subordonate Directiei Regionale de Posta Craiova, organizata dupa principiul teritorial-administrativ, care coordoneaza din punct de vedere operational si logistic activitatile oficiilor postale din subordine cu privire la prezentarea, prelucrarea, transportul si distribuirea trimiterilor postale.

Activitatea Oficiului Judetean de Posta Olt este reglementata, in principal, de urmatoarele acte normative:

. Legislatie Interna

ORDONANTA GUVERNULUI nr. 31/2002 privind serviciile postale, aprobata, cu modificari si completari, prin Legea nr.642/2002, cu modificarile si completarile ulterioare (text consolidat neoficial, in vigoare din 27 mai 2007);

Legea nr. 642 din 07/12/2002 pentru aprobarea Ordonantei Guvernului nr. 31/2002 privind serviciile postale;

ORDONANTA DE URGENTA A GUVERNULUI nr. 70/2006 privind modificarea si completarea unor acte normative din domeniul comunicatiilor electronice si al serviciilor postale;

LEGEA nr. 133/2007 privind aprobarea Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 70/2006 privind modificarea si completarea unor acte normative din domeniul comunicatiilor electronice si al serviciilor postale
. Decizii ANC

Decizie nr.2858/2007 privind regimul de autorizare generala pentru furnizarea serviciilor postale,

Decizie nr.3442/2007 privind conditiile si procedura de desemnare a furnizorilor de serviciu universal in domeniul serviciilor postale,

Decizie nr. 3287/2007 pentru modificarea si completarea Deciziei presedintelui Autoritatii Nationale de Reglementare in Comunicatii nr. 1.480/2005 privind conditiile de intocmire si auditare a situatiilor financiare separate de catre Compania Nationala Posta Romana S.A.,

Decizie nr. 1228/2008 pentru modificarea Deciziei presedintelui Autoritatii Nationale de Reglementare in Comunicatii nr. 88/EN/2004 privind desemnarea furnizorului de serviciu universal in domeniul serviciilor postale,

Decizia nr. 118/2003 privind procedura de autorizare a furnizorilor de servicii postale, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr.212 din 1 aprilie 2003,

Decizia nr. 1351/2003 privind conditiile si procedura de desemnare a furnizorilor de serviciu universal in domeniul serviciilor postale,

Decizia nr.88/2004 privind desemnarea furnizorului de serviciu universal in domeniul serviciilor postale,

Decizia nr.153/2004 pentru modificarea Deciziei presedintelui Autoritatii Nationale de Reglementare in Comunicatii nr.88/2004 privind desemnarea furnizorului de serviciu universal in domeniul serviciilor postale,

Decizie 1301/2004 privind raportarea unor date statistice de catre furnizorii de servicii postale,

Decizia 1480/2005 privind conditiile de intocmire si auditare a situatiilor financiare separate de catre Compania Nationala Posta Romana S.A.,

Decizia nr. 66/2006 pentru modificarea si completarea Deciziei Presedintelui ANRC nr.1480/2005 privind conditiile de intocmire si auditare a situatiilor financiare separate de catre Compania Nationala Posta Romana S.A.

II. ORGANIZAREA PROCESUALA SI STRUCTURALA

Atributiile Oficiului Judetean de Posta Olt

Prezentare generala

Judetul Olt are o suprafata de 5498 km² si un numar de 475.702 locuitori in 112 unitati administrativ-teritoriale din care 2 municipii, 6 orase, 104 comune cu un numar de 377 de sate.

Structura retelei postale este urmatoarea:

9 oficii postale urbane;

1 OPDC;

3 ghisee exterioare urbane;

5 oficii postale rurale;

2 OPRM-uri;

59 ghisee exterioare rurale;

90 agentii postale;

9 CPR-uri.

La nivel judetean structura personalului este urmatoarea:

sef OJP Olt - 1;

sef adjunct OJP Olt - 1;

economisti - 2;

inspectori specialitate de exploatare - 3;

inspectori exploatare - 2;

revizori de gestiune - 2;

functionar administrativ - 1;

analisti programatori - 2;

agent de vanzari - 1;

magaziner - 1;

primitor - distribuitor in cadrul depozitului de timbre - 1;

oficianti superiori in cadrul compartimentului ulterior - 9;

responsabil parc auto - 1;

responsabil administrativ - 1;

functionar economic - 1;

sofer administratie - 1.

La nivel local structura personalului pe functii in cadrul oficiilor postale arondate cuprinde un numar de 588 functii prezentate in Anexa nr.1.

Obiectul de activitate al Oficiului Judetean de Posta Olt il reprezinta administrarea, dezvoltarea si exploatarea serviciilor de posta pe teritoriul judetului Olt, conform reglementarilor legale si competentelor acordate de Consiliul de Administratie al C.N.P.R.

Totodata desfasoara si alte activitati colaterale necesare realizarii obiectului sau de activitate, respectiv prestatii in conventie si activitati comerciale, prestari servicii de copiere si publicitate comerciala.

