Cunostinta va deschide lumea intelepciunii - Referate profesionale unice

Acasa » scoala » management
MANAGEMENTUL PROGRAMULUI DE AUDIT

MANAGEMENTUL PROGRAMULUI DE AUDIT

MANAGEMENTUL PROGRAMULUI DE AUDIT

Generalitati

Obiectivele si intinderea unui program de audit

Responsabilitati, resurse si proceduri

4. Implementarea programelor de audit

5.Inregistrari ale programului de audit

6. Audituri de sistem combinate. Audituri comune

7. Monitorizarea si analiza unui program de audit

Generalitati

Programul de audit poate sa includa audituri cu diferite obiective, domenii si criterii pentru care trebuie sa fie alocate resurse adecvate. Un program de audit poate sa contina unul sau mai multe audituri in functie de marimea, natura si complexitatea organizatiei care urmeaza a fi auditata.

Autoritatea pentru conducerea unui program este garantata de managementul de varf.

Management de la cel mai inalt nivel al organzatiei are autoritatea si responsabilitatea de a realiza:

stabilirea obiectivelor si extinderii programelor de audit;

stabilirea responsabilitatilor, resurselor si procedurilor;

implementarea programului de audit;

monitorizarea si analiza programului de audit pentru a imbunatatii eficienta si eficacitatea lui;

mentinerea inregistrarilor.

Diagrama flux a managementului unui program de audit (fig. 1.) ilustreaza aplicarea ciclului Plan-Do-Check-Act (Planifica - Executa - Verifica - Actioneaza/Imbunatateste)

Fig. 1.Diagrama flux a managementului unui program de audit

2.Obiectivele si intinderea unui program de audit

2.1.Obiectivele unui program de audit

Obiectivele trebuie sa fie stabilite pentru toate programele de audit, pentru a orienta planificarea si desfasurarea acestora.

Stabilirea acestor obiective trebuie sa se bazeze pe :

prioritati ale managementului;

intentii comerciale;

cerintele sistemului de management;

cerinte reglementate;

evaluari furnizori;

cerintele clientilor;

riscuri posibile ale afacerii.

2.2. Intinderea auditului

Urmatorii factori pot influenta intinderea (aria de cuprindere) a unui program de audit si pregatirea necesara:

a.domeniul, obiective, durata si frecventa auditurilor ce urmeaza a fi conduse;

b.tipul si marimea organizatiei si a afacerii;

c.numarul, statutul, importanta, complexitatea, similitudinea si localizarea activitatilor ce urmeaza sa fie auditate;

d.standarde, regulamente, legislatie, politici si alte criterii de auditare;

e.necesitati pentru acreditare si inregistrare / certificare;

f.rezultatele auditurilor si programelor de audit anterioare;

g.elemente legislative, sociale si culturale;

h.grija fata de partile interesate;

i.schimbari semnificative in orice zona functionala.

In functie de marimea, natura si complexitatea lor, multe organizatii pot sa satisfaca obiectivele exprimate in programul de audit intr-un singur audit sau mai multe.

Responsabilitati, resurse si proceduri

1.Responsabilitati

Responsabilitatea pentru functia de manager al programului de audit trebuie sa fie desemnata unei/unor persoane care are/au o intelegere specifica a elementelor fundamentale ale auditului, a calificarii auditorilor si, in general, a aplicarii metodelor si tehnicilor de audit. Ei trebuie sa aiba de asemenea cunostinte relevante tehnice si ale afacerii pentru activitatile de audit ce urmeaza sa fie desfasurate.

Cei desemnati cu responsabilitate pentru functia de manager a programelor de audit raspund de :

stabilirea programului de audit, implementarea, mentinerea si imbunatatirea lui;

identificarea si asigurarea resurselor pentru program si personal de audit.

2.Resurse

Pentru identificarea resurselor trebuie sa fie luate in considerare :

a.resurse financiare pentru dezvoltarea, implementarea, conducerea si imbunatatirea activitatilor de audit;

b.tehnici si metode de audit, timp, deplasare si alte necesitati pentru audit;

c.asigurarea ca este disponibil un grup de auditori;

d.experti tehnici, ce pot fi necesari pentru a sprijini activitatile de audit si alti experti ce pot sa fie necesari pentru asigurarea unui sprijin cu privire la limba si intelegerea problemelor culturale si sociale;

e.procese pentru obtinerea si mentinerea competentei si imbunatatirea performantelor auditorilor;

f.nivele de calificare ale auditorilor adecvate obiectivelor programului.

Sefii echipei de audit si auditorii trebuie sa fie calificati si competenti asa cum se descrie in cap.7 al standardului international ISO 19011:2002.

