Comunicarea si sistemul informational al managementului

Modul: Comunicarea si sistemul informational al managementului

Scopul si obiectivele modulului

Scopul acestui modul este familiarizarea cursantului cu conceptul de comunicare manageriala si Sistem Informational al Managementului. Ca obiective, se vor atinge urmatoarele:

Prezentarea aspectelor generale ale procesului comunicarii manageriale: elemente, context, tipuri de retele, functii, criterii.

Cunoasterea si analiza elementelor principale ale sistemului informational.

Identificarea criteriilor de rationalitate ale informatiilor economice.

Analiza principalelor surse de informatii.

Identificarea deficientelor Sistemului Informational al Managementului si stabilirea principalelor modalitati de minimizarea a acestora.

Schema logica a modulului

Acest modul este compus din doua subcapitole: primul subcapitol are ca scop descrierea procesului de comunicare manageriala. Al doilea subcapitol urmareste evidentierea cadrului conceptual al sistemului informational, a functiilor si deficientelor sistemului informational al managementului.

Fig.1. Structura modulului 5

Continutul informational detaliat

Comunicarea manageriala - aspecte generale

Comunicarea inseamna, in termeni generali, informare, convingere, instiintare, aducere la cunostinta, etc, reprezentand deci, procesul prin care sunt transmise date, informatii, mesaje, stari, simboluri, atitudini, semnale, imagini, etc, de la emitator (o persoana sau un grup) la receptor (o persoana sau un grup).

Elementele oricarui proces de comunicare sunt:

Emitatorul (o persoana, un grup, o institutie), adica cel care initiaza comunicarea, prelucreaza datele pentru elaborarea mesajului, alege mijlocul de comunicare, limbajul, alege receptorul si transmite mesajul.

Mesajul este reprezentat de informatia data de catre emitator intr-o forma fizica, supusa unui proces de codificare si decodificare, fiind influentata de contextul fizic/ psihosocial.

Mijlocul de comunicare: dialog, sedinta, telefon, fax, internet, corespondenta oficiala, posta electronica etc.

Limbajul: verbal (cu ajutorul cuvintelor); nonverbal (limbajul timpului, spatiului, corpului, lucrurilor); paraverbal: calitatile vocii (tonalitatea si inflexiunea vocii, ritmul vorbirii, accentele, ticurile verbale, pauzele dintre cuvinte, viteza de vorbire, etc.); caracteristicile vocale (oftat, ras, plans, soptit, zambit).

Receptorul este cel care asculta, transforma mesajul in idei, ganduri.

Evaluarea contextului comunicarii comporta cel putin patru dimensiuni care se influenteaza si se conditioneaza reciproc:

contextul fizic, adica mediul concret, tangibil (incinta sau spatiul deschis), microclimatul, ambianta sonora, lumina si culoarea;

contextul cultural, care priveste mentalitatile, valorile, credintele, traditiile, tabu‑urile, stilurile de viata ale celor implicati in procesul comunicarii;

contextul social si psihologic se refera la statutul social al partenerilor implicati in proces, la caracterul oficial sau informal al relatiilor dintre ei, la situatia concreta si la instanta psihica a procesului comunicarii;

contextul temporal priveste momentul si ordinea cronologica in care este plasat mesajul, fata de alte mesaje succesive.

Obiectivul general al comunicarii intr-o organizatie este acela de a determina o anumita schimbare interioara si de a facilita adaptarea la aceasta schimbare. In functie de relatiile cu exteriorul, pot exista mai multe tipuri de comunicare [2,p.33]:

comunicare interna: verticala, orizontala, oblica, intra sau interdepartamentala;

comunicarea externa: cu partenerii economici si financiari (cu furnizorii de materii prime si servicii, cu bancile, clientii, concurentii, societatile de asigurari, etc.); cu parteneri sociali (sindicate, asociatii si diferite organizatii, comunitatile locale, opinia publica); cu parteneri politici (administratia locala, partidele politice, puterea centrala).

Pentru circulatia informatiei in cadrul unei firme canalele de comu­nicatie se structureaza in retele de comunicatie care formeaza toate la un loc sistemul de comunicatie al firmei. In cadrul firmei, intre grupuri, subdiviziuni, sefi si executanti de specialitate analizeaza comunicarea formala si informala, comunicarea verticala si orizontala [3, p.367]. Intre grupuri si persoane se creeaza legaturi (ilustrate in figura 5.1.) in forma de Y, de lant, de cerc sau stea.