Detaliat, atributiile principale ale Oficiului Judetean de Posta Olt sunt urmatoarele:

a) colectarea, sortarea, transportul si livrarea trimiterilor postale interne si internationale, in greutate de pana la 2 kg;

b) colectarea, sortarea, transportul si livrarea coletelor postale interne si internationale, in greutate de pana la 10 kg;

c) distribuirea coletelor postale in greutate de pana la 20 kg, expediate din afara teritoriului Romaniei catre o adresa aflata pe teritoriul acesteia;

d) serviciul de trimitere recomandata avand ca obiect trimiteri postale din categoriile prevazute la lit. a) - c);

e) serviciul de trimitere cu valoare declarata avand ca obiect trimiteri postale din categoriile prevazute la lit. a) - c);

f) orice alte servicii postale stabilite prin hotarare a Guvernului, daca raspund unor necesitati de ordin social sau economic ale utilizatorilor, care nu pot fi asigurate in mod satisfacator in conditiile unei piete concurentiale.

III. METODOLOGIA DE REPROIECTARE

Strategia de relansare si favorizare a cresterii economice a Companiei

Obiectivele prezentei strategii sunt axate pe doua directii majore:

Masuri de restructurare strategica ce au ca obiectv cresterea competitivitatii CNPR si accesul la segmente cu potential de crestere pentru a asigura o dezvoltare si profitabilitate durabile

masuri de restructurare operationala ce au ca obiectiv eficientizarea activitatilor din cadrul CNPR si reducerea bazei de costuri.

In vederea atingerii obiectivelor sus mentionate, se propun urmatoarele masuri de restructurare:

Masuri de restructurare strategica

Luand in considerare portofoliul de servicii oferite in present si posibil de lansat de catre CNPR au fost identificate urmatoarele segmente cu potentiam de crestere pe termen mediu si lung: corespondenta, servicii pe piete concurentiale si servicii financiare. Masurile vizate include:

1.Corespondenta

2. Dezvoltarea serviciilor expres si de curierat intern

3.Dezvoltarea unui produs de marketing direct integrat

4.Dezvoltarea distributiei de servicii financiare

5. Cresterea unei entitati responsabile de administrarea proprietatilor imobiliare

6. Infiintarea unei entiteti responsabile de coordonarea activitatilor de retail ale companiei

Pentru serviciile de corespondenta, masurile de restructurare au ca obiectiv o mai buna acoperire a asteptarilor clientilor prin imbunatatirea calitatii si a orientarii catre client, precum si securizarea cientilor strategici in contextual viitoarei liberalizari a serviciilor postale.

Dezvoltare segmentului expres si de curierat si consolidarea operatiunilor intr-o entitate distincta au scopul de a asigura:

Reteaua capabila de livrari de tip curierat in regim Z+1

Siguranta ridicata a calitatii serviciilor- manipularea in siguranta a coletelor, respectarea datelor de livrare, monitorizarii si raportarii de calitate.

Orientarea catre client (KAM, servicii personalizate)

Portofoliu extins de servicii cu valoare adaugata.

Se propune dezvoltarea unui produs de marketing direct integrat prin:

Integrarea de-a lungul lantului valoric a etapelor: gestiune baza de adrese, productie, distributie, gestiunea raspunsurilor, indeplinire

Folosire in comun a facilitatilor de productie dezvoltate in cadrul proiectului de posta hibrida, pentru a diminua riscul si marimea investitiei si a creste efficient

Dezvoltarea segmentului serviciilor financiare presupune extinderea portofoliului de servicii financiare prin distributia de:

Depozite pentru personae fizice

Credite consum

Carduri ( de debit, de credit si pre-paid)

Servicii de asigurare

Crearea unei entitati responsabile de administrarea proprietatilor imobiliare are in vedere:

Centralizarea si administrarea activelor imobilizate - terenuri si spatii comerciale - ale CNPR

Valorificarea spatiului aflat la dispozitia CNPR si obtinerea de venituri suplimentare

Imbunatatirea imaginii CNPR

Crearea unei entitati responsabile de coordonarea activitatilor de retail ale companiei are in c=vederea optimizarea politicii comerciale si adaptarii retelei de retail la cerintele pietei.

Masuri de restructurare operationala

Au fost identificate o serie de masuri ce pot conduce la o reducere a bazei de costuri, dupa cum urmeaza:

1.Oprimizarea structurii regionale

2.Optimizarea structurii de personal

Implementarea unui system IT integrat

Optimizarea functiei de achizitii

Optimizarea retelei de retail

Alte masuri operationale

Fata de cele expuse, in vederea relansarii economice a C.N. Posta Romana S.A. propunem urmatoarele masuri:

Asumarea obiectivului prioritar de relansare economica a C.N. Posta Romana S.A., prin aprobarea acestei Note.

Prelungitea contractului incheiat intre Ministerul Comunicatiilor si Societatii Informationale de consultantul Roland Berger Strategy Consultants GmbH in baza Hotararii guvernului nr. 1658/2006, conform contractului anexa nr 2 la prezenta nota. Consultantul este astfel mandatat cu supravegherea so coordonarea stricta a procesului de impementare a masurilor de restructurare a C.N.P.R. impreuna cu unitatea de management de proiect stabolota de Ministerul Comunicatiilor si Societatii Informationale si Compania Nationala Posta Romana.