Proceduri

Trebuie sa fie stabilite proceduri pentru:

conducerea (desfasurarea) auditurilor;

asigurarea competentei auditorilor si sefilor echipei de audit;

alegerea si identificarea echipelor de audit adecvate.

4.Implementarea programelor de audit

Implementarea fiecarui program de audit trebuie sa includa :

a.documentarea si comunicarea programului de audit partilor relevante;

b.coordonarea si planificarea activitatilor;

c.punerea in lucru a proceselor pentru calificarea initiala a auditorilor si evaluarea continua a necesitatilor de instruire si dezvoltare profesionala a auditorilor;

d.desemnarea echipei de audit;

e.asigurarea resurselor pentru echipele de audit;

f.conducerea auditurilor in acord cu programul de audit;

g.colectarea si organizarea inregistrarilor activitatilor de audit;

h.analiza si aprobarea rapoartelor de audit, asa cum s-a definit in procedurile documentate si asigurarea difuzarii lor clientului auditului si altor parti specificate.

5.Inregistrari ale programului de audit

Inregistrarile trebuie mentinute asa cum s-a stabilit in procedurile documentate pentru a demonstra eficacitatea functionarii programului si trebuie sa includa :

analiza rezultatelor (datelor de iesire) ale programului de audit;

inregistrarea auditului, cum ar fi :

planuri de audit;

rapoarte de audit;

rapoarte de neconformitati;

rapoarte privind actiuni corective si preventive;

inregistrarile privind personalul de audit, domenii acoperite, altele cum ar fi calificarea si instruirea.

6. Audituri de sistem combinate. Audituri comune

Auditurile de sistem combinate sunt audituri simultane ale sistemelor de management al calitatii si de mediu.

Daca doua sau mai multe organizatii de audit coopereaza pentru a realiza impreuna auditul unui singur auditat, acesta este definit ca un "audit comun".

Daca este cazul, trebuie sa fie realizate intelegeri inainte de inceperea auditului asupra responsabilitatilor specifice fiecarei organizatii, in mod deosebit privind activitatea sefului echipei de audit, interfata cu auditatul, metode de lucru, finalizarea si difuzarea raportului de audit. Figura 2 ilustreaza structura unui audit comun.

Fig. 2.Structura unui audit comun

7. Monitorizarea si analiza unui program de audit

Derularea programului de audit trebuie sa fie monitorizata si analizata periodic pentru a observa daca obiectivele au fost realizate.

Monitorizarea trebuie sa fie facuta utilizand indicatori de performanta cum ar fi :

capabilitatea echipei de audit de a realiza obiectivele auditului;

conformitatea cu programul de audit si cu planificarea;

feed-back de la clientul auditat, auditat si auditori.

Aceasta analiza a programului de audit trebuie sa fie facuta pentru a evalua eficacitatea lui si a identifica oportunitati pentru imbunatatirea lui luand in considerare, de exemplu :

rezultate si tendinte din monitorizare;

conformitatea cu procedurile;

evolutia necesitatilor si asteptarilor partilor interesate;

inregistrarile auditului;

practici noi sau alternative

Studiu de caz: Managementul programului de audit. Procedura generala privind programarea si desfasurarea auditului

Trebuie planificat un program de audit luand in considerare statutul si importanta proceselor si zonelor care trebuie auditate, precum si rezultatele auditurilor precedente. Trebuie definite criteriile auditului, domeniul de aplicare, frecventa si metodele. Responsabilitatile si cerintele pentru planificarea si efectuarea auditurilor, pentru raportarea rezultatelor si mentinerea inregistrarilor trebuie definite intr-o procedura documentata.

	Activitati	Descriere	Rezultate
Planifica	Elaborarea programului de audit	Se elaboreaza programul de audit, se supune aprobarilor	Difuzarea programului de audit
Efectueaza si verifica	Auditarea propriu-zisa	Se auditeaza sistemul/procesul/comparti-mentul respectiv	Raport de neconformitati Raport de actiuni corective Raport de actiuni preventive
Actioneaza	Audit de urmarire	Intocmirea raportului de audit	Raport de audit

Programarea auditurilor pentru anul..