Retelele de comunicare pot fi clasificate in felul urmator:

a) retele descentralizate (in "cerc" sau in "lant"), in care membrii grupului sunt egali (vezi figura 5.1. a) si b)). Reteaua sub forma de "cerc" corespunde stilului de management participativ, permitand comunicatii eficiente. Reteaua "in lant", insa, diminueaza sensibil posibilitatile de comunicare manager - subordonat;

b) retele centralizate (in "Y" sau in "stea"), in care membrii grupului sunt inegali, intre acestia existand relatii de supra - sau subordonare (vezi figura 5.1. c) si d)). Aceste retele corespund stilului de mana­gement autoritar, permitand doar comunicatii intre manager si subordonat, dar nu si intre egali.

Figura 5.2. Diferite tipuri de retele de comunicare

Sursa: Nicolescu, O., Verboncu, I.: Management, Editura Economica, Bucuresti, 1997, p.338.

Principalele roluri ale sistemului de comunicatii in interiorul firmei sunt [3,p.338]:

de adaptare la provocarile de mediu curente, sustinand realizarea obiec­tivelor firmei si subsistemelor sale;

introducere si sustinere a schimbarii organizationale: orice orga­nizatie se transforma pentru a se adapta la nou, ceea ce implica modificari ale sistemului de comunicatie;

coeziv: comunicarea are rolul de a dezvolta, amplifica si consolida intre componentii grupurilor legaturi care sa serveasca scopurile organizatiei;

permite activitatea manageriala adica, pe de o parte, da mana­gerului posibilitatea de a se informa si, pe de alta parte, acesta are posibilitatea de rezolvare decizionala si operationala a provocarilor intalnite de subordonatii sai.

Comunicarea manageriala este [1, p.15]: n instrument de conducere cu ajutorul caruia managerul isi poate exercita atributele specifice - prevedere, organizare, antrenare, coordonare, control; artea din procesul de conducere prin care managerul intelege pe subordonati facandu-se inteles de catre acestia; retea cauzala in care "nodurile" (manageri si executanti) interconditioneaza in diferite directii si sensuri, pe cai directe si ocolite, apeland la feedback cand este necesar.

Formele de baza ale comunicarii in activitatea manageriala sunt:

a)          comunicarea orala: convorbiri (directe, telefonice), conferinte, sedinte, prezentari sau expuneri orale, discursuri, dialoguri, alocutiuni, interventii, etc;

b)          comunicarea scrisa: scrisori, e-mailuri, rapoarte, notificari, insemnari, memorii, referate, dari de seama, etc;

c)          comunicarea nonverbala include [1, p.99]:

limbajul corpului: expresia fetei, gesturi, pozitia corpului;

limbajul spatiului: modul in care utilizam spatiul personal, social, intim, public;

limbajul timpului: a veni la timp sau a intarzia la o sedinta;

prezenta personala: vestimentatie, igiena personala, accesorii vestimentare;

limbajul tacerii: aprobare, dezaprobare, admiratie, pastrarea unei taine, etc;

limbajul lucrurilor: colectiile, casa, masina, biblioteca, etc;

limbajul culorilor: culorile calde stimuleaza comunicarea, cele reci o inhiba;

limbajul paraverbal: calitatile vocii (ritm, rezonanta, viteza de vorbire), caracteristicile vocale (ras, plans, oftat), parametrii vocali (intensitate, inaltime), etc.

In viata de zi cu zi nu vom intalni aproape niciodata o singura forma de comunicare, in stare pura, ci o combinare a formelor expuse mai sus.

Comunicarea manageriala indeplineste urmatoarele functii [1,p.28]:

Functia de informare: asigurarea accesului la informatii; furnizarea informatiilor necesare desfasurarii unei activitati care sa permita realizarea obiectivelor; furnizarea informatiilor necesare implementarii deciziilor.

Functia de transmitere a deciziilor: comunicarea operativa a deciziilor; crearea unui climat care sa stimuleze asumarea responsabilitatii pentru indeplinirea deciziei.

Functia de influentare a receptorului: organizarea de dialoguri cu angajatii cu organizarea de feedback; stimularea comunicarii dintre angajati; impulsionarea initiativei si creativitatii.

