Locul si importanta logisticii in firma

Locul Si importanta logisticii in firmA

Deoarece teoria logisticii a fost conturata si contributia acesteia la activitatea comerciala este evidentiata, se pune problema cunoasterii modului de abordare a problemelor logistice ale firmei, dupa ce in prealabil s-a evaluat ceea ce este in prezent actiunea logistica in firma analizata.

Punctele de vedere privind evaluarea logisticii se refera la evaluarea componentelor asupra carora actioneaza logistica (gestiunea fluxurilor, gestiunea interfetelor si gestiunea procesului de punere a produsului la dispozitia clientilor); propunerea unei modalitati de actiune; precizarea celor patru subsisteme logistice (distributia fizica, productie, aprovizionare si sustinere post-vanzare); stabilirea celor trei niveluri posibile de actiune (nivelul de pilotaj, nivelul informational si nivelul operational); indicarea marimii familiei logistice in firma; organizarea logistica in firma.

Componentele gestiunii logistice

Avand in vedere evolutiile comerciale, se pot evidentia cele trei componente (dimensiuni) ale gestiunii operationale pe care logistica se sprijina si anume: gestiunea fluxurilor, necesara pentru a raspunde intensificarii schimburilor comerciale; gestiunea inter­fetelor, folosita pentru a raspunde problemelor aparute si constituirii retelelor; gestiunea sustinerii produsului, avand drept scop imbunatatirea serviciului la client (fig. 11).

Implicarea logisticii conduce la satisfacerea clientului si reducerea costurilor. Pentru realizarea acestei performante se recomanda utilizarea a patru principii de organizare si anume: cunoasterea si accelerarea fluxurilor de informatii; cunoasterea si accelerarea fluxurilor de produse; cunoasterea si respectarea angajamentelor reciproce; cunoasterea si gestionarea riscului.

Fluxurile - prioritate a logisticii

Logistica are ca prima vocatie administrarea fluxurilor fizice ale firmei. Notiunea de flux este utilizata pentru a caracteriza intensitatea unei treceri, a unei miscari in decursul timpului si se exprima in: numarul de paleti pe ora intr-o arie de stocaj; numarul de camioane pe zi la rampa de receptie a unui antrepozit; numarul de piese pe minut intr-un atelier etc .

Logistica se ocupa deci zilnic de productie, de operatiunile fizice elementare (absolut necesare de stiut si pe care le administreaza separat dupa reguli proprii) cum sunt: transferurile (intre ateliere, depozite, clienti, furnizori etc); pregatirile (control inainte de stocare, pregatirea comenzilor si ambalajelor) etc. Acestea devin astfel parti ale inlantuirii diferitelor faze de punere a unui produs la dispozitia clientilor. Restrictiile economice si comerciale implica considerarea fiecarei faze independent de celelalte, inclusiv o buna inlantuire a acestora, fapt ce influenteaza direct performanta comerciala .

Fig.   11 Cele trei fundamente ale logisticii si originile lor.

Gestiunea fluxului fizic

In cadrul fluxului fizic, fluxul de informatii operationale joaca rolul de factor declansator al activitatilor. Aceste informatii concura la o anume structura a sistemului de luare a deciziei logistice. Aceasta structura cuprinde: alegerea actiunilor pe termen lung, mijlociu sau scurt (informatii despre produse, antrepozite, structura comenzilor etc); declansarea actiunilor ce trebuie intreprinse (ordine de livrare, ordine de comanda, ordin de pregatire etc); urmarirea actiunilor intreprinse (borderou de receptie, tablou de bord etc). Asa cum, pentru functia de marketing exista sefi de produse, responsabili de viata co­merciala a unui produs, asa exista si gestionarii de flux de produse care sunt responsabilii lo­gistici ce au in sarcina ansamblul fluxurilor fizice legate de un produs sau o gama omogena.

