PROCESUL DE PLANIFICARE

PROCESUL DE PLANIFICARE

1. Planificarea strategica a micilor afaceri

Planificarea strategica reprezinta un element determinant in desfasurarea activitatii unei afaceri, aceasta fiind adesea ignorata de managementul firmelor de dimensiuni mici. Inaintea derularii unei afaceri intreprinzatorul trebuie sa se gandeasca si sa-si puna cateva intrebari referitoare la orientarea sa in afaceri si sa-si reevalueze alternativele privind actiunile sale in domeniul afacerilor.

Dezvoltarea unui plan strategic presupune combinarea unor factori intr-un mod de actiune viitoare, care sa creeze o imagine a firmei in mintea concurentilor sai. Acest plan defineste tipul de afacere ce se va dezvolta si il pregateste pe initiatorul afacerii sa se diferentieze de competitorii sai.

Desfasurarea activitatii unei firme fara un plan strategic nu are sens, daca ne gandim ca firmele mici au numeroase avantaje fata de cele de dimensiuni mari cum sunt: cicluri de productie mai scurte, o arie geografica specifica drept piata, o baza bine stabilita de clienti, etc.

Exista o serie de diferente referitoare la tipul abordarii planificarii strategice in functie de marimea si caracteristicile specifice afacerilor mici si mijlocii (resurse, adaptabilitate la schimbari, structura informationala de organizare, stil de conducere fiecarei afaceri).

In figura urmatoare se poate observa un model de schema simplificata a planificarii afacerilor mici si mijlocii.

La afacerile mici sau mijlocii planificarea strategica ar trebui sa aiba anumite caracteristici, cum ar fi:

perioada de planificare relativ scazuta;

sa incurajeze participarea partilor pentru a creste calitatea si a dezvolta creativitatea in planul rezultat;

trebuie sa inceapa cu identificarea misiunii afacerii si nu cu formularea obiectivelor.

Culegerea informatiilor strategice la afacerile deja existente trebuie sa inceapa din interiorul firmei, deci proprietarul acesteia trebuie sa o cunoasca foarte bine. Acesta mai trebuie sa identifice punctele tari si cele slabe ale afacerii, toate acestea trebuind sa arate ceea ce determina succesul afacerii, dar si acele lucruri care afecteaza pozitia pe piata a firmei.

Intotdeauna definirea misiunii firmei este punctul de plecare in proiectarea strategica a unei afaceri, aceasta fiind urmata de evidentierea punctelor tari si a celor slabe ale firmei, apoi analiza segmentului de piata, analiza competitorilor, stabilirea scopurilor si a obiectivelor, formularea strategiilor si alegerea celei mai potrivite, implementarea planului strategic si apoi controlul rezultatelor activitatii firmei.

Dupa identificarea misiunii afacerii pe care intreprinzatorul doreste sa o initieze este necesara identificarea principalelor puncte tari si slabe ale afacerii. Pentru aceasta este necesara o studiere foarte atenta a:

resurselor umane ale firmei (calitatea personalului din conducere);

resurselor financiare (datorii, lichiditati, active, etc.);

resurselor fizice (echipamente, masini, materii prime, materiale, cladiri, etc.);

resurselor informationale (cantitatea si calitatea informatiilor despre: concurenta, situatia vanzarilor, etc.).

pozitiei pe piata a firmei.

Pentru o afacere de dimensiuni mici am putea considera ca puncte tari:

resurse speciale ale firmei;

experienta managerilor;

abilitatile manageriale de la toate nivelurile ierarhice.

Iar ca puncte slabe:

resurse banesti reduse;

pierderi datorate diferitelor cauze, cum sunt: necunoasterea propriei afaceri; a clientilor firmei; calitatea scazuta a abilitatilor personalului de la ambalare, etc.

