Managementul aprovizionarii si desfacerii: concept, continut, trasaturi

Managementul aprovizionarii si desfacerii: concept, continut, trasaturi.

Managementul aprovizionarii reprezinta activitatea prin care se asigura elementele materiale si tehnice necesare productiei in volumul si structura care sa permita realizarea obiectivelor generale ale intreprinderii, in conditiile unor costuri minime si a unui profit cat mai mare.

Datprita gradului ridicat de specializare aparut in viata economica, dar si datorita specializarii acestor intreprinderi, tot aici se incadreaza si activitatea de colaborare si cooperare dintre acestea.

Relatiile economice de acest fel se mai numesc " relatii de parteneriat".

In literatura de specialitate se face deosebirea clara intre termenii de aprovizionare, ca termen de specialitate si urmatorii termeni: Achizitionare, asigurare, aprovizionare, cumparare ,alimentare.

Concret, achizitionarea, inseamna o actiune de angajament financiar, de cumparare a unor resurse materiale sau de produse, fiind o tranzactie monetara efectiva.

Aprovizionarea, are un continut mai larg, deoarece achizitionarea este doar unul dintre momentele aprovizionarii. Se foloseste in literatura de specialitate si expresia de asigurare materiala si cu echipamente tehnice ca fiind un termen echivalent al aprovizionarii

Asigurarea, inseamna insa mai mult, deoarece sfera sa de cuprindere este mai larga, ea cuprinzand atat aprovizionarea cat si completarea bazei materiale si tehnice necesare.

Alimentarea este actiunea de finalizare a procesului de aprovizionare sau de asigurare prin trecerea in consum a resurselor materiale aduse. Alimentarea se realizeaza in interiorul intreprinderii prin trecerea materialelor si materiilor prime din depozitele in care acestea se afla catre locurile in care acestea urmeaza a fi prelucrate.

Definitie.

Cumpararea este un act comercial care cuprinde identificarea nevoilor, alegerea furnizorilor, negocierea pretului si a altor conditii de tranzactionare si urmarire a comenzilor pana la livrarea acestora (H. Lewis si W.England)

Unii autori definesc activitatea de asigurare materiala prin termenul de logistica, in acest caz sfera de cu prindere fiind mult mai extinsa.

Clienti potentiali si reali----- Cerere------Plan programe de desfacere----contracte, comenzi acceptate------Plan si programe

Stocuri de produse finite

De productie------Fabricatie-----Necesitati de consum------plan si programe de aprovizionare------Studiul pietei si alegerea

Stocuri materiale si materiale refolosibile

Furnizorilor------Strategii-----Negociere contracte si conventii.

Gestiunea fluxurilor materiale se incadreaza in termenul general de asigurare materiala care defineste aria completa de cuprindere a intregului proces de formare si gestiune a bazei materiale si de echipamente tehnice ale intreprinderii.

Managementul aprovizionarii, respectiv al desfacerii sunt concepte unitare, complexe , carora le este proprie o structura extinsa de activitati componente care au in vedere, ca elemente de ansamblu, problemele de conducere-coordonare, previziune-programare-contractare, de organizare, antrenare, derulare efectiva, de urmarire-control, analiza si evaluare.

Obiectivele managementului aprovizionarii sunt:

q      Identificarea si stabilirea volumului si structurii materiale si energetice necesare desfasurarii activitatii de ansamblu a unitatii economice si in primul rand celei de productie.

q      Fundamentarea tehnico-economica a planului si programelor de aprovizionare materiala si energetica a unitatii. In acest scop se folosesc planul de fabricatie, normele de consum pentru intreaga structura de fabricatie.

q      Dimensionarea pe baza de documentatie tehnico-economica a consumurilor materiale si energetice. Prin aceasta actiune se asigura elementele tehnice de calcul a necesitatilor materiale si energetice si se concretizeaza in elaborarea de norme de consumuri analitice, fundamentate tehnic si economic, prin utilizarea acestor norme tehnice de consum, cu semnificatia economica deosebita, se previne consumul irational, risipa de materiale, etc.

q      Elaborarea de bilanturi materiale si energetice care contribuie la evidentierea modului de folosire a resurselor, ca si a formei concrete de regasire a acestora pe parcursul prelucrarii

q      Dimensionarea pe criterii economice a stocurilor si loturilor de resurse materiale pentru comanda si aprovizionare

q      Prospectarea pietei interne si externe de resurse materiale si energetice in vederea depistarii si localizarii surselor reale si potentiale de furnizare. Aceasta actiune presupune emiterea de cereri de oferta, investigatii la targuri si expozitii interne si internationale, la bursele de marfuri, studierea de cataloage comerciale etc.