Obiective

Continut program de audit

Elemente de sistem auditate

Resurse implicate

Timp

Financiare

Resurse umane

Indeplinirea cerintelor pentru certificare ale standardului ISO 9001

Audituri interne care acopera intregul sistem de management al calitatii al organizatiei pentru anul in curs

Proces principal: fabricatie

Procese suport:

aprovizionare, resurse umane

1 an

Auditorul sef si echipa de audit

Obtinerea si metinerea increderii in capabilitatea furnizorului

Audituri de secunda parte ale sistemului de management pentru:

actualii furnizori,

potentialii furnizori de produse critice, urmand a fi desfasurate in urmatoarele 6 luni

Proces: Controlul produsului neconform la furnizorul A

Proces: Controlul pe flux de fabricatie la furnizorul B

Proces: Tratarea reclamatiilor

6 luni

Auditorul sef si echipa de audit

Sigla firmei	Procedura generala privind programarea si desfasurarea auditului intern	Cod pg I
Compartimentul/Procesul		Nr. Ex 0 PAG.
Cod PSQ - 03 SCOP Procedura are scopul de a stabili modul de desfasurare al auditurilor interne ale calitatii, pentru a se verifica conformitatea cu cerintele, stadiul implementarii SMC si eficacitatea sistemului in toate compartimentele societatii. DOMENIU Procedura se aplica tuturor functiilor, compartimentelor si departamentelor din SC ALPO SA. DEFINITII SI PRESCURTARI Definitii Se aplica definitiilor din standardul ISO 9000:2000 ''Sisteme de management al calitatii. Principii fundamentale si vocabular'' Prescurtari DG = Director General RMC = Responsabil cu Managementul Calitatii SMC = Sistem de managementul calitatii DOCUMENTE DE REFERINTA ISO 9000:2000 ''Sisteme de management al calitatii. Principii fundamentale si vocabular'' ISO 9001: 2000 ''Sisteme de management al calitatii. Cerinte'' ISO 9004: 2000 ''Sisteme de management al calitatii. Ghid pentru imbunatatirea calitatii'' IL- 01 ''Intocmirea, analizarea, redactarea si tinerea sub control a procedurilor si instructiunilor sistemului de management al calitatii'' PROCEDURA Generalitati In cadrul programului de audituri interne se verifica conformitatea si implementarea SMC, capabilitatea sistemului de a satisface conditiile specificate referitoare la calitatea precum si eficacitatea acestuia. Auditurile interne ale calitatii se desfasoara periodic de personal special instruit desemnat de conducerea societatii, in toate compartimentele societatii. Auditori Auditorii sunt persoane special instruite pentru a efectua audituri interne in cadrul societatii. Auditorii propusi de directori/sefi de compartimente si acceptati de Directorul general al societatii, astfel incat sa se asigure criteriul independentei acestora fata de domeniul auditat. La stabilirea propunerilor pentru auditori, directorii/sefii de compartimente urmaresc daca acestia : cunosc standardele aplicabile; cunosc procedurile si instructiunile specifice compartimentului auditat; au experienta in conceperea si utilizarea unui chestionar; cunosc produsele, serviciile si procesele desfaturate; au experienta in domeniile auditate. Pe timpul desfasurarii auditurilor interne, auditorilor societatii le revin urmatoarele responsabilitati : sa fie independenti si nepartinitori in actiunile lor; sa nu se lase influentati de opiniile tertilor; sa analizeze functionarea SMC prin observare si interogare; sa adune dovezi; sa detecteze neconformitatile; sa intocmeasca raportul de audit si prima parte a fiselor de neconformitate. 5.2.4. Responsabilitatea auditorilor privind neconformitatile depistate pe timpul auditurilor interne este a le identifica si inregistra in fisele de neconformitati. In cazul auditului de urmarire actiuni corective, auditorii observa modul in care s-au desfasurat actiuni corective si preventive stabilite in cadrul precedentului audit. 5.Planificarea auditurilor interne ale calitatii 5.1. Auditurile interne ale calitatii se desfasoara in societate pe baza unui program anual intocmit de RMC si aprobat de Directorul general al societatii, denumit ''Program anual al auditurilor interne'', cod F - 03/1. 5.2. Programul anual al auditurilor interne este intocmit la inceputul anului calendaristic si cuprinde: numarul auditului; compartimentele si functiile care urmeaza sa fie auditate; elementele SMC auditate; documentele de referinta; auditorii; perioadele de desfasurare ale auditurilor. 5.2.1. In rubrica ''documente de referinta'' sunt specificate, dupa caz, documentele care reglementeaza activitatile compartimentului/funtieie auditate, si anume : manualul calitatii; procedurile de sistem si operationale; instructiunile de lucru; regulamente si specificatii tehnice; cerinte de calificare a personalului; standarde care reglementeaza activitatea compartimentului/functiei auditate; hotarari si decizii ale conducerii societatii. 