Management public In literatura americana

In literatura americana de specialitate au fost definite sapte functii distincte de management public:

. planificarea;

. organizarea;

. personalul;

. conducerea;

. coordonarea;

. raportarea;

. elaborarea bugetelor.

Planificarea consta in fundamentarea de planuri care contin atat obiectivele finale

cat si obiectivele derivate.

Organizarea consta in stabilirea structurii formale si autoritatii prin care componentele structurale si personalul sunt orientate spre stabilirea obiectivelor si realizarea acestora. Specialistii in domeniu au considerat ca trebuie o atentie deosebita angajarii in structura a personalului si determinarii unui comportament flexibil fata de diversele schimbari. In vederea evitarii deficientei si lipsei de responsabilitate este necesar ca un singur manager sa aplice principiul unitatii de decizie si de actiune, intrucat s-a dovedit din practica ineficienta conducerii multiple.

Personalul reprezinta o functie care consta in atragerea resurselor umane in sistem si imbunatatirea continua a conditiilor de munca din institutie, concomitent cu formarea si pregatirea personalului angajat. Specialistii americani au considerat ca in managementul public se impune ca necesara adaptarea la asistenta de specialitate prin consilieri de specialitate, care sa desfasoare in general activitati de planificare, deoarece aceasta impune autoritatea si responsabilitatea administratiei pentru domenii specifice. Lyndal Urwick si Luther Gulick au propus introducerea unor consilieri generali in structura existenta pentru coordonarea si controlul activitatii celor din subordine si pentru initierea de ordine. Acestia vor actiona ca asistenti ai superiorilor pentru a-i degreva de problemele de rutina tocmai ca acestia sa se concentreze asupra problemelor majore si esentiale ale organizatiilor publice.

Conducerea consta intr-un proces continuu de fundamentare a deciziilor administrative si de formulare a ordinelor, instructiunilor specifice si generale necesare pentru conducerea institutiilor publice. Avand in vedere importanta problemei diviziunii muncii, in acest context functionarii publici vor fi numiti intr-un post public in functie de cerintele postului respectiv, de specificul activitatii si de locul in care aceasta se desfasoara.

Coordonarea presupune o interconectare a diferitelor domenii ale muncii si utilizarea delegarii de sarcini, dar si de competente.

Raportarea consta in informarea continua atat a superiorilor cat si a colaboratorilor prin intocmirea de evidente, analize, cercetari si raportari.

Elaborarea bugetului consta in structurarea bugetului, identificarea metodelor si tehnicilor executarii acestuia. Aceste abordari au reprezentat un fundament solid pentru stiinta managementului public si pentru intelegerea influentelor majore pe care o are structura organizatorica asupra rezultatelor finale ale unei institutii publice.

In literatura romaneasca de specialitate, M. Oroveanu considera ca principalele functii ale autoritatilor publice sunt:

- actionara;

- consultativa;

- deliberativa.

Specialistul considera ca a administra inseamna a prevedea, a coordona, a controla si a conduce.

Functia de previziune consta in ansamblul proceselor de munca prin intermediul carora se determina principalele obiective ale institutiilor publice, in general, mijloacele si resursele necesare aplicarii acestora.

La exercitarea acestei functii, o contributie importanta revine planificarii. Planificarea se refera la actiunile viitoare care vor fi desfasurate in viitor, la evolutia organizatiei de servicii publice. Nu se poate realiza planificarea fara formularea misiunii, a obiectivelor sau strategiei.

In functie de sfera in care se deruleaza previziunile exista mai multe tipuri de previziuni:

. planificare in sectorul public sau privat;

. planificare guvernamentala;

. planificare in domeniul vietii sociale;

. planificarea resurselor umane, a resurselor financiare, materiale.