Interfetele conduse de logistica

Constituirea fluxului logistic se realizeaza prin agregarea fluxurilor fizice si administrative elementare legate de logistica, in cadrul activitatilor urmatoare: activitatea de achizitie si aprovizionare (lansarea comenzilor, livrarea materiilor si componentelor, gestiunea relatiei furnizor etc) activitatea de productie (ordonantarea mijloacelor de productie, nivelul stocurilor etc); distributia fizica (gestiunea comenzilor, activitatea de antrepozit, pregatirea comenzii, expeditie etc); activitatea post-vanzare (gestiunea comenzilor si reaprovizionarilor, expeditie etc).

La intersectia fluxurilor fizice si administrative exista zone de interfata, unde se confrunta adesea logici divergente. De aceea, logistica va avea ca sarcina sa omogenizeze aceste interfete in scopul de a le face utilizabile pentru fluxul fizic in mod simplu, eficace si ieftin. Conjugarea optimizata a competentelor operationale solicita aplicarea unor reguli comune de gestiune. Aceste reguli sunt in principal stabilite si aplicate asupra unor locuri comune ce reprezinta zonele unde se manifesta obiective divergente intre fluxuri. Astfel, logistica, prin preocuparile sale de integrare face oficiul de gestionar al interfetelor si se propaga ca o unda care atinge, putin cate putin, toate activitatile operationale.

Logistica de punerea produsului la dispozitia clientului

In final, logistica isi ia in sarcina pilotajul operational al fluxurilor de produse, componente si materii prime. Ea cauta sa sincronizeze ansamblul ritmurilor proprii fiecaruia dintre subsistemele logistice ce le are in sarcina si devine astfel singura capabila de a crea o imagine completa asupra diferitelor dimensiuni operationale ale tuturor sectoarelor.

Intr-o perspectiva organizationala, logistica are caracter de integrare a diferitelor functii operationale, este ceea ce unele firme denumesc o functie transversala. Intr-o perspectiva comerciala, ea devine producatorul ofertei de servicii propuse de firma .

Logistica este, deci, un fabricant de oferta de servicii care trebuie: sa anticipeze asupra strategiei firmei pentru a putea sa se adapteze la orice tip de obiective fixate in termeni de productie de servicii; sa administreze productia acestor servicii stabilind "nomenclatura" si urmarind calitatea si costurile acestora; sa implice optim numerosii factori ce intervin in obiectivele productiei sale, deoarece resursele necesare sunt raspandite in interiorul firmei.

Logistici cu geometrie variabila

Realitatile logistice difera de la firma la firma si depind in principiu de marimea si natura firmelor. De aceea, realitatile logistice sunt in functie de natura firmei.

Aspectul logisticii firmei se situeaza in gestiunea operatiilor cotidiene. De aceea, diversitatea abordarilor in functie de marimea firmei sau sectorul de activitate este astfel conceputa incat scepticii vad in ea o imposibilitate de a avea o abordare generala a acesteia. Paradoxal, caracterul multidisciplinar al demersului logistic tinde sa genereze teama unui imperialism logistic, iar nevoile de informatii necesare pilotajului logistic al firmei sunt pretexte de a-l banui pe cel ce le solicita de ambitii de a fi director general. Aceasta, deoarece referintele existente azi despre implantarea logisticii provin inca de la marile grupuri, iar principiile fundamentale logistice sunt independente de sectorul de aplicare.

Se poate vorbi, deci, de existenta unor logistici cu geometrie variabila. Demne de remarcat - in acest sens - sunt interpretarile date logisticii in cadrul diferitelor firme: mobilizator al resurselor deficitare pentru firmele din industria prelucrarii lemnului; instrument de pilotaj pentru firmele de larg consum; instrument de organizare a firmei pentru marea industrie manufacturiera.

