Conceperea documentatiei unui sistem de management al calitatii

Conceperea documentatiei unui sistem de management al calitatii

Studii serioase in domeniul psihologiei muncii, au relevat ca gradul de responsabilizare a personalului se poate face mult mai bine pe baza unor documente. Orice fel de activitati, chiar foarte simple, se desfasoara mai bine daca sunt documentate. Stabilirea responsabilitatilor este clara, evitand discutiile inutile si permite repede depistarea cauzelor aparitiei diferitelor neconformitati. 

Un sistem de management al calitatii reprezinta o constructie abstracta, nepalpabila. Pentru ca acestei structuri sa i se asigure transparenta, ea trebuie structurata sub forma unor instrumente ajutatoare. Din acest motiv, un sistem de  managementul calitatii consta in principal din documentatie care schiteaza si explica corelatiile dintre procedurile si procesele dintr-o intreprindere. Aceasta presupune, pe de o parte, ca procedurile care au fost practicate pana atunci cu succes in cadrul firmei raman, doar ca acestea trebuiesc documentate. Pe de alta parte, procedurile, procesele existente trebuie, dupa caz, completate pentru a se asigura satisfacerea tuturor cerintelor standardului. Descrierea procedurilor trebuie realizata urmand o metodologie unitara. Tocmai in urma documentarii se descopera de multe ori posibilitati de imbunatatire a procedurilor, deoarece transparenta rezultata face ca punctele slabe ale sistemului sa poata fi recunoscute.

O denumire mai potrivita a acestui element de management al calitatii ar fi "instruirea si mentinerea documentatiei sistemului de managementul calitatii". Deoarece acestea sunt cerintele lui de fond. Utilizatorul trebuie sa fie constient ca acest standard este utilizat in peste 100 tari ale lumii, ceea ce nu se mai intalneste in cazul nici unui alt standard.

Standardul precizeaza ca gradul de detaliere a documentatiei depinde de complexitatea activitatii desfasurate, de metodele folosite si de aptitudinile si pregatirea profesionala a personalului.

Firmele care vor sa introduca un sistem de managementul calitatii trebuie sa stabileasca care sunt activitatile, metodele, procedurile si procesele de munca carora le trebuie sau nu asigurate documentatii. De ajutor, in faza de analiza, s-a dovedit ca sunt utile intocmirea unor scheme logice, pentru intregul proces tehnologic sau de prestare de servicii, sau chiar numai pentru etape ale unor activitati.

Rezultatul analizei privind gradul de documentare nu poate fi "nu este necesara nici o documentare" ci trebuie sa se gaseasca un raspuns la intrebarea "cat de detaliata trebuie sa fie in fiecare caz documentatia?"

Problema intocmirii documentatiei este una de optimizare caci daca ea este prea voluminoasa atunci intr-adevar ea este incomoda, costisitoare si neproductiva iar daca este insuficient de detaliata creeaza premizele producerii unor fisuri in sistemul calitatii si aparitia unor neconformitati sau defecte.

De aceea ramane la latitudinea fiecarei firme cat de mare va fi in practica documentatia. Este evident ca firmele mai mici, ce presupun activitati mai simple, vor avea anumite documente, cu un volum mult mai redus decat una cu dimensiuni mai mari. Documentatia va fi scrisa cat mai inteligibil, pe intelesul angajatilor  deoarece este redactat pentru acestia, nu pentru organismul de certificare.

Cea mai raspandita structura a documentatiei sistemului de managementul calitatii este prezentata sub forma piramidala din figurii 3.2.

Manualul calitatii QM, sau Manualul de managementul calitatii descrie in esenta ce face intreprinderea pentru implementarea cerintelor standardului, in acord cu politica si obiectivele de calitate stabilite.

Procedurile documentate sau regulamentele procedurale, descriu cum se desfasoara activitatile in mod concret, continand reglementari detaliate sau instructiuni cu caracter general. Toate compartimentele sau grupurile functionale angajate in activitatile ce afecteaza calitatea produsului finit indeplinesc anumite sarcini bazate pe incetatenirea practicilor sau traditiilor. Activitatile pot fi foarte variate, incepand cu receptionarea si confirmarea comenzilor clientilor si terminand cu verificarea materialelor aprovizionate, amendarea documentatiei de fabricatie sau lansarea SDV - urilor si a echipamentelor de masurare. Procedurile standard pentru fiecare tip de activitate trebuie sa apara in regulamentul procedural al compartimentului implicat.

Procedurile autorizate prin standard ajuta crearea unui sens al justificarii si faciliteaza monitorizarea auditului. Responsabilitatea pentru pregatirea, aprobarea si publicarea regulamentelor procedurale, in concordanta cu diferite elemente ale standardului ISO 9000, intra in sfera compartimentului sau a grupului interesat. Cand elementele unui sistem al calitatii sunt operabile in mai multe compartimente, unul dintre acestea trebuie sa primeasca in mod special raspunderea pentru regulamentul procedural; cu toate acestea, regulamentul va trebui pregatit si revizuit in colaborare cu toate compartimentele implicate.

Daca intreprinderea opereaza cu instructiuni de lucru acestea trebuie intelese ca descrieri speciale ale fiecarei etape de lucru, pentru efectuarea diferitelor operatii sau ale fiecarui produs. Acestea trebuie sa detalieze si sa descrie clar modul in care se va desfasura lucrul si nivelul calitatii cerute. Instructiunile de lucru sunt esentiale pentru prelucrarile speciale si pentru efectuarea operatiilor in maniera specifica in documentatia de fabricatie. Deosebirea intre instructiunile de lucru si procedurile documentate generale consta in aceea ca primele nu sunt valabile pentru mai multe compartimente functionale ale firmei, ci se limiteaza la etapele individuale de lucru.

Instructiunile de lucru trebuie sa fie scrise intr-un limbaj usor de inteles chiar si de cei cu calificarea mai slaba. Instructiunile de lucru pot fi redactate sub forma unor formulare tipizate sau fise de urmarire, in care sunt inregistrate rezultatele activitatilor pentru a se tine o evidenta obiectiva a controlului calitatii, servind totodata ca baza pentru analiza si actiunile corective.