Aceasta functie se concretizeaza in formularea si implementarea de strategii, politici, programe si planuri de dezvoltare pentru sectorul public. In vederea realizarii acestui obiectiv trebuie actionat cu prioritate pentru:

. stabilirea unor relatii functionale si eficiente intre decizia politica cu caracter strategic si decizia tehnica cu caracter administrativ;

. cresterea rolului colectivitatii locale in gestionarea intereselor economice si sociale si reducerea treptata a gestiunii administrative a respectivelor domenii de la nivel central;

. descentralizarea structurilor si a deciziei administrative pana la nivelul de baza vizand cresterea operativitatii si a eficientei;

. asigurarea si corelarea atributiilor si responsabilitatilor cu resursele existente la dispozitia institutiilor administrative;

. asigurarea transparentei reale si a controlului public asupra administratiei centrale si locale;

. colaborarea sistematica a autoritatii administratiei de stat, colectivitatilor locale, organizatiilor non-guvernamentale si celelalte structuri sociale interesate.

Functia de organizare si functionare consta in ansamblul principiilor de munca prin intermediul carora se asigura cadrul institutional necesar realizarii rationale si eficiente a obiectivelor previzionate in domeniul managementului public prin alocarea rationala a resurselor.

Indeplinirea obiectivelor de interes general e repartizata intre administratia publica centrala si administratia publica locala din judete, comune urbane si rurale, persoanelor juridice politice teritoriale, carora le revine sarcina de a organiza corespunzator activitatea in vederea realizarii interesului public general.

Literatura de specialitate considera ca administratia, implicit managementul public presupune o activitate de organizare, coordonare a executarii si o activitate de executare efectiva a legilor si a altor acte normative elaborate de institutiile din afara administratiei de stat.

Uneori sarcinile de organizare ale reprezentantilor managementului din institutiile publice depasesc sfera acestora (ex. Ministerul Justitiei ca institutie centrala a administratiei de stat are importante atributii cu caracter organizatoric privind instantele de judecata care formeaza o alta categorie de institutii de stat).

Procesele de organizare si coordonare care sustin exercitarea functiei publice sunt fundamentale si indispensabile in managementul public tocmai pentru realizarea obiectivelor sociale in general.

Eficacitatea exercitarii acestei functii se apreciaza prin prisma eficientei activitatii administratiei, a rezultatelor si efectelor obtinute in raport cu mijloacele utilizate pentru obtinerea acestora. Caracterul realist al organizarii si coordonarii proceselor de munca in administratie se obtine printr-o ampla si atenta documentare sociala, tehnica, economica. Progresul pentru managementul public intr-o tara cu orientare catre satisfacerea unor nevoi sociale reale il reprezinta eficienta rezultata din organizare si coordonare.

Functia de motivare presupune ansamblul proceselor de munca prin care personalul institutiilor publice este determinat sa contribuie la identificarea si satisfacerea interesului public pe baza luarii in considerare a factorilor care il motiveaza pentru realizarea obiectivelor.

Exercitarea acestei functii urmareste implicarea cat mai profunda, cat mai eficace a functionarilor publici de executie si de conducere de la toate nivelurile ierarhice ale structurii administrative pentru realizarea obiectivelor derivate din sistemul de interese publice. Gradul de implicare si rezultatele obtinute de fiecare functionar public determina utilizarea unui ansamblu de recompense si/sau sanctiuni care sunt de fapt instrumente ale motivarii.

Caracteristicile de baza ale motivarii sunt:

. complexitatea in sensul utilizarii combinate atat a stimulentelor morale cat si a stimulentelor materiale;

. motivatiile considerate si modul lor de folosire trebuie sa tina seama de caracteristicile si abilitatile fiecarui functionar public sau a grupului de munca din institutiile publice astfel incat sa se mentina maximum de participare la determinarea si satisfacerea interesului public general;

. gradualitatea care reprezinta satisfacerea succesiva a necesitatilor functionarilor in functie de aportul lor la realizarea serviciilor publice.

Procesul de reforma din administratia publica implica modificari de esenta in conceperea si exercitarea instrumentelor motivarii in institutiile publice, in sensul adaptarii la caracteristicile fiecarui functionar eliminand abordarea standardizata a motivarii, care determina neimplicare, efort minim si eficienta din partea angajatului sistemului administrativ.

Functia de administrare reuneste ansamblul de procese de munca prin care se asigura o gestionare riguroasa a tuturor resurselor existente si atrase in vederea realizarii obiectivelor sistemului administrativ, adica satisfacerea intereselor publice generale. Aceasta functie se reduce la o riguroasa gestionare a resurselor umane, materiale, informationale si financiare in functie de obiectivele previzionale.

