Sedinta- metoda de management

Sedinta- metoda de management

Sedinta reprezinta o metoda de management constand in reunirea temporara a unui grup de persoane sub o conducere unica, prin care se asigura concentrarea eforturilor pentru transmiterea informatiilor, solutionarea problemelor, documentarea deciziilor, in general angajarea grupului fata de obiectivele stabilite. O sedinta aduna impreuna oameni cu informatii, abilitati, interese comune si reprezentative.

In urma unui sondaj de opinie efectuat de Consiliul National de Statistica din SUA , a reiesit ca 37 % din timpul angajatilor e acordat sedintelor.

Avantajele sedintelor sunt:

Stimuleaza angajatilor un sentiment de implicare si participare

Permit un stil managerial democratic

Sporesc nivelul aptitudinilor de comunicare, negociere si adoptare a deciziilor

Imbunatatesc procesul decizional prin implicarea mai multor puncte de vedere

Sporesc satisfactia in munca

Dezavantajele sedintelor sunt:

Ocupa timpul angajatilor, distragandu-i de la alte activitati

Reprezinta o cheltuiala - costul procesului decizional la care iau parte mai multe persoane este mai mare decat in cazul unei singure persoane.

Pot fi adoptate decizii defectuoase sau intarziate, din cauza incercarii de obtinere a consensului intre participantii la intrunire

Responsabilitatea individuala si initiativa pot fi erodate, activitatea fiind controlata colectiv, prin intruniri.

In urma analizarii avantajelor si dezavantajelor utilizarii acestei metode de management, in functie si de alti factori pe care o sa-i amintim pe parcursul acestui seminar, se ia decizia de a organiza o sedinta.

Haideti sa vedem ce inseamna o sedinta eficace si de ce este importanta eficacitatea unei sedinte.

O sedinta pentru a fi eficace trebuie sa-si atinga scopul, deci trebuie sa ne raportam la rezultate atunci cand analizam eficacitatea sedintelor. O sa vedem ca atingerea scopurilor unei sedinte e conditionata de parcurgerea eficace a unor pasi.

In acelasi timp nu trebuie sa neglijam nici eficienta sedintelor si cand spunem eficienta ne gandim la obtinerea acelorasi rezultate cu un efort mai mic, sau obtinerea unor rezultate mai bune cu acelasi efort. O sa analizam pe parcursul seminarului ce inseamna efort, legat de organizarea unei sedinte si cum se raporteaza acest efort la rezultatele dorite pentru obtinerea cailor de crestere a eficientei acesteia.

Ineficacitatea si ineficienta sedintelor afecteaza timpul de lucru al participantilor, creeaza in randul acestora frustrari, informatia generata in cadrul acestor sedinte nu e gestionata cum trebuie, iar toate acestea se reflecta in costuri.

Cauzele lipsei de eficacitate a sedintelor

Exercitiu

Ganditi-va la ultima sedinta pe care ati organizat-o si pe care ati considerat-o lipsita de eficacitate.

Care credeti ca este motivul pentru care intrunirea respectiva a fost ineficace?

Observatii

Enumerand acum cateva din cauzele lipsei de eficacitate o sa incercam mai apoi, pe parcursul seminarului sa dam cateva solutii care sa va ajute pe voi, sa cresteti eficacitatea sedintelor.

Cauzele lipsei de eficacitate a unei sedinte:

Organizarae inutila a unor sedinte

Obiective neclare

Slaba pregatire a participantilor

Lipsa unei agende

Nerespectarea programului

Lipsa inregistrarii sedintelor

De ce sa cresterem eficacitatii sedintelor?

Creste cantitatea si calitatea informatiilor primite

Creste capacitatea de a elabora decizii

Monitorizarea timpului oamenilor din echipa

Motivarea oamenilor din echipa

Creste eficacitatea si eficienta echipei

Creste timpul alocat altor activitati

Scad costurile

1.3. Tipuri de sedinte

Vom analiza cateva tipuri de sedinte pentru ca pe parcursul seminarului sa putem sa legam aceasta abordare teoretica de modul practic de desfasurare a unei sedinte.

Din punctul de vedere al gradului de formalitate, sedintele se impart in doua categorii: formale si informale.

A. Sedintele informale pot fi foarte diverse, de la intalnirea catorva colegi pe coridor, la intrunirile de grup in biroul unuia dintre ei, in scopul discutarii unei probleme comune.

