Declansarea schimbarilor in sistemul informational

Declansarea schimbarilor in sistemul informational

Tehnologiile bazate pe computer sunt utilizate pentru a distribui si colecta informatia din diferite parti ale organizatiei, in special, de catre companiile care se confrunta cu cantitati mari de date, pe care trebuie sa le foloseasca, intr-o maniera mai mult sau mai putin coordonata. Asigurarea acelorasi informatii tuturor utilizatorilor poate deveni o sarcina dificila, in afara unor suporturi electronice de date si a procedurilor computerizate de acces si procesare. Bazele de date, posta electronica (e-mail), retelele locale s.a. intra in categoria tehnologiilor informatice bazate pe computer. Lor li se adauga tehnologiile vizuale, de comunicare (fax-ul), care permit transmiterea, pe liniile telefonice, a copiilor unor materiale scrise.

Comunicarea manageriala, metodele si tehnicile de management pentru luarea deciziilor sunt influentate de tehnologiile informatice de comunicare. Principalul lor beneficiu este conectarea diferitelor parti ale organizatiei. Grupurile de munca pot fi extinse, sau chiar constitute spontan, de indata ce o nevoie particulara le justifica. Lucrul in echipa este conditionat de utilizarea retelei si a acelorasi software-uri, iar nu a computerelor personale diferite.

Intr-o organizatie cu o structura printr-o retea electronica de comunicare, oamenii sunt liberi sa comunice. Cand, intr-o parte a organizatiei apare o problema, membrii departamentului pot contacta imediat departamentele corespunzatoare acelei probleme, pe cel de la aprovizionarea cu materiale, productie etc., carora le prezinta problema si de la care pot primi imediat sugestii, avertismente, corecturi. Practicienii stiu insa ca desi retelele electronice ar permite ca orice schimbare sa se poata comunica apasand pe buton, contactandu-i pe cei care ar putea sa o rezolve, schimbarea depinde de acceptarea mesajului, de acordul destinatarului acestui mesaj. Iar acordul, definitia consensuala a problemei nu depinde numai de reteaua rapida de transmitere a mesajelor.

Explicarea acordului se sustrage chiar modelului comunicarii ca transmitere de informatie. Nu pot fi minimalizate insa uriasele beneficii ale comunicarii prin retele electronice. Spre exemplu toti partenerii pot lucra pe aceeasi baza de date.

Eficienta lucrului in echipa utilizatorilor depinde de libertatea, pe care fiecare o are, de acces la inregistrarile facute de oricare altul.

E-mail-ul creste calitatea unui sistem informational si a comunicarii, in special pentru ca ofera un canal de comunicare cu o banda larga, utilizatorii avand posibilitatea transmiterii grafice a unor imagini, precum si pe aceea a crearii sistemelor de mesaje structurate care ridica eficienta colaborarii.

Conferintele computerizate reprezinta o modalitate de comunicare asemanatoare cu e-mail-ul (prin canalul folosit), precum si ,,buletinele' informative ale managementului unui grup industrial. Diferenta fata de e-mail este ca utilizatorii pot citi, interveni intr-un text vizibil tuturor participantilor.

Colaborarea in echipa manageriala sau intre membrii mai multor departamente din interiorul organizatiei are unele trasaturi specifice.

Coordonarea unui proiect deja definit, spre exemplu printr-o initiala alocare a sarcinilor dupa statut, expertiza sau preferinta, se preteaza la o comunicare rapida si usoara (cum este e-mail-ul) a informatiilor legate de sarcina.

Schimbarile in sistemul informational implica schimbul de informatie necontroversata, pe teme in legatura cu care membrii echipei au considerabile cunostinte comune. Fiecare membru se face cu siguranta inteles de ceilalti. E-mai-ul ofera un canal de comunicare care permite membrilor, altfel neimplicati direct in echipa de management, sa participe mai activ la rezolvarea problemelor. Utilizatorii il considera un mecanism valoros de coordonare ti comunicare, dar se pot simti iritati de limitarea comunicarii la informatia legata de o anumita sarcina sau proiect.