Implementarea masurilor de restructurare strategica dupa cum urmeaza:

2.1. Impementarea masurilor de restructurare a serviciilor de corespondenta presupune urmatoarele actiuni:

Imbunatatirea gestiunii clientilor majori ( KAM - Key Account Management) prin reorganizarea departamentului de vanzari si ajustarea proceselor interne in asa fel incat sa permita un control eficient al acestora si securizarea clientilor strategici

Cresterea calitatii serviciului de corespondenta printr-un program de excelenta operationala ce include:

Automatizarea centrelor de transit

Infiintarea unei entitati distincte responsabile de coordonarea operatiunilor postale, care sa integreze activitati de transport, logistica si armurier. Respectiva entitate, organizata sub forma unei sucursale va lua nastere si va prelua activitati specifice ( administrrea parcului auto, asigurarea unei retele stabile, fara intreruperi in procesul de transport, asigurarea unor capacitati adecvate de transport pentru toate segmentele importante: colectare, distribuire, transport )

Optimizarea structurii de personal are la baza dezvoltare unei politici de personal care sa cuprinda reducerea numarului de angajati din anumite functii suport si concentrarea lor spre activitatile de baza.

Implementarea unui system IT integrat vizeaza unificarea tuturor informatiilor existente in CNPR si crearea unui flux informational eficient.

Optimizarea functiei de achizitii - Aceasta masura presupune centralizarea funciilor de achizitie, implementarea unei functii de controlling al achizitiilor si optimizarea organizatiei si proceselor de achizitie.

Centralizarea activitatii se va realiza prin numirea unor comitete de achizitii la nivel central si integrarea managerilor de la nivel regional sau functional in aceste comitete, respective prin controlul centralizat al acestei activitati prin crearea unui birou de control in cadrul departamentului de achizitii si alocarea de resurse umane suplimentare pentru a se putea organiza actiuni de control la nivelul subunitatilor. Implementarea acestor masuri atrage modificarea organigramei si regulamentelor interne ale CNPR, ce vor trebui aprobate de Consiliul de Administratie al CNPR.

Implicarea atat a personalului propriu cat si a cosultantilor externi in cadrul procesului de achizitii trebuie realizata cu prevederile OUG 34/2006 privind evitarea conflictului de interese sa/saumanifestarii concurentei neloiale.

Optimizarea retelei de retail - Restructurarea retelei de retail se va realiza prin adaptarea acesteaia la actualele nevoi demografice, rezultand o reducere a numarului de puncte de acces din anumite zone si concentrarea lor in altele, masurile insa urmand a sa realiza in conformitate cu Decizia 293/2009 privind deasemnarea furnizorului de serviciu universal in domeniul serviciilor postale.

Alte masuri operationale include implementarea celor mai bune practici operationale la nivelulintregii companii, si introducerea programului de lucru flexibil.

-Extinderea acoperirii codurilor postale si utilizarii lor

-Cartare automata pe distante de factor

-Automatizarea stampilarii pentru clientii majori

-Optimizarea produsului si activitatilor legate de corespondenta prioritara, in conformitate cu cerintele de calitate ale Autoritatii Nationale pentru Administrare si Reglementare in Comunicatii.

Imbunatatirea controlului asupra lantului valoric prin extinderea pe mai multe segmente prin optimizarea produsului si platformei operationale de posta hibrida.

2.2 Dezvoltarea segmentului expres si de curierat si consolidarea operatiunilor intr-o entitate distincta Activitatile de servicii expres si curierat vor fi integrate intr-o entitate juridical independenta, sub forma unei filiale, conform modelului de statut prezentat in Anexa nr. 3 la prezenta nota.

Aceasta va prelua toate activele, operatiunile si activitatile prezentei sucursale "Directia de Posta Rapida", care ulterior se va radia conform legislatiei in vigoare.

2.3 Dezvoltarea unui produs de marketing direct integrat

2.4 In vederea dezvoltarii segmentului serviciilor financiare, compania va trebui sa infiinteze o filiala specializata in acest scop, care sa fie autorizata ca institutie financiara nebancara, conform modelului de act constitutiv prezentat in anexa nr. 4 la prezenta nota in conditiile legii 93/2009.

Noua entitate va prelua activele, operatiunile si activitatile prezentei sucursale specializate " Directia Servicii Financiare", aceasta urmand a se radia apoi conform legislatiei in vigoare.

In plus, noua structura va fi responsabila de extinderea portofoliului de servicii financiare, prin dezvoltarea si/sau distributia urmatoarelor produse:

-Depozite pentru personae fizice

-Credite de consum

-Carduri(de debit, de credit si pre-paid)

In plus, CNPR va dezvolta activitatea de distributie de servicii de asigurare. pentru a efectua activitati de intermediere in asigurari, CNPR se va asocial cu Talanx AG, companie autorizata sa efectueze astfel de activitati, care sa fie autorizata ca intermediar(cu obiect unic de activitate), in conformitate cu Legea nr. 32.2000 si cu Ordinul Comisiei de Supraveghere a Asigurarilor  nr. 3110/2004 pentru punerea in aplicare a Normelor privind autorizarea brokerilor de asigurare si/sau reasigurare, urmand a fi infiintate doua companii de asigurare, respectiv " Posta Romana Asigurari de viata" si "Posta Romana Asigurari", potrivit contractului de actionariat, anexa nr. 5 la prezenta nota.