O sedinta poate fi formala sau informala in functie de tematica abordata, tonul folosit, cadrul in care are loc. Chiar si o intalnire la pizza poate fi considerata o sedinta, fiind o prelungire a relatiei formale existente pe linie de serviciu, acest gen de intalniri putand afecta benefic sau nu, relatia de colaborare pentru realizarea scopului comun.

B. Sedintele formale sunt guvernate de proceduri si reguli de desfasurare stabilite oficial si din aceasta cauza au un caracter previzibil.

Sedintele formale pot diferi, nu numai prin scopul lor, ci si prin drepturile si responsabilitatile implicate si felul in care sunt conduse. O sa vedem cateva tipuri de sedinte formale clasificate dupa criteriul scopului si o sa surprindem cateva exemple din practica voastra, urmand sa revenim la aceste tipuri de sedinte spre finalul trainingului pentru a descrie activitatile si instrumentele specifice fiecarui tip de sedinta.

Tipuri de sedinte formale in functie de scop

Briefing-ul (sedinta scurta de informare)

Scopul unui briefing este, de obicei, instruirea participantilor in privinta activitatilor si responsabilitatilor care le revin sau, in organizatiile mai mari, transmiterea de informatii. Planificarea si adoptarea deciziilor au fost deja realizate la un alt nivel, iar scopul sedintei consta, pur si simplu, in a le spune oamenilor ce se asteapta de la ei, conducatorul sedintei asigurandu-se, prin raspunsurile pe care le da la eventualele lor intrebari, ca acestia stiu precis ce au de facut.

Genul acesta de sedinta nu necesita o pregatire foarte laborioasa, se poate organiza si ad-hoc si nu necesita un timp foarte mare pentru desfasurare, cum nu necesita nici participarea tuturor membrilor echipei.

Astfel de sedinte pot viza, de exemplu, transmiterea informatiilor primite pe mail de catre voi de la Sediul Central.

Sedintele de analiza si evaluare

Aceste sedinte sunt organizate la anumite intervale, cu scopul examinarii felului in care se desfasoara activitatea. Pentru a avea efect, aceste sedinte trebuie sa fie foarte bine pregatite, iar scopul lor - clar definit.

3. Sedinte de adoptare a deciziilor

Sunt sedintele care au ca scop adoptarea deciziilor pe baza unui schimb de informatii.

4. Brainstorming-ul

In cadrul acestor sedinte se genereaza multe idei si solutii spontane intr-o

perioada scurta de timp cu speranta ca printre acestea se afla si solutia optima la o anumita problema.

Brainstormingul poate fi utilizat la generarea solutiilor necesare adoptarii deciziilor.

Acest tip de sedinta se poate folosi, de asemenea, la gasirea de solutii

pentru gestionarea atitudinilor clientilor sau rezolvarea unor obiectii intalnite pe teren de catre vanzatori.

Sedinte de motivare

Una din functiile managementului este cea de coordonare a activitatilor

subordonatilor. Managerii coordoneaza prin instruire si motivare.

Sedintele de motivare au ca scop mentinerea si cresterea efortului membrilor echipei pentru obtinerea unor rezultate.

6. Sedinte de instruire - minitraininguri

Aceste sedinte au ca scop cresterea nivelului de pregatire al membrilor

echipei.

Un exemplu ar fi minitrainingurile organizate cu scopul pregatirii unei echipe in ce priveste coordonatele tehnice ale unui produs.

7. Sedinte eterogene

Acestea intrunesc caracteristici a doua sau mai multe tipuri de sedinte.

Printre problemele care pot aparea se numara si cele datorate amestecului diferitelor tipuri de sedinte de o maniera mai putin fericita. Astfel, combinarea unei sedinte de adoptare a unor decizii cu o sedinta de tip briefing poate crea participantilor confuzii in ceea ce priveste influenta, rolurile si puterea de care dispun. De aceea, necesitatea organizarii unui anumit tip de sedinta trebuie sa se lege de necesitatile participantilor.

Rolurile si atitudinile participantilor si ale conducatorului sedintei, precum si cadrul de desfasurare a acesteia sunt adaptate tipului sedintei.

Despre aceste roluri si atitudini si despre cum se leaga acestea de tipul de sedinta o sa discutam pe parcursul seminarului.