Functia de instruire: transmiterea cunostintelor necesare perfectionarii pregatirii profesionale, dezvoltarii spirituale, modelarii comportamentelor; dobandirea aptitudinilor si competentelor necesare exercitarii profesiei; amplificarea capacitatii de a percepe si interpreta fenomenele, de a aborda si solutiona eficient probleme.

Functia de creare de imagine: asigurarea informatiilor necesare crearii de imagine personala si organizationala; formarea unei cunostinte de apartenenta la organizatie.

Functia de motivare a angajatilor: furnizarea informatiilor menite sa consolideze interesul si participarea angajatilor la realizarea sarcinilor; recunoasterea realizarilor performante; evaluarea corecta a angajatilor; intretinerea unui climat favorabil de munca; stimularea increderii in sine; cresterea raspunderii personale.

Functia de promovare a culturii organizationale: transmiterea elementelor culturii organizationale (sloganuri, norme, sisteme de valori, etc.); largirea orizontului cultural al angajatilor; dezvoltarea imaginatiei si creativitatii; stimularea nevoilor etice si estetice etc.

Tabelul 5.1. Criterii specifice comunicarii manageriale

Sursa: Voicu, M., Rusu, C.: ABC-ul comunicarii manageriale, Braila: Editura "Danubius", 2003, pag. 154.

Sistemul informational al managementului

In conditiile intensificarii competitiei informatia a devenit o sursa a avutiei organizatiilor, o baza a crearii bunastarii, detinand rolul strategic pentru succesul afacerilor. Economia a devenit o economie a informatiilor, orice decizie adoptata (indiferent de domeniu), depinzand total de acestea. Informatia a devenit, deci, o miza majora pentru societatile dezvoltate.

"Sistemul informational reprezinta totalitatea metodelor, procedeelor, tehnicilor si mijloacelor privite ca un ansamblu integrat prin care se asigura inregistrarea, transmiterea, circulatia, prelucrarea, valorificarea si stocarea informatiilor menite sa ajute la planificarea si indeplinirea obiectivelor organizatiei" [4, p. 89].

Pentru a avea o imagine mai clara asupra structurii sistemului informational, consideram utila prezentarea unei alte definitii: "sistemul informational este un ansamblu organizat de resurse: materiale, de personal, date, mijloace si proceduri de culegere, memorare, prelucrare si comunicare a informatiilor (sub diferite forme: date, texte, imagini, sunete etc.) precum si circuitele informationale utilizate" [6, p.26].

Abordarea complexa a oricarei organizatii (ca sistem), impune luarea in considerare a celor trei subsisteme, interconditionate reciproc: subsistemul operational (condus); subsistemul decizional (conducator); subsistemul informational (de masura, de informare).

Sistemul informational al managementului (SIM) reprezinta ansamblul tuturor activitatilor legate de procurarea datelor si obtinerea infor­matiilor necesare managementului. Acesta este un ansamblu organizat de baze de date si informatii de circuite si fluxuri infor­mational, de proceduri si mijloace de prelucrare.

Clasificarea sistemelor informationale:

1. In functie de modul de prelucrare a datelor:

sisteme informatice: se bazeaza pe utilizarea calculatoarelor;

sisteme de prelucrare mecanografica: prelucrarile mecanizate si reprezentarile grafice;

sistemele manuale: se bazeaza pe prelucrari manuale;

sisteme de prelucrare mixta: imbina una sau mai multe modalitati de prelucrare.

2. In functie de elementul supus analizei:

sisteme informationale orientate spre functii (functiuni);

sisteme informationale orientate spre procese;

sisteme informationale orientate spre date sau obiecte;

sisteme informationale orientate spre informatii stiintifice etc.

3. Dupa legatura cu structura organizatorica a organizatiei:

sisteme informationale grefate de structura functionala a orga­nizatiei;

sisteme informationale structurate pe compartimente/departa­mente/centre de profit

sisteme informationale mixte.

4. Din punct de vedere al gradului de formalizare:

sisteme informationale formale: au la baza proceduri standard de operare;raman mult timp neschimbate;modificarea acestora se realizeaza cu dificultate, cu greutate;

sisteme informationale neformale: nu au la baza reguli predefinite;se bazeaza pe acorduri implicate;sunt influentate de ansamblul valorilor, convingerilor, regulilor de comportament,.

Elementele componente ale sistemului informational

Date, informatii, cunostinte. Sursele de informatii. Circuitele si fluxurile informationale. Procedurile informationale. Mijloacele de tratare a informatiilor.