2.5 Infiintarea unei sucursale responsabile de administrarea proprietatilor imobiliare. Sucursala va prelua activele imobiliare- terenuri si spatii comerciale- ale CNPR si va fi responsabila de administrarea eficienta a acestora, cu scopul unei mai bune valorificari a spatiului aflat la dispozitia CNPR si obtinerea de venituri suplimentare.

GUVERNUL ROMANIEI

MINISTERUL COMUNICATIILOR SI SOCIETATII INFORMATIONALE

2.6 Infiintarea unei sucursale responsabile de coordonarea activitatilor de retail ale CNPR. Sucursala va fi responsabila de elaborarea politicilor comerciale unitare care sa contribuie la optimizarea portofoliului de produse si eficientizarea retelei de subunitati.

Calendarul centralizat de implementare al masurilor de restructurare strategica propuse este urmatorul:

Masuri	Actiuni	Termen de implementare
Corespondenta
	Gestionarea clientilor majori Excelenta operationala: Automatizarea centrelor de dezvoltare Infiintarea sucursalei de transport/logistica/armurier Extinderea acoperirii codurilor postale si utilizarii lor Cartare automata pe distante de factor Automatizarea stampilarii pentru clientii majori	6 luni 3 luni 15 luni 12-24 luni 6 luni
	Corespondenta prioritara	6 luni
	Optimizarea produsului si platformei operationale de posta hibrida	12 luni
Servicii express si curierat intern	Infiintarea unei entitati juridice independente	24 luni
Marketing direct	Dezvoltarea unui produs de marketing direct integrat	6 luni
Servicii financiare
	Infiintarea unei institutii financiare nebancare	6 luni
	Infiintarea unei filiale-societate de asigurare	6 luni
Administrarea proprietatii imobiliare	Infiintarea unei sucursale responsabile de administrarea proprietatilor imobiliare	6 luni

Nota: 1) Termen de la data intrarii in vigoare a actelor normative ce vor aproba masurile dispuse mai sus.

Art. 4.1 din Anexa la Hotararea Guvernului nr. 1134/2008 se modifica in conformitate cu masurile, detaliile si calendarul propus in prezenta sectiune.

3. Implementarea masurilor de restructurarea operationala

Au fost indicate o serie de masuri ce pot duce la o reducere a bazei de costuri, dupa cum urmeaza:

4.2.1 Optimizarea structurii regionale se va realiza prin reducerea numarului DRP-urilor de la 10 la 7, prin infiintarea a trei dintre ele, prin alipirea sucursalelor Galati si Constanta, Ploiesti si Bucuresti respective Bacau si Iasi.

Elaborarea si adoptarea de catre Guvernul Romaniei a actelor normative care sa permita declansarea acestor masuri si prin care sa fie operate modificarile si completarile legislative mai sus prezentate.

Prin implementarea masurilor dispuse mai sus s-a avut in vedere:

Evolutia pozitiva a profitabilitatii CNPR prin eficientizarea activitatilr si reducerea costurilor

Pozitionarea competitive a CNPR pe segmentele de piata cu potential de crestere prin masurile de restructurare strategica ce implica atat dezvoltarea competentelor interne, cat si incheierea de parteneriate strategice in zonele in care capabilitatle interne sint insuficiente

Lansarea de produse noi, innovative si un managent eficient al portofoliului de produse si servicii.

IV. OBIECTIVE SI DIRECTII DE ACTIUNE PENTRU EFICIENTIZAREA ACTIVITATII OFICIULUI JUDETEAN DE POSTA OLT SI PENTRU IMBUNATATIREA ACTULUI MANAGERIAL

Obiectivele strategice si directiile de actiune ale CN Posta Romana SA sunt urmatoarele:

Obiective:

-cresterea calitatii serviciilor oferite clientilor;

-adaptarea retelei postale la evolutia economica a tarii. In acest scop va contiunua actiunea de infiintare de noi subunitati in zone cu multi agenti economici sau densitate mare de locuitori si restrangerea activitatii in zonele lipsite de resurse economice care sa justifice cheltuielile de functionare;

dezvoltarea de noi servicii si produse. Dotarea tehnica va permite implementarea de servicii noi, superioare calitativ sub aspectul sigurantei si respectarii timpilor de distributie;

eficientizarea activitatii prin marirea veniturilor si atragerea de noi clienti, promovarea noilor servicii financiare, cat si diminuarea cheltuielilor prin supravegherea permanenta a consumurilor materiale si a cheltuielilor cu munca vie;

retehnologizarea constand in dotarea cu echipamente si soft-uri performante care vor permite consolidrea imaginii Postei ca institutie traditionala de prestigiu, preocupata sa-si mentina locul de cel mai mare furnizor de servicii postale din Romania.

