Elaborarea structurii organizatorice a intreprinderii

Elaborarea structurii organizatorice a intreprinderii

Structura organizatorica a unei intreprinderi trebuie sa fie elaborata tinand cont de o serie de principii de baza, care trebuie adaptate particularitatilor tehnico-economice si organizatorice ale fiecarei intreprinderi. Printre principiile ce trebuie avute in vedere in acest sens se inscriu: principiul constituirii de compartimente specializate in raport cu functiunile de baza ale intreprinderii, princiliul economiei de resurse umane si de relati organizatorice, princiliul flexibilitatii, principiul apropierii conducerii de executie.

Pornind de la acestor principii, se trece la elaborarea propriu-zisa a structurii organizarorice, proces ce necesita parcurgerea urmatoarelor etape:

I) Identificarea obiectivelor intreprinderii si stabilirea activitatilor necesare realizarii acestora;

II) Stabilirea volumului de munca si a necesarului de resurse umane pe grupuri de activitati omogene;

III) Constituirea compartimentelor;

IV) Elaborarea organigramei in mai multe variante

V) Analiza variantelor si aplicarea variantei optime de organigrama;

VI) Eloaborarea regulamentului intern de organizare si functionare a intreprinderii;

Reprezentarea grafica a structurii organizatorice a unei intreprinderii poarta denumirea de organigrama.

Organigrama este formata de regula din casute dreptunghiulare (reprezentand compartimentele intreprinderii) si linii (care reflecta relatiile organizatorice-ierarhice, functionale, de cooperare,de control-dintre toate componentele structurii organizatorice)

In functie de marimea intreprinderii, elaboreaza atat organigrame generale, cat si organigrame partiale, acestea reprezentand in detaliu componenta organizatorica a compartimentelor respective. Pentru a detalia diferitele probleme pe care le implica structura organizatorica, se eleboreaza regulamentul intern de organizare si functionare, care cuprinde urmatoarele capitole: prevederi generale, organizarea intreprinderii, atributiisi sarcini, dispozitii finale.

Reprezentare unei organigrame intr-o intreprindere:

2.1 Tipuri de structuri organizatorice a intreprinderii

Analizand structurile organizatorice ale intreprinderilor in functie atat de numarul compartimentelor functionale, cat si de tipurile de legatururi:

- Structura ierahica;

-Structura functionala

-Structura ierarhico-functionala

a) Structura ierarhica se caracterizeaza prin faptul ca fiecare persoana este subordonata unui singur sef, care are dreptul sa-I dea dispozitii sis a-I controleze activitatea; acest tip de structura se aplica la intreprinderile mici,fiecare conducator de compartiment trebuind sa posede cunostinte din diferite domenii-economic, ethnic, de resurse umane.

b) Structura functionala se caracterizeaza prin constituirea unor compartimente functionale specializate in diferite activitati-finante, contabilitate, organizare, resurse umane. In acesta situatie un executant primeste dispozitii atat din parte conducatorilorsau ierarhic, cat si din partea conducatorilor unor compartimente functionale. Datorita dublei subordonari a unui executant, pot sa apara o serie de dereglari in activitatea de conducere, fapt ce face ca acest tip de structura sa se intalneasca mai rar in practica.

c) Structura ierarhico-functionala (mixta)imbina caracteristicile celor doua tipuri de structuri anterioare. In componenta sa sunt constituite compartimente functionale, sefii acestora neavand insa autoritatea ierarhica asupra executantilor din alte compartimete.Ca urmare a acestui fapt, intre diferitele compartimenta se stabilesc relatii de cooperare prin furnizarea de informatii. Acest tip de structura permite atat respectarea unitatii de conducere (un executant are un singur sef), cat si folosirea cunostintelor din specialitate din cadrul diferitelor compartimente functionale

2.2 Sistemul informational al intreprinderii

Exercitarea functiei de organizare se concretizeaza nu numai in organizarea structurala a intreprinderi, ci in cea informationala. Pentru functionarea eficienta a intrprinderii, sistemul informational-care poate fi comparat cu aparatul circulator al organismului omenesc-trebuie sa ofere material prima informationala necesara pentru stabilirea si realizarea obiectivelor acesteia.

Sistemul informational reprezinta ansamblul datelor, informatilor, circuitelor si fluzurilor informationale, procedurilor si mijloacelor de tratare a informatiilor necesare realizarii obiectivelor de baza ale intreprinderii

2.3 Elemente de baza ale sistemului informational

Componentele sistemului informational functioneaza ca sisteme relativ indempendente, servind atat diferite activitati (aprovizionare, depozitare, managementul resurselor umane etc.), cat si aspectele specifice activitatii de ansamblu a intreprinderii ( calitatea, costurile, preturile)

Precizam faptul ca sistemul informational al unei intreprinderi include sistemul informatic utilizat in cadrul acesteia. Sistemul informatic este reprezentat numai de culegerea, trasmiterea si prelucrarea cu mijloace informatizate (computere) a informatiilor, in timp ce sistemul informational este mult mai cuprinzator, principalele sale componenete fiind :

datele;

informatiile;

circuitul informational;

fluxul informational;

procedura informationala;

mijloacele de tratare a informatiilor;

Datele reprezinta componenta de baza a sistemului informational si constau in descrierea cifrica sau letrica a unor actiuni, fapte, procese sau fenomene specifice intreprinderii.

