STRUCTURA INTERNA AUTORITATILOR PUBLICE

STRUCTURA INTERNA AUTORITATILOR PUBLICE

a) Notiunea de structura interna.

Autoritatile administratiei publice au o structura interna formata din compartimente organizatorice (directii, servicii, birouri etc) si relatii functionale (de colaborare, de subordonare etc) menite sa le asigure indeplinirea atribu­tiilor si sarcinilor specifice.

-nu exista o structura interna in cazul autoritatilor (sau a functiilor) unipersonale exercitate de

catre o singura per­soana cum este cazul ministrului, al prefectului, al primarului, desi ei exercita o functie de conducere si pot emite acte juridice in nume propriu. Desigur ca aceste acte administrative pot produce efecte asupra altor autoritati care au structura interna: ministrul asupra ministerului, prefectul asupra prefecturii etc.

Cele mai multe autoritati ale administratiei publice sunt insa alcatuite din mai multe persoane ce formeaza o structura organizata in mod unitar si care, atat prin modul de alcatuire, cat si prin tipul de indeplinire a atributiilor si sarcinilor, defineste modul de organizare si functio­nare a respectivei autoritati.

. dupa gradul lor de complexitate pot exista structuri simple (cand intre personalul component si conducator nu se interpune o alta persoana sau functie) si structuri complexe reprezentand o reunire de compartimente simple cu multiple relatii ierarhice, directe si indirecte.

. Dupa natura atributiilor exercitate in cadrul sau in afara autoritatii respective structurile pot fi functionale si de specialitate. Structura functionala reprezinta acea componenta organizatorica interna prin a carei activitate se asigura, alaturi de alte compartimente similare, buna functionare a autoritatii si crearea conditiilor necesare indeplinirii corespunzatoare a atributiilor legale. Astfel, la toate autoritatile administratiei publice se regasesc compartimente de personal, invatamant, salarizare, contabilitate, secretariat, juridic, etc, distincte sau reunite, dar fara de care nu se poate concepe insasi existenta respectivei autoritati.

. Dupa caracterul omogen sau neomogen al atributiilor si competentelor exercitate distingem structuri tipice si structuri individuale sau atipice. Structurile tipice (departamente directii, servicii, etc) sunt constituite in cadrul autoritatilor administrative ce fac parte din sisteme sau subsisteme bazate pe raporturi ierarhice intre elementele componente, in timp ce structurile atipice caracterizeaza organe, de regula, unicat, din subordinea guvernului sau ministerelor (consilii, oficii) sau se pot regasi chiar in structurile ministeriale (tezaur, trezorerie, directia tratatelor etc).

a)     Compartimentul organizatoric.

Compartimentul organizatoric al unei autoritati publice reprezinta unitatea structurala (formata din una sau mai multe persoane aflate sub o conducere unica) care exercita cu titlu permanent sau temporar atri­butii de natura omogena necesare reali­zarii activitatilor autoritatii din care face parte.

Aceasta unitate structurala sau compartiment are o serie de trasaturi.

-se poate compune dintr-o singura persoana ; de pilda, oficiul juridic are un jurisconsult sau un consilier juridic ori din mai multe persoane (de pilda, serviciul sau directia).

-fiecare din persoanele ce il compun se afla intr-o relatie ierarhica de subordonare directa cu un sef ierarhic (director, sef serviciu, sef de birou) ca organ de conducere uniper­sonal sau colegial.

-compartimentele exercita atributii de natura omogena, adica de acelasi tip sau de aceeasi natura, ceea ce determina, de altfel, insasi reunirea lor in cadrul aceleiasi componente structural organizatorice. Aceste atributii sunt fie necesare asigurarii functionarii autoritatii respective asa cum este cazul compartimentelor functionale (resurse umane, buget, urbanism, administrarea domeniului public, etc) sau indeplinirii sarcinilor proprii in cazul compartimentelor de speciali­tate (politie, sanatate, invatamant etc) manifestandu-se mai ales in afara autoritatii publice, in relatiile cu tertii.