q      Alegerea resurselor materiale si echipamentelor tehnice care raspund cel mai bine caracteristicilor cererilor pentru consum, prezinta cele mai avantajoase conditii de livrare, reprezinta substituienti eficienti pentru materiale deficitare, scumpe care se asigura prin import.

q      Alegerea furnizorilor a caror oferta prezinta cele mai avantajoase conditii economice si asigura certitudine in livrarile viitoare pe termen scurt sau lung.

q      Elaborarea strategiilor in cumpararea  de resurse in raport cu piata de furnizare interna si externa.

q      Testarea credibilitatii furnizorilor selectati in scopul evidentierii probitatii morale, garantiilor de care se bucura, seriozitatii in afaceri, responsabilitatii in respectarea obligatiilor asumate si nu in ultimul rand, a solvabilitatii.

q      Negocierea si concretizarea relatiilor cu furnizorii alesi

q      Urmarirea si controlul derularii contractelor de asigurare materiala, intocmirea fiselor de urmarire operativa a aprovizionarii pe furnizori si resurse.

q      Analiza periodica a stadiului asigurarii bazei tehnico-materiale, a realizarii programelor operative si a planurilor de aprovizionare.

q      Asigurarea conditiilor normale de primire-receptie, a partizilor de materiale sosite de la furnizori. Aceasta presupune amenajarea unor spatii adecvate pastrarii acestora, organizarea gestiunilor, constituirea comisiilor de preluare -receptie, organizarea activitatii acestora

q      Stabilirea anticipata a spatiilor de depozitare si dotarea lor cu mobilier adecvat, organizarea interna a fluxurilor de circulatie, alegerea unor sisteme eficiente de depozitare, asigurarea conditiilor de pastrarea-conservare cerute de natura resurselor materiale depozitate, ca si a normelor PSI.

q      Organizarea rationala a sistemului de servire (alimentare) ritmica cu resurse materiale a subunitatilor de consum ale intreprinderii, in stricta concordanta cu cerintele acestora si cu programele de fabricatie care au stat la baza elaborarii celor de aprovizionare.

q      Controlul sistematic a evolutiei stocurilor efective in raport cu limitele estimate pentru a se evita consecintele economice nefavorabile pe care le poate genera suprastocarea sau lipsa de materiale in stoc asupra activitatii economice a intreprinderii, a situatiei financiare a acesteia.

q      Urmarirea si controlul utilizarii resurselor materiale si energetice pe destinatii de consum

q      Conceperea si aplicarea unui sistem informational corespunzator, cuprinzator, simplu si operativ, care sa permita vehicularea unui volum mare de informatii in timp scurt, evidentierea clara a starii reale a procesului de asigurare materiala, evidenta corecta a materialelor.

q      Selectarea si angajarea dupa principiul competentei a personalului de specialitate in structura profesionala specifica, formarea si perfectionarea lucratorilor din sectorul de asigurare materiala prin diferite forme de pregatire, etc.

Managementul aprovizionarii materiale integreaza intr-un tot unitar fluxul si controlul resurselor materiale de la momentul initierii procesului de asigurare a lor si pana la transformarea lor in marfa.

Managementul aprovizionarii poate fi privit ca si o modalitate de grupare a activitatilor specifice, interpretat printr-o abordare sistemica.

Intre activitatile pentru a caror realizare trebuie acordata o atentie sporita se numara:

studierea pietei de furnizare, a furnizorilor potentiali si reali.

Selectarea si testarea credibilitatii furnizorilor

Elaborarea strategiilor in cumpararea sau achizitionarea de resurse materiale si echipamente tehnice, ca si in domeniul gestiunii stocurilor

Negocierea conditiilor de vanzare -cumparare.

Urmarirea evolutiei pietei de furnizare, a structurii si potentialului de resurse, a preturilor.

Prin natura lui subsistemul aprovizionarii materiale poate contribui in mod real asupra imbunatatirii performantelor tehnice si de calitate a produselor fabricate de intreprindere, prin identificarea de standarde noi de calitate, care se impun pe piata, de materiale si echipamente noi.

Abordarea exigenta a managementului aprovizionarii este dictata de considerente de ordin financiar, iar ratiunea acestuia are in vedere necesitatea controlului permanent asupra stocurilor, precum si a fondurilor care au fost investite in acestea.

Se considera, in tarile dezvoltate ca datorita unei bune organizari a aprovizionarii materiale costurile de fabricatie pot scadea cu 10 % .