Unii autori confunda uneori primii doi termeni, date si informatii, care comporta, totusi, diferentieri majore. Pentru o intelegere clara a celor doua notiuni distincte, prezentam in continuare cateva definitii preluate din literatura de specialitate.

Datele sunt "fapte, statistici, opinii sau predictii clasificate pe o anumita baza pentru a fi stocate, procesate sau regasite atunci cand este necesar" [5, p.12].

Din punctul nostru de vedere, datele pot fi considerate materiile prime ale informatiilor (informatii potentiale). Datele sunt niste caractere, simboluri (cifre, cuvinte, grafice, coduri, sunete, semne), reprezentari ale unor fapte, procese, fenomene, actiuni, stari, evenimente existente, fara o semnificatie in sine sau vreo legatura cu alte elemente din natura, daca sunt neinterpretate sau nejudecate.

Nu orice prelucrare de date genereaza informatii. O procesare de date poate genera informatii, numai daca exista un receptor care sa considere acest rezultat inteligibil si folositor (informatia = data + semnificatie) [8, p. 78].

Din punct de vedere etimologic, cuvantul "informatie" provine de la latinescul "informare" care inseamna a da o forma. Informatiile sunt date organizate, sistematizate, interpretate, prelucrate, care capata o semnificatie prin raportarea lor la anumite elemente existente si care aduc beneficiarului un plus de cunoastere.

Informatia poate fi definita ca o "grupare a mai multor date inrudite ce poarta o semnificatie mai bogata si totusi unitara (statutul sau superior deriva din organizarea datelor si au un caracter contextual)" [7, p.13].

Cunostintele sunt considerate "o agregare evoluata a unor seturi de informatii  deservind activitatilor specifice si manifestate deseori abstract (sub forma de modele de actiune, decizie, comportament)" [7, p. 13]. Dupa parerea noastra, cunostintele sunt multimi de informatii utile, o suma de elemente informationale, colectate si retinute in mod intentionat. Acestea sunt influentate nu numai de volumul si calitate informatiilor generate, ci si de alti factori, cum ar fi: educatie, cultura, varsta, experiente, valori, credinte, obiceiuri, apartenente politice etc. Pentru a fi utile cunostintele trebuie insusite in mod continuu.

Informatiile economice sunt "date care au relevanta pentru nevoile managerilor si contribuie la executarea functiilor manageriale" [5, p. 12]. Informatia tehnico‑economica reprezinta "orice comunicare cu grad de noutate, care se refera explicit la mijloacele de productie, procesele si fluxurile tehnologice de productie, stadiile de transformare ale obiectului muncii, natura acestor transformari, evidentierea cantitativa/calitativa a efectelor transformarilor endogene/exogene, efectele economice ale activitatii depuse etc" [9, p. 47].

Din punct de vedere economic, informatia este un bun economic, o marfa, un element al capitalului, deci o resursa de productie. Din punct de vedere managerial, informatia este un sistem de instiintare ce are ca scop declansarea unei reactii (decizii) care determina o actiune concreta, ce emite alte informatii [10, p. 38].

Calitatea informatiilor economice depinde de o serie de cerinte de rationalitate: oportunitate, promptitudine; claritate; fidelitate, corectitudine, pertinenta, veridicitate, realism; complexitate, flexibilitate, adaptabilitate; relevanta, fiabilitate; precizie, finete, siguranta, detaliere, concizie; actualitate, continuitate, dinamism, economicitate; accesibilitate.

In orice organizatie sunt vehiculate o multime de informatii, de o varietate impresionanta. In acest context, consideram extrem de utila gruparea informatiilor in vederea colectarii, departajarii si utilizarii lor.

Tabelul 5.2. Clasificarea informatiilor

In prezent toate tipurile de informatii pot fi transpuse in forma digitala, astfel incat orice calculator le poate stoca, procesa si reda.

Desi informatia este imateriala, ea are mai multe caracteristici, trasaturi specifice.

Tabelul 5.3. Trasaturile specifice ale informatiei

Masurarea cantitatii de informatie din cadrul sistemului informational al managementului [6, p. 98]

Cantitatea de informatie pe care o aduce o anumita comunicare din punct de vedere al primitorului depinde de masura in care aceasta i‑a fost utila. Notiunea de cantitate de informatie este strans legata de aprecierea intuitiva a caracterului de noutate.