Dupa o atenta identificare a punctelor tari si slabe ale unei afaceri mici si mijlocii se trece la identificarea oportunitatilor si a pericolelor din mediu, precum si la punerea de acord a acestora, astfel incat tinand cont de punctele tari si slabe ale firmei sa se preia avantajele elementelor favorabile din mediu (a oportunitatilor) si sa se evite pericolele din acesta.

Urmatoarea etapa a planificarii strategice este analiza competitorilor, etapa necesara proprietarilor unei potentiale afaceri pentru a-si cunoaste concurentii si comportamentul acestora. Din aceasta analiza trebuie sa se identifice puterea sau slabiciunea pe piata a concurentei si sa poata fi comparate cu punctele tari si slabe ale propriei afaceri.

Indiferent de domeniul de activitate al unei afaceri mici si mijlocii, aceasta trebuie sa-si stabileasca scopurile si obiectivele inainte de elaborarea strategiei afacerii. Scopul se refera la ceea ce firma isi planifica sa realizeze in viitor, iar obiectivele la sarcini specifice, controlabile si masurabile, pe termen scurt (productivitate, eficienta, etc.).

Dupa stabilirea scopurilor si obiectivelor afacerii se trece la formularea strategiilor si alegerea celei mai potrivite dintre acestea. Strategia unei afaceri cuprinde toate actiunile prin care managerul isi planifica atingerea obiectivelor propuse.

Urmatorii pasi in planificarea strategica a afacerilor mici si mijlocii sunt implementarea planului strategic si apoi controlul rezultatelor activitatii firmei.

2. Rolul planului de afaceri

Planul de afaceri este un document pe care un intreprinzator  il creeaza atunci cand doreste transformarea unei idei intr-o activitate, in urma analizarii tuturor factorilor care vor avea impact asupra succesului demararii afacerii, dar si asupra managementului acesteia.

Planul de afaceri:

Este cel ce duce ideea unei afaceri de la concept si planificare in stadiul de implementare si functionare;

Este utilizat in situatiile cand se doreste obtinerea unui credit bancar sau atunci cand se doreste atragerea de investitori;

Trebuie sa prezinte intentiile firmei atat pentru perioada imediat urmatoare, cat si pentru o perioada mai indelungata;

Trebuie sa fie realist conceput in ceea ce priveste problemele si obstacolele afacerii;

Ar trebui sa scoata in evidenta scopurile realizarii acestuia, dar si certitudinea ca vor fi indeplinite aceste scopuri.

Un plan de afaceri este necesar atunci cand:

Are loc initierea unei noi afaceri;

Are loc introducerea unui produs nou pe piata;

Se doreste patrunderea pe o noua piata, necunoscuta inca;

Afacerea dumneavoastra s-a dezvoltat;

Cumparati o afacere sau intrati intr-o concesionare.

Planul unei afaceri se realizeaza intotdeauna inaintea inceperii activitatii unei noi afaceri. Putem observa si din figura urmatoare care este pozitia unui plan de afaceri in evolutia acesteia.

Oricine doreste sa porneasca o noua afacere are un plan, chiar daca acesta este doar informal. Motivele pentru care trebuie totusi sa se realizeze un plan de afacere sunt:

procesul de planificare reprezinta o modalitate de evaluare a ideii de afacere inca dinainte ca aceasta sa fie pusa in practica;

planul de afacere poate fi un sprijin in determinarea raportului dintre rezultatele obtinute din afacere si riscurile asumate;

intotdeauna cererea unui imprumut bancar trebuie insotita de planul afacerii ca parte a cererii;

partial planul de afaceri poate constitui o imagine a viitorului afacerii, acesta putand fi utilizat in atragerea viitorilor angajati ai firmei sau atunci cand se doreste angajarea pe termen lung de personal inalt calificat;

planul de afacere deoarece identifica elementele esentiale ce se vor realiza, actiunile ce se vor intreprinde, ordinea lor si perioada de timp necesara fiecarui eveniment poate constitui un element de urmarire ce permite evaluarea progresului afacerii.