DIRECTII DE ACTIUNE:

-castigarea increderii si loialitatii clientilor prin cresterea calitatii serviciilor;

transformarea CN Posta Romana SA intr-o companie moderna, eficienta si viabila, capabila sa faca fata unei competitii deschise;

-asigurarea instruirii personalului prin cursuri de perfectionare urmate de evaluarea cunostintelor. Tematica acestor cursuri este impusa atat de dotarea tehnica dar si de cerintele pietii concurentiale;

asigurarea unui mediu propice desfasurarii activitati pentru intreg personalul companiei;

-constientizarea angajatilor cu privire la importanta activitatii individuale pentru atingerea scopurilor propuse;

-marirea numarului oficiilor informatizate;

-oferirea de servicii financiare de baza, mai ales pentru clientii din micile localitati;

-extinderea sistemului track & trace pentru o gama larga de servicii postale;

imbunatatirea si eficientizarea centrului de informatii pentru corecta si rapida informare a clientilor.

In concordanta cu obiectivele strategice si directiile de actiune ale CN Posta Romana SA, este necesar ca Oficiul Judetean de Posta Olt sa ofere servicii performante in orice moment: de la simpla expediere a unei scrisori, pana la furnizarea unor servicii moderne, bazate pe cele mai noi tehnologii.

Pentru a ne inscrie in procesul de modernizare este necesar a implementa o serie de masuri pentru eficientizarea managementului institutional, capabile sa sustina procesul de dezvoltare in domeniul comunicatiilor si tehnologiei informationale, masuri fondate pe urmatoarele principii si valori care stau la baza managementului de calitate al Postei Romane:

Principii

Integritate: actionam in spiritul integritatii si onestitatii in tot ceea ce facem si respectam promisiunile facute catre noi insine si catre clientii nostri.

Experienta: prin experienta actiunilor trecute invatam sa ne cunoastem mai bine; activitatea noastra ne recomanda ca o companie de incredere si intotdeauna aproape de clienti.

Respect: respectul pentru clienti, colegi, parteneri, legislatie si mediu inconjurator reprezinta temeiul dezvoltarii noastre.

Promptitudine: suntem mereu preocupati sa devenim eficienti, rapizi si punctuali.

Rezultate: calitatea serviciilor noastre este garantata prin cele peste 7000 de puncte de acces si peste 35000 de salariati postali.

Valori

Incredere;

Traditie;

Siguranta;

Performanta.

La fel ca intreaga administratie din Romania CN Posta Romana SA si Oficiul Judetean de Posta Olt trece in aceasta perioada printr-un proces complex de modernizare, adaptare si reforma corespunzator exigentelor tot mai mari ce ii sunt impuse de catre contribuabil.

In acest context, unei astfel de institutii i se impune obligatoriu capacitatea de a face performanta, de a fi eficient.

In concordanta cu masurile stabilite de CN Posta Romana SA, Oficiul Judetean de Posta Olt trebuie sa implementeze a serie de masuri pentru a intruni asteptarile cilentilor, printre care:

-respectarea vitezei de livrare;

-dezvoltarea gestiunii clientilor importanti;

-imbunatatirea orientarii catre client;

-realinierea rutelor pentru a colecta locatiile cu volume mari la sfarsit;

-folosirea unui program flexibil al oficiantilor postali pentru a evita inchiderea ghiseelor in timpul pranzului si a utiliza optim forta de munca;

pozitionarea competitiva a Oficiului Judetean de Posta Olt pe segmentele de piata cu potential de crestere;

-lansarea de produse noi solicitate de piata;

-reducerea costurilor pentru a face fata competitivitatii;

-perfectionarea si dezvoltarea resurselor umane;

-elaborarea unor strategii pe termen mediu si lung de dezvoltare a capacitatii institutionale;

-o mai buna comunicare cu mass-media si ONG-urile

V. PROCESELE DE MUNCA SI INTERDEPENDENTELE ACESTORA (RELATIA CU PUBLICUL)

DEZVOLTAREA COMPETENTELOR PROFESIONALE

ALE PERSONALULUI

Formarea profesionala reprezinta ansamblul proceselor prin care salariatii isi insusesc intr-un cadru organizat cunostiintele, aptitudinile, deprinderile si comportamentul necesar exercitarii activitatii complexe pe care le au. Instruirea si formarea profesionala in cadrul organizatiei presupun un proces sistematic de schimbare a comportamentului, cunostintelor si motivatiei angajatilor in scopul imbunatatirii echilibrului intre caracteristicile angajatului si cerintele locului de munca. Ea se poate circumscrie obiectivelor urmatoare:

-actualizarea cunostintelor si deprinderilor specifice postului si locului de munca;

-obtinerea de noi calificari profesionale pentru perfectionarea pregatirii profesionale de baza;

dobandirea unor cunostinte avansate privitoare la metode si procedee moderne de lucru;

-promovarea in munca si dezvoltarea carierei profesionale.

Privit in sens larg, orice element al sistemului de instruire poate insemna o resursa sau deopotriva o limita fiind necesar a fi identificate patru categorii majore de resurse:

-resurse umane - trainer, angajati-cursanti, mangerii si colegii acestora. Resursele umane poseda anumite caracteristici definitorii ca: experienta, energia, starile emotionale pe care le creeaza, stil si personalitate.

resurse materiale - baza didactico-materiala, spatiul, alte posibilitati resursa la nivelul organizatiei. Acest factor are o importanta deosebita in stabilirea unui management al timpului ce presupune: asigurarea ca proiectul de instruire se realizeaza la timp, programarea folosirii celorlalte resurse, reprogramarea proiectului in functie de modificari, previziunea problemelor inainte ca ele sa apara.