Pe aceasta se fundamenteaza tehnicile de cuantificare a cantitatii de informatie. Masurarea cantitatii de informatie continuta intr‑un mesaj, avand in vedere ca aceasta anuleaza incertitudinea, se poate determina cu ajutorul entropiei lui C. Shannon:

unde p_i = probabilitatile de realizare a diferitelor evenimente.

Daca formula entropiei lui Shannon, masoara cantitatea de nedeterminare din cadrul unui sistem cibernetic, atunci gradul de determinare al sistemului se stabileste cu ajutorul indicatorului "energia informationala" a lui Octav Onicescu:

Pentru evenimentul sigur: H=0, E=1, iar pentru n (unde n tinde la infinit) H = 1, E = 0.

Conform teoriei informatiei pentru asigurarea unei informari corespunzatoare este necesar ca volumul de informatie ce se transmite sa depaseasca cantitatea de informatie utila. Excedentul de informatie din canalul de transmitere se poate determina cu ajutorul indicatorului "redundanta" pe baza relatiei:

unde: r = redundanta; H = entropia; H_max = entropia maxima = 1.

Valorile extreme ale redundantei vor fi:

r = 1 cand H = 0 si E = 1;

r = 0 cand H = 1 = Hmax si E = 0

Prin surse de informatii intelegem "toate tipurile de suporturi care contin informatiile susceptibile de a fi comunicate. Cu alte cuvinte, o persoana ce comunica informatiile pe care le detine este o sursa de informatii, de altfel ca si un obiect, o imagine, un disc, o caseta, o lucrare sau orice alt document" [11, p. 45].

In literatura de specialitate se precizeaza ca exista peste 140 de surse de informatii. Cele mai importante, pe care noi le consideram esentiale pentru orice organizatie sunt: bazele de date; documentele juridice/normative; cataloagele industriale; brevetele de inventii; obiectele de tip document (esantioane, piese, subansamble, echipamente); rapoarte de cercetare; specialistii; publicatiile electronice (internet, teletext, videotext); cartile, publicatiile periodice; institutiile specializate, bibliotecile, agentiile guvernamentale/nonguvernamentale, serviciile private specializate in informare si consultanta etc.

Indiferent de obiectivele urmarite, orice organizatie trebuie sa apeleze la mai multe surse de informatii, acestea fiind complementare. In plus, vor trebui avute in vedere mai multe domenii de interes tehnic, economic, juridic, legislativ, politic, social, cultural, administrativ .

Circuitul informational reprezinta traiectoria, traseul (canalul) parcurs de informatii de la emitent la destinatar (receptor), din momentul generarii ei (nastere) si pana la arhivarea sau distrugerea sa. Circuitul informational este format din noduri (oameni, bunuri, compartimente, departamente, nivele ierarhice, institutii etc.) intre care s‑au stabilit legaturi informationale directe sau tehnologii informationale care transmit informatii. Astazi, circuitele informationale se suprapun cu cablurile retelelor de calculatoare, a retelelor telefonice performante, a sistemului de posta electronica etc.

Fluxul informational reprezinta, cantitatea de informatii care este vehiculata intre emitator si beneficiar pe circuitul informational, caracterizat prin anumite elemente specifice cum sunt: lungime, viteza de deplasare, fiabilitate, cost etc." [4, p. 93].

Fluxul informational cuprinde ansamblul datelor/informatiilor referitoare la fenomenele/procesele derulate sau in curs de derulare, ce parcurg un anumit circuit.

Tabelul 5.4. Tipuri de circuite si fluxuri informationale

Procedura informationala se defineste ca ansamblul elementelor, prin care se stabilesc si se utilizeaza modalitatile de culegere, inregistrare, prelucrare si transmitere a informatiilor cuprinse in anumite circuite si fluxuri informationale.

Procedurile informationale sunt modalitati prin care se stabilesc suporti de informatii: agende, carnete, registre, boniere, fisiere, fisete, dischete, indexuri, baze de date, microfilme, cartele, benzi magnetice, discuri magnetice, memorie etc., prin care datele sunt culese, stocate, pastrate, prin care este generata baza de date, prin care sunt regasite informatiile, prin care sunt prelucrate, transmise, afisate sau pastrate informatiile etc.

Mijloacele de tratare a informatiilor sunt alcatuite din "ansamblul mijloacelor de colectare, inregistrare, stocare, prelucrare, transmitere a datelor si informatiilor" [12, p. 376].

In organizatiile moderne se utilizeaza o gama variata de mijloace: mijloace de tratare manuala, mijloace mecanizate, mijloace automatizate.