Caracteristicile principale ale datelor sunt urmatoarele:

-se obtin direct din mediu, ca urmare a observarii;

-pot fi supuse selectarii, inregistrarii sau reinregitrarii;

-pot fi semnificative sau nesemnificative pentru cei care le proceseaza;

Structura organizatorica a intreprinderii este articulate si pusa in miscare prin energia pe care o ofera informatia. Informatia reprezinta acele date care aduc beneficiarului un plus de cunoastere privind intreprinderea si mediul extern.

Informatiile se caracterizeaza prin urmatorele traseturi:

provin dinprelucrarea datelor cu ajutorul unor operatii simple (calcule, stocari);

au un continut semnificativ (mesaj) pentru cel care il prelucreaza;

se transforma in date dupa receptionarea mesajului;

Numarul mare de informatii care circula intr-o in intreprindere implica necesitatea gruparii lor in vederea facilitarii delimitarii si intelegerii, lor.

Circuitu informational se defineste ca traictoria parcursa de date si informati de laemitator la receptor. Circuitul informational este caracterizat prin urmatorii parametric:

configuratia traictoriei parcurse:liniara, ondulatorie, in zigzag;

lungimea traictoriei, in functie de care se stabilesc timpul si viteza de deplasare a datelor si informatiilor;

Fluxul informational este alcatuit din ansamblul datelor si informatiilor referitoare la una sau mai multe activitatii specifice, vehiculate pe traictorii prestabilite, cu o anumita viteza, frecventa sip e anumite suporturi informationale. Parametrii de caracterizare a fluxului informational sunt urmatorii:

viteza de deplasare;

continutul datelor si al informatiilor

frecventa, respective periodicitatea cu care se emit si se receptioneaza datele si informatiile;

Procedura informationala este reprezentata de ansamblul elementelor prin care se stabilesc si se utilizeaza modalitatile de culegere, inregistrare, prelucrare si transmiterea informatiilor. Mijloacele de tratare a informatiilor reprezinta suportul ethnic al sistemului informational.

2.4 Functiile sistemului informational al intreprinderii

Pentru realizarea obiectivelor intreprinderii nu sunt suficiente doar resurse umane, materiale si tehnice. Combinarea acestora implica o cunoastere detaliata a mediului din care face parte intreprinderea, a tuturor resurselor proprii si a solicitarilor clientilor. In consecinta, este necesar ca sistemul informational al intreprinderii sa indeplineasca in mod cumulative urmatoarele functii:

-decizionala

-operatinala

-de documentare

Functia decizionala exprimascopul pentru care se creeaza sistemul informational intr-o intreprindere, avand menirea de a asigura elementele de baza pentru adaptarea deciziilor.

Functia operationala asigura aplicarea deciziilor, a metodelor de lucru, a tehnologiilor de fabricatie. Aceasata functie ara ca scop declansarea activitatiilor si actiunilor necesare realizarii obiectivelor individuale si organuzationale.

Functia de documentare exprima dimensiunea cognitiva a sistemului informational, in virtute a careia informatiile servesc la imbogatirea cunostintelor, experientei si pregatirii persoanelor. Care numai pe baza acestora pot adapta decizii pentru realizarea sarcinilor si indeplinirea obiectivelor.

Cunoasterea functiilor sistemului informational este esentiala pentru activitatea intreprinderii, deoarece, fara un system informational care sa functioneza corect, nici o intreprindere nu poate sa actioneze corespuzator.

2.5 Elaborarea sistemului informational al intreprinderii

Elaborarea sistemului informational al unei intreprinderii trebuie sa fie realizata tinand cont de o serie de principi de baza, care trebuie adaptate particularitatilor tehnico-economice si organizatorice. Printre principiile ce trebuie avute in vedere in acest sens se inscriu: principiul corelarii sistemului informational cu structura organizatorica a intreprinderii, principiul flexibilitati, principiul valorificarii la maximum a infotmatiilor, principiul eficientei.

Principii de baza:

principiul corelarii sistemului informatioinalcu structura organizatorica;

principiul flexibilitati;

principiul valorificarii la maximum a informatiilor;

principiul eficientei;

Aceste principii cuprind aspectele implicate atat de conceptarea sistemelor informationale pentru intreprinderile nou-create, cat si rationalizarea celor care deja functioneaza. Ele trebui utilizate ca o componenta organica a intreprinderii. Pornind de la respectarea acestor principii, se trece la elaborarea propriu-zisa a sistemului informational, process care necesita parcurgerea urmatoarelor etape:

I.identificarea componentelor sistemului informational;

II.corelarea componentelor sistemului informational cu componentele structurii organizatorice;

III.intocmirea unei liste cu documentele informationale utilizate;

IV.reprezentarea grafica a circuitului documentelor informationale in cadrul structurii organizatorice;

V.descrierea tipului de proceduri informationale utilizate;

VI.inventarierea mijloacelor de prelucrare a informatiilor.