Resursele financiare - reprezinta un element important al activitatii de formare profesionala continua fiind, din pacate, cateodata determinant.

Resursele informationale - care cuprind nu doar informatia propriu-zisa ci si suportul acesteia.

Ele trebuiesc structurate pe trei paliere pornind de la aria cea mai larga de cunostinte si terminand cu cele care trebuie sa fie stiute fara de care angajatul nu poate performa eficient in activitatile presupuse de pozitia ocupata.

Avand in vedere complexitatea procesului de dezvoltare a competentelor profesionale, multitudinea de factori subiectivi si obiectivi care interactioneaza (constructia si administrarea fiselor de post, recrutarea si selectia resurselor umane, integrarea in organizatie, instruirea organizationala, evaluarea performantelor, motivatia/recompensare, cultura organizationala, comunicarea, managementul carierei) se impune ca si la nivelul Oficiului Judetean de Posta Olt aceasta problema sa fie abordata in termenii realisti si integratori in masura sa maximizeze capacitatile si abilitatile fiecarui angajat.

Pentru dezvoltarea competentelor personale ale angajatilor este nevoie de o pregatire continua in masura sa dezvolte capacitatea de adaptare si abilitatile necesare, mai ales atunci cand in activitatea institutiei exista "varfuri" de sarcini.

In functie de specificul activitatii trebuie avut in vedere stabilirea de obiective individuale si, la nivel de echipa, monitorizarea performantelor si evaluarea rezultatelor.

Dezvoltarea competentelor profesionale ale personalului din cadrul Oficiului Judetean de Posta Olt va reprezenta un deziderat major, realizarea lui fiind vitala pentru buna desfasurare a activitatii institutiei in conditii de celeritate si satisfactie maxima pentru beneficiari.

STRATEGII IN RELATIA CU PUBLICUL

Imbunatatirea calitatii nu este o chestiune de preferinta, caci sanatatea institutiei si nu in ultima instanta "supravietuirea ei" depind de aceasta.

Strategia propusa se anexeaza pe urmatoarele obiective principale:

-Acordarea unei atentii prioritare identificarii si satisfacerii cerintelor clientilor, precum si castigarea increderii acestora in ceea ce priveste oferirea unor servicii de calitate;

-Reducerea costurilor datorate non-calitatii;

-Efectuarea cu responsabilitate a controlului in toate etapele procesului tehnologic.

Acordarea unei atentii prioritare identificarii si satisfacerii cerintelor clientilor, precum si castigarea increderii acestora in ceea ce priveste oferirea unor servicii de calitate.

TREBUIE CUNOSCUTE NEVOILE CLIENTILOR:

NEVOILE DE BAZA ALE CLIENTILOR:

-nevoia de a simti bine primiti

-nevoia de a fi intelesi si indrumati

-nevoia de a se simti importanti

TREBUIE CUNOSCUTE SI INTELESE MOTIVELE SATISFACERII CLIENTULUI (CARE ESTE PROFITUL FIRMEI PRIN SATISFACERII CLIENTULUI):

DE CE SATISFACEREA CLIENTULUI:

Pentru ca acestea :

-sa revina

-sa ne faca reclama gratuita

-sa nu mearga la concurenta

-sa creasca vanzarile

Acordarea unei atentii prioritare identificarii si satisfacerii cerintelor clientilor, precum si castigarea acestora in ceea ce priveste oferirea unor servicii de calitate.

CARE SUNT VALORILE CE TREBUIE RESPECTATE RESPECTATE:

VALORILE IN RELATIA CU CLIENTUL:

-ascultarea activa si eficienta a clientului

-amabilitate si respect

-promptitudine in acordarea sprijinului

-atitudine pozitiva corectitudine si seriozitate

-manifestarea unui interes sincer

-profesionalism

Reducerea costurilor datorate non-calitatii -tratarea cu profesionalism a reclamatiilor.

IMPORTANTA CALITATII -FEEDBACK-UL DE LA CLIENTI:

-30% dintre clientii care au probleme reclama la prestatorul direct al serviciului

-2-5% dintre reclamatiile clientilor ajung la conducere

-70%-90% dintre clientii care reclama vor continua colaborarea daca sunt multumiti de modul in care le-a fost rezolvata reclamatia

-Numai 10-30% dintre clientii care au probleme si nu reclama vor continua colaborarea cu furnizorul respectiv

-Un client nemultumit isi va impartasi experienta la cel putin 10 pesoane (familie, prieteni, cunostinte, etc.)

-Un client nemultumit va povesti la cel mult 1-2 persoane, sau deloc.

Etapele de rezolvare a nemultumirii clientilor:

ASCULTA! CLARIFICA! REZOLVA!

EFECTUAREA CU RESPONSABILITATE A CONTROLULUI IN TOATE ETAPELE PROCESULUI TEHNOLOGIC.

CONTROL >AUTOCONTROL >CONTROL IMEDIAT >CONTROL ULTERIOR.

Lipsa unui control eficient in toate etapele procesului tehnologic conduce la :

cresterea starii de infractionalitate in sistem (achitari in fals, insusiri de sume, etc.)

cresterea numarului de rclamatii, cu toate consecintele ce recurg de aici : acordarea de despagubiri, cheltuieli pentru cercetarea reclamatiilor, amenzi din partea organismelor de control abilitate (ANPC), pierdearea de clinti si deteriorarea imaginii postei.