SIM indeplineste mai multe functii, dintre care amintim: functia decizionala; functia operationala; functia de informare, documentare. Un alt unghi de vedere arata ca, pentru a‑si indeplini obiectivul de a asigura legatura intre sistemul operational si sistemul decizional, SIM trebuie sa indeplineasca 4 functii principale [6, p.66]: functia de inregistrare; functia de memorare; functia de prelucrare; functia de comunicare.

SUPRAINFORMAREA aduce cu sine o serie de implicatii negative: consumuri de timp nejustificate, cresterea numarului de posturi in struc­tura organizatiei, sporirea costurilor, aparitia riscului etc. Principalele forme de manifestare ale suprainformarii sunt [12, p. 384]:

t Redundanta, procesul de inregistrare,prelucrare,trans­mitere repetata a unor date/informatii.

t Supraincarcarea canalelor de comunicare (informatii inutile).

SUBINFORMAREA sau DEZINFORMAREA apar atunci cand informatiile au un continut limitat, datele fiind insuficiente (inexacte, imprecise, nereale).

Dezinformarea, ca arma de aparare sau atac, imbraca urmatoarele forme [12, p. 382]:

t distorsiunea: se culeg, prelucreaza si transmit, in mod neintentionat, mesaje eronate.

t filtrajul: se modifica mesajul, partial/total, in mod intentionat.

t scurtcircuitarea: se elimina intentionat, din circuit anumite persoane/subdiviziuni.

Colectarea, prelucrarea si difuzarea informatiilor intr‑o organizatie se poate realiza prin 2 modalitati: 1. Infiintarea si functionarea unui compartiment specializat, de docu­men­tare-informare, dotat corespunzator (serviciu/departament informatic). 2. Contractarea unor organizatii externe specializate in oferirea servi­ciilor legate de informatii.

Functia de informare poate fi definita ca fiind totalitatea activi­tatilor si actiunilor intreprinse cu scopul colectarii, transmiterii si prelucrarii datelor, a selectarii, valorificarii, difuzarii si stocarii informatiilor necesare indiferent de natura, rolul si destinatia lor.

Implementarea functiei de informare vizeaza in final integrarea acesteia cu celelalte functiuni ale organizatiei (pe care le deserveste continuu), adecvarea investitiilor in sistemul informational cu obiectivele strategice ale organizatiei, asigurarea unei gestiuni eficace si eficiente a sistemului informational, obtinerea de avantaje concurentiale etc.

Implementarea judicioasa a functiei de informare impune, printre altele, infiintarea si functionarea eficienta a unui serviciu, departament de informatica. Cele mai des intalnite denumiri ale acestui serviciu sunt: centru de calcul, birou de informatica, oficiu de calcul, serviciu de prelucrare automata a datelor, departament de tehnologie a informatiei (departament TI) etc. In prezent persoanele angajate intr‑un serviciu informatic poarta denumiri precum: analist‑programator, informatician, inginer de sistem, utilizator etc.

In cadrul SIM datele, informatiile pot fi procesate manual, mecanizat sau automatizat. Atunci cand SIM este automatizat (total sau partial) el se numeste sistem informatic.

Sistemul informatic reprezinta "ansamblul de echipamente conec­tate intre ele, care lucreaza impreuna, folosind tehnici si proceduri specifice pentru colectarea, procesarea, stocarea si diseminarea informatiilor, in vederea sustinerii proceselor de adoptare a deciziilor, coordonare, control, analiza si monitorizare a activitatilor organi­zationale" [5, p. 13].

Principalele avantaje (transformari, pozitive, utilitati) pe care le poate obtine o organizatie prin informatizare sunt: reducerea numarului de angajati/niveluri ierarhice, relatii organizatorice etc.; cresterea eficientei celor mai multe activitati, procese; facilitarea transparentei in relatia salariatilor cu conducerea, cu mediul extern; organizarea flexibila a activitatilor, actiunilor, sarcinilor; diminuarea dificultatilor de comunicare a informatiilor; cresterea flexibilitatii organizatiilor (reactie rapida la schimbarile din mediu); reorganizarea eficienta a fluxurilor de documente; repetabilitatea nelimitata a documentelor produse; structurarea eficienta a informatiilor, circulatia fluenta a acestora; reactie eficienta la cresterea exponentiala a datelor/informatiilor utile si posibilitatea consultarii lor; posibilitatea realizarii unor operatii dificile sau imposibil de executat manual; precizie in prelucrare; posibilitatea consultarii simultane a informatiilor (fisierelor) de catre mai multi utilizatori; stocarea unor cantitati tot mai mari de informatii, intr‑un spatiu restrans; identificarea rapida a surselor de date/informatii; automatizarea fluxurilor de informatii dintre organizatii prin dezvoltarea comertului electronic; posibilitatea racordarii la mijloacele moderne de comunicare.