-structurile interne nu au capacitate juridica proprie deoarece nu pot intra in raporturi juridice directe cu alte subiecte de drept, calitate ce revine numai autoritatii din care fac parte, reprezentata de conducerea sa.

In functie de genul de relatii stabilite intre persoanele ce compun compartimentele si conducator, in sensul ca acestea sunt directe sau indirecte, distingem compar­timente simple si compartimente complexe.

1. compartimentul simplu sau elementar este acea unitate structurala interna in care intre conducatorul ei si celelalte persoane componente nu se mai interpune alt subiect. De pilda, biroul este compartimentul elementar de baza si cea mai mica diviziune structurala in cadrul careia seful de birou este singurul care dispune de autoritatea directa asupra subordo­natilor neexistand o alta autoritate in acelasi sens.

2. compartimentul complex reprezinta o reunire de compartimente elementare sau chiar complexe supuse aceleiasi conduceri ierarhice unice; in structura autoritatilor administrative pot exista ca si compartimente, biroul, serviciul si directia, iar in cazul celor centrale (ministere) se adauga directia generala si departamentul.

3. compartimentul de specialitate este constituit dupa criteriul omogenitatii (similitudinii) sarcinilor de rezolvat de catre autoritatea respectiva. Astfel, de pilda, intr-un minister al invatamantului trebuie sa existe doua mari diviziuni interne: una vizand invatamantul universitar, alta pe cel preuniversitar, dupa cum intr-un minister al comertului si turismului trebuie sa se distinga cel putin trei mari compartimente corespunzator comertului interior, celui exterior si al turismului. Pe plan teritorial, o directie judeteana pentru probleme de munca si solidaritate sociala cuprinde, printre altele, compartimente distincte privind forta de munca si somajul, salarizarea, precum si juridic si legislatia muncii, inspectie etc.

Desigur, in cadrul oricarei autoritati vor precumpani structurile de specialitate atat ca numar cat si ca pondere de personal, dar si ca volum de activitate.

c). Caracteristicile structurii organizatorice.

Compartimentele organizatorice au urmatoarele caracteristici

- Biroul se organizeaza pentru indeplinirea unei activitati omogene care impune o delimitare organizatorica minimala distincta;

- Serviciul se organizeaza pentru indeplinirea unor activitati omogene sau pentru mai multe activitati complemen­tare pentru care se cere o conducere unitara;

- Directia cuprinde mai multe servicii ori birouri care desfasoara activitati ce necesita o coordonare;

- Directia generala se organizeaza pentru delimitarea unui grup de activitati ce reprezinta un domeniu sau un sector de activitate;

- Departamentul se organizeaza in scopul desfasurarii unor activitati care sintetizeaza functii ale mai multor compartimente inferioare sau care vizeaza coordonarea si orientarea lor de maniera globala.

Fiecare compartiment ierarhic superior are in compunerea sa structuri inferioare sau mai simple (de pilda, departamentul le poate cuprinde pe toate), dintre care unele pot functiona inde­pendent in sensul ca se subordoneaza direct unei alte structuri, mai precis conducerii acesteia, decat celei imediat superioare; de pilda, desi directorul directiei are in subordine sefii serviciilor componente, iar acestia pe sefii de birou, totusi un birou se poate subordona direct directorului de directie (mai ales daca are atributii de control).

d). Reglementarea legala a structurii

Reglementarile legale stabilesc dimensiunea compartimentelor organizatorice, sub aspect numeric, in virtutea faptului ca structura interna a tuturor autoritatilor care au acelas tip de atributii si sarcini trebuie sa aiba caracter unitar.

-sub aspectul dimensiunilor, prin lege se stabileste numarul minim de persoane necesar pentru

infiintarea unui compartiment distinct ; exempli gratia, pentru un birou sunt necesare 3 persoane, pentru servicii trebuie 6 persoane, iar pentru directii minimum 15 persoane etc.