Datorita faptului ca resursele umane reprezinta un factor determinant in atingerea unor performante, trebuie sa existe preocupare pentru costientizarea permanenta a personalului, adica:

implicarea echipei manageriale printr-un management participativ

constientizarea faptului ca valoarea adaugata e prin instruirea personalului

evaluarea performantelor si satisfacerea personalului

Mediul de lucru, respectarea regulilor ergonomice si aplicarea sistem,ului complex de motivare morala si materiala a personalului constituie obiective derivate si obligatorii pentru infaptuirea politicii de restructurare a Postei Romane.

Pe de alta parte , dotarea umana reprezinta unul din atuurile sistemului postal.

Ca prestatoare de servicii, C.N. Posta Romana S.A. este o companie ce isi realizeaza obiectivele cantitative si calitative cu peste 35.000 de salariati, pentru22 de milioane de locuitori si pe care ii deserveste cu pachete de servicii conform cerintelor si nevoilor fiecaruia.

VI. APLICAREA PRINCIPIILOR DE EFICIENTA, EFICACITATE SI ECONOMIE IN GESTIONAREA MIJLOACELOR FINANCIARE SI A RESURSELOR UMANE SI MATERIALE

Managementul calitatii caracteristic tuturor organizatiilor se intemeiaza pe principii de eficienta si eficacitate, o buna gestionare a resurselor financiare, materiale si umane fiind factorul hotarator in viabilitatea si performantele oricarui sistem.

Implementarea unui management de calitate asigura identificarea problemelor existente si realizarea scopurilor organizatiei in conditiile unei societati intr-o continua schimbare si dezvoltare si ale unor necesitati crescute ale grupurilor sociale.

Eficienta si eficacitatea in sectorul public trebuie sa fie imbunatatite, managementul din Oficiul Judetean de Posta Olt trebuind a fi orientat asupra obiectivelor si rezultatelor in masura sa realizeze interesul public general si specific.

Aplicarea principiilor de eficienta si eficacitate in activitatea Oficiului Judetean de Posta Olt reclama cu necesitate abordarea strategica a managementului pe trei paliere:

-gestionarea si imbunatatirea resurselor umane

-planificarea si gestionarea rationala a resurselor financiare si materiale

informatizarea intregii activitatii.

In ceea ce priveste primul aspect se impune in concret derularea urmatoarelor actiuni:

- analiza gradului de ocupare a unei persoane inainte de repartizarea

unor noi sarcini;

-organizarea unor cursuri de perfectionare pe grupe de angajati;

implementarea cunostintelor dobandite la cursurile de formare profesionala ;

diseminarea in institutie a cunostintelor nou dobandite de catre personalul participant la cursurile de formare/perfectionare prin elaborarea unor   referate sau prin prezentare in cadrul sedintelor de lucru;

prevedere bugetara pentru achitarea costurilor pentru formare/perfectionare.

Adoptarea acestor masuri conduc la urmatoarele rezultate:

- se inlatura aglomerarea cu responsabilitati a angajatilor;

- echilibrarea responsabilitatilor intre angajati;

- eficientizarea activitatii intregii institutii;

- imbunatatirea activitatii institutiei;

- dobandirea de competente in domenii variate;

- accesul tuturor angajatilor la noutatile din diversele domenii de activitate ale institutiei;

- dezvoltarea comunicarii intre angajati;

- asigurarea participarii tuturor angajatilor institutiei la cursuri de formare si perfectionare profesionala;

Cel de-al doilea aspect, planificarea si gestionarea rationala a resurselor financiare si materiale impune urmatoarele:

- sustinerea eliminarii plafoanelor si a barierelor de cheltuieli si dotari cu tehnica moderna,

- elaborarea de bugete bazate pe proiecte si programe la nivel de servicii;

- utilizarea resurselor financiare in functie de necesitati.

VII. IMBUNATATIREA COLABORARII INSTITUTIONALE

In contextul amplului proces de descentralizare si deconcentrare a administratiei publice din Romania, imbunatatirea colaborarii institutionale reprezinta o premisa fara de care intregul proces ar putea fi pus sub semnul intrebarii.

Transferul de competente de la nivel central la nivel local presupune o buna cunoastere a realitatilor si o eficienta colaborare intre toate structurile deconcentrate din teritoriu.

De asemenea, realizarea principiilor de guvernare constand in subsidiaritate, proportionalitate, transparenta si solidaritate in promovarea progresului social sunt imposibil de realizat fara crearea unor mecanisme de colaborare institutionala articulate si in masura sa valorizeze beneficiile acestui complex proces.

Oficiul Judetean de Posta Olt trebuie sa-si dezvolte si consolideze relatiile interinstitutionale pentru a putea face fata exigentelor deloc simple sau usoare ce rezulta din procesul de descentralizare.

In acest sens se impune cu prioritate colaborarea cu structurile adminstratiei publice locale (consilii locale, consiliul judetean) mai ales din perspectiva apropierii de cetatean a serviciilor oferite.