2.6.Stabilirea pozitiei proprii in structura organizarorica

Sistemul organizatoric, component al managementului firmei, este alcatuit din doua subsisteme,si anume: organizarea structurala si organizare procesuala.

Organizarea procesuala consta in stabilirea principalelor procese de munca necesare realizarii ansamblului de obiective ale intreprinderii. Acesta organizare are urmatoareleefecte: functiunile intreprinderii, activitatile, atributiile si sarcinile de munca. In firmele moderne, din economia de piata se exercita sase functiuni principale: cecetare-dezvoltare, de productie, comerciala, de marketing, financiar-contabila, de personal. Realizarea activitatilor si a atributiilor, ca si componente ale functiunilor, se realizeaza la nivelul fiecarui compartiment de munca stabilit prin structura organizatorica. Sarcinile de munca sunt repartizate la nivelul posturilor, fiind precizate in documentul fisa postului. Datorita caracterului general al organizarii procesuale pentru toate tipurie de organizatii, ea nu trebuie conceputa diferentiat, insa la nivelul fiecarui compartiment care asigura realizarea unei functiuni, exista activitati, atributi specifice.

In functie de contributia lor la realizarea de procese de management sau de executie, compartimentele pot fi: functionale si operationale. Ele fiind repartizate pe diferite nivele ierarhice in functie de aparenta lor la structura functionala(de management) sau la structura operationala (de productie si conceptie.

Descrierea activitatilor si atributiilor indeplinite la nivelul compartimentelor existente in majoritatea organizatiilor:

A.    SECRETARIAT ADMINIDTRATIV

primire, inregistrare, expediere si repartizare corespondenta

organizare baza de date parteneri de afaceri

coordonarea aprivizionarii cu materiale consumabile de birou

organizarea de sedinte, consfaturi, conferinta

elaborarea si tehnoredactarea documentelor specifice activitatii de secretariat

primirea vizitatorilor, organizarea de audiente

clasarea si arhivarea documentelor

B.    MARKETING

elaborarea planului de marketing

elaborarea de cataloage, pliante, afise, panouri publicitare

organizarea si derularea campaniilor publicitare si a actiunilor promotionale

promovarea active a vanzarilor

organizarea activitatii de relatii publice

organizarea participarii la targuri si expozitii

atragerea si fidelizarea clientilor

elaborarea strategiei si politicii de marketing

elaborarea de studii de piata

realizarea promavarii produselor

determinarea sistemului optim de distributie

stabilirea cerintelor formulate de clienti privind calitatea

realizarea analizei concurentilor

C.APROVIZIONARE

stabilirea volumului si structurii resurselor materiale necesare activitatii organizatiei

elaborarea planurilor si programelor de aprovizionare

dimensionarea consumurilor materiale si energetice

elaborarea de bilanturi materiale si energetice, determunand materilele incorporate in produs, resturi, pierderi prin ardere, evaporare

dimensionarea stocurilor de resurse materiale, echipamente, marfuri

prospectarea pietei de furnizare

selectarea furnizorilor

elaborarea strategiilor de cumparare a resurselor

testare credibilitatii furnizorilor selectati

negocierea si incheierea de contracte cu furnizorii selectati

urmarirea derularii contractelor incheiate

asigurarea conditiilor de primire-receptie a partzilor de marfuri sosite de la furnizori

depozitarea marfurilor aprovizionate

alimentarea ritmica a locurilor de munca cu resurse necesare

D.    DESFACERE

elaborarea strategiei si politicilor comeciale ale firmei

elaborarea de studi de piata, a planului de vazari

asigurarea portofoliului de comenzi ale clientilor

verificarea si centralizarea comenzilor primite

livrarea ritmica a produselor si serviciilor

urmarirea expedierii bunurilor pentru fiecare comanda in parte

organizarea unei retelede depozite, magazine sau unitati de serice proprii

realizarea evidentei operative a bunurilor gestionate

E.    FINANCIAR-CONTABIL

organizarea contabilitatii financiare

urmarirea derularii operatiunilor de incasari si plati

intocmirea documentelor de salarizare si plati

prelucrarea documentelor justificative

inregistrarea operatiunilor contabile

calculul indicatorilor de baza pentru analiza economico-financiara a activitatii firmei

determinarea si obtinerea mijloacelor financiare necesare realizarii obiectivelor

calcularea si virarea impozitelor si taxelor

realizarea controlul financiar de gestiune

F.     RESURSE UMANE

previzionarea necesarului de forta de munca

selectia personalului

formarea si perfectiunea personalului

promovarea personalului

eveluarea si motivarea personalului

protectia salariatilor