- prin lege, sau prin actul normativ amis de autoritatea ierarhic superioara, se stabileste si raportul dintre numarul posturilor de conducere si numarul posturilor de executie,

- in sfarsit, tot prin lege se stabileste dreptul unei autoritati de a crea structuri atipice, cum sunt oficiile

sau inspectiile, ori de a infiinta asemenea structuri in alte unitati administrativ-teritoriale, sau chiar in strainatate, in functie de specificul atributiilor ce revin acelei autoritati.

e). Nivelurile ierarhice.

Similar modului an care autoritatile publice sunt ierarhizate intr-un sistem de tip piramidal, si compartimentele unei autoritati sunt ierahizate in cadrul structurii interne.

- compartimentelor de aceeasi marime si avand acelasi grad de subordonare fata de condu­cerea autoritatii publice, se vor regasi la acelasi nivel ierarhic intre ele;

- sefii tuturor compartimentelor de acelasi grad se afla pe acelasi nivel ierarhic: de pilda sefii departamentelor din cadrul unui minister se afla la acelasi nivel ierarhic fata de ministru

- unele compartimente pot situa pe aceeasi linie ierarhica cu alte compartimente, indiferent de marimea lor, daca exista aceeasi pozitie de subordonare directa fata de conducere; de pilda, seful unui corpului de control se afla la acelasi nivel ierarhic fata de ministru, ca si sefii departamentelor din minister:

Structura interna a unei autoritati publice si a raporturilor ierar­hice directe si indirecte, orizontale si verticale, organice si functionale, sunt reprezentate grafic prin organigrama.

In organigrama sunt prezentate grafic compartimentele, posturile si persoanele care le ocupa, pozitia detinuta in ierarhia interna conform atributiilor, precum si relatiile cu celelalte compartimente.

f). Delegarea de atributii

Delegarea de competenta este procedura legala de transmitere a unor drepturi si obligatii de la o autoritate (functie) ierahic superioara la o autoritate (functie) ierahic subordonata.

In cazul autoritatilor administratiei publice, care au in structura mai multe compartimente complexe functioneaza sistemul delegarilor interne succesive de autoritate prin care se stabilesc relatii ierarhice intre conducatorii unor compartimente diferite.

- de pilda, in cadrul unui minister, unele atributii ale ministrului pot fi transmise in mod expres printr-un ordin in sarcina sefului de departament sau a unui director general al directiei generale;

- in cazul unei directii, unele atributii ale directorului pot fi transmise printr-o dispozitie scrisa unui sef de serviciu sau de birou;

- delegarea de competenta se refera exclusiv la atributiile unei functii, nu la calitatea functionarului care le indeplineste; daca un director deleaga unele atributii unui functionar nu inseamna ca acel functionar devine director.

g) Statul de functii si fisa postului.

Functionarul public din structurile administratiei indeplineste o functie publica, adica un complex de drepturi si obligatii cu care este investit in vederea indeplinirii atributiilor organului din care face parte. Totalitatea functiilor, corespunzatoare structurii organizatorice (organi­gramei), reprezinta statul de functii al autoritatii respective in care se reflecta numarul efectiv al persoanelor care pot functiona pe posturile existente.

In cazul in care sunt nominalizate si persoanele care ocupa efectiv posturile respective avem statul de personal.

In cazul in care documentul precizeaza si retributia functionarilor suntem in prezenta statului de salarii (sau de plata).

Descrierea fiecarui post sau functii, a cerintelor pe care trebuie sa le indeplineasca persoana care-1 ocupa, cat si a atributiilor care-i revin se face prin fisa postului.

Fisa postului confera titularului cunoasterea locului de munca in cadrul comparti­mentului sau de activitate precum si a legaturilor sale ierarhice directe si indirecte. Aceasta fisa este o reflectare particularizata a prevederilor cuprinse in regulamentul de organizare si functionare a autoritatii respective si care, la randul sau este o ilustrare normativa a structurii organizatorice si atributionale, precum si acelei relationale interne fiind un act administrativ intern esential pentru buna functionare si organizare a autoritatii executive.