Functia de control-evaluare consta intr-un ansamblu de procese de munca prin care se compara rezultatele cu obiectivele initiale, se verifica conformitatea actiunii institutiilor publice cu reglementarea juridica in vigoare si cu misiunea angajatilor sai de a satisface interesul general, cu respectarea drepturilor si libertatilor fundamentale ale persoanelor determinandu-se si abaterile de la sistemele normale in vederea eliminarii lor.

Functia de control se concretizeaza in urmatoarele:

. verificarea modului cum se exercita deciziile administrative in managementul public;

. corectarea unor decizii pentru ca ele sa fie in concordanta cu realitatea sociala in continua miscare;

. initierea unor decizii in scopul solutionarii unor probleme noi ca urmare a schimbarilor pe plan social.

Principalele cerinte pentru exercitarea cu eficienta a functiei de control in managementul public sunt:

. continuitatea controlului realizat de personal din cadrul aparatului administrativ care detine functia de conducere;

. atragerea personalului specializat care sa fundamenteze solutii oportune privind modul in care activitatea administratiei ar putea si ar trebui sa fie corelate rational si eficient cu relatiile materiale, umane si financiare existente. Specializarea institutiilor administrative determina specializarea personalului explicandu-se astfel neexistenta compartimentelor de control intern, fiecare urmarind anumite categorii de deficiente si propunand solutii pentru remediere;

. operativitatea controlului, controlul trebuie sa se deruleze direct la locul desfasurarii activitatii pentru a se putea verifica si identifica cauze si modalitati de lucru pentru obtinerea de rezultate;

. eficienta controlului care rezida in faptul ca verificarea activitatii se face in mod sistematic;

. orientarea controlului, urmarind exclusiv satisfacerea interesului general public si nu alte categorii de interese;

. calitatea si obiectivitatea controlului, avand la baza informatii reale desprinse din observari si analize directe;

. preventivitatea controlului care permite o preintampinare a deficientelor in sistemul administrativ;

. corectivitatea evidenta in cazul in care efectele negative au aparut deja.

Functia de control a managementului public e argumentata de urmatoarele necesitati:

. permite verificarea legalitatii si oportunitatii deciziilor administrative;

. identifica acele cauze care franeaza desfasurarea normala a activitatii;

. ofera posibilitatea corectarii continutului deciziilor;

. determina initierea unor noi decizii;

. verifica utilizarea mijloacelor juridice de care dispun autoritatile administrative pentru realizarea pe cale democratica a sarcinilor;

. permite urmarirea calitativa si cantitativa a gradului de indeplinire a misiunilor autoritatilor administrative in raport cu volumul resurselor consumate;

. ofera posibilitatea informarii exacte a administratiei privind calitatea functionarilor sai;

. pune bazele reorganizarii, nu numai a activitatii, ci si a structurii administrative, pentru ca structurile din cadrul sistemului administrativ variaza in raport cu dezvoltarea sociala si cu modul de adaptare a personalului, a aparatului administrativ la schimbare.

Functiile managementului se pot exercita la toate nivelurile ierarhice. Daca aceste functii s-ar exercita numai la nivelurile superioare influenta predominanta ar fi a functiei de organizare si planificare, iar daca s-ar exercita la nivelurile inferioare predominanta ar fi celelalte trei functii.

Managementul public poate functiona numai daca functionarii publici inteleg sa exercite cu inalt profesionalism aceste cinci functii. Functionarea este conditionata de abilitatile manageriale ale functionarilor publici manifestate in cadrul exercitarii acestor functii.

BIBLIOGRAFIE

Andres Solomia - Managementul serviciilor publice, Note de curs, Universitatea "Eftimie Murgu" Resita, Facultatea de Stiinte Economice si Administrative, Resita, 2005;

Plumb I., Androniceanu A., Abaluta O. - Managementul serviciilor publice, Ed. ASE, Bucuresti, 2003;

www.biblioteca-digitala.ase.ro