Aceasta colaborare trebuie fondata pe urmatoarele elemente:

-obtinerea de sprijin activ;

-incheierea de parteneriate;

-identificarea unor influente negative in randul comunitatilor;

-crearea de legaturi, retele;

-atragerea de noi clienti printr-o politica a "usilor deschise".

Directiile de actiune, propunerile facute reprezinta doar niste masuri de urgenta circumscrise activitatii Oficiului Judetean de Posta Olt, procesul de reforma fiind mult mai complex si vast, necesitand analiza si masuri in profunzime care sa permita o compatibilizare deplina cu principiile solidaritatii si progresului social specifice spatiului comunitar.

In definitiv, cetateanul are dreptul sa beneficieze de servicii prompte si de calitate, comparabile cu cele din spatiul european in domeniu, la un pret redus, fiind de datoria prestatorilor de servicii sa identifice cele mai pertinente mijloace si actiuni care sa conduca la realizarea acestui deziderat.

VIII. ELABORAREA FISEI POSTULUI

MODEL FISA POST

POSTUL: DIRECTOR DE RESTRUCTURARE

COMPARTIMENTUL: CONDUCERE

CINE NUMESTE SI REVOCA TITULARUL POSTULUI: Directorul General al C.N.P.R.

PE CINE INLOCUIESTE:

5.CINE IL INLOCUIESTE: conform deciziei Directorului Regional

6. RELATII ORGANIZATORICE:

6.1. De autoritate :

6.1.1. Ierarhice :

a) este subordonat: Directorului Regional

b) are in subordine: personalul de conducere, functionar si auxiliar din cadrul O.J.P./O.Z.S. si dirigintii oficiilor postale din componenta O.J.P./O.Z.S.

6.1.2. Functionale : primeste indrumari metodologice de la Directorul Operational din cadrul sucursalei.

6.2. De cooperare:

- cu Directorii de Restructurare

- cu directorii de specialitate din Sucursala si cu sefii compartimentelor independente

6.3. De control: direc sau prin imputernicire conform delegatiilor de autoritare in limita competentelor acordate de Directorul Regional.

6.4. De reprezentare : reprezinta interesele O.J.P./O.Z.S. in relatiile cu alte persoane fizice si juridice.

7. ATRIBUTII , LUCRARI , SARCINI :

a.      Organizarea, coordoneaza si urmareste realizarea activitatilor din structura in conditii de eficienta. In acest sens, aproba documentele necesare desfasurarii activitatii Oficiului Judetean de Posta / Oficiul Zonal de Sector.

b.     Asigura indeplinirea tuturor sarcinilor trasate de Directorul general si conducerea C.N.P.R..

c.      Asigura respectarea normelor interne de catre personalul din subordine.

d.     Stabileste sarcinile salariatilor din subordine.

e.      Analizeaza si transmite la compartimentele de specialitate din D.R.P., propuneri fundamentale privind transformarea / infintarea sau desfintarea de subunitati postale avand in vedere eficienta economica precum si cresterea gradului de satisfactie al clientului.

f.      Analizeaza si prezinta propuneri pentru stabilirea programului de functionare al subunitatilor postale, corelat cu cerintele clientilor si sosirea CPA-urilor.

g.     Ia masuri pentru cercetarea si rezolvarea reclamatiilor si sesizarilor cu privire la activitatea de posta si comportamentul personalului din subordine.

h.     Din propria initiativa, dar cu avizul Directorului Regional de care apartine,poate furniza un anume tip de informatii privind solutionarea unor disfunctionalitati sau reclamatii minore la adresa salariatilor postali, sesizate public.

i.       Coordoneaza realizarea de campanii publicitare locale pentru serviciile postale oferite de C.N.P.R. precum si a sondajelor de opinie in cadrul diferitelor categorii de clienti.

j.       Analizeaza realizarea pe subunitati si indicatori a sarcinilor de plan si stabileste masuri prin care sa se asigure indeplinirea acestora.

k.     Controleaza respectarea programului de lucru de catre salariatii din subordine.

l.       Ia masuri pentru asigurarea secretului de serviciu.

m.   Asigura continuitatea serviciilor postale.

n.     Face propuneri pentru sanctionarea salariatilor.

Executa orice alte sarcini dispuse de conducerea D.R.P. si C.N.P.R. in legatura cu domeniul sau de activitate.

8.OBLIGATII:

8.1. cunoasterea la zi a cadrului legislativ specific ce reglementeaza domeniul in care activeaza;

8.2 autoperfectionarea profesionala.

9. LIMITE DE COMPETENTA:

a) avizari si aprobari in domeniul specific in limitele competentelor acordate de Directorul General al C.N.P.R.-S.A.

b) Propuneri pentru realizarea sarcinilor.

10.RESPONSABILITATI:

10.1. Raspunde in fata Directorului General al Companiei de realizarea integrala ,si la termenele fixate a tuturor prevederilor de plan si a tuturor masurilor stabilite prin deciziile si dispozitiile acestuia.

10.2. Raspunde disciplinar ,material,civil sau penal dupa caz, in conformitate cu reglementarile legale in vigoare,pentru neindeplinirea sau indeplinirea defectuoasa a atributiilor ,lucrarilor si sarcinilor ce-i revin, precum si pentru realizarea si legalitatea datelor din documentele pe care le semneaza.