Planul de afacere odata realizat obliga managerul sa continue procesul de planificare in continuarea perioadei deja planificate, prin reorganizarea sau extinderea planului initial.

Un plan de afaceri bine realizat ar trebui considerat un instrument de management, o linie directoare a dezvoltarii noii afaceri.

Intreprinzatorii trebuie sa realizeze si sa prezinte intotdeauna creditorilor, finantatorilor sau potentialilor asociati planul lor afaceri, deoarece in prezent, bancile, detinatorii de capital sau investitorii particulari analizeaza amanuntit planul de afaceri al unei firme solicitante de credit sau de participare la o investitie, inainte de a lua o decizie.

Planul de afaceri are un rol deosebit de important datorita rolului sau de ghid al activitatii interne al unei firme.

Majoritatea intreprinzatorilor au o viziune oarecum ingusta referitor la motivul realizarii unui plan de afacere. Acestia cred ca realizarea planului de afaceri este doar pentru a determina un potential creditor sau investitor sa ofere sprijinul banesc de care firma are nevoie, sau doar ca o modalitate de evaluare a ideii afacerii inainte de demararea acesteia. Ei nu vad utilitatea acestui plan pentru dezvoltarea unei afaceri, chiar daca planul ofera instructiunile necesare transpunerii ideii de afacere in practica, dar si transformarea ei intr-o afacere profitabila.

Ceea ce doresc numerosi intreprinzatori este sa poata gestiona toate aspectele unei afaceri fara a scrie un cuvant, desi un plan de afaceri scris si bine structurat ajuta intreprinzatorul sa tina cont in demararea si dezvoltarea unei afaceri de toti factorii relevanti.

Tinand cont de motivele enumerate mai sus planul de afaceri trebuie considerat deosebit de important indiferent de natura afacerii si de aceea se recomanda tuturor managerilor sa realizeze anual revizuirea si actualizarea acestuia.

3. Intocmirea planului de afaceri

Oricine doreste initierea unei noi afaceri are nevoie in mod sigur de un plan pentru demararea acesteia. Multi dintre intreprinzatori realizeaza planul afacerii pentru simplul motiv ca procesul planificarii este considerat un mod de evaluare a ideii de afacere. Altii doar pentru ca planul de afaceri este un element important in cazul cererii unui imprumut. Dar, indiferent de motivele pentru care intocmim un plan de afaceri, trebuie sa cunoastem cateva caracteristici ale realizarii acestuia.

Desi nu exista un standard al realizarii unui plan de afaceri, cele mai multe dintre acestea au anumite elemente comune, cum ar fi:

sumarul executiv (rezumatul) - cuprinde (in 1 - 3 pagini) o privire de ansamblu a intregului plan de afaceri. Sumarul executiv se realizeaza doar dupa ce intreg planul de afaceri a fost finalizat. Trebuie sa sublinieze punctele esentiale ale planului si, ideal, sa fie suficient de interesant pentru a-l determina pe cititor sa continue;

descrierea generala a firmei - se prezinta si explica tipul de afacere (daca afacerea deja exista se prezinta si istoricul acesteia).

produsele si serviciile - se vor descrie produsele si/sau serviciile firmei cu caracteristicile lor, dar totodata se va mentiona si motivul pentru care consumatorii vor cumpara produsul/ serviciul respectiv;

planul de marketing - se va face o prezentare a consumatorilor, a concurentei firmei, a strategiei de marketing previzionata, a elementelor ce ofera firmei avantaje concurentiale;

managementul afacerii - sunt mentionati: investitorii, echipa manageriala, directorii si experienta si competentele fiecaruia;

planul operational - se vor prezenta activitatile firmei, spatiile, forta de munca, materiile prime necesare si procesele de productie implicate;

proiectiile financiare - se vor prezenta proiectii ale veniturilor, costurilor si profitului;

aspecte legislative - se mentioneaza forma de organizare legala, impreuna cu aspectele legale ale infiintarii si functionarii afacerii in forma respectiva.