O modalitate de abordare a gestiunii logistice

Gestiunea conjugata a fluxurilor, interfetelor si procesului de punere a unui produs la dispozitia unui client creeaza nevoia unui cadru de reflexie si actiune pentru responsabilul logistic. In acest context, demersul logistic va putea, intr-o prima faza, sa se structureze si sa identifice actiunile de baza ce le va intreprinde. Pentru a-l defini, se identifica in prealabil subsistemele logistice si nivelele de actiune. Structura propusa este compusa astfel din doua directii (fig. 12).

Fig. 12 Structura actiunilor logistice posibile.

Subsistemele logistice

Gestiunea interfetelor de care se preocupa, intre altele, logistica, nu are alt motiv de a exista decat acela ca in firma sunt diferite entitati operationale ce coexista cu reguli de viata, a caror compatibilitate trebuie asigurata. Aceste entitati definesc subsistemele logistice care sunt concretizate in: aprovizionari; productie; distributie fizica; sustinerea post-vanzare (fig. 13) .

Al patrulea subsistem priveste mai exact produsele sale tehnice, deoarece exista mai multe feluri de fluxuri si anume: fluxurile de produse initiale; fluxurile de mijloace si piese pentru a asigura buna functionare a produselor initiale. Pe planul activitatii comerciale se constituie doua sisteme ce nu sunt decat in cazuri foarte particulare compatibile, deoarece nu provin intotdeauna de la acelasi furnizor si de la aceeasi uzina.

Nivelurile de actiune logistica

Pentru fiecare subsistem logistic se ofera trei niveluri de actiune:

a) nivelul activitatilor logistice operationale se reduce cel mai adesea la nivelul operational (Logistica operationala). Acesta este nivelul de baza, care regrupeaza executia sarcinilor pe teren adica: operatiile de transfer, esentialmente legate de transporturi; operatiile de pregatire, legate de antrepozitare si ambalare; operatiile de mentinere si stocaj; ansamblul operatiunilor administrative (tratarea comenzilor, lista indicatorilor etc);

b) nivelul informational aduce pentru activitatile operationale materialul necesar activitatilor de planificare si de pilotaj si asigura legatura intre aceste doua niveluri. El are trei domenii principale si anume: gestiunea bazei de date logistice, baza de date care reprezinta sursa de informatii, vitala unei bune conduceri a operatiunilor si pilotajului logistic; intocmirea unui tablou de bord, care imprumuta datele sale bazei de date logistice pentru a asigura formalizarea unei informatii potrivite scopurilor, reactiilor si anticiparilor in materie de logistica; planificarea ce asigura coordonarea in timp a tuturor operatiunilor logistice avand in vedere restrictiile sistemului;

Fig. 13 Sfera de cuprindere a logisticii.

c) nivelul activitatilor de planificare si pilotaj, care conditioneaza reactivarea si capacitatea de anticipare a sistemului logistic global. La acest nivel se opereaza deciziile de arbitraj. Administrarea sa corespunzatoare cere o aptitudine orientata spre modelarea fluxurilor si simularea scenariilor pentru a evalua avantajele si inconvenientele.

Cresterea nivelurilor de activitate logistica, cu cele patru subsisteme operationale ce compun sfera de interventie a logisticii, permit identificarea cu precizie si izolarea microcomponentelor dispersate de obicei care, in realitate, trebuie legate de logistica (fig. 14).

Fig. 14 Specificarea activitatilor logistice pe subsisteme.

Participantii la organizarea logistica

Organizarea logistica se sprijina tocmai pe diversitatea compartimentelor din firma cu responsabilitati in acest domeniu, adica: serviciul comercial pentru post-vanzare; serviciul marketing pentru distributie fizica; serviciul productie pentru productia fizica, ce poate avea el insusi in responsabilitate aprovizionarea si achizitiile.

In conditiile unei participari numeroase, realitatea logistica este traita esentialmente in teren de o colectivitate operationala mare si devine mai mult o stare de fapt decat rodul unei dorinte afirmate.

In acest context, se cauta mai mult indepartarea de responsabilitatea gestiunii fluxurilor si orientarea ei spre verigile periferice carora li se lasa sarcina rezolvarii problemelor. Astfel, furnizorii sunt cei ce definesc unitatea transportului, normele de punere la dispozitie si informatiile ce le transmit etc.

Redusa la o comanda operationala difuza, logistica nu este nici macar structurata corespunzator. Fiecare responsabil al unui sector operational regrupeaza sub vocabular logistic diferitele activitati operationale ce i se raporteaza si nimeni nu se gandeste la a face logistica. Logistica este, deci, din punct de vedere structural dispersata (fig. 15).

Fig. 15 Logistica cu structura dispersata.

Aplicarea unei structuri logistice initiale

Prima insertie a logisticii in firma reclama un context favorabil unei repuneri in cauza a impartirii initiale a responsabilitatilor. Implantarea sa nu obliga la aplicarea unei activitati rigide. Demersul cel mai modest se face gratie responsabilitatii logistice de catre responsabilul organizarii sistemelor de informatii sau, mai adesea, de responsabilul financiar. O implantare foarte rigida se traduce prin crearea unui post in schema, insarcinat cu misiunea logistica atasat directiei generale. De precizat precautia elementara si anume de a lega responsabilul de logistica dintr-o sectiune aparent neutra in raport cu conflictele de interese intre functiile operationale.

Daca aceasta nevoie se face simtita, se poate crea o functie complet independenta, ce are ca obiect regruparea sub responsabilitatea sa a activitatilor logistice in prealabil dis­persate. Aceasta recunoastere trece printr-o restructurare a organigramei firmei (fig. 16).

Fig. 16 Logistica in organizarea restructurata a firmei.

Activitatea logistica este centralizata si conduce in direct mijloacele operationale afectate acesteia. Din moment ce organizarea logistica este aplicata si a putut sa-si faca cunoscute recomandarile, aceasta se poate schimba in logistica functionala insarcinata doar cu pilotajul, cu formularea procedurilor sale si cu consilierea asupra chestiunilor strategiei in care este implicata. Apare situatia de a fi foarte posibil sa intalnim structuri operationale foarte penetrate de regulile unei functionari logistice. In acest caz, logistica nu mai este domeniul unei structuri insarcinate special. Chiar in fondul sau, ea nu se mai constituie in a gandi si a functiona logistic, ci devine o necesitate la toate verigile operationale, daca vrem sa speram intr-un rezultat bun. Constituirea unei functii rigide determina o evolutie profunda a firmei in sensul acceptarii gestiunii prioritare a fluxurilor.

Odata organizarea stabilita pe principiul independentei logistice nu se exclude de la sine descentralizarea, in sensul ca celula logistica ce ramane isi concentreaza activitatea pe pilotaj si audit si se va ocupa mai bine de orizontul de timp mediu si lung (acestea devin orizonturi cheie pentru logistica). Responsabilitatea logistica se va mentine in elaborarea unei scheme care sa cuprinda un director logistic.

Profilul responsabilului logistic

In toate cazurile, stadiul reflexiei logistice depaseste simpla gestiune cotidiana a operatiunilor fapt ce determina gasirea acelor resurse umane ale caror calitati sunt multiple pentru a-i asigura responsabilitatea.

O recenta ancheta prospectiva efectuata in SUA a permis schitarea managerului logistic la orizontul anului 2000. El este caracterizat prin aceea ca: nu trebuie sa atinga o dimensiune generalista pentru a intelege din punct de vedere functional ansamblul lantului logistic (inclusiv furnizori si distribuitori) ca un tot; va trebui sa fie capabil sa exploateze complet resursele informaticii si tehnologiei de comunicatii; va trebui sa cerceteze atat continuarea politicii logistice inovatoare, cat si a procedeelor noi; compe­tenta profesionala si mentinerea sa la nivel inalt in decursul timpului vor fi obligatorii pentru managerul logistic; trebuie sa dovedeasca un talent solid de negociere si comunicare cu semenii sai.