Informatizarea poate avea si efecte mai putin constructive, mai putin eficiente pentru unele organizatii. Dezavantaje (limite, riscuri): nivel relativ ridicat al costurilor de investitie si de exploatare a echipamentelor informatice; inexistenta, in cele mai multe organizatii a unui serviciu informatic, oficiile de calcul existente fiind preocupate de operarea si prelucrarea operativa a datelor; uzura morala/fizica a programelor informatice; necesitatea adaptarii sistemului decizional si operational, pentru a se obtine performantele maxime; neinsusirea de catre manageri a limbajului tehnic, informatic minimal; schimbarea modului de lucru traditional: reorganizari, analize, simulari etc.; necesitatea cunoasterii cu precizie a "ceea ce se cere", a surselor de date/informatii accesibile, intrucat corectitudinea rezultatelor proiectarii depinde, in cea mai mare masura de cantitatea si calitatea datelor colectate etc.

Sumar

Conducerea eficienta a unei organizatii moderne apartinand inceputului mileniului III este imposibila fara cunoasterea elementelor principale ale sistemelor informationale, fara familiarizarea factorilor de decizie cu vocabularul informatic, cu mediul informatic. In plus este unanim recunoscut faptul ca informatia si accesul la informatii au devenit factori de progres in toate domeniile.

In conditiile intensificarii competitiei informatia a devenit o sursa a avutiei organizatiilor, o baza a crearii bunastarii, detinand rolul strategic pentru succesul afacerilor. Economia a devenit o economie a informatiilor, orice decizie adoptata (indiferent de domeniu), depinzand total de acestea. Informatia a devenit, deci, o miza majora pentru societatile dezvoltate.

In orice organizatie managerul trebuie sa faca distinctie intre comunicarea simpla (transmiterea unor informatii de la o persoana la alta) si cea eficienta, autentica care se realizeaza atunci cand informatiile primite sunt in concordanta cu informatiile trimise, emise. In plus, pentru eficientizarea comunicarii managerii trebuie sa selecteze cele mai bune canale de transmitere a mesajului, in functie de natura si scopul acestuia. Mai mult, procesul de comunicare intr-o organizatie poate fi imbunatatit atat prin efortul emitatorului cat si al receptorului, prin dorinta acestora pentru o comunicare deschisa si sincera.

Bibliografie modul

[1] Banciu, D., Dragulanescu, N., Mosu, A.(1999) Intreprinderea competitiva si informatia, Bucuresti: Ed. Expert.

[2] Balanica, S. (2003) Comunicarea in afaceri, Bucuresti: Ed. ASE.

[3] Boldea, I.(2002) Sistemul informational si managementul intreprinderii, Timisoara: Ed. Eubeea.

[4] Burdus, E. Caprarescu, Gheorghita (1999) Fundamentele managementului organizatiei, Bucuresti: Ed. Economica.

[5] Gates, B. (2000) Afaceri cu viteza gandului-Spre un sistem nervos digital, Bucuresti: Ed. Almatea.

[6] Lazar,I., Mortan,M., Veres,V., Lazar,S.P.(2004) Management general, Cluj Napoca: Ed. Risoprint.

[7] Mihut, I., Pop, I., Lazar, I. Popa, M., Mortan, M., Lungescu, D. (2003) Management general, Cluj Napoca: Ed. Carpatica.

Militaru, Ghe. ( Sisteme informatice pentru management, Bucuresti: Ed. Bic All.

[9] Nicolescu, O., Verboncu, I. (1997) Management, Ed. Economica, Bucuresti.

[10] Oprea, D.; Airinei, D.; Fotache, M. (2002) Sisteme informationale pentru afaceri, Iasi: Ed. Polirom.

[11] Prutianu, St. (2000) Manual de comunicare si negociere in afaceri, Iasi: Ed. Polirom.

[12] Voicu, M., Rusu, C. (2003) ABC-ul comunicarii manageriale, Braila: Ed. "Danubius".