Sistemele de videoconferinte permit transmiterea la distanta a sunetelor si imaginilor, astfel ca utilizatorii, desi fizic absenti, se vad si se aud unul pe altul. Sistemul nu permite, de fapt, utilizatorilor sa converseze la fel de liber ca in comunicarea fata in fata. Persoana care vorbeste la un moment dat nu poate fi la fel de usor intrerupta prin interventia altora, intr-un dialog. Secventialitatea rigida a comunicarii poate stanjeni un proces in care participantii trebuie sa se acomodeze mutual, sa se explice si sa se inteleaga unul pe altul. Videoconferinta poate fi, in schimb, utila, in programele de pregatire din organizatie.

Este oare organizatia de astazi pregatita sa castige din progresele pe care tehnologia informationala le ofera? Cum ar trebui integrate aceste elemente noi in sistemul informational actual din organizatiile romanesti?

Toate aceste schimbari necesita o analiza a sistemului informational existent si o cercetare a posibilitatilor de perfectionare a lui. Ca orice schimbare, si perfectionarea sistemului informational necesita o serie de transformari importante in procesele de culegere, inregistrare, prelucrare si transmitere a informatiilor, in modul de stocare a informatiilor, in mijloacele folosite in acest scop.

Se constata tot mai mult ca organizatiile investesc in achizitionarea de tehnica moderna de calcul, hardware, dar la fel de rapida este si miscarea in achizitionarea de

software. In stransa legatura cu cresterea rolului software-ului se manifesta si extinderea "time-sharing-ului', ce reprezinta un sistem descentralizat de prelucrare a datelor, care asigura folosirea concomitenta a calculatorului de catre mai multi beneficiari, care transmit si primesc datele la sediul lor. Time-sharing-ul are, asa cum arata specialisii, o serie de avantaje, intre care:

- accesul concomitent al mai multor utilizatori la calculator;

- prelucrarea in paralel a mai multor programe;

- amplasarea si accesul la calculator al beneficiarului din afara sistemului;

- furnizarea de raspunsuri directe beneficiarului, adesea in timp real.

Aceasta este o alta schimbare importanta care trebuie sa aiba loc si in sistemele imformationale din firmele romanesti.

Schimbarea sistemului informational este determinata de o serie de elemente de principii:

Modificarea obiectivelor organizttiei, intrucat sistemul informational nu reprezinta un scop in sine, ci un mijloc de stabilire si realizare a obiectivelor. In consecinta, sistemul informational trebuie sa furnizeze informatiile necesare pentru stabilirea si realizarea obiectivelor organizatiei. De exemplu pentru stabilirea obiectivului privind asimilarea unui nou produs, sistemul informational trebuie sa furnizeze informatii privind cererea probabila a produsului, cerintele consumatorilor, pretul de vanzare, tehnologia de fabricatie, eficienta probabila a asimilarii s.a. Totodata, pe parcursul realizarii acestui obiectiv sistemul informational trebuie sa furnizeze informatii privind respectarea nivelului productiei, a standardelor de calitate, a costurilor s.a.m.d., cu identificarea disfunctionalitatilor si a cauzelor care le genereaza. Pe aceasta baza se adopta decizii de reglare a activitatii firmei, care asigura realizarea obiectivelor stabilite.

Modernizarea si diversificarea mijloacelor de culegere,inregistrare, transmitere si prelucrare a informatiilor care scurteaza considerabil perioada rezervata acestor activitati si implicit reducerea costurilor necesare lor.

O conducere eficienta nu poate exista daca managementul neglijeaza, ignora sau respinge noul in domeniul circulatiei informatiilor, informaticii manageriale etc.

Schimbarea structurii organizatorice determina in mod automat si schimbarea sistemului informational intrucat au aceleasi puncte de pornire - sistemul de obiective si cel al activitatilor necesare realizarii obiectivelor.

Structura organizatorica influenteaza sistemul informational prin orientarea fluxurilor informationale in functie de sarcinile si competentele atribuite diferitelor posturi, precum si prelungirea acestor fluxuri determinate, in principal, de numarul de niveluri ierarhice.

Totodata, continutul informatiilor este diferentiat pe niveluri ierarhice. Astfel, conducatorii situati la nivelul conducerii inferioare sau de mijloc, au nevoie de informatii detaliate privind managementul productiei in compartimentul pe care il conduc.

La nivelul atelierelor, formatiilor de lucru si al locurilor de munca, se urmareste zilnic -realizarea productiei programate, incadrarea in normele de timp, in normele privind consumul de rnateriale si in standardele si normele de timp, precum si frecventa opririlor accidentale ale utilajelor. Acesti conducatori opereaza in principal cu informatii din interiorul organizatiei.

Managerii situati la nivelul conducerii medii - sefii de sectii, fara personalitate juridica,sefii de servicii au nevoie de informatii sintetice privind evolutia proceselor tehnico-economice pe care le conduc. Totodata, acesti manageri opereaza attt cu informatii din interiorul organizatiei, cat si din afara acesteia.

Managerii situati la nivelul conducerii superioare opereaza cu informatii sintetice, la nivelul organizatiei, privind realizarea productiei fizice, a cifrei de afaceri, a profitului, a productivitatii muncii si costurilor de productie s.a. Totodata, ei au nevoie de informatii necesare procesului de planificare. Acesti manageri au nevoie de informatii interne, dar si multe informatii externe privind evolutia mediului ambiant extern al firmei.

Sistemul informational la randul lui influenteaza structura organizatorica. Astfel, dimensionarea personalului din cadrul structurii se face in functie de volumul de munca necesar prelucrarii informatiilor.

Modificari importante in structura organizatorica intervin in cazul functionarii unui sistem informatic, bazat pe folosirea calculatoarelor electronice. In aceste conditii, apare in cadrul structurii o noua veriga organizatorica, oficiul sau centrul de calcul, centrul informatic etc., se modifica raportul intre munca de analiza si cea de rutina, in favoarea primei,creste rolul conducatorilor situati la nivelul conducerii medii care acum dispun de informatii mai multe, ceea ce le largeste aria decizionala, se elimina conducerea centralizata prin descentralizare, intrucat mai multe decizii intra in competenta conducerii medii, iar conducatorii din varful ierarhiei pot avea acces rapid la informatii care le permit sa exercite un control asupra deciziilor adoptate la nivelul mediu si inferior. Se manifesta tendinta de aplatizare a structurii prin reducerea numarului de niveluri ierarhice, ca urmare a largirii considerabile a sferei decizionale la unele dintre acestea, ceea ce permite suprimarea altor niveluri.

Acestea sunt cateva elemente de principiu care determina schimbarile in sistemul informaaional.

Vizavi de procesul schimbarii trebuie identificate dintre ele cerintele a caror respectare influenteaza uneori decisiv desfasurarea acestuia, mentionate in continuare:

-Determinarea corecta si completa a caracteristicilor si modului de functionare a organizatiei;

-Precizarea principalelor relatii in cadrul si in afara sistemului de management al
organizatiei;

-Identificarea centrelor de decizie, a naturii deciziilor si a informatiilor necesare fundamen- tarii acestora;

-Stabilirea unor mecanisme corespunzatoare de desfasurare a proceselor tehnico-
economice si de birou;

-Asigurarea cantitativa si calitativa a personalului necesar implementarii schimbarilor;

-Asigurarea unei concordante dintre metodele de conducere practicate si sistemul
informational;

-Stabilirea unei legaturi intre organizarea structurala a datelor care se prelucreaza si
organizarea structurala a procedurilor de prelucrare;

Mentinerea stabilitatii sistemului informational dupa schimbare si crearea conditiilor
pentru adaptarea continua a acestuia.

Desigur, declansarea procesului schimbarii depinde de receptivitatea managementului fata de noile elemente ale sistemului informational, care, fara indoiala, vor imbunatati considerabil calitatea proceselor de comunicare, dar si a deciziilor de management, contribuind semnificativ la inlaturarea deficientelor majore de care sufera in prezent sistemele informationale.

Schimbarile in sistemul informational, ca de altfel toate schimbarile organizationale, pot fi implementate doar cu participarea directa a resurselor umane.