5. In cursul intocmirii programului anual al auditurilor interne, RMC se consulta cu directorii/sefii de compartimente in privinta persoanelor care urmeaza sa indeplineasca functia de auditor, compartimentele auditate si perioadele de desfasurare ale auditurilor. 5.4. Toate compartimentele societatii sunt planificate pentru a fi auditate cel putin o data pe an. In cazul aparitiei unor probleme deosebite sunt executate si audituri neplanificate. 5.5. Dupa aprobarea de catre Directorul General, RMC transmite o copie a ''Programului anual al auditurilor interne'' cod F-03/1 tuturor directorilor/sefilor de compartimente. 5.6. Auditurile planificate pot fi amanate in cazurile deosebite dar, numai cu aprobarea Directorului General al societatii, replanificarea fiind consemnata in ''Programul anual al auditurilor interne'' cod F-03/1 de catre RMC. Desfasurarea auditurilor interne 5.4.1. Cu cel putin 5 zile inaintea inceperii auditului, RMC vizeaza compartimentul/functia ce urmeaza sa fie auditat(a), reamintindu-i perioada in care are loc auditul si componenta echipei de audit. 5.4.2. Echipa de audit este formata din 2 persoane, un auditor sef si un membru. Auditorul sef este de obicei RMC. 5.4. Dupa anuntarea compartimentului/functiei despre auditul care urmeaza sa aiba loc, auditorul sef impreuna cu celalalt membru al echipei de audit incep pregatirea auditului. 5.4.1. In cadrul etapei de pregatire, echipa de audit desfasoara urmatoarele activitati: realizeaza si prezinta ''Planul de audit''; colecteaza si studiaza documentele de referinta care reglementeaza activitatea compartimentului/functiei auditatea; intocmeste formularul ''Chestionar audit'', cod F-03/2. 5.4.4. Auditul incepe printr-o sedinta de deschidere la care participa membrii echipei de audit si reprezentantii compartimentului auditat si care are scopul de a : prezenta membrii echipei de audit; analiza domeniului si obiectivele auditului; prezinta metodele utilizate; stabileste data si ora sedintei de inchidere a auditului. 5.4.5. Auditurile se desfasoara la sediul compartimentelor/functiilor din societate (vizita la fata locului). 5.4.5.1. Auditul se desfasoara pe baza de interviuri, examinari de documente si observarea directa a activitatilor executate, in urma carora sunt colectate dovezi obiective de catre auditori. 5.4.5.2. Pe baza chestionarului de audit si a documentelor de referinta prezentate, echipa de audit evalueaza activitatile referitoare la calitate si rezultatele lor pentru a stabili daca : sunt conforme cu dispozitiile prestabilite; sunt implementate efectiv; sunt corespunzatoare pentru a atinge obiectivele de calitate stabilite. Dupa finalizarea auditului, echipa de audit descrie rezultatele auditului in ''Raportul de audit'', cod F-03/3, care este semnat de membrii echipei de audit. Semnarea Raportului de audit de catre auditat, indica faptul ca acesta recunoaste neconformitatile constatate. Daca pe timpul desfasurarii auditului, auditorii descopera neconformitati, acestea sunt inregistrate in formularul ''Fisa de neconformitate, actiuni corective si preventive'', cod F-03/4 care este anexat Raportului de audit. Sedinta de inchidere a auditului are loc la data si ora stabilita la sedinta de deschidere. In cadrul sedintei de inchidere, la care participa persoanele prezentate la sedinta de deschidere, seful echipei face aprecieri referitoare la modul in care s-a desfasurat auditul si prezinta concluziile si observatiile echipei de audit referitoare la modul in care activitatile compartimentului/functiei auditate satisfac dispozitiile prestabilite. Tot in cadrul sedintei de inchidere sunt prezentate neconformitatile constatate pe timpul auditului, acolo unde este cazul fiind sustinute cu dovezi obiective. Dupa descrierea neconformitatii, seful echipei de audit transmite RMC fisele de neconformitate, actiuni corective si preventive pentru stabilirea si urmarirea actiunilor corective si preventive. Rapoartele de audit si fisele de neconformitate, actiuni corective si preventive sunt analizate in cadrul analizelor efectuate de management. Toate documentele emise in cursul auditului sunt confidentiale si accesibile numai persoanelor implicate, DG, precum si organismelor de certificare. Documentele intocmite pe timpul auditului intern sunt pastrate si arhivate de RMC. 6. Responsabilitati vezi schema audit intern 7. Inregistrari ale auditurilor interne 7.1. ''Lista de verificare'', cod F-03/2; 7.2. ''Raport de audit'', cod F-03/3; 7. ''Fisa de neconformitate, actiuni corective si preventive'', cod F-03/4.
Elaborat			Revizie 0
Verificat:			Editie 1
Aprobat:			FI-01