Metode si tehnici utilizate in procesul schimbarii sistemului informational

Metode si tehnici utilizate in procesul schimbarii sistemului informational

In fiecare etapa prezentata pot fi apelate mai multe metode si tehnici. Calitatea procesului de schimbare a sistemului informational este puternic influentata de instrumentarul folosit in etapele de analiza, de formulare a variantelor de schimbare si de implementare a noului sistem informational imbunatatit. Cateva metode si tehnici reprezentative pentru etapele procesului de schimbare a sistemului informational le prezentam in continuare.

Pentru prima etapa a procesului de schimbare a sistemului informational se poate apela si la urmatoarele metode:

Analiza diagnostic, pentru a identifica disfunctionalitatile si cauzele care au
determinat aparitia lor in domeniul analizat in special si in sistemul de management in general.

Analiza SWOT pentru a cunoaste punctele slabe si forte ale domeniului analizat
dar si oportunitatile si amenintarile la adresa organizatiei in general si a sistemului de management al acesteia, in special.

Analiza de tip cauza - efect permite o abordare detaliata a fenomenelor negative
constatate in organizatie, in general, in sistemul informational al acesteia, in special, si reunirea tuturor fenomenelor negative identificate intr-un tablou al problemelor.

Chestionarul pentru obtinerea de informatii suplimentare despre sistemul informational in general si fiecare componenta a acestuia, conferind realism procesului de definire a cerintelor de schimbare a sistemului informational.

Interviul pentru culegerea de informatii deosebit de utile fazelor de declansare a studiului asupra sistemului informational, de precizare a problemelor si obiectivelor organizationale etc.

ORTID pentru definirea problemelor care trebuie analizate si stabilirea
nr. prioritatilor de abordare a obiectivelor organizatiei in general si sistemului informational in special

Sedinta pentru informarea si luarea deciziei de schimbare a sistemului informational, de definire a obiectivelor vizavi de sistemul informational.

Sinograma pentru reprezentarea si rationalizarea fluxurilor de procese si actiuni din cadrul organizatiei, care descriu circuite si fluxuri informationale.

Matricea descoperirilor pentru obtinerea de noi idei si solutii de schimbare a sistemului informational.

In cea de a doua etapa a procesului de schimbare a sistemului informational, in afara metodelor deja prezentate, respectiv: chestionarul, observarea directa, sedinta, se mai pot folosi si urmatoarele metode si tehnici:

Consultarea documentelor pentru obtinerea informatiilor realiste despre suportii
informationali integrati in sistem, despre gradul de prelucrare a informatiilor cuprinse in documentele care circula in sistemul informational etc.

Diagrama de relatii a sistemului informational pentru a identifica principalele conexiuni ale componentelor sistemului cu diferite verigi ale structurii organizatorice intre care exista diferite tipuri de relatii organizatorice.

Diagrama ASME pentru reprezentarea grafica a fluxurilor informationale in vederea rationalizarii lor.

Diagrama SCOM pentru reprezentarea grafica a fluxurilor informationale, avand grad mai avansat de detaliere decat tehnica ASME, reflectand operatiile efectuate, executantii acestora, documentele si fluxurile informationale de ansamblu.

Graficul lui Hyjmans pentru reprezentarea grafica a circuitelor de documentare rationalizarea fluxurilor informationale.

Graficul lui Planus pentru rationalizarea fluxurilor informationale.

Schema bloc (schema logica sau diagrama de rutina) pentru reprezentarea
fluxurilor informationale la un grad destul de inalt de generalitate cu ajutorul unor simboluri (vezi figura nr. 10.3).

Diagrama de rutina generala care reprezinta o varianta a schemei bloc si foloseste cateva simboluri pentru reprezentarea fluxurilor informationale tabele cu mai multe rubrici in care apar:

activitatile analizate.

subactivitatile analizate.

frecventa activitatilor intr-un proces.

numarul de operatii integrate in activitate.

Forma de reprezentarea a diagramei de rutina generala

Fig.10.3 Simboluri folosite in schema bloc

Reprezentarea pe orizontala a sistemului informational sau flowchartul pentru o mai buna vizualizare a circuitelor si fluxurilor informationale in vederea analizei.

Reprezentarea pe verticala a fluxului informational pentru o mai buna vizualizare a circulatiei informatiilor cuprinzand compartimentul (simbolul acestuia), frecventa documentului, denumirea, tipul activitatii si operatiile in care documentul este implicat, persoanele cu functii de conducere sau executie care le efectueaza. Aceste informatii se reunesc in tabelul pentru reprezentarea schemei verticale a fluxului informational,.

In cea de a treia etapa a procesului de schimbare a sistemului informational, in afara catorva metode care au fost deja prezentate, se recomanda si urmatoarele:

-Sesiunea Philips 66, pentru obtinerea de idei si solutii de imbunatatire a sistemului informational analizat.

- Synapse, de asemenea pentru obtinerea de noi idei si solutii pentru imbunatatirea
sistemului informational existent.

- Sinectica, pentru descoperirea modului in care ar trebui modificate componentele
sistemului informational.

- Brainstorming, pentru descoperirea de noi modalitati de analiza si imbunatatire a sistemului informational etc.

In cea de a patra etapa a procesului, respectiv cea de implementare a sistemului informational schimbat, se face conversia de la vechiul la noul sistem informational. Se recomanda mai multe tehnici:

Conversia cu sistem pilot, pentru situatiile cand vechiul sistem este abandonat imediat ce s-a hotarat introducerea noului sistem.

Conversia in paralel, pentru situatiile in care cele doua sisteme functioneaza impreuna o anumita perioada de timp, dupa ce vechiul sistem a fost inlocuit.

Conversia progresiva pentru situatiile cand vechiul sistem se abandoneaza treptat, fiind inlocuit cu elemente ale sistemului informational imbunatatit.

Desigur, aceste tehnici se adauga celorlalte metode si tehnici prezentate deja in acest subcapitol, inlocuit cu elemente ale sistemului informational imbunatatit.

Daca managerii vor reusi sa identifice metodele si tehnicile potrivite si sa aplice corespunzator unele dintre metodele si tehnicile propuse pentru fiecare etapa a procesului de schimbare a sistemului informational, cu siguranta ca receptivitatea resurselor umane fata de acest proces va fi mare, iar implementarea efectiva va conduce la realizarea obiectivelor organizatiei, cele care de fapt au